Usa questo modello
Ogni implementazione ERP giunge alla stessa domanda: quale parte dell'azienda può funzionare sul sistema standard e cosa deve cambiare? La risposta definisce l'ambito, i costi, la tempistica e quanto codice personalizzato si dovrà mantenere per anni. Eppure, molte analisi fit-gap si basano sulla memoria dei workshop, in cui le persone descrivono come pensano di lavorare, trascurando le eccezioni e discutendo su requisiti che nessuno può dimostrare. Un modello di analisi fit-gap fornisce a questa decisione una struttura chiara, e le registrazioni di come avviene realmente il lavoro forniscono le prove.
Questo modello gratuito di analisi fit-gap per le implementazioni ERP copre l'ambito, i requisiti, le prove dell'as-is, le funzionalità standard, la valutazione del fit o del gap, il tipo di gap, l'opzione di risoluzione, l'impegno, la priorità e la decisione. Include un esempio compilato, una guida per risolvere i gap senza personalizzazioni non necessarie e un modo per iniziare dai processi as-is registrati anziché dalla memoria. Copia la struttura qui sotto, oppure aprila in Trupeer e personalizzala per il tuo programma.
Che cos'è un modello di analisi fit-gap?
Un modello di analisi fit-gap è una tabella strutturata per confrontare i requisiti aziendali con ciò che un sistema standard, come un ERP, può fare. Per ciascun requisito, registra come funziona il processo oggi, cosa offre il sistema standard, se si tratta di un fit, di un fit parziale o di un gap, e come verrà risolto ciascun gap: tramite configurazione, una modifica del processo, un'estensione, una soluzione alternativa o escludendolo dall'ambito.
Nei programmi SAP S/4HANA, questo lavoro si svolge nei workshop fit-to-standard durante la fase Explore di SAP Activate, dove i team confrontano i loro processi con le best practice SAP. Lo stesso modello funziona per Oracle, Workday, Microsoft Dynamics 365, NetSuite e altri ERP.
Perché utilizzare un modello di analisi fit-gap?
Le decisioni sull'ambito hanno bisogno di prove. Un modello strutturato mostra esattamente cosa si adatta, cosa no e perché.
Ogni gap ha un costo. Il codice personalizzato aggiunge impegno di sviluppo, test e manutenzione a lungo termine.
Favorisce un sistema più pulito. Registrare una motivazione per ogni deviazione dallo standard limita la personalizzazione a ciò che è realmente necessario.
Collega i requisiti al resto del progetto, dalla progettazione e sviluppo fino ai test e alla formazione.
Fornisce ai leader aziendali una visione chiara di dove cambieranno i loro processi.
Mantiene le decisioni tracciabili, in modo che nessuno riapra questioni già stabilite mesi dopo.
Chi utilizza un modello di analisi fit-gap?
I responsabili dei programmi ERP e i solution architect che definiscono l'ambito e la progettazione.
I consulenti funzionali che gestiscono i workshop fit-to-standard.
I proprietari dei processi e gli esperti in materia che spiegano come viene svolto il lavoro oggi.
I business analyst che acquisiscono i requisiti e le prove.
I responsabili del cambiamento e della formazione, che hanno bisogno di sapere dove cambieranno i processi.
I partner di implementazione che realizzano il programma.
Anteprima del modello di analisi fit-gap
Il modello si apre con un riepilogo: sistema, ambito, flussi di lavoro e responsabili delle decisioni. Segue la tabella principale del fit-gap, con una riga per requisito: processo, requisito, prove dell'as-is, funzionalità standard, valutazione, tipo di gap, opzione di risoluzione, impegno, priorità, decisione e responsabile. Le sezioni di supporto coprono la guida alla risoluzione dei gap, il registro delle decisioni, le domande aperte e una dashboard di riepilogo che mostra i fit e i gap per processo. Ogni colonna è modificabile, in modo da poter aggiungere le proprie valutazioni, scale di impegno o fasi di approvazione.
Come personalizzare questo modello in Trupeer
Fase 1: Apri la sezione Modelli
Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.
Fase 2: Seleziona e apri un modello
Clicca su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.
Fase 3: Espandi la vista del modello
Se necessario, espandi la vista del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.
Fase 4: Modifica il modello
Clicca su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.
All'interno dell'editor puoi:
Aggiungere nuove sezioni
Definire o aggiornare le regole di formattazione
Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni
Fase 5: Salva il tuo modello personalizzato
Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, clicca su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.
Fase 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello
Quando desideri vedere come appare il tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.
Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente, se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.
Con un modello di analisi fit-gap puoi:
Iniziare dalle prove, non dalla memoria: Collega ogni requisito a una registrazione di come viene eseguito il processo oggi.
Valutare ogni requisito in modo coerente: Fit, fit parziale o gap, con una definizione chiara per ciascuno.
Risolvere i gap nel modo giusto: Prediligi la configurazione e il cambio di processo rispetto al codice personalizzato.
Rendere visibili le decisioni sull'ambito: Mostra ai leader cosa cambia e quanto costa.
Alimentare progettazione, test e formazione: Riutilizza le stesse righe durante tutto il progetto.
Cosa deve contenere un modello di analisi fit-gap
Colonna | Cosa registrare |
|---|---|
ID | Un riferimento univoco per ogni requisito |
Processo end-to-end | Ad esempio, procure-to-pay, order-to-cash o record-to-report |
Fase del processo | La fase specifica, come la corrispondenza delle fatture |
Requisito | Ciò di cui l'azienda ha bisogno, in un linguaggio semplice |
Prove dell'as-is | Link alla registrazione o al documento che mostra come funziona oggi |
Funzionalità standard | Ciò che offre il processo ERP standard o la best practice |
Valutazione | Fit, fit parziale o gap |
Tipo di gap | Configurazione, modifica del processo, estensione, report, interfaccia, dati o fuori ambito |
Opzione di risoluzione | Come verrà colmato il gap |
Impegno | Impegno stimato, ad esempio basso, medio o alto |
Priorità | Must have, should have o could have |
Impatto aziendale | Cosa succede se il gap non viene colmato |
Decisione e responsabile | Risoluzione concordata, chi ha deciso e quando |
Stato | Aperto, concordato, in sviluppo, testato o chiuso |
Modello gratuito di analisi fit-gap: la struttura da copiare
Copia la struttura seguente nel tuo foglio di calcolo o documento, oppure aprila in Trupeer e personalizzala.
1. Riepilogo. Sistema: [ERP e release]. Ambito: [entità, processi]. Flussi di lavoro: [finanza, approvvigionamento, vendite, risorse umane]. Responsabili delle decisioni: [autorità di progettazione, proprietari dei processi]. Data: [data].
2. Definizioni delle valutazioni.
Valutazione | Definizione |
|---|---|
Fit | Il sistema standard soddisfa il requisito solo con la configurazione |
Fit parziale | Lo standard soddisfa la maggior parte del requisito; una piccola modifica del processo o configurazione colma il resto |
Gap | Lo standard non soddisfa il requisito; è necessaria una decisione su come risolverlo |
3. Tabella fit-gap.
ID | Processo | Requisito | Prove dell'as-is | Funzionalità standard | Valutazione | Tipo di gap | Risoluzione | Impegno | Priorità | Decisione e responsabile | Stato |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
[FG-001] | [Processo] | [Requisito] | [Link registrazione] | [Processo standard] | [Fit / parziale / gap] | [Tipo] | [Opzione] | [B/M/A] | [Must / should / could] | [Decisione, responsabile, data] | [Stato] |
4. Registro delle decisioni. Ogni decisione sui gap con le opzioni prese in considerazione, il motivo della scelta, chi ha approvato e la data.
5. Domande aperte. Domande da risolvere, con responsabili e scadenze.
6. Dashboard di riepilogo. Numero di fit, fit parziali e gap per processo, e gap per tipo e risoluzione.
Esempio di analisi fit-gap: procure-to-pay
Ecco come potrebbe apparire parte di un'analisi fit-gap per il processo procure-to-pay. I dettagli sono a scopo illustrativo.
ID | Requisito | Prove dell'as-is | Funzionalità standard | Valutazione | Tipo di gap | Risoluzione | Priorità |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
FG-014 | Abbinamento a tre vie per le fatture merci | Registrazione dell'addetto AP che effettua l'abbinamento delle fatture | Abbinamento a tre vie standard con tolleranze | Fit | Configurazione | Configurare le tolleranze | Must have |
FG-015 | Approvare le fatture senza ordine d'acquisto da parte del proprietario del centro di costo | Registrazione delle attuali approvazioni via email | Workflow di approvazione standard | Fit parziale | Configurazione e modifica del processo | Utilizzare il workflow standard; dismettere le approvazioni via email | Must have |
FG-016 | Report personalizzato della scorecard del fornitore | Foglio di calcolo e registrazione della revisione mensile | Analisi di valutazione dei fornitori standard | Fit parziale | Modifica del processo | Adottare le analisi standard; eliminare due metriche legacy | Should have |
FG-017 | Pagare un gruppo di fornitori tramite metodo di pagamento locale | Registrazione della soluzione alternativa per il pagamento manuale | Non supportato nei formati di pagamento standard inclusi nell'ambito | Gap | Estensione o interfaccia | Valutare un'interfaccia con un fornitore di servizi di pagamento | Must have |
FG-018 | Foglio di calcolo mensile per i ratei manuali | Registrazione della preparazione dei ratei | Funzionalità standard per i ratei | Fit parziale | Modifica del processo | Passare ai ratei standard | Should have |
Ciascun link "prove dell'as-is" rimanda a una breve registrazione del processo reale, in modo che il team di progettazione possa vedere esattamente cosa viene fatto oggi, incluse le eccezioni.
Tipi di gap e come risolverli
Tipo di gap | Cosa significa | Risoluzione preferita |
|---|---|---|
Configurazione | Lo standard può farlo tramite le impostazioni | Configurare; è un fit, non è realmente un gap |
Modifica del processo | L'azienda può adottare la modalità di lavoro standard | Modificare il processo e formare le persone; di solito è la migliore opzione a lungo termine |
Report | Le informazioni non sono disponibili nei report standard | Utilizzare prima le analisi standard; sviluppare solo se essenziale |
Interfaccia | I dati devono fluire da o verso un altro sistema | Utilizzare le opzioni di integrazione standard prima di quelle personalizzate |
Dati | Le strutture dati o la migrazione richiedono modifiche | Affrontare nella progettazione della migrazione dei dati |
Estensione | Lo standard non è in grado di supportare una reale esigenza aziendale | Sviluppare come estensione separata e sicura per gli aggiornamenti, ove possibile |
Fuori ambito | Il requisito non è necessario o viene gestito altrove | Registrare la decisione e il motivo |
Poni tre domande per ogni gap prima di accettare lo sviluppo: il requisito è una reale esigenza aziendale o un'abitudine, l'azienda può adottare il processo standard e quanto costerà la manutenzione dell'estensione nei futuri aggiornamenti? Nei programmi SAP, i team spesso raggruppano gli oggetti di sviluppo come RICEFW (report, interfacce, conversioni, estensioni, moduli e workflow) per stimare l'impegno di sviluppo.
Come eseguire un'analisi fit-gap passo dopo passo
Definisci l'ambito e l'elenco dei processi, utilizzando i processi end-to-end e le loro fasi.
Acquisisci l'as-is con le prove. Registra gli esperti in materia mentre svolgono il loro lavoro reale, incluse le eccezioni, prima dei workshop; vedi Trasformazione SAP S/4HANA: documentare prima i processi as-is.
Scrivi i requisiti partendo dalle registrazioni, ciascuno collegato alle relative prove; vedi Raccolta dei requisiti ERP dalle registrazioni dei processi.
Mostra il processo standard nei workshop fit-to-standard.
Valuta ogni requisito come fit, fit parziale o gap, utilizzando le definizioni.
Classifica ciascun gap per tipo e concorda l'opzione di risoluzione.
Stima l'impegno e la priorità, e valuta l'impatto aziendale.
Ottieni l'approvazione delle decisioni dall'autorità di progettazione e registrale nel registro delle decisioni.
Inserisci i risultati in progettazione, sviluppo, script di test, impatto del cambiamento e formazione.
Come gestire un workshop fit-to-standard
Un buon workshop è breve, focalizzato su un'area di processo e basato sulle prove raccolte in precedenza. Un'agenda tipo:
Riepilogo dell'as-is per il processo, utilizzando le registrazioni e i documenti acquisiti in precedenza.
Dimostrazione del processo standard nell'ERP, end-to-end, con dati realistici.
Esame di ogni requisito nel modello fit-gap e valutazione congiunta.
Discussione di ciascun gap: è una reale esigenza, l'azienda può adottare lo standard e quanto costerebbe la manutenzione di un'estensione?
Accordo su azioni e responsabili per le domande aperte, e conferma di quali decisioni richiedono l'autorità di progettazione.
Invia in anticipo le righe di fit-gap ai partecipanti, limita ogni workshop a un'unica area di processo e aggiorna il modello in tempo reale in modo che tutti vedano lo stesso risultato alla fine.
Analisi fit-gap nei programmi greenfield e brownfield
In un'implementazione greenfield, l'analisi fit-gap copre ogni processo, perché la progettazione parte dallo standard del nuovo sistema. In una conversione brownfield, si concentra su ciò che cambia: elementi di semplificazione, transazioni dismesse e codice personalizzato che potrebbe non essere più necessario, oltre a eventuali nuovi processi. In entrambi i casi, le prove dell'as-is sono importanti, perché mostrano su quali soluzioni alternative e personalizzazioni esistenti le persone fanno effettivamente affidamento. Per saperne di più sui due approcci, vedi S/4HANA greenfield vs brownfield.
Perché iniziare il fit-gap dalle registrazioni?
I workshop si basano sul ricordo che le persone hanno del proprio lavoro. Ricordano il percorso ideale, dimenticano l'eccezione di fine mese e descrivono il processo per come dovrebbe funzionare piuttosto che per come funziona realmente. Le registrazioni risolvono questo problema:
Le eccezioni e le soluzioni alternative sono visibili, inclusi i fogli di calcolo che le persone usano al di fuori del sistema.
I requisiti possono essere verificati, perché ogni riga si collega a una prova.
I workshop procedono più velocemente, perché il team ha già visto come viene svolto il lavoro.
Si verificano meno sorprese in fase di test, perché il processo reale è stato acquisito in anticipo.
Le stesse registrazioni alimentano la formazione, mostrando agli utenti cosa cambia rispetto a oggi.
Come i risultati del fit-gap alimentano il resto del programma
Attività del programma | Come utilizza l'analisi fit-gap |
|---|---|
Progettazione | I fit e le risoluzioni concordate definiscono il processo to-be |
Sviluppo | Le estensioni e le interfacce approvate diventano elementi di sviluppo |
Test | Ogni requisito diventa uno o più casi di test |
Gestione del cambiamento | I fit parziali e le modifiche dei processi mostrano dove cambia il lavoro delle persone |
Formazione | Ogni cambiamento diventa contenuto formativo per i ruoli interessati |
Tracciamento dei benefici | Le modifiche dei processi si collegano al business case |
Per sapere come vengono misurati i cambiamenti nei processi successivamente, vedi benchmarking dei processi con SAP Activate e Six Sigma.
Best practice per l'analisi fit-gap ERP
Parti dallo standard e chiedi all'azienda di giustificare ogni deviazione.
Collega ogni requisito a una prova, idealmente una registrazione del processo reale.
Separa le esigenze dalle abitudini, specialmente i report e le approvazioni che esistono solo perché il vecchio sistema funzionava in quel modo.
Concorda le definizioni delle valutazioni in anticipo, in modo che ogni flusso di lavoro valuti allo stesso modo.
Registra ogni decisione e il relativo motivo in un registro delle decisioni.
Coinvolgi presto i responsabili del cambiamento e della formazione, poiché i fit parziali di solito comportano modifiche ai processi.
Errori comuni da evitare
Gestire i workshop basandosi sulla memoria senza prove dell'as-is.
Trattare ogni differenza come un gap che richiede codice personalizzato.
Nessun responsabile per le decisioni, per cui i gap rimangono aperti fino alla fase di sviluppo.
Ignorare le eccezioni, che poi compaiono come difetti durante i test.
Perdere il collegamento tra requisiti, progettazione, test e formazione.
Checklist per l'analisi fit-gap
L'ambito e l'elenco dei processi sono concordati.
L'as-is è acquisito tramite registrazioni, incluse le eccezioni.
Ogni requisito ha un ID, un responsabile e prove collegate.
Le definizioni delle valutazioni sono concordate e applicate in modo coerente.
Ogni gap ha un tipo, un'opzione di risoluzione, un impegno e una priorità.
Le decisioni sono approvate e registrate con le relative motivazioni.
I risultati sono collegati a progettazione, sviluppo, test e formazione.
In che modo Trupeer aiuta la tua analisi fit-gap a partire dalle prove
Sfida fit-gap | Come aiuta Trupeer |
|---|---|
I workshop si basano sulla memoria | Gli esperti registrano i loro processi reali e Trupeer trasforma ogni registrazione in un documento as-is passo dopo passo con screenshot |
Le eccezioni vengono trascurate | Le registrazioni acquisiscono le soluzioni alternative e i fogli di calcolo che le persone usano al di fuori del sistema |
Non è possibile tracciare i requisiti | Ogni riga di fit-gap si collega alla registrazione e al documento da cui proviene |
Team in paesi diversi hanno bisogno delle stesse prove | Traduci i documenti as-is e i video in oltre 65 lingue |
La formazione inizia in ritardo | Lo stesso approccio di registrazione produce la formazione sul nuovo sistema una volta configurato |
Per i programmi SAP, scopri come Trupeer crea la formazione SAP dalle registrazioni con il generatore di video di formazione SAP.
Genpact ha utilizzato questo approccio basato prima sulla registrazione per un roll-out di Workday a livello aziendale, trasformando le sessioni di processo registrate e i passaggi degli esperti in oltre 500 materiali di formazione in 20 flussi di lavoro in cinque lingue, per 140.000 dipendenti in 40 paesi, in 3 mesi anziché 12. Leggi la storia di successo del cliente Genpact.
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Domande frequenti
Che cos'è un modello di analisi fit-gap?
È una tabella strutturata per confrontare i requisiti aziendali con ciò che offre un sistema standard, registrando per ciascun requisito il processo as-is, la funzionalità standard, una valutazione del fit o del gap, il tipo di gap, la risoluzione, l'impegno, la priorità e la decisione.
Qual è la differenza tra analisi fit-gap e fit-to-standard?
Il fit-to-standard parte dal sistema standard e chiede all'azienda di giustificare le deviazioni, come nella fase Explore di SAP Activate. L'analisi fit-gap è la registrazione dei risultati: cosa si adatta, cosa no e come viene risolto ciascun gap.
Cosa dovrebbe includere un'analisi fit-gap?
Un riepilogo, le definizioni delle valutazioni, una tabella fit-gap con i requisiti, le prove dell'as-is, le funzionalità standard, la valutazione, il tipo di gap, la risoluzione, l'impegno, la priorità, la decisione e lo stato, oltre a un registro delle decisioni, domande aperte e una dashboard di riepilogo.
Come si risolvono i gap in un'implementazione ERP?
Si preferiscono innanzitutto la configurazione e la modifica del processo, poi i report e le integrazioni standard, e si sviluppano estensioni solo per reali esigenze aziendali, idealmente in modo sicuro per gli aggiornamenti.
Perché l'analisi fit-gap dovrebbe iniziare dalle registrazioni?
Le registrazioni mostrano come viene svolto realmente il lavoro, comprese le eccezioni e le soluzioni alternative, in modo che i requisiti si basino su prove anziché sulla memoria e si verifichino meno sorprese durante i test.
Questo modello funziona per SAP, Oracle e Workday?
Sì. La struttura funziona per qualsiasi ERP. Per SAP S/4HANA si adatta ai workshop fit-to-standard nella fase Explore di SAP Activate.
Esiste un modello di analisi fit-gap in Excel?
Sì. La tabella fit-gap funziona bene in Excel, consentendo di filtrare per processo, valutazione e tipo di gap. Apri il modello in Trupeer, personalizzalo ed esportalo, oppure copia la struttura in Excel.
Esiste un modello di analisi fit-gap in Word o PDF?
Sì. Utilizza Word per il riepilogo, il registro delle decisioni e le approvazioni, ed esporta un PDF dell'analisi fit-gap approvata per i record di approvazione.
Il modello di analisi fit-gap è gratuito?
Sì. Registrati gratuitamente per aprire il modello in Trupeer, personalizzarlo ed esportarlo.
Chi dovrebbe essere il proprietario dell'analisi fit-gap?
Il solution architect o il responsabile della progettazione del programma è il proprietario del modello, i proprietari dei processi sono responsabili dei requisiti e delle decisioni nelle loro aree, e l'autorità di progettazione approva le risoluzioni dei gap.
Quanto tempo richiede un'analisi fit-gap?
Dipende dall'ambito. Acquisire l'as-is con le registrazioni prima dei workshop di solito riduce la durata dei workshop e il numero di sessioni di follow-up.
Che cos'è RICEFW in un'analisi fit-gap?
RICEFW sta per report, interfacce, conversioni, estensioni, moduli e workflow. I team SAP lo utilizzano per categorizzare gli oggetti di sviluppo che derivano dalle decisioni di fit-gap.
