È frustrante dover aspettare al telefono o parlare con un bot mentre si esplora una nuova funzionalità. I dati dicono anche questo: oltre il 44% dei clienti B2B preferisce un canale self-service quando ha bisogno di aiuto. 

Quando lanci una nuova funzionalità, il modo più rapido per incentivarne l'adozione è pubblicare una guida pratica e chiara nel tuo Centro Assistenza o nella documentazione. I tuoi clienti potranno semplicemente accedere a queste informazioni quando vogliono e come vogliono. 

Se hai rimandato la creazione della tua guida pratica perché ritieni che richieda troppo tempo, Trupeer rende il processo semplicissimo. Imparerai come trasformare le tue procedure in una risorsa professionale e self-service che farà risparmiare tempo sia a te che ai tuoi clienti.

Cos'è una Guida Pratica (How-to Guide)? 

Conosciuta anche come guida passo-passo, una guida pratica è una risorsa di contenuto didattico che ti accompagna attraverso ogni fase di un processo. Può trattarsi di una guida scritta con screenshot o di una video-guida. Oltre ai passaggi, elenca anche le migliori pratiche, gli approfondimenti e le sfide che i tuoi clienti potrebbero incontrare. Questo include anche i modelli di guide pratiche, perché i passaggi vengono registrati man mano che procedi, senza bisogno di scriverli successivamente.

Perché Creare una Guida Pratica? 

Milioni di aziende creano guide pratiche perché rispondono alle domande degli utenti con informazioni chiare e preziose. Ecco i principali vantaggi della creazione di una guida pratica. 

1. Rispondere alle domande frequenti 

Ai team di supporto viene spesso chiesto ripetutamente la stessa cosa:

• Come mi muovo all'interno di questa funzionalità?

• Quali passaggi devo seguire per configurare qualcosa?

• Come posso evitare gli errori più comuni?

Una guida pratica ben scritta vive nella tua knowledge base o nel tuo centro assistenza, dove i tuoi clienti e il tuo team di supporto possono consultarla ogni volta che ne hanno bisogno. 

💡 Consiglio Pro: Raccogli le domande ricorrenti dai ticket di supporto o dalla chat dal vivo, quindi converti le principali in guide passo-passo per mantenere i contenuti orientati alle reali esigenze degli utenti.

2. Offrire assistenza 24/7 ai tuoi clienti

Se gestisci un team di prodotto composto da una sola persona, conosci bene il dolore del supporto che si accumula dopo il lancio di una nuova funzionalità. Ogni email, ogni chat, ogni "Come si usa?" finisce sulla tua scrivania. Anche se non puoi essere online 24 ore su 24, i tuoi clienti si aspettano comunque risposte immediate.

Pubblicando una chiara guida pratica passo-passo nella tua knowledge base il giorno stesso in cui la funzionalità diventa disponibile, offri ai clienti la libertà di esplorare e risolvere i problemi in autonomia senza dover aspettare. 

Per i team nelle prime fasi, questo comporta due vantaggi:

• Riduce il supporto reattivo (meno messaggi del tipo "Puoi mostrarmi come fare?")

• Aumenta la fiducia nel tuo prodotto, poiché i clienti vedono una documentazione presente fin dal primo giorno

💡 Consiglio Pro: Non seppellire le guide utente in un PDF. Rendile ricercabili, inserisci i link direttamente all'interno dell'interfaccia utente (UI) del tuo prodotto ed evidenziale nelle note di rilascio.

3. Istruire il tuo pubblico 

Oltre alla risoluzione dei problemi, le guide ti consentono di istruire i tuoi clienti su come ottenere maggior valore dal tuo prodotto. Ad esempio, invece di mostrare semplicemente come attivare una nuova impostazione, puoi spiegare perché è importante e come migliora il loro flusso di lavoro. 

Questo tipo di formazione mantiene gli utenti attivi e rende il tuo prodotto indispensabile, un aspetto fondamentale quando non si dispone di un grande team di customer success per ciascun account.

📽️ Approfondimento Trupeer: I tuoi clienti potrebbero non voler riguardare un video di 3-5 minuti solo per trovare un singolo passaggio. Potrebbero preferire scorrere rapidamente o salvare tra i preferiti le istruzioni chiave. Puoi registrare i passaggi sul tuo schermo e la guida AI di Trupeer li convertirà in una guida pratica. Modifica il testo, edita gli screenshot o aggiungine di nuovi se necessario. 

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4. Utile per l'onboarding e la formazione dei dipendenti 

Contrariamente alla credenza popolare che l'onboarding sia solo per i nuovi assunti, ogni passaggio professionale, sia esso laterale, di promozione o esterno, ha bisogno di un'esperienza di onboarding positiva. Questo può fare la differenza tra il successo a lungo termine e molte posizioni scoperte. 

La guida pratica standardizza la conoscenza, in modo da non dover reinventare la ruota per ogni cambio di ruolo o esigenza di formazione.

Modi in cui le guide pratiche aiutano nel percorso dei dipendenti:

• Nuovi assunti: Le guide passo-passo su strumenti, flussi di lavoro e processi aziendali riducono i tempi di inserimento e la necessità di un affiancamento continuo 1:1

• Promozioni: Quando qualcuno passa a un ruolo di leadership o specialistico, le guide forniscono riferimenti rapidi a nuovi sistemi, approvazioni e responsabilità

• Modifiche ai processi: Mantengono tutti allineati quando gli strumenti interni o i flussi di lavoro vengono aggiornati 

📽️ Approfondimento Trupeer: Se stai iniziando la tua documentazione di guide pratiche con Trupeer, puoi farlo in modo estremamente semplice. Non ci sono costi di migrazione o problemi di configurazione e puoi condividere le guide pratiche all'interno del team ed esternamente con pochi clic. 

Nelle parole di uno dei nostri utenti: “Lo usiamo quasi quotidianamente: tutta la nuova documentazione e le demo vengono realizzate con questo strumento. Abbiamo anche iniziato a espanderci in altri paesi, quindi le traduzioni stanno funzionando egregiamente.” 

👀 Lo Sapevi? Solo il 43% dei nuovi dipendenti ha riferito di aver vissuto un'esperienza di onboarding che andasse oltre un solo giorno di orientamento e una cartella informativa sui benefit. 

Come Creare una Guida Pratica Utilizzando Trupeer 

La cosa migliore di Trupeer per la creazione di guide passo-passo è che non hai bisogno di esperienza di scrittura o di editing. Ecco come utilizzare la funzionalità di guida AI di Trupeer per ottenere la tua guida in meno di 30 minuti. 

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Fase 1: Conosci il tuo pubblico e il tuo argomento 

Sai cosa accomuna le guide pratiche più efficaci? Ogni guida si concentra su un singolo argomento specifico. Ad esempio, come configurare le note di riunione con Notion AI, piuttosto che come usare genericamente Notion AI. 

Inoltre, se sei alle prime armi con la creazione di una guida pratica, mantienila semplice e specifica. Un utente alle prime armi avrà bisogno di essere guidato passo dopo passo, mentre un utente esperto potrebbe richiedere informazioni più specifiche sul prodotto. Decidi se ti stai rivolgendo a un potenziale cliente, a un cliente già acquisito o a un dipendente interno. 

Fase 2: Registra i tuoi contenuti con Trupeer 

Inizia scaricando l' estensione Chrome di Trupeer e registrando il tuo schermo. Esegui semplicemente i passaggi sullo schermo e commentali a voce. Trupeer registrerà tutto sotto forma di video. 

In alternativa, se hai già un video registrato, registrati su Trupeer e caricalo: supporta i formati standard e file fino a 5 minuti o 150 MB.

Usa l'estensione Chrome di Trupeer per registrare lo schermo e scegli la lingua di input 

Semplifica la Creazione di Guide Pratiche con Trupeer 

Fase 3: Trupeer analizza e genera la tua guida pratica 

Una screenshot del tuo schermo registrato, clicca sulla scheda del documento in alto a sinistra. L'intelligenza artificiale di Trupeer scansiona la tua registrazione ed estrae automaticamente i passaggi principali. Identifica sia gli elementi visivi (screenshot) sia il testo necessario per descrivere ciascuna azione.

Il risultato è una guida pratica pronta per la pubblicazione, completa di titoli (da H1 a H6), screenshot e riepiloghi. 

Fase 4: Modifica i tuoi contenuti 

Sai cosa rende Trupeer estremamente facile da usare? Dispone di un editor simile a Word, il che significa che puoi semplicemente fare clic sulle sezioni che desideri modificare e procedere. Non è richiesta alcuna conoscenza di programmazione. 

Ad esempio, puoi riorganizzare i passaggi o rinominarli. Puoi anche aggiungere annotazioni, collegamenti ipertestuali ad altre sezioni o risorse, e persino modificare o eliminare gli screenshot. 

👀 Lo Sapevi? La documentazione di Slack è disponibile in 11 lingue, un'attività iniziata nel 2017. Ciò include la localizzazione delle emoji e dei namespace dei comandi barra. 

Fase 5: Riscrittura con l'AI 

Ora che hai registrato la guida, cosa succede se desideri modificarla leggermente, ad esempio, per utenti avanzati? O per una categoria diversa di utenti? 

L'intelligenza artificiale di Trupeer ti consente di aggiungere istruzioni personalizzate e apportare modifiche, in modo da non dover registrare nuovamente la guida ogni volta che cambi pubblico di destinazione (da principiante ad avanzato). 

Fase 6: Traduci la tua guida per la localizzazione

Su Trupeer puoi localizzare la tua guida pratica in oltre 9 lingue. Ciò significa che se il tuo prodotto serve utenti in diverse aree geografiche, puoi rendere la documentazione accessibile nelle lingue locali per ridurre le difficoltà di onboarding. 

👀 Lo Sapevi? Oltre 220 milioni di persone utilizzano Canva e hanno creato 25 miliardi di progetti in 100 lingue in 190 paesi, rendendolo uno dei migliori esempi di localizzazione nell'ecosistema SaaS.

Fase 7: Esporta e condividi la tua guida pratica 

Una volta ottenuto il risultato finale, esporta il contenuto come PDF, Word o Markdown. Puoi anche condividerlo direttamente tramite un link o incorporarlo nella tua Knowledge Base, LMS o interfaccia del Centro Assistenza.

💡 Consiglio Pro: Trupeer ti consente di convertire questa guida in un video tutorial che puoi scaricare come MP4 o condividere tramite link. 

Leggi di più: Come Annunciare gli Aggiornamenti dei Prodotti SaaS 

Esempi di Guide Pratiche Realizzate nel Modo Giusto

Diamo un'occhiata a due aziende che utilizzano le guide pratiche per istruire gli utenti sulle nuove funzionalità e promuovere l'adozione dei prodotti. 

1. Notion 

Ogni volta che Notion rilascia una nuova funzionalità, pubblica una guida dettagliata nel centro assistenza. In questa guida sulle note di riunione con l'AI di Notion, puoi vedere una guida passo-passo su come utilizzare la funzionalità nel tuo flusso di lavoro quotidiano, le migliori pratiche e alcuni modelli gratuiti per iniziare. 

Ciò che si distingue nelle guide pratiche di Notion è anche la presenza di FAQ per chi legge per la prima volta. Inoltre, ogni guida presenta una chiamata all'azione (CTA): potrebbe trattarsi di modelli gratuiti, altri articoli di riferimento, l'iscrizione per provare la funzionalità, ecc. 

🧠 Curiosità: Il subreddit r/Notion conta oltre 417.000 membri, rendendolo una delle community di strumenti di produttività più attive su Reddit.

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2. ClickUp 

Quando ClickUp ha lanciato i Custom Autopilot Agents, ha pubblicato una guida pratica dedicata nel suo centro assistenza che accompagna gli utenti nella creazione dei propri agenti AI passo dopo passo. 

La guida suddivide il processo in moduli: impostazione dei trigger, aggiunta di condizioni, scelta delle azioni, assegnazione delle fonti di conoscenza e dotazione dell'agente con gli strumenti necessari.

Un altro elemento distintivo nelle guide di ClickUp è il flusso strutturato: l'articolo non mostra solo come configurare un agente, ma spiega anche perché ogni passaggio è importante (ad esempio, la scelta delle fonti di conoscenza garantisce che l'agente fornisca risposte accurate). 

Gli screenshot visivi dell'interfaccia rafforzano le istruzioni, e i link ai documenti correlati (come "Cosa sono i ClickUp Autopilot Agents?") offrono ai lettori il contesto necessario se ne hanno bisogno.

💡 Consiglio Pro: Assicurati che la guida pratica si rivolga a molteplici tipologie di pubblico. Un lettore alle prime armi ha bisogno di FAQ e nozioni di base. Gli utenti esperti potrebbero desiderare scorciatoie o best practice. Bilancia entrambe le esigenze includendo sezioni espandibili, consigli pro o link a risorse avanzate.

Migliori Pratiche per la Creazione di Guide Pratiche  

1. Utilizza un flusso di configurazione modulare 

L'ultima cosa che desideri è sopraffare i tuoi utenti. Rendi il testo facilmente leggibile a colpo d'occhio. 

Suddividi la guida in fasi. Usa titoli e sottotitoli insieme a divisori visivi per differenziare ogni sezione. Prendi in considerazione l'aggiunta di indicatori di avanzamento (Passo 2 di 5) per mostrare agli utenti che stanno procedendo. 

L'altro vantaggio di mantenere la struttura modulare è la possibilità di riutilizzare i contenuti. Il passaggio 2 può diventare una micro-guida o una FAQ all'occorrenza. 

Leggi di più: Come Trasformare i Video Demo in Contenuti di Marketing 

2. Incorpora elementi di assistenza all'interno della guida

Nei momenti in cui il lettore incontra difficoltà in punti specifici, utilizza elementi di supporto come tooltip, brevi video/GIF o FAQ integrate per aiutarlo senza interrompere il flusso di lettura.

3. Incorpora la guida pratica direttamente nella UI del prodotto

Vuoi che la guida sembri un'estensione naturale del prodotto. Inoltre, questo porta a tassi di adozione più elevati perché gli utenti apprendono la funzionalità direttamente nel flusso di lavoro. Ad esempio, Notion incorpora le Note di Riunione AI direttamente nello spazio di lavoro con un semplice comando "/meet". 

Bonus: La stessa guida pratica può essere inserita nel centro assistenza, come aiuto contestuale, nel tour del prodotto e persino nelle note di rilascio. Una sola guida, molteplici punti di contatto. 

4. Mostra perché ogni passaggio è importante

Senza comprendere il motivo per cui ogni passaggio è importante, i tuoi utenti potrebbero commettere errori in seguito, saltare passaggi cruciali o non cogliere il valore dietro a ciò che stanno facendo. 

Ciò potrebbe significare evidenziare i rischi del saltare un passaggio. "Se non assegni una fonte di conoscenza, il tuo agente potrebbe rispondere con informazioni incomplete."

Oppure collegare i passaggi al valore aziendale. "Questa impostazione rende esportabili i tuoi report, in modo da poter condividere i risultati con i clienti in un solo clic." 

Affinché gli utenti vedano un'applicazione pratica, potresti anche aggiungere dei micro-esempi. "Ad esempio, un team di vendita potrebbe utilizzare questa impostazione per..." in modo che i lettori vedano le applicazioni pratiche.

📽️ Approfondimento Trupeer: Quando registri con Trupeer, puoi annotare ogni passaggio generato automaticamente con una breve nota che ne spiega l'importanza. Ciò garantisce che il tuo materiale formativo non mostri solo il come, ma insegni anche il perché.

Semplifica la Creazione delle Tue Guide Pratiche con Trupeer 

Sebbene le guide pratiche offrano numerosi vantaggi, come ridurre i ticket di supporto e i costi, aumentare l'adozione del prodotto e scalare l'onboarding senza personale aggiuntivo, crearle e mantenerle aggiornate richiede molto lavoro. 

Trupeer cambia tutto questo. Ti offre un flusso di lavoro all-in-one: registri una volta e ottieni una guida rifinita, in formato multiplo, pronta per essere pubblicata in meno di 30 minuti. Che tu stia assistendo nuovi clienti, formando dipendenti o documentando il rilascio di un prodotto, Trupeer si assicura che la tua knowledge base cresca insieme alla tua attività.

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Domande Frequenti (FAQ) 

1. Qual è il formato migliore per una guida pratica?

Il formato migliore è passo-passo, modulare e visivo. Suddividi le istruzioni in passaggi numerati in modo che i lettori possano seguire una sequenza chiara. Accompagna ogni passaggio con elementi visivi come screenshot o GIF. Aggiungi una breve introduzione che spieghi perché il processo è importante e una sezione conclusiva con FAQ o una chiamata all'azione (CTA) in modo che i lettori sappiano cosa fare dopo.

2. Cosa rende efficace una guida pratica?

Una guida efficace fa molto di più che elencare passaggi; risponde alle domande, elimina le ambiguità e aiuta gli utenti a raggiungere i propri obiettivi in autonomia. Ciò significa:

• Scrivere con un linguaggio chiaro e attivo ("Fai clic su Salva" anziché "Il pulsante dovrebbe essere cliccato")

• Fornire contesto ("Fai questo per evitare di perdere le modifiche")

• Anticipare i problemi con consigli per la risoluzione dei problemi

• Rendere la guida accessibile sia agli utenti alle prime armi sia a quelli esperti 

3. Come posso migliorare la leggibilità e la memorizzazione delle informazioni della mia guida pratica?

Per migliorare la leggibilità:

• Usa paragrafi brevi, spazi vuoti e intestazioni facili da scorrere visivamente

• Evidenzia i termini chiave o gli avvisi con il grassetto o con dei riquadri di attenzione

• Limita ogni passaggio a una singola azione

Per migliorare la memorizzazione:

• Aggiungi indicatori visivi (frecce, evidenziatori, didascalie)

• Rafforza il "perché" dietro ai passaggi, così i lettori ricorderanno la logica del processo e non solo i singoli clic

• Fornisci liste di controllo o modelli scaricabili per usi ripetuti

4. In che modo Trupeer genera una guida a partire dalla mia registrazione dello schermo?

Trupeer analizza la tua registrazione o il video caricato per rilevare le azioni chiave e sequenziare i passaggi con screenshot di supporto. Fornisce una guida completa e strutturata in pochi minuti.

5. Posso creare una guida pratica gratuitamente con Trupeer? 

Sì. Con il piano gratuito di Trupeer, puoi registrare lo schermo una volta e la piattaforma genererà automaticamente una guida passo-passo dettagliata, completa di screenshot e istruzioni testuali. Puoi quindi esportarla in PDF, Word o Markdown senza pagare nulla, facilitando l'inizio della creazione di una knowledge base o di un centro assistenza anche se sei un team di prodotto composto da una sola persona.

6. Le guide pratiche possono essere utilizzate per le procedure operative standard (SOP) di elaborazione delle fatture?

Sì, i documenti passo-passo sono uno dei formati più efficaci per le SOP di elaborazione delle fatture. La gestione delle fatture comporta una sequenza precisa di azioni (ricezione, verifica, approvazione, registrazione e pagamento) e una guida pratica ben strutturata garantisce che ogni membro del team segua esattamente gli stessi passaggi, indipendentemente da chi gestisce l'attività. Ciò riduce gli errori, accelera i tempi di elaborazione e crea un percorso verificabile per i team finanziari e di conformità.

7. In che modo le guide pratiche aiutano a creare documentazione adatta ai tecnici?

Le guide pratiche sono naturalmente adatte alla documentazione tecnica perché danno priorità all'azione rispetto alla teoria. Un tecnico sul campo non ha bisogno di un contesto teorico di base; ha bisogno di sapere esattamente cosa fare dopo. Strutturando la tua guida come passaggi numerati con screenshot di supporto o brevi videoclip, crei una documentazione che i tecnici possono seguire in modo rapido e sicuro, anche in situazioni in cui il tempo è fondamentale.

8. Posso creare istruzioni di lavoro per la produzione a partire da video di processo utilizzando guide pratiche?

Sì, e questo è uno dei modi più efficienti per documentare i processi di produzione. Registrando un tecnico o un operatore mentre esegue un'attività in fabbrica e convertendo quel video in una guida pratica passo-passo, acquisisci la conoscenza pratica del mondo reale in un formato strutturato e ripetibile. Trupeer rende questo processo immediato: registra il processo una volta e genera automaticamente istruzioni di lavoro per la produzione complete di screenshot e descrizioni dei passaggi, pronte per essere incorporate nella tua knowledge base o stampate per il reparto produttivo.