Usa questo modello
Confluence è una delle knowledge base più utilizzate al mondo e i template Confluence di qualità sono ciò che la rende scalabile. Con Trupeer, puoi risparmiare ore nella progettazione dei template Confluence partendo dalla nostra guida gratuita e dalla libreria dei template, personalizzandoli con le tue linee guida del brand e trasformando le pagine Confluence in video presentazioni che danno vita alla documentazione.
La maggior parte dei team che configura i template Confluence finisce nello stesso modo: quaranta template nello spazio, tre che vengono effettivamente utilizzati e tutti gli altri che continuano a copiare la pagina dell'ultimo trimestre cancellandone i contenuti.
Creare il template è la parte facile e Atlassian lo documenta bene. Ciò che determina se funziona o meno è cosa ci inserisci, dove lo inserisci e se chiunque sia in grado di trovarlo nel momento esatto in cui ne ha bisogno.
Cosa sono i template Confluence
Una struttura di pagina riutilizzabile che diventa il punto di partenza per una nuova pagina. Quando qualcuno crea una pagina da un template, trova le intestazioni, il layout, le macro e il testo di istruzione già pronti, così deve solo compilare anziché progettare.
Ne esistono quattro tipi, e sapere con quale si ha a che fare evita molta confusione.
Tipo | Creato da | Disponibile in | Modificabile da te |
|---|---|---|---|
Template di sistema | Atlassian, integrato | Ovunque | No |
Blueprint | Atlassian o app | Ovunque | Non direttamente |
Template globali | I tuoi amministratori | Tutti gli spazi | Sì, con diritti di amministratore |
Template di spazio | Amministratori dello spazio | Un solo spazio | Sì |
La maggior parte di ciò che un team costruisce sarà costituito da template di spazio. I template globali servono per cose di cui ogni spazio ha bisogno, come il formato dei verbali di riunione o il registro delle decisioni.
Blueprint vs template Confluence
Un punto comune di confusione, che vale la pena comprendere prima di provare a costruire qualcosa che un semplice template non è in grado di fare.
Un template è una struttura di pagina. Crei una pagina da esso e ottieni quella struttura.
Un blueprint è un template con l'aggiunta di comportamenti. I blueprint possono mostrarti una finestra di dialogo prima della creazione della pagina, generare più di una pagina, creare una pagina indice che elenca tutte le pagine di quel tipo e applicare logiche che un semplice template non può gestire. I verbali delle riunioni e i blueprint delle decisioni di Atlassian sono gli esempi più noti, e la pagina indice che mantengono aggiornata è la parte che un template non può replicare.
Le implicazioni pratiche: puoi creare e modificare i template autonomamente, ma non puoi creare un blueprint senza sviluppare un'app. Se desideri un comportamento simile a un blueprint senza sviluppo, gli approcci tradizionali prevedono un template combinato con la macro "Crea da template" su una pagina madre, insieme a un report sulle proprietà della pagina per creare l'indice.
Se qualcuno chiede "un blueprint", di solito intende dire che desidera la pagina indice.
Template globale o di spazio?
Decidilo prima di crearlo, perché spostarlo in un secondo momento significa doverlo ricreare da capo.
Globale quando ogni spazio ne ha bisogno, quando la coerenza all'interno dell'organizzazione è fondamentale o quando supporta un processo aziendale complessivo. Verbali di riunione, registri delle decisioni, rapporti sugli incidenti, statuti di progetto.
Di spazio quando è specifico per il modo di lavorare di un team, quando cambierà spesso o quando stai ancora testando se sia effettivamente utile. La maggior parte dei template inizia qui e alcuni passano poi a livello globale.
La trappola è impostare tutto come globale perché sembra più ordinato. Una libreria globale di sessanta template è impossibile da navigare e gli amministratori dello spazio non possono correggere un template globale che non si adatta alle loro esigenze.
Come personalizzare questo template in Trupeer
Passo 1: Apri la sezione Template
Vai alla sezione Template dal menu di navigazione principale.
Passo 2: Seleziona e apri un template
Clicca su qualsiasi template con cui desideri lavorare per aprirlo.
Passo 3: Espandi la visualizzazione del template
Se necessario, espandi la visualizzazione del template per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.
Passo 4: Modifica il template
Clicca su Modifica per iniziare a personalizzare il template selezionato.
All'interno dell'editor puoi:
Aggiungere nuove sezioni
Definire o aggiornare le regole di formattazione
Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni
Passo 5: Salva il tuo template personalizzato
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il template aggiornato tra i tuoi.
Passo 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il template
Quando vuoi vedere come appare il tuo template personalizzato, apri l'Anteprima.
Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il template appaia esattamente come desideri.
Con questa guida ai template Confluence puoi:
Risparmiare ore sulla documentazione: utilizza modelli di template Confluence collaudati invece di iniziare da zero.
Favorire la coerenza: ogni team utilizzerà la stessa struttura per documenti simili.
Rimanere in linea con il brand: applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.
Coprire ogni caso d'uso: template per riunioni, progetti, decisioni, retrospettive e altro ancora.
Aggiungere video presentazioni: incorpora video tutorial direttamente nelle pagine di Confluence.
Raggiungere team globali: traduci i contenuti di Confluence in oltre 65 lingue con un solo clic.
Quando crearne uno personalizzato
Non così spesso come si potrebbe pensare. Atlassian fornisce un gran numero di template e ce ne sono molti altri disponibili nel Marketplace.
Crea un template personalizzato quando quello esistente è simile ma ha sezioni errate, quando hai bisogno di campi specifici dell'azienda come un centro di costo o una riga di approvazione, quando desideri una struttura coerente per qualcosa che produci settimanalmente, o quando la stessa pagina viene copiata e modificata ripetutamente.
Non crearne uno per qualcosa che viene prodotto due volte l'anno, o quando il vero problema è che le persone non sanno come scrivere il documento piuttosto che come strutturarlo. Un template risolve un problema di formattazione. Non risolve un problema di pensiero.
Come creare un template Confluence
La procedura differisce leggermente tra Confluence Cloud e Data Center, e Atlassian sposta periodicamente le opzioni, quindi consulta la loro documentazione attuale per i passaggi esatti. La struttura generale del processo rimane comunque stabile.
Vai alle impostazioni dello spazio per un template di spazio, o all'area di amministrazione globale per un template globale. I template risiedono in un'area amministrativa invece di essere creati direttamente da una pagina.
Crea un nuovo template e assegnali un nome chiaro.
Costruisci la struttura nell'editor dei template: intestazioni, layout, tabelle, macro.
Aggiungi variabili per tutto ciò che l'utente dovrebbe essere invitato a compilare.
Aggiungi un testo segnaposto per spiegare cosa inserire in ciascuna sezione.
Aggiungi etichette in modo che le pagine create da esso vengano categorizzate automaticamente.
Scrivi una descrizione. Questo è ciò che le persone vedono quando scelgono un template, e quasi sempre viene lasciata vuota.
Salva, poi crea una pagina di prova per vedere cosa sperimenta effettivamente un utente.
L'ottavo passo individua la maggior parte dei problemi. L'editor dei template e la pagina finale risultante appaiono diversi, e cose che sembravano chiare nell'editor spesso non lo sono affatto.
Creare un template da una pagina esistente
Non esiste un pulsante con un solo clic "converti questa pagina in un template" in Confluence, il che sorprende molti. Ecco cosa funziona in pratica:
Apri la pagina esistente, copia il suo contenuto, crea un nuovo template nello spazio o nell'area dei template globali e incolla il contenuto. Quindi elimina tutto ciò che è specifico di quell'istanza: nomi, date, dati reali, contenuti completati. Sostituisci il contenuto rimosso con del testo segnaposto che spieghi cosa inserire e aggiungi variabili per i campi che devono essere richiesti.
La fase di rimozione è il punto in cui di solito si sbaglia. Un template creato da una pagina reale con i dettagli rimossi solo a metà genera pagine contenenti i dati di qualcun altro, che verranno copiati continuamente prima che qualcuno se ne accorga.
Alcune app del Marketplace aggiungono una conversione diretta da pagina a template, che vale la pena considerare se si esegue spesso questa operazione.
Variabili
Campi che l'utente è invitato a completare quando crea una pagina da un template. Appaiono sotto forma di modulo prima dell'apertura della pagina.
Usali per quel manipolo di valori che definiscono la pagina: nome del progetto, cliente, data, numero di sprint, proprietario. Quando qualcuno crea la pagina, compila questi dati una volta sola e i valori si inseriscono ovunque appaia la variabile.
Due limiti da conoscere: le variabili si compilano al momento della creazione e in seguito non sono modificabili come variabili, diventando semplice testo sulla pagina. Inoltre, è meglio limitarsi a un numero ridotto, poiché un template che si apre con un modulo a dodici campi viene abbandonato a favore della copia di una vecchia pagina.
Da tre a cinque variabili è un limite massimo ragionevole.
Testo segnaposto
Testo di istruzione che appare in grigio nel template e scompare non appena l'utente vi digita sopra. È la funzionalità meno utilizzata nei template Confluence, ma è quella che migliora maggiormente l'adozione.
Un buon testo segnaposto spiega alla persona cosa inserire nella sezione e, idealmente, come dovrebbe essere strutturato un buon contenuto. "Descrivi la decisione, le opzioni prese in considerazione e perché è stata scelta questa. Due o tre frasi." Questo è molto più utile di un'intestazione vuota.
La proprietà chiave è che non persiste. Il testo ordinario lasciato in un template viene pubblicato all'interno delle pagine reali, e ti ritroverai con testi di istruzione presenti in modo permanente in metà della tua documentazione. Il testo segnaposto scompare quando viene sostituito e scompare anche quando la pagina viene pubblicata senza modifiche.
Usalo per ogni sezione in cui qualcuno potrebbe ragionevolmente chiedersi cosa inserire, ovvero la maggior parte.
Etichette
I template possono applicare automaticamente etichette a ogni pagina creata da essi.
Questo conta più di quanto sembri, perché le etichette sono ciò che rende i contenuti di Confluence rintracciabili e pronti per i report. Un template per i verbali delle riunioni che applica un'etichetta meeting-notes ti consente di creare un indice di ogni verbale di riunione in uno spazio, filtrare per etichetta nella ricerca e utilizzare report sulle proprietà della pagina.
Imposta le etichette nel template e gli utenti non dovranno mai ricordarsene. Affidati alla compilazione manuale degli utenti e quasi nessuno lo farà.
La macro Crea da Template
La cosa più vicina al comportamento di un blueprint senza dover compilare un'app, ed è la funzionalità che la maggior parte delle persone non sa che esista.
Posiziona la macro su una pagina, indirizzala verso un template e questa genererà un pulsante. Chiunque vi clicchi sopra creerà una nuova pagina da quel template, opzionalmente come pagina figlia di una pagina madre specificata.
Questo risolve il problema della rintracciabilità, che è il motivo principale per cui i template non vengono utilizzati. Invece di aspettare che le persone vadano alla selezione dei template e cerchino in un elenco, posizioni il pulsante dove si svolge il lavoro: un pulsante sulla home page del team con scritto "Nuovo verbale di riunione", un pulsante su uno spazio di progetto con scritto "Registra una decisione".
Combinalo con un report sulle proprietà della pagina sulla stessa pagina e avrai qualcosa di molto simile a un blueprint: un pulsante per creare e un indice aggiornato automaticamente di tutto ciò che viene creato.
Se devi creare una sola cosa da questa guida, crea questa.
Progettare un template che le persone useranno davvero
Meno sezioni. Un template con dodici sezioni viene completato a metà e poi abbandonato. Di solito sei sezioni sono più che sufficienti.
Ordina in base a quando le persone sanno le cose. Metti in alto ciò che possono compilare immediatamente e più in basso ciò che richiede una ricerca.
Testo segnaposto ovunque, che spieghi cosa inserire in ogni sezione.
Tabelle per tutto ciò che è strutturato, poiché il testo libero sotto un'intestazione produce contenuti incoerenti.
Non inserire nomi di persone specifiche. I ruoli cambiano, ma il template no.
Attenzione alla larghezza della pagina. I template progettati su schermi grandi possono sembrare stretti altrove, e i layout a larghezza intera non si adattano a tutti i tipi di contenuto.
Usa le macro con moderazione. Non tutte le macro si comportano allo stesso modo all'interno di un template, e i nesting complessi sono spesso il motivo per cui i template si rompono in modi difficili da diagnosticare.
Scrivi la descrizione. È ciò che le persone leggono quando scelgono, e quasi sempre è vuota.
Rendere i template rintracciabili
Il vero motivo per cui i template falliscono, e quasi nulla nella documentazione di Atlassian lo affronta.
Il percorso predefinito richiede che qualcuno si ricordi che i template esistono, trovi la selezione dei template e individui quello giusto da un elenco di nomi. In ognuno di questi passaggi, copiare la pagina del trimestre precedente risulta più semplice.
Cosa funziona:
Pulsanti macro Crea da Template sulle pagine in cui le persone iniziano a lavorare.
Una pagina indice dei template in ogni spazio, che elenchi cosa esiste e quando utilizzare ciascuno.
Nomi descrittivi. "Verbali riunione settimanale del team" e non "Template 3" o "TMPL_MTG".
Descrizioni compilate, poiché la finestra di selezione le mostra.
Meno template. Sei template facili da trovare sono meglio di quaranta introvabili.
Template menzionati nel processo, non solo disponibili. Se la tua checklist di inserimento dice "crea una scheda di progetto", inserisci il link al pulsante.
Favorire l'adozione
Chiedi alle persone che lo utilizzeranno di quali sezioni hanno bisogno prima di crearlo. I template progettati da un amministratore per un team di cui non fa parte vengono ignorati.
Fai un test con un solo team prima di distribuirlo a livello globale.
Mostralo una volta, dal vivo. Trenta secondi in una riunione di team valgono più di un annuncio che nessuno legge.
Sostituisci l'alternativa. Se le persone copiano una vecchia pagina, archiviala o rendi il pulsante più comodo rispetto al cercarla.
Osserva cosa viene rimosso. Se ogni utente cancella la stessa sezione, eliminala.
Osserva cosa viene aggiunto. Se le persone aggiungono costantemente una sezione, inseriscila nel template.
Questi ultimi due sono i segnali più utili a disposizione e quasi nessuno li analizza.
Gestione della libreria
Assegna un proprietario per ciascun template, un ruolo specifico piuttosto che l'amministratore generico dello spazio.
Effettua una revisione trimestrale, rimuovendo tutto ciò che non viene utilizzato. Confluence non segnala direttamente l'utilizzo dei template, quindi un buon indicatore è contare le pagine che contengono l'etichetta del template.
Traccia le modifiche nella descrizione del template, in modo che le persone sappiano che è stato aggiornato.
Elimina senza pietà. Una libreria in cui un terzo dei template è obsoleto insegna alle persone a non fidarsi di nessuno di essi.
Verifica dopo gli aggiornamenti di Confluence, poiché le modifiche all'editor a volte influiscono sulla visualizzazione dei template.
Limitazioni note
Aspetti da conoscere prima di progettare qualcosa attorno a una funzione che non è supportata.
Non tutte le macro si comportano allo stesso modo in un template rispetto a una pagina normale, e alcune non vengono trasferite correttamente. In genere gli allegati non possono essere inclusi in un template. Le variabili sono attive solo al momento della creazione, non sono campi modificabili in tempo reale. Non esiste una conversione integrata da pagina a template. I template non possono obbligare la compilazione, quindi nulla impedisce a un utente di pubblicare una pagina con tutte le sezioni vuote. Inoltre, non è possibile creare un vero comportamento blueprint, inclusa la creazione di più pagine e l'aggiornamento automatico dell'indice, senza lo sviluppo di un'app.
Diverse app del Marketplace risolvono queste lacune, il che merita di essere approfondito se queste limitazioni bloccano processi importanti.
Best practice
Template di spazio come opzione predefinita, globali solo quando tutto il sistema ne ha bisogno.
Sei sezioni o meno.
Testo segnaposto in ogni sezione.
Da tre a cinque variabili al massimo.
Etichette applicate dal template, non dall'utente.
Descrizioni scritte e complete.
Pulsanti macro Crea da Template posizionati dove inizia il lavoro.
Testati con un team prima del rilascio.
Un proprietario e una revisione trimestrale per ciascun template.
Eliminazione di tutto ciò che non viene utilizzato.
Errori comuni
Costruire il template senza consultare le persone che lo utilizzeranno.
Troppe sezioni (es. dodici), che portano a pagine completate solo a metà.
Nessun testo segnaposto, per cui nessuno sa cosa va inserito nelle sezioni.
Testo di istruzione inserito come testo normale, che finisce in ogni pagina pubblicata.
Dati reali lasciati in un template ricavato da una pagina esistente.
Nomi di persone reali inseriti in modo fisso.
Descrizioni vuote, che rendono inutile lo strumento di selezione.
Creare ogni cosa come template globale.
Template esistenti ma non collegati nei punti in cui le persone lavorano.
Avere quaranta template disponibili e usarne solo tre.
Nessun proprietario assegnato, quindi nessun aggiornamento.
Sperare che un template risolva un problema legato al fatto che le persone non sanno cosa scrivere.
Il template fornisce la struttura, non il contenuto
I template Confluence risolvono bene un problema strutturale. Non possono risolvere quello più comune, ossia il fatto che le persone sanno di quali sezioni ha bisogno il documento ma non sanno come compilarle, perché il processo da documentare vive solo nella testa di qualcuno.
Questo divario si manifesta in template compilati con una sola riga per sezione. La struttura è corretta ma il contenuto è minimo, e nessun testo segnaposto può rimediare.
Registra il processo una volta sola e l'IA di Trupeer produrrà la documentazione scritta e una video presentazione narrata in un unico passaggio, che potrai incorporare nella pagina di Confluence invece di descrivere un sistema a parole. Applica il tuo brand kit per rendere tutto coerente, traducilo in oltre 65 lingue per i team distribuiti e mantieni tutto organizzato nella tua knowledge base insieme a ciò che si trova su Confluence.
Registra. Personalizza col brand. Traduci. Usa Trupeer.
Domande frequenti
Come si crea un template in Confluence?
I template si creano dalle impostazioni dello spazio (per un template di spazio) o dall'amministrazione globale (per un template globale), piuttosto che da una singola pagina. Costruisci la struttura nell'editor dei template, aggiungi variabili per i campi richiesti, inserisci testi segnaposto per spiegare ogni sezione, applica le etichette e scrivi una descrizione. La documentazione di Atlassian contiene i passaggi dettagliati aggiornati, che cambiano periodicamente.
Come si crea un template Confluence da una pagina esistente?
Non esiste una conversione integrata con un solo clic. Copia il contenuto della pagina, crea un nuovo template, incollalo e rimuovi tutto ciò che è specifico di quell'istanza: nomi, date, dati reali e contenuti completati. Sostituisci ciò che hai rimosso con del testo segnaposto. La fase di rimozione è il punto in cui di solito si commettono errori e i dati reali residui vengono poi copiati all'infinito.
I template Confluence sono gratuiti?
Confluence include un ampio set di template e blueprint integrati in tutti i piani, e puoi crearne di personalizzati senza costi aggiuntivi. Alcune app del Marketplace che aggiungono funzionalità per i template, come la conversione da pagina a template o la gestione in blocco, sono a pagamento.
Qual è la differenza tra un blueprint Confluence e un template?
Un template è una struttura di pagina da cui crei una pagina. Un blueprint è un template con l'aggiunta di funzionalità comportamentali: può mostrare una finestra di dialogo, creare più pagine e mantenere una pagina indice che elenca tutto ciò che è stato creato a partire da esso. Puoi creare i template da solo, ma i blueprint richiedono lo sviluppo di app. Se qualcuno richiede un blueprint, di solito desidera la pagina indice, che puoi ricreare approssimativamente con una macro Crea da Template e un report sulle proprietà della pagina.
Come si usano i template in Confluence?
Quando crei una pagina, scegli un template anziché iniziare da una pagina vuota. Se il template include delle variabili, ti verrà chiesto di compilarle prima dell'apertura della pagina. In alternativa, puoi cliccare su un pulsante macro Crea da Template posizionato su una pagina, che è la via più affidabile perché inserisce il template dove le persone stanno già lavorando.
Cos'è la macro Crea da Template?
Una macro che inserisci in una pagina che genera un pulsante. Cliccando su di esso si crea una nuova pagina da un template specificato, opzionalmente sotto una pagina madre definita. È la soluzione più efficace per ovviare alla scarsa adozione dei template, poiché elimina la necessità di cercare lo strumento di selezione dei template. Associalo a un report sulle proprietà della pagina sulla stessa pagina e otterrai qualcosa di molto simile a un blueprint.
Cos'è il testo segnaposto di un template Confluence?
Un testo di istruzione in grigio all'interno di un template che scompare non appena l'utente inizia a scrivere, e che non appare nella pagina pubblicata se lasciato intatto. Usalo per spiegare cosa inserire in ciascuna sezione. È diverso dal testo normale inserito in un template, che invece rimane e finisce per essere pubblicato nelle pagine reali.
Come si creano bellissimi template di pagina su Confluence?
La semplicità aiuta più delle decorazioni. Usa i layout con moderazione, poiché i design complessi a più colonne si visualizzano male sugli schermi più piccoli. Usa le tabelle per i contenuti strutturati invece del testo libero. Aggiungi macro di informazioni e note per evidenziare le due o tre cose davvero importanti invece di evidenziare tutto. Mantieni poche sezioni. E controlla come appare a una normale larghezza del browser, piuttosto che sul grande monitor su cui lo hai progettato.
Quanti template Confluence dovrebbe avere un team?
Meno di quanti la maggior parte dei team finisce per averne. Sei template rintracciabili e aggiornati valgono più di quaranta in un menu di selezione che nessuno scorre. Se un terzo della tua libreria rimane inutilizzato dopo tre mesi, eliminalo, perché una libreria obsoleta insegna alle persone a non fidarsi di nessuno strumento.
Perché nessuno usa i nostri template Confluence?
Di solito è un problema di rintracciabilità piuttosto che di qualità. Il percorso predefinito richiede di ricordarsi che i template esistono, aprire la selezione e individuare quello corretto: in ogni fase, copiare una vecchia pagina risulta più semplice. Inserisci i pulsanti Crea da Template dove inizia il lavoro, scrivi le descrizioni e assicurati che il template sia menzionato nel processo e non solo disponibile.
Si può modificare un template Confluence dopo che sono state create delle pagine da esso?
Sì, e modificarlo non cambia le pagine già create. I template sono un punto di partenza e non un collegamento attivo, quindi le pagine esistenti mantengono la struttura con cui sono state create. Ciò significa che una correzione al template migliorerà solo le pagine future, e tutto ciò che era già errato rimarrà tale.
Cosa sono le variabili dei template Confluence?
Campi che l'utente è invitato a compilare quando crea una pagina dal template, come il nome del progetto o la data. I valori si inseriscono ovunque appaia la variabile. Vengono compilati al momento della creazione e in seguito diventano testo normale, anziché rimanere campi modificabili. Limitali a un numero compreso tra tre e cinque, poiché un modulo lungo al momento della creazione spinge gli utenti a copiare nuovamente le vecchie pagine.
