Um excelente plano de comunicação é o que impede que um projeto, uma mudança ou uma campanha saiam do controlo. Com a Trupeer, pode poupar horas no planeamento da comunicação ao começar com um modelo de plano de comunicação gratuito, personalizá-lo com as suas orientações de marca e transformar o plano em atualizações em vídeo que se adaptam a diferentes públicos.

Quase todos os pós-mortem de projetos incluem uma linha sobre comunicação. Não porque tenha havido pouca comunicação, normalmente, mas porque as pessoas erradas receberam a informação errada, no momento errado, enquanto as pessoas que precisavam de agir só souberam no fim.

Um plano de comunicação resolve isso ao tomar a decisão uma vez, com antecedência, em vez de quarenta vezes sob pressão. Este modelo gratuito dá-lhe a matriz e também as partes que a maioria dos modelos deixa de fora: cadência, rotas de feedback e o que acontece quando algo corre mal.

Descarregar o modelo de plano de comunicação

Gratuito, editável, sem marca de água. A maioria das pessoas usa o Word para o plano e o Excel para a matriz, porque um é lido e o outro é trabalhado.

O modelo de plano de comunicação

Oito colunas. As duas mais frequentemente em falta são Porquê, que impede que o plano se encha de atualizações que ninguém precisa, e Rota de feedback, que é o que transforma a comunicação de emissão para algo de duas vias.

O que é um plano de comunicação?

Um plano de comunicação define quem precisa de saber o quê, por que razão precisa de saber, como será informado, com que frequência e quem é responsável por lhes transmitir essa informação.

Existe para evitar assimetria de informação: a situação em que as pessoas que precisam de agir não sabem, enquanto as pessoas que não precisam de detalhes estão a afogar-se neles. Ambos são falhas de comunicação e a segunda causa a primeira, porque as pessoas que recebem informação demais deixam de ler.

O que é um modelo de plano de comunicação?

Uma matriz pré-construída com as colunas já no lugar, para que esteja a tomar decisões sobre públicos e cadência em vez de desenhar uma tabela. O modelo também inclui as secções que a maioria das pessoas se esquece: escalonamento, rotas de feedback e o ponto de revisão em que verifica se o plano está a funcionar.

Porque precisa de um plano de comunicação

• A decisão é tomada uma vez. Sem um plano, cada atualização é uma decisão nova e improvisada sobre quem copiar, feita por quem estiver mais ocupado.

• Ninguém fica de fora. O público ausente fica invisível até surgir como um problema, normalmente tarde.

• A sobrecomunicação torna-se visível. Uma matriz que mostra um público a receber cinco atualizações semanais é mais fácil de corrigir do que uma sensação vaga de haver demasiados e-mails.

• A cadência deixa de ser improvisada. Atualizações regulares e previsíveis reduzem as verificações ansiosas que consomem mais tempo do que as próprias atualizações.

• A responsabilidade é explícita. A responsabilidade partilhada pela comunicação significa que acontece de forma inconsistente ou não acontece.

• O silêncio é notado. Um plano transforma uma atualização falhada numa lacuna observável, em vez de algo em que ninguém pensa até que seja importante.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.

No ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de plano de comunicação, pode:

• Poupar horas no planeamento: Evite a página em branco com uma estrutura usada por PMs experientes e responsáveis de comunicação.

• Atingir os públicos certos: A análise de stakeholders integrada garante que cada público recebe a mensagem adequada.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o brand kit da Trupeer.

• Escalar a mensagem: Transforme e-mails longos em atualizações curtas em vídeo que toda a gente consegue ver.

• Acompanhar a adoção: As métricas integradas ajudam-no a medir se as mensagens estão a chegar.

• Atingir equipas globais: Traduza atualizações de comunicação para 65+ idiomas com um único clique.

Um excelente plano de comunicação transforma o caos em clareza. Use este modelo para planear, entregar e medir todas as comunicações com confiança.

As quatro direções da comunicação

A maioria dos planos trata todos os stakeholders como uma única lista. Na prática, a comunicação acontece em quatro direções, e cada uma tem uma cadência, canal e modo de falha diferentes. Organizar os públicos desta forma torna as lacunas evidentes.

Comunicar para cima

Para patrocinadores, executivos e a administração.

O que precisam: progresso relativamente ao que lhes interessa, decisões que têm de tomar e riscos que podem exigir a sua intervenção. Curto e com a conclusão em primeiro lugar.

Cadência: regular e previsível, normalmente quinzenal ou mensal, além de escalonamento imediato para qualquer assunto relevante.

Modo de falha: surpresas. Um executivo que só fica a saber de um problema através de outra pessoa perde confiança no reporte, não apenas no projeto. A regra é que as más notícias viajam para cima mais depressa do que as boas notícias, não mais devagar.

O que funciona: um formato consistente todas as vezes, para que saibam onde procurar. Estado, decisões necessárias, riscos. Nada mais.

Comunicar para baixo

Para as equipas que executam o trabalho e para os respetivos gestores.

O que precisam: o que está a acontecer, o que isso significa especificamente para o seu trabalho, o que mudou desde a última vez e o que se espera deles.

Cadência: frequente, muitas vezes semanal, além de aviso imediato de qualquer coisa que altere o trabalho deles.

Modo de falha: gestores a ficarem a saber ao mesmo tempo que as suas equipas. Um gestor que não consegue responder às perguntas da equipa perde posição, e a mudança perde o seu defensor mais importante. Gestores primeiro, sempre.

O que funciona: traduzir o geral para o específico. “A migração está no caminho certo” não significa nada para uma equipa. “Não vai ser possível emitir faturas na quinta-feira à tarde” sim.

Comunicar entre áreas

Para equipas e funções pares que são afetadas, mas não estão envolvidas.

O que precisam: o que vai mudar para elas, quando, e o que precisam de fazer a esse respeito.

Cadência: nos pontos em que o trabalho delas é tocado, e não no ritmo do seu projeto.

Modo de falha: a direção mais subplaneada. Os públicos “laterais” são afetados sem serem consultados, descobrem tarde demais para se prepararem e tornam-se um bloqueio exatamente no momento errado. As equipas de suporte e a área financeira são, normalmente, as principais vítimas.

O que funciona: identificá-los corretamente desde o início. Pergunte quais as equipas que tocam este processo antes ou depois de nós e quais vão receber as perguntas quando algo mudar.

Comunicar para fora

Para clientes, parceiros, fornecedores e, por vezes, para o público.

O que precisam: o que muda para eles, quando, o que precisam de fazer e onde obter ajuda.

Cadência: planeada com intenção, normalmente com menos frequência do que internamente, e nunca antes de os públicos internos estarem prontos.

Modo de falha: ir para fora antes de o suporte e as vendas estarem informados. Os clientes contactam então pessoas que não sabem nada sobre isso, o que causa mais danos do que um anúncio atrasado teria causado.

O que funciona: tratar a prontidão interna como uma “porta” para a comunicação externa. Se o suporte não conseguir responder às perguntas, não envie o e-mail.

Para comunicação externa específica de campanha, use o brand campaign communication plan ou o marketing communication plan.

O que um plano de comunicação deve incluir

• Objetivo. Para que serve este plano e o que abrange.

• Públicos, segmentados e organizados por direção.

• Mensagem por público, traduzida no que significa para eles.

• A razão pela qual cada público precisa disso. A coluna que mantém o plano honesto.

• Canal, escolhido para onde eles já estão.

• Frequência, indicada como cadência e não como “regularmente”.

• Responsável, uma pessoa por linha.

• Timing e sequência, incluindo quais comunicações “libertam” as outras.

• Rota de feedback, para que as pessoas possam responder e não apenas receber.

• Caminho de escalonamento para qualquer assunto urgente.

• Ponto de revisão, onde verifica se o plano está a funcionar.

Escolher a cadência certa

Erros de cadência causam mais problemas do que erros de canal.

Regra geral: o previsível vence o frequente. Um público que sabe que vai receber uma atualização a cada segunda terça-feira vai esperar por ela. Quem recebe atualizações irregulares vai atrás.

Escolher o canal certo

• E-mail para qualquer assunto que precise de ser consultado mais tarde. Fraco para qualquer coisa que exija resposta.

• Chat para rapidez e atualizações de baixo risco. Qualquer informação importante publicada apenas no chat, na prática, não foi comunicada.

• Reunião quando precisa de discussão ou de uma decisão. Desperdiçadora para informação de via única.

• Documento escrito para detalhes que as pessoas vão consultar repetidamente.

• Vídeo para qualquer coisa que demonstre uma mudança na forma como o trabalho é feito, onde o texto é sempre mais ambíguo.

• Presencial ou all-hands para mudanças significativas, em que o simples facto de aparecer carrega parte da mensagem.

O teste é se precisa de ser entendido, reconhecido ou aplicado. Essas necessidades exigem canais diferentes, e a maioria dos planos usa e-mail para os três.

Exemplo de plano de comunicação preenchido

Projeto: Substituir o processo manual de despesas por um novo sistema de pedidos. Go-live: 1 de outubro. Afetados: 340 pessoas em 4 locais.

Regras de “gating”. Os gestores são informados antes das suas equipas, todas as vezes. O suporte é informado antes de as comunicações do go-live serem enviadas. Os administradores do local são informados antes do anúncio a todo o pessoal, porque ouvir isso num grupo tornaria impossível ter uma conversa honesta depois.

Rota de feedback. As perguntas para uma caixa de correio identificada, monitorizada diariamente pelo responsável pela mudança, com um resumo semanal dos temas para a equipa do projeto. Qualquer assunto levantado duas vezes torna-se uma entrada de FAQ.

Note as folhas de pagamento e o balcão de suporte nessa tabela. Nenhum deles está envolvido no projeto e ambos seriam esquecidos por uma lista de stakeholders criada apenas a partir da equipa do projeto. Surgiram ao perguntar quais as equipas que recebem as perguntas quando esta mudança acontece.

Modelo simples de plano de comunicação

Se a matriz completa for mais do que a situação exige, quatro colunas chegam: público, o que precisam de saber, com que frequência e quem é o responsável.

Isso cobre a maioria dos projetos pequenos e as mudanças internas. Adicione a coluna Porquê quando o plano começar a crescer com linhas que ninguém consegue justificar e adicione a coluna Rota de feedback quando notar que a comunicação está totalmente de via única.

Começar simples e adicionar uma coluna quando a sua ausência causa um problema é melhor do que preencher oito colunas porque o modelo já as tem.

Tipos de plano de comunicação

O que torna um bom plano de comunicação

• Cada linha tem uma razão. Se não conseguir dizer por que razão um público precisa de algo, remova a linha.

• As mensagens são traduzidas por público, em vez de serem copiadas.

• A cadência é indicada como ritmo, e não como “quando for necessário”.

• Um responsável por linha.

• A sequência e o “gating” são explícitos, especialmente gestores antes das equipas e interno antes do externo.

• O feedback tem uma rota e alguém o lê.

• Encaixa numa ou duas páginas, para que as pessoas o consultem mesmo.

• É revisto. Um plano escrito uma vez e nunca mais consultado deixa de corresponder à realidade em poucas semanas.

Quem deve usar um plano de comunicação?

• Gestores de projeto durante a execução.

• Responsáveis pela mudança a conduzir uma mudança organizacional.

• Marketing de produto a coordenar um lançamento.

• Comunicação interna a gerir comunicações contínuas com colaboradores.

• Líderes de operações a implementar um novo processo.

• Fundadores e proprietários de pequenas empresas, quando a versão simples de quatro colunas é normalmente suficiente.

• PMOs, a uniformizar a forma como os projetos reportam.

Quando usar um plano de comunicação

• No início de qualquer projeto que envolva mais do que uma equipa.

• Antes de qualquer mudança na forma como as pessoas trabalham.

• Quando um público foi surpreendido por algo que devia ter sabido.

• Quando as pessoas estão a pedir atualizações que achava que já tinha dado.

• Antes de um lançamento ou anúncio externo.

• Quando um projeto tem mais do que cerca de cinco grupos de stakeholders, altura em que mantê-lo na cabeça deixa de funcionar.

Como criar um plano de comunicação em 6 passos

1. Liste todos os públicos, organizados por direção. Para cima, para baixo, entre áreas, para fora. A lista “lateral” é a que vai subestimar.

2. Para cada um, escreva por que razão precisa de saber. Tudo o que não conseguir justificar sai do plano.

3. Escreva o que precisam, nos termos deles. Traduza o geral para o que muda especificamente para eles.

4. Escolha o canal e a cadência. Onde eles já estão, num ritmo em que podem confiar.

5. Atribua um responsável por linha e defina as regras de “gating”. Gestores antes das equipas. Interno antes do externo.

6. Adicione a rota de feedback e o ponto de revisão. Depois, verifique a matriz para ver um público a receber cinco coisas por semana e para ver quem está completamente em falta.

Como usar este modelo de plano de comunicação

• Preencha os públicos antes de qualquer outra coisa e organize-os por direção à medida que avança.

• Complete a coluna Porquê em segundo lugar. Isso vai levá-lo a eliminar linhas, que é precisamente o objetivo.

• Use a versão do Excel se tiver mais do que cerca de quinze linhas, para poder filtrar por responsável e detetar sobrecarga.

• Ordene por frequência uma vez e procure públicos a receber demasiado.

• Marque as linhas de “gating” explicitamente, para que um erro de sequência fique visível.

• Partilhe com os responsáveis. Um plano que os responsáveis não viram é um plano de coisas que não vão acontecer.

• Revise no primeiro marco. A cadência normalmente precisa de ajustes após dois ou três ciclos.

Personalizar para a sua organização

Adicione colunas que a sua organização realmente precisa e mais nenhuma. Adições comuns: uma coluna de aprovação quando a mensagem precisa de validação, uma coluna de idioma para equipas multilingues, uma coluna de localização ou de local para operações com vários locais e um marcador de confidencialidade quando alguma informação é restrita.

Remoções comuns: para equipas pequenas, a coluna Porquê pode ser implícita e a coluna de estado é normalmente desnecessária. Simplifique em vez de deixar colunas em branco, porque colunas vazias ensinam as pessoas a passar por cima.

Boas práticas

• Informe os gestores antes das suas equipas, sem exceção.

• Não vá para o externo até os públicos internos e o suporte estarem prontos.

• Diga quem é o responsável por cada linha, um nome.

• Prefira o previsível ao frequente.

• Traduza as mensagens por público.

• Torne o feedback possível e faça com que seja lido.

• Mantenha-o em duas páginas.

• Revise a cadência após dois ciclos.

Erros comuns

• Tratar todos os stakeholders como uma única lista, para que os públicos “laterais” fiquem de fora.

• Sem coluna Porquê, para que o plano se encha de atualizações que ninguém precisa.

• Mensagens idênticas para todos os públicos.

• Cadência descrita como “regular”, o que significa que não vai acontecer.

• Responsáveis partilhados entre pessoas, para que nada seja enviado.

• Gestores e as suas equipas informados ao mesmo tempo.

• Comunicação externa antes de o suporte estar informado.

• Apenas via única, sem rota para perguntas.

• Escrito uma vez e nunca mais revisto.

• Todos os canais são e-mail, independentemente de a mensagem precisar de ser entendida, reconhecida ou aplicada.

Para qualquer coisa que mude a forma como as pessoas trabalham, mostre-lhes

Abra o modelo na Trupeer AI, aplique o seu brand kit para que as comunicações tenham um aspeto consistente onde quer que cheguem e edite qualquer secção diretamente. A configuração está no template guide.

As linhas mais difíceis em qualquer plano de comunicação são as que dizem às pessoas que o trabalho delas vai mudar. Instruções escritas a descrever um novo processo são sempre mais ambíguas do que vê-lo, por isso essas linhas geram as mais perguntas e o maior retrabalho.

Registe o novo processo uma vez e a Trupeer AI produz o guia escrito e um video walkthrough narrado a partir da mesma passagem, para que uma única linha no seu plano entregue algo que as pessoas conseguem mesmo seguir. Traduza-o para 65+ idiomas, o que, para públicos com vários locais e internacionais, transforma uma comunicação numa coisa que todos recebem corretamente. Mantenha-o na sua knowledge base para que a resposta exista quando alguém perguntar no terceiro mês e veja como as equipas lidam com isto em change management.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo de plano de comunicação gratuito em Word?

Sim. O Word é o formato que a maioria das equipas usa para o plano escrito, com a matriz como tabela e secções para objetivo, regras de “gating” e rotas de feedback. Descarregamento gratuito, sem registo, sem marca de água.

Posso descarregar um modelo de plano de comunicação gratuito em Word?

Sim. Todos os formatos são descarregamentos gratuitos sem necessidade de conta, reutilizáveis em tantos projetos quantos precisar.

Existe um modelo de plano de comunicação em formato Word doc?

Sim, existe uma versão .doc incluída juntamente com .docx para sistemas e bibliotecas de documentos mais antigos.

Existe um modelo de plano de comunicação gratuito em Excel?

Sim, e o Excel é a melhor escolha quando ultrapassa cerca de quinze linhas. Pode filtrar por responsável para identificar quem está a carregar demasiado, ordenar por frequência para encontrar públicos sobrecomunicados e marcar as linhas de “gating” para que os erros de sequência fiquem visíveis.

Existe um modelo de plano de comunicação gratuito em PPT ou PowerPoint?

Sim. A versão do PowerPoint é para apresentar o plano a patrocinadores ou a um grupo de direção, com um slide de mapa de stakeholders, uma visão geral da cadência e a matriz dividida em slides por direção do público. Mantenha a versão do Word ou do Excel como documento de trabalho.

Existe um modelo de plano de comunicação gratuito em PDF?

Sim. O PDF é a versão aprovada para circulação e imprime de forma limpa se estiver a trabalhar com públicos com uma equipa em papel.

Existe um modelo simples de plano de comunicação?

Sim. A versão simples tem quatro colunas: público, o que precisam de saber, com que frequência e quem é o responsável. Isso é suficiente para projetos pequenos e mudanças internas, e adicionar colunas antes de precisar delas tende a produzir um plano que as pessoas passam por cima em vez de usarem.

O que é um plano de comunicação?

Um documento que define quem precisa de saber o quê, por que razão, através de que canal, com que frequência e quem é responsável por lhes transmitir essa informação. O seu objetivo é prevenir assimetria de informação, em que as pessoas que precisam de agir não sabem, enquanto outras recebem mais do que conseguem ler.

O que deve incluir um plano de comunicação?

Objetivo, públicos segmentados, a mensagem por público, por que razão cada público precisa disso, canal, frequência, um responsável por linha, timing e regras de “gating”, uma rota de feedback, um caminho de escalonamento e um ponto de revisão.

Qual é a diferença entre um plano de comunicação e uma estratégia de comunicação?

Uma estratégia define objetivos, posicionamento e mensagens-chave. Um plano transforma isso em linhas com datas, com públicos, canais e responsáveis. Se estiver a escrever cadências e responsáveis, está no plano. Se estiver a debater qual deve ser a mensagem, ainda está na estratégia.

Com que frequência devo atualizar um plano de comunicação?

Revise-o após os primeiros dois ou três ciclos, porque a cadência quase sempre precisa de ajustes, e depois em cada grande marco. Atualize imediatamente sempre que surgir um novo público ou quando alguém for surpreendido por algo que devia ter sabido, porque ambos indicam que o plano está agora errado.

Quem deve ser o responsável pelo plano de comunicação?

Uma pessoa identificada, normalmente o líder do projeto ou o responsável pela mudança. As linhas individuais têm os seus próprios responsáveis, mas a responsabilidade global partilhada entre pessoas significa que ninguém nota uma atualização falhada.

Quão detalhado deve ser um plano de comunicação?

Detalhado o suficiente para que outra pessoa consiga executar uma linha sem lhe perguntar o que significa. Para além disso, mais detalhe reduz a probabilidade de alguém o ler. Uma a duas páginas para a maioria dos projetos.

Como identifico os stakeholders de comunicação?

Comece pelas quatro direções: quem está acima deste trabalho, quem o está a fazer, quem está ao lado dele e quem está fora dele. Depois, faça duas perguntas que detetam os que normalmente são esquecidos: quais as equipas que tocam este processo antes ou depois de nós e quem vai receber as perguntas quando algo mudar. Balcões de suporte, finanças e folhas de pagamento são as respostas habituais, e as omissões habituais.

Posso personalizar este modelo de plano de comunicação?

Sim, todas as versões são totalmente editáveis. Adicione uma coluna de aprovação, de idioma ou de local se a sua organização precisar, e remova qualquer coisa que deixaria em branco. Na Trupeer AI, também pode aplicar o seu brand kit para que tudo o que enviar tenha um aspeto consistente.

Modelos relacionados

• Brand campaign communication plan

• Marketing communication plan

• Strategy and deployment communication plan

• Pre-crisis communication plan

• Situational and risk management communication plan

• Change management plan template

• Project management plan template

• Project plan template

• Action plan template