Pertanyaannya jarang sekali tentang apakah AI dapat menulis dokumentasi. AI bisa melakukannya. Pertanyaannya adalah apa yang Anda dapatkan, apa yang Anda korbankan, dan bagian pekerjaan mana yang tidak disentuhnya.

Ini adalah perbandingan antara dokumentasi AI vs dokumentasi manual pada dua hal yang sebenarnya menjadi dasar keputusan tim: ke mana waktu dihabiskan, dan dari mana kualitas berasal. Ini berakhir pada alur kerja yang akhirnya dipilih oleh sebagian besar tim, yang bukan salah satu atau yang lain.

Apa Arti Sebenarnya dari Masing-Masing Pendekatan

Dokumentasi manual berarti seseorang menulis prosedurnya: mengingat kembali langkah-langkahnya, mengambil dan menempelkan tangkapan layar, memformat hasilnya, dan menjaganya tetap mutakhir secara manual.

Dokumentasi AI berarti sebuah alat menghasilkan draf pertama dari masukan, biasanya rekaman layar, dan seseorang meninjau serta menyelesaikannya. Draf tersebut bukanlah dokumen akhir dalam kedua pendekatan tersebut. Yang berubah adalah siapa yang memproduksinya dan berapa lama bagian manusia berlangsung.

Perbedaan itu penting karena sebagian besar perbandingan memperlakukan dokumentasi AI sebagai otomatisasi. Padahal tidak demikian. Ini memindahkan upaya manusia dari memproduksi menjadi memverifikasi.

Sekilas tentang Dokumentasi AI vs Manual

Cara paling jelas untuk memahami perbedaannya:

Produksi berarti menangkap langkah-langkah, mengambil tangkapan layar, dan memformat hasilnya. Penilaian berarti memutuskan apa yang akan didokumentasikan, memberikan penalaran, menangani pengecualian, dan menyetujuinya. AI mengambil alih produksi; manusia mengambil alih penilaian. Semua hal di bawah ini mengikuti pembagian tersebut.

Waktu: Ke Mana Sebenarnya Waktu Dihabiskan

Membandingkan total waktu sulit dilakukan secara jujur, karena bervariasi tergantung kompleksitas proses, peralatan, dan seberapa banyak konteks yang harus ditambahkan. Membandingkan ke mana waktu dihabiskan jauh lebih berguna, dan ini berlaku di sebagian besar tim.

Dua baris tidak berubah, dan itu adalah baris yang penting. Konteks dan peninjauan tetap dilakukan oleh manusia dalam kedua pendekatan tersebut, itulah sebabnya dokumentasi AI tidak menghilangkan pekerjaan dokumentasi. Ini memperpendek setengah bagian produksi dan membiarkan setengah bagian penilaian tetap utuh.

Baris yang layak mendapat bobot terberat adalah yang terakhir. Pembuatan terjadi sekali; pembaruan terjadi setiap kali proses berubah. Tim yang mendokumentasikan sepuluh prosedur merasakan biaya penulisan. Tim yang memelihara dua ratus prosedur merasakan biaya revisi, dan di situlah kedua pendekatan tersebut paling berbeda.

Ilustrasi konkret: untuk alur kerja orientasi SaaS sebanyak dua puluh langkah, dokumentasi manual berarti menulis setiap langkah, mengambil dan memotong dua puluh tangkapan layar, serta memformat hasilnya. Dokumentasi berbantuan AI menghasilkan draf pertama dari satu rekaman alur kerja tersebut, dan upaya manusia beralih ke peninjauan langkah-langkah serta menambahkan kondisi dan persetujuan yang tidak dapat ditunjukkan oleh rekaman tersebut.

Kualitas: Di Mana Masing-Masing Pendekatan Memiliki Keunggulan

Pola di kedua perbandingan tersebut konsisten: dokumentasi berbantuan AI lebih cocok untuk hal-hal yang dapat diamati dan untuk konsistensi dalam jumlah besar, sedangkan dokumentasi manual lebih cocok untuk segala hal yang memerlukan pengetahuan yang tidak pernah ditampilkan di layar.

Biaya: Apa yang Berubah dalam Skala Besar?

Perbandingan biaya untuk topik ini biasanya membandingkan langganan perangkat lunak dengan tanpa biaya sama sekali, yang merupakan sudut pandang yang salah. Dokumentasi manual tidak gratis; itu dibayar dengan waktu dari orang-orang yang memahami proses tersebut, dan mereka jarang sekali merupakan tenaga kerja yang paling murah.

Apa yang sebenarnya memengaruhi total biaya:

• Waktu siapa yang dikonsumsi:
  dokumentasi manual mengandalkan ahli materi pelajaran dan operator senior. Dokumentasi berbantuan AI mengandalkan orang-orang yang sama untuk peninjauan, tetapi dengan porsi waktu yang lebih sedikit

• Berapa banyak prosedur yang Anda pelihara:
  pada jumlah sepuluh, perangkat lunak sulit untuk dijustifikasi. Pada jumlah beberapa ratus, pemeliharaan mendominasi dan perhitungannya berbalik

• Seberapa sering proses berubah:
  pustaka yang stabil murah untuk dipelihara dengan cara apa pun. Pustaka yang terikat pada perangkat lunak yang dirilis setiap bulan tidak demikian

• Apakah pembuatan dokumentasi terpusat:
  jika satu tim menulis segalanya, tim tersebut menjadi biaya tetap dan hambatan. Perekaman yang terdistribusi menyebarkannya

• Biaya akibat kesalahan:
  pengeluaran yang tidak pernah muncul dalam perbandingan mana pun. Prosedur yang usang harus dibayar dengan kesalahan, pengerjaan ulang, dan tiket dukungan daripada biaya lisensi

Cara praktis untuk memperkirakannya:

Total biaya dokumentasi = waktu pembuatan + waktu peninjauan + waktu pembaruan + biaya alat

Dokumentasi manual tidak memerlukan biaya alat tetapi memiliki waktu pembuatan dan pembaruan tertinggi. Dokumentasi berbantuan AI menambah biaya alat, mengurangi waktu pembuatan, dan membiarkan waktu peninjauan secara umum tidak berubah. Karena waktu pembaruan terus berulang selama dokumen tersebut digunakan sedangkan yang lain hanya terjadi sekali, biasanya bagian inilah yang menentukan perbandingan.

Latihan yang berguna adalah menghitung biaya berdasarkan volume Anda sendiri daripada membandingkan angka-angka umum: berapa banyak prosedur, seberapa sering berubah, dan jam kerja siapa yang saat ini digunakan untuk menjaganya tetap mutakhir.

Di Mana Dokumentasi Manual Masih Menjadi Pilihan yang Tepat

Perlu dinyatakan dengan jelas, karena sebagian besar perbandingan tentang topik ini tidak akan melakukannya.

• Prosesnya tidak berbasis layar: pengaturan mesin, penanganan gudang, prosedur laboratorium. Perekaman tidak memiliki apa pun untuk diamati

• Dokumen tersebut sebagian besar berisi kebijakan: aturan keputusan, batas persetujuan, dan kondisi daripada tindakan

• Prosesnya belum ada: Anda sedang merancangnya, bukan mendokumentasikannya, dan itu adalah tugas yang berbeda

• Ini hanya sekali pakai: untuk satu prosedur singkat, menyiapkan alat memakan biaya lebih besar daripada menulisnya langsung

• Audiens perlu diyakinkan, bukan sekadar diinstruksikan: narasi orientasi dan alasan logis adalah pekerjaan menulis

• Kata-kata regulasi sudah ditentukan: jika teks itu sendiri dikontrol, pembuatan otomatis akan menambah beban peninjauan daripada menguranginya

Di Mana Dokumentasi Berbantuan AI Memiliki Keunggulan

• Alur kerja perangkat lunak: apa pun yang dilakukan di layar, di mana setiap tindakan dapat diamati

• Volume: ketika batasannya adalah seberapa banyak prosedur yang ada, bukan seberapa baik satu prosedur ditulis

• Proses yang sering berubah: revisi yang murah adalah argumen utamanya

• Penulisan terdistribusi: ketika orang-orang yang mengetahui proses tersebut bukanlah penulis

• Kebutuhan multi-format: ketika alur kerja yang sama harus ada sebagai dokumen dan video

Alur Kerja Hibrida yang Akhirnya Dipilih Sebagian Besar Tim

Dalam praktiknya, dokumentasi AI vs dokumentasi manual jarang sekali menjadi pilihan salah satu saja. Alur kerja yang terbukti efektif:

• Perekaman dengan AI: rekam prosesnya dan biarkan draf menangani langkah-langkah, tangkapan layar, dan pemformatan

• Selesaikan secara manual: tambahkan penalaran, pengecualian, batasan, dan jalur eskalasi

• Tinjau dengan orang yang memiliki proses tersebut: bukan orang yang merekamnya

• Tulis secara manual bagian yang tidak terjangkau perekaman: prosedur yang padat kebijakan atau di luar layar tetap ditulis secara manual

• Pelihara dengan AI: rekam kembali bagian yang berubah daripada membuat ulang dokumen dari awal

Pembagian itu mengikuti tabel di atas: AI mengambil alih produksi, manusia mengambil alih penilaian. Untuk detail tentang langkah peninjauan, lihat akurasi dokumentasi AI.

Mana yang Harus Anda Pilih?

Menggunakan Trupeer sebagai Opsi Berbantuan AI

Trupeer berada di sisi produksi dari pembagian tersebut. Ketika sebuah proses terjadi di layar, Trupeer merekam alur kerja tersebut sekali dan menghasilkan prosedur tertulis dengan tangkapan layar per langkah, ditambah video bernarasi dari rekaman yang sama. Bagian penilaian tetap ada pada Anda.

Dalam praktiknya, hal itu dipetakan ke dalam alur kerja hibrida di atas:

• Produksi:
  rekaman menjadi langkah-langkah teratur dengan tangkapan layar, diformat secara konsisten, bukan disusun secara manual

• Dua format dari satu rekaman:
  prosedur tertulis dan video, sehingga kedua versi tidak dapat berbeda seperti halnya saat dibuat secara terpisah

• Peninjauan langsung di tempat:
  langkah-langkah dapat diatur ulang, digabungkan, dipisahkan, dan ditulis ulang, tangkapan layar dapat dipotong dan diberikan anotasi, serta data sensitif dapat disamarkan sebelum diterbitkan

• Pemeliharaan:
  ketika proses berubah, segarkan bagian yang terpengaruh saja daripada membangun kembali seluruh dokumen, yang merupakan biaya paling mendominasi dalam skala besar

Apa yang tidak dilakukannya adalah bagian penilaian. Trupeer tidak dapat memberikan penalaran di balik suatu langkah, batasan persetujuan, pengecualian, atau pengetahuan bahwa proses yang Anda rekam adalah proses yang benar. Alat yang mengeklaim sebaliknya akan melebih-lebihkan apa yang dapat diamati oleh perekaman.

Untuk alur kerja spesifik, lihat mengonversi rekaman layar menjadi SOP atau pembuat SOP. Jika Anda membandingkan produk dan bukan pendekatan, perbandingan alat dokumentasi AI mencakup pasar tersebut, dan alat dokumentasi AI untuk tim produk mencakup pandangan dari sudut pandang tim produk.

Pertanyaan Umum (FAQ)

Apakah dokumentasi AI lebih cepat daripada dokumentasi manual?

Untuk bagian produksi, umumnya ya: langkah, tangkapan layar, dan pemformatan berasal dari rekaman, bukan disusun secara manual. Bagian peninjauan tidak berkurang, dan untuk proses yang kompleks bagian ini bisa sangat besar. Perbedaan yang lebih besar adalah dalam pembaruan daripada pembuatan, karena revisi adalah bagian di mana dokumentasi manual membutuhkan biaya terbesar seiring berjalannya waktu.

Apakah dokumentasi AI seakurat dokumentasi manual?

Ini berbeda, bukan berarti lebih baik atau lebih buruk. AI lebih lengkap pada langkah-langkah yang terlihat, karena perekaman menangkap tindakan yang mungkin dilewati oleh penulis manusia. AI kurang lengkap dalam hal penalaran, pengecualian, dan apa pun yang diputuskan di luar layar. Draf AI yang ditinjau dan dokumen manual yang ditulis dengan cermat dapat mencapai standar yang sama melalui jalur yang berbeda.

Apakah dokumentasi AI menggantikan penulis teknis?

Ini mengubah apa yang menjadi isi dari pekerjaan tersebut. Pekerjaan produksi berkurang dan pekerjaan penilaian tidak: memutuskan apa yang akan didokumentasikan, menambahkan konteks yang tidak dapat ditunjukkan oleh rekaman, memeriksa apakah proses yang didokumentasikan sudah benar, dan memelihara pustaka dokumen. Hal-hal tersebut tetap menjadi bagian yang lebih sulit.

Kapan Anda harus tetap menulis dokumentasi secara manual?

Ketika prosesnya tidak berbasis layar, ketika dokumen tersebut sebagian besar berisi kebijakan dan aturan keputusan, ketika prosesnya belum disepakati, atau ketika kata-kata regulasi sudah ditentukan. Dalam kasus-kasus tersebut, perekaman tidak memiliki banyak hal untuk diamati dan pembuatan otomatis justru menambah pekerjaan peninjauan daripada menguranginya.

Dapatkah Anda menggabungkan AI dan dokumentasi manual?

Itulah yang akhirnya dipilih oleh sebagian besar tim. Rekam dengan AI, lengkapi dan tinjau secara manual, serta tulis secara manual prosedur yang tidak dapat dijangkau oleh perekaman. Pembagian ini berhasil karena kedua pendekatan tersebut kuat di area yang berlawanan.

Berapa biaya dokumentasi AI dibandingkan dengan manual?

Dokumentasi manual menghabiskan waktu dari orang-orang yang memahami proses tersebut, yang biasanya merupakan sumber daya yang lebih mahal. Dokumentasi AI menambah biaya alat dan mengurangi waktu produksi. Mana yang lebih murah bergantung pada berapa banyak prosedur yang Anda pelihara dan seberapa sering prosedur tersebut berubah, jadi ini layak dimodelkan berdasarkan volume Anda sendiri daripada menggunakan angka umum.