Il modello ADKAR è uno dei framework più utilizzati nel change management. Spiega il cambiamento dal punto di vista del singolo individuo: un'organizzazione cambia solo quando cambiano le persone al suo interno. Questa guida spiega cos'è il modello ADKAR, le sue cinque fasi, come applicarlo passo dopo passo, i suoi pro e contro, il confronto tra ADKAR e Kotter ed esempi pratici, compreso come utilizzare ADKAR per il rilascio di nuovi software.

Cos'è il modello ADKAR?

Il modello ADKAR, spesso chiamato Prosci ADKAR, è un modello di change management che descrive cinque risultati che una persona deve raggiungere, in sequenza, affinché un cambiamento abbia successo. ADKAR è l'acronimo di:

Poiché le fasi si sviluppano l'una sull'altra, il change management ADKAR aiuta i leader a individuare esattamente dove le persone si bloccano. Chi manca di Consapevolezza non svilupperà il Desiderio, e chi possiede la Conoscenza ma non la Capacità continuerà a fare fatica nel lavoro quotidiano.

Le origini del modello ADKAR

Jeff Hiatt, il fondatore di Prosci, ha sviluppato il modello ADKAR dopo aver studiato il modo in cui le organizzazioni e i dipendenti affrontavano il cambiamento. Lo ha illustrato nel suo libro del 2006, "ADKAR: A Model for Change in Business, Government and Our Community". Prosci continua a insegnare il modello come parte integrante della sua metodologia di change management.

Le 5 fasi del modello ADKAR

A: Consapevolezza (Awareness)

Consapevolezza significa che una persona comprende perché il cambiamento sta avvenendo, quali sono i rischi del non cambiare e cosa sarà diverso.

Cosa la influenza: il modo in cui il cambiamento viene comunicato, chi lo spiega e se le persone credono a queste motivazioni.

Come costruirla: spiegare i motivi aziendali tempestivamente e ripetutamente, coinvolgendo la leadership senior per il "perché" e i manager diretti per l'impatto a livello locale.

Esempio: un'azienda spiega che il vecchio sistema non è più in grado di supportare la crescita e condivide la tabella di marcia per la sua sostituzione.

D: Desiderio (Desire)

Desiderio significa che una persona sceglie di supportare e partecipare attivamente al cambiamento. È un fattore personale e non può essere imposto.

Cosa lo influenza: ciò che la persona guadagna o perde, la sua fiducia nella leadership e le opinioni dei colleghi.

Come costruirlo: mostrare i benefici specifici per ciascun ruolo, coinvolgere le persone fin da subito, affrontare le preoccupazioni con onestà e fare leva sui manager e sui change champion.

Esempio: i manager mostrano ai propri team in che modo il nuovo processo elimini un'attività noiosa e ripetitiva svolta ogni settimana.

K: Conoscenza (Knowledge)

Conoscenza significa che una persona sa come cambiare: include le nuove competenze, i processi e gli strumenti necessari.

Cosa la influenza: le competenze attuali, la complessità del cambiamento e l'accesso a una formazione di qualità.

Come costruirla: offrire una formazione basata sui ruoli, guide chiare ed esempi incentrati sulle attività che le persone svolgono effettivamente.

Esempio: i dipendenti guardano brevi video di formazione e seguono guide dettagliate passo-passo per le loro mansioni principali.

A: Capacità (Ability)

Capacità significa che una persona è effettivamente in grado di applicare i nuovi comportamenti nel lavoro quotidiano, non solo di comprenderli in teoria.

Cosa la influenza: il tempo a disposizione per fare pratica, l'assistenza pratica e la disponibilità degli strumenti e delle risorse giusti.

Come costruirla: concedere tempo per esercitarsi, offrire coaching, supporto nel momento del bisogno e feedback costanti nelle prime settimane.

Esempio: i dipendenti fanno pratica in un ambiente di test e ricevono supporto sul campo dopo il rilascio operativo.

R: Rinforzo (Reinforcement)

Rinforzo significa che il cambiamento viene mantenuto e le persone non ricadono nelle vecchie abitudini.

Cosa lo influenza: il riconoscimento, le metriche di misurazione, la responsabilizzazione e l'eventuale accessibilità residua dei vecchi metodi.

Come costruirlo: celebrare i primi successi, monitorare i livelli di adozione, offrire coaching a chi incontra difficoltà ed eliminare i vecchi stratagemmi o soluzioni alternative.

Esempio: i leader esaminano l'adozione ogni mese, premiano i team che sono passati completamente al nuovo sistema e dismettono definitivamente la vecchia piattaforma.

Come implementare il modello ADKAR passo dopo passo

1. Definire il cambiamento e chi ne è interessato, gruppo per gruppo.

2. Valutare ogni gruppo rispetto ai cinque elementi ADKAR.

3. Individuare il punto di blocco (barrier point), ovvero il primo elemento in cui le persone ottengono un punteggio basso.

4. Pianificare azioni mirate per quell'elemento: comunicazione, coinvolgimento, formazione, pratica o rinforzo.

5. Eseguire e supportare le azioni, con il coinvolgimento attivo di manager e change champion.

6. Rivalutare e rinforzare fino a quando il cambiamento non sarà consolidato.

Valutazione ADKAR: individuare il punto di blocco

Una valutazione ADKAR chiede alle persone di assegnare a ciascun elemento un punteggio da 1 a 5. Il primo elemento che ottiene un punteggio pari o inferiore a 3 è il punto di blocco (barrier point), ossia la fase da risolvere prima di andare avanti. Ad esempio, se Consapevolezza e Desiderio ottengono 4 ma la Conoscenza ottiene 2, intensificare la comunicazione non servirà: ciò che occorre è una formazione migliore.

Esempi del modello ADKAR

Applicare ADKAR al rilascio di nuovi software

Il rilascio di software è una delle applicazioni più comuni di ADKAR, poiché l'adozione dipende dal cambiamento del modo di lavorare di ogni singola persona. Consapevolezza e Desiderio nascono da una comunicazione chiara e da vantaggi specifici per ciascun ruolo. Conoscenza e Capacità derivano da una formazione incentrata sulle mansioni, dalla pratica e dal supporto al momento del bisogno, come la guida in-app di Salesforce. Il Rinforzo si ottiene monitorando le metriche di adozione degli utenti finali e mantenendo aggiornata la formazione anche dopo il go-live.

In che modo Trupeer supporta Conoscenza, Capacità e Rinforzo

• Conoscenza:
  Registra un'attività nel nuovo sistema con l'estensione Chrome di Trupeer e fai clic su "Genera contenuti AI" per ottenere un video di formazione e una guida passo-passo. È possibile trasformare in video anche presentazioni e documenti già esistenti.

• Capacità:
  Pubblica i contenuti in una knowledge base dove i dipendenti possono fare ricerche con "Chiedi all'AI" esattamente nel momento in cui hanno bisogno di aiuto.

• Rinforzo:
  Aggiorna i contenuti ogni volta che il sistema cambia e sfrutta le statistiche della knowledge base per individuare le ricerche senza risposta e i contenuti obsoleti.

Modello ADKAR (Template)

Usa questo semplice modello ADKAR per ogni gruppo interessato dal cambiamento:

• Gruppo:
  [Ruolo o team]

• Azioni per la Consapevolezza:
  [Messaggi, canali, date]

• Azioni per il Desiderio:
  [Vantaggi per questo gruppo, change champion, feedback]

• Azioni per la Conoscenza:
  [Formazione e guide]

• Azioni per la Capacità:
  [Esercitazione, coaching, supporto]

• Azioni per il Rinforzo:
  [Metriche, riconoscimenti, follow-up]

• Responsabile e scadenze:
  [Chi e quando]

ADKAR vs Kotter

Il modello in 8 fasi di Kotter guida il cambiamento a livello organizzativo, dalla creazione del senso di urgenza e la costituzione di una coalizione guida fino all'ancoraggio del cambiamento nella cultura aziendale. Il framework ADKAR si concentra invece sui risultati che ciascun individuo deve raggiungere. Molte organizzazioni utilizzano Kotter per pianificare il programma complessivo e ADKAR per gestire l'adozione da parte di ciascun gruppo di persone.

Pro e contro del modello ADKAR

• Pro:
  Facile da comprendere, incentrato sulle persone, rende visibili gli ostacoli ed è efficace per cambiamenti di qualsiasi portata.

• Contro:
  Può apparire troppo lineare a fronte di cambiamenti reali spesso complessi e disordinati, pone meno enfasi sulla strategia organizzativa e richiede altri strumenti per la pianificazione di programmi su vasta scala.

Per saperne di più, consulta questi esempi di change management e il nostro confronto sui software di change management.

Considerazioni finali

Il modello di change management ADKAR funziona perché scompone il cambiamento in cinque risultati concreti da pianificare e misurare. Costruisci Consapevolezza e Desiderio attraverso una comunicazione chiara e trasparente, sviluppa Conoscenza e Capacità tramite formazione pratica e supporto, e continua a rinforzare il cambiamento finché non sarà diventato il normale modo di lavorare.