Appcues è un valido strumento per l'onboarding di prodotto, ma è limitato. Ecco otto alternative adatte a diverse tipologie di prodotto, con un'analisi onesta dei pro e contro. Per confronti diretti con altri strumenti, consulta i nostri confronti tra strumenti.

Perché i team valutano alternative ad Appcues

Appcues è un punto di riferimento nella categoria dell'onboarding di prodotto da oltre un decennio, noto per la sua specializzazione in tooltip in-app, walkthrough e checklist pensati specificamente per prodotti SaaS. Per i team focalizzati sul modello product-led che puntano fortemente su questi aspetti, è una scelta affidabile. Tuttavia, i team spesso si trovano a cercare oltre Appcues per diversi motivi chiave. Un fattore rilevante è la struttura dei prezzi, che può diventare proibitiva per i prodotti con un numero elevato di utenti attivi mensili (MAU). Inoltre, il set di funzionalità di Appcues è piuttosto ristretto: manca di funzionalità video native, offre un'analisi dei dati di profondità limitata e non copre le app aziendali interne. Con la crescita e l'evoluzione dei team, le loro esigenze spesso superano ciò che Appcues può offrire, rendendo necessaria la ricerca di uno strumento in grado di supportare la loro fase di sviluppo successiva. Di seguito sono riportate otto alternative degne di valutazione, ciascuna con i propri vantaggi e compromessi.

Per una comprensione completa della più ampia categoria delle piattaforme di adozione digitale (DAP), fai riferimento alla panoramica della documentazione per maggiori approfondimenti.

Confronto delle funzionalità: Appcues rispetto alle alternative

Analisi dettagliata degli strumenti

1. Trupeer

Ideale per: team che desiderano un onboarding incentrato sui video con SOP + documentazione incluse.

Trupeer si distingue offrendo una soluzione integrata che genera video, SOP e documentazione a partire da un'unica registrazione dello schermo. Questo lo rende particolarmente adatto ai team che necessitano di qualcosa di più rispetto ai semplici tooltip e che desiderano arricchire i propri contenuti di onboarding. Il modello di prezzo si basa su un sistema per utente, che aiuta a evitare costi imprevisti con l'aumento dei MAU del prodotto. Questa strategia di prezzo prevedibile può rappresentare un grande vantaggio per i team che desiderano gestire il budget in modo efficiente durante la scalabilità operativa.

Pro: generazione video nativa, rapidità di creazione dei contenuti, prezzi prevedibili.

Contro: sebbene Trupeer offra una suite completa di funzionalità, il suo builder dedicato esclusivamente ai tooltip è meno sofisticato di quello di Appcues per quanto riguarda la gestione di ramificazioni di flusso complesse.

2. Userpilot

Ideale per: team SaaS di fascia media alla ricerca di prezzi trasparenti.

Userpilot è un concorrente diretto di Appcues, che offre un set di funzionalità simile e un modello di prezzo paragonabile. Ciò che distingue Userpilot è la sua attenzione all'esperienza utente, con un'interfaccia leggermente diversa che alcuni team potrebbero trovare più intuitiva. Vanta inoltre un listino prezzi pubblico che offre chiarezza sui costi, risultando particolarmente interessante per i team SaaS di fascia media che devono pianificare i propri budget con precisione.

Pro: prezzi trasparenti, trigger di eventi efficaci in grado di migliorare l'interazione e il coinvolgimento degli utenti.

Contro: il modello di prezzo si basa sui MAU, il che può risultare costoso man mano che la base di utenti cresce.

3. Pendo

Ideale per: team incentrati sull'analisi dei dati che necessitano della guida come funzione secondaria.

Pendo eccelle nell'offerta di analisi approfondite, rendendosi la scelta preferita per i team che danno priorità a insight dettagliati sul comportamento degli utenti e sul coinvolgimento con il prodotto. Sebbene possa risultare meno intuitivo rispetto ad altri strumenti per la creazione di flussi di guida, le sue capacità di analisi non hanno rivali. Anche il piano gratuito di Pendo è un punto a favore, consentendo ai team più piccoli di accedere alle sue funzionalità principali senza costi iniziali.

Pro: straordinaria profondità di analisi a supporto di funnel dettagliati e tracciamento degli utenti.

Contro: la piattaforma può risultare complessa da configurare, richiedendo una curva di apprendimento più ripida per i nuovi utenti.

4. Chameleon

Ideale per: team attenti al design.

Chameleon offre una maggiore flessibilità nella personalizzazione dell'aspetto di tooltip e altri messaggi in-app, rendendolo una scelta eccellente per i team focalizzati sul design. Questo strumento garantisce un elevato livello di controllo grafico, consentendo ai team di assicurarsi che i flussi di onboarding siano esteticamente allineati con la propria identità di brand.

Pro: ampio controllo del design, ideale per i team che intendono mantenere una forte presenza visiva del brand.

Contro: questa maggiore flessibilità comporta un costo, rendendo Chameleon una delle opzioni più costose sul mercato.

5. UserGuiding

Ideale per: team di PMI attenti al budget.

UserGuiding è pensato su misura per le piccole e medie imprese che necessitano di una soluzione economica per l'onboarding di prodotto. Offre un modello self-service che copre le basi della guida utente senza pesare sul budget, rappresentando un'opzione allettante per i team con risorse finanziarie limitate.

Pro: prezzi estremamente accessibili che consentono ai team più piccoli di implementare soluzioni di onboarding senza investimenti significativi.

Contro: il set di funzionalità è limitato e potrebbe non scalare adeguatamente quando l'azienda cresce e richiede funzionalità più avanzate.

6. HelpHero

Ideale per: prodotti SaaS semplici.

HelpHero è un'opzione a basso costo ideale per i prodotti SaaS con esigenze di onboarding minime. Offre un set di funzionalità essenziale, facile da usare e implementare, risultando perfetto per i team che non necessitano di funzionalità avanzate.

Pro: soluzione economica che fornisce funzionalità di onboarding di base in modo efficiente.

Contro: portata estremamente limitata, priva delle funzionalità avanzate necessarie per strategie di onboarding più complesse.

7. Whatfix

Ideale per: team enterprise che vanno oltre l'onboarding di prodotto.

Whatfix si distingue per il supporto completo offerto alle applicazioni enterprise, comprese quelle non supportate da Appcues, come SAP, Salesforce e Workday. Ciò lo rende prezioso per le grandi organizzazioni che devono gestire l'onboarding sia dei clienti che dei dipendenti su una serie di piattaforme complesse.

Pro: avanzate funzionalità di integrazione aziendale che rispondono sia alle esigenze di onboarding esterne che a quelle interne.

Contro: i costi elevati e i lunghi tempi di implementazione possono rappresentare un ostacolo per i team più piccoli o per chi ha esigenze meno complesse.

8. Intercom Product Tours

Ideale per: clienti Intercom.

Intercom Product Tours è integrato direttamente con la piattaforma Intercom, offrendo un'esperienza fluida per i team che già utilizzano la suite di strumenti Intercom. Questa integrazione è particolarmente vantaggiosa per i team che desiderano consolidare i propri strumenti di comunicazione e onboarding all'interno di un'unica piattaforma.

Pro: comoda integrazione con gli strumenti di supporto e messaggistica di Intercom, migliorando l'esperienza complessiva di assistenza clienti.

Contro: come prodotto autonomo, manca della profondità e dell'ampiezza di funzionalità offerte dagli strumenti di onboarding dedicati.

Analisi approfondita: quale alternativa si adatta meglio alle diverse esigenze

Se hai bisogno di video nativi

Appcues supporta l'incorporamento di video, ma non genera contenuti video in modo autonomo. Per i team che desiderano includere brevi video esplicativi di 30-60 secondi direttamente nei tooltip senza dover ricorrere a strumenti esterni di creazione video, una piattaforma che offra la produzione video nativa è fondamentale. Trupeer si trova in una posizione ideale per soddisfare questa esigenza, sfruttando il suo flusso di lavoro da registrazione schermo a video per produrre contenuti video in modo rapido ed efficiente. I team che adottano questa funzionalità riscontrano spesso un aumento dell'attivazione compreso tra il 15 e il 25 percento sui flussi utente più complessi, migliorando significativamente il coinvolgimento e la comprensione da parte degli utenti.

Se hai bisogno di coprire applicazioni enterprise

Per i team che richiedono strumenti di onboarding in grado di coprire un'ampia varietà di applicazioni enterprise, Appcues si rivela insufficiente, in quanto non supporta piattaforme come SAP, Salesforce o Workday. Alternative quali Whatfix, WalkMe, Apty e Trupeer (tramite registrazione schermo) estendono la copertura a queste applicazioni aziendali critiche. Per i team che affrontano sfide di adozione che riguardano sia applicazioni rivolte ai clienti sia applicazioni interne per i dipendenti, la combinazione di più strumenti rappresenta spesso l'approccio migliore. Utilizzare Appcues per l'onboarding di prodotto e Trupeer o Whatfix per la formazione sulle app interne permette di creare una strategia completa in grado di rispondere a tutte le esigenze degli utenti.

Se hai bisogno di analisi più approfondite

Sebbene Appcues offra analisi adeguate per l'onboarding di prodotto, i team che richiedono un'analisi approfondita dei funnel e della retention si rivolgono spesso a strumenti come Pendo, Amplitude o Heap. Questi team preferiscono in genere mantenere Appcues per le funzionalità di guida integrando al contempo uno strumento di analisi dedicato per ottenere insight più dettagliati sui dati. Questo duplice approccio consente loro di beneficiare dei punti di forza di Appcues per l'onboarding degli utenti, sfruttando al contempo solide piattaforme di analytics per comprendere a fondo il comportamento degli utenti e le prestazioni del prodotto.

Difficoltà nel passaggio da Appcues

Ricostruzione dei flussi. Una delle sfide principali nel passaggio da Appcues è la necessità di ricostruire i flussi di onboarding esistenti. I flussi di Appcues non sono facilmente esportabili su altri sistemi, costringendo i team a ricreare i propri processi di onboarding da zero.

Migrazione dei segmenti. I segmenti di utenti definiti con cura all'interno di Appcues devono essere reimpostati nella nuova piattaforma. Può trattarsi di un processo dispendioso in termini di tempo, che richiede una conoscenza approfondita delle opzioni di segmentazione del nuovo strumento.

Formazione del team. I product manager e gli altri membri del team abituati ad Appcues devono essere formati sulla nuova piattaforma. Questo processo di riqualificazione può rallentare temporaneamente la produttività mentre il team si adatta ai nuovi strumenti e flussi di lavoro.

Continuità dei dati di analisi. Se il tuo team si è affidato fortemente ad Appcues per l'analisi dei dati, prendi in considerazione l'idea di mantenere un piano di abbonamento inferiore per preservare lo storico dei dati. Questa continuità garantirà di non perdere informazioni preziose e di poter prendere decisioni ponderate durante la fase di transizione.

Funzionalità indispensabili

• Builder no-code: essenziale per consentire ai membri non tecnici del team di creare e gestire i flussi di onboarding senza avanzate competenze di programmazione.

• Trigger basati su eventi: permettono esperienze di onboarding più dinamiche e reattive, capaci di rispondere alle azioni degli utenti in tempo reale.

• Targeting basato sui ruoli: personalizzare le esperienze di onboarding in base ai ruoli degli utenti assicura che la guida corretta raggiunga gli utenti giusti, migliorando pertinenza e coinvolgimento.

• Supporto video nativo o facile da incorporare: i contenuti video sono uno strumento efficace per illustrare concetti complessi e devono poter essere integrati facilmente nei flussi di onboarding.

• A/B testing: fondamentale per ottimizzare le strategie di onboarding testando approcci differenti e individuando i metodi più efficaci.

• Analisi collegate all'attivazione: correlare direttamente le metriche di analisi a quelle di attivazione degli utenti aiuta i team a misurare l'efficacia dei propri interventi di onboarding.

• Integrazione con CRM e product analytics: un'integrazione fluida con i sistemi CRM e gli strumenti di analisi esistenti garantisce che le attività di onboarding siano in linea con gli obiettivi aziendali generali.

• Supporto per dispositivi mobili: con la costante crescita dell'uso dei dispositivi mobili, supportare flussi di onboarding su mobile è fondamentale per raggiungere gli utenti su tutti i dispositivi.

Casi d'uso e profili di riferimento

SaaS in fase di crescita: Keiko, Responsabile di Prodotto, SaaS B2B di 70 dipendenti

Keiko, Responsabile di Prodotto presso un'azienda SaaS B2B di 70 dipendenti, ha riscontrato che il modello di prezzo di Appcues è diventato insostenibile quando gli utenti attivi mensili sono triplicati. Per far fronte a questo problema, ha deciso di passare a Userpilot, che offriva funzionalità simili a un costo inferiore del 40%. In tre settimane, il suo team è riuscito a replicare i flussi di onboarding esistenti, garantendo una transizione fluida senza interruzioni per l'esperienza utente. Questo passaggio non solo ha ridotto le spese, ma ha anche offerto la flessibilità necessaria per supportare il loro percorso di crescita.

SaaS orientato ai video: Matthew, Senior PM, Azienda di strumenti per sviluppatori di 150 dipendenti

Matthew, Senior Product Manager presso un'azienda di 150 persone specializzata in strumenti per sviluppatori, si trovava ad affrontare le complessità di flussi di lavoro API che richiedevano spiegazioni chiare e concise. Ha deciso di passare da Appcues a Trupeer per sfruttare le sue capacità native di generazione video. Integrando clip video di 45 secondi all'interno di 12 tooltip chiave, il team di Matthew ha registrato un incremento di 22 punti nell'attivazione degli utenti sulle loro API più complesse. Questa scelta strategica ha migliorato sia la comprensione da parte degli utenti sia i parametri di coinvolgimento.

Espansione enterprise: Chi, VP della Customer Experience, SaaS Enterprise di 600 dipendenti

Chi, VP della Customer Experience presso un'azienda SaaS enterprise di 600 dipendenti, ha incontrato limitazioni con Appcues quando l'azienda ha introdotto un CRM enterprise per uso interno. Appcues non era in grado di offrire il supporto necessario per Salesforce a livello interno, spingendo Chi a integrare Trupeer per la formazione interna e per sviluppare una libreria SOP completa. Mantenendo Appcues per l'onboarding di prodotto e impiegando Trupeer per le applicazioni interne, il team di Chi è riuscito a ottimizzare efficacemente sia l'onboarding degli utenti esterni che quello dei collaboratori interni. Per ulteriori dettagli sulle possibili combinazioni tra piattaforme di adozione digitale, consulta il nostro confronto DAP.

Best practice

Scegli lo strumento adatto alla tua fase di sviluppo. È fondamentale selezionare uno strumento di onboarding in linea con l'attuale fase di crescita dell'azienda. I team più piccoli possono dare priorità all'economicità e alla semplicità, mentre le grandi aziende potrebbero richiedere set di funzionalità completi per gestire esigenze complesse. Valutare la fase attuale e i piani di crescita futuri aiuterà a trovare la soluzione più idonea evitando migrazioni superflue in seguito.

Considera i video come un'esigenza nativa, non secondaria. Con l'evoluzione delle aspettative degli utenti, l'integrazione di contenuti video nell'onboarding può migliorare notevolmente il coinvolgimento e la comprensione. I contenuti video dovrebbero essere parte integrante della strategia di onboarding fin dall'inizio, anziché essere aggiunti a posteriori. Questo approccio garantisce che i video siano coerenti con il percorso complessivo dell'utente e generino il massimo impatto.

Distingui la guida al prodotto dalla formazione interna. Separare la guida al prodotto rivolta ai clienti dalle iniziative di enablement per il personale interno è essenziale per creare percorsi di onboarding mirati ed efficaci. Questa distinzione consente ai team di adattare ogni esperienza al pubblico di riferimento, assicurando che sia gli utenti esterni che i dipendenti ricevano il supporto necessario per avere successo.

Modella il costo in base ai MAU su un orizzonte di 18 mesi. Per evitare costi imprevisti e garantire la prevedibilità del budget, definisci un modello di crescita previsto per gli utenti attivi mensili su un periodo di 18 mesi. Questa previsione aiuterà a scegliere una struttura di prezzo capace di accompagnare la crescita senza generare tensioni finanziarie, consentendo una scalabilità più fluida delle iniziative di onboarding.

Conduci una fase pilota prima del passaggio definitivo. Prima di impegnarsi definitivamente con un nuovo strumento di onboarding, avvia un test pilota per valutarne le prestazioni e l'integrazione con i tuoi flussi di lavoro attuali. Questa fase di prova fornisce indicazioni preziose e può aiutare a individuare tempestivamente potenziali criticità, riducendo i rischi legati a una transizione complessa.

Considerazioni finali

Appcues è una soluzione mirata ma affidabile per l'onboarding basato sul modello product-led. Tuttavia, man mano che i team crescono e le loro esigenze cambiano, valutare alternative che offrano costi inferiori, funzionalità video native, copertura per applicazioni enterprise o analisi più approfondite diventa indispensabile. Alla fine, il segreto risiede nell'abbinare l'alternativa giusta agli specifici obiettivi dell'organizzazione e alle necessità operative da soddisfare. Sebbene le matrici delle funzionalità siano utili, il vero valore deriva dall'allineamento dello strumento con i requisiti unici del tuo team e con le prospettive future.