I manuali di uso e manutenzione garantiscono il funzionamento sicuro ed efficiente di macchinari, impianti e sistemi. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella stesura dei manuali di uso e manutenzione iniziando con un modello gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e utilizzando il nostro creatore di manuali AI per trasformare procedure complesse in chiare procedure video guidate.

Che cos'è un modello di manuale di uso e manutenzione?

Un manuale di uso e manutenzione è il documento consegnato quando un bene costruito o installato passa sotto la responsabilità di chi lo gestirà. Può trattarsi di un edificio, un locale tecnico, un impianto di depurazione, una linea di produzione o un sistema software che entra in servizio attivo.

La sua funzione è specifica e duratura. Spiega all'operatore come far funzionare l'impianto in sicurezza, come effettuarne la manutenzione, cosa fare in caso di guasto, chi ha fornito ciascun componente e quali sono i termini di garanzia. Viene consultato raramente e con urgenza, spesso anni dopo che le persone che lo hanno redatto se ne sono andate.

Un modello di manuale di uso e manutenzione è la struttura riutilizzabile per produrne uno: comprende le sezioni, i contenuti richiesti, i dati dei beni e il formato. I modelli sono facili da trovare, ma un manuale completo costruito partendo da un buon modello può comunque risultare inutilizzabile, ed è proprio di questo che si occupa la maggior parte di questa pagina.

Perché i manuali di uso e manutenzione vengono accettati invece di essere controllati

Il manuale di uso e manutenzione ha una caratteristica che nessun altro documento condivide. Viene pagato al momento della consegna e diventa realmente necessario tra i diciotto mesi e i cinque anni successivi.

Questo sfasamento temporale condiziona ogni cosa. Al completamento dei lavori, l'appaltatore desidera il pagamento finale e lo svincolo delle trattenute di garanzia. Il cliente vuole l'edificio aperto, la linea in funzione o il sistema attivo. Il manuale arriva, solitamente in volumi corposi, nel momento preciso in cui nessuno ha il tempo o le competenze specialistiche per valutarlo.

Di conseguenza, viene controllato per la sua completezza piuttosto che per la sua utilità. Ci si chiede: sono presenti tutti i volumi? Le sezioni sono nell'ordine richiesto? C'è una scheda per ogni sistema? I disegni sono inclusi? Si tratta di domande ragionevoli, a cui si può rispondere affermativamente anche nel caso di un manuale che non sarà di alcun aiuto a nessuno alle due di notte del terzo anno di attività.

I difetti emergono più tardi, quando la leva commerciale è ormai svanita. A quel punto la trattenuta è stata svincolata, il periodo di responsabilità per i difetti è scaduto e le persone che hanno redatto il manuale lavorano già a un altro progetto.

La soluzione non è un modello migliore. Consiste nel testare il manuale mentre si ha ancora un potere contrattuale.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passo 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dalla navigazione principale.

Passo 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passo 3: Espandi la vista del modello

Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passo 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passo 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando desideri vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di manuale di uso e manutenzione puoi:

• Risparmiare ore di scrittura: Evita la pagina bianca con una struttura pensata per i manuali tecnici.

• Migliorare la sicurezza: Le sezioni dedicate alla sicurezza integrate proteggono gli operatori e le apparecchiature.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il kit del brand di Trupeer.

• Ridurre i tempi di fermo: Procedure di manutenzione chiare prevengono i guasti e prolungano la vita utile delle apparecchiature.

• Formare gli operatori più velocemente: Associa ai manuali delle video guide consultabili direttamente vicino alle apparecchiature.

• Raggiungere team globali: Traduci i manuali di uso e manutenzione in oltre 65 lingue con un solo clic.

Come testare un manuale di uso e manutenzione prima dell'approvazione finale

Non limitarti a leggerlo. Usalo.

Scegli un piccolo numero di compiti reali che l'operatore dovrà effettivamente eseguire e chiedi al tuo operatore di provarci utilizzando esclusivamente il manuale, senza alcun aiuto esterno e senza la presenza di rappresentanti dell'appaltatore nella stanza. Cronometra ogni tentativo.

I compiti dovrebbero includere almeno un'attività di manutenzione ordinaria, la sostituzione di un componente, un'azione di emergenza fuori orario, un compito di localizzazione (come trovare il punto di sezionamento di un circuito specifico) e una ricerca amministrativa (come trovare i termini di garanzia e i contatti dell'assistenza per un elemento specifico dell'impianto).

Cinque prove sono sufficienti. L'esercizio richiede una mattinata e rivela più problemi di una settimana di revisione a tavolino, perché testa le due cose che un controllo di completezza non può verificare: se le informazioni sono reperibili da qualcuno che non conosce già la risposta e se corrispondono a ciò che è stato effettivamente installato rispetto a quanto progettato.

Inserisci il test nel contratto prima dell'inizio dei lavori, indicando una condizione di superamento e trattenendo una quota dell'importo contrattuale a garanzia. Un test senza implicazioni economiche si trasforma in una semplice discussione, e tale discussione avverrà proprio nella settimana in cui tutti vogliono inaugurare l'opera.

Il test di accettazione basato su cinque scenari e cosa trattenere

Stabilisci i criteri di superamento prima di eseguire il test, non dopo. Una posizione ragionevole è che tutte e cinque le prove debbano essere completate da un operatore competente entro un tempo prestabilito; qualsiasi fallimento comporta la restituzione del manuale per le dovute correzioni.

Una trattenuta del 2,5% dell'importo contrattuale, o una cifra fissa concordata, da svincolare solo al superamento del test, è sufficiente a influenzare i comportamenti senza generare controversie. L'importante è che il denaro sia legato specificamente al manuale e non inserito nella trattenuta di garanzia generale, poiché quest'ultima viene svincolata a fronte di altri cento aspetti.

Modello gratuito di manuale di uso e manutenzione: la struttura da copiare

Copia da qui. Dieci sezioni. Adatta la terminologia per i sistemi IT, dove sono indicati gli equivalenti.

1. Introduzione e scopo. Cosa copre il manuale, il bene o il sistema descritto, il riferimento del contratto o del progetto e la versione con relativa data.

2. Descrizione dell'installazione. Cosa è stato installato, come funziona in termini semplici e come si relazionano le varie parti. Per un sistema IT, l'architettura e le sue dipendenze. Scritto per un operatore competente piuttosto che per il progettista.

3. Registro dei beni (Asset register). Ogni elemento dell'impianto o componente con un riferimento univoco, posizione, produttore, modello, numero di serie, data di installazione, vita utile prevista, fornitore e contatto di assistenza. Questa è la sezione che diventa obsoleta più rapidamente e che conta di più.

4. Istruzioni operative. Funzionamento normale, avviamento, arresto, variazioni stagionali o di carico, valori di riferimento (setpoint) e relative tolleranze, e cosa l'operatore è autorizzato a regolare senza richiedere un intervento superiore.

5. Programma di manutenzione. Attività, frequenza, chi è competente per eseguirla, durata stimata e riferimento alla procedura. Una frequenza senza una procedura non è un programma.

6. Procedure di manutenzione. I metodi effettivi, uno per attività, con gli strumenti, i componenti e i sezionamenti richiesti da ciascuno. Quando un'attività è complessa o ad alto rischio, il formato del metodo di procedura è la scelta corretta.

7. Ricerca guasti e azioni di emergenza. Strutturato per sintomo piuttosto che per sistema, poiché è così che si presenta un guasto. Includi le azioni fuori orario e il limite oltre il quale l'operatore deve fermarsi e chiamare assistenza.

8. Verbali di collaudo e messa in servizio. Impostazioni di messa in servizio, certificati di collaudo, dati di bilanciamento e risultati delle prestazioni. Le impostazioni contano più dei certificati e sono l'elemento che più spesso viene omesso.

9. Disegni e schemi "as-built". Devono riflettere le modifiche apportate durante la costruzione, non il progetto iniziale. Datati e con i relativi riferimenti.

10. Garanzie, parti di ricambio e contatti. Termini di garanzia e scadenza per ogni elemento, scorta di ricambi consigliata e contatti di riferimento con data di revisione.

Fine della struttura da copiare. Aggiungi un indice che sia realmente utilizzabile e un elenco unico dei beni per numero di riferimento, poiché in pratica la maggior parte delle ricerche inizia da una targhetta su un macchinario piuttosto che dal titolo di una sezione.

Cosa deve contenere un manuale di uso e manutenzione per essere utilizzabile

La completezza e l'usabilità sono criteri di valutazione diversi e la maggior parte dei manuali supera solo il primo.

Tre elementi fanno la differenza. La reperibilità delle informazioni, ovvero la capacità di risalire da una targhetta a muro alla pagina corretta in meno di un minuto (il che richiede solitamente un indice dei beni piuttosto che un semplice sommario). L'aggiornamento, che significa che i disegni e le impostazioni riflettono quanto effettivamente installato e non quanto inizialmente disegnato. E le procedure, ovvero che la sezione di manutenzione contenga i metodi di lavoro e non solo un elenco di scadenze.

Ci sono due aggiunte utili che i modelli raramente includono. Una sintesi di emergenza di una sola pagina all'inizio, plastificata separatamente, che copra i punti di sezionamento, i contatti di emergenza e le azioni immediate (perché in una vera emergenza nessuno apre il settimo volume). E una persona designata come responsabile del manuale lato operatore fin dal primo giorno, poiché un documento senza un proprietario non viene aggiornato.

Le sezioni più frequentemente presenti ma inutili sono gli allegati con la documentazione del produttore, che spesso si rivelano essere brochure commerciali anziché manuali di assistenza tecnica. Controlla cosa è stato effettivamente fornito, non solo la presenza di un documento generico.

Il caso dell'ente ricreativo che ha perso nove giorni e 31.000 sterline

Il Peterfield Leisure Trust gestisce sei centri e ha preso in consegna un nuovo impianto con piscina e palestra da quattordici milioni di sterline.

I manuali di uso e manutenzione sono arrivati al completamento dei lavori: undici raccoglitori ad anelli e una chiavetta USB. Sono stati accettati quella stessa settimana. La data di inaugurazione era già fissata, il pagamento finale dell'appaltatore era vincolato alla consegna e il controllo effettuato è stato una semplice verifica di completezza rispetto all'indice richiesto.

Quattordici mesi dopo, l'unità di disinfezione UV della piscina si è guastata di sabato pomeriggio.

Il responsabile di turno ha consultato i manuali. La sezione relativa all'unità UV conteneva la brochure commerciale del produttore anziché la documentazione di manutenzione, e non vi era traccia delle impostazioni di messa in servizio. Il programma di manutenzione riportava la voce "sistema UV, manutenzione annuale" senza alcuna procedura e senza indicare l'appaltatore di riferimento. La procedura di arresto di emergenza faceva riferimento a una siglatura delle valvole che non corrispondeva alle etichette effettivamente presenti nel locale tecnico. Infine, i disegni "as-built" mostravano il progetto originale anziché le due modifiche di percorso apportate in fase di costruzione.

La piscina è rimasta chiusa per nove giorni. Le perdite di incasso sono state di circa trentunomila sterline, mentre la chiamata d'emergenza e la rimessa in servizio sono costate circa diciottomila sterline in più.

Ma la parte peggiore è stata un'altra. Quando l'ente si è rivolto al produttore per la garanzia, non ha potuto dimostrare che la manutenzione specificata fosse stata eseguita, perché il programma di manutenzione non era mai stato inserito nel proprio sistema gestionale. Nessuno lo aveva inserito perché nessuno aveva aperto i manuali tra la consegna e il guasto.

Per il progetto successivo, l'ente ha inserito un test di utilizzo nel contratto. Cinque scenari reali da far eseguire al proprio responsabile di turno prima del completamento dei lavori, utilizzando esclusivamente il manuale. Il due e mezzo per cento dell'importo contrattuale è stato trattenuto fino al superamento del test.

Al primo tentativo, tre scenari su cinque sono falliti. L'appaltatore ha corretto i manuali in tre settimane e la trattenuta è stata svincolata. Nei due anni successivi non si sono verificati incidenti simili e il programma di manutenzione è stato inserito nel sistema dell'ente fin dalle prime due settimane, perché qualcuno aveva già dovuto cercarlo.

Come scrivere un manuale di uso e manutenzione passo dopo passo

Inizia a raccogliere i dati durante la fase di costruzione o di sviluppo, non alla fine. Un manuale di uso e manutenzione assemblato nelle ultime due settimane viene realizzato con qualsiasi documento capiti sotto mano, ed è per questo che molti contengono solo brochure.

Crea prima il registro dei beni e tienilo aggiornato. Ogni elemento aggiunto al cantiere o al sistema deve ricevere una riga nel registro non appena arriva. Compilare il registro a posteriori alla fine dei lavori è la causa principale di numeri di serie mancanti e modelli errati.

Registra le impostazioni di collaudo e messa in servizio mentre vengono definite, direttamente da chi esegue l'operazione. Recuperarle in seguito è quasi impossibile, ed è ciò di cui l'operatore ha più bisogno.

Scrivi le procedure osservando il lavoro sul campo, non basandoti solo sulla documentazione del produttore, perché il contesto di installazione cambia il modo in cui un'attività viene effettivamente eseguita.

Aggiorna i disegni man mano che vengono apportate modifiche, anziché consegnare i disegni di progetto promettendo di aggiornarli in seguito.

Infine, esegui tu stesso il test di utilizzo prima che lo faccia il cliente. Un appaltatore che testa il proprio manuale individua gli stessi errori e li corregge senza dover discutere sulle trattenute di garanzia.

Manuali di uso e manutenzione per edifici, impianti e sistemi IT

La struttura di base rimane valida per entrambi i mondi, ma l'enfasi cambia.

Per gli edifici e le infrastrutture, il peso maggiore ricade sul registro dei beni, sul programma di manutenzione, sui disegni "as-built" e sulla documentazione legale. Il manuale è solitamente un交付 contrattuale al completamento dei lavori e alimenta il sistema di manutenzione dell'operatore, pertanto la qualità dei dati del registro determina la quantità di lavoro di reinserimento dati necessario in seguito.

Per i sistemi informatici e software, lo stesso documento viene spesso chiamato manuale operativo e di manutenzione e copre l'architettura, le dipendenze, il monitoraggio, il backup e ripristino, le attività operative di routine, le procedure di escalation e i problemi noti. Diversi enti pubblici pubblicano modelli di questo tipo. L'equivalente del disegno "as-built" è l'architettura e la configurazione corrente, che diventa obsoleta molto più rapidamente di qualsiasi disegno edile. Il nostro modello di documentazione IT approfondisce questo aspetto.

L'errore comune è identico in entrambi i casi: il documento descrive ciò che era stato progettato anziché ciò che esiste realmente, e nessuno se ne accorge finché non sorge un problema serio.

Tempi di consegna, trattenuta e periodo di responsabilità per i difetti

Tre scadenze determinano la qualità di un manuale di uso e manutenzione, ma solitamente ne viene gestita solo una.

Consegna della bozza, prima del completamento dei lavori. Richiedi una bozza diverse settimane prima, perché un manuale visto per la prima volta il giorno della consegna non può essere testato. Quattro settimane è una richiesta ragionevole ed è il momento in cui tutto questo diventa realizzabile.

Completamento dei lavori. Il test di utilizzo si svolge qui, con implicazioni economiche collegate.

Fine del periodo di responsabilità per i difetti. Una seconda revisione, più ridotta. A questo punto l'operatore ha effettivamente utilizzato il manuale, sono state apportate modifiche durante il periodo di garanzia e i disegni e le impostazioni potrebbero essere già obsoleti. Trattenere una piccola somma fino a questa revisione è insolito ma vale la pena negoziarlo, poiché è l'unico momento in cui il manuale viene controllato da qualcuno con un'esperienza reale sul bene.

Un punto normativo importante da chiarire per le opere edili. Nel Regno Unito, il fascicolo per la salute e la sicurezza richiesto dalle normative CDM è un documento distinto dal manuale di uso e manutenzione, con contenuti e figure responsabili differenti, e trattare l'uno come l'altro è un errore comune e con gravi conseguenze. Distinzioni simili esistono in altre giurisdizioni tra la documentazione operativa e i registri di sicurezza obbligatori per legge.

Più in generale, la documentazione di uso e manutenzione può essere richiesta dai regolamenti edilizi, dalla legislazione sulla sicurezza antincendio, dalle normative sulle apparecchiature a pressione, di sollevamento o elettriche, e dalle compagnie assicurative. Questa pagina non costituisce una consulenza legale o di conformità. Verifica cosa si applica al tuo caso e alla tua giurisdizione con i tuoi consulenti prima di definire cosa debba contenere il manuale.

Manuale di uso e manutenzione o manuale operativo: di quale hai bisogno?

I due termini vengono spesso usati come sinonimi, ma si tratta di documenti diversi.

Un manuale operativo descrive il funzionamento di un'organizzazione: i suoi processi, i ruoli, le politiche e le modalità operative standard. Riguarda le persone e le procedure, si applica a tutta l'azienda e viene aggiornato continuamente.

Un manuale di uso e manutenzione descrive come viene gestito e mantenuto un singolo bene o sistema. Riguarda un'installazione specifica, viene prodotto alla consegna e viene aggiornato in base alle modifiche apportate a quel bene.

È possibile averli entrambi, e di solito un grande operatore li possiede entrambi. Il manuale operativo stabilisce che l'impianto della piscina deve essere ispezionato quotidianamente e da chi. Il manuale di uso e manutenzione indica quali sono i parametri corretti, dove si trovano le valvole di intercettazione e cosa fare quando scatta l'allarme dell'unità UV.

Per una panoramica più ampia sulle tipologie di manuali e su come decidere di quanti documenti hai effettivamente bisogno, la nostra pagina dei modelli di manuali copre l'intero set.

Posso ottenere un modello di manuale di uso e manutenzione in Word, Excel o PDF?

Scegli Word per il manuale vero e proprio, perché gestisce le sezioni numerate, i riferimenti incrociati e un sommario generato automaticamente: tre elementi che diventano complessi da gestire con documenti di questa lunghezza.

Usa Excel per il registro dei beni e per il programma di manutenzione, e questa scelta è praticamente obbligata. Queste due sezioni contengono dati strutturati piuttosto che testo, richiedono l'uso di filtri e ordinamenti, e sono gli elementi che verranno importati successivamente nel sistema di gestione della manutenzione. Mantenerli come tabelle all'interno di un documento Word è il motivo più comune per cui i dati devono poi essere reinseriti manualmente.

Scegli il formato PDF per la versione ufficiale da distribuire, conservando il file sorgente. Il manuale distribuito dovrebbe essere definitivo e contrassegnato dalla versione, e ogni pagina dovrebbe riportare il riferimento del bene o del progetto, in modo che un foglio trovato sparso in un locale tecnico possa essere facilmente identificato.

PowerPoint non è un formato adatto per questo documento, anche se un breve riepilogo in diapositive delle azioni di emergenza è estremamente utile da esporre vicino all'impianto.

Come mantenere aggiornato il manuale di uso e manutenzione dopo la consegna

Ogni manuale di uso e manutenzione inizia a diventare obsoleto il giorno stesso in cui viene accettato. Gli impianti vengono sostituiti, le impostazioni vengono ritarate, i manutentori cambiano e il manuale rimane in un armadio a descrivere un edificio che non esiste più esattamente in quella forma.

L'obiettivo realistico non è un manuale completamente aggiornato in ogni dettaglio, ma garantire che le sezioni più importanti (procedure, impostazioni e contatti) vengano modificate non appena cambiano, e questo richiede che l'operazione di aggiornamento sia abbastanza rapida ed economica da poter essere eseguita sul momento.

Trupeer AI è utile proprio in questo contesto. Il tecnico che ha appena eseguito il lavoro registra l'attività una sola volta e l'output è una procedura scritta con passaggi e immagini già pronti da inserire. Aggiornare una procedura richiede così venti minuti, anziché diventare un compito rimandato a quando si avrà tempo.

Registralo. Personalizzalo con il tuo brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Il creatore di manuali copre documenti operativi più lunghi, mentre la documentazione tiene uniti i registri dei beni e le procedure. Se il bene passa da un operatore o appaltatore all'altro, la nostra SOP per il trasferimento di conoscenza gestisce quel passaggio che il solo manuale non riuscirebbe a coprire, e per il lavoro in cantiere un' istruzione di lavoro per cantiere edile copre il livello operativo. Le istruzioni di configurazione sono disponibili nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande Frequenti

Esiste un modello gratuito di manuale di uso e manutenzione in PDF?

Diversi enti pubblici pubblicano modelli di manuali di uso e manutenzione in formato documento, utili come punto di partenza per la struttura. Esporta il tuo in formato PDF per la distribuzione una volta completato il contenuto, inserendo il riferimento del progetto su ogni pagina. Conserva il file sorgente modificabile, poiché il registro dei beni e i contatti dovranno essere aggiornati già entro il primo anno.

Esiste un modello gratuito di manuale di uso e manutenzione in Word?

La struttura a dieci sezioni sopra riportata può essere copiata direttamente in Word. Non ci sono moduli da compilare o download protetti. Usa Word per le sezioni uno, due e da quattro a dieci, e gestisci la sezione tre (il registro dei beni) in un foglio di calcolo collegato anziché incorporato.

Esiste un modello gratuito di manuale di uso e manutenzione in Excel?

Excel è la scelta ideale per il registro dei beni e il programma di manutenzione. Prevedi colonne per il riferimento del bene, descrizione, posizione, produttore, modello, numero di serie, data di installazione, vita utile prevista, fornitore, contatto di assistenza, scadenza della garanzia e frequenza delle attività. Questo foglio è ciò che il tuo sistema gestionale di manutenzione importerà, quindi compilarlo correttamente alla consegna evita un notevole lavoro di reinserimento dati.

Esiste un modello gratuito di manuale di uso e manutenzione in PowerPoint?

Le diapositive non sono il formato corretto per il manuale completo, ma sono ottime per una cosa: una singola scheda riassuntiva di emergenza che mostri i punti di sezionamento, le azioni immediate e i contatti fuori orario, da stampare ed esporre nel locale tecnico. Creala partendo dal manuale, non in sostituzione di esso.

Dove posso trovare un modello di manuale operativo in Word?

In questo caso si tratta del documento di processo e non di quello relativo ai beni fisici, poiché descrive come funziona la tua organizzazione e non come opera una specifica installazione. La nostra pagina dei modelli di manuali illustra i diversi tipi di manuale e come capire di quale hai bisogno.

Chi è responsabile della stesura del manuale di uso e manutenzione?

Normalmente l'appaltatore o il fornitore, come prestazione contrattuale, raccogliendo le informazioni dai subappaltatori e dai produttori. La responsabilità del cliente è specificare cosa deve contenere, entro quando presentare la bozza e le modalità di accettazione. Limitarsi a richiedere genericamente la fornitura di un manuale è il motivo per cui poi si ricevono undici volumi di sole brochure.

Quando deve essere consegnato il manuale di uso e manutenzione?

Una bozza deve essere consegnata quattro settimane prima del completamento dei lavori e la versione finale al momento della consegna dell'opera. La data della bozza è quella fondamentale, perché è l'unico momento in cui il test del manuale può portare a modifiche reali senza ritardare il progetto.

Per quanto tempo deve essere conservato un manuale di uso e manutenzione?

Per tutta la durata di vita del bene, oltre al periodo richiesto dagli obblighi di legge, assicurativi e contrattuali, che per le opere edili può essere di molti anni. Conserva la versione ufficiale consegnata come registro storico e mantieni una copia di lavoro aggiornata accanto ad essa, poiché confondere le due cose rende impossibile dimostrare lo stato del bene al momento della consegna.