Uma excelente estratégia é inútil se ninguém a compreender. Com a Trupeer, pode poupar horas na comunicação da estratégia começando com um modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação, personalizando-o com a sua identidade de marca e transformando apresentações de estratégia em atualizações em vídeo que todos os colaboradores conseguem absorver em minutos.

O que é um modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação?

Um modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação é uma estrutura reutilizável para planear como uma estratégia é comunicada numa organização e transformada em comportamentos diferentes em cada nível.

As duas partes dessa frase fazem trabalhos diferentes e normalmente só uma delas é planeada. A comunicação da estratégia é dizer às pessoas qual é a estratégia. A implementação é cada equipa compreender o que muda para si e fazê-lo.

Quase todos os planos produzidos sob este título cobrem a primeira parte de forma exaustiva e a segunda mal. Lista um evento de lançamento, um vídeo, um briefing pack, um conjunto de cartazes, um hub de intranet e uma newsletter, tudo agendado, tudo entregue a tempo, e funciona exatamente como foi concebido. As pessoas ficam a saber que a estratégia existe e conseguem repetir o seu título. Muito poucas conseguem dizer o que significa para a próxima coisa que fazem.

O modelo não é o plano. O público, a mensagem, o canal, o responsável e a data são uma tabela de cinco colunas que demora dez minutos. O que faz a diferença é uma sexta coluna, explicada abaixo.

O formato segue a utilização. A versão Excel do modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação serve o próprio plano, que é uma tabela com muitas linhas e precisa de ser ordenada por data e por público. A versão Word do modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação serve a narrativa em torno dele: os objetivos, as mensagens-chave e a abordagem de medição.

Anúncio não é implementação

A distinção vale a pena ser precisa, porque as organizações acreditam rotineiramente que fizeram a segunda quando fizeram a primeira.

Um anúncio transfere informação. Diz a alguém que uma decisão foi tomada. É necessário, é barato e é para onde vai quase todo o esforço de comunicação, porque é visível, agendável e fácil de reportar como concluído.

A implementação muda o que alguém faz na terça-feira. Exige que a pessoa saiba qual dos seus hábitos atuais está agora errado, o que o substitui, se está autorizada a parar de fazer algo e o que acontece se errar ao aprender.

Nada disso é transmitido por um evento de lançamento. Um evento de lançamento pode criar atenção e um momento partilhado, ambos genuinamente úteis, e não consegue dizer a um assistente de balcão se, quando um cliente se aproxima do balcão, deve agora fazer algo diferente.

O sinal está no próprio plano. Conte as linhas. Na maioria dos planos de comunicação de estratégia, a grande maioria descreve coisas que são ditas às pessoas e um punhado descreve o que acontece depois. A proporção é o diagnóstico.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção Templates

Vá à secção Templates no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a opção Preview.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um plano de comunicação de estratégia e implementação, pode:

• Poupar horas no planeamento: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para comunicações de estratégia.

• Fazer a cascata da estratégia com clareza: Os campos integrados garantem que cada público recebe o nível certo de detalhe.

• Manter-se fiel à marca: Aplique o seu logótipo, tipos de letra e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Promover o alinhamento rapidamente: Transforme a estratégia em vídeo que executivos, gestores e equipas da linha da frente compreendem.

• Uniformizar em todos os rollouts: Use o mesmo modelo para cada iniciativa estratégica.

• Atingir colaboradores globais: Traduza comunicações de estratégia para 65+ idiomas com um único clique.

Escreva o plano em comportamentos, não em mensagens

A mudança é adicionar uma coluna obrigatória e deixar que ela governe o plano.

Para cada linha, indique o comportamento que se destina a produzir. Não a mensagem, não a perceção, o comportamento. O que é que alguém fará de forma diferente, e como é que saberia.

Três coisas acontecem quando faz isto, e cada uma é útil.

As linhas sem comportamento tornam-se visíveis. Algumas são legítimas. Um evento de lançamento existe, de facto, para criar atenção e um ponto de referência partilhado, e esse é um propósito válido desde que seja declarado, em vez de assumido como algo que, por si só, gera mudança. Muitas outras linhas acabam por não ter qualquer propósito para além de serem o tipo de coisa que os planos de comunicação incluem.

O plano ganha linhas que não são comunicações. Assim que pergunta o que produz o comportamento, as respostas honestas são frequentemente um prompt alterado num sistema, uma pergunta diferente no daily huddle, uma medida revista no quadro da equipa ou um gestor a ter uma conversa específica com base num guião. Isso pertence a um plano de implementação, mesmo que ninguém as chame comunicações, e deixá-las de fora é a razão pela qual tantos planos bem executados não mudam nada.

O equilíbrio desloca-se para baixo na organização. A mudança de comportamento é produzida muito mais pelos gestores de linha do que pela comunicação central, pelo que um plano escrito em comportamentos acaba com a maioria das suas linhas a dizer respeito ao que os gestores fazem com as suas equipas, em vez do que o centro transmite.

Esse terceiro ponto é o mais desconfortável para uma função de comunicações, porque significa que o sucesso do plano depende em grande medida de pessoas que a função não controla. Nomear isso no plano é melhor do que descobri-lo nos resultados do inquérito.

O que o modelo tem de conter

Nove componentes. As colunas de comportamento e evidência são as que mudam o que o plano faz.

A linha de capacitação de gestores merece a sua própria linha em qualquer plano. Um briefing pack em cascata enviado a sessenta gestores produz sessenta briefings diferentes, e a variação entre eles é normalmente maior do que a diferença entre a estratégia antiga e a nova.

Modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação: a estrutura para copiar

Preenchido com um exemplo real em vez de placeholders. A organização é uma empresa de materiais de construção que está a mudar de transações no balcão para relações com contas de comércio.

Copie daqui.

A estratégia num parágrafo. As palavras que toda a gente usa.

Estamos a passar de servir quem quer que entre para construir contas de comércio com construtores locais. O sucesso é uma maior percentagem do gasto de cada cliente, em vez de mais transações. Isto muda o que é considerado “bom” no balcão.

Públicos, segmentados pelo que muda.

Linhas do plano.

Dez linhas, das quais quatro não são comunicações no sentido convencional. Essa proporção é o ponto.

Medições.

Perceção, a partir de um inquérito rápido com duas perguntas. Compreensão, ao perguntar a uma amostra o que muda no seu dia e ao pontuar as respostas. Comportamento, a partir de candidaturas à conta por loja por semana, que é a única que realmente importa.

Sequência. Quatro semanas de preparação antes do lançamento, maioritariamente capacitação de gestores. Lançamento na semana zero. Doze semanas de implementação depois, que é onde estão nove das dez linhas.

Copie daqui.

Exemplo: oitenta e um por cento consegue nomeá-la, vinte e três por cento consegue aplicá-la

O Grupo Bexworth gere sessenta e duas lojas de materiais de construção, com cerca de dois mil e cem colaboradores. Adotou uma estratégia de passar de vendas transacionais no balcão para relações com contas de comércio, que era uma estratégia sólida e uma mudança de comportamento substancial para as equipas das lojas.

O plano de comunicação tinha trinta e quatro linhas. Uma conferência de lançamento, um vídeo do CEO, um briefing pack para a loja, um conjunto de cartazes, um hub de intranet, uma newsletter mensal e uma série de roadshows regionais. Cada linha foi entregue a tempo e com um bom nível de qualidade. A equipa de comunicações reportou o plano como concluído.

Seis meses mais tarde, um inquérito revelou que oitenta e um por cento dos colaboradores das lojas conseguiam nomear corretamente a estratégia. Vinte e três por cento conseguiam dizer o que mudou no seu dia.

Os dados de comportamento confirmaram o segundo número. As candidaturas à conta ficaram estáveis e a mistura de transações no balcão não mudou.

Depois, alguém voltou a ler o plano com uma pergunta em mente: para cada linha, o que é que se pretende que alguém faça de forma diferente como resultado.

Trinta e uma das trinta e quatro linhas não tinham resposta. Descreviam coisas que eram ditas às pessoas. Três linhas diziam respeito ao que acontecia depois, e duas dessas três eram reportagens.

A reescrita manteve a estratégia, os públicos e a maior parte das mensagens. Adicionou uma coluna de comportamento e aplicou-a sem concessões. Dezanove linhas foram cortadas ou fundidas porque existiam para informar um público que não tinha mudança de comportamento e já sabia.

Foram adicionadas onze linhas novas, e esta é a parte instrutiva. Nenhuma delas era uma comunicação, tal como a equipa estava a pensar em comunicações. Um início com guião para o huddle diário. Um guia semanal 1:1 revisto para gestores de loja. Uma medida alterada no quadro da loja para que o volume de transações deixasse de ser a coisa celebrada. Um prompt na caixa no momento em que a pergunta era mais frequentemente esquecida. Uma checklist de visita à loja revista para gestores regionais.

Nove meses após a reescrita, a proporção de pessoas que conseguiam dizer o que mudou no seu dia subiu de vinte e três por cento para sessenta e sete. As candidaturas à conta aumentaram quarenta e um por cento.

A estratégia nunca tinha sido comunicada de forma deficiente. Tinha sido comunicada exaustivamente e nunca foi implementada, e o plano não tinha uma coluna que revelasse a diferença.

Como construir o plano em seis passos

1. Escreva o parágrafo da estratégia uma vez e congele-o. Cada camada que parafraseia introduz desvios e, na quarta recontagem, a linha da frente tem uma estratégia diferente.

2. Segmente os públicos pela mudança de comportamento, e não pelo departamento. Duas equipas a fazer a mesma coisa nova precisam do mesmo tratamento, independentemente de onde estão.

3. Escreva o comportamento antes da mensagem. Para cada público, o que é que fazem de forma diferente. Se a resposta for nada, precisam apenas de perceção e uma única linha chega.

4. Pergunte o que produziria realmente esse comportamento. Frequentemente a resposta não é uma comunicação e essas ações pertencem ao plano de qualquer forma.

5. Dê aos gestores algo para executar, não algo para enviar. Um guião, três perguntas, uma demonstração. Um briefing pack produz tantos briefings quantos os gestores.

6. Planeie doze semanas após o lançamento, e não quatro semanas antes. A preparação vale a pena ser feita e a implementação é onde a mudança tem sucesso ou reverte.

O passo três é o que remodela o plano. A maioria dos planos é escrita a partir da mensagem para fora, o que produz um calendário de comunicações. Escrito a partir do comportamento para trás, obtém um plano de implementação que inclui comunicações.

O problema da cascata

A estratégia degrada-se à medida que passa por uma organização, e o mecanismo é a recontagem.

Cada camada recebe a estratégia, interpreta-a e transmite a sua interpretação. Quatro camadas significam quatro interpretações e a versão que chega à linha da frente tem frequentemente uma relação pouco clara com a original. Ninguém se comportou mal. Toda a gente resumiu.

Três coisas limitam isso.

Corrija as palavras. Um parágrafo, escrito centralmente, usado tal e qual em cada nível. Os gestores acrescentam significado local em torno dele, em vez de o reescreverem.

Encurte a cadeia. Sempre que possível, a linha da frente ouve a estratégia diretamente do topo, além de a ouvir do seu gestor, para que tenha uma versão sem mediação para comparar.

Teste o fim da cadeia. Pergunte às pessoas quatro níveis abaixo qual é a estratégia e o que ela muda. O que quer que volte é o que, de facto, comunicou, independentemente do que foi enviado.

O último é o único feedback fiável disponível e quase nunca é feito, porque o inquérito que é realizado pergunta se as pessoas ouviram falar da estratégia, em vez do que acham que ela significa.

Medição para saber se chegou

Três medidas e têm de ser separadas, porque a forma como as funde é como as organizações concluem que uma implementação funcionou.

Perceção. Conseguem nomeá-la. Fácil de mover, fácil de medir e sem significado por si só. É o número que chega aos noventa por cento e tranquiliza toda a gente.

Compreensão. Conseguem dizer o que muda no seu próprio trabalho. Mede-se ao fazer uma pergunta aberta a uma amostra e ao pontuar as respostas, o que exige esforço e é a coisa mais informativa que vai fazer.

Comportamento. Aconteceu de facto a mudança. Candidaturas à conta, encaminhamentos feitos, o que quer que a estratégia se destine a produzir. A única medida que resolve a questão.

A diferença entre a primeira e a segunda é a diferença de implementação e é grande em quase todas as organizações que não a fecharam deliberadamente. Reporte as três lado a lado, porque reportar apenas a perceção foi o que permitiu ao Bexworth acreditar que o plano tinha funcionado.

Este plano vs. outros planos de comunicação

Quatro documentos relacionados e usar o errado é comum.

Um plano geral de comunicação cobre comunicações organizacionais de rotina: quem precisa de ouvir o quê, através de que canal, com que cadência. O modelo de plano de comunicação cobre isso.

Um plano de comunicação de estratégia e implementação cobre uma mudança específica de direção e é avaliado pelo comportamento, e não pelo alcance. Esta página.

Um plano de comunicação de campanha cobre uma campanha externa com duração limitada, com fases, e o plano de comunicação de campanha de marca cobre essa estrutura.

Um plano de comunicação situacional ou de risco cobre o que diz quando algo corre mal, onde a velocidade e a autoridade para falar dominam tudo o resto. Abrangido no plano de comunicação de gestão de risco.

Se está à procura de um modelo de plano de comunicação em Word ou de um modelo de plano de comunicação em Excel para download gratuito para uso geral, o primeiro desses quatro é o que quer. Esta página assume que está a implementar uma mudança e que o ponto é o que as pessoas fazem depois.

Variantes

A estrutura mantém-se e o equilíbrio muda.

Implementação da estratégia numa rede de lojas ou sites. O exemplo acima. Os gestores de linha suportam quase tudo e a consistência entre sites é o principal risco.

Implementação de políticas num contexto mais leve. Quando implementação de estratégia significa hoshin kanri, o plano de comunicação fica ao lado do processo catchball e das matrizes de implementação. A coluna de comportamento continua a aplicar-se e a cascata fica mais formalizada.

Comunicação de implementação de sistemas ou software. A mudança de comportamento fica concentrada e é datável, já que as pessoas passam para um novo sistema num dia conhecido. A capacitação de gestores pesa menos e as rotas de formação e apoio pesam mais.

Reestruturação ou mudança do modelo de operação. Em muitas jurisdições, envolve obrigações da lei laboral e de consulta, e a sequência de comunicação pode estar legalmente condicionada. Obtenha aconselhamento antes de escrever o plano, porque uma sequência de comunicação bem desenhada que viole requisitos de consulta é um plano caro.

Fusão ou integração. Duas organizações com dois vocabulários. A regra de corrigir as palavras importa mais aqui do que em qualquer outro caso.

Organização pequena. O problema da cascata desaparece em grande parte abaixo de cerca de cinquenta pessoas e a coluna de comportamento continua a justificar o seu lugar.

O que um modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação não consegue resolver

Uma estratégia que ninguém compreende no topo. Se a equipa executiva a descreve de três formas diferentes, nenhuma cascata vai produzir clareza abaixo dela.

Gestores que não conseguem ou não querem executá-la. O plano depende dos gestores de linha e, se não estiverem convencidos, a implementação para no nível deles, independentemente do que o centro envia.

Medições que ainda recompensam o comportamento antigo. Os quadros das lojas do Bexworth celebravam o volume de transações nos primeiros seis meses de uma estratégia sobre contas. Nenhuma comunicação supera um incentivo.

Relatórios de perceção. Nenhum download gratuito de modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação e nenhum download gratuito de modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação em Word vai impedir que meça o alcance e o chame de sucesso. Só reportar as três medidas em conjunto o fará.

Mostre a mudança em vez de a descrever

As linhas num plano de implementação que produzem comportamento são as em que alguém vê o novo modo em vez de o ler. É isso que um workshop de gestores consegue, e é por isso que o workshop funciona e o briefing pack não.

A dificuldade é que um workshop chega a quem participou e, numa rede de lojas com sessenta e duas unidades, com turnos e colaboradores a tempo parcial, uma parte substancial das pessoas cujo comportamento tem de mudar nunca esteve na sala.

A Trupeer AI torna a demonstração reproduzível. Alguém executa o novo processo uma vez enquanto grava e o resultado é um walkthrough escrito com screenshots já capturados e colocados, juntamente com um vídeo, na sua própria marca. Passa a ser uma linha no plano por direito próprio, disponível para todos, independentemente de turno, site ou do momento em que se juntaram.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Há dois pontos a seguir especificamente para a implementação. A consistência nas primeiras semanas determina se a mudança se mantém ou reverte, e uma gravação dá a cada site a mesma versão, em vez de sessenta e duas interpretações de um briefing pack. E as pessoas que se juntam depois do lançamento não assistiram a nada, por isso uma demonstração gravada é como uma mudança sobrevive ao primeiro ano de rotatividade de colaboradores.

O material fica na sua base de conhecimento e também serve como formação. Quando o novo modo se torna o padrão, pertence ao modelo SOP. A consistência entre os seus documentos é uma questão de definir o kit de marca uma vez e a configuração é abordada no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe uma versão Excel gratuita do modelo de estratégia e plano de comunicação de implementação?

O Excel serve o próprio plano, porque é uma tabela com muitas linhas que vai querer ordenar por data, por público e por responsável. Um ficheiro Excel do modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação é o formato de trabalho correto.

Adicione a coluna de comportamento como campo obrigatório, em vez de opcional. Uma linha com a célula de comportamento em branco é ou um item legítimo de perceção, que deve dizer isso, ou algo que não precisa de estar no plano.

Existe uma versão Word gratuita do modelo de estratégia e plano de comunicação de implementação?

O Word serve a narrativa em torno da tabela: o parágrafo da estratégia, a análise do público, a abordagem de medição e as orientações para gestores. Um ficheiro Word do modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação funciona bem para isso.

Mantenha o plano linha a linha numa folha de cálculo e consulte-o. Ter os dois num único documento significa que o plano é editado constantemente e a narrativa deixa de ser lida.

Existe uma versão Word do modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação para download?

Sim, e um ficheiro Word do modelo gratuito de estratégia e plano de comunicação de implementação é o mesmo que um ficheiro Word com uma extensão mais antiga.

A decisão mais útil é o que colocar no pack para gestores. Os gestores precisam de algo para executar, e não de algo para enviar: um guião para a primeira conversa, três perguntas para os 1:1 e, idealmente, uma demonstração que possam reproduzir em vez de apenas descrever.

Existe um download gratuito do modelo Word de estratégia e plano de comunicação de implementação?

Disponível de forma generalizada e quase todos são uma tabela de cinco colunas de público, mensagem, canal, responsável e data.

Essa tabela está bem e é um calendário de comunicações. Um download gratuito do modelo de estratégia e plano de comunicação de implementação em Word não inclui uma coluna de comportamento e adicionar uma demora um minuto e muda para que serve o plano.

Vale a pena usar um download gratuito do modelo de estratégia e plano de comunicação de implementação?

A tabela demora dez minutos a construir, por isso um download gratuito do modelo de estratégia e plano de comunicação de implementação poupa muito pouco.

Avalie qualquer um deles com uma pergunta. Existe um local para registar o que alguém fará de forma diferente como resultado de cada linha? Essencialmente nenhum tem isso e, sem isso, um plano de implementação e um calendário de comunicações são o mesmo documento.

Onde posso obter um ficheiro Word de modelo de plano de comunicação para uso geral?

Para comunicações organizacionais de rotina, e não para uma implementação, o documento geral é o que pretende. Um ficheiro Word de modelo de plano de comunicação que abrange públicos, canais, frequência e responsáveis serve, e a nossa página de plano de comunicação cobre essa estrutura.

Use a versão geral quando estiver a planear comunicações contínuas. Use a estrutura desta página quando estiver a tentar mudar o que as pessoas fazem.

Onde posso obter um download gratuito do modelo de plano de comunicação em Excel?

O Excel é o formato natural para qualquer plano de comunicação, já que todos eles são essencialmente tabelas. Um download gratuito do modelo de plano de comunicação em Excel dá-lhe as colunas e permite ordenar e filtrar, que é a maior parte do que precisa.

A distinção que importa não é o formato, mas o propósito. Um plano de rotina acompanha o que é enviado. Um plano de implementação acompanha o que muda e precisa de uma coluna extra para o fazer.

Existe um download gratuito do modelo de plano de comunicação que cubra tanto o uso de rotina como o de implementação?

Na prática, são documentos diferentes e combiná-los tende a produzir um plano que não faz bem nenhuma das duas coisas, porque a comunicação de rotina é agendada por cadência e a comunicação de implementação é sequenciada em torno de uma mudança.

Um download gratuito do modelo de plano de comunicação é normalmente construído para o caso de rotina, que é a necessidade mais comum. Se estiver a implementar uma estratégia, comece nessa tabela e adicione a coluna de comportamento, as linhas de capacitação de gestores e as ações não relacionadas com comunicação, que é aproximadamente o que esta página descreve.