Mulai dari hari ketika sebuah peran disetujui hingga hari ketika seorang karyawan pensiun, lusinan tugas HR, penggajian, TI, dan manajemen harus terjadi dalam urutan yang benar. Alur proses hire to retire menghubungkannya menjadi satu proses ujung-ke-ujung (end-to-end). Ketika berjalan dengan baik, karyawan baru mendapatkan laptop mereka di hari pertama, orang-orang dibayar dengan benar, promosi memperbarui setiap sistem, dan karyawan yang keluar kehilangan akses pada hari mereka pergi. Ketika tidak berjalan dengan baik, celahnya akan muncul sebagai kesalahan penggajian, kesenjangan kepatuhan, dan pengalaman karyawan yang buruk.

Panduan ini menjelaskan alur proses hire to retire tahap demi tahap, dilengkapi dengan diagram, siapa saja yang terlibat, sistem yang mendukungnya, perbandingannya dengan procure to pay dan order to cash, KPI yang harus dilacak, dan cara mendokumentasikan proses H2R Anda sendiri dengan SOP.

Apa yang dimaksud dengan alur proses hire to retire?

Alur proses hire to retire, yang juga disebut H2R, recruit to retire, atau proses siklus hidup karyawan, adalah rangkaian aktivitas HR ujung-ke-ujung yang mencakup seluruh waktu kerja karyawan di suatu organisasi: perencanaan peran, perekrutan, onboarding, pembayaran gaji, pengembangan, pengelolaan perubahan, dan terakhir, offboarding atau pensiun. Untuk definisi singkat, lihat entri glosarium kami tentang hire to retire (H2R).

H2R adalah salah satu proses ujung-ke-ujung inti dalam layanan bersama (shared services) dan layanan bisnis global, bersama dengan procure to pay dan order to cash. Menganggapnya sebagai satu alur, alih-alih aktivitas HR yang terpisah, adalah hal yang membuat serah terima antara HR, penggajian, TI, dan manajer menjadi terlihat dan dapat dikelola.

Diagram alur proses hire to retire

Alur H2R berjalan melalui tujuh tahap. Setiap tahap memiliki tugas, pemilik, dan sistemnya sendiri, dan masing-masing menyerahkan pekerjaan ke tahap berikutnya.

7 tahapan dalam alur proses hire to retire

1. Perencanaan tenaga kerja

Bisnis memutuskan peran apa yang dibutuhkan, menyetujui jumlah karyawan dan anggaran, serta membuat atau memperbarui deskripsi pekerjaan. HR, keuangan, dan manajer perekrutan bekerja sama, dan hasilnya adalah permintaan yang disetujui.

2. Perekrutan

Akuisisi bakat mencari kandidat, menyaring lamaran, menjalankan wawancara, dan mengajukan penawaran, biasanya di dalam sistem pelacakan pelamar. Gunakan templat rencana perekrutan untuk merencanakan perekrutan bagi setiap peran.

3. Onboarding

Operasional HR menerbitkan kontrak dan melakukan pemeriksaan, TI menyediakan peralatan dan akses sistem, dan manajer merencanakan minggu-minggu pertama. Onboarding yang baik membuat karyawan baru menjadi produktif lebih cepat; lihat panduan proses onboarding karyawan.

4. Penggajian dan tunjangan

Karyawan disiapkan dalam penggajian dan tunjangan, waktu serta kehadiran dicatat, dan pembayaran, pemotongan, serta pelaporan wajib dijalankan setiap siklusnya. Lihat video pelatihan penggajian Workday untuk tim keuangan.

5. Kinerja dan pengembangan

Manajer menetapkan tujuan dan menjalankan tinjauan, dan L&D menyediakan pelatihan serta pengembangan karier. Sebuah rencana pengembangan karyawan membantu menyusun hal tersebut.

6. Perubahan karyawan

Promosi, transfer, perubahan gaji, cuti, dan pembaruan data pribadi diproses di dalam sistem HCM dan mengalir ke penggajian, TI, serta pelaporan. Perubahan-perubahan ini adalah tempat di mana kesalahan paling sering terselip di antara sistem.

7. Offboarding dan pensiun

Ketika seseorang mengundurkan diri, pensiun, atau diberhentikan, HR memproses keluar, penggajian membayar jumlah akhir, TI menghapus akses dan mengambil kembali peralatan, dan manajer mengatur transfer pengetahuan. Gunakan templat offboarding karyawan, dan tangkap pengetahuan karyawan yang keluar sebelum mereka pergi.

Siapa saja yang terlibat dalam alur proses hire to retire?

Kepemilikan yang jelas pada setiap serah terima adalah hal yang menjaga proses H2R berjalan lancar. Sebuah matriks RACI membuatnya menjadi eksplisit.

Sistem apa saja yang mendukung alur proses hire to retire?

• HCM atau HRIS: sistem pencatatan untuk data karyawan, seperti Workday, SAP SuccessFactors, atau Oracle HCM. Lihat panduan pelatihan Workday HCM untuk manajer HR.

• Sistem pelacakan pelamar: untuk perekrutan.

• Sistem penggajian: untuk gaji dan pelaporan wajib.

• Sistem manajemen pembelajaran: untuk pelatihan dan kepatuhan.

• Manajemen layanan TI dan alat identitas: untuk akses dan peralatan.

• Pusat pengetahuan: untuk SOP dan panduan yang memberi tahu orang-orang cara menggunakan semua hal di atas.

Hire to retire vs procure to pay vs order to cash

Ketiganya merupakan proses ujung-ke-ujung standar dalam layanan bersama, dan ketiganya bergantung pada serah terima yang terdokumentasi antar tim.

Bagaimana alur proses hire to retire bekerja di layanan bersama (shared services)?

Banyak organisasi besar menjalankan H2R melalui pusat layanan bersama HR atau organisasi layanan bisnis global (GBS), terkadang dengan beberapa bagian yang dialihdayakan ke penyedia jasa. Dalam model tersebut, proses H2R dibagi di antara beberapa kelompok:

• Bisnis dan manajer meminta peran, membuat keputusan perekrutan dan kinerja, serta menyetujui perubahan.

• Pusat layanan bersama HR menangani pekerjaan transaksional: kontrak, data karyawan, perubahan, input penggajian, dan offboarding.

• Pusat keahlian (centres of expertise) dalam hal kompensasi, talenta, dan L&D menetapkan kebijakan dan merancang program.

• Karyawan dan manajer menggunakan layanan mandiri untuk cuti, data pribadi, dan persetujuan.

Pembagian ini membuat dokumentasi menjadi sangat penting. Tim layanan bersama membutuhkan SOP untuk setiap transaksi, bisnis membutuhkan rute permintaan yang jelas, dan semua orang membutuhkan versi proses yang sama di berbagai negara. Ketika pekerjaan H2R berpindah ke pusat layanan bersama atau ke penyedia jasa, mencatat setiap tugas selama transfer pengetahuan adalah cara tercepat untuk membangun dokumentasi tersebut templat SOP layanan bersama HR.

Masalah umum dalam alur proses hire to retire

• Onboarding lambat: akses dan peralatan belum siap pada hari pertama.

• Kesalahan penggajian: perubahan dalam sistem HCM yang tidak sampai ke bagian penggajian tepat waktu.

• Risiko akses: karyawan yang keluar atau pindah tetap memiliki akses sistem yang seharusnya tidak mereka miliki.

• Proses yang tidak konsisten di berbagai negara, entitas, atau tim HR.

• Kesenjangan kepatuhan dalam hukum ketenagakerjaan, perlindungan data, dan bukti audit.

• Langkah-langkah yang tidak terdokumentasi: tugas-tugas yang hanya diketahui cara mengerjakannya oleh satu spesialis HR, yang menjadi risiko ketika mereka pergi.

KPI hire to retire yang harus dilacak

• Waktu untuk merekrut: jumlah hari dari permintaan yang disetujui hingga penawaran yang diterima.

• Waktu menuju produktivitas: jumlah hari dari mulai bekerja hingga karyawan baru memenuhi standar peran mereka; lihat waktu untuk kemahiran.

• Kesiapan hari pertama: persentase karyawan baru yang telah siap dengan peralatan dan akses di hari pertama mereka.

• Akurasi penggajian: persentase slip gaji tanpa kesalahan.

• Waktu siklus perubahan karyawan: jumlah hari untuk memproses promosi atau transfer dari ujung ke ujung.

• Waktu pencabutan akses karyawan keluar: jumlah jam dari keluar hingga akses dicabut.

• Kepuasan karyawan dan manajer terhadap layanan HR.

Bagaimana cara mendokumentasikan alur proses hire to retire?

Langkah 1: Petakan alur saat ini (as-is)

Wawancarai HR, penggajian, TI, dan manajer, serta telusuri proses perekrutan, perubahan, dan pengeluaran karyawan yang nyata untuk melihat bagaimana proses H2R Anda sebenarnya berjalan saat ini. Lihat proses as-is vs to-be.

Langkah 2: Gambar alurnya

Ubah menjadi diagram swimlane dengan jalur untuk setiap peran, menggunakan templat alur proses gratis.

Langkah 3: Tulis SOP untuk setiap tugas

Rekam spesialis HR yang melakukan setiap tugas di sistem HCM dengan perekam layar AI Trupeer, dan Trupeer akan mengubah setiap rekaman menjadi SOP langkah-demi-langkah serta video dengan pembuat SOP. Mulailah dari templat SOP HR.

Langkah 4: Publikasikan, terjemahkan, dan jaga agar tetap mutakhir

Publikasikan SOP di pusat pengetahuan yang dapat dicari, terjemahkan untuk setiap negara, bagi menjadi artikel tugas, dan jaga agar tetap mutakhir dengan kontrol versi SOP.

Praktik terbaik untuk alur proses hire to retire

• Tentukan satu pemilik proses ujung-ke-ujung untuk H2R, bukan hanya pemilik untuk setiap tahap.

• Standarisasi secara global, dokumentasikan varian lokal untuk setiap negara atau entitas.

• Otomatiskan pemicu karyawan masuk, pindah, dan keluar antara HCM, penggajian, dan TI.

• Ukur seluruh alur, bukan hanya tim individu.

• Dokumentasikan sebelum Anda melakukan transformasi atau alih daya; lihat dokumentasi SOP layanan bersama pada skala besar.

• Tangkap pengetahuan tacit (tribal knowledge) lebih awal, sebelum spesialis HR yang berpengalaman pindah kerja.

Dapatkan templat SOP hire to retire gratis

Petakan proses H2R Anda dengan templat alur proses gratis, lalu dokumentasikan setiap langkah dengan templat SOP HR atau templat SOP umum. Untuk mengubah setiap tugas H2R menjadi SOP terekam dan video pelatihan, coba Trupeer AI.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa yang dimaksud dengan alur proses hire to retire?

Ini adalah rangkaian aktivitas HR ujung-ke-ujung yang mencakup seluruh waktu kerja karyawan di suatu organisasi, mulai dari perencanaan tenaga kerja dan perekrutan melalui onboarding, penggajian, pengembangan, dan perubahan, hingga offboarding atau pensiun.

Apa saja tahapan dari hire to retire?

Perencanaan tenaga kerja, perekrutan, onboarding, penggajian dan tunjangan, kinerja dan pengembangan, perubahan karyawan, serta offboarding dan pensiun.

Apa singkatan dari H2R?

H2R singkatan dari hire to retire. Ini juga disebut recruit to retire atau proses siklus hidup karyawan.

Apa perbedaan antara hire to retire dan procure to pay?

Hire to retire mencakup siklus hidup karyawan dan dimiliki oleh HR. Procure to pay mencakup pembelian barang dan jasa serta pembayaran pemasok, dan dimiliki oleh pengadaan dan utang usaha.

Siapa pemilik proses hire to retire?

Biasanya HR yang memilikinya, idealnya dengan satu pemilik proses ujung-ke-ujung, yang bekerja sama dengan bagian penggajian, TI, keuangan, dan manajer pada setiap serah terima.

Sistem apa saja yang mendukung hire to retire?

Sebuah HCM atau HRIS seperti Workday, SAP SuccessFactors, atau Oracle HCM, sistem pelacakan pelamar, penggajian, sistem manajemen pembelajaran, manajemen layanan TI, dan pusat pengetahuan untuk SOP.

KPI apa saja yang mengukur kinerja hire to retire?

KPI umum mencakup waktu untuk merekrut, waktu menuju produktivitas, kesiapan hari pertama, akurasi penggajian, waktu siklus perubahan karyawan, waktu pencabutan akses karyawan keluar, dan kepuasan karyawan.

Bagaimana cara mendokumentasikan alur proses hire to retire?

Petakan alur saat ini (as-is), gambar sebagai diagram swimlane, rekam SOP untuk setiap tugas, dan publikasikan di pusat pengetahuan yang dapat dicari yang diterjemahkan serta dijaga agar tetap mutakhir.