Solo il 20% delle aziende è in grado di rispondere a tutte le domande dei clienti nella prima risposta. Il resto? Rischia di lasciare i clienti frustrati, in attesa o, peggio: alla ricerca di alternative. 
Risposte lente o incomplete più spesso non riguardano l'accessibilità delle risposte. Quando le informazioni sono disperse tra email, documenti o chat interne, i clienti percepiscono il divario molto prima che le aziende se ne rendano conto.
È qui che una solida base di conoscenze cambia le regole del gioco. Ancora confuso? 

In questo blog, esploreremo i migliori esempi di software di base di conoscenze che mostrano come le aziende possono centralizzare le risposte e ridurre i riandare e venire. 
Come bonus, ti mostreremo anche come puoi usare Trupeer per creare tu stesso una video base di conoscenze! 🤩

Che cos'è una Base di Conoscenze? 

Una base di conoscenze è un hub centrale dove puoi memorizzare vari tipi di informazioni utili, come guide pratiche, FAQ, passaggi per la risoluzione dei problemi e altre risorse preziose. 
Serve ad aiutare le persone a trovare rapidamente le risposte da sole, senza dover chiedere aiuto ogni volta. Ciò rende le cose più facili e veloci per gli utenti, riducendo parte della pressione sui team di supporto e riducendo la frequenza delle domande ripetute. In generale, aiuta tutti a lavorare in modo più efficiente e mantiene tutto in funzione senza intoppi.

Esempi di Base di Conoscenze Degni di Nota e Cosa Funziona 

In questa sezione, analizzeremo esempi di base di conoscenze nel mondo reale che mostrano come diverse aziende stanno rendendo le proprie basi di conoscenze piacevoli: 

1. Software di Base di Conoscenze Trupeer
   
   

   

Trupeer aiuta le organizzazioni a costruire la propria base di conoscenze centralizzando tutto, dalle guide ai video, in un unico posto, utilizzando un software di registrazione video gratuito o strumenti integrati per catturare flussi di lavoro tramite registrazione dello schermo con suoni. Questo consente ai team globali e ai clienti di avere risposte istantanee, intelligenti e guidate dal video. Trupeer AI indicizza automaticamente tutte le tue registrazioni e documenti, e quando qualcuno cerca, comprende l'intento, genera una risposta sintetizzata e fornisce persino un video con timestamp che salta direttamente al momento rilevante.

Strumento di Generazione di Base di Conoscenze Migliore – Generatore di Base di Conoscenze

2. Nike 

Invece del solito 'Domande Frequenti', Nike ha adottato un approccio più creativo e ha chiamato la sua base di conoscenze 'Assistenza Rapida'. Questo mantiene le cose divertenti e in linea con il marchio sportivo. Inoltre, hanno fatto un ottimo lavoro mettendo alle prime posizioni le domande più comuni, così è facile trovare ciò di cui hai bisogno rapidamente.

3. Spotify 

La base di conoscenze di Spotify fa un ottimo lavoro nel rimanere fedele al proprio marchio. Usa i loro colori caratteristici in tutto, ed è tutto facile da navigare e capire. In cima, c'è una grande barra di ricerca per aiutarti a trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno, e incoraggiano persino a effettuare il login per ricevere assistenza più velocemente.
Da lì, tutto è ben organizzato in categorie, e usano un layout a fisarmonica, quindi puoi espandere solo le sezioni che ti interessano. Questo tipo di disposizione pulita e mobile-friendly è una grande vittoria, specialmente dato che molti utenti probabilmente stanno navigando sui loro telefoni.

4. Instagram 

Instagram ha un'impostazione semplice ma funzionale della base di conoscenze. Il design mette in risalto il contenuto più rilevante in modo da non sprecare tempo a cercare tra le categorie o a scorrere all'infinito. 
E poiché la maggior parte dei visitatori probabilmente accederà da mobile, il layout pulito lo rende ancora più accessibile su schermi più piccoli. Se hai bisogno di maggiore profondità, la funzione di ricerca prominente ti assicura di poter trovare un contesto aggiuntivo. Ti consente anche di fornire feedback sulla tua esperienza immediatamente.   

5. Lyft 

Lyft fa centro quando si tratta di rendere la propria base di conoscenze mobile-friendly. In cima alla pagina, c'è una barra di ricerca chiara e facile da individuare per aiutare gli utenti a iniziare. Subito sotto, hanno elencato articoli popolari e raggruppato contenuti in categorie utili.
Ciò che rende la configurazione di Lyft unica è quanto è pensata. Inizia con un accesso semplice e ampio tramite la barra di ricerca, quindi guida gli utenti attraverso argomenti popolari, verso categorie più specifiche, e infine all'intera gamma di opzioni di aiuto.

6. Asana

La base di conoscenze di Asana è piena di contenuti utili: articoli, guide passo passo e persino video tutorial che ti guidano attraverso tutto, dai fondamenti a funzionalità più avanzate. Ciò che è fantastico è che Asana offre risorse di apprendimento in una varietà di formati, quindi gli utenti possono scegliere ciò che funziona meglio per loro.
Alcune persone amano leggere, mentre altre preferiscono guardare un video veloce a una velocità di 2x. Asana lo capisce. Il messaggio chiave qui è che una grande base di conoscenze dovrebbe soddisfare diversi stili di apprendimento e darti opzioni per assorbire le informazioni.

7. Airbnb

Una delle cose migliori della base di conoscenze di Airbnb è che ti offre la possibilità di personalizzare ciò che vedi semplicemente effettuando il login. 
Una volta effettuato l'accesso, il contenuto inizia a sembrare effettivamente personalizzato per te. Il tuo nome appare e vedrai categorie che corrispondono ai tuoi interessi o attività. Sotto quelle, troverai ancora le stesse guide utili mostrate prima di effettuare il login e, sotto di esse, c'è una sezione con gli articoli top del sito.

8. Dropbox

Subito, Dropbox ti accoglie con una serie di schede in cima che ti permettono di passare a diverse sezioni a seconda di ciò che stai cercando. E se queste non soddisfano le tue esigenze, c'è una grande barra di ricerca pronta ad aiutarti a rintracciare ciò di cui hai bisogno.

Scorrendo verso il basso, la pagina è disposta in tre colonne ordinate, ciascuna coprente un argomento diverso con link ad articoli correlati sotto. Continua ancora un po', e troverai una sezione dove puoi scegliere il prodotto specifico di cui hai bisogno di aiuto. Quindi, verrai indirizzato a contenuti personalizzati per quello.

9. Starbucks 

Questa base di conoscenze aderisce strettamente ai colori e al marchio caratteristici di Starbucks, evidenziando argomenti chiave in un semplice layout a griglia con icone pulite. Poiché molti utenti potrebbero essere da mobile e potrebbero non essere esperti di tecnologia, mantengono le cose semplici e focalizzate su ciò che conta.

Proprio in cima, soprattutto da mobile, vedrai una barra di ricerca prominente, che rende facile saltare direttamente a ciò di cui hai bisogno. Inoltre, ci sono alcune suggerimenti per domande frequenti veloci per aiutare a guidare gli utenti nella giusta direzione con il minimo sforzo.

Come Creare Basi di Conoscenze 

1. Determina se ne hai bisogno 

Prima di costruire una base di conoscenze, conferma se hai realmente bisogno di una. Il framework 'Jobs-to-be-Done' è utile qui. 

Identifica il 'lavoro' che i tuoi utenti stanno assumendo per fare con la base di conoscenze. Questo può essere qualsiasi cosa, come rispondere a domande ripetitive dei clienti, ridurre i ticket di supporto o accelerare l'inserimento dei clienti. Mappa le richieste di supporto più comuni e i punti dolenti per scoprire i contenuti che garantiranno il massimo valore sin dall'inizio. 

💡 Suggerimento: Fai un rapido audit dei tuoi ticket di supporto, dei log della chat dal vivo e delle FAQ per individuare schemi ripetuti. Questi diventano i tuoi articoli 'indispensabili'. 

2. Raccogli i tuoi contenuti 

Pensa alla tua base di conoscenze come a una biblioteca di contenuti; è utile solo se le informazioni sono facili da trovare. Inizia raccogliendo input dai team di supporto, esperti del settore, e dai clienti stessi. 

Usa la 'tecnica di ordinamento delle carte' (raggruppare argomenti in categorie) per organizzare tutto in sezioni logiche come Inizio, Risoluzione dei problemi, o Fatturazione.

Utilizza modelli coerenti con titoli chiari, brevi paragrafi e punti elenco. Per la leggibilità, applica il modello di lettura a forma di F. Con questo, metti le informazioni più importanti in cima e utilizzi intestazioni e evidenziazioni per la scanabilità.

💡 Suggerimento: Crea una checklist per la governance dei contenuti (tono, struttura, parole chiave SEO, data dell'ultimo aggiornamento) affinché ogni articolo possa soddisfare lo stesso standard di qualità.

3. Personalizza le pagine 

La tua base di conoscenze non dovrebbe sembrare un ripensamento, è parte della tua esperienza di marca. Personalizza layout, colori e tipografia per allinearti all'identità del tuo marchio, e assicurati che la struttura soddisfi le aspettative degli utenti. I modelli fanno risparmiare tempo, ma dovrebbero essere abbastanza flessibili da mostrare la tua personalità.

💡 Suggerimento: Usa un design di divulgazione progressiva. Inizia con linee guida semplici e di alto livello e consenti agli utenti di approfondire i passaggi dettagliati se necessitano di ulteriore contesto. Questo mantiene gli articoli puliti senza sopraffare i principianti.

4. Rimani coerente e trova la tua voce 

La coerenza costruisce fiducia. Definisci la tua voce all'inizio, che sia professionale, accessibile o colloquiale, e documentala in una guida di stile. Applica lo stesso tono, terminologia e formattazione in tutti gli articoli in modo che gli utenti non abbiano l'impressione di passare tra diversi autori.

💡 Suggerimento: Scrivi seguendo il principio KISS (Keep It Simple, Stupid). Frasi brevi e linguaggio semplice superano sempre spiegazioni piene di gergo.

5. Mantieni la rilevanza 

Una base di conoscenze è un sistema vivo, non un archivio statico. Costruisci processi per rivedere e aggiornare regolarmente i contenuti sulla base del feedback degli utenti, delle analisi e degli aggiornamenti del prodotto. 

Monitora metriche chiave come il tasso di successo delle ricerche, le valutazioni degli articoli e i tassi di risoluzione self-service per vedere cosa funziona.

Come aiuta Trupeer a creare basi di conoscenze efficaci? 

La maggior parte dei team ha difficoltà a mantenere la documentazione manuale aggiornata e a mantenere gli articoli coinvolgenti. 

Trupeer risolve questo problema con la sua nuova funzionalità AI "Base di Conoscenze", dove puoi aggiungere video e guide e i tuoi utenti o dipendenti possono chattare con quei video ovunque e in qualsiasi momento. Consente ai team di creare documentazione e tutorial professionali direttamente dai flussi di lavoro reali. 

Ecco come puoi costruire basi di conoscenze scalabili e accessibili a livello globale: 

Crea guide istantanee con il registratore dello schermo AI 

Trupeer elimina il peso della presa di appunti manuali, catturando flussi di lavoro direttamente tramite il suo registratore dello schermo.

Crea il tuo primo video con Trupeer
Ogni clic, input e anche glitch del mondo reale vengono automaticamente trasformati in guide passo passo. Questo garantisce accuratezza mantenendo la documentazione ancorata ai flussi di lavoro reali degli utenti. 

💡 Suggerimento: Abbina le guide generate automaticamente di Trupeer con categorie contrassegnate (come Configurazione, Fatturazione, Risoluzione dei problemi) per rendere la tua base di conoscenze scansionabile. 

Automatizza video e voce per il coinvolgimento

Invece di articoli statici, Trupeer trasforma automaticamente le registrazioni in video con narrazioni AI naturali e avatar. 

Questo approccio multimediale soddisfa diverse preferenze di apprendimento e mantiene gli utenti coinvolti. Le funzionalità della piattaforma ti permettono di applicare il modello di apprendimento 'Mostra, Dì, Fai': 

• Mostra agli utenti tramite i video demo di vendita di Trupeer 

• Dì con guide scritte generate automaticamente 

• Fai loro seguire il procedimento in tempo reale 

📽️ Trupeer Insight: Una delle cose più intelligenti che fa Trupeer è consentire agli utenti di modificare i video direttamente tramite script. Puoi semplicemente modificare la trascrizione, rimuovere parole di riempimento, correggere la grammatica o riordinare le frasi, e il video si aggiorna istantaneamente. 

Modifica la tua base di conoscenze video con Trupeer 

Usa esportazioni in più formati per flessibilità 

L'educazione dei clienti può presentarsi in diversi formati. Trupeer ti consente di esportare guide in formato PDF, Word, Markdown o video MP4, facilitando l'integrazione nei centri assistenza, wiki interni o portali clienti. Questo garantisce che la tua documentazione sia sempre accessibile dove il tuo pubblico ne ha più bisogno.

Puoi anche utilizzare le esportazioni Markdown di Trupeer per integrarti direttamente con piattaforme come Confluence, Notion o basi di conoscenze basate su Git.

Assicurati una portata globale con funzionalità di localizzazione integrate 

Espandere il supporto a livello globale è spesso costoso, ma la traduzione istantanea di Trupeer in oltre 30 lingue rende la tua base di conoscenze multilingue senza sforzi aggiuntivi. 

Questo aumenta l'accessibilità e garantisce che i tuoi materiali di formazione e la documentazione abbiano un aspetto localizzato per i diversi mercati.

💡 Suggerimento: Abbina le traduzioni di Trupeer con un glossario di termini approvati per mantenere la coerenza tra le lingue.

Best Practices Per Creare Una Base di Conoscenze

Le migliori basi di conoscenze supportano ticket, consentono agli utenti di servirsi autonomamente e creano un'esperienza di prodotto senza interruzioni. Per raggiungere questo obiettivo, hai bisogno di più che buon contenuto. Hai bisogno della giusta struttura, design e ottimizzazione continua. 

Ecco alcuni suggerimenti per creare una base di conoscenze: 

1. Dai priorità alla funzionalità di ricerca e alla navigazione intuitiva

Una base di conoscenze è utile solo quanto è ricercabile. Gli utenti si aspettano risultati rapidi e pertinenti. Quindi, investi in una barra di ricerca forte con suggerimenti automatici, filtri e tagging delle parole chiave. 

La navigazione dovrebbe essere intuitiva, con categorie che riflettono i flussi di lavoro degli utenti. L'obiettivo: nessuna risposta dovrebbe richiedere più di tre clic per essere trovata.

2. Allinea visivi e branding per familiarità e fiducia

La tua base di conoscenze dovrebbe sembrare un'estensione del tuo prodotto, non un sito separato. Un branding coerente (colori, tipografia e modelli UI) costruisce fiducia e fa sentire gli utenti a casa. 

Screenshot, icone e layout dovrebbero rispecchiare il tuo prodotto in modo che gli utenti possano riconoscere istantaneamente ciò che vedono nella base di conoscenze.

📽️ Trupeer Insight: Ema è conosciuta per il suo design intuitivo e user-friendly, ma la crescita rapida ha portato a una nuova sfida. Ecco cosa ha detto Vedant Sharma, Founder Office, GTM e Partnerships Lead di Ema, riguardo l'uso di Trupeer per video demo personalizzati: 

“L'intero team del prodotto lo utilizza e non può fare a meno di elogiarlo! Creiamo demo personalizzate per i nostri clienti in pochi minuti.”

Crea la tua base di conoscenze con Trupeer

3. Organizza contenuti in base alle esigenze degli utenti e alle domande comuni

Non organizzare i contenuti attorno al tuo organigramma; strutturalo attorno a ciò di cui hanno bisogno gli utenti. Mappa argomenti a domande comuni e usa un linguaggio semplice per i titoli degli articoli (ad es. 'Come faccio a reimpostare la mia password?'). 

Framework come Jobs-to-Be-Done possono aiutarti a anticipare cosa gli utenti stanno cercando di ottenere e raggruppare i contenuti di conseguenza.

4. Integra multimedia per un apprendimento più ricco

Diversi utenti assorbono l'informazione in modi diversi. Completa il testo con screenshot annotati o uno screenshot con video, GIF o brevi guide.

Mantieni i video sotto i due minuti per una rapida consumazione e aggiungi sempre didascalie per l'accessibilità. Il multimedia chiarisce passaggi complessi e riduce i ticket di supporto.

5. Raccogli feedback per ottimizzare nel tempo

Una base di conoscenze dovrebbe evolvere con il tuo prodotto. Integra strumenti di feedback rapidi ('È stato utile?' pulsanti, pollici su/giù), monitora le analisi sulle ricerche non riuscite e rivedi i ticket di supporto per rilevare lacune ricorrenti. 

Adottare una mentalità di miglioramento continuo, iterando sulla base del feedback assicura che la tua base di conoscenze rimanga accurata e preziosa.

📽️ Trupeer Insight: Trupeer rende semplice creare video che non si allontanano dalla tua identità di marca. Puoi caricare sfondi personalizzati, diapositive brandizzate e palette di colori firmate, garantendo che ogni video sia in linea con il tuo linguaggio visivo. Anche la voce dietro la tua demo o tutorial può riflettere il tuo marchio. 

 Personalizza i tuoi video per rimanere in linea con il marchio con Trupeer

Crea la tua base di conoscenze video con Trupeer

Anche le basi di conoscenze scritte meglio vengono ignorate perché i clienti (e persino i dipendenti) preferiscono 'mostrami, non dirmi.'

È qui che entra in gioco Trupeer. Con la sua capacità di trasformare semplici registrazioni dello schermo in video di prodotto raffinati, puoi trasformare le tue guide pratiche, flussi di onboarding o documenti di condivisione conoscenze in tutorial interessanti e pronti per il marchio.

Allora, cosa stai aspettando? Prova Trupeer oggi! ✅

FAQ 

Perché studiare esempi di basi di conoscenze? 

Studiare esempi reali di basi di conoscenze mostra come le informazioni possono essere strutturate, presentate e accessibili in modo efficace. Una solida base di conoscenze funge da hub centrale per risorse aggiornate. Gli esempi evidenziano anche le migliori pratiche come navigazione chiara, spiegazioni concise e design intuitivo che rendono il contenuto più facile da utilizzare e migliorano la risoluzione dei problemi.

Le piccole aziende possono replicare questi design? 

Sì, ma con cautela. Copiare direttamente un design può far perdere la voce del tuo marchio e persino sollevare problemi legali. Invece, le piccole aziende dovrebbero trarre ispirazione, adattare i layout e aggiungere il proprio stile unico. Gli strumenti AI rendono questo più facile, aiutandoti a creare design professionali e personalizzati senza costi eccessivi. 

Come misuri le prestazioni della base di conoscenze? 

Monitora metriche chiave come il tasso di successo nell'auto-servizio, le valutazioni degli articoli, i punteggi di soddisfazione degli utenti e il tasso di successo delle ricerche. Cerca lacune di ricerca, query senza risultati, per identificare contenuti mancanti.

Metrica di engagement come visualizzazioni, condivisioni e tempo sulla pagina indicano anche l'efficacia. Aggiornare regolarmente i contenuti e analizzare queste informazioni assicura che la base di conoscenze rimanga accurata, utile ed efficiente.

Come può Trupeer.ai aumentare l'efficacia della tua base di conoscenze? 

Trupeer automatizza la creazione di guide con registrazioni dello schermo, narrazioni generate dall'AI e avatar, rendendo la documentazione più veloce, coinvolgente e scalabile. I contenuti possono essere esportati in formati come PDF, Word o Markdown e localizzati in oltre 30 lingue. Inoltre, l'aggiornamento è semplice. Basta caricare una nuova registrazione del flusso di lavoro e riceverai una guida istantaneamente aggiornata.