Un ottimo business plan per l'IT trasforma l'IT da centro di costo a driver strategico. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sulla pianificazione IT partendo da un modello di business plan IT gratuito, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando il piano in una video presentazione che allinea gli stakeholder aziendali e tecnici.

Un'azienda di servizi IT può sembrare in salute dal punto di vista dei ricavi e intanto perdere denaro sulla metà dei suoi clienti. Il contratto prevede pagamenti mensili, le fatture vengono inviate e nessuno si è accorto che un cliente genera il triplo dei ticket rispetto a un altro che paga la stessa cifra.

Questa è l'aritmetica su cui è costruito questo modello, perché è l'aritmetica che decide se l'attività funziona o meno.

Scarica il modello di business plan per l'IT

Gratuito, modificabile, senza filigrana. Il file Excel è la sostanza. Un business plan IT descrittivo senza un modello di costo del servizio è solo una descrizione.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di business plan IT puoi:

• Risparmiare ore di pianificazione: Evita la pagina bianca con una struttura creata appositamente per la strategia IT.

• Allinearti agli obiettivi aziendali: Le sezioni integrate collegano le iniziative IT ai risultati aziendali.

• Rimanere in linea con il brand: Applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Comunicare chiaramente: Converti il piano in una video presentazione comprensibile per tutti gli stakeholder aziendali.

• Mantenere la responsabilità: Le sezioni KPI integrate tracciano se l'IT sta rispettando il piano stabilito.

• Raggiungere team globali: Traduci il piano in oltre 65 lingue con un solo clic.

Quale tipo di azienda IT?

Quattro modelli, quattro serie di numeri completamente diverse. Il piano differisce più tra questi modelli che tra un'azienda IT e una non IT.

Molte aziende IT combinano due di questi modelli. Ad esempio, un MSP che esegue anche progetti o una società di consulenza che sviluppa un prodotto. Analizzali separatamente, perché una visione d'insieme nasconde quale modello sta sovvenzionando l'altro.

Economia di MSP e servizi gestiti

La tipologia più comune di azienda IT, e quella in cui i numeri sono meno compresi.

I ricavi sono semplici da calcolare: postazioni o dispositivi moltiplicati per un prezzo, più il lavoro a progetto.

I costi sono il punto critico, perché i due costi maggiori scalano in base a fattori diversi dai ricavi. Gli strumenti (tooling) scalano con le postazioni. Il tempo dei tecnici scala con i ticket. E i ticket non sono correlati alle postazioni.

Questa discrepanza rappresenta l'intero problema. Due clienti che pagano la stessa cifra possono consumare quantità di lavoro tecnico enormemente diverse e, a meno che non si effettui una misurazione per singolo cliente, non si saprà mai qual è la situazione reale.

Costo del servizio per cliente

Il calcolo più importante in un business plan MSP, e quello che la maggior parte dei piani tralascia del tutto.

Per ogni cliente: costo degli strumenti, più il tempo del tecnico a una tariffa oraria lorda comprensiva di oneri, più eventuali costi di terze parti specifici per quel cliente.

Esempio pratico, per due clienti della stessa azienda.

Il cliente B paga ogni mese, non si lamenta mai della fattura e ti fa perdere quasi cinquecento euro al mese. In un report sui ricavi sembra un ottimo cliente. In un report sul costo del servizio è il motivo per cui l'azienda non cresce.

Esistono tre risposte e il piano dovrebbe indicare quale intendi utilizzare: ridurre i ticket risolvendo la causa scatenante, rinegoziare il prezzo del contratto o abbandonare il cliente. Non fare nulla e sperare è la scelta predefinita, ma non funziona.

La suite di strumenti (tool stack)

Il costo che sorprende di più, perché è calcolato per postazione, è ricorrente e tende solo ad aumentare.

Una tipica suite di servizi gestiti include monitoraggio e gestione remota, una piattaforma di automazione dei servizi professionali o di ticketing, protezione degli endpoint, backup, sicurezza della posta elettronica, gestione delle patch, documentazione e gestione delle password. Presi singolarmente sembrano tutti accessibili. Insieme, solitamente costano tra gli otto e i venti euro per postazione al mese.

Inserisci questo dato in modo esplicito nel piano, per postazione, elencando ogni strumento. In questo modo emergeranno chiaramente due elementi: quale percentuale del prezzo della postazione viene consumata prima ancora che intervenga un operatore umano, e cosa succede al margine quando un fornitore aumenta i prezzi (cosa che accadrà).

Modella anche gli impegni minimi di acquisto. Molti fornitori richiedono un numero minimo di postazioni che rende i piccoli clienti strutturalmente non redditizi, a prescindere dalla qualità del servizio offerto.

Tasso di utilizzo

Per la consulenza e il lavoro a progetto, è il numero che decide tutto.

L'utilizzo è dato dalle ore fatturabili divise per le ore disponibili. Il piano richiede un obiettivo, un'ipotesi sul tempo di inserimento (ramp-up) dei nuovi assunti e onestà su ciò che è realmente realizzabile.

Gli intervalli realistici variano, ma gli errori sono ricorrenti: ipotizzare un utilizzo completo fin dal primo giorno, ignorare ferie e formazione, trattare il lavoro interno come fatturabile e dimenticare che chi si occupa delle vendite non può essere contemporaneamente fatturabile al 100%.

Modella esplicitamente il tempo di inattività (bench). La redditività di una società di consulenza è ampiamente determinata dal divario temporale tra un progetto e l'altro; un piano che presuppone che gli incarichi si susseguano senza interruzioni non è un piano realistico.

Mix di ricavi ricorrenti e a progetto

Specifica la suddivisione e l'obiettivo, poiché i due tipi di ricavo si comportano in modo completamente diverso.

I ricavi ricorrenti sono prevedibili, aumentano il valore dell'azienda e crescono lentamente. I ricavi a progetto sono discontinui, hanno un margine orario più elevato e possono sparire senza preavviso. Un'azienda basata principalmente su ricavi a progetto deve vendere continuamente anche solo per rimanere stabile.

La metrica utile è la percentuale di costi fissi coperta dai ricavi ricorrenti. Una percentuale superiore al 100% significa che l'azienda può sopravvivere a un trimestre di magra sui progetti. Una percentuale inferiore al 50% significa che un trimestre lento rappresenta un problema esistenziale, e qualsiasi finanziatore o investitore lo noterà immediatamente.

Economia di Software e SaaS

Se stai creando un prodotto invece di fornire servizi, i numeri cambiano di nuovo: costo di acquisizione clienti (CAC), periodo di ammortamento (payback period), churn rate lordo, net revenue retention e margine lordo al netto di hosting e supporto.

La caratteristica distintiva è che i costi sono concentrati all'inizio, mentre i ricavi arrivano nel corso degli anni, quindi il piano deve mostrare il fabbisogno di cassa prima di mostrare i profitti. Un piano SaaS che mostra la redditività al primo anno di solito è un piano che non ha modellato correttamente l'acquisizione.

Il modello di business plan per e-commerce approfondisce maggiormente l'economia unitaria e il payback, e molti di questi concetti sono applicabili anche in questo caso.

La struttura del piano

Due sezioni sono solitamente trascurate nei business plan IT: l'operatività, dove il modello di erogazione determina la base dei costi, e i rischi, dato che le aziende IT presentano esposizioni che i piani generici non prendono in considerazione.

Un esempio pratico

Azienda: Servizi IT gestiti, 22 clienti, 480 postazioni.

Cosa dovrebbe indicare il piano al riguardo. Un margine operativo del 3% è estremamente fragile. Un singolo aumento di prezzo da parte di un fornitore o le dimissioni di un tecnico lo annullerebbero del tutto. Inoltre, i ricavi ricorrenti coprono solo il 78% dei costi fissi, il che significa che un trimestre senza progetti comporterebbe una perdita.

L'analisi del costo del servizio rivela che quattro clienti su ventidue sono in perdita, riducendo complessivamente il margine di circa € 1.400 al mese. Correggere la situazione o rinunciare a questi quattro clienti triplica quasi l'utile operativo, senza la necessità di acquisire un solo nuovo cliente.

Questo è l'obiettivo dell'analisi. Il piano di crescita nella maggior parte dei business plan MSP si riduce a "acquisire più clienti". La strada più rapida, tuttavia, consiste di solito nello smettere di perdere denaro con quelli attuali, un elemento che rimane invisibile senza un calcolo dei costi per singolo cliente.

Proiezioni finanziarie

Quattro elementi, in ordine di importanza.

Costo del servizio per cliente. Tutto il resto dipende dalla consapevolezza se un cliente sia redditizio o meno.

Flusso di cassa, mensile, per almeno diciotto mesi. Le aziende IT possono essere redditizie ma prive di liquidità, in particolare quando l'hardware viene acquistato per conto dei clienti o quando i progetti vengono fatturati solo al completamento.

Conto economico a tre anni, con dettaglio mensile per il primo anno.

Analisi di sensibilità. Cosa succede al margine se i costi degli strumenti aumentano del 15%, se il tasso di utilizzo scende di cinque punti o se il cliente principale abbandona l'azienda. Qualsiasi lettore esperto farà queste verifiche, quindi è opportuno effettuarle in anticipo.

Rischi specifici per le aziende IT

La sezione che i modelli generici gestiscono con minore efficacia.

Concentrazione della clientela. Se un singolo cliente rappresenta una quota elevata dei ricavi, indica chiaramente la percentuale. Al di sopra del 20% circa, si tratta di un rischio significativo e gli istituti di credito lo considereranno tale.

Dipendenza da figure chiave. Un rischio comune ma raramente ammesso. Se un solo tecnico è l'unico a conoscere l'infrastruttura di diversi clienti, questo rappresenta un rischio aziendale, non una semplice difficoltà di gestione del personale.

Dipendenza dai fornitori. Il tuo margine si colloca tra ciò che i clienti pagano e ciò che i fornitori addebitano, e tu puoi controllare solo la prima di queste variabili.

Sicurezza e responsabilità. Un MSP con accesso privilegiato ai sistemi dei clienti comporta un'esposizione reale a rischi. L'assicurazione per la responsabilità informatica (cyber liability), le procedure di gestione degli incidenti e i limiti contrattuali di responsabilità devono essere inclusi nel piano.

Termini contrattuali. Termini di preavviso, rinnovo automatico, possibilità di adeguare i prezzi a metà contratto. Un portafoglio clienti con preavviso di trenta giorni vale molto meno rispetto agli stessi ricavi vincolati a contratti di dodici mesi.

Disponibilità di tecnici. In molti mercati, la ricerca di personale qualificato rappresenta il vero limite alla crescita. Un piano che prevede il raddoppio dei ricavi senza un piano di assunzioni credibile non è realistico.

Come scrivere il tuo business plan per l'IT

1. Identifica il tuo modello di business, e se ne utilizzi due, analizzali separatamente.

2. Crea innanzitutto il modello di costo del servizio, per ciascun cliente, prima di scrivere il testo.

3. Calcola il costo della suite di strumenti per postazione, elencando ogni fornitore.

4. Definisci l'ipotesi sul tasso di utilizzo e giustificala, includendo i tempi di inserimento e i periodi di inattività.

5. Specifica il mix tra ricavi ricorrenti e a progetto e quale quota di costi fissi è coperta dai ricavi ricorrenti.

6. Pianifica il flusso di cassa mensile, allineando correttamente le tempistiche di acquisto dell'hardware e di fatturazione dei progetti.

7. Effettua le analisi di sensibilità prima che te lo chiedano gli altri.

8. Redigi accuratamente la sezione sull'operatività, poiché determina la struttura dei costi.

9. Indica chiaramente i rischi legati alla concentrazione dei clienti, alle figure chiave e ai fornitori, anziché sperare che passino inosservati.

10. Scrivi la sintesi esecutiva (executive summary) per ultima.

Best practice

• Costo del servizio calcolato per singolo cliente, non come valore medio.

• Suite di strumenti dettagliata per postazione con l'elenco di ciascun fornitore.

• Ipotesi sul tasso di utilizzo giustificate, inclusi i tempi di inserimento e l'inattività.

• Ricavi ricorrenti espressi come percentuale dei costi fissi.

• Flusso di cassa mensile con corrette tempistiche per l'hardware.

• Analisi di sensibilità eseguite e presentate.

• Concentrazione dei clienti espressa in percentuale.

• Presenza di dipendenza da figure chiave esplicitamente riconosciuta.

• Termini contrattuali descritti, in quanto influenzano la valutazione aziendale.

• Piano di assunzioni credibile rispetto alla crescita ipotizzata.

Errori comuni

• Ricavi per cliente riportati senza l'indicazione del relativo costo del servizio.

• Costi della suite di strumenti inseriti indistintamente nelle spese generali, nascondendo l'impatto sul margine della postazione.

• Utilizzo massimo ipotizzato fin dal primo giorno.

• Tempo di inattività (bench) tra un progetto e l'altro ignorato.

• Ricavi da progetti previsti come se fossero ricorrenti.

• Piano di crescita basato esclusivamente su nuovi clienti, ignorando quelli esistenti che sono in perdita.

• Flusso di cassa omesso, rendendo invisibili gli acquisti di hardware e la fatturazione dei progetti.

• Concentrazione dei clienti non dichiarata.

• Rischio legato alle figure chiave non menzionato.

• Assenza di un'analisi di sensibilità, lasciandoti impreparato alla prima domanda durante una riunione.

• Un unico modello unificato per un'attività che in realtà ne combina due.

La sezione operativa, resa concreta

Apri il modello in Trupeer AI, applica il tuo brand kit in modo che il piano sia coerente con gli altri tuoi documenti e modifica direttamente qualsiasi sezione. Le istruzioni per la configurazione sono disponibili nella guida al modello.

Esamina nuovamente la tabella del costo del servizio. La variabile che determina la redditività è il tempo impiegato dal tecnico per ogni ticket, e la leva principale per ottimizzarlo consiste nell'evitare che lo stesso problema debba essere risolto ogni volta da zero.

La mancanza di processi documentati è il motivo per cui un tecnico impiega quaranta minuti su un problema già risolto da un collega il mese precedente. Registra la procedura una sola volta e Trupeer AI genererà sia la guida scritta sia una video presentazione commentata a partire dalla stessa sessione, trasformandola in una procedura operativa standard (runbook) anziché in una conoscenza isolata. Per un MSP, questo non è un semplice lavoro di documentazione, ma si traduce direttamente in margine di profitto.

Le medesime registrazioni possono essere utilizzate per il self-service dei clienti, riducendo direttamente il volume dei ticket. Traducile in oltre 65 lingue per i clienti che ne hanno bisogno e conserva l'intero archivio nella tua knowledge base. Il modello SOP per MSP descrive dettagliatamente le procedure stesse.

Registra. Applica il brand. Traduci. Usa Trupeer.

Domande Frequenti (FAQ)

Esiste un modello di business plan IT gratuito in formato Word?

Sì. La versione Word contiene il piano scritto completo di tutte le sezioni, incluse quelle relative all'operatività specifica dell'IT, agli strumenti e ai rischi. Il download è gratuito, senza obbligo di registrazione e senza filigrana.

È disponibile un modello di business plan IT in formato Word .doc?

Sì, è inclusa una versione .doc insieme a quella .docx per i sistemi meno recenti.

Posso scaricare gratuitamente un modello di business plan IT in Word?

Sì, ogni formato è scaricabile gratuitamente senza necessità di creare un account e senza richiesta di attribuzione.

Esiste un modello di business plan IT gratuito in Excel?

Sì, ed è il più utile dei due. La cartella di lavoro Excel contiene il modello di costo del servizio per cliente, il costo della suite di strumenti per postazione, il tasso di utilizzo, il mix di ricavi ricorrenti e a progetto, le proiezioni triennali, il flusso di cassa mensile e l'analisi di sensibilità.

Esiste un modello di business plan IT gratuito in PDF?

Sì, sia come piano finito pronto per la distribuzione, sia come esempio compilato per permetterti di leggere un piano completo prima di redigere il tuo.

È possibile scaricare gratuitamente un modello di business plan in formato PDF?

Sì. Per un'attività generica non incentrata sull'IT, il modello di business plan copre le nove sezioni standard nei formati PDF, Word, Excel e PowerPoint.

Che cos'è un business plan per l'IT?

Un business plan per un'azienda tecnologica, che copre le stesse sezioni fondamentali di qualsiasi piano aziendale ma con dati finanziari strutturati intorno al modello operativo specifico: costo del servizio per i servizi gestiti, tasso di utilizzo per la consulenza, acquisizione e fidelizzazione per il software.

Cosa dovrebbe includere un business plan per l'IT?

Le sezioni standard e, nello specifico, il modello di business adottato, i livelli di servizio e le relative esclusioni, il modello di erogazione e le ore di copertura, la suite di strumenti con il costo per postazione, i rapporti tecnici/clienti, il piano di assunzioni, il costo del servizio per cliente e i rischi specifici delle aziende IT, inclusi l'esposizione verso fornitori, figure chiave e sicurezza.

Come si calcola il costo del servizio per un MSP?

Per ciascun cliente, somma il costo degli strumenti per le sue postazioni, il tempo dedicato dai tecnici valorizzato a una tariffa oraria lorda e gli eventuali costi di terze parti specifici per quel cliente. Confronta il risultato con la tariffa pagata dal cliente. L'aspetto cruciale consiste nell'effettuare questo calcolo per singolo cliente anziché come media, poiché il volume dei ticket non è proporzionale al numero di postazioni e le medie nascondono i clienti in perdita.

Perché le aziende di servizi gestiti diventano non redditizie?

Solitamente perché il tempo dei tecnici viene consumato in modo disomogeneo tra i vari clienti a fronte di tariffe uniformi. Un cliente che genera tre volte i ticket di un altro a parità di prezzo può essere in perdita pur comparendo nel report dei ricavi come un cliente attivo e pagante. Senza un'analisi dei costi per cliente questo fenomeno rimane invisibile, e la soluzione comune di acquisire più clienti finisce per peggiorare la situazione.

Cosa occorre indicare in merito agli strumenti in un business plan IT?

Indica ogni strumento per nome con il relativo costo per postazione, il totale per postazione e la quota del prezzo finale che viene assorbita prima ancora dell'intervento umano. Segnala inoltre gli impegni minimi di postazioni, poiché possono rendere i clienti piccoli non redditizi a livello strutturale, e inserisci un potenziale aumento dei prezzi dei fornitori nelle tue analisi di sensibilità.

Qual è un buon tasso di utilizzo per una società di consulenza IT?

Varia in base al mercato e al modello di erogazione dei servizi, pertanto l'approccio corretto consiste nel giustificare le proprie ipotesi anziché limitarsi a un confronto con standard generici. Occorre considerare ferie, formazione, attività interne e i tempi di inserimento dei nuovi assunti, inserendo esplicitamente il tempo di inattività tra i progetti, poiché è proprio in questa finestra temporale che si determina la redditività di una società di consulenza.

Quanti ricavi ricorrenti dovrebbe avere un'azienda IT?

Esprimili come quota dei costi fissi anziché dei ricavi totali. Disporre di ricavi ricorrenti che coprono oltre il 100% dei costi fissi consente di superare un trimestre con pochi progetti. Sotto la soglia del 50%, un trimestre debole diventa un rischio per la sopravvivenza stessa dell'azienda, elemento che istituti di credito e investitori identificheranno immediatamente.

Quali rischi deve coprire un business plan IT?

La concentrazione della clientela con la relativa percentuale, la dipendenza da figure chiave, la dipendenza dai fornitori e il loro potere di determinazione dei prezzi, l'esposizione in termini di sicurezza e responsabilità legata all'accesso privilegiato ai sistemi dei clienti, i termini contrattuali e i tempi di preavviso, e la disponibilità di tecnici, che rappresenta spesso il reale ostacolo alla crescita.

Posso personalizzare questo modello di business plan IT?

Sì, sia il documento di testo sia il foglio di calcolo sono completamente modificabili. Adatta il modello di costo alla tua attività, dato che l'economia dei servizi gestiti, della consulenza, del software e della rivendita differisce in modo sostanziale, e utilizza due modelli separati anziché una visione d'insieme se operi su più fronti.

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