Uma gestão forte da contratação protege os orçamentos, gere o risco dos fornecedores e desbloqueia melhores resultados. Com a Trupeer, pode poupar horas no planeamento da contratação ao começar com um modelo de plano de gestão da contratação gratuito, personalizá-lo com as suas diretrizes de marca e transformar o plano em walkthroughs em vídeo para equipas de projeto e partes interessadas.

O que é um modelo de plano de gestão da contratação?

Um plano de gestão da contratação define como um projeto ou programa vai adquirir o que precisa: o que está a ser contratado, de quem, sob que tipo de contrato, em que prazo, quem aprova o quê e como os fornecedores serão geridos depois de serem nomeados.

Ele faz parte de um plano de projeto, em vez de o substituir, e é distinto de uma política de contratação, que é um conjunto fixo de regras aplicáveis a todas as compras e não a uma única peça de trabalho. O nosso modelo de política de contratação de TI cobre esse documento, incluindo o encaminhamento de aprovações e os limiares.

O modelo para um plano de gestão da contratação está bem estabelecido e é, em grande medida, estável entre fontes. Introdução, abordagem, definições, tipos de contrato, riscos, determinação de custos, documentação padrão, restrições, processo de aprovação, critérios de decisão, gestão de fornecedores e métricas de desempenho. A versão que lidera este tipo de pesquisa tem catorze secções, quase exatamente por essa ordem.

Essa estrutura está bem e esta página não discute isso. O que defende é que uma dessas secções concentra quase todas as consequências e que cada modelo a trata como uma caixa para preencher.

Porque é que a secção do tipo de contrato decide tudo o resto

Veja o que fazem as outras secções. A abordagem, as definições, a documentação padrão e as restrições descrevem o processo. As aprovações e os critérios de decisão descrevem a governação. Os riscos e a gestão de fornecedores descrevem a monitorização.

O tipo de contrato é diferente. Determina quem assume o risco das coisas que ainda não foram pensadas, como é que as mudanças são precificadas, se existe tensão competitiva após a assinatura e como fica o seu nível de exposição a disputas. Todos os resultados de custo do projeto passam por essa secção.

É também a secção mais frequentemente preenchida numa única linha, no início do projeto, para todos os pacotes de uma vez, com uma justificação do tipo: transferir o risco para os fornecedores e dar certeza de custos.

Preço fixo parece a resposta segura, e é a resposta segura quando consegue descrever o que pretende. Quando não consegue, não transfere o risco. Converte o risco num processo de controlo de alterações e as ordens de mudança são precificadas sem concorrência por um fornecedor que agora o tem a si.

Como personalizar este modelo na Trupeer

Passo 1: Abra a secção Modelos

Vá à secção Modelos no menu principal.

Passo 2: Selecione e abra um modelo

Clique em qualquer modelo com que queira trabalhar para o abrir.

Passo 3: Expanda a visualização do modelo

Se necessário, expanda a visualização do modelo para ver o layout completo e os detalhes com clareza.

Passo 4: Edite o modelo

Clique em Edit para começar a modificar o modelo selecionado.

No editor, pode:

• Adicionar novas secções

• Definir ou atualizar regras de formatação

• Adicionar um logótipo e ajustar a sua posição e definições relacionadas

Passo 5: Guarde o seu modelo personalizado

Depois de fazer todas as alterações necessárias, clique em Save para guardar o modelo atualizado como seu.

Passo 6: Pré-visualize e ajuste o modelo

Quando quiser ver como fica o seu modelo personalizado, abra a Pré-visualização.

A partir do ecrã de pré-visualização, pode continuar a fazer ajustes diretamente, se necessário, garantindo que o modelo aparece exatamente como o quer.

Com um modelo de plano de gestão da contratação, pode:

• Poupar horas no planeamento: Ignore a página em branco com uma estrutura criada para a contratação.

• Gerir o risco dos fornecedores: Critérios de avaliação incorporados reduzem o risco do projeto relacionado com fornecedores.

• Manter-se alinhado com a marca: Aplique o seu logótipo, fontes e cores usando o kit de marca da Trupeer.

• Melhorar o valor: A avaliação estruturada gera melhores resultados do que uma seleção ad hoc.

• Uniformizar entre projetos: Use o mesmo modelo para cada contratação.

• Atingir equipas globais: Traduza planos de contratação para 65+ idiomas com um clique.

Alinhe o tipo de contrato com o nível de maturidade da especificação, não com a apetência

A pergunta útil não é quanto risco queremos transferir. É o quão completamente conseguimos descrever esta questão neste momento.

Essa pergunta tem uma resposta por pacote, e as respostas variam enormemente dentro do mesmo projeto. As obras civis e de construção podem estar a 90% de conceção, enquanto o sistema de controlo que integra tudo está a 15%, porque não pode ser especificado até o resto estar resolvido.

Escolher um único tipo de contrato para todos, no momento em que o plano é escrito, garante que os pacotes menos definidos são comprados com a base menos adequada.

A alternativa é simples. Avalie cada pacote quanto à maturidade da especificação, escolha o tipo de contrato com base nessa avaliação e, quando a avaliação for baixa, indique no plano que o tipo de contrato será decidido num marco de conceção definido, em vez de agora.

Essa última parte é o que a maioria dos gestores de projeto resiste, porque um plano que adia uma decisão parece incompleto. Um plano que toma a decisão sem informação parece completo e custa consideravelmente mais.

Como avaliar a maturidade da especificação por pacote

Avalie os pacotes com a pessoa que terá de escrever a especificação, e não com a pessoa que quer a certeza. Normalmente são pessoas diferentes e darão respostas diferentes.

Duas notas práticas. A percentagem é um juízo, não uma medição, e isso está bem; o que importa é a conversa que obriga a ter. E um pacote que toda a gente avalia de forma diferente é, por si só, um achado, porque significa que o âmbito não está acordado nem sequer internamente.

Modelo gratuito de plano de gestão da contratação: as secções a copiar

Copie daqui. A secção marcada com um asterisco é a adição.

Introdução e âmbito. O que este plano cobre, qual o projeto e quais as compras que ficam fora.

Abordagem de contratação. Como a compra será organizada: centralmente ou por workstream, quais os acordos-quadro existentes ou listas de fornecedores aprovados que se aplicam e o que está a ser feito em vez de comprado.

Pacotes de contratação. Uma linha por pacote: o que é, valor estimado, exigido até quando e o responsável interno.

Maturidade da especificação e tipo de contrato. Para cada pacote, a classificação de maturidade, a abordagem de contrato que implica e, quando relevante, a data em que o tipo de contrato será confirmado.

Lead times e datas. Trabalhar para trás a partir das datas de necessidade: especificação concluída, concurso emitido, respostas devidas, avaliação concluída, adjudicação, mobilização, entrega.

Determinação de custos. Como foram produzidas as estimativas, o nível de confiança e que contingência é mantida e por quem.

Aprovação e autoridade. Quem aprova em que valor, referenciando a sua política de contratação em vez de a repetir.

Avaliação e critérios de decisão. O peso entre preço e qualidade por pacote, acordado antes de os concursos serem emitidos e não depois de chegarem.

Documentação padrão. Quais os modelos e formulários de contrato que serão usados, para que cada pacote não invente os seus próprios.

Riscos de contratação e contingência. Incluindo exposição a fonte única e o que acontece se um fornecedor falhar, coberto abaixo.

Gestão de fornecedores. Quem gere cada fornecedor após a adjudicação, cadência de reuniões e como o desempenho é medido.

Restrições e pressupostos. Qualquer coisa que limite a escolha: acordos existentes, obrigações regulamentares, condições do financiador, requisitos de sustentabilidade.

Copie até aqui. Doze secções e quatro ou cinco páginas para a maioria dos projetos. As versões com catorze secções em circulação não estão erradas; estão apenas escritas para programas grandes.

A linha de engarrafamento com quarenta e sete ordens de mudança

A Ravensgate Beverages construiu uma nova linha de engarrafamento, um projeto de capital de cerca de oito milhões e quatrocentas mil libras, dividido em nove pacotes de contratação.

O plano de gestão da contratação foi escrito em fevereiro, no início do projeto. A sua secção do tipo de contrato indicava preço fixo para os nove pacotes, com a justificação registada como transferência de risco para os fornecedores e garantia de certeza de custos.

Naquele ponto, a maturidade da especificação não era uniforme e ninguém tinha perguntado. As obras civis e de construção estavam a cerca de noventa por cento concebidas. O enchidor e o tampador, o equipamento principal, estava a cerca de oitenta e cinco. As utilidades estavam a cerca de setenta, a rotulagem a sessenta, a paletização a cinquenta e cinco, o sistema de limpeza no local a quarenta e cinco, os transportadores e a acumulação a quarenta, porque dependiam do layout final da linha, os controlos e a integração a cerca de quinze, porque dependiam de tudo o resto, e o apoio à comissionagem a cerca de dez.

Os nove foram adjudicados como contratos de preço fixo entre abril e agosto.

Os quatro pacotes com a menor maturidade geraram, no total, quarenta e sete ordens de mudança ao longo da vida do projeto. Apenas os controlos e a integração foram responsáveis por vinte e três.

O valor das ordens de mudança nesses quatro pacotes chegou a um milhão e trezentas e dez mil libras, face a um valor original do contrato de dois milhões e seiscentas mil libras. Um aumento de cinquenta por cento.

A parte mais cara foi a taxa. As ordens de mudança são precificadas por um adjudicatário sem concorrência, e a revisão de fecho do próprio projeto estimou o aumento efetivo face às taxas concorridas em cerca de vinte e dois por cento; portanto, algo perto de duzentas e oitenta mil libras de prémio puro em trabalho que teria sido mais barato se tivesse sido adjudicado por concurso.

Houve também duas disputas: uma chegou à mediação, e cerca de onze semanas de atraso no calendário atribuídas à negociação das ordens de mudança, e não ao trabalho em si.

Os cinco pacotes bem especificados geraram seis ordens de mudança no total, no valor de oitenta e quatro mil libras, sem disputas.

A causa raiz foi uma única decisão tomada uma vez, para tudo, em fevereiro, com base numa preferência geral, e não em saber se algo podia realmente ser especificado.

No projeto seguinte, de seis milhões e cem mil libras, foram avaliados todos os pacotes quanto à maturidade da especificação na fase do plano. Os pacotes acima de oitenta por cento foram de preço fixo. Os dois mais baixos foram de duas fases: nomeados com base na capacidade e nas taxas, convertendo para preço fixo no quinto mês, uma vez estabilizado o desenho. O plano indicava explicitamente essas datas de conversão.

Catorze ordens de mudança, trezentas e dez mil libras face a seis milhões e cem mil, e sem disputas.

Quem escreve o plano e quem tem de o aprovar

Os planos de gestão da contratação são normalmente escritos pelo gestor de projeto. Esse é o autor errado a trabalhar sozinho, por uma razão específica.

A definição de sucesso do projeto é conseguir a entrega na data. A definição de sucesso da contratação inclui um processo defensável, concorrência real, um contrato que se sustenta e conformidade com quaisquer regras aplicáveis. Ambas são legítimas e produzem planos diferentes.

Um plano escrito apenas pelo gestor de projeto assume que a contratação vai avançar à velocidade do projeto, o que não vai, e trata o processo como um passo administrativo em vez de como trabalho com a sua própria duração e as suas próprias restrições.

Um plano escrito apenas pela contratação tende a ser exaustivo sobre o processo e vago sobre as datas de necessidade.

Escreva-o em conjunto e faça com que ambos o assinem antes de o calendário do projeto ser definido. A questão específica a acordar nessa reunião é o lead time de cada pacote, porque esse número, uma vez acordado, não pode depois ser contestado quando o calendário é comprimido.

Quando a organização está vinculada por regras de contratação pública, condições do financiador ou requisitos de concursos regulamentados, envolva quem é responsável por essa conformidade na mesma reunião, e não na fase do concurso. Nada aqui é aconselhamento jurídico, e a contratação no setor público e financiada por subsídios, em particular, implica obrigações que variam por jurisdição e podem invalidar uma adjudicação se forem falhadas.

Como criar um plano de gestão da contratação, passo a passo

Liste os pacotes primeiro, ao nível em que vai efetivamente contratar. Se for demasiado detalhado, cria carga administrativa; se for demasiado genérico, agrupa elementos com maturidades diferentes num único contrato, que é exatamente como acontece o problema no exemplo trabalhado.

Avalie cada pacote quanto à maturidade da especificação com a pessoa que vai escrever a especificação.

Escolha a abordagem de contrato com base na avaliação e, quando estiver a adiar, escreva a data em que a decisão será tomada.

Trabalhe para trás a partir das datas de necessidade ao longo de todo o ciclo de contratação e seja realista quanto à avaliação e aprovação, que são os passos mais frequentemente subestimados.

Defina critérios de avaliação e ponderações antes de qualquer concurso ser emitido. Acordá-los depois de as respostas chegarem é mais lento e, na contratação regulamentada, potencialmente fatal para o processo.

Identifique a exposição a fonte única e decida o que vai fazer a esse respeito.

Depois, acordem tudo com a contratação e bloqueiem os lead times no calendário.

O que fazer sobre fonte única e falha do fornecedor

A secção que quase todos os planos de contratação omitem é o que acontece quando um fornecedor não entrega.

Três perguntas vale a pena responder no plano, em vez de no momento.

Onde é que está a fonte única e isso é uma escolha ou um acidente? Alguns pacotes têm, de facto, um único fornecedor credível. Outros acabam em fonte única porque ninguém verificou. Registe qual é qual, porque a mitigação é diferente.

Qual é o plano de contingência para cada pacote crítico? Outro fornecedor, uma solução técnica diferente, fazer internamente ou adiar. Nomeá-lo não custa nada na fase do plano e leva semanas a definir sob pressão.

Quais são os sinais de alerta antecipados e quem está a vigiar? Marcos falhados, alterações na equipa do fornecedor, comportamento de pagamento, cobertura na imprensa. Atribua isto à pessoa que gere a relação com o fornecedor, em vez de deixar que seja notado.

Para pacotes em que uma falha pararia o projeto, considere pagar por opcionalidade: um segundo fornecedor num âmbito mais pequeno, um período de aviso mais longo ou compromisso faseado em vez de uma adjudicação única.

Um plano de contratação simples para projetos mais pequenos

As versões com catorze secções em circulação foram escritas para programas de capital grandes e, ao usar uma num projeto de duzentas mil libras, obtém um documento que ninguém lê. Duas das pesquisas mais comuns sobre este termo pedem especificamente uma versão simples, o que sugere que a falta de adequação é amplamente sentida.

A versão curta tem uma página e cinco itens.

Uma lista de pacotes com valores e datas de necessidade. Uma classificação de maturidade da especificação e uma abordagem de contrato por pacote. O lead time calculado para trás a partir de cada data de necessidade. Quem aprova em que valor. E as exposições a fonte única com os respetivos planos de contingência.

Isso é um verdadeiro plano de gestão da contratação. Contém todas as decisões que alteram um resultado e nenhuma da descrição do processo que uma política já cobre.

Aumente a escala a partir daí quando o valor do projeto ou a sua governação o exigir, em vez de começar pela estrutura completa e cortar.

Plano de gestão da contratação ou política de contratação?

Dois documentos, frequentemente confundidos, com responsáveis e durações diferentes.

Uma política de contratação é permanente. Aplica-se a todas as compras na organização, define limiares e rotas de aprovação e muda raramente. Existe independentemente de haver ou não um projeto. O nosso modelo de política de contratação de TI inclui um exemplo trabalhado e os nossos modelos de política e procedimentos cobrem o conjunto mais amplo de governação.

Um plano de gestão da contratação é específico do projeto. Aplica-se a uma peça de trabalho, descreve como a compra dessa peça será organizada dentro da política e termina quando o projeto termina.

O plano deve referenciar a política em vez de a repetir. Quando um plano repete limiares de aprovação, os dois ficam desalinhados logo na primeira vez que a política muda, e as pessoas seguem o documento que estiver mais perto.

Se se vir a escrever regras que se aplicariam a compras fora deste projeto, está a escrever política e isso pertence noutro lugar.

Posso obter um modelo de plano de gestão da contratação em Excel?

Excel para a tabela de pacotes, que é o coração operacional do plano. Colunas para pacote, valor, data de necessidade, maturidade da especificação, abordagem de contrato, data de nova decisão, lead time, responsável e estado atual. As datas calculadas para trás a partir da data de necessidade são a parte que vale a pena, porque tornam visível num plano um calendário impossível, em vez de o fazerem apenas na fase do concurso.

Word ou Google Docs para as secções narrativas: abordagem, restrições, riscos, gestão de fornecedores. Estas são partilhadas para acordo entre o projeto e a contratação, e os comentários importam.

PDF para a versão assinada e exportada a partir de ambos. Mantenha a tabela de pacotes ativa, já que as classificações de maturidade mudam e as abordagens de contrato são confirmadas à medida que a conceção avança, que é precisamente o objetivo de registar uma data de nova decisão.

PowerPoint adequa-se ao documento de aprovação e não ao plano. Quatro slides: os pacotes e os respetivos valores, as classificações de maturidade com a abordagem de contrato para cada um, os lead times críticos e as exposições a fonte única.

Como manter o processo de contratação em si documentado

Tudo o que está acima diz respeito a um único projeto. O processo de contratação por baixo disso, ou seja, como um concurso é efetivamente emitido, avaliado, aprovado e adjudicado na sua organização, é a peça de conhecimento que cada gestor de projeto redescobre do zero.

Esse conhecimento normalmente está com duas ou três pessoas na contratação e é por isso que os lead times são citados como palpites. Ninguém escreveu quais são, na prática, os passos, quanto tempo leva cada um ou o que normalmente faz as coisas atrasarem.

A Trupeer AI torna a documentação barata. Quem gere um concurso regista-se a fazê-lo uma vez e o resultado é um procedimento escrito com os passos e os ecrãs já capturados, pronto para verificar em vez de compor. Os lead times no seu próximo plano vêm então de um processo documentado, e não de uma estimativa.

Registe. Dê marca. Traduza. Trupeer.

O SOP creator cobre esses procedimentos, documentation mantém-nos ao lado da política que implementam e o resultado fica na sua knowledge base com branding consistente. As instruções de configuração estão no guia de configuração do modelo de documento.

Perguntas Frequentes

Existe um modelo gratuito de plano de gestão da contratação em Excel?

O Excel é adequado para a tabela de pacotes, que inclui as classificações de maturidade, as abordagens de contrato, os lead times e as datas. Não existe download com acesso condicionado e não existe formulário. A fórmula mais útil é a que funciona para trás a partir de cada data de necessidade ao longo do ciclo de contratação, porque mostra no plano quais os pacotes que já são impossíveis.

Existe um modelo gratuito de plano de gestão da contratação em Word?

As doze secções acima são coladas diretamente no Word ou no Google Docs. Mantenha a tabela de pacotes numa folha de cálculo e referencie-a em vez de a incorporar, já que muda ao longo do projeto enquanto as secções narrativas não mudam.

Existe um modelo gratuito de plano de gestão da contratação em PDF?

Exporte na assinatura para a versão aprovada e mantenha as cópias de trabalho editáveis. As abordagens de contrato para os pacotes com menor maturidade destinam-se a ser confirmadas mais tarde e um plano congelado faz com que isso pareça uma mudança, e não o plano a funcionar como pretendido.

Existe um modelo simples de plano de contratação em Excel?

Sim, e para a maioria dos projetos é o melhor ponto de partida. Uma folha: pacote, valor, data de necessidade, maturidade da especificação, abordagem de contrato, lead time, responsável, fonte única sim ou não e plano de contingência. Esse é um plano completo para um projeto de alguns centenas de milhares de libras e cabe num único ecrã.

Quem deve ser o responsável pelo plano de gestão da contratação?

O gestor de projeto e o responsável pela contratação em conjunto, assinados por ambos antes de o calendário ser definido. A responsabilidade exclusiva de qualquer um produz uma falha previsível: a versão do projeto subestima o tempo do processo e a versão da contratação é vaga quanto às datas de necessidade.

Plano de contratação ou estratégia de contratação: o que é diferente?

Uma estratégia define a abordagem global da organização à compra: o que é adquirido, de que tipo de base de fornecimento, em que termos comerciais, ao longo de anos. Um plano de gestão da contratação aplica isso a um único projeto. A estratégia é da responsabilidade da liderança da contratação, o plano do projeto, e o plano deve ser consistente com a estratégia em vez de a reinventar.

Quão detalhado deve ser um plano de gestão da contratação?

Uma página para um projeto pequeno e quatro ou cinco para um grande. O detalhe deve concentrar-se na tabela de pacotes e nas decisões da abordagem de contrato. Os longos planos de contratação geralmente contêm descrições do processo que pertencem à política, e é esse conteúdo que faz com que não sejam lidos.

Quando deve ser escrito o plano de gestão da contratação?

No início do projeto, com a aceitação explícita de que a abordagem de contrato para os pacotes com menor maturidade será decidida mais tarde, em marcos definidos. Escrevê-lo mais tarde significa que os lead times da contratação são descobertos depois de o calendário estar fixo. Escrevê-lo como se tudo pudesse ser decidido agora é o que produz as ordens de mudança no exemplo acima.