È frustrante dover aspettare in linea o parlare con un bot mentre si esplora una nuova funzionalità. I dati dicono anche questo: oltre il 44% dei clienti B2B sceglie un canale self-service quando ha bisogno di aiuto. 

Quando rilasci una nuova funzionalità, il modo più rapido per incentivarne l'adozione è pubblicare una guida pratica chiara nel tuo Centro Assistenza o nella documentazione. I tuoi clienti potranno semplicemente accedere a queste informazioni quando vogliono e come vogliono. 

Se hai rimandato la creazione della tua guida pratica perché ti sembra un processo lungo e faticoso, Trupeer semplifica il tutto. Imparerai come trasformare le tue procedure in una risorsa professionale e self-service che farà risparmiare tempo sia a te che ai tuoi clienti.

Cos'è una guida pratica (How-to Guide)? 

Conosciuta anche come guida passo-passo, una guida pratica è una risorsa di contenuto didattico che ti accompagna attraverso ogni fase di un processo. Può essere una guida scritta con screenshot o una video-guida. Oltre ai passaggi, elenca anche le migliori pratiche, gli approfondimenti e le sfide che i tuoi clienti potrebbero incontrare. Ciò include anche i modelli di guide pratiche perché i passaggi vengono registrati man mano che procedi, evitando di doverli scrivere successivamente.

Perché creare una guida pratica? 

Milioni di aziende creano guide pratiche perché rispondono alle domande degli utenti con informazioni chiare e preziose. Ecco i principali vantaggi della creazione di una guida pratica. 

1. Rispondere alle domande più frequenti 

Ai team di supporto vengono spesso rivolte sempre le stesse domande:

• Come mi muovo all'interno di questa funzionalità?

• Quali passaggi devo seguire per configurare qualcosa?

• Come posso evitare gli errori più comuni?

Una guida pratica ben scritta risiede nella tua Knowledge Base o nel tuo centro assistenza, dove i tuoi clienti e il tuo team di supporto possono consultarla ogni volta che ne hanno bisogno. 

💡 Consiglio utile: Raccogli le domande ricorrenti dai ticket di supporto o dalla chat dal vivo, quindi converti le principali in guide passo-passo per mantenere il tutto orientato all'utente.

2. Offrire assistenza 24/7 ai tuoi clienti

Se gestisci il prodotto da solo, conosci bene il problema del supporto che si accumula dopo il lancio di una nuova funzionalità. Ogni email, ogni chat, ogni "Come si usa questo?" finisce sulla tua scrivania. Anche se non puoi essere online 24/7, i tuoi clienti si aspettano comunque risposte immediate.

Pubblicando una chiara guida passo-passo nella tua Knowledge Base il giorno stesso in cui la funzionalità diventa attiva, offri ai clienti la libertà di esplorare e risolvere i problemi in autonomia senza dover attendere te. 

Per i team nelle prime fasi, questo porta due vantaggi:

• Riduce il supporto reattivo (meno messaggi del tipo "Mi mostri come fare?")

• Aumenta la fiducia nel tuo prodotto, poiché i clienti vedono la documentazione disponibile fin dal primo giorno

💡 Consiglio utile: Non nascondere le guide utente in un PDF. Rendile ricercabili, inserisci i link all'interno dell'interfaccia utente (UI) del tuo prodotto e mettile in evidenza nelle note di rilascio.

3. Istruire il tuo pubblico 

Oltre alla risoluzione dei problemi, le guide ti consentono di istruire i tuoi clienti su come ottenere maggior valore dal tuo prodotto. Ad esempio, invece di mostrare semplicemente come abilitare una nuova impostazione, puoi spiegare perché è importante e come migliora il loro flusso di lavoro. 

Questo tipo di formazione mantiene gli utenti attivi e rende il tuo prodotto indispensabile, un aspetto cruciale quando non si dispone di un grande team di customer success per ogni account.

📽️ Approfondimento Trupeer: I tuoi clienti potrebbero non voler riguardare un video di 3-5 minuti solo per trovare un singolo passaggio. Potrebbero preferire scorrere rapidamente o salvare tra i preferiti le istruzioni chiave. Puoi registrare i passaggi sullo schermo e la guida AI di Trupeer li convertirà in una guida pratica. Modifica il testo, edita gli screenshot o aggiungine di nuovi se necessario. 

Crea gratuitamente la tua guida pratica con Trupeer 

4. Utile per l'onboarding e la formazione dei dipendenti 

Contrariamente alla credenza diffusa che l'onboarding sia solo per i nuovi assunti, ogni cambiamento professionale, sia esso laterale, una promozione o un inserimento esterno, necessita di una positiva esperienza di onboarding. Questo può fare la differenza tra un successo a lungo termine e molti ruoli che rimangono scoperti. 

La guida pratica standardizza la conoscenza, in modo da non dover reinventare la ruota per ogni cambio di ruolo o esigenza formativa.

Modi in cui le guide pratiche aiutano nel percorso dei dipendenti:

• Nuovi assunti: Le guide passo-passo su strumenti, flussi di lavoro e processi aziendali riducono i tempi di inserimento e la necessità di un affiancamento continuo 1:1

• Promozioni: Quando qualcuno passa a un ruolo di leadership o specialistico, le guide forniscono riferimenti rapidi a nuovi sistemi, approvazioni e responsabilità

• Cambiamenti di processo: Mantengono tutti allineati quando gli strumenti interni o i flussi di lavoro vengono aggiornati 

📽️ Approfondimento Trupeer: Se stai iniziando la tua documentazione di guide pratiche con Trupeer, puoi iniziare a usarlo in modo molto semplice. Non ci sono costi di migrazione o problemi di configurazione e puoi condividere le guide pratiche all'interno dei team ed esternamente con pochi clic. 

Come dice uno dei nostri utenti: “Lo usiamo quasi quotidianamente: tutta la nuova documentazione e le demo vengono realizzate con questo strumento. Abbiamo anche iniziato a espanderci in altri paesi, quindi le traduzioni stanno funzionando decisamente bene.” 

👀 Lo sapevi? Solo il 43% dei nuovi dipendenti dichiara di aver vissuto un'esperienza di onboarding che andasse oltre una giornata di orientamento e una cartella informativa sui benefit. 

Come creare una guida pratica con Trupeer 

Il vantaggio principale di Trupeer per la creazione di guide passo-passo è che non hai bisogno di esperienza di editing o scrittura. Ecco come utilizzare la funzionalità di guida AI di Trupeer per ottenere la tua guida in meno di 30 minuti. 

✅ Prova oggi stesso il generatore di guide pratiche di Trupeer!

Fase 1: Conosci il tuo pubblico e il tuo argomento 

Sai cosa hanno in comune le guide pratiche più efficaci? Ogni guida si concentra su un singolo argomento specifico. Ad esempio, come configurare le note di riunione con Notion AI, piuttosto che come usare Notion AI in generale. 

Inoltre, se stai iniziando ora a creare guide pratiche, mantieniti sul semplice e sullo specifico. Un utente alle prime armi avrà bisogno di essere guidato maggiormente, mentre un utente avanzato potrebbe necessitare di informazioni più specifiche sul prodotto. Decidi se ti stai rivolgendo a un potenziale cliente, a un cliente già acquisito o a un dipendente interno. 

Fase 2: Registra i tuoi contenuti con Trupeer 

Inizia scaricando l'estensione Chrome di Trupeer e registrando il tuo schermo. Esegui semplicemente i passaggi sullo schermo e commentali a voce. Trupeer registrerà il tutto come un video. 

In alternativa, se hai già un video registrato, registrati su Trupeer e caricalo: supporta i formati standard e file fino a 5 minuti o 150 MB.”

Usa l'estensione Chrome di Trupeer per registrare lo schermo e scegli la lingua di input 

Semplifica la creazione di guide pratiche con Trupeer 

Fase 3: Trupeer analizza e genera la tua guida pratica 

Una volta registrato lo schermo, clicca sulla scheda del documento in alto a sinistra. L'intelligenza artificiale di Trupeer scansiona la registrazione ed estrae automaticamente i passaggi principali. Identifica sia gli elementi visivi (screenshot) sia il testo necessario per descrivere ogni azione.

Il risultato è una guida pratica pronta per la pubblicazione, completa di titoli (H1-H6), screenshot e riepiloghi. 

Fase 4: Modifica i tuoi contenuti 

Sai cosa rende Trupeer estremamente intuitivo? Dispone di un editor simile a Word, il che significa che puoi semplicemente cliccare sulle sezioni che desideri modificare e procedere. Non è richiesta alcuna programmazione. 

Ad esempio, puoi riordinare i passaggi o rinominarli. Puoi anche aggiungere annotazioni, collegamenti ipertestuali ad altre sezioni o risorse e persino modificare o eliminare gli screenshot. 

👀 Lo sapevi? La documentazione di Slack è disponibile in 11 lingue, un'attività iniziata nel 2017. Ciò include la localizzazione delle emoji e dei namespace per i comandi con barra (slash). 

Fase 5: Riscrivi con l'AI 

Ora che hai registrato la guida, cosa succede se vuoi adattarla, ad esempio, per utenti avanzati? O per una categoria diversa di utenti? 

Trupeer AI ti consente di aggiungere istruzioni personalizzate e apportare modifiche, in modo da non dover registrare nuovamente la guida ogni volta che cambia il pubblico di destinazione (da principiante ad avanzato). 

Fase 6: Traduci la tua guida per la localizzazione

Su Trupeer puoi localizzare la tua guida pratica in oltre 9 lingue. Ciò significa che se il tuo prodotto si rivolge a utenti di diverse regioni geografiche, puoi rendere la documentazione accessibile nelle lingue locali per ridurre le difficoltà di onboarding. 

👀 Lo sapevi? Oltre 220 milioni di persone utilizzano Canva e hanno creato 25 miliardi di design in 100 lingue in 190 paesi, rendendolo uno dei migliori esempi di localizzazione nell'ecosistema SaaS.

Fase 7: Esporta e condividi la tua guida pratica 

Una volta ottenuto il risultato finale, esporta il contenuto in formato PDF, Word o Markdown. Puoi anche condividerlo direttamente tramite un link o incorporarlo nella tua Knowledge Base, LMS o interfaccia del Centro Assistenza.

💡 Consiglio utile: Trupeer ti consente di convertire questa guida in un video tutorial che puoi scaricare come MP4 o condividere tramite link. 

Leggi anche: Come annunciare gli aggiornamenti dei prodotti SaaS 

Esempi di guide pratiche fatte bene

Diamo un'occhiata a due aziende che utilizzano le guide pratiche per istruire gli utenti sulle nuove funzionalità e favorire l'adozione dei prodotti. 

1. Notion 

Ogni volta che Notion rilascia una nuova funzionalità, pubblica una guida dettagliata nel centro assistenza. In questa guida sulle note di riunione con Notion AI, puoi vedere una guida passo-passo su come utilizzare la funzionalità nel flusso di lavoro quotidiano, le migliori pratiche e alcuni modelli gratuiti per iniziare. 

Un altro elemento distintivo delle guide pratiche di Notion è la presenza di FAQ per chi legge la guida per la prima volta. Inoltre, ogni guida contiene una chiamata all'azione (CTA): ad esempio modelli gratuiti, altri articoli di riferimento, l'iscrizione alla funzionalità, ecc. 

🧠 Curiosità: Il subreddit r/Notion conta oltre 417.000 iscritti, il che lo rende una delle community di strumenti di produttività più attive su Reddit.

Aumenta l'adozione del tuo prodotto con la guida AI di Trupeer 

2. ClickUp 

Al lancio dei Custom Autopilot Agents, ClickUp ha pubblicato una guida pratica dedicata nel suo centro assistenza che accompagna gli utenti nella creazione dei propri agenti AI passo dopo passo. 

La guida suddivide il processo in moduli: impostazione dei trigger, aggiunta di condizioni, scelta delle azioni, assegnazione delle fonti di conoscenza e fornitura di strumenti all'agente.

Ciò che si nota nelle guide pratiche di ClickUp è anche la struttura del flusso: l'articolo non mostra solo come configurare un agente, ma spiega anche perché ogni passaggio è importante (ad esempio, la scelta delle fonti di conoscenza assicura che l'agente fornisca risposte accurate). 

Gli screenshot dell'interfaccia rafforzano le istruzioni, e i link ai documenti correlati (come "Cosa sono i ClickUp Autopilot Agents?") offrono ai lettori il contesto necessario in caso di bisogno.

💡 Consiglio utile: Assicurati che la guida pratica si rivolga a diversi tipi di pubblico. Chi legge per la prima volta ha bisogno di FAQ e nozioni di base. Gli utenti esperti potrebbero desiderare scorciatoie o best practice. Bilancia entrambe le esigenze includendo sezioni espandibili, consigli utili o link a risorse avanzate.

Linee guida per la creazione di guide pratiche  

1. Usa un flusso di configurazione modulare 

L'ultima cosa che vuoi è sopraffare i tuoi utenti. Rendi il testo facilmente leggibile a colpo d'occhio. 

Suddividi la guida in fasi. Usa titoli e sottotitoli insieme a divisori visivi per differenziare ogni sezione. Prendi in considerazione l'aggiunta di indicatori di avanzamento (Passaggio 2 di 5) per mostrare agli utenti che stanno procedendo. 

L'altro vantaggio della struttura modulare è la possibilità di riutilizzare i contenuti. Il passaggio 2 può diventare una micro-guida o una FAQ all'occorrenza. 

Leggi anche: Come riutilizzare i video dimostrativi come contenuti di marketing 

2. Integra elementi di supporto all'interno della guida

Nel caso in cui il lettore incontri difficoltà in punti specifici, utilizza elementi di supporto come tooltip, brevi video/GIF o FAQ integrate per aiutarlo senza interrompere il flusso di lettura.

3. Incorpora la guida pratica direttamente nell'interfaccia utente del prodotto

La guida dovrebbe apparire come un'estensione naturale del prodotto. Inoltre, questo approccio porta a tassi di adozione più elevati perché gli utenti scoprono la funzionalità direttamente durante il lavoro. Ad esempio, Notion integra le note di riunione AI direttamente nello spazio di lavoro con un semplice comando "/meet". 

In più: La stessa guida pratica può essere inserita nel centro assistenza, nell'assistenza contestuale, nel tour del prodotto e persino nelle note di rilascio. Una sola guida, molteplici punti di contatto. 

4. Mostra perché ogni passaggio è importante

Senza comprendere il motivo di ciascun passaggio, i tuoi utenti potrebbero commettere errori in seguito, saltare passaggi importanti o non cogliere il valore di ciò che stanno facendo. 

Questo potrebbe significare evidenziare i rischi del saltare un passaggio. "Se non assegni una fonte di conoscenza, il tuo agente potrebbe rispondere con informazioni incomplete."

Oppure collegare i passaggi al valore di business. "Questa impostazione rende i tuoi report esportabili, così puoi condividere i risultati con i clienti con un solo clic." 

Per mostrare agli utenti un'applicazione pratica, potresti anche aggiungere dei micro-esempi. "Ad esempio, un team di vendita potrebbe usare questa impostazione per..." in modo che i lettori vedano le applicazioni reali.

📽️ Approfondimento Trupeer: Quando registri con Trupeer, puoi annotare ogni passaggio generato automaticamente con una breve nota che ne spiega l'importanza. Questo assicura che il tuo materiale di formazione non mostri solo il come, ma spieghi anche il perché.

Semplifica la creazione delle tue guide pratiche con Trupeer 

Sebbene le guide pratiche offrano numerosi vantaggi – come ridurre i ticket e i costi di supporto, aumentare l'adozione del prodotto e scalare l'onboarding senza personale aggiuntivo – crearle e mantenerle aggiornate richiede molto lavoro. 

Trupeer cambia le cose per te. Trupeer ti offre un flusso di lavoro all-in-one: registri una volta e ottieni una guida rifinita, in più formati, pronta per essere pubblicata in meno di 30 minuti. Che tu stia supportando nuovi clienti, formando dipendenti o documentando il rilascio di un prodotto, Trupeer si assicura che la tua knowledge base cresca insieme alla tua attività.

Scrivi gratuitamente la tua prima guida pratica con Trupeer 

Domande frequenti (FAQ) 

1. Qual è il formato migliore per una guida pratica?

Il formato migliore è passo-passo, modulare e visivo. Suddividi le istruzioni in passaggi numerati in modo che i lettori possano seguire una sequenza chiara. Accompagna ogni passaggio con elementi visivi come screenshot o GIF. Aggiungi una breve introduzione che spieghi perché il processo è importante e una sezione finale con FAQ o una CTA in modo che i lettori sappiano cosa fare dopo.

2. Cosa rende efficace una guida pratica?

Una guida efficace fa molto di più che elencare passaggi; risponde alle domande, elimina le ambiguità e aiuta gli utenti a raggiungere l'obiettivo in autonomia. Questo significa:

• Scrivere con un linguaggio chiaro e attivo ("Fai clic su Salva" rispetto a "Il pulsante deve essere cliccato")

• Fornire contesto ("Fai questo per evitare di perdere le modifiche")

• Anticipare gli ostacoli con consigli per la risoluzione dei problemi

• Rendere la guida accessibile sia agli utenti alle prime armi sia a quelli avanzati 

3. Come posso migliorare la leggibilità e la memorizzazione della mia guida pratica?

Per migliorare la leggibilità:

• Usa paragrafi brevi, spazi vuoti e titoli facilmente individuabili

• Evidenzia i termini chiave o gli avvisi con il grassetto o con riquadri in evidenza

• Limita ogni passaggio a una singola azione

Per migliorare la memorizzazione:

• Aggiungi elementi visivi (frecce, evidenziazioni, didascalie)

• Rafforza il "perché" dietro i passaggi in modo che i lettori ricordino la logica e non solo i clic

• Fornisci checklist o modelli scaricabili per usi ripetuti

4. In che modo Trupeer genera una guida a partire dalla mia registrazione dello schermo?

Trupeer analizza la tua registrazione o il video caricato per rilevare le azioni chiave e strutturare i passaggi in sequenza con screenshot di supporto. Fornisce una guida completa e strutturata in pochi minuti.

5. Posso creare una guida pratica gratuitamente con Trupeer? 

Sì. Con il piano gratuito di Trupeer, puoi registrare lo schermo una volta e la piattaforma genererà automaticamente una guida passo-passo dettagliata, completa di screenshot e istruzioni testuali. Puoi quindi esportarla in PDF, Word o Markdown senza pagare nulla, facilitando la creazione di una knowledge base o di un centro assistenza anche se gestisci il prodotto da solo.

6. Le guide pratiche possono essere utilizzate per le procedure operative standard (SOP) di fatturazione?

Sì, i documenti passo-passo sono uno dei formati più efficaci per le procedure operative standard di gestione delle fatture. La fatturazione comporta una sequenza precisa di azioni (ricezione, verifica, approvazione, registrazione e pagamento) e una guida pratica ben strutturata assicura che ogni membro del team segua esattamente gli stessi passaggi, indipendentemente da chi gestisce l'attività. Ciò riduce gli errori, velocizza i tempi di elaborazione e crea un percorso verificabile per i team finanziari e di conformità.

7. In che modo le guide pratiche aiutano a creare documentazione a misura di tecnico?

Le guide pratiche sono naturalmente adatte alla documentazione per i tecnici perché danno priorità all'azione rispetto alla teoria. Un tecnico sul campo non ha bisogno di contesto teorico, deve sapere esattamente cosa fare subito dopo. Strutturando la tua guida in passaggi numerati con screenshot di supporto o brevi clip video, crei una documentazione che i tecnici possono seguire in modo rapido e sicuro, anche in situazioni in cui il tempo è fondamentale.

8. Posso creare istruzioni di lavoro per la produzione partendo da video di processo utilizzando guide pratiche?

Sì, ed è uno dei modi più efficienti per documentare i processi di produzione. Registrando un tecnico o un operatore mentre esegue un'attività in fabbrica e convertendo quel video in una guida pratica passo-passo, acquisisci competenze reali in un formato strutturato e ripetibile. Trupeer rende questo processo immediato: registra la procedura una volta e genera automaticamente istruzioni di lavoro per la produzione complete di screenshot e descrizioni dei passaggi, pronte per essere inserite nella tua knowledge base o stampate per il reparto produttivo.