このテンプレートを使用してください
優れたソフトウェアのユーザーガイドは、分厚いマニュアルよりも短く、鋭く、そしてタスクに集中しています。多くの場合、より役に立ちます。Trupeer を使えば、無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートから始めて、ブランド ガイドラインでカスタマイズし、さらに AI マニュアル作成でプロダクトのウォークスルーを魅力的な動画ガイドに変えることで、ユーザーガイド作成にかかる時間を何時間も節約できます。
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートとは？
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートとは、エンドユーザーが読むためのドキュメントにおける再利用可能な構造です。つまり、ソフトウェアが提供する用途に沿って「何をどうやるか」を、作り手や運用担当者ではなく、実際にそれを使う人のために書いたものです。
これは、より大きなファミリーの一員にすぎません。参照ドキュメント、アーキテクチャ記録、運用ランブック、リリースノートはそれぞれ異なる読者に向けたものであり、ソフトウェア ドキュメンテーションのページでは、それらの分け方を説明しています。このページは、実際にお客様が開く「その一つ」についてです。
テンプレートはガイドではありません。セクション一覧を書くのに20分かかります。ユーザーガイドが機能するかどうかを決めるのは、多くのテンプレートが気づかないまま継承してしまう、構造上の前提であり、それは間違っています。
形式は用途に従うべきです。無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの Word ファイルは、ドキュメントとして提供するガイドに適しています。現在は少数派ですが、オンプレミスのソフトウェアや規制対象の製品では今も一般的です。また、ユーザーマニュアル テンプレートの Word ファイルも、古い名称のもとで同じ伝統を引き継いでいます。ステップバイステップのユーザーガイド テンプレートの Word 無料レイアウトは、最も近い共通の出発点です。無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの PPT レイアウトは、ガイドそのものではなく、ガイドから派生したトレーニング資料に適しています。無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの Excel ファイルは、ガイドではなくコンテンツの棚卸しに適しています。現在、多くのソフトウェア ユーザーガイドはヘルプサイト上で公開されており、それにより構造は大きく変わります。理由は以下のとおりです。
誰もユーザーガイドを最初から読まない
オンラインのヘルプサイトの分析を見れば、議論は一つの数字で決着します。
ホームページやコンテンツページから始まる訪問の割合は小さいのです。ほとんどのユーザーは、Web検索または製品内のヘルプリンクから、特定の一つの疑問を抱えたまま、深いページに直接到達します。
彼らは導入を読んでいません。どの章にいるのかも分かりません。用語のセクション、セットアップ手順、そして「以降は設定済みアカウントを前提としている」ことを第2章で説明した注記も見ていません。
それでも、ほぼすべてのユーザーガイドは本のように構成されています。コンテンツページ、論理的な順序の章、そして、読者が前のページを辿ってきたことを前提とするページです。この構造は印刷マニュアルから受け継がれ、当時は正しかったのですが、オンラインヘルプでは正しくないのに残っています。
その結果、著者にとっては筋が通っているのに、実際の読者にとっては断絶した文書になります。「前のセクションから続く」というページの始まりは、前のセクションから来ていない人の70%にとって行き止まりです。
Trupeer でこのテンプレートをカスタマイズする方法
ステップ1：テンプレート セクションを開く
メインナビゲーションからテンプレート セクションへ移動します。
ステップ2：テンプレートを選択して開く
作業したいテンプレートをクリックして開きます。
ステップ3：テンプレート表示を展開する
必要に応じて、テンプレート表示を展開して全体のレイアウトと詳細を分かりやすく確認します。
ステップ4：テンプレートを編集する
編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。
エディター内で、次のことができます：
新しいセクションを追加
書式ルールを定義または更新
ロゴを追加し、位置や関連設定を調整
ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する
必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みのテンプレートを自分のものとして保存します。
ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する
カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるかを確認したいときは、プレビューを開きます。
プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートがご希望どおりに表示されることを確認できます。
ソフトウェア ユーザーガイド テンプレートでできること
作成時間を節約：ユーザーガイド向けに構造化された空白ページをスキップ。
サポート問い合わせを削減：分かりやすいガイドでユーザーが自己解決できます。
ブランドを維持：Trupeer のブランド キットを使ってロゴ、フォント、カラーを適用。
定着を改善：タスクに集中したガイドで、ユーザーがより早く価値を得られます。
動画ウォークスルーを追加：文章だけでは説明しにくい手順に動画を埋め込み。
グローバルユーザーに届ける：1クリックでユーザーガイドを 65+ 言語に翻訳。
すべてのページが「1ページ目」
デザインのルールはそのまま直結します。読者が今後見るのがこのページだけだと思って、各ページを書いてください。ほとんどの読者にとって、それが事実だからです。
6つの結果があり、どれもコストは安いです。
ページが前提としていることを、ページ上に明記する。 序文ではありません。タスクに管理者ロール、設定済みの連携、完了したセットアップ手順が必要なら、最初の2行でそう伝えてください。5分かけて探し回る前に、そこが間違っている場所だと誰かが気づける場所に書くのです。
参照ではなく、繰り返す。 前提条件を3行で繰り返すほうが、読者が辿って、読んで、戻ってくる必要があるリンクより安く済みます。繰り返しは書き手を悩ませますが、読者を助けます。そして、あなたが書いている相手は読者です。
位置に関する参照をすべて削除する。 上述のとおり、前のセクションで、5.2の方法を使います。これらはすべて、多くの読者が実際に辿らなかった読み順を前提としています。実際の指示、または名前付きリンクに置き換えてください。
ページのタイトルは機能ではなく、質問として付ける。 さらに下で説明します。見つかるかどうかの違いだからです。
次に進む手順を1つか2つで締める。 ナビゲーションツリーではありません。読者は何かを終えた状態であり、通常は次に進むべきことが一つ明確にあります。だから、それを名前にしてください。
単独で成立しないページは統合する。 もしあるページが本当に別のページなしでは意味を成さないなら、それらは著者の都合で分割された「1つのページ」です。
したがって、最適な無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートとは、この書き方を可能にするものです。テストは数秒で終わります。検索から辿り着いたかのように、ガイドの任意のページをそのまま開き、タスクを完了できるかどうかを確認してください。ほとんどのガイドはページの大半でこのテストに失敗しており、失敗は、著者が頭の中に最も多くの文脈を持っていた中盤の章に集中しています。
ソフトウェア ユーザーガイドのページに必ず含めるべきもの
ページ単体の構成要素です。単位は「本」ではなく「ページ」だからです。
コンポーネント | 役割 |
|---|---|
ユーザーの質問としてのタイトル | 内部での機能名ではなく、ユーザーが入力または質問しそうな内容。 |
このページの目的 | 1行。最後に達成できること。 |
前提としていること | ロール、権限、事前セットアップ、事前の状態。リンクではなく明記する。 |
番号付きの手順 | 各ステップは1つのアクション。実行した順番どおりに。 |
確認すべき内容 | 結果が自明でないステップごとに記載し、読者が続行すべきか判断できるようにする。 |
認識が説明に勝るスクリーンショットまたは短い動画 | 下で説明する理由により、必要な場合に限って使用する。 |
よくある問題 | サポート問い合わせから抽出した2つまたは3つ。 |
次の手順 | 意図的に選んだ1つまたは2つ。 |
最終確認日とバージョン | 誰がいつ最後にこれらの手順を実行し、どの製品バージョンか。 |
また、全体として必要なのは、機能する検索、ページが間違っていることを読者が報告できる手段、そして担当者です。報告リンクは利用可能な中で最も安価な品質メカニズムであり、ほとんどの人が用意していません。
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレート：コピーすべき構造
プレースホルダーではなく、実際の例で埋めています。対象のソフトウェアは、動物病院の業務管理です。
ここからコピーしてください。
タイトル。 顧客への返金方法。例：クレジットノートの取消処理ではありません。
このページの目的。 すでに支払い済みの請求書に対して、顧客へ返金し、診療所の会計に正しく記録する。
前提。 請求の権限を持っていること。標準プランの診療所では、これはデフォルトで診療所マネージャーのみに付与されています。請求書は支払い済みで、照合済みであること。支払いがまだであれば、請求書のキャンセルを探している状態であり、それは別ページで、最後にリンクされています。
手順。
顧客レコードを開き、請求タブを選択します。各請求書にステータスが付いた一覧が表示されるはずです。
支払い済みの請求書を見つけます。支払い済みの請求書には緑のチェックが表示されます。オレンジの時計が表示されている場合は、まだ照合されていないため、返金する前に照合が完了するまで待つ必要があります。
請求書を選択し、次に「返金」を選びます。返金パネルが開き、全額が表示されます。
返金金額を入力します。部分返金は可能です。金額は支払い済みの合計を超えられません。
一覧から返金理由を選択します。これは顧客の明細に表示されるため、読んでほしいものを選んでください。
「返金を処理」を選択します。REF で始まる返金参照番号を含む確認が表示されるはずです。
その後に確認すべきこと。 請求書のステータスが「返金済み」または「一部返金済み」に変わります。返金は15分以内に日誌に表示されます。
よくある問題。
「返金」ボタンがグレーアウトしている。通常は、請求書がまだ照合されていないことを意味します。待ってから更新してください。
返金が日誌に表示されない。通常は、日誌の締め切り後に処理されたため、明日表示されることを意味します。
請求タブがまったく表示されない。これは請求の権限がないことを意味します。診療所マネージャーが付与できます。
次の手順。 2つのみ。未払いの請求書をキャンセルする。顧客の明細を作成する。
最終確認。 14.2 のバージョンで、5月7日。サポートチームのメンバーが、最初からこの手順に従って確認しました。
ここにコピーしてください。
前提セクションは、権限ページにもある情報を重複している点に注意してください。この重複は意図的であり、それが要点です。
ユーザーガイドの例：112ページ必要だったのに、もう1ページが必要になった
Marlbury Systems は、約4,500の動物病院に業務管理ソフトウェアを提供しています。そのユーザーガイドは180ページで、オンラインで公開されており、マニュアルとして構成されていました。つまり、導入、顧客と患者、予約、臨床、請求、レポート、管理です。
内容は徹底的で正確、そして文章も上手く書かれていました。製品をきちんと理解しているテクニカルライターによって作成されていました。
分析から得られた2つの数字が調査のきっかけになりました。78%の訪問が、検索エンジンまたは製品内ヘルプリンクから深いページに直接到達していたのです。そして、ページ滞在時間の平均は14秒でした。
14秒は「読んでいる」時間ではありません。到達して、スキャンして、離脱している時間です。
サポートチームが、残り半分の状況を提供しました。最も閲覧されたヘルプページ5つが、他のどのページよりも多くの問い合わせを生み出していました。これは、ヘルプページが本来果たすべき役割とは逆です。
誰かが、ガイドを一つの質問に対して監査しました。このページに検索などから直接到達した読者は、タスクを完了できるのか？
180ページのうち112ページには、少なくとも1つ、別のページを参照する必要がある記述が含まれていました。上述のとおりです。前のセクションから続く。5.2の方法を使う。第1章でセットアップを完了したら、という前提です。
ガイド全体で最も閲覧されたページの一つである返金ページは、請求書の探し方について、直前のセクションを参照する一文から始まっていました。読んでいる多くの人は、直前のセクションを見たことがなく、それが存在することを知る理由もありませんでした。
書き換えによって事実は変わりませんでした。前提条件は、リンクではなく各ページに再記載しました。位置に関する参照は、実際の指示に置き換えました。ページタイトルはサイト固有の検索ログに基づいて書き直されました。検索ログでは、ユーザーが返金を探していることが示されていたのに、ページタイトルはクレジットノートの取消になっていました。各ページには短い前提ブロックと、選んだ次の手順が2つ追加されました。
4か月後、ページ滞在時間は14秒から71秒になりました。上位20トピックに言及する問い合わせは、約41%減少しました。製品内ヘルプを開いたものの、その後サポートに連絡しなかったユーザーの割合は、34%から58%へ増えました。
ガイドは長くなりました。繰り返しの前提条件がスペースを取るからです。しかし、同時に使われるようになりました。
6ステップでソフトウェア ユーザーガイドを書く方法
サポートと検索データからページのリストを取得する。製品のメニュー構造からではありません。問い合わせは「人ができないこと」を教えてくれ、検索ログは「人が使う言葉」を教えてくれます。
タスクごとに1ページを書く。タイトルは質問として。 タイトルに、ユーザーが口にしない機能名が含まれている場合は変更します。
前提ブロックを最初に書く。手順の前にです。ここがあることで、誰かが間違ったページに5分を無駄にするのを止められます。
手順は実際に行いながら書く。記憶からではありません。自動でできることは、そうしないと抜け落ちます。
よくある問題は問い合わせのキューから取る。 本物の3つは、想像した10個より強いです。
「冷たく」到達してテストする。 見知らぬ人が開くようにページを開き、他の何も開かずにタスクを完了できるか試します。
ステップ1が、ユーザー中心に整理されたガイドと、ソフトウェア中心に整理されたガイドを分けます。製品のメニュー構造は、ソフトウェアがどのように作られたかの地図です。人々が何をしようとしているかの地図ではありません。
人が見つけられるようにページ名を付ける
ユーザーガイドでは、ほぼ他のどの文書よりもタイトルが重要です。検索が主要な入口であり、タイトルが一致の重みの大部分を担うからです。
3つのルール。
ユーザーの言葉を使う。あなたの言葉ではない。 検索ログで「返金」と入力していることが分かり、ページのタイトルが「クレジットノートの取消」なら、そのページはユーザーには見えません。ログを確認してください。これは最も安価な調査手段であり、多くのチームはほとんど開きません。
動詞から始める。 顧客への返金方法。例：顧客の返金、概要 of. のようにしないこと。動詞を最初に置くと、人が尋ねる形に一致し、結果一覧での読みやすさも上がります。
タイトルには1つのタスクだけ。 「請求を管理する」と題したページは、すべてを扱ってしまい、何にも一致しません。分けてください。
内部用語が本当に適切である場合、つまりインターフェースにそのまま出てくる場合は、ページの最初の行にユーザーの言葉を入れて、引き続き見つけられるようにします。あなたは同時に2つの対象に最適化しています。検索エンジンと、結果をスキャンする人です。
スクリーンショットと、保守上の問題
スクリーンショットは、認識が説明に勝つ場面で特に役立ちます。たくさんの中から1つの操作を特定する、見慣れない画面を示す、成功した結果がどのように見えるかを確認する、といったケースです。
しかし、ユーザーガイドにおける最大の保守リスクでもあります。スクリーンショットが200枚あるガイドは、インターフェースが次に変わるときに静かに壊れる「200個のもの」を抱えたガイドです。そしてインターフェースは数週間ごとに変わります。
コストを適正に保つための3つのルールがあります。
命名が難しいところで使い、指示がそれ自体で明確なところではスキップしてください。「保存」とラベルの付いたボタンのスクリーンショットは何も追加しません。
テキスト内のどこを見ればよいかを説明するのではなく、直接注釈を付けます。注釈のない、忙しい画面のスクリーンショットはパズルです。
日付を付け、どの製品バージョンを示しているかを把握してください。読者が見ている内容が、今も存在するものかどうか判断できるようにするためです。
正直なところ、多くのチームは視覚ドキュメントについては良い意図から始め、最後はテキストに戻ります。リリースのたびに再取得するコストが、使える時間を上回るからです。これは意欲の問題ではなく制作上の問題であり、さらに下で扱います。
ユーザーガイド、ユーザーマニュアル、ハウツーガイド？
重なり合う3つの用語があり、構造を選ぶときに違いが役立ちます。
ユーザーガイドは、ユーザーが行うタスクに沿ってソフトウェア製品全体をカバーします。複数ページで、どの地点から入っても継続的に維持されます。
ユーザーマニュアルは、より古い「文書の形をした」伝統の中で同じものを指し、この用語は物理製品やオンプレミスで提供されるソフトウェアでも標準です。マニュアルが物理機器に付随する場合、安全に関する内容や警告の配置には、ソフトウェアガイドにはない義務が伴います。そして、インストラクションマニュアルの伝統がその領域をカバーしています。
ハウツーガイドは、1つのタスクだけを独立して扱うもので、本質的には、ユーザーガイドから切り出して単独で公開した1ページです。
実務上の含意は、上で述べたとおり、各ページを単独で成立するように書くなら、あなたのユーザーガイドはすでに「ハウツーガイドの集合」であり、上部にナビゲーションが付いているだけです。これはオンラインヘルプにおける正しいアーキテクチャです。
クイックリファレンスガイドはまた別です。すでにトレーニングを受けた人のための参照用シートで、クイックリファレンスガイドのページで扱われます。
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートでは直せないこと
製品を中心に構成されたガイド。 テンプレートでは、機能ベースで整理されたガイドをタスクベースに変換できません。必要なのはサポートと検索データです。
誰も見つけられないページ。 タイトルが間違っていると、うまく書かれていても見えません。タイトルは直すのが最も安く、見直されることは最も少ないものです。
誰も保守しないスクリーンショット。 無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの無料ダウンロードや、ユーザーマニュアル テンプレートの無料ダウンロードでは、リデザイン後に200枚の画像を再取得することはできません。
これほど多くのガイダンスを必要とする製品。 もしタスクが本当に14ステップと3つの警告を必要とするなら、ドキュメンテーションが担っている仕事は、本来インターフェースが担うべきものです。そうであっても書いてください。そして、その観察結果を製品の責任者に伝えてください。
説明するより、タスクを見せる
ユーザーガイドは、画像の要求が最も高く、画像の保守コストも最も高い文書タイプです。この2つの事実が、非常に多くのガイドが著者の意図よりも悪くなってしまう理由です。
計算は容赦ありません。1ページあたり3枚の画像がある100ページのガイドは、300件のキャプチャ、トリミング、注釈、配置です。リデザイン後もまた300件になります。リリース週にそんな時間は誰にもありません。そのため画像は古くなり、古い画像はないよりも悪くなります。読者がそれを信頼してしまうからです。
Trupeer AI はコストの土台を変えます。誰かがタスクを一度だけ実行しながら録画すると、その出力は、すでにキャプチャ済みで注釈と配置が済んだスクリーンショット付きの、書かれたステップバイステップのページになります。さらに短い動画も添えられ、あなた自身のブランディングで表示されます。午後かかったページが数分で済み、リデザイン後の再取得は撮り直しではなく再録画で済みます。
録画する。ブランド化する。翻訳する。Trupeer する。
ユーザーガイドに関して、さらに2点が特に重要です。動画は、書かれた手順の横に配置されます。これは、文章をスキャンしたい読者と、動画を見たい読者の両方に対応するためで、これらは本当に別の人であり、同じ人が時間を変えてそうなるのではありません。そして、ユーザーが複数の言語にまたがる場合、同じ録画から各言語で同じページが生成されるため、英語版が追随し続ける間に、翻訳版が製品から遅れてズレることがありません。
素材はあなたの ナレッジベースに置かれ、サポートスタッフの トレーニングとしても機能します。サポートスタッフは、ユーザーガイドの最も重い利用者であることが多いからです。ドキュメント間の一貫性は、ブランド キットを一度設定するだけで実現でき、セットアップは ドキュメント テンプレート セットアップ ガイドで説明されています。
よくある質問
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの Word 版はありますか？
Word は、ドキュメントとして提供するガイドに適しています。これは、オンプレミスのソフトウェア、バージョン管理されたマニュアルが必要な規制対象製品、そして契約上引き渡されるものすべてに当てはまります。ソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの Word ファイルは、そうした用途にうまく機能します。
ただし、ヘルプサイトがあるソフトウェアではうまくいきません。ユーザーは検索で到達し、各ページは個別に参照できる必要がありますが、Word ドキュメントはページごとの入口がない「長い1つのファイル」を生成してしまいます。オンラインで公開するなら、ドキュメンテーション システムを使い、Word はバージョン管理された納品物に限定してください。
ステップバイステップのユーザーガイド テンプレートの Word 無料版はありますか？
はい。上記の構造をそのまま1つに貼り付けできます。タスクごとに1セクション、各セクションのステップは1アクションずつ番号付き、そして各セクションの先頭に前提の行を置いて、ステップバイステップのユーザーガイド テンプレートの Word 無料レイアウトを作成してください。
セクションは単独で成立するほど短く保ってください。Word ベースのガイドで最もよくある欠陥は、直前のセクションの後でないと意味が分からないセクションです。これは文書では見えにくく、同じ内容をオンラインで公開すると致命的になります。
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの PPT 版はありますか？
スライドは、ガイドそのものではなく、ガイドから派生したトレーニングに適しています。無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの PPT デッキは、ウォークスルー セッションやオンボーディング ウェビナーの形式として妥当です。
参照用としては使わないでください。スライドはユーザーが必要とする形で検索できず、製品内からリンクで辿ることもできません。また、デッキを単独で読むだけでは、その意味の大部分を運んでいたナレーションが欠けます。
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの Excel 版はありますか？
Excel はガイド形式ではなく、むしろそれに加えて本当に役立つものです。無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの Excel ファイルは、コンテンツの棚卸しとしてうまく機能します。ページごとに1行で、タイトル、オーナー、最終確認日、製品バージョン、月間閲覧数、関連する問い合わせ件数のボリュームを記録します。
この棚卸しが、どのページを最初に直すべきかを教えてくれます。アクセスが多く、関連する問い合わせ件数も多いページが失敗しているページであり、棚卸しがなければ、誰かが直近で最も不満を言ったページを直すことになってしまいます。
無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの無料ダウンロードは使う価値がありますか？
ページ構造を作るのに20分かかるため、無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートの無料ダウンロードで節約できるのはわずかです。また、公開されているテンプレートの多くは、本のように「目次」と番号付きの章で構成されています。
この形を採用することが、このページが反対している間違いです。もし使うなら、章番号を削除し、すべてのページを自己完結させてください。これはファイルではなく、書き方を変えることです。
ユーザーマニュアル テンプレートの Word ファイルは同じものですか？
大まかには「はい」です。ただし、内容ではなく伝統の違いがあります。ユーザーマニュアル テンプレートの Word ファイルは、印刷マニュアルの系譜から来ているため、順次読み（連続して読むこと）、目次、ページ番号を前提としています。
これは、規制対象の納品物や物理機器に付随するマニュアルなど、実際に文書として読まれることが本当にあるドキュメントに対しては機能します。一方、オンラインのソフトウェアヘルプでは、その前提がこのページで説明している問題の原因になります。
ユーザーマニュアル テンプレートの無料ダウンロードはどこで入手できますか？
広く提供されており、ほとんどが相互に置き換え可能です。タスクの番号付きリストは難しいレイアウトではないからです。ユーザーマニュアル テンプレートの無料ダウンロードでは、目次、章見出し、ページ構造が得られます。
どれに対しても行う価値がある変更は2つです。各セクションの先頭に前提ブロックを追加すること、そして位置に関するすべてのクロスリファレンスを削除すること。この2つの編集は、既存のガイドで1時間かかり、テンプレートを変えるよりも価値があります。
最適な無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートとは？
最適な無料のソフトウェア ユーザーガイド テンプレートとは、「本」ではなく「ページ」を単位として扱うものです。そして、ほとんどありません。
選択肢を比較しているなら、確認すべきことが1つあります。そのテンプレートには、読者がすでにやっているはずのことを各ページに記録する場所がありますか？ この1つの項目が、検索から到達したページでも生き残れる理由になります。つまり、あなたの読者の大多数がその方法で到達するからです。
