Piattaforma di documentazione gratuita con supporto multimediale

Trupeer AI è la piattaforma di documentazione con supporto multimediale che produce tre formati da una singola registrazione dello schermo: un documento scritto con screenshot e GIF incorporate, un video MP4 parallelo con voce fuori campo e una Shared Page che ospita entrambi insieme per il lettore. Le piattaforme incentrate solo sul testo (Confluence, Notion, GitBook, BookStack) chiedono ai team di aggiungere contenuti multimediali in un secondo momento, quando qualcuno ha tempo, il che di solito significa mai. Gli strumenti incentrati solo sul video (Loom, Vidyard, ScreenPal) producono la registrazione ma lasciano la versione scritta come un lavoro di scrittura separato. Produrre entrambi i formati ha storicamente significato il doppio del lavoro, motivo per cui la maggior parte dei team rilascia un formato e abbandona l'altro.

• Una sola registrazione dello schermo produce un documento scritto, un video MP4 parallelo e una Shared Page nello stesso processo.

• Il documento contiene testo, screenshot incorporati e GIF. Il video è un file MP4 separato con voce fuori campo.

• La Shared Page ospita il lettore video e il documento insieme a un unico URL personalizzato con il proprio brand.

• La traduzione in oltre 65 lingue si applica sia alla voce fuori campo del video che al documento scritto.

• Aggiorna registrando nuovamente solo il passaggio modificato. Il video, il documento e la Shared Page rimangono tutti sincronizzati.

Cosa significa multimedialità nella documentazione di Trupeer AI

La parola multimedialità viene spesso abusata nel marketing delle piattaforme di documentazione. La maggior parte delle piattaforme di documentazione con supporto multimediale intende testo con alcune immagini statiche, forse un video di YouTube incorporato se il team ha avuto tempo di farlo. Trupeer AI definisce la multimedialità come tre formati che vengono rilasciati insieme a partire da una singola registrazione dello schermo. Uno è il documento scritto, esportato come PDF o DOCX, con testo, intestazioni, passaggi numerati, screenshot incorporati dalla registrazione e GIF incorporate per le parti del flusso di lavoro in cui il movimento conta più di un'immagine statica. Un altro è il file video MP4 parallelo, con voce fuori campo AI, pulizia delle parole di riempimento, effetti di zoom sulle parti dello schermo che richiedono attenzione e kit del brand applicato. Il terzo è la Shared Page: un unico URL personalizzato con il brand in cui il lettore video e il documento scritto coesistono, con il logo dell'azienda in alto e la CTA dell'azienda in basso.

Trattare la multimedialità come uno stack a tre formati invece che come "testo con extra" è importante perché lettori diversi desiderano formati diversi. Un customer success manager che si prepara per una chiamata desidera il documento scritto con passaggi numerati. Il nuovo assunto che scorre rapidamente il centro assistenza desidera il video. Un cliente di fretta desidera la GIF incorporata nell'articolo. Rilasciare tutti e tre i formati da un'unica registrazione consente al team di documentazione di soddisfare tutte e tre le esigenze senza produrre tre file separati. Lo stesso kit del brand, lo stesso glossario per i nomi dei prodotti e lo stesso set di traduzione si applicano a ogni output.

Come funziona la piattaforma di documentazione multimediale in tre passaggi

Una registrazione, tre formati, un link alla Shared Page. Nessun editor video separato, nessun redattore separato, nessun copia-incolla tra strumenti diversi.

Passaggio 1: Registra una volta

Avvia la registrazione nel browser o carica un file video esistente (funzionano anche le registrazioni di Zoom). Esegui il flusso di lavoro, la configurazione dell'integrazione, i passaggi di risoluzione dei problemi o qualsiasi cosa debba essere documentata. La registrazione è la fonte per ogni formato prodotto successivamente.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il documento, il video e le risorse visive

L'intelligenza artificiale elabora la registrazione. Le parole di riempimento vengono rimosse. Gli effetti di zoom e del cursore evidenziano le parti dello schermo su cui il lettore deve concentrarsi. Gli screenshot vengono estratti nei momenti giusti per il documento. Le GIF vengono generate per le interazioni a più passaggi in cui un'immagine statica perderebbe il proprio significato. Un documento scritto e un video MP4 appaiono insieme nell'editor.

Passaggio 3: Personalizza con il brand, traduci e pubblica su una Shared Page

Applica il brand kit in modo che loghi, colori, diapositive di introduzione e conclusione corrispondano al resto della libreria di documentazione. Traduci in spagnolo, tedesco, giapponese, hindi o in una qualsiasi delle oltre 65 lingue, con la voce fuori campo del video e il documento scritto entrambi tradotti nello stesso processo. Pubblica su una Shared Page, che è un URL personalizzato con il brand in cui il lettore video e il documento coesistono per il lettore.

Chi utilizza una piattaforma di documentazione con supporto multimediale

I technical writer e i responsabili della documentazione presso le aziende SaaS sono i primi a utilizzare questo strumento. Costantemente, la richiesta da parte del team è la stessa: abbiamo un sito di documentazione che ha bisogno di più elementi multimediali, i clienti chiedono video nel centro assistenza, i formatori desiderano video esplicativi da abbinare alle procedure operative standard (SOP), ma non abbiamo un editor video nel personale. Trupeer AI elimina la necessità di un editor video gestendo la post-produzione in modo automatico.

I team di customer education lo utilizzano per produrre la combinazione video-più-articolo che la maggior parte dei centri assistenza moderni richiede. I team di product marketing lo utilizzano per le pagine di annuncio delle funzionalità in cui un video e una spiegazione scritta devono essere rilasciati insieme. I team di customer success lo utilizzano per i contenuti di onboarding in cui il cliente potrebbe voler leggere o guardare, a seconda delle sue preferenze. I manager dell'ingegneria lo utilizzano per la documentazione interna delle procedure operative in cui il video mostra lo strumento reale e il documento cattura i passaggi per riferimento futuro. I proprietari della knowledge base lo utilizzano per la coda lunga di articoli di aiuto in cui ognuno ha bisogno di entrambi i formati ma nessuno ha il tempo di produrre due file per ticket.

Tipi di contenuto gestiti dalla piattaforma di documentazione multimediale

Articoli del centro assistenza, video dimostrativi del prodotto, video di formazione, procedure operative standard (SOP), flussi di onboarding, guide alla configurazione delle integrazioni, procedure di risoluzione dei problemi, note di rilascio per nuove funzionalità, documentazione dei processi interni, FAQ per i clienti e documentazione per gli sviluppatori per utenti tecnici passano tutti attraverso lo stesso flusso da registrazione a documento. Il formato si adatta al canale. Un centro assistenza richiede l'articolo scritto in formato esteso con screenshot e un video opzionale in alto. Il canale di supporto di YouTube richiede l'MP4. Un bot di supporto Slack richiede un link alla Shared Page che apre la visualizzazione multimediale completa. La dispensa cartacea per l'onboarding richiede il PDF.

Più in generale, per le piattaforme di documentazione con supporto video, Trupeer AI è uno strumento di produzione di contenuti, non di hosting. Confluence, Notion, GitBook, BookStack e strumenti simili gestiscono abbastanza bene il livello di hosting; ciò che non fanno è produrre il contenuto multimediale che riempie le loro pagine. La maggior parte degli strumenti di documentazione con supporto multimediale presuppone che il team produca i video e gli screenshot altrove e li incorpori successivamente. Trupeer AI inverte questo presupposto: lo strumento di documentazione multimediale produce il video, gli screenshot, le GIF e il documento scritto, quindi li invia a qualsiasi piattaforma di hosting già utilizzata dal team. I team che desiderano una piattaforma di documentazione con video integrato (piuttosto che aggiunto in seguito) utilizzano la Shared Page stessa come destinazione finale per il cliente; per tutti gli altri, gli output PDF/DOCX e MP4 si inseriscono nel sito di documentazione esistente. Lo stesso approccio gestisce la documentazione video, la documentazione con video dimostrativi incorporati accanto ai passaggi scritti e la documentazione con formati multimediali in ogni pagina.

Come si colloca Trupeer AI rispetto a Confluence, Notion, Loom e altri strumenti

Le piattaforme di documentazione si dividono in due gruppi. Il gruppo incentrato sul testo (Confluence, Notion, GitBook, BookStack, ReadMe, Document360) gestisce bene la scrittura strutturata ma tratta la multimedialità come un'aggiunta secondaria. Il gruppo incentrato sul video (Loom, Vidyard, ScreenPal, Tella) gestisce bene la registrazione ma tratta la documentazione scritta come un problema altrui. Trupeer AI produce entrambi i formati da un'unica registrazione, che è ciò di cui i team hanno effettivamente bisogno quando dicono di volere una piattaforma di documentazione con supporto multimediale.

L'integrazione con le piattaforme esistenti è semplice. I team che effettuano l'hosting in Confluence o Notion scaricano il documento e il video da Trupeer AI e li caricano nello spazio esistente. Chiunque utilizzi GitBook o ReadMe inserisce un link alla Shared Page dall'interno dell'articolo. I team che non dispongono ancora di uno strumento di hosting per la documentazione utilizzano la Shared Page stessa come destinazione finale per il cliente. La flessibilità del formato è importante perché i team di documentazione raramente riescono a scegliere la propria piattaforma di hosting da zero; ne ereditano una e hanno bisogno di un modo per produrre contenuti multimediali che si adattino ad essa.

Aggiorna e traduci la documentazione multimediale al variare del prodotto

La documentazione multimediale diventa obsoleta più rapidamente della documentazione basata solo su testo perché ogni elemento visivo è legato a una versione specifica dell'interfaccia utente del prodotto. Un restyling rende obsoleti contemporaneamente il video, gli screenshot e le GIF. La maggior parte dei team gestisce questo problema lasciando che la multimedialità vada alla deriva e scusandosi con i clienti che se ne accorgono. Trupeer AI gestisce gli aggiornamenti registrando nuovamente solo il passaggio modificato. L'intelligenza artificiale rielabora solo quel segmento. Sia il video che il documento scritto si aggiornano sul momento e la Shared Page riflette automaticamente la versione corrente per chiunque disponga del link.

Per i clienti globali, la traduzione colma il divario linguistico su tutti i formati multimediali contemporaneamente. La voce fuori campo del video viene tradotta, il documento scritto viene tradotto, il testo sullo schermo viene gestito e il kit del brand e il glossario vengono mantenuti. Un articolo di aiuto esistente in inglese entro venerdì può essere disponibile in spagnolo, portoghese, tedesco, giapponese, hindi e mandarino entro il lunedì successivo, con la stessa combinazione di video e documento scritto in ogni lingua. L'abbinamento della piattaforma di documentazione multimediale con il generatore di SOP di Trupeer AI copre sia la documentazione multimediale rivolta al cliente sia le procedure interne sottostanti.