Usa esta plantilla
La experiencia de onboarding de RR. HH. configura la visión de la empresa de una persona recién incorporada antes incluso de que toque el trabajo. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en el diseño del onboarding de RR. HH. empezando con una plantilla de guía de onboarding de RR. HH. gratuita, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo la guía en módulos de vídeo atractivos que las nuevas incorporaciones realmente terminan.
El onboarding falla de una forma concreta. La documentación se completa porque es obligatoria y alguien la persigue. El portátil llega porque TI ha creado un ticket. Y luego la persona se sienta en un escritorio el tercer día sin nada que hacer y sin nadie a quien preguntar, porque la parte que determina si se quedan no es trabajo de nadie.
Esta guía es para las personas que gestionan el proceso. Separa lo que es legalmente obligatorio de lo que simplemente se organiza, y de lo que realmente importa.
Descarga la guía de onboarding de RR. HH.
Formato | Ideal para |
|---|---|
Word (.docx) | La guía del proceso en sí, para RR. HH. y responsables de contratación |
Excel (.xlsx) | El seguimiento del onboarding: una fila por cada incorporación, tareas a lo largo, responsables y fechas |
La versión aprobada y listas de comprobación imprimibles por etapa | |
Google Docs | Redacción con responsables de contratación y TI |
.doc | Sistemas antiguos de RR. HH. |
Gratis, editable, sin marca de agua.
¿Qué documento de onboarding necesitas?
Necesitas... | Para |
|---|---|
Ejecutar el proceso de onboarding como RR. HH. | Esta guía |
Rastrear tareas por incorporación, con responsables y fechas | |
Dar a la nueva incorporación algo para leer | |
Planificar sus primeros 90 días de capacitación | |
Formarla en sistemas y tareas del puesto | |
Establecer políticas y condiciones | |
Hacer el onboarding de un cliente en lugar de un empleado |
Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer
Paso 1: Abre la sección Plantillas
Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.
Paso 2: Selecciona y abre una plantilla
Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.
Paso 3: Amplía la vista de la plantilla
Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.
Paso 4: Edita la plantilla
Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.
Dentro del editor, puedes:
Añadir nuevas secciones
Definir o actualizar reglas de formato
Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada
Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada
Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.
Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla
Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.
Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.
Con una plantilla de guía de onboarding de RR. HH. puedes:
Ahorra horas en diseño: Omite la página en blanco con una estructura pensada para el onboarding de RR. HH.
Mejora las primeras impresiones: Los campos integrados cubren todo lo que las nuevas incorporaciones necesitan el primer día.
Mantén la coherencia con tu marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.
Conecta desde el primer día: Convierte la documentación densa del onboarding en módulos de vídeo.
Estandariza el onboarding de RR. HH.: Usa la misma plantilla para cada nueva incorporación y ubicación.
Llega a incorporaciones globales: Traduce el onboarding de RR. HH. a 65+ idiomas con un solo clic.
Los tres trabajos del onboarding de RR. HH.
Cada tarea de onboarding cumple uno de tres propósitos, y recibe atenciones muy diferentes.
Cumplir. Derecho al trabajo, contrato, nóminas, impuestos, protección de datos, formación obligatoria. Requerido legalmente, marcado por plazos y completado de forma fiable porque las consecuencias de no hacerlo son visibles.
Equipar. Cuentas, acceso, portátil, escritorio, sistemas, herramientas. Exige mucha logística, normalmente se completa y es la fuente de la mayoría de las frustraciones del primer día cuando no se hace.
Integrar. Entender el puesto, conocer a las personas, saber cómo se toman las decisiones, sentir que se pertenece. No es un trabajo explícito de nadie, no hay fecha límite, no hay consecuencias visibles por saltárselo, y es el principal factor que determina si alguien se queda.
El patrón es constante: las dos primeras se hacen porque tienen responsables y fechas, y la tercera no. Si cambias una cosa en tu onboarding, asigna a las tareas de integración un responsable y una fecha, como todo lo demás.
Cumplir
La capa innegociable. Los requisitos varían considerablemente según el país, así que es una forma más que una lista.
Normalmente se cubre: verificar el derecho al trabajo, el contrato firmado y cualquier término de apoyo, el registro de nóminas e impuestos, los datos bancarios, los contactos de emergencia, la inscripción en pensiones o la opción de exclusión, el aviso de protección de datos y el consentimiento cuando corresponda, la inducción de salud y seguridad, y cualquier formación obligatoria que el puesto o el sector requiera.
Tres puntos prácticos.
Los plazos son externos. Los cortes de nómina y las ventanas de registro estatutario no se mueven. Intégralos en el calendario en lugar de tratarlos como administración de RR. HH.
La verificación a menudo tiene que ocurrir antes o el primer día, no durante la primera semana. Hacerlo mal puede tener consecuencias para el empleador más allá de la incomodidad.
Mantén los registros correctamente, con periodos de conservación según tu política y jurisdicción. Esta es la capa más probable de que se examine más adelante.
Equipar
Todo lo que la persona necesita para hacer físicamente el trabajo.
Cuentas y inicio de sesión único, correo electrónico, los sistemas principales para su puesto, herramientas de comunicación, hardware, periféricos, teléfono si es necesario, acceso al edificio y pases, escritorio o espacio de trabajo, aparcamiento y cualquier herramienta o licencia específica del puesto.
La regla que evita la mayoría de los problemas del primer día: todo se provisiona y se prueba antes de que lleguen, no se solicita antes de que lleguen. Un ticket creado no es lo mismo que una cuenta que funciona, y la diferencia se descubre a las nueve de la mañana del lunes.
Prueba iniciando sesión como ellos, o haciendo que inicien sesión un día antes si tu política de seguridad lo permite.
Integrar
La capa que se omite, descrita de forma concreta para que pueda asignarse.
Alguien los recibe en la puerta. No recepción, una persona que los está esperando.
Un compañero, informado con antelación, no nombrado la mañana del día.
Su responsable tiene el tiempo bloqueado el primer día y en la primera semana. Realmente bloqueado, no previsto.
Presentaciones programadas, con el equipo inmediato y las tres o cuatro personas de las que dependerán.
Una primera tarea, pequeña y real, en los primeros días. Aportar algo pronto importa más que cualquier pack de bienvenida.
Cómo se toman las decisiones, explicado. Las reglas no escritas son lo que más tarda en aprenderse y nadie las documenta.
Un check-in en la primera semana y en el primer mes, con alguien que no sea su responsable, para que puedan ser sinceros.
Cada elemento anterior necesita un responsable y una fecha en el seguimiento. Si no, serán aspiraciones y perderán frente a cualquier cosa urgente de esa semana.
Las cinco etapas
Pre-onboarding
Desde la aceptación de la oferta hasta el primer día, y la ventana más desaprovechada de todo el proceso.
Envía el contrato rápidamente. Mantén el contacto, porque el tiempo entre aceptar y empezar es cuando la gente recibe contraofertas y dudas. Recopila la documentación de cumplimiento con antelación para que el primer día no sea un ejercicio de rellenar formularios. Confirma los detalles de inicio: hora, lugar, a quién preguntar, qué llevar y qué ponerse. Provisiona todo y pruébalo. Anúncialo internamente antes de que lleguen. Envía algo el viernes anterior para que el primer día no empiece con incertidumbre.
El fallo más común en el pre-onboarding es el silencio entre la oferta y el inicio.
Primer día
El día en que las personas se forman una impresión difícil de cambiar.
Alguien que los espera en la puerta. Un entorno de trabajo funcional. Almuerzo con alguien. El responsable disponible. Un tour, físico o virtual. Acceso esencial confirmado. Cualquier elemento de cumplimiento restante completado. Nada más programado que requiera que sepan algo.
Qué evitar: un día completo de formación en sistemas, una pila de documentos de políticas para leer y el responsable en reuniones.
Primera semana
Contexto antes de contribuir, pero con algo real que hacer.
Presentaciones con el equipo inmediato y las dependencias clave. Expectativas del puesto discutidas explícitamente, incluido cómo se ve el éxito a los 30 días. Explicación de los procesos y ritmos del equipo. Formación en sistemas para las herramientas que usarán más. Una pequeña primera tarea. Check-ins con el compañero. Un check-in con RR. HH. al final de la semana para detectar cualquier problema temprano.
Primer mes
Desarrollar competencia y conexión.
Se establecen one-to-ones regulares como un compromiso recurrente. Formación específica del puesto. Presentaciones más amplias en toda la organización. La revisión de 30 días frente a las expectativas acordadas. Feedback en ambos sentidos, y aquí es donde se produce la mejora de procesos más útil, porque aún pueden ver qué era confuso.
Primeros 90 días y más allá
Independencia y la transición fuera del onboarding.
Revisiones a los 60 y 90 días. Revisión de periodo de prueba cuando corresponda, con la fecha registrada y no omitida. Conversación de desarrollo una vez que se entiende el puesto. Un cierre formal del onboarding, para que ambas partes sepan que ha terminado. Y una encuesta de experiencia de onboarding, mucho más honesta a los 90 días que en la primera semana.
Un onboarding que se desvanece en lugar de terminar significa que nadie sabe si funcionó.
La estructura de la guía de onboarding de RR. HH.
Sección | Contenido |
|---|---|
Propósito y alcance | Qué incorporaciones cubre y cualquier excepción |
Roles y responsabilidades | RR. HH., responsable de contratación, TI, instalaciones, compañero, la nueva incorporación |
Requisitos de cumplimiento | Qué debe ocurrir, para cuándo y quién es responsable de cada cosa |
Las cinco etapas | Actividades, responsables y el momento de cada una |
Plantillas y formularios | Enlaces a todo lo que se menciona |
Matriz de sistemas y acceso | Qué necesita provisionar cada rol |
Variaciones para remoto e híbrido | Qué cambia |
Escalado | Qué hacer cuando algo se retrasa |
Medidas | Qué se registra y se informa |
Versión y responsable | Con fecha de revisión |
El problema de la coordinación
El onboarding implica cinco funciones y casi todos los fallos son una transferencia entre ellas, en lugar de una tarea que nadie intentó.
Función | Responsable | Falla cuando |
|---|---|---|
RR. HH. | Cumplimiento, proceso, comunicaciones | Asume que TI conoce la fecha de inicio |
Responsable de contratación | Claridad del puesto, primera tarea, integración | Reserva reuniones el primer día |
TI | Cuentas, hardware, acceso | Recibe aviso demasiado tarde o provisiona sin probar |
Instalaciones | Escritorio, pases, acceso físico | No se informa en absoluto |
El equipo | Bienvenida, compañero, ayuda del día a día | No se pidió a nadie con antelación |
La solución más efectiva es un único evento desencadenante que notifique a todos simultáneamente. La oferta aceptada activa una notificación para RR. HH., TI, instalaciones y el responsable, cada uno con su propia lista de tareas y fecha límite. La notificación secuencial, en la que RR. HH. informa a TI una vez firmado el contrato, es donde se pierden los días.
La segunda solución es un responsable nombrado por incorporación que sea responsable de todo, en lugar de solo de la parte de su función. Normalmente RR. HH., a veces el responsable, nunca nadie.
Onboarding remoto e híbrido
Todo lo anterior sigue aplicándose, y hay que sustituir deliberadamente cuatro cosas.
Logística del equipo. Envío, confirmación de la entrega, soporte de configuración el día, y un plan alternativo cuando llega tarde. Incorpora más tiempo del que parece necesario.
Las presentaciones incidentales que ocurren físicamente no suceden de forma remota. Programarlas explícitamente, en llamadas cortas, y aceptar que esto supone más carga de trabajo en lugar de fingir que ocurre de manera natural.
Escuchar de fondo. Las nuevas incorporaciones en una oficina aprenden muchísimo de la conversación ambiental. De forma remota esto no existe, así que el contexto debe entregarse deliberadamente: explicaciones grabadas, antecedentes por escrito y una descripción más explícita de cómo funcionan las cosas.
Comprobar que están bien. En una oficina, las dificultades se ven; de forma remota, no. Check-ins más frecuentes y más cortos durante el primer mes, por parte de más de una persona.
Cumplimiento y gestión de registros
Tenga en cuenta: los requisitos de cumplimiento del onboarding varían sustancialmente según el país y, dentro de algunos países, según el estado o la región. La verificación del derecho al trabajo, el registro de nóminas, los avisos obligatorios y los periodos de conservación difieren. Esta guía describe la estructura general en lugar de los requisitos específicos de ninguna jurisdicción, y no constituye asesoramiento legal. Haga que su proceso sea revisado por un asesor cualificado de RR. HH. o de derecho laboral en cada jurisdicción donde contrate.
Lo que se mantiene en general: la verificación suele tener un plazo vinculado a la fecha de inicio, los registros deben conservarse durante un periodo definido y las consecuencias de hacerlo mal recaen en el empleador en lugar del empleado. Incorpóralos en el calendario como puntos fijos, no como tareas que completar cuando convenga.
Medir el onboarding
Tiempo hasta la productividad. ¿Cuánto tarda la persona en desempeñarse con el nivel esperado? Definido por puesto, o el número no significa nada.
Preparación para el primer día. Porcentaje de incorporaciones con todo provisionado y funcionando al llegar. La medida única más limpia de tu proceso.
Tasa de finalización de tareas por etapa, que muestra dónde se rompe el proceso.
Permanencia a 90 días, y específicamente las salidas tempranas, que casi siempre son fallos de onboarding o contratación, no de rendimiento.
Feedback de la nueva incorporación a los 30 y 90 días. La versión de 90 días es más honesta.
Feedback del responsable, ya que ven lo que la nueva incorporación no pudo hacer y no sabía.
Tiempo desde que se acepta la oferta hasta estar completamente provisionado, donde el problema de coordinación aparece numéricamente.
La preparación para el primer día es con la que hay que empezar. Es fácil de medir, es vergonzoso cuando es baja y mejorarla corrige varios otros problemas.
Dónde suele fallar el onboarding
Silencio entre la oferta y el inicio, para que la gente llegue con incertidumbre o no llegue en absoluto.
TI avisó demasiado tarde, o avisó y nunca confirmó.
Cuentas provisionadas pero nunca probadas.
Responsable no disponible el primer día.
Sin primera tarea, así que la persona pasa una semana leyendo.
Compañero nombrado la mañana y sin briefing.
Tareas de integración sin responsable, así que se omiten cuando la semana está ocupada.
La revisión de 30 días no se realiza, que es cuando los problemas aún podrían corregirse con bajo coste.
El onboarding se desvanece en lugar de terminar formalmente.
Se recopila feedback y nunca se actúa, así que los mismos problemas se repiten con cada incorporación.
Cómo crear tu proceso de onboarding
Mapea quién es responsable de qué entre RR. HH., el responsable, TI, instalaciones y el equipo.
Crea la matriz de sistemas y acceso por rol, para que el provisionado sea una consulta y no una conversación.
Define un único evento desencadenante que notifique a todos simultáneamente.
Separa cumplimiento, equipo e integración para que la tercera sea visible en lugar de asumirse.
Asigna responsables y fechas a las tareas de integración, exactamente igual que a las demás.
Escribe las listas de comprobación por etapa, con una temporización realista.
Nombre un responsable por incorporación, responsable de todo el proceso.
Prueba con la siguiente nueva incorporación y pregúntales el día cinco qué era confuso.
Mide la preparación del primer día y repórtala.
Revisa trimestralmente, usando el feedback de la nueva incorporación y del responsable.
Buenas prácticas
Provisiona y prueba antes de la llegada, nunca solo solicites.
Un único evento desencadenante que notifica todas las funciones a la vez.
Responsable nombrado por incorporación.
Tareas de integración con responsables y fechas.
Contacto entre la oferta y el inicio, al menos semanal.
Documentación de cumplimiento completada antes del primer día cuando sea posible.
Sin formación en sistemas el primer día.
Una primera tarea real en la primera semana.
Compañero con briefing previo.
Cierre formal del onboarding a los 90 días.
Errores comunes
El cumplimiento y el equipo se tratan como el onboarding completo.
Notificación secuencial, para que TI se entere al final.
Provisionado solicitado pero no verificado.
El primer día lleno de documentos de políticas.
El responsable en reuniones el primer día.
Compañero informado la mañana del día.
Las tareas de integración se dejan para que ocurran de forma natural, lo cual no sucede, especialmente de forma remota.
Fechas de revisión del periodo de prueba sin registrar y omitidas.
Feedback recopilado en la primera semana, cuando nadie dice nada honesto.
Los mismos problemas se repiten con cada incorporación porque nadie es responsable del proceso en sí.
Un único proceso para incorporaciones de oficina y remotas.
Ofrece el mismo onboarding a quien lo gestione
Abre las plantillas en Trupeer AI, aplica tu kit de marca para que los materiales de onboarding coincidan con el resto de tus documentos de RR. HH. y edita cualquier sección directamente. La configuración está en la guía de plantillas.
La parte del onboarding que peor escala es la formación en sistemas. Cada nueva incorporación necesita el mismo recorrido de las mismas herramientas; hay que programarlo según quién esté disponible; ocurre una vez y, para el tercer mes, lo habrán olvidado sin nada a lo que volver.
Registra cada recorrido una vez y Trupeer AI genera la guía escrita y un recorrido en vídeo narrado a partir del mismo pase. Las nuevas incorporaciones lo ven el segundo día en lugar de esperar un hueco; pueden volver a verlo en el tercer mes y la calidad no depende de quién esté disponible para impartirlo.
Traduce el contenido a 65+ idiomas para incorporaciones internacionales y mantén el conjunto en tu base de conocimiento para que también sirva como referencia continua. Útil para formación mucho más allá del primer mes.
Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Hazlo con Trupeer.
Preguntas frecuentes
¿Hay una plantilla gratuita de guía de onboarding de RR. HH. en Word?
Sí. La versión de Word es la guía del proceso para RR. HH. y responsables de contratación, que cubre responsabilidades, las cinco etapas, requisitos de cumplimiento y escalado. Descarga gratuita, sin registro, sin marca de agua.
¿Hay una plantilla gratuita de onboarding de empleados en Word?
Sí, y hay dos documentos diferentes según lo que necesites. Esta página incluye la guía del proceso de RR. HH. Para la lista de comprobación de tareas con responsables y fechas, usa la plantilla de lista de comprobación y planes de onboarding. Para el documento que entregas a la nueva incorporación, usa la guía de onboarding para nuevas incorporaciones.
¿Hay una plantilla gratuita de onboarding de empleados en Word y PDF?
Sí, ambos formatos se incluyen para cada documento aquí. Word para editar y PDF para la versión aprobada y las listas de comprobación imprimibles por etapa.
¿Hay una plantilla gratuita de guía de onboarding de RR. HH. en Excel?
Sí. El archivo de Excel es el seguimiento del onboarding: una fila por incorporación, tareas a lo largo de las columnas, con responsables, fechas de vencimiento y estado. Es lo que te muestra el patrón entre incorporaciones, en lugar de las tareas de una sola.
¿Hay una plantilla de onboarding de empleados en Excel, gratis?
Sí, el mismo seguimiento lo cubre. Incluye la matriz de sistemas y acceso por rol, que convierte el provisionado de una conversación en una consulta y es la pestaña más útil para reducir los problemas del primer día.
¿Hay una plantilla gratuita de lista de comprobación de onboarding de empleados en Excel?
Sí, en la página de plantilla de lista de comprobación y planes de onboarding, con tareas agrupadas por etapa y responsable. Esta página cubre el proceso que hay detrás, en lugar de la lista de comprobación en sí.
¿Hay una plantilla gratuita de guía de onboarding de RR. HH. en PDF?
Sí, como documento de proceso aprobado y como listas de comprobación imprimibles por etapa para pre-onboarding, primer día, primera semana, primer mes y 90 días.
¿Puedo descargar una plantilla gratuita de guía de onboarding de RR. HH.?
Sí, cada formato se puede descargar gratis sin necesidad de cuenta y sin atribución.
¿Qué es el onboarding de RR. HH.?
El proceso de llevar a alguien desde la aceptación de una oferta hasta convertirse en un empleado plenamente integrado y productivo. Cubre tres trabajos distintos: reunir requisitos legales y de cumplimiento, equipar a la persona para hacer el trabajo e integrarla en el equipo y la organización.
¿Qué debe incluir una guía de onboarding de RR. HH.?
Alcance, roles y responsabilidades entre RR. HH., el responsable, TI e instalaciones, requisitos de cumplimiento con plazos y responsables, las cinco etapas con actividades y temporización, enlaces a plantillas y formularios, una matriz de acceso a sistemas por rol, variaciones remotas, escalado para tareas tardías y las medidas que registras.
¿Cuáles son las cinco etapas del onboarding de empleados?
Pre-onboarding desde la aceptación de la oferta hasta el primer día, el primer día en sí, la primera semana, el primer mes y los primeros 90 días. Cada una tiene un propósito diferente: el pre-onboarding elimina fricciones, el primer día crea una impresión, la primera semana aporta contexto, el primer mes desarrolla competencia y los 90 días establecen independencia y cierran formalmente el proceso.
¿Cuánto tiempo debe durar el onboarding?
Noventa días para la mayoría de los puestos, con un cierre formal para que ambas partes sepan que ha terminado. Los puestos senior y complejos a menudo llegan a seis meses. Lo que importa más que la duración es que termine de forma deliberada y no se desvanezca, porque si no, nadie puede decir si funcionó.
¿Cuál es la diferencia entre onboarding y orientación?
La orientación es la inducción inicial, normalmente un día o dos que cubre documentación, políticas, instalaciones y presentaciones. El onboarding es todo el proceso para volverse productivo e integrado, de lo cual la orientación es la primera parte. Tratar la orientación como el onboarding completo es el error estructural más común.
¿Quién es responsable del onboarding de empleados?
RR. HH. es responsable del proceso y del cumplimiento, el responsable de contratación es responsable de la claridad del puesto y la integración, TI es responsable del provisionado, instalaciones es responsable del acceso físico y el equipo proporciona el compañero y el soporte del día a día. La incorporación crítica es un responsable nombrado por incorporación que sea responsable de todo, porque si no, cada función completa su parte y las brechas entre ellas pasan desapercibidas.
¿Qué debería ocurrir antes de que empiece una nueva incorporación?
Contrato firmado, documentación de cumplimiento completada, todas las cuentas y el equipo provisionados y probados, detalles de inicio confirmados por escrito, el equipo informado, un compañero con briefing, el tiempo de la primera semana del responsable bloqueado y un contacto regular para que la persona no se quede en silencio entre aceptar y llegar.
¿Cómo se mide el éxito del onboarding?
La preparación del primer día, es decir, el porcentaje de incorporaciones con todo funcionando al llegar, es el mejor lugar para empezar. Luego, el tiempo hasta la productividad frente a un estándar definido por puesto, la finalización de tareas por etapa, la permanencia a 90 días y el feedback tanto de la nueva incorporación como de su responsable a los 30 y 90 días.
¿Cómo se hace el onboarding de empleados remotos?
El mismo proceso con cuatro incorporaciones deliberadas: logística del equipo con tiempo de margen, presentaciones programadas explícitamente ya que las incidentales no ocurren, entrega deliberada del contexto que, de otro modo, la gente escucharía de fondo y check-ins cortos más frecuentes porque las dificultades no se ven de forma remota.
¿Puedo personalizar esta guía de onboarding de RR. HH.?
Sí, cada versión es totalmente editable. La sección de cumplimiento, en particular, debe adaptarse a tu jurisdicción, ya que los requisitos difieren sustancialmente entre países. En Trupeer AI también puedes aplicar tu kit de marca para que los materiales de onboarding coincidan con el resto de tus documentos de RR. HH.
