Um plano de projeto é o documento-mestre que transforma uma ideia em realidade: capta tudo, desde o âmbito e o calendário até ao orçamento e ao risco. Com a Trupeer, pode poupar horas no planeamento ao começar com um modelo de plano de projeto gratuito, personalizá-lo com a sua identidade de marca e transformar o plano num vídeo passo a passo que alinha as partes interessadas rapidamente.

O que é um modelo de plano de projeto e o que não é?

Um plano de projeto define o que será entregue, por que sequência, por quem, até quando e de que depende. É escrito uma vez no início, acordado e, depois, usado como referência para comparar com a realidade.

Um tracker regista onde as coisas estão atualmente. Muda todas as semanas, reflete a posição mais recente e a sua função é mostrar o estado, em vez de registar intenções.

Procure um modelo de plano de projeto e a maior parte do que vai encontrar é um tracker. Isto não é uma crítica aos modelos; é um reflexo do que as pessoas realmente precisam: a maioria das pesquisas relacionadas com este termo inclui Excel, Google Sheets ou um tracker explicitamente.

O problema é que os dois acabam combinados numa única folha de cálculo e essa combinação destrói a única coisa para a qual um plano serve. Assim que edita uma data no local, o compromisso original desaparece e a pergunta "estamos atrasados" deixa de ter resposta.

A maioria das pessoas que procura um plano precisa de um tracker

Vale a pena ser direto sobre isto, porque determina o que deve construir.

Se a sua pergunta é o que precisa de acontecer, por que ordem e de que depende, precisa de um plano. É escrito uma vez, é debatido e envolve sequenciação e dependências. O nosso modelo de plano de projeto de TI cobre a construção de um plano tendo em conta as restrições externas que a maioria dos modelos ignora.

Se a sua pergunta é qual é o estado de cada item e o que está atrasado, precisa de um tracker. É mantido semanalmente e deve ser muito mais curto do que o plano.

A maioria das equipas precisa de ambos e a maioria das equipas cria uma única folha de cálculo e chama-lhe plano. Essa folha de cálculo tem tarefa, responsável, data de início, data de fim e percentagem concluída, e é editada continuamente. É um tracker sem memória.

O resto desta página é sobre manter os dois separados dentro de um único ficheiro, que é a resposta prática para quase toda a gente.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abrir a secção de Modelos

Vá à secção de Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecionar e abrir um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expandir a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Editar o modelo

Clique em Editar para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guardar o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Guardar para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualizar e afinar o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o pretende.

Com um modelo de plano de projeto, pode:

• Poupar horas no planeamento: Ignore a página em branco com uma estrutura completa de plano de projeto.

• Cobrir todos os ângulos: Secções integradas para âmbito, calendário, orçamento, risco e comunicações.

• Manter-se fiel à marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Alinhar as partes interessadas: Transforme planos densos em resumos em vídeo que todos podem ver em 5 minutos.

• Uniformizar entre projetos: Use o mesmo modelo de plano para cada iniciativa.

• Atingir equipas globais: Traduza planos de projeto para 65+ idiomas com um único clique.

Um plano de projeto sem linha de base é um tracker

Aqui vai toda a argumentação numa só linha: se as datas no seu plano são as mesmas células que atualiza todas as semanas, então não tem um plano.

Uma linha de base é o conjunto de datas acordadas, congeladas. Nunca é editada. Quando uma data muda, a previsão muda e a linha de base não.

Essa disciplina única dá-lhe três coisas que, de outra forma, não consegue ter.

Se está atrasado e em que medida. Não é uma sensação, é um número, por tarefa e no total.

De onde surgiu o desvio. A maior parte do atraso num projeto remete para um pequeno número de causas-raiz e tudo o que vem a seguir herda isso. Sem uma linha de base, só consegue ver que muitas tarefas mudaram; não consegue ver que quarenta delas mudaram porque uma decisão demorou nove semanas.

Se a sua estimativa é boa. Uma linha de base comparada com os valores reais em vários projetos é o único ciclo de feedback que uma organização tem para saber se planeia de forma realista. As equipas que editam no local nunca descobrem.

A reconfiguração da linha de base é legítima, aliás, mas deve ser uma decisão com data e motivo, e não um efeito secundário de atualizar uma folha de cálculo. Mantenha também a linha de base original.

Como manter a linha de base e a previsão separadas

Dois conjuntos de colunas de datas na mesma linha e uma regra.

A coluna de causa é a que as pessoas deixam de fora e a que transforma um relatório de variação numa coisa acionável. Sem ela, sabe que quarenta tarefas mudaram. Com ela, sabe que trinta delas mudaram devido à mesma decisão a montante, o que é uma conversa completamente diferente.

Proteja as colunas da linha de base para que não possam ser editadas acidentalmente. Numa folha de cálculo, isso significa bloqueá-las; num software de gestão de projetos, normalmente significa uma função explícita de linha de base que as pessoas não sabem que existe.

Porque o tracker precisa de menos linhas do que o plano

A segunda falha é o volume e é isso que faz com que o tracker seja abandonado em vez de estar errado.

Um plano, razoavelmente, inclui todas as tarefas. Um tracker precisa apenas das linhas cujo desvio importa, o que significa o caminho crítico e todas as dependências de alguém fora do projeto.

Trezentas linhas atualizadas semanalmente por uma pessoa levam noventa minutos e deixam de acontecer por volta do quarto mês. Quarenta linhas levam vinte minutos e sobrevivem.

As tarefas que saem do tracker não ficam sem gestão. São geridas por quem é responsável por esse workstream, na sua própria lista, e só aparecem no tracker se ameaçarem algo que lá está.

O teste para saber se uma linha pertence ao tracker é este: se isso atrasar duas semanas, a data de fim do projeto muda ou alguém fora do projeto tem de ser informado? Se não, pertence ao plano e não à atualização semanal.

Modelo de plano de projeto gratuito: as colunas a copiar

Copie daqui. Uma folha para o plano e o tracker combinados, mais uma segunda folha para o texto narrativo.

Folha um, tarefas. ID da tarefa. Nome da tarefa, primeiro o verbo. Workstream. Responsável, uma pessoa identificada. IDs de tarefas predecessoras. Início da linha de base. Fim da linha de base. Início da previsão. Fim da previsão. Início real. Conclusão real. Variação em dias, calculada. Causa da variação. Estado: não iniciado, em progresso, concluído, bloqueado. No tracker: sim ou não. Notas.

Folha dois, narrativa do plano. Objetivo e critérios de sucesso, com referência ao project brief. Âmbito dentro e fora. Pressupostos, cada um numerado para que uma causa de variação possa apontar para ele. Dependências externas, com a parte e a data acordada com ela. Recursos. Principais riscos com gatilhos, em vez de pontuações. Data da linha de base e quem a aprovou.

Folha três, registo de variações. Preenchida a partir da coluna de causa: uma linha por causa-raiz, com quantas tarefas afetou e quantos dias acrescentou. Esta é a folha que é lida numa reunião de steering.

Copie para aqui. O registo de variações é onde o valor se concentra e não custa nada, porque é derivado de dados que já está a recolher.

O projeto ERP que não conseguia dizer se estava atrasado

A Netherfield Foods, uma empresa de produção alimentar, implementou um novo sistema empresarial. O plano era uma folha de cálculo com trezentas e quarenta linhas: tarefa, responsável, início, fim e percentagem concluída. Era atualizado semanalmente, no local.

Ao fim de catorze meses, o patrocinador fez uma pergunta razoável. Estamos atrasados e em que medida?

Ninguém conseguiu responder. A folha de cálculo mostrava a previsão atual, que tinha go-live cerca de cinco meses para além do que tinha originalmente, mas as datas originais tinham sido substituídas cerca de sessenta vezes e não existia nenhum registo delas no ficheiro.

Reconstruíram a linha de base a partir de um PDF do plano que tinha sido enviado por e-mail no primeiro mês e que ainda estava na caixa de entrada do patrocinador. Isso demorou três dias.

A reconstrução foi mais útil do que qualquer pessoa esperava. O plano original tinha onze meses e a previsão era agora dezasseis. Das trezentas e quarenta tarefas, sessenta e uma tinham mudado em mais de quatro semanas. Quarenta e quatro dessas sessenta e uma estavam a jusante de apenas três atrasos: uma dependência de migração de dados, uma integração com um terceiro e uma decisão sobre o plano de contas que demorou nove semanas.

Três causas-raiz explicaram cerca de setenta e dois por cento do movimento e nada disso era visível, porque todas as datas tinham sido editadas no local e a folha de cálculo só mostrava o presente.

Havia um segundo problema com a mesma origem. Trezentas e quarenta linhas significavam que a atualização semanal demorava cerca de noventa minutos e era feita por uma pessoa. Ao nono mês, estava a ser feita quinzenalmente e o valor da percentagem concluída em cerca de cento e noventa linhas não tinha mudado há três meses.

O desvio de cinco meses custou cerca de quatrocentas e oitenta mil libras em recursos de contratantes externos e internos. O custo mais evitável foi a decisão sobre o plano de contas, que ficou sem escalonamento durante seis semanas, bloqueando vinte e duas tarefas a jusante, porque nada no tracker mostrava que estava a bloquear algo.

A fase seguinte mudou duas coisas. As datas da linha de base foram congeladas nas suas próprias colunas e bloqueadas. As datas da previsão ficaram ao lado, com uma variação calculada e uma coluna de causa. E o tracker foi reduzido de trezentas e quarenta linhas para quarenta e sete: o caminho crítico mais todas as dependências externas. As restantes tarefas ficaram no plano e foram geridas pelos responsáveis dos workstreams.

A atualização semanal passou de noventa minutos para cerca de vinte. A fase foi planeada para sete meses e entregue em sete meses e três semanas. Ambos os atrasos que ocorreram foram sinalizados no espaço de uma semana, porque uma variação de duas semanas numa linha do caminho crítico apareceu automaticamente, em vez de ser uma célula alterada entre trezentas.

Os elementos-chave que todos os planos de projeto precisam

Objetivo e critérios de sucesso. Para que serve o projeto e como vai saber que funcionou. Retirado do brief, em vez de ser inventado aqui.

Âmbito, dentro e fora. A lista do que fica fora é a que evita disputas.

Tarefas com responsáveis. Pessoas identificadas, não equipas.

Sequência e dependências. Quais tarefas dependem de quais, porque é isso que dá sentido a uma data.

Dependências externas. Qualquer coisa que dependa de uma parte fora do projeto, com uma data que ela acordou consigo, em vez de uma data que assumiu.

Datas da linha de base. Acordadas, congeladas e aprovadas por alguém.

Pressupostos, numerados. Assim, quando algo atrasa, a causa pode apontar para o pressuposto que falhou.

Recursos. Quem está disponível, quanto do seu tempo, e o que não está a fazer em vez disso.

Riscos com gatilhos. Uma condição observável e uma ação, em vez de uma pontuação de probabilidade.

Os dois mais frequentemente em falta são pressupostos numerados e datas de dependências externas acordadas com a outra parte. Ambos são baratos no momento do planeamento e ambos são o que a análise de variações precisa seis meses mais tarde.

Como planear um projeto do início ao fim

Comece pelo brief, não por uma lista de tarefas. Se não conseguir enunciar o problema e os critérios de sucesso, o plano vai tornar-se numa lista de atividades.

Liste as entregas antes das tarefas. As tarefas derivadas de entregas estão concluídas; as tarefas geradas por brainstorming diretamente tendem a falhar áreas inteiras.

Sequencie-as e identifique as dependências, especialmente as que dependem de outras equipas e fornecedores. O nosso modelo de plano de gestão de procurement cobre os prazos de procurement que frequentemente ficam no caminho crítico sem serem notados.

Estime com as pessoas que vão fazer o trabalho e registe a estimativa como um intervalo quando há incerteza real.

Agora, defina a linha de base. Peça a alguém para aprovar, registe a data e bloqueie as colunas.

Decida quais as linhas que entram no tracker semanal usando o teste das duas semanas acima.

Depois, defina o ritmo: atualização semanal da previsão por responsáveis das tarefas, revisão mensal das variações com as causas e uma reconfiguração da linha de base apenas como uma decisão explícita.

Variantes do plano de projeto: Gantt, documento e ágil

Plano com gráfico de Gantt. Os mesmos dados de tarefas apresentados como barras ao longo de uma linha temporal. Excelente para ver dependências e folga, e é uma perspetiva, não um documento diferente. Construa a tabela primeiro e gere o gráfico a partir dela.

Documento do plano. A versão narrativa: objetivos, âmbito, abordagem, pressupostos, riscos e recursos, com o calendário anexado em vez de incorporado. É isto que é aprovado e o nosso modelo de overview do projeto cobre a versão mais curta que mostra às pessoas fora do projeto.

Plano ágil. Sprints ou incrementos em vez de um calendário ao nível das tarefas, com o âmbito como variável e as datas fixas. A linha de base continua a aplicar-se, mas é definida com base em resultados e datas de lançamento, e não em tarefas.

Plano simples ou de uma página. Apenas marcos, responsáveis e datas. Realmente adequado para projetos pequenos e consideravelmente melhor do que uma folha de cálculo de trezentas linhas sem manutenção.

Plano de programa. Vários projetos com dependências cruzadas. A disciplina da linha de base importa mais aqui, não menos, porque a variação interessante está sempre nas interfaces.

Plano de projeto, brief ou overview: de que precisa?

Três documentos que se confundem porque os três são apresentados aos patrocinadores.

O brief define o problema e autoriza o trabalho. É escrito primeiro, congelado e substituído pelo plano. O nosso modelo de project brief cobre-o.

O plano cobre como o trabalho será entregue. É definido com linha de base e depois acompanhado, que é o que esta página faz.

A overview resume a posição atual para pessoas fora do projeto e é reescrita mensalmente. O nosso modelo de project overview cobre-o, incluindo por que razão uma cor de estado não diz nada a quem lê.

Quando precisa de condições de gate em vez de um calendário, o nosso modelo de checklist do projeto cobre quando cada item é realmente acionável e, para o que deve sobreviver ao projeto, o nosso modelo de documentação do projeto cobre o conjunto que vale a pena manter.

Posso ter um modelo de plano de projeto no Excel ou no Google Sheets?

Excel ou Google Sheets e, para a maioria dos projetos, essa é a resposta certa, em vez de um compromisso. A folha de tarefas é uma tabela com colunas calculadas e precisa de fórmulas.

Três coisas para configurar uma vez. Bloqueie as colunas da linha de base para que não possam ser editadas. Adicione uma fórmula de variação e formatação condicional que sinalize o que estiver acima de um limite, sendo duas semanas uma definição por defeito razoável. E adicione um filtro na coluna do tracker, para que a visualização da atualização semanal tenha quarenta linhas em vez de trezentas.

O Google Sheets tem uma vantagem que vale a pena notar: o histórico de versões é automático, o que significa que até uma equipa que edita no local consegue recuperar uma linha de base. Isso não é uma substituição adequada para bloquear as colunas e já salvou projetos.

Word ou Google Docs para o texto narrativo do plano, que é prosa e é aprovado.

PowerPoint para o plano que apresenta, que deve ter marcos e dependências em vez da lista de tarefas.

PDF para a versão com linha de base na validação, com data. Manter esse ficheiro é o que a reconstrução do exemplo acima dependia.

Quando parar de usar uma folha de cálculo e usar software

Uma folha de cálculo deixa de ser a ferramenta certa num ponto bastante previsível e é mais tarde do que os fornecedores de software sugerem.

Três condições em conjunto são o sinal: mais do que cerca de cem tarefas acompanhadas, mais do que quatro ou cinco pessoas a atualizar o mesmo ficheiro e dependências que mudam com frequência suficiente para que recalcular a sequência manualmente seja propenso a erros.

Abaixo disso, uma folha bem configurada com linhas de base bloqueadas supera um software de gestão de projetos em que ninguém entra.

Acima disso, as coisas específicas que o software lhe dá são a recalculação automática de dependências, uma função real de linha de base, nivelamento de recursos entre projetos e um rasto de auditoria. A coisa específica que ele tira é que as pessoas fora do projeto já não conseguem abri-lo, razão pela qual muitas organizações acabam por manter os dois e não deviam.

Se decidir mudar, exporte uma cópia com linha de base para uma folha de cálculo em cada reconfiguração da linha de base, porque a capacidade de ler o plano daqui a cinco anos não deve depender de uma licença.

Como manter o plano ligado ao que a equipa faz

Um plano descreve tarefas. Se essas tarefas estão a ser feitas do modo que o plano assumiu, isso é invisível no calendário e a diferença normalmente aparece como uma tarefa que fica durante um mês com 80% de conclusão.

A razão mais comum é que uma tarefa acabou por envolver trabalho que ninguém tinha descrito e a pessoa que a faz está agora a inventar um processo enquanto também é acompanhada em relação a uma data.

A Trupeer AI ajuda nesse ponto. Quem está a fazer o trabalho regista o processo uma vez e o resultado é um guia escrito com os passos e os ecrãs capturados, o que significa que a próxima ocorrência é mais rápida e a estimativa é real. Também lhe dá algo concreto para associar a uma causa de variação: demorou três vezes mais porque o passo envolveu quatro sistemas em vez de um.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

Essas gravações tornam-se mais tarde material de transição e formação, pelo que o esforço não é gasto apenas em relatórios. O material vive na sua base de conhecimento com uma marca consistente e, quando o projeto entrega algo no final, o nosso modelo de transição do projeto cobre o que a equipa que recebe realmente precisa. As instruções de configuração estão no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo de plano de projeto gratuito no Excel?

O Excel é o formato certo para a maioria dos projetos e o conjunto de colunas acima é construído numa única folha. Não há download com validação nem formulário. As duas alterações que vale a pena fazer em qualquer modelo que já use são bloquear um conjunto de colunas de datas da linha de base e adicionar uma coluna de causa ao lado da variação.

Existe um modelo de plano de projeto gratuito no Word?

O Word serve para o texto narrativo do plano: objetivos, âmbito, pressupostos, dependências, riscos e recursos. Mantenha o calendário numa folha de cálculo e faça referência a ele, porque uma tabela de tarefas no Word não consegue calcular variações e torna-se difícil de gerir após cerca de trinta linhas.

Existe um modelo de plano de projeto gratuito no Google Sheets?

Sim, e o Google Sheets tem uma vantagem real face ao Excel aqui: o histórico de versões é automático, o que significa que uma linha de base pode ser recuperada mesmo que alguém tenha editado no local. Use-o como rede de segurança em vez de como mecanismo e bloqueie as colunas da linha de base, de qualquer forma.

Existe um modelo de plano de projeto gratuito no PowerPoint?

Use diapositivos para o plano que apresenta, em vez do plano que executa. Marcos, dependências externas e o caminho crítico. Apresentar uma lista de tarefas com trezentas linhas é uma forma fiável de passar uma hora a discutir a linha quarenta e sete.

Existe um modelo de plano de projeto gratuito em PDF?

Exporte a versão com linha de base na validação, com data, e mantenha esse ficheiro. No exemplo trabalhado acima, um PDF enviado por e-mail do plano original foi o único registo que sobreviveu da linha de base e demorou três dias a reconstruir a partir dele.

Onde posso encontrar um modelo de tracker de projeto no Excel?

O tracker é a mesma folha filtrada para as linhas que importam: caminho crítico mais dependências externas, que para a maioria dos projetos são quarenta a sessenta linhas em vez de trezentas. Construa o plano primeiro e derive o tracker com um filtro, em vez de manter dois ficheiros que discordam dentro de duas semanas.

Quantas linhas deve ter um tracker de projeto?

Quarenta a sessenta para um projeto substancial. O teste para cada linha é se um atraso de duas semanas moveria a data de fim do projeto ou exigiria informar alguém fora do projeto. Se não, pertence ao plano e não à atualização semanal, que é o que mantém a atualização em vinte minutos em vez de noventa.

Qual é a diferença entre um plano de projeto e um calendário?

O calendário são as datas e a sequência. O plano é o calendário mais tudo o que o torna significativo: objetivos, âmbito, pressupostos, dependências, recursos e riscos. Um calendário sem pressupostos registados não consegue explicar por que atrasou; é essa a diferença que as colunas de linha de base e de causa existem para fechar.