La formación inicial de nuevas incorporaciones es el mejor predictor del éxito a largo plazo de los empleados. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en el diseño de la formación empezando con una plantilla gratuita de formación para nuevas incorporaciones, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo la formación en módulos de vídeo atractivos que las nuevas incorporaciones realmente terminan.

¿Qué es una plantilla de formación para nuevas incorporaciones y qué planifica?

Una plantilla de formación para nuevas incorporaciones es la estructura reutilizable para planificar qué aprende una persona que empieza, en qué orden, de quién y para cuándo. Cubre las habilidades y los conocimientos específicos para desempeñar el puesto, que son más concretos que la incorporación y más amplios que un único curso.

Responde a tres preguntas. ¿Qué necesita esta persona para poder hacerlo sin supervisión? ¿En qué secuencia lo aprenderá? ¿Y cómo sabrá alguien si funcionó?

La mayoría de las plantillas que encontrarás responden a las dos primeras mapeando el contenido en un calendario contado desde la fecha de inicio: semana uno, semana dos, treinta días, sesenta días. Esa es la estructura intuitiva y la fuente del problema del que trata esta página.

Por qué la formación de la semana uno se olvida casi por completo para la semana cinco

Casi todas las organizaciones lo hacen con antelación. La primera semana o dos es una secuencia densa de demostraciones de sistemas, panoramas de producto, sesiones informativas de políticas y recorridos de procesos, impartidos mientras la persona que empieza no tiene contexto para conectar nada de eso con su trabajo.

Hay buenas razones por las que ocurre. Los formadores están disponibles entonces. Parece eficiente agruparlo. Todo el mundo está nervioso por que la persona no tenga nada que hacer. Y existe una sensación real de que deberías decirles cosas antes de que las necesiten, en lugar de después.

El problema es que las personas no retienen el conocimiento procedimental que no tienen un uso inmediato. Muéstrale a alguien cómo emitir una nota de crédito en la semana uno y no la emitirá hasta la semana seis, momento en el que necesitará que se lo vuelvan a mostrar. La formación ocurrió, el registro dice que está completa y el conocimiento no está.

Puedes verlo en un número que cualquier organización podría calcular y que casi ninguna calcula: la brecha entre el día en que se imparte una formación y el día en que la persona la usa por primera vez. Cuando esa brecha es de unos pocos días, la retención es buena. Cuando es de dos meses, la formación fue esencialmente teatro y la enseñanza real la hará más adelante quien esté más cerca cuando la persona se atasque.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección Plantillas

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Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir nuevas secciones

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de formación para nuevas incorporaciones puedes:

• Ahorra horas en el diseño: Omite la página en blanco con una estructura completa para la formación de nuevas incorporaciones.

• Acelera la incorporación: Una formación más clara reduce el tiempo hasta la productividad para cada nueva incorporación.

• Mantén la coherencia con tu marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.

• Involucra desde el primer día: Convierte la formación densa en módulos de vídeo que las nuevas incorporaciones realmente ven.

• Estandariza entre incorporaciones: Usa la misma plantilla para cada puesto y región.

• Llega a incorporaciones globales: Traduce la formación para nuevas incorporaciones a 65+ idiomas con un solo clic.

La brecha entre la impartición y el primer uso, y por qué lo predice todo

Toma tu formación actual para nuevas incorporaciones y enumera cada módulo, sesión o tema. Luego, para cada uno, calcula el día mediano en el que una persona que empieza lo usa por primera vez de verdad.

Ese segundo número es determinable. Pregunta a tres personas que se incorporaron el año pasado o mira el trabajo en sí: ¿cuándo negocia por primera vez un nuevo comercial un contrato? ¿Cuándo despliega por primera vez un nuevo ingeniero? ¿Cuándo gestiona por primera vez un nuevo agente de soporte una escalada?

Resta. El resultado es la brecha entre la impartición y el primer uso de cada elemento, y ordena tu formación en tres grupos.

Por debajo de unos diez días, la formación se mantendrá. Ese es el material que realmente pertenece a la primera quincena.

Entre dos semanas y un mes, la retención es parcial. La persona recordará que existe y necesitará una referencia en lugar de una reenseñanza, lo que significa un manual de apoyo en lugar de otra sesión.

Más allá de aproximadamente un mes, trátalo como no impartido. Lo que hayas entregado necesitará volver a entregarse, así que las opciones honestas son mover la formación más adelante o aceptar que la estás pagando dos veces.

El rediseño que sigue es sencillo. Mantén los elementos de brecha corta donde están. Convierte los elementos de brecha media en material de referencia. Mueve los elementos de brecha larga al punto en el que se necesitan, activados por el trabajo y no por el calendario.

Cómo mapear cada elemento de formación con su primer uso

Crea esta tabla para tu propio programa antes de cambiar nada. Normalmente lleva una tarde y te da la razón, porque los números de la columna de brecha son difíciles de defender una vez que se escriben.

Dos advertencias. Parte de la formación debe adelantarse de verdad independientemente de la brecha: todo lo que tenga un requisito de seguridad, legal o regulatorio asociado, y esas filas se quedan donde están por razones que no tienen que ver con la retención. Y una brecha larga a veces indica que el trabajo está secuenciado mal y no la formación, algo que merece la pena comprobar antes de mover nada.

Plantilla gratuita de formación para nuevas incorporaciones: la estructura para copiar

Copia desde aquí. Una fila por cada elemento de formación.

Encabezado. Puesto. Fecha de inicio. Responsable y propietario de la formación. El resultado único que existe esta formación para producir, expresado como algo que la persona podrá hacer sin supervisión.

Lista de capacidades. Lo que esta persona debe poder hacer de forma independiente al final del periodo de formación. Seis a diez elementos, redactados como tareas en lugar de temas. "Realizar una llamada de descubrimiento sin ayuda" en lugar de "formación de descubrimiento".

Filas de formación. Para cada elemento: qué cubre, quién lo imparte, formato, cuándo se imparte, el desencadenante que lo activa cuando no se basa en el calendario, el primer uso esperado y cómo se comprueba la competencia.

Desencadenantes. Los eventos observables que liberan la formación posterior. El primer acuerdo que alcanza una determinada fase, la primera escalada recibida, el final del primer mes, la primera queja del cliente. Esta es la columna que distingue la plantilla de un calendario.

Comprobaciones. Para cada capacidad, cómo sabrás. Observación, una tarea en vivo realizada sin supervisión, una revisión de un resultado real. No un cuestionario y no asistencia.

Material de referencia. Lo que existe como documento o manual de apoyo en lugar de una sesión, para los elementos de brecha media.

Puntos de revisión. Dos fechas: una al final del periodo adelantado y otra en el punto en el que deberían haberse activado la mayoría de los desencadenantes. En cada una, la pregunta es qué capacidades se confirman, no qué sesiones se impartieron.

Copia hasta aquí. Mantén todo en dos páginas. El modo de fallo de las plantillas de formación es que se expanden para listar cada tema del negocio, momento en el que nadie programa nada en función de ellas.

¿Qué debe incluir un plan de formación para nuevas incorporaciones?

Seis cosas, y la mayoría de las plantillas incluyen cuatro de ellas.

Las capacidades, redactadas como tareas que la persona realizará sin supervisión. Los elementos de formación que construyen cada una. Quién imparte cada una, por nombre. Cuándo, ya sea por fecha o por desencadenante. Cómo se confirma la competencia. Y qué ocurre si no se confirma.

Las dos que suelen faltar son la columna de desencadenantes y la última. Casi ningún plan de formación dice qué ocurre cuando alguien llega al punto de revisión sin que se haya confirmado una capacidad, lo que significa que normalmente no ocurre nada y el plan se convierte silenciosamente en un registro de sesiones a las que asistió.

Expresarlo de forma clara: ampliar, reenseñar, ajustar el puesto o escalar. Nombrar las opciones con antelación hace posible la conversación.

El bootcamp que enseñó cuestionarios de seguridad el día nueve

Wickstead Software contrató ejecutivos de cuentas en un bootcamp de incorporación de dos semanas que cubría veintitrés módulos: producto, precios, posicionamiento competitivo, CRM, descubrimiento, gestión de objeciones, contratación, cuestionarios de seguridad y navegación de procurement entre ellos.

Estaba bien construido y bien revisado. El tiempo mediano hasta el primer acuerdo cerrado de un nuevo AE fue de ciento cuarenta y un días frente a un objetivo de noventa.

Alguien mapeó cada módulo con el día mediano en el que un nuevo AE lo usó por primera vez.

Seis módulos se usaron dentro de los diez días: fundamentos de CRM, prospección, demostración del producto principal. Nueve se situaron entre el día treinta y el día setenta, principalmente descubrimiento, precios y gestión de objeciones. Ocho no se usaron hasta después del día noventa. Las correcciones del MSA, enseñadas el día ocho, se usaron por primera vez el día noventa y seis. La sustitución competitiva, el día ciento cuatro. Los cuestionarios de seguridad, enseñados el día nueve, se necesitaron por primera vez el día ciento dieciocho. La navegación de procurement, el día ciento treinta y uno.

La brecha mediana en los veintitrés módulos fue de sesenta y un días.

El segundo número lo obtuvieron los responsables. Al preguntarles cuánto tiempo dedicaban a volver a explicar el contenido del bootcamp a los AE en sus primeros seis meses, la respuesta promedió cuatro horas por AE al mes. En los veintidós nuevos fichajes de ese año, fueron aproximadamente mil horas de tiempo de gestión comercial dedicadas a enseñar cosas que ya se habían enseñado.

El rediseño redujo el bootcamp de dos semanas a cuatro días, cubriendo solo los seis módulos con brechas cortas. Los diecisiete restantes se convirtieron en sesiones activadas, liberadas por el propio pipeline del AE. La formación de cuestionarios de seguridad se activa cuando su primera oportunidad empresarial entra en evaluación técnica. La formación de correcciones se activa cuando una propuesta se acepta en principio. La navegación de procurement se activa cuando el primer acuerdo llega a legal.

El tiempo mediano hasta el primer acuerdo cerrado pasó de ciento cuarenta y un días a ciento cuatro. La reenseñanza por parte del responsable bajó de unas cuatro horas por AE al mes a hora y media.

El resultado inesperado fue la puntuación de satisfacción, que aumentó. Cuatro días centrados dieron mejores resultados que dos semanas de “manguera a presión”, y los nuevos AE informaron de que se sentían menos atrasados, no más.

Cómo crear un plan de formación para nuevas incorporaciones, paso a paso

Escribe primero la lista de capacidades, con el responsable y no con RR. HH. Seis a diez cosas que la persona debe poder hacer sin supervisión, redactadas como tareas.

Para cada capacidad, pregunta cuándo un nuevo incorporado tiene que hacerlo por primera vez. Eso te da la columna de primer uso antes de que hayas diseñado nada, que es el orden correcto.

Ahora decide el punto de entrega para cada una, trabajando desde el primer uso en lugar de avanzar desde la fecha de inicio. Todo lo que tenga una brecha corta va en la primera quincena. Todo lo que tenga una brecha larga obtiene un desencadenante.

Nombra a la persona que entregará cada elemento. La formación sin un responsable nombrado no ocurre y "el equipo" no es un nombre.

Decide cómo se comprueba cada capacidad y, cuando sea posible, haz que sea una observación del trabajo real.

Después, somételo a una prueba de presión recorriendo los primeros noventa días reales de un nuevo incorporado. Cada punto en el que el plan dice que se enseñó y el trabajo dice que aún no se necesita es una fila para mover.

Cómo personalizar el plan de formación por puesto

La estructura se mantiene en todos los puestos. Cambian tres cosas.

La lista de capacidades, obviamente, y debe escribirla la persona que gestiona ese puesto en lugar de adaptarla del equipo de otro.

Los eventos desencadenantes, porque provienen del trabajo. Los desencadenantes de ventas provienen de las fases del pipeline. Los desencadenantes de soporte provienen de los tipos de tickets recibidos. Los desencadenantes de ingeniería provienen de la primera vez que se necesita un cierto tipo de cambio. Los desencadenantes de operaciones a menudo provienen del calendario, lo que significa el final del primer mes o el primer recuento de existencias, y esos son los más fáciles de planificar.

Y la parte adelantada, que varía más de lo que la gente espera. Los puestos con contacto inmediato con clientes necesitan más en la primera semana porque el coste de un error temprano es externo. Los puestos con un periodo seguro largo pueden permitirse casi nada al principio.

Cuando un puesto tiene un componente regulatorio o de seguridad, esa parte no es negociable independientemente de la brecha, y pertenece al inicio con una finalización registrada. Esta página no es un consejo de cumplimiento y, cuando la formación sea legalmente obligatoria, el requisito marca el calendario y no este método.

Tipos de plantilla de formación para nuevas incorporaciones y cuál usar

Plan basado en calendario. Todo se programa por día o semana desde la fecha de inicio. Es simple y es lo que la mayoría de las plantillas te ofrecen. Funciona cuando el trabajo es repetitivo y todo se usa rápidamente, algo que es cierto para algunos puestos operativos y para casi ninguno profesional.

Plan basado en desencadenantes. Los elementos posteriores se liberan mediante eventos observables en el trabajo. Mejor retención, más administración, y necesita a alguien que vigile los desencadenantes.

Híbrido. Quincena adelantada para el material de brecha corta y desencadenantes para el resto. Esto es lo que asume la plantilla de arriba y lo que la mayoría de las organizaciones debería usar.

Programa por cohortes. Grupos fijos que avanzan juntos, común en contrataciones de alto volumen. Es eficiente de impartir y estructuralmente está en desacuerdo con los desencadenantes, ya que los desencadenantes se activan en momentos distintos para cada persona. El compromiso es un inicio fijo de la cohorte más desencadenantes individuales después.

Con compañero o guiado por “shadow”. Aprender trabajando junto a alguien. Excelente para el conocimiento tácito, poco fiable para la cobertura y funciona mejor como complemento en lugar del plan.

¿Cómo se mide el éxito de la formación para nuevas incorporaciones?

No por la finalización y no por la satisfacción, aunque ambos valores merece la pena recopilarlos.

Hay tres medidas que te dicen algo. El tiempo hasta la finalización sin supervisión de cada capacidad, que es la lectura directa de si la formación funcionó. Las horas de reenseñanza, es decir, cuánto tiempo dedican los responsables a volver a explicarlo, que es la señal más clara de un problema de brecha. Y el punto en el que la calidad de la salida de una nueva incorporación coincide con la mediana del equipo, que es el número que realmente le importa al negocio.

Recoge la primera medida del responsable en cada punto de revisión, la segunda pidiéndoles a los responsables mensualmente para un trimestre y la tercera a partir de cualquier medida de calidad que el puesto ya tenga.

Las puntuaciones de satisfacción merecen vigilarse por una cosa específica. Una puntuación alta con una incorporación lenta suele significar que la formación fue agradable y mal programada, que es exactamente el patrón del ejemplo trabajado de arriba.

¿Plan de formación o guía de incorporación: cuál estás creando?

Son documentos diferentes para lectores diferentes y merece la pena separarlos antes de empezar.

El plan de formación es para el responsable y el propietario de la formación. Secuencia la creación de capacidades, nombra a los responsables de impartir y define las comprobaciones. La persona que se incorpora lo ve, pero no está escrito para ella.

La guía de incorporación es para la nueva incorporación. Cubre qué ocurre, qué pueden hacer sin preguntar, a quién preguntar sobre qué y qué es normal. Nuestra plantilla de guía de incorporación para nuevas incorporaciones lo cubre y responde a preguntas que este plan no aborda.

El plan 30-60-90 es el documento de resultados acordado entre el responsable y la persona contratada, que cubre lo que habrán logrado en lugar de lo que se les habrá enseñado. Nuestro modelo de 30-60-90 días cubre eso y se sitúa junto a este, en lugar de reemplazarlo.

Si vas a crear los tres, crea este en segundo lugar. La guía debe existir antes del día uno, el plan de formación antes de la semana uno y el 30-60-90 en la primera quincena, una vez que el responsable haya conocido a la persona.

¿Puedo conseguir una plantilla de formación para nuevas incorporaciones en Word o Excel?

Excel se adapta al plan en sí, porque la versión útil tiene una fila por cada elemento de formación con columnas para el punto de entrega, el desencadenante, el primer uso esperado, la brecha y la comprobación. La columna de brecha debería calcularse sola y ordenar por ella es lo que produce el rediseño.

Word se adapta a la lista de capacidades y las notas de revisión, y es el formato mejor si tu plan se va a debatir con la nueva incorporación en lugar de usarse solo para programar.

PDF se adapta a la versión archivada al final del periodo de formación como registro de lo que se entregó y se confirmó. Para el ejercicio de mapeo de la tabla de arriba, usa una hoja de cálculo, porque el valor está completamente en ordenar por la columna de brecha.

Cómo crear contenido de formación sin un proyecto de curso

La razón por la que la formación con brecha larga se adelanta rara vez es convicción. Es que el formador está disponible en la semana uno y organizarlo de nuevo en el mes cuatro es más difícil, así que todo se entrega cuando se puede en lugar de cuando debería.

La grabación elimina esa limitación por completo. Trupeer AI convierte una grabación de pantalla en una guía escrita y un vídeo a partir del mismo pase, así que la persona que sabe cómo gestionar un cuestionario de seguridad lo graba una vez y se activa cuando se produce el desencadenante, sin que nadie tenga que reprogramar una sesión.

Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeer it.

Eso también arregla los elementos de brecha media, que necesitan una referencia en lugar de una sesión. La misma grabación produce un documento para tu base de conocimiento y una guía breve en tu propia marca. Los vídeos de formación y las guías cubren el programa más amplio, y la traducción significa que un plan creado para una región funciona en la siguiente. Las instrucciones de configuración están en la guía de configuración de la plantilla de documento.

Preguntas frecuentes

¿Hay una plantilla gratuita de formación para nuevas incorporaciones en Word o doc?

La estructura de arriba se pega directamente en Word o Google Docs, incluida la columna de desencadenante que omiten las plantillas estándar. No hay descarga con acceso restringido y no hay formulario. Escribe primero la lista de capacidades, porque todo lo demás depende de ella y es la parte que necesita el responsable, no una plantilla.

¿Hay una plantilla gratuita de formación para nuevas incorporaciones en Excel?

Excel es el contenedor adecuado. Una fila por cada elemento de formación, con columnas para capacidad, responsable, punto de entrega, desencadenante, primer uso esperado, brecha calculada y comprobación. Ordena por la columna de brecha una vez y el rediseño se vuelve evidente sin que nadie tenga que discutirlo.

¿Hay una plantilla gratuita de formación para nuevas incorporaciones en PDF?

Exporta al final del periodo de formación como registro de lo que se entregó y qué capacidades se confirmaron. Mantén la versión de trabajo editable, ya que los desencadenantes se activan en momentos distintos para cada persona y el plan cambia a medida que ocurre.

¿Hay una plantilla de calendario de formación en Excel?

Un calendario y un plan son cosas diferentes. El calendario son fechas, salas, responsables y asistencia, algo que Excel gestiona bien. El plan son capacidades y comprobaciones. Construye el plan primero y luego genera el calendario a partir de la parte adelantada, porque un calendario escrito primero tiende a llenar el tiempo disponible en lugar de cubrir la necesidad real.

¿Dónde puedo encontrar una plantilla gratuita de incorporación de empleados en Word?

La incorporación cubre el equipo, las cuentas, el cumplimiento y la bienvenida, que es un documento diferente al de la formación. Si quieres la versión escrita para que la lea la nueva incorporación, nuestra plantilla de guía de incorporación para nuevas incorporaciones lo cubre. La lista de comprobación para el empleador es un tercer documento.

¿Cuánto tiempo debería durar la formación para nuevas incorporaciones?

La parte adelantada debería ser tan corta como lo exija el material de brecha corta, que normalmente son de tres a cinco días en lugar de dos semanas. El programa completo dura tanto como tardan en activarse los desencadenantes, y para un puesto complejo puede ser de seis meses. Son números diferentes y confundirlos es por lo que los bootcamps se alargan.

¿Quién debería impartir la formación para nuevas incorporaciones?

Quien haga el trabajo, con el responsable como propietario del plan. La formación impartida íntegramente por una función central tiende a estar bien estructurada y ligeramente equivocada en los detalles, ya que estos cambian más rápido que el curso. Nombra a una persona para cada fila, porque la formación sin asignación no ocurre.

¿Cuál es la diferencia entre un plan de formación y una matriz de formación?

Un plan es para una persona durante un periodo. Una matriz es para un equipo, muestra quién está formado en qué y dónde están las brechas de cobertura, y es un documento permanente en lugar de uno temporal. Las nuevas incorporaciones aparecen como una columna en la matriz una vez que su plan está completo.