È frustrante aspettare in chiamata o parlare con un bot mentre si esplora una nuova funzionalità. Anche i dati dicono che: oltre il 44% dei clienti B2B sceglie un canale self-service quando ha bisogno di aiuto. 

Quando lanci una nuova funzionalità, il modo più veloce per favorirne l'adozione è pubblicare una guida chiara nel tuo Centro assistenza o nella documentazione. I tuoi clienti possono semplicemente accedere a queste informazioni quando vogliono e come vogliono. 

Se hai rimandato la creazione della tua guida pratica perché ti sembra dispendiosa in termini di tempo, Trupeer rende il processo semplice. Imparerai a trasformare il tuo processo in una risorsa professionale self-service che fa risparmiare tempo sia a te sia ai tuoi clienti.

Che cos'è una guida pratica? 

Conosciuta anche come guida passo passo, la guida pratica è una risorsa di contenuto istruttivo che ti accompagna in ogni fase del processo. Può essere una guida scritta con screenshot oppure una video dimostrativo. Oltre ai passaggi, elenca anche le best practice, gli approfondimenti e le sfide che i tuoi clienti potrebbero affrontare. 

Perché creare una guida pratica? 

Milioni di aziende creano guide pratiche perché rispondono alle domande degli utenti con informazioni chiare e utili. Ecco i principali vantaggi della creazione di una guida pratica. 

1. Rispondi alle domande frequenti 

I team di supporto si sentono spesso fare sempre le stesse domande:

• Come navigo in questa funzionalità?

• Quali passaggi devo seguire per configurare qualcosa?

• Come evito gli errori più comuni?

Una guida pratica ben scritta vive nella tua knowledge base o nel Centro assistenza a cui i tuoi clienti e il team di supporto possono fare riferimento, quando necessario. 

💡 Consiglio: Raccogli le domande ricorrenti dai ticket di supporto o dalla live chat, poi converti quelle principali in guide passo passo per mantenerle orientate agli utenti.

2. Offri assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7 ai tuoi clienti

Se sei un team prodotto composto da una sola persona, conosci bene il peso del supporto che si accumula dopo il lancio di una nuova funzionalità. Ogni email, ogni chat, ogni “Come faccio a usare questa cosa?” finisce sulle tue spalle. Anche se non puoi essere online 24 ore su 24, i tuoi clienti si aspettano comunque risposte immediate.

Pubblicando il giorno del rilascio una chiara guida pratica passo passo nella tua knowledge base, dai ai clienti la libertà di esplorare e risolvere i problemi senza dover aspettare te. 

Per i team nelle fasi iniziali, questo fa due cose:

• Riduce il supporto reattivo (meno messaggi del tipo “Puoi mostrarmi come si fa?”)

• Aumenta la fiducia nel tuo prodotto, perché i clienti vedono che la documentazione è già presente fin dal primo giorno

💡 Consiglio: Non nascondere le guide utente in un PDF. Rendile ricercabili, collegale all'interno dell'interfaccia utente (UI) del tuo prodotto e mettile in evidenza nelle note di rilascio.

3. Forma il tuo pubblico 

Oltre alla risoluzione dei problemi, le guide ti permettono di istruire i tuoi clienti su come ottenere più valore dal tuo prodotto. Ad esempio, invece di mostrare solo come abilitare una nuova impostazione, puoi spiegare perché è importante e come migliora il loro flusso di lavoro. 

Questo tipo di formazione mantiene gli utenti coinvolti e rende il tuo prodotto più “sticky”, cosa fondamentale quando non hai un grande team di successo per ogni account.

📽️ Approfondimento Trupeer: I tuoi clienti potrebbero non voler rivedere un video di 3–5 minuti solo per trovare un singolo passaggio. Potrebbero preferire scorrere rapidamente o aggiungere ai preferiti le istruzioni chiave. Puoi registrare i passaggi sullo schermo e la guida AI di Trupeer li converte in una guida pratica. Cambia il testo, modifica gli screenshot o aggiungine di nuovi, se necessario. 

Crea gratuitamente la tua guida pratica con Trupeer 

4. Utile per l'onboarding e la formazione dei dipendenti 

Contrariamente alla convinzione diffusa che l'onboarding sia solo per i nuovi assunti, ogni passaggio professionale, che sia laterale, promozionale o esterno, richiede una positiva esperienza di onboarding. Questo può fare la differenza tra il successo a lungo termine e un sacco di posti vuoti. 

La guida pratica standardizza la conoscenza, così non devi reinventare la ruota per ogni cambio di ruolo o esigenza formativa.

Modi in cui le guide pratiche aiutano durante il percorso dei dipendenti:

• Nuovi assunti: guide passo passo su strumenti, flussi di lavoro e processi aziendali riducono i tempi di inserimento e la dipendenza dall'affiancamento 1:1

• Promozioni: quando qualcuno passa a un ruolo di leadership o specialistico, le guide offrono riferimenti rapidi a nuovi sistemi, approvazioni e responsabilità

• Cambi di processo: mantiene tutti allineati quando gli strumenti interni o i flussi di lavoro vengono aggiornati 

📽️ Approfondimento Trupeer: Se stai iniziando la tua documentazione pratica con Trupeer, puoi semplicemente iniziare a usarlo senza problemi. Non ci sono costi di migrazione né problemi di configurazione e puoi condividere le guide pratiche all'interno dei team e all'esterno, con pochi clic. 

Nelle parole di uno dei nostri utenti,, “Lo usiamo quasi ogni giorno - tutta la nuova documentazione e le demo vengono realizzate con lo strumento. Abbiamo anche iniziato a espanderci in altri paesi, quindi le traduzioni stanno funzionando abbastanza bene.” 

👀 Lo sapevi? Solo il 43% dei nuovi dipendenti ha dichiarato di aver vissuto un'esperienza di onboarding che andasse oltre una giornata di orientamento e una cartella di benefit. 

Come creare una guida pratica con Trupeer 

La parte migliore di Trupeer per creare guide passo passo è che non servono esperienza di editing o di scrittura. Ecco come usare la funzione guida AI di Trupeer per ottenere la tua guida in meno di 30 minuti. 

✅ Prova oggi lo Strumento generatore di guide pratiche di Trupeer!

Passo 1: conosci il tuo pubblico e l'argomento 

Sai cosa hanno in comune le guide pratiche più efficaci? Ogni guida si concentra su un solo argomento. Per esempio, come configurare le note di riunione con Notion AI invece di come usare Notion AI. 

Inoltre, se stai appena iniziando a creare la guida pratica, mantienila semplice e specifica. Un utente alle prime armi avrà bisogno di più assistenza, mentre un utente avanzato potrebbe aver bisogno di informazioni più specifiche sul prodotto. Decidi se ti rivolgi a un prospect, a un cliente o a un dipendente interno. 

Passo 2: registra i tuoi contenuti con Trupeer 

Inizia scaricando l'estensione Chrome di Trupeer e registrando lo schermo. Ti basta seguire i passaggi sullo schermo e parlarne. Trupeer registra tutto come un video. 

In alternativa, se hai già un video registrato, registrati su Trupeer e caricalo — supporta i formati standard e file fino a 5 minuti o 150 MB.”

Usa l'estensione Chrome di Trupeer per registrare lo schermo e scegli la lingua di input 

Semplifica la creazione di guide pratiche con Trupeer 

Passo 3: Trupeer analizza e genera la tua guida pratica 

Una volta registrato lo schermo, fai clic sulla scheda del documento in alto a sinistra. L'AI di Trupeer analizza la registrazione ed estrae automaticamente i passaggi principali. Identifica sia gli elementi visivi (screenshot) sia il testo necessario per descrivere ogni azione.

Il risultato è una guida pratica pronta per la pubblicazione, con titoli (H1-H6), screenshot e riepiloghi. 

Passo 4: modifica i tuoi contenuti 

Sai cosa rende Trupeer estremamente facile da usare? Ha un editor simile a un word processor, il che significa che puoi semplicemente fare clic sulle sezioni che vuoi modificare e intervenire lì. Non serve programmare. 

Ad esempio, puoi riordinare i passaggi o rinominarli. Puoi anche aggiungere annotazioni, hyperlink ad altre sezioni o risorse, e persino modificare o eliminare gli screenshot. 

👀 Lo sapevi? La documentazione di Slack è disponibile in 11 lingue, un'attività iniziata nel 2017. Questo include la localizzazione delle emoji e anche i namespace dei comandi slash. 

Passo 5: riscrivi con l'AI 

Ora che hai registrato la guida, cosa succede se vuoi modificarla un po', ad esempio per utenti avanzati? O per una diversa categoria di utenti? 

L'AI di Trupeer ti permette di aggiungere istruzioni personalizzate e apportare modifiche, così non devi registrare di nuovo la guida ogni volta che cambi il pubblico di riferimento (da principiante ad avanzato). 

Passo 6: traduci la tua guida per la localizzazione

Puoi localizzare la tua guida pratica in oltre 9 lingue su Trupeer. Ciò significa che, se il tuo prodotto serve utenti in regioni diverse, puoi rendere la documentazione accessibile nelle lingue locali per ridurre gli attriti nell'onboarding. 

👀 Lo sapevi? Oltre 220 milioni di persone usano Canva e hanno creato 25 miliardi di design in 100 lingue in oltre 190 paesi, rendendolo uno dei migliori esempi di localizzazione nell'ecosistema SaaS.

Passo 7: esporta e condividi la tua guida pratica 

Una volta ottenuto il risultato finale, esporta i tuoi contenuti come PDF, Word o Markdown. Puoi anche condividerli direttamente tramite un link oppure integrarli nella tua Knowledge Base, LMS o interfaccia del Centro assistenza.

💡 Consiglio: Trupeer ti permette di convertire questa guida in un video pratico che puoi scaricare come MP4 o condividere tramite link. 

Leggi di più: Come annunciare gli aggiornamenti dei prodotti SaaS 

Esempi di guide pratiche fatte bene

Diamo un'occhiata a due aziende che usano le guide pratiche per istruire gli utenti sulle nuove funzionalità e favorire l'adozione del prodotto. 

1. Notion 

Ogni volta che Notion rilascia una nuova funzionalità, pubblica una guida dettagliata nel Centro assistenza. In questa guida sulle note delle riunioni con l'AI di Notion, puoi vedere una guida passo passo su come usare la funzionalità nel tuo flusso di lavoro quotidiano, le best practice e alcuni modelli gratuiti per aiutarti a iniziare. 

Un altro aspetto che spicca nelle guide pratiche di Notion è la presenza di FAQ per chi legge per la prima volta. Inoltre, ogni guida ha una CTA: possono essere modelli gratuiti, altri articoli di riferimento, l'iscrizione alla funzionalità, ecc.. 

🧠 Curiosità: Il subreddit r/Notion ha oltre 417K membri, il che lo rende una delle community di strumenti per la produttività più vivaci su Reddit.

Aumenta l'adozione del tuo prodotto con la guida AI di Trupeer 

2. ClickUp 

Quando ClickUp ha lanciato i Custom Autopilot Agents, ha pubblicato una guida pratica dedicata nel suo Centro assistenza che accompagna gli utenti nella creazione dei propri agenti AI passo dopo passo. 

La guida suddivide il processo in moduli: impostazione dei trigger, aggiunta di condizioni, scelta delle azioni, assegnazione delle fonti di conoscenza e dotazione dell'agente di strumenti.

Un altro aspetto che spicca nelle guide pratiche di ClickUp è il flusso strutturato: l'articolo non mostra solo come configurare un agente, ma spiega anche perché ogni passaggio è importante (ad esempio, scegliere le fonti di conoscenza garantisce che il tuo agente fornisca risposte accurate). 

Screenshot visivi dell'interfaccia rafforzano le istruzioni e i link a documenti correlati (come “Che cosa sono gli ClickUp Autopilot Agents?”) danno ai lettori contesto, se ne hanno bisogno.

💡 Consiglio: Assicurati che la guida pratica si rivolga a più pubblici. Un lettore alle prime armi ha bisogno di FAQ e basi. Gli utenti esperti potrebbero volere scorciatoie o best practice. Bilancia entrambi includendo sezioni espandibili, consigli pro o link a risorse avanzate.

Best practice per creare guide pratiche  

1. Usa una struttura modulare 

L'ultima cosa che vuoi è sopraffare i tuoi utenti. Rendila facile da scorrere rapidamente. 

Scomponi la guida in fasi. Usa titoli e sottotitoli insieme a divisori visivi per differenziare ogni sezione. Valuta l'aggiunta di indicatori di avanzamento (Passo 2 di 5) per mostrare agli utenti che stanno andando avanti. 

L'altro vantaggio di mantenerla modulare è che può essere riutilizzata. Il Passo 2 può diventare un microguida o una FAQ quando serve. 

Leggi di più: Come riutilizzare i video demo come contenuti di marketing 

2. Incorpora elementi di supporto all'interno della guida

Quando il lettore incontra attriti in punti specifici, usa elementi di supporto come tooltip, clip video/GIF o FAQ inline per aiutarlo senza interrompere il flusso.

3. Integra la guida pratica direttamente nella UI del prodotto

Vuoi che la guida sembri un'estensione naturale del prodotto. Inoltre, porta a tassi di adozione più alti perché gli utenti apprendono la funzionalità nel flusso di lavoro. Ad esempio, Notion incorpora le note delle riunioni con l'AI direttamente nell'area di lavoro con un semplice comando “/meet”. 

Bonus: La stessa guida pratica può essere nel Centro assistenza, nell'aiuto in linea, nel tour del prodotto e persino nelle note di rilascio. Una guida, più punti di contatto.

4. Mostra perché ogni passaggio è importante

Senza un contesto sul perché ogni passaggio sia importante, i tuoi utenti potrebbero commettere errori in seguito, saltare passaggi fondamentali o non vedere il valore di ciò che stanno facendo. 

Questo può significare evidenziare i rischi del saltare un passaggio. “Se non assegni una fonte di conoscenza, il tuo agente potrebbe rispondere con informazioni incomplete.”

Oppure collegare i passaggi al valore aziendale. “Questa impostazione rende esportabili i tuoi report, così puoi condividere i risultati con i clienti con un solo clic.” 

Per far vedere agli utenti un'applicazione pratica, potresti anche aggiungere micro-esempi. “Per esempio, un team di vendita potrebbe usare questa impostazione per…” così i lettori vedono applicazioni pratiche.

📽️ Approfondimento Trupeer: Quando registri con Trupeer, puoi annotare ogni passaggio generato automaticamente con una breve nota che spiega perché è importante. Questo fa sì che il tuo materiale formativo non mostri solo il come, ma insegni anche il perché.

Semplifica la creazione della tua guida pratica con Trupeer 

Sebbene le guide pratiche abbiano numerosi vantaggi: riducono i ticket di supporto e i costi, aumentano l'adozione del prodotto e scalano l'onboarding senza aumentare il personale, crearle e mantenerle è un lavoro impegnativo. 

Trupeer cambia tutto questo. Trupeer ti offre un flusso di lavoro tutto in uno: registra una volta sola e ottieni una guida rifinita, in più formati, pronta da pubblicare in meno di 30 minuti. Che tu stia supportando nuovi clienti, formando dipendenti o documentando un rilascio di prodotto, Trupeer fa in modo che la tua knowledge base cresca insieme alla tua azienda.

Scrivi gratuitamente la tua prima guida pratica con Trupeer 

Domande frequenti (FAQ) 

1. Qual è il formato migliore per una guida pratica?

Il formato migliore è passo passo, modulare e visivo. Suddividi le istruzioni in passaggi numerati così che i lettori possano seguire una sequenza chiara. Abbina ogni passaggio a elementi visivi come screenshot o GIF. Aggiungi una breve introduzione che spieghi perché il processo è importante e una sezione finale con FAQ o una CTA, così i lettori sanno cosa fare dopo.

2. Cosa rende efficace una guida pratica?

Una guida efficace fa più che elencare i passaggi; risponde alle domande, elimina le ambiguità e aiuta gli utenti ad avere successo in autonomia. Questo significa:

• Scrivere in un linguaggio chiaro e attivo (“Fai clic su Salva” invece di “Il pulsante dovrebbe essere cliccato”)

• Fornire contesto (“Fallo per evitare di perdere le modifiche”)

• Anticipare gli ostacoli con consigli per la risoluzione dei problemi

• Rendere la guida accessibile sia agli utenti alle prime armi sia a quelli avanzati 

3. Come posso migliorare la leggibilità e la memorizzazione della mia guida pratica?

Per migliorare la leggibilità:

• Usa paragrafi brevi, spazio bianco e titoli facili da scansionare

• Evidenzia i termini chiave o gli avvisi con il grassetto o con callout

• Limita ogni passaggio a una sola azione

Per migliorare la memorizzazione:

• Aggiungi segnali visivi (frecce, evidenziazioni, didascalie)

• Rafforza il “perché” dietro i passaggi, così i lettori ricordano la logica e non solo i clic

• Fornisci checklist o modelli scaricabili per un uso ripetuto

4. Come fa Trupeer a generare una guida dalla mia registrazione dello schermo?

Trupeer analizza la tua registrazione o il video caricato per rilevare le azioni chiave e sequenziare i passaggi con screenshot di supporto. Consegna una guida completa e strutturata in pochi minuti.

5. Posso creare gratuitamente una guida pratica con Trupeer? 

Certo. Con il piano gratuito di Trupeer, puoi registrare lo schermo una volta sola e la piattaforma genererà automaticamente una guida dettagliata, passo passo, completa di screenshot e istruzioni testuali. Puoi poi esportarla come PDF, Word o Markdown senza pagare, rendendo facile iniziare a costruire una knowledge base o un Centro assistenza anche se sei un team prodotto composto da una sola persona.

6. Le guide pratiche possono essere usate per le SOP di elaborazione fatture?

Sì, i documenti pratici passo passo sono uno dei formati più efficaci per le SOP di elaborazione fatture. L'elaborazione delle fatture implica una sequenza precisa di azioni (ricezione, verifica, approvazione, registrazione e pagamento) e una guida pratica ben strutturata assicura che ogni membro del team segua esattamente gli stessi passaggi, indipendentemente da chi gestisce l'attività. Questo riduce gli errori, accelera i tempi di elaborazione e crea una traccia verificabile per i team finance e compliance.

7. In che modo le guide pratiche aiutano a creare documentazione adatta ai tecnici?

Le guide pratiche si prestano naturalmente a una documentazione adatta ai tecnici perché danno priorità all'azione rispetto alla spiegazione. Un tecnico sul campo non ha bisogno di contesto di background: deve sapere esattamente cosa fare dopo. Strutturando la tua guida come passaggi numerati con screenshot di supporto o brevi clip video, crei una documentazione che i tecnici possono seguire rapidamente e con fiducia, anche in situazioni urgenti.

8. Posso creare istruzioni di lavoro per la produzione da video di processo usando guide pratiche?

Sì, ed è uno dei modi più efficienti per documentare i processi di produzione. Registrando un tecnico o un operatore mentre esegue un'attività in produzione e convertendo quel video in una guida pratica passo passo, catturi la conoscenza del mondo reale in un formato strutturato e ripetibile. Trupeer rende tutto questo semplice: registra il processo una sola volta e genera automaticamente istruzioni di lavoro per la produzione complete di screenshot e descrizioni dei passaggi, pronte per essere integrate nella tua knowledge base o stampate per il reparto produttivo.