Un manuale ben fatto è una delle risorse a più alto rendimento che un'azienda possa produrre: diffonde la conoscenza a chiunque ne abbia bisogno. Con Trupeer puoi risparmiare ore nella stesura dei manuali partendo da modelli gratuiti, personalizzandoli con le tue linee guida del brand e utilizzando il nostro creatore di manuali con IA per trasformare qualsiasi manuale in una video-guida dettagliata.

Cos'è un modello di manuale e di quale hai bisogno?

Un manuale è un documento che viene consultato per eseguire un'operazione nel modo corretto: azionare una macchina, usare un software, seguire un processo o imparare una mansione. Un modello di manuale è la struttura riutilizzabile su cui si basa, che definisce le sezioni, le pagine preliminari e le convenzioni che rendono coerenti i diversi manuali tra loro.

La domanda più complessa è quale tipo di manuale stai scrivendo, perché questo termine definisce almeno otto documenti differenti, con destinatari diversi, cicli di vita diversi e diverso peso legale. Un manuale utente per un'applicazione web e un manuale operativo per apparecchiature industriali non hanno quasi nulla in comune oltre al nome.

Sbagliare questa valutazione costa caro in un modo ben preciso: non produce un documento scadente, ma genera un unico documento che cerca di fare il lavoro di quattro, creando esattamente il tipo di problema descritto di seguito.

Un manuale con due firmatari non è un unico manuale

Ecco il test da fare, e richiede appena un minuto.

Fai l'elenco di tutte le persone che dovrebbero approvare una modifica al tuo manuale. Non di chi deve revisionarlo: di chi deve approvarlo, nel senso che il documento non può essere ripubblicato senza il loro consenso.

Se la lista contiene un solo nome, hai un solo manuale. Se ne ha quattro, hai quattro manuali rilegati insieme, e questa fusione forzata è proprio il motivo per cui nessuno di essi rimarrà aggiornato.

Il meccanismo è semplice e vanifica completamente ogni buona intenzione. I contenuti gestiti da responsabili diversi cambiano a ritmi differenti. Le dichiarazioni di sicurezza cambiano raramente e richiedono l'intervento della compliance. Le istruzioni operative cambiano a ogni rilascio e richiedono il team di prodotto. La risoluzione dei problemi cambia ogni settimana e richiede il team di assistenza. Uniscili in un unico documento e la modifica più rapida erediterà il flusso di approvazione più lento: così, la correzione di nove pagine rimarrà bloccata in attesa della revisione di duecento pagine.

Tutte le persone coinvolte agiscono in modo sensato a ogni passaggio, eppure il manuale finisce per diventare obsoleto. È questo che rende un simile errore così comune: nessuno sta sbagliando qualcosa.

Quindi la prima decisione in qualsiasi progetto di manuale non riguarda il modello. Riguarda quanti manuali esistono in realtà, e la risposta corrisponde al numero di firmatari.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Accedi alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic sul modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per visualizzare chiaramente il layout completo e tutti i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare ad apportare modifiche al modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato tra i tuoi file.

Passaggio 6: Visualizza in anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi verificare l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello sia esattamente come lo desideri.

Con i modelli di manuali di Trupeer puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Evita il blocco della pagina bianca con strutture collaudate per qualsiasi tipo di manuale.

• Coprire ogni caso d'uso: Modelli per manuali utente, formazione, procedure operative, istruzioni e policy.

• Mantenere l'identità del brand: Applica logo, caratteri e colori aziendali usando il kit del brand di Trupeer.

• Ridurre il carico dell'assistenza: Manuali chiari favoriscono l'autonomia degli utenti, riducendo ticket e richieste ripetitive.

• Aggiungere video tutorial: Integra video per i passaggi difficili da spiegare solo con il testo.

• Raggiungere un pubblico globale: Traduci i manuali in oltre 65 lingue con un solo clic.

I tipi di manuale, chi approva ciascuno e con quale frequenza cambiano

Guarda la colonna delle approvazioni. Quasi ogni organizzazione convinta di avere problemi di documentazione ha in realtà tre o quattro di queste tipologie fuse insieme in un solo testo.

Le due righe che vengono unite per errore più di frequente sono il manuale di formazione e il manuale utente. Hanno destinatari diversi che fanno cose diverse: uno sta imparando lontano dall'attività pratica, l'altro è bloccato nel pieno dello svolgimento. Un documento pensato per entrambi risulta troppo lungo da consultare e troppo superficiale per formare davvero.

Modello di manuale gratuito: la struttura condivisa da ogni manuale

A prescindere dalla tipologia che stai redigendo, le sezioni introduttive sono sempre le stesse e sono quelle che la maggior parte delle bozze trascura. Copia da qui.

Titolo e ambito di applicazione. Il prodotto, la versione o il processo a cui si riferisce, indicati con sufficiente precisione affinché chi utilizza una versione diversa capisca subito di doversi fermare.

A chi è rivolto. Il ruolo e le competenze di partenza richieste. "Per operatori qualificati" e "per utenti alle prime armi" danno vita a documenti totalmente differenti, e il lettore dovrebbe capire in cinque secondi quale ha tra le mani.

Responsabile e approvatore. Un solo nome per ciascuno. Se si tratta di persone diverse, segnalalo, perché questa differenza determina la rapidità con cui il documento può essere modificato.

Versione e data. Numero di versione, data di pubblicazione e modifiche rispetto alla precedente, in una sola riga.

Sicurezza e limitazioni. Solo quando l'attività comporta rischi, e posizionate prima delle istruzioni anziché in un'appendice.

Come utilizzare questo manuale. Due o tre righe: va letto dall'inizio alla fine o consultato all'occorrenza, dove si trova l'indice e cosa fare se non copre il caso specifico.

Corpo del testo. La parte specifica per tipologia, strutturata in base alla riga scelta nella tabella precedente.

Cosa fare se questa guida non risolve il problema. Un canale di contatto designato, non un generico indirizzo email di supporto.

Copia fino a qui. La riga della versione e i due nomi sono i campi che distinguono un manuale da un documento qualsiasi, nonché i primi elementi a essere tagliati quando si scrive di fretta.

Come suddividere un manuale già redatto

La maggior parte delle persone arriva su questa pagina avendo già un documento esistente piuttosto che una pagina bianca: per questo tale aspetto conta più del modello stesso.

Stampalo, oppure apri l'indice. Accanto a ogni sezione scrivi un solo nome: chi ha l'autorità di approvare una modifica a quella parte. Non chi l'ha scritta.

Raggruppa le sezioni in base a quel nome. Quei gruppi costituiscono i tuoi singoli manuali. In pratica troverai quasi sempre tre o quattro gruppi e una sezione orfana di cui nessuno vuole assumersi la responsabilità; solitamente, quella sezione orfana è già obsoleta.

Esegui la separazione partendo dall'ordine di priorità più critico, che corrisponde quasi sempre ai contenuti soggetti a variazioni frequenti ma bloccati dai tempi lunghi dell'approvatore più lento. È lì che risiede il valore reale, e spesso si tratta delle sezioni operative o di diagnostica intrappolate nei cicli di approvazione della compliance.

Non riscrivere i testi durante la separazione. Sposta il testo così com'è, ripubblica e sistema i contenuti in un secondo momento. Suddividere e riscrivere contemporaneamente è il motivo per cui questi progetti si arenano al quaranta percento e vengono abbandonati.

Inserisci in ogni documento un riferimento incrociato verso gli altri, perché il lettore continuerà a considerarlo un unico manuale, e sarà sempre così.

Il manuale che ha richiesto undici settimane per modificare nove pagine

Kilnmore Systems produce macchinari per lavanderie industriali destinati a hotel e ospedali. Ogni macchina veniva fornita con un Manuale di uso e manutenzione di centoquarantotto pagine.

Includeva istruzioni di installazione approvate dall'ingegneria, avvertenze di sicurezza e dichiarazioni di conformità approvate dalla compliance, istruzioni operative redatte dal team di prodotto, programmi di pulizia anch'essi forniti dal prodotto, risoluzione dei problemi a cura dell'assistenza, un catalogo dei ricambi dalla supply chain e condizioni di garanzia dell'ufficio legale. Sette autori, quattro approvatori, un unico file PDF.

Nel 2024 un aggiornamento del firmware ha modificato il menu operativo. Circa nove pagine del manuale sono diventate improvvisamente obsolete.

Aggiornare quelle nove pagine significava ripubblicare l'intero documento, e la ripubblicazione ha innescato una revisione completa di conformità, poiché le dichiarazioni di conformità erano vincolate nello stesso file. Quella revisione ha richiesto undici settimane.

Durante quelle undici settimane sono state spedite circa trecentoquaranta macchine accompagnate da un manuale la cui sezione operativa non corrispondeva ai comandi reali. Le chiamate all'assistenza per dubbi sul menu sono passate da circa quattro al mese a circa trenta, rimanendo stabili per due trimestri. Significa all'incirca centosessanta chiamate evitabili, ciascuna dal costo di circa ottantacinque sterline: poco meno di quattordicimila sterline complessive, senza considerare l'impatto negativo sul lancio del prodotto.

Nessuna parte del manuale era scritta male. Il testo era preciso, esauriente e ben impaginato. Semplicemente, non poteva essere modificato a costi contenuti, e un documento che non può essere aggiornato rapidamente è destinato a rimanere errato per gran parte del suo ciclo di vita.

La soluzione è stata di tipo strutturale. Quattro documenti separati in base all'approvatore: installazione e sicurezza sotto la responsabilità della compliance, la guida operativa sotto il team di prodotto, assistenza e risoluzione guasti sotto il team di assistenza, ricambi e garanzia sotto supply chain e ufficio legale. Riferimenti incrociati tra i testi e un frontespizio comune che li elencava tutti e quattro.

Al successivo rilascio del firmware, la guida operativa è stata aggiornata e ripubblicata in appena quattro giorni. Il documento di conformità non è stato toccato, poiché nulla al suo interno era cambiato.

Come scrivere un manuale che le persone apriranno davvero

Scrivi prima l'indice e mostralo a qualcuno che utilizzerà effettivamente il manuale. La metà degli errori di impostazione emerge già durante quel confronto, prima ancora di aver sprecato tempo a redigere i contenuti.

Scrivi per prima la sezione di cui il lettore ha più probabilmente bisogno subito, non quella che viene prima per logica sequenziale. Nella maggior parte dei manuali queste due cose non coincidono: l'ordine che riflette l'architettura del prodotto non corrisponde quasi mai all'ordine in cui il lettore affronta i propri problemi.

Usa le parole del lettore per i titoli. Gli utenti cercano nel manuale il problema che stanno riscontrando in quel momento, non il nome tecnico del componente che lo ha causato.

Numera i passaggi solo quando l'ordine è strettamente necessario. Un elenco numerato suggerisce una sequenza obbligata, e i lettori seguono le sequenze implicite anche quando non servono.

Inserisci ogni avvertenza immediatamente prima del passaggio a cui si riferisce. Un capitolo dedicato alla sicurezza all'inizio del testo è un formalismo legale, non un'istruzione pratica: viene letto una volta e poi mai più.

Testa il manuale osservando una persona mentre lo usa, senza aiutarla. Ogni esitazione rappresenta un difetto del testo. Richiede quaranta minuti e individua più criticità di tre cicli formali di revisione.

Cosa dovrebbe includere un modello di manuale?

Come minimo: ambito di applicazione, destinatari, un responsabile e un approvatore, numero di versione con data, un corpo del testo strutturato in base alle esigenze dell'utente e un canale di contatto dedicato per i casi in cui il manuale non fornisca la risposta cercata.

Tutto il resto varia in base alla tipologia. Un manuale utente per software richiede screenshot e una struttura ottimizzata per la ricerca. Un manuale operativo richiede avvertenze contestualizzate nei passaggi, un programma di manutenzione e dati di conformità. Un manuale di formazione necessita di obiettivi didattici e di verifiche dell'apprendimento, elementi di cui gli altri tipi non hanno alcun bisogno.

Il campo che viene escluso più spesso, sbagliando, è il nome dell'approvatore, per tutte le ragioni illustrate in questa pagina.

Modelli di manuale utente per software e applicazioni web

I manuali per software hanno una caratteristica che gli altri non condividono: il prodotto si evolve continuamente sotto il testo, quindi qualsiasi cosa scritta inizia a diventare obsoleta dal giorno stesso del rilascio.

Ciò comporta tre regole fondamentali. Struttura i contenuti per attività e non per menu, perché i menu vengono riorganizzati mentre le attività restano le stesse. Mantieni ogni argomento abbastanza breve da poter essere aggiornato singolarmente, il che significa privilegiare un insieme di articoli consultabili con ricerca rispetto a un documento unico. Infine, evita screenshot di elementi che cambiano di frequente: indica il nome del comando invece di mostrare la sua posizione esatta.

In particolare per le applicazioni web, il manuale è stato ampiamente rimpiazzato da guide integrate nell'interfaccia e da centri assistenza consultabili online; trattarlo come un PDF da scaricare è spesso un errore. Le strutture ideali per questo scopo sono disponibili nei nostri modelli di articoli per knowledge base, che gestiscono il controllo delle versioni in modo molto più efficace rispetto a un modello di manuale tradizionale.

Nei casi in cui sia effettivamente indispensabile un unico documento formale (per gare d'appalto, conformità all'accessibilità o richieste di clienti enterprise), esportalo a partire dagli articoli online anziché mantenerlo aggiornato come file separato.

Modelli di manuali di formazione e differenze rispetto ai manuali utente

Un manuale di formazione viene letto una sola volta, in ordine sequenziale, lontano dal lavoro pratico, da chi non sa ancora svolgere l'attività. Un manuale utente viene consultato a salti, direttamente sul posto di lavoro, da chi per lo più sa già cosa fare.

Questa singola differenza cambia quasi tutto. I manuali di formazione richiedono contesto, esempi pratici ed esercizi di verifica. I manuali utente richiedono rapidità di consultazione e sintesi: in essi, il contesto prolisso è solo di intralcio.

La conseguenza pratica è che non si può creare un manuale di formazione limitandosi ad aggiungere un'introduzione a un manuale utente, che è ciò a cui si riduce la maggior parte dei tentativi. Scrivi prima il manuale utente, poi sviluppa il manuale di formazione attorno a esso, rimandando alle sezioni operative anziché ripeterne i contenuti.

Il nostro modello di manuale di formazione per l'assistenza clienti approfondisce l'aspetto formativo per una specifica funzione aziendale, e la stessa struttura può essere adattata ad altri ambiti.

Modelli di manuali operativi per macchinari e attività regolamentate

I manuali operativi hanno una rilevanza legale che gli altri non possiedono. Quando i macchinari rientrano nelle normative su direttiva macchine, apparecchi a pressione, impianti elettrici o dispositivi medici, il manuale costituisce parte integrante della conformità del prodotto, non una semplice documentazione illustrativa. Contenuti, lingua, tempi di conservazione e informazioni di conformità possono essere tutti vincolati per legge. Una volta redatto, una piattaforma di hosting della documentazione per manuali, tutorial e guide permette di mantenere la versione aggiornata in un unico spazio protetto.

Ecco alcune implicazioni pratiche importanti da conoscere prima di iniziare. Di norma il manuale deve essere fornito nella lingua ufficiale del Paese di utilizzo: questo rende la traduzione un obbligo normativo e non un semplice servizio di cortesia. Le avvertenze devono trovarsi direttamente accanto al passaggio operativo e la loro formulazione può essere predefinita per legge. La registrazione della specifica versione fornita con ciascun numero di serie può richiedere l'archiviazione per diversi anni. Inoltre, qualsiasi modifica apportata all'apparecchiatura può richiedere una nuova emissione e una nuova valutazione del manuale.

Queste indicazioni non costituiscono una consulenza legale e i requisiti variano a seconda della giurisdizione e della categoria del prodotto. Fai verificare le normative applicabili al tuo ufficio compliance o a un consulente esterno prima della pubblicazione, e mantieni i contenuti soggetti a conformità in un documento separato, così che una modifica operativa ordinaria non ne rallenti l'iter imponendo una nuova revisione generale.

Posso scaricare un modello di manuale per Word, Canva o Google Documenti?

Word è ideale per manuali lunghi e dettagliati destinati alla stampa o alla distribuzione in PDF: gestisce in modo ottimale la numerazione delle sezioni, i riferimenti incrociati e la generazione automatica del sommario, tre elementi che diventano complessi da gestire oltre le trenta pagine.

Google Documenti è perfetto per manuali redatti in modo collaborativo e consultati online; la gestione dei commenti si rivela preziosa durante le fasi di revisione. Tuttavia diventa poco maneggevole sui testi molto lunghi: è quindi più adatto per manuali di formazione e brevi guide utente rispetto a un manuale operativo di duecento pagine.

Canva è indicato per manuali in cui la resa visiva è parte integrante del messaggio: guide rapide, istruzioni operative su foglio singolo o materiale da appendere alle pareti. Non è lo strumento adatto per un documento con centinaia di riferimenti incrociati.

Scegli lo strumento in base alla lunghezza e al formato di destinazione, non per semplice preferenza personale. In ogni caso, conserva i contenuti soggetti a conformità nella piattaforma in cui il responsabile approvatore può firmarli: di solito non coincide con il software usato per il resto del testo.

Come mantenere aggiornato un manuale senza dover riscrivere tutto

Suddividere il documento risolve il collo di bottiglia delle approvazioni. Non risolve però l'onere della scrittura: aggiornare un manuale comporta comunque catturare schermate, ritagliare immagini e riscrivere passaggi operativi noti, un compito che finisce sempre in secondo piano rispetto alle urgenze quotidiane.

L'IA di Trupeer abbatte gran parte di questo impegno. Chi conosce la procedura attuale si registra mentre la esegue una sola volta: il sistema genera automaticamente una sezione di manuale già formattata, completa di passaggi e immagini, pronta per essere rifinita anziché scritta da capo. L'aggiornamento di nove pagine operative richiede così solo un pomeriggio di lavoro.

Registra. Personalizza con il tuo brand. Traduci. Fai tutto con Trupeer.

Il creatore di manuali è progettato esattamente per questo, e dalla stessa registrazione ricavi sia un video formativo sia un documento per la tua knowledge base con uno stile visivo coerente. La traduzione assume qui un'importanza cruciale: per i macchinari venduti all'estero, la versione nella lingua locale è spesso un obbligo di legge prima ancora che una cortesia commerciale. Le istruzioni per iniziare sono disponibili nella guida alla configurazione dei modelli di documento.

Domande frequenti

Esiste un modello gratuito di guida utente passo passo per Word?

La struttura introduttiva descritta sopra può essere incollata direttamente in Word e utilizzata come base standard per qualsiasi tipo di manuale. Per il corpo del testo di una guida passo passo, limita ogni passaggio a una singola azione con il relativo risultato atteso, e non superare circa nove passaggi prima di passare a un nuovo argomento. Non è richiesto alcun download vincolato né la compilazione di moduli.

Esiste un modello gratuito di manuale di formazione per Word?

Usa la stessa struttura introduttiva, poi organizza il corpo del testo in base a ciò che il lettore sarà in grado di fare, anziché elencare le caratteristiche del prodotto. Definisci prima gli obiettivi, poi mostra un esempio pratico, fai fare esercizio e infine inserisci una verifica. Word si adatta molto bene a questo formato perché i manuali formativi vengono solitamente letti in ordine progressivo e spesso stampati.

Esiste un modello di manuale utente per Canva?

Canva è ideale per manuali visivi e sintetici: schede di avvio rapido, istruzioni operative su pagina singola o qualsiasi documento destinato a essere affisso. Inserisci e impagina al suo interno i campi introduttivi presentati in questa pagina. Per documenti più lunghi che richiedono un sommario o riferimenti incrociati, è preferibile utilizzare Word o Google Documenti.

Esiste un modello di manuale utente per Google Documenti?

Copia la struttura presentata sopra in un file di Google Documenti e salvala nel drive del tuo team come modello. È la soluzione ideale per la stesura collaborativa e la consultazione online, con il vantaggio concreto dei commenti di revisione. Fai attenzione alla lunghezza complessiva, poiché Google Documenti può risultare lento e poco pratico con manuali molto estesi.

Qual è la differenza tra un manuale, una guida e una SOP?

Un manuale è esaustivo e descrive un intero prodotto o una mansione completa. Una guida illustra una singola attività dall'inizio alla fine. Una SOP (procedura operativa standard) è il protocollo formale che definisce come l'organizzazione esegue un determinato processo, redatto per la conformità interna e non per l'apprendimento dell'utente. I manuali contengono spesso delle guide al loro interno. Le SOP rimangono invece separate e distinte, poiché richiedono un approvatore differente.

Quanto dovrebbe essere lungo un manuale?

Quanto richiesto dalla sua tipologia, il che non rappresenta una risposta molto utile. Ecco un criterio più pratico: qualsiasi manuale che non riesci ad aggiornare in meno di una settimana è troppo lungo, perché nella pratica non verrà mai aggiornato. Questo è solitamente il segnale che occorre dividerlo, non semplicemente tagliare dei testi.

Chi dovrebbe scrivere il manuale?

Chi svolge direttamente il lavoro pratico, con la revisione finale di chi è responsabile del documento. I manuali redatti esclusivamente dal team di documentazione basandosi su interviste tendono a essere ben strutturati ma imprecisi nei dettagli pratici; quelli scritti solo dai tecnici operativi sono precisi ma spesso poco leggibili. È l'integrazione tra le due competenze a garantire il miglior risultato.

Con quale frequenza bisognerebbe revisionare un manuale?

In base a eventi scatenanti e non a una scadenza fissa di calendario. Quando cambia l'oggetto descritto, quando le segnalazioni all'assistenza indicano che il testo non è chiaro, quando cambiano le normative e quando il responsabile del documento lascia l'azienda. Una revisione programmata a calendario interviene spesso quando nulla è cambiato e manca il momento esatto in cui è avvenuta una modifica reale.

Modelli correlati

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