無料のITドキュメントソフトウェア

Trupeer AIは、実際に組織が頼りにしているランブック、システムのウォークスルー、ヘルプデスク手順、アクセス管理ガイドを、IT運用チーム向けに作るITドキュメントソフトウェアです。システム管理者（sysadmin）、ITマネージャー、ヘルプデスクリード、またはDevOpsエンジニアが、実際のシステムを画面で説明しながら記録すると、Trupeer AIが動画と書面のITドキュメントページをセットで生成します。出力はMP4とPDFまたはWordで提供され、IT Glue、Hudu、ServiceNow Knowledge、Freshservice、Confluenceなど、チームが現在ITドキュメントを保管している場所にすぐアップロードできます。ほとんどのITチームには、何をドキュメント化する必要があるか明確なリストがありますが、ドキュメント1件あたりの「入力して仕上げる」時間は以前は半日かかっており、その制作コストが原因で、ITドキュメントのライブラリは実際のシステムに対して常に四半期以上遅れがちです。

• 1つの画面録画またはAIアバターのスクリプトから、ITドキュメント（動画＋書面ガイド）を生成します。

• IT特化のコンテンツに対応：ランブック、システムのウォークスルー、ヘルプデスク手順、アクセス管理ワークフロー。

• 出力はIT Glue、Hudu、ServiceNow Knowledge、Freshservice、Confluence、またはチームがすでに運用している任意のITドキュメントシステムに反映されます。

• Shared Pagesの組織限定の可視性により、ITドキュメントをファイアウォールの内側に保ちます。

• 分散したITチームおよびMSP向けに、65+言語で翻訳に対応。グローバルなクライアントに提供できます。

Trupeer AIがITチームに提供するもの

IT運用担当者がツールを開き、画面録画を開始します。新しいファイアウォールの設定、SaaSツールの新しいSSOのセットアップ、データベースのフェイルオーバーからの復旧、新しい従業員のアクセス権限付与フローによるオンボーディングなど、実際の手順を説明します。Trupeer AIがポストプロダクションを担当します。「余計な言葉」や「この設定ファイルを探してみます」のような場面はなくなり、ズームやカーソル効果で、次に見るべきターミナル出力、設定UI、またはダッシュボードの該当箇所が強調されます。そして、下書きの動画と下書きの書面ITドキュメントページが、エディタに同時に届きます。同じオンボーディング内容を、it documentation solutionにそのまま投入できるため、別々に組み立てる必要がありません。

動画の出力はMP4です。ドキュメントの出力は、スクリーンショットを本文内に配置したPDFまたはWordです。どちらの形式も、IT Glue、Hudu、ServiceNow Knowledge Base、Freshservice Solutions、Confluence、Notion、SharePointなど、ITチームが現在ドキュメントをホストしている場所に直接アップロードできます。Shared Pageのリンクが、両方の形式をまとめて包み込み、ITチームのSlackチャンネルへの投稿、PagerDutyのインシデントリンクへのページング、オンコールローテーションへの共有に利用できます。ブランドキットはITチーム内のスタイルを自動で適用し、カスタム用語集は、AIが綴りを誤りやすい社内のシステム名、サーバーホスト名、ネットワークコンポーネントの略語、そして10個以上の社内ツール名を扱います。多くのITドキュメントツール、または汎用のITドキュメントプラットフォームと比べて、1回の録画から作る「動画＋書面ガイド」の組み合わせは、ITドキュメントツールを選ぶ際に多くのチームが見落としがちな部分です。従来のツールでは、文章作成が別工程で行われる前提になっているためです。

ITドキュメントソフトウェアは3ステップで動作します

制作フローは3ステップで完結します。このツールはIT Glue、Hudu、ServiceNow Knowledge、またはチームがすでに運用している任意のITドキュメントシステムを置き換えるものではありません。これらのシステムに投入されるコンテンツを生成します。

ステップ1：ITプロセスを記録する、またはAIアバターを使う

ブラウザで画面録画を開始します。IT担当者がすでに作業している社内のノートPC上で行います。実際のプロセスを説明してください：ファイアウォールの設定、SSOのセットアップ、フェイルオーバー手順、オンボーディングのアクセス権限付与、など、ドキュメント化が必要な内容は何でも構いません。あるいは、録画を完全にスキップして、入力したスクリプト付きのAIアバターを使います（ITポリシートレーニングや、顔を録画したくない人がいないような高レベルの説明に便利です）。AIは、記録された内容に基づいて動作します。

ステップ2：Trupeer AIが動画と書面のITドキュメントを生成

ポストプロダクションは自動で実行されます。「余計な言葉」や「間（ポーズ）」は削除されます。ズーム効果で、ターミナルコマンド、設定UIのパネル、または重要なダッシュボードの領域が強調されます。下書きの動画と下書きの書面ITドキュメントページが、スクリーンショットと番号付きの手順を本文内に含めた状態で、エディタに同時に届きます。カスタム用語集が、社内のシステム名や略語を、誤って転記される前に拾い上げます。

ステップ3：ブランド適用、可視性を制限、公開

ITドキュメントが組織内の他のコンテンツライブラリと一致するように、ブランドキットを適用します。Knowledge Baseの可視性を設定します（社内ITドキュメントは組織限定、パートナーアクセスは選択したドメイン、強く制限されたランブックは招待制）。その後、Shared Pageリンク経由で公開し、MP4とPDFをIT Glue、Hudu、ServiceNow Knowledge、Freshservice Solutionsに直接アップロードするか、書面ページをConfluenceに貼り付けます。

このITドキュメントソフトウェアを使うのは誰か

このツールを開く人は、通常、IT運用マネージャー、システム管理者（sysadmin）リード、ヘルプデスクスーパーバイザー、DevOpsエンジニア、または「最後の障害や監査の後に『実行していることをすべてドキュメント化して』と任された」ITゼネラリストです。彼らには、ITドキュメントのニーズのバックログがあります。新しいSSOのロールアウト、クラウド移行のランブック、災害復旧手順、オンボーディング／オフボーディングのチェックリスト、手順が変わり続けるために3回も書き直されたパスワードリセットSOPなどです。ConfluenceやServiceNow KnowledgeでITドキュメントを手作業で入力する際、チームが必要とする量に対して物理的に遅すぎるため、Trupeerを開きます。

2つ目の主要な対象はMSP（マネージドサービスプロバイダー）です。30種類もの異なる顧客に対して、それぞれ独自のシステム、ネットワーク構成、承認済み手順を持つクライアント環境をドキュメント化するMSPは、社内のITチームがめったに目にしない「量」のドキュメント課題に直面します。Trupeerの翻訳機能も、グローバルなクライアントに対応するMSPにとって重要です。同じドキュメント化された手順でも、クライアントチームに3〜4言語で展開する必要がある場合があるためです。この主要な対象の周辺では、個々の役割が同じワークスペースを使います。ヘルプデスクリードはティア1の解決手順をドキュメント化し、DevOpsはデプロイのランブックをドキュメント化し、セキュリティはインシデント対応手順をドキュメント化し、ITトレーナーはエンドユーザー向けに新システムのロールアウトコンテンツをドキュメント化します。

このソフトウェアが扱うITドキュメントのコンテンツタイプ

最も頻繁に出てくるITドキュメントのコンテンツタイプは、システムランブックおよびより広義のITランブック（障害からの復旧方法、データベースのフェイルオーバー方法、バックアップからの復元方法など）、設定ウォークスルー（ファイアウォールルール、SSOプロバイダーのセットアップ、ネットワークセグメンテーション）、アクセス管理手順（従業員のオンボーディングにおけるアクセス権限付与、ロールベースのアクセス設定、オフボーディングの非プロビジョニング）、ヘルプデスクのドキュメントおよびヘルプデスクSOP（パスワードリセット、アカウントロック解除、よくあるチケットの解決）、クライアント環境向けのMSPドキュメント、そしてコンプライアンスドキュメント（データ保持ポリシー、セキュリティインシデント対応プレイブック）です。Trupeer AIは、同じ「録画からドキュメント化」フローでこれらすべてを処理します。形式は対象者に合わせて調整されます。社内ITのランブックはスクリーンショット付きの番号付き手順を求め、ユーザー向けのオンボーディング動画は親しみやすいウォークスルーを求め、コンプライアンス手順は動画記録と検索可能な書面リファレンスの両方を求めます。これは、多くの組織におけるIT運用ドキュメントの大部分です。

多数のシステムで同時にドキュメントプログラムを運用しているITチーム（ネットワークインフラ、ID／アクセス管理、エンドポイント管理、クラウドプラットフォーム、SaaS管理）では、Trupeerの価値はトピックをまたいで積み上がります。Trupeerを使う1人のIT運用スペシャリストが、従来は専任のテクニカルライターや、ITチーム内で回していた「ドキュメント担当」シフトが必要だった、ドキュメント1件ごとの成果物を作れます。アクティブなドキュメントストリームが5〜15本ある典型的なIT運用機能では、ドキュメント1件あたりの制作時間が1〜2日から1〜2時間に短縮されます。ここで重要になるのは、制作スピードと同じくらい「ITドキュメント管理」です。システムドキュメント、テクニカルドキュメント、そしてより広義のITドキュメントジェネレーターのワークフローにまたがるITチームのドキュメント量は、単に作るだけでなく、調整して連携させる必要があるためです。ITと他の機能をまたぐ社内ドキュメント作業については、internal documentation platformが両方をカバーします。

TrupeerはIT Glue、Hudu、ServiceNow Knowledge、ネットワーク図ツールの隣でどこに位置づくか

Trupeer AIは、ITドキュメントシステムやアセット管理データベースではありません。IT Glue、Hudu、ITBoss、ServiceNow Knowledge、Freshservice Solutions、Atera、NinjaOne、そしてITプラグイン付きのConfluenceは、ホスティング層をすべて担います。つまり、アセットのリンクを備えた構造化ドキュメントライブラリ、パスワードボルト、ランブックのテンプレート、変更履歴、そしてITドキュメントライブラリが依存するシステム・ベンダー・手順間の関係マッピングです。Trupeer AIは、これらのシステムの背後にある「コンテンツ制作層」に位置します。ITチームはTrupeerでウォークスルーやランブックを作成し、組織やMSPがすでに運用している任意のITドキュメントシステムにアップロードします。MP4とPDFの形式は、ファイルアップロードを受け付けるすべてのITドキュメントシステムで動作します。つまり、すべてです。

また、Trupeer AIはネットワーク図を生成したり、ITアセットを自動で検出したり、システムから設定データを取り出したりもしません。Lucidchart、draw.io、NetBox、Device42、そしてIT GlueやHudu内の図解機能が、ネットワークトポロジーとアセットの可視化を担当します。Trupeer AIは、それらのシステムの使い方や、ドキュメント化された手順に従う方法を説明するウォークスルーコンテンツを担当します。実際の組み合わせはこうです。ITチームはアセットデータベースにNetBoxまたはDevice42を使い、構造化ドキュメントシステムにはIT GlueまたはHuduを使い、Trupeer AIをコンテンツ制作ツールとして使うことで、プレーンテキストで入力するよりも速く、実際のウォークスルーコンテンツを両方に反映できます。

分散したITチーム向けのアップデートと翻訳

ITドキュメントは、他のドキュメントよりも劣化（陳腐化）するのが早いです。基盤となるシステムが四半期ごとに変わるためです。ファイアウォールのルールセットの更新でランブックが壊れ、新しいSSOプロバイダーへの移行でアクセス手順が誤解を招くようになり、OSのアップグレードでヘルプデスクSOPに記載されたパスワードリセットのフローが変わります。多くのITチームは、ドキュメントが少しずつズレても黙って運用し、誰かが古い手順に当たるたびにSlackで同じ質問に答えることで対処しています。Trupeer AIは、変更されたステップだけを再録画することでアップデートします。AIはそのセグメントだけを再処理し、動画と書面ドキュメントの更新をその場で反映します。次にドキュメントを見るIT担当者は、最新の手順を確認できます。

グローバルなクライアント基盤を持つ分散したITチームやMSPでは、translationが言語のギャップを埋めます。同じファイアウォール設定のウォークスルーやオンボーディングのランブックが、同じソース録画から、同じリリースサイクルで、バンガロールチームにはヒンディー語、ベルリンチームにはドイツ語、サンパウロチームにはポルトガル語で届きます。翻訳は、動画の音声オーバーと書面のITドキュメントの両方に適用され、ブランドキット、用語集、画面上のテキストもそのまま引き継がれます。このITドキュメントソフトウェアをTrupeer AI SOP builderと組み合わせることで、IT特化のランブックと、その下にあるより広義の標準業務手順（SOP）の両方をカバーできます。