La forma en que un empleado se marcha importa tanto como la forma en que se incorporó. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la documentación de la salida si empiezas con una plantilla gratuita de offboarding para empleados, la personalizas con tus directrices de marca y conviertes el proceso de offboarding en recorridos en vídeo para RR. HH., TI y los responsables.

El offboarding falla en una de dos direcciones. O se corta el acceso el primer día y nadie puede averiguar cómo funciona el proceso de cierre de mes, o la persona mantiene el acceso completo durante seis semanas y se marcha con todo aún abierto.

El problema es que tres plazos diferentes se ejecutan simultáneamente y tiran en direcciones distintas. Esta plantilla los trata como tres vías en lugar de una lista.

Descarga la plantilla de offboarding

Gratis, editable, sin marca de agua. Excel es el archivo de trabajo, porque el offboarding es un problema de coordinación entre tres equipos.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección de plantillas

Ve a la sección de Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir nuevas secciones

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de offboarding para empleados puedes:

• Ahorrar horas en coordinación: Omite la página en blanco con una estructura diseñada para las transiciones de RR. HH.

• Proteger el conocimiento de la empresa: Los pasos integrados de traspaso de conocimiento evitan pérdidas cuando los empleados se marchan.

• Mantenerte alineado con la marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.

• Reducir el riesgo de seguridad: Los procedimientos claros de retirada de acceso protegen los sistemas de la empresa.

• Estandarizar en todas las salidas: Usa la misma plantilla para cada tipo de marcha.

• Alcanzar equipos globales: Traduce la documentación de offboarding a 65+ idiomas con un solo clic.

Los tres relojes

Los relojes de acceso y conocimiento están en tensión directa. La solución no es comprometerse con ninguno, sino secuenciarlos: adelanta la captura de conocimiento en la primera mitad del periodo de preaviso y, después, reduce el acceso por etapas en lugar de desactivarlo al final.

El reloj legal es el que tiene consecuencias legales reales por no cumplirlo, y el que con más probabilidad se olvida cuando la salida es amistosa.

El reloj del acceso

La parte de mayor riesgo del offboarding y la razón por la que una empresa de seguridad ocupa el puesto número uno para esta palabra clave.

Qué hay que revocar. Correo electrónico y calendario. Inicio de sesión único y cuenta de directorio. Cada herramienta SaaS, incluidas las que TI no gestiona. VPN y acceso remoto. Acceso al edificio, llaves y pases. Contraseñas compartidas y de cuentas de servicio que la persona conocía. Derechos de administrador en cualquier sistema. Dispositivos de la empresa, portátil, teléfono, llaves de hardware. Almacenamiento en la nube y cualquier sincronización con unidades personales. Repositorios de código, acceso a despliegues y credenciales de producción. Tarjetas de pago, cuentas de gastos y autoridad de compra. Sistemas de clientes y cualquier cuenta del lado del cliente. Documentos físicos y cualquier cosa en un cajón con llave.

Las dos que se pasan por alto. Shadow IT, es decir, herramientas para las que la persona se registró con una tarjeta de empresa que TI nunca conoció. Y credenciales compartidas, donde revocar el acceso de una persona implica rotar una contraseña que usan varias personas, algo que nadie quiere hacer un viernes.

Revocación escalonada. En lugar de un único interruptor al final, elimina por etapas: derechos de administrador y acceso a producción al principio, ya que son los que conllevan más riesgo y rara vez se necesitan para el traspaso. Después, los sistemas orientados al cliente. Las herramientas generales y el correo electrónico, al final, el último día.

Para una salida involuntaria, todo esto ocurre inmediatamente y, por lo general, antes de la conversación. No es paranoia: es una práctica estándar, y la lista de comprobación tiene una ruta separada para ello.

El reloj del conocimiento

El reloj que necesita más tiempo y recibe menos.

La transferencia de conocimiento realizada en la última semana de la persona que se marcha produce un documento escrito bajo presión de tiempo por alguien que ya se ha ido mentalmente. Empieza en la primera semana del periodo de preaviso, cuando todavía le importa y todavía lo recuerda.

Qué hay que capturar realmente, en orden de cuánto duele perderlo:

• Los procesos no documentados. Las cosas que solo ellos hacen, normalmente mensuales o trimestrales, que nadie ha escrito nunca.

• Las relaciones. Qué contacto del cliente decide de verdad, qué proveedor cede ante un plazo, a quién llamar en el banco.

• Las excepciones. La cuenta que se factura de forma distinta, el informe que necesita una corrección manual, el sistema que falla el último día laborable del mes.

• El trabajo en curso. Qué está abierto, en qué estado está, qué ocurre a continuación.

• Acceso y credenciales de todo lo que el equipo necesitará.

• Dónde están las cosas. Archivos, carpetas, sistemas y la hoja de cálculo en su escritorio de la que depende todo el proceso.

La última opción es más común de lo que debería. Pregunta directamente: ¿hay algo en lo que el equipo confía que vive en tu máquina en lugar de en algún sitio compartido?

El reloj legal y de nóminas

Plazos fijos, consecuencias reales y la vía que con más probabilidad se trata con ligereza cuando la salida es cordial.

Pago final, incluido el salario pendiente, las vacaciones devengadas y no disfrutadas, cualquier bonus o comisión contractual, y las deducciones cuando sea legal. El momento lo marca la ley y varía según la jurisdicción, y en algunos lugares también según el estado.

Documentos legales. En el Reino Unido, esto incluye el P45. En EE. UU., incluye los estados finales de salarios y la notificación de COBRA cuando corresponda. En otros lugares, los requisitos vuelven a ser distintos, por eso esta sección necesita una comprobación local en lugar de una respuesta tipo plantilla.

Terminación de beneficios y cualquier derecho de continuación. Notificaciones de pensiones. Devolución de cualquier coste de reubicación o formación cuando exista una cláusula de reembolso y sea exigible. Cláusulas restrictivas confirmadas por escrito cuando existan. Explicación de la política de referencia.

Obtén el plazo de nóminas por escrito al principio. Los cortes de nóminas no admiten errores, y si te saltas uno, una salida limpia se convierte en una reclamación.

Voluntaria o involuntaria

La rama más importante del proceso y la mayoría de las plantillas la ignoran.

La lección de la columna de la derecha es que las salidas involuntarias no te dan ninguna ventana de traspaso de conocimiento. La única defensa es la documentación que ya existe, lo que es un argumento para capturar los procesos críticos de forma continua en lugar de hacerlo en el momento de la salida.

La lista de comprobación de offboarding

Cuando se recibe el preaviso

Durante el periodo de preaviso

Última semana

Después de la salida

Una línea temporal detallada

Escenario. Un analista de operaciones presenta su dimisión con cuatro semanas de preaviso. Es el único responsable del proceso mensual de conciliación y el contacto principal para dos proveedores.

Nota la semana tres. El sucesor ejecuta el proceso mientras la persona que se marcha observa, no al revés. Observar a alguien hacer una tarea enseña mucho menos que hacerla con esa persona disponible para corregirte, y es la última semana en la que esa corrección es posible.

El documento de traspaso

Lo que produce la persona que se marcha y el elemento que más probablemente se apresure.

La sección de excepciones es la más valiosa y la más probable de omitirse, porque se siente como una admisión de que las cosas están desordenadas. Pídela directamente.

La entrevista de salida

Merece la pena hacerla y merece la pena hacerla bien, no como un simple formulario.

• Hazla en la última semana, no el último día, cuando estén centrados en marcharse.

• Que la realicen RR. HH., no el responsable. La gente no le dirá a su responsable que el responsable es la razón.

• Pregunta por la decisión, no solo por el destino. ¿Cuándo empezaste a pensar en marcharte y qué pasó alrededor de ese momento?

• Pregunta qué habría podido mantenerles. La respuesta suele ser más pequeña de lo que la gente espera.

• Pregunta qué debería saber la siguiente persona. A menudo es la pregunta más útil de toda la conversación.

• No te defiendas. El objetivo es obtener información, no resolver.

• Agrega los temas trimestralmente. Una entrevista de salida es una anécdota. Cinco con el mismo tema es un hallazgo.

Omítela en los despidos, donde normalmente es inapropiada y, a veces, legalmente poco recomendable.

Correos de offboarding

Cuatro que la mayoría de los procesos necesitan.

Confirmar la dimisión. Confirma el último día laborable, el periodo de preaviso, qué ocurre a continuación y con quién deben hablar sobre el pago y los beneficios. Cercano y factual.

Anuncio interno. Acordado primero con la persona que se marcha. Indica que se marchan, cuándo, quién se hará cargo de sus responsabilidades y les agradece. No indica el motivo a menos que ellos quieran que se incluya.

Notificación al cliente o al proveedor. Presenta el nuevo contacto por su nombre, confirma la continuidad y proporciona la fecha de traspaso. Se envía antes de que la persona se marche, no después.

Nota para la persona que se marcha el último día. Confirma la fecha del pago final, qué documentos recibirán y cuándo, la devolución del equipo, la política de referencia y cómo contactar con RR. HH. después. Esta última evita la mayoría de las consultas posteriores a la salida.

El pack de plantillas incluye las cuatro con marcadores de posición.

Registro de revocación de acceso

El elemento más importante, porque la lista de comprobación te dice qué hacer y el registro demuestra que lo hiciste.

Una fila por sistema: nombre del sistema, nivel de acceso, responsable, revocado por, fecha, verificado por. Cada sistema, incluidas las herramientas que TI no gestiona.

Crea la lista maestra una vez a partir del inventario de tus herramientas y reutilízala. Crear la lista por cada salida garantiza omisiones, y las omisiones siempre son las mismas: la herramienta SaaS comprada con una tarjeta, el inicio de sesión compartido y el sistema propio del cliente.

Verifica en un plazo de 24 horas desde la salida con alguien que no sea quien revocó. La revocación no verificada es el segundo hallazgo más común en auditorías de acceso, después de la revocación que nunca ocurrió.

Onboarding y offboarding juntos

Merece la pena crearlos como un único proceso, porque usan el mismo inventario desde extremos opuestos.

Lo que se aprovisiona en el onboarding debe revocarse en el offboarding. Si tu lista de comprobación de onboarding y tu registro de revocación de acceso no coinciden, una de las dos está mal, y normalmente es la de offboarding, porque el aprovisionamiento se recuerda y la revocación no.

Mantén una única lista de sistemas, con quién aprovisiona y quién revoca cada uno. Así, el onboarding y el offboarding son dos vistas del mismo documento, y una herramienta nueva añadida al onboarding se añade automáticamente al offboarding. El modelo de lista de comprobación de onboarding y planes es la otra mitad.

Contratistas y freelancers

A menudo se pasan por alto por completo y, con frecuencia, tienen un riesgo mayor que los empleados, porque el acceso se concede de forma informal y no hay un proceso de RR. HH. que supervise la fecha de finalización.

Establece una caducidad del acceso en el momento de concederlo, vinculada a la fecha de finalización del contrato, en lugar de depender de que alguien lo recuerde. Incluye a los contratistas en el registro de acceso. Confirma la propiedad de la IP y la devolución de materiales al salir. Y comprueba si se les dio acceso a algo bajo una cuenta compartida, algo más común en compromisos de corta duración.

Alumni y recontratación

Gestionado bien, una salida es una contratación futura o una fuente de recomendación.

Deja la puerta abierta explícitamente si los volverías a contratar, porque la gente rara vez lo asume. Mantén una lista de alumni cuando sea apropiado y legal según tu política de conservación de datos. Registra la elegibilidad para recontratar en el expediente del personal, con el razonamiento. Y ten en cuenta que cómo gestionas las dos últimas semanas es lo que la persona le cuenta a otras sobre tu organización durante años.

Cómo crear tu proceso de offboarding

1. Primero, crea el inventario del sistema, a partir del onboarding. Es la misma lista.

2. Divide la lista de comprobación en las tres vías para que los conflictos sean visibles.

3. Escribe la ruta involuntaria por separado. No es el mismo proceso con un calendario distinto.

4. Mueve la captura de conocimiento a la primera mitad del periodo de preaviso.

5. Asigna cada tarea a un rol concreto, entre RR. HH., TI, nóminas, instalaciones y el responsable.

6. Obtén los plazos de nóminas por escrito y colócalos en la lista de comprobación.

7. Crea el registro de acceso y haz que la verificación sea trabajo de alguien.

8. Redacta los cuatro correos para que no se escriban bajo presión de tiempo.

9. Ejecuta el proceso y luego haz un debrief. Las primeras tres salidas encontrarán cada hueco.

10. Revisa anualmente y cada vez que añadas un sistema.

Buenas prácticas

• Captura de conocimiento en las semanas uno y dos, nunca en la última semana.

• El sucesor realiza la tarea mientras la persona que se marcha observa, no al revés.

• Acceso reducido por etapas, primero administrador y producción.

• Registro de acceso verificado por una segunda persona en un plazo de 24 horas.

• Salidas involuntarias documentadas como una ruta separada.

• Entrevistas de salida realizadas por RR. HH., no por el responsable.

• Temas agregados trimestralmente en lugar de leerse individualmente.

• Onboarding y offboarding creados a partir de un único inventario del sistema.

• Contratistas incluidos, con caducidad establecida al conceder.

• Texto del anuncio acordado con la persona que se marcha.

Errores habituales

• Todo el acceso se corta el primer día, lo que hace imposible el traspaso.

• Todo el acceso se deja abierto hasta el último día, incluida la producción y el administrador.

• Se intenta la transferencia de conocimiento en la última semana.

• El documento de traspaso se redacta, pero nunca lo lee el sucesor.

• Las credenciales compartidas nunca se rotan.

• Se olvida el Shadow IT, porque TI nunca supo que existía.

• No hay registro de revocación, así que nadie puede demostrar que se eliminó el acceso.

• Contratistas excluidos por completo.

• Se incumple el plazo de nóminas en una salida amistosa porque nadie estaba vigilando.

• Entrevista de salida realizada por el responsable por el que la persona se marcha.

• Un único proceso para dimisiones y despidos.

• El sucesor nunca se presenta a contactos clave, así que las relaciones empiezan desde cero.

Captura lo que saben antes de que termine el periodo de preaviso

Abre la plantilla en Trupeer AI, aplica tu kit de marca para que los documentos de offboarding coincidan con el resto de tus materiales de RR. HH. y edita cualquier sección directamente. La configuración está en la guía de plantillas.

El documento de traspaso es donde normalmente se rompe el offboarding. A alguien que aún tiene cuatro semanas se le pide que escriba un proceso que ha hecho mensualmente durante tres años, y lo que vuelve son seis puntos que solo tienen sentido para esa persona. Luego se marcha, y la primera vez que alguien ejecuta el proceso es la primera vez que falla.

Haz que lo registre en su lugar. Trupeer AI convierte una grabación de pantalla en el procedimiento escrito y en un recorrido en vídeo narrado, capturado en el orden en que realmente ocurre el trabajo, en lugar del orden en que lo recuerda. Le lleva menos tiempo que escribir, algo importante cuando ya está a mitad de camino, y el sucesor puede volver a verlo en el mes tres cuando llegue la versión trimestral.

Traduce el contenido a 65+ idiomas para equipos distribuidos y mantén el conjunto en tu base de conocimiento para que también sobreviva a la próxima salida. La plantilla SOP de traspaso de conocimiento cubre el proceso más amplio.

Regístralo. Ponle marca. Tradúcelo. Hazlo con Trupeer.

Preguntas frecuentes

¿Hay una plantilla gratuita de lista de comprobación de offboarding en Excel?

Sí, y Excel es la versión que usa la mayoría de los equipos, porque el offboarding es un problema de coordinación entre RR. HH., TI, nóminas y el responsable. Incluye la lista de comprobación completa con responsables y fechas, además del registro de revocación de acceso en una pestaña separada.

¿Hay una plantilla gratuita de lista de comprobación de offboarding en Excel, gratis para descargar?

Sí. Cada formato se puede descargar gratis sin necesidad de cuenta y sin marca de agua.

¿Hay una plantilla de lista de comprobación de offboarding en Word?

Sí. Word se adapta al documento de traspaso que completa la persona que se marcha y a la lista de comprobación imprimible. La versión de Excel es mejor para el seguimiento; la versión de Word, para cualquier cosa que alguien escriba.

¿Hay una plantilla gratuita de lista de comprobación de offboarding?

Sí, todo lo de esta página es gratis, incluida la lista de comprobación, el documento de traspaso, el formulario de entrevista de salida, el registro de acceso y las cuatro plantillas de correo.

¿Hay una lista de comprobación de offboarding en PDF?

Sí, como lista de comprobación imprimible y como formulario de entrevista de salida. La línea temporal detallada completada también se incluye como PDF para que puedas ver cómo se ejecutan en paralelo las tres vías.

¿Hay una plantilla de lista de comprobación de onboarding y offboarding?

Sí, y deben crearse juntas. Ambas usan el mismo inventario del sistema desde extremos opuestos, así que lo que se aprovisiona en el onboarding debe revocarse en el offboarding. Si las dos listas no coinciden, la de offboarding suele ser la incompleta. Consulta la plantilla de lista de comprobación de onboarding y planes para ver la otra mitad.

¿Hay una plantilla de traspaso de offboarding?

Sí. Cubre el resumen del rol, las responsabilidades y los sucesores, las tareas recurrentes con sus activadores, los procesos no documentados, el trabajo en curso, los contactos clave, los sistemas y el acceso, dónde viven los archivos y las excepciones conocidas. Esta última sección es la más valiosa y la más a menudo se deja en blanco.

¿Hay un correo de offboarding para empleados de ejemplo?

Sí, se incluyen cuatro: confirmar la dimisión, el anuncio interno, la notificación al cliente y al proveedor, y la nota del último día confirmando la fecha de pago, los documentos, la devolución del equipo y la política de referencia. Esta última evita la mayoría de las consultas posteriores a la salida.

¿Qué es el offboarding de empleados?

El proceso de gestionar la salida de un empleado: transferir su conocimiento y responsabilidades, revocar su acceso, devolver la propiedad de la empresa, completar el pago final y los documentos legales, y cerrar correctamente la relación laboral.

¿Qué debe incluir una lista de comprobación de offboarding?

Tareas en tres vías. Revocación de acceso que cubra cada sistema, dispositivo y credencial. Traspaso de conocimiento que incluya el documento de traspaso y la explicación al sucesor. Legal y nóminas que cubra el pago final, los documentos legales, los beneficios y las cláusulas. Además, la entrevista de salida, los anuncios y la verificación posterior a la salida.

¿Cuánto tiempo debería tardar el offboarding?

Empieza el día en que se recibe el preaviso y ejecútalo durante todo el periodo de preaviso. La captura de conocimiento pertenece a las dos primeras semanas, no a la última. Las tareas posteriores a la salida, incluida la verificación del acceso, los documentos legales y el archivado de archivos, continúan hasta 30 días después.

¿Cuál es la diferencia entre hacer offboarding de una dimisión y de un despido?

Casi todo, excepto la documentación. Un despido suele significar la revocación inmediata del acceso, a menudo antes de la conversación, sin ventana de traspaso de conocimiento, un anuncio preparado previamente, sin entrevista de salida y con mucha más exposición legal. Tratarlo como un único proceso es un error en ambos sentidos.

¿Cuándo deberías revocar el acceso a los sistemas?

Por etapas en lugar de todo a la vez. Derechos de administrador y acceso a producción al principio, en cuanto se traspasen esas áreas. Después, los sistemas orientados al cliente. El correo electrónico y las herramientas generales, el último día, al final del día. Para salidas involuntarias, todo inmediatamente. Luego verifica con un registro en un plazo de 24 horas, por alguien que no sea la persona que revocó.

¿Qué debería incluir un documento de traspaso?

Resumen del rol, cada responsabilidad con su sucesor, tareas recurrentes y qué las activa, procesos no documentados, trabajo en curso con estado y acciones siguientes, contactos clave con contexto, niveles de acceso y sistemas, dónde viven los archivos incluyendo cualquier cosa almacenada localmente, y excepciones y soluciones alternativas conocidas.

¿Deberías hacer una entrevista de salida?

Para dimisiones, sí: en la última semana y realizada por RR. HH. en lugar del responsable. Pregunta cuándo empezaron a pensar en marcharse y qué habría podido mantenerles. Agrega los temas trimestralmente, ya que una entrevista es una anécdota. Omítela en despidos, donde normalmente es inapropiada.

¿Los contratistas necesitan offboarding?

Sí, y a menudo tienen un riesgo mayor porque el acceso se concede de forma informal y no hay un proceso de RR. HH. que supervise la fecha de finalización. Establece la caducidad del acceso en el momento de concederlo, vinculada al final del contrato, e incluye a los contratistas en el registro de acceso.

¿Puedo personalizar esta plantilla de offboarding?

Sí, cada versión es totalmente editable. La parte que debe ser tuya es el inventario del sistema, y crearlo a partir de tu lista de comprobación de onboarding es la ruta más rápida. En Trupeer AI también puedes aplicar tu kit de marca para que los documentos de offboarding coincidan con el resto de tus materiales de RR. HH.

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