Tanto si se trata de un empleado, un cliente o un partner, el onboarding es donde empiezan todas las relaciones a largo plazo. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la planificación del onboarding empezando con una lista de verificación de onboarding gratuita y una plantilla de planes, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo las listas en recorridos en vídeo que dan vida al onboarding.

¿Qué es una lista de verificación de onboarding y qué debe incluir?

Una lista de verificación de onboarding es el listado operativo de todo lo que debe ocurrir para que una persona nueva sea empleada legalmente, esté equipada y pueda trabajar. Es un documento del lado del empleador, que se gestiona en varias funciones, y su objetivo es garantizar que no se olvide nada en las decenas de contrataciones que se realizan al año.

Los planes que normalmente van junto a ella son artefactos distintos. Un plan establece qué logrará o aprenderá la persona durante un periodo. La lista de verificación establece qué hay que hacer para ella y con ella antes y alrededor de su llegada.

Ambas son útiles y responden a responsables diferentes. La lista de verificación es un control. El plan es un acuerdo. Mantenerlos en un solo documento es habitual y suele dar como resultado algo que no es ni una cosa ni la otra, porque las audiencias y los ritmos de revisión no coinciden.

Por qué las listas de verificación de onboarding fallan sin hacer ruido

La mayoría de los procesos operativos anuncian sus propias fallas. Un paso omitido en un despliegue rompe la compilación. Un paso omitido en el envío provoca un cliente enfadado. Algo falla.

El onboarding no emite ninguna señal. Si nadie aprovisiona el acceso de la persona nueva al segundo sistema de su lista, no ocurre nada. Sin alarma, sin ticket, sin queja. La persona lo descubre en la semana tres, pregunta en voz baja a su compañero y lo resuelve por su cuenta. A menudo, el manager ni se entera.

Por eso las listas de verificación de onboarding reportan tasas de finalización en el rango de los noventa y el onboarding sigue pareciendo roto. Cada elemento se hizo realmente por alguien que lo hizo realmente. El tick no es una mentira.

El tick solo responde a una pregunta distinta de la que te importa. Indica que se realizó una acción. No dice que el estado previsto exista ahora, y en un proceso con cuatro responsables y una docena de traspasos, esas dos cosas se separan constantemente.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección Plantillas

Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver claramente el diseño completo y los detalles.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Edit para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir nuevas secciones

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Save para guardar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurando que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de lista de verificación de onboarding puedes:

• Ahorra horas en la planificación: Omite la página en blanco con una estructura diseñada para el onboarding.

• Cubre cada paso: Los campos integrados garantizan que no se omita ninguna configuración, formación o validación.

• Mantén el estilo de tu marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.

• Acelera el ramp-up: Combina listas de verificación con recorridos en vídeo para acelerar el tiempo hasta la productividad.

• Estandariza entre tipos de onboarding: Usa la misma plantilla para empleados, clientes y partners.

• Llega a equipos globales: Traduce planes de onboarding a 65+ idiomas con un solo clic.

Cómo registrar lo que es cierto, no lo que se hizo

Añade una segunda columna de finalización y ponla en manos de la persona para la que se realizó el trabajo.

La columna del responsable se mantiene como está. IT marca las cuentas creadas. Facilities marca el escritorio asignado. HR marca el contrato devuelto. Son afirmaciones sobre acciones, realizadas por las personas que las llevaron a cabo, y son útiles.

La segunda columna es una confirmación, hecha por la persona nueva, de que el estado resultante existe. Puedo iniciar sesión en todos los sistemas de mi lista. Tengo un lugar donde sentarme. Me han dicho cuándo me pagarán. Tengo trabajo asignado.

No cambia nada más sobre la lista de verificación. Pero ahora tienes dos números en lugar de uno, y la brecha entre ellos es tu tasa real de fallos. La mayoría de las organizaciones nunca lo han visto y se sorprenden por su tamaño.

El mecanismo funciona porque cambia a quién se le pregunta. Un responsable que informa sobre su propia acción tiene todas las razones para creer que funcionó. La persona que recibe el resultado es la única que está en posición de saber si fue así.

La confirmación del día cinco que completa la persona nueva

Limítalo a unas nueve afirmaciones, redactadas de modo que solo puedan responderse con honestidad, y envíalas el día cinco en lugar del día uno, para que las cosas que fallan en silencio hayan tenido tiempo de fallar.

Puedo iniciar sesión en mi correo electrónico y en todos los sistemas de la lista que se me proporcionó. Tengo equipo operativo. Sé quién es mi manager y ya me he reunido con ella/él. Sé cuándo y cómo me pagarán. Tengo un lugar donde trabajar. He recibido una inducción para este sitio o equipo. Se me ha asignado trabajo real. Sé a quién preguntar cuando me atasco. Sé qué se espera que haya logrado al final de mi primer mes.

Dos puntos de diseño hacen que funcione en lugar de convertirse en otro formulario. Cualquier línea no confirmada debe generar automáticamente un ticket para quien sea responsable del elemento de la lista de verificación correspondiente, de modo que confirmar sea una vía para solucionar el problema en lugar de una queja sobre él. Y debe quedar claro que una respuesta negativa refleja el proceso y no a la persona que responde; en la práctica, esto significa que se informa al manager y no se le pide a la persona nueva que persiga el asunto.

Envía de nuevo las mismas nueve afirmaciones el día treinta para cualquier cosa que no se hubiera confirmado el día cinco. Los elementos que fallan dos veces son estructurales y no accidentales.

Lista de verificación de onboarding y plantilla de planes gratis: la estructura para copiar

Copia desde aquí. Una fila por elemento, con los campos que la mayoría de las plantillas omiten marcados.

Encabezado de la lista de verificación. Nombre de la persona, rol, centro, fecha de inicio, manager y la fecha de aceptación de la oferta, ya que es lo que realmente activa el proceso.

Filas de la lista de verificación. Elemento. Responsable, un rol con nombre y no un departamento. Tiempo de entrega en días laborables. Fecha de vencimiento, calculada a partir de la fecha de inicio menos el tiempo de entrega. Responsable completado, sí o no. Persona nueva confirmada, sí o no. Notas.

Agrupación. Por fase en lugar de por departamento: en la aceptación, dos semanas antes, una semana antes, día uno, primera semana, primer mes. La agrupación por departamento es la forma en que estos documentos se redactan y oculta el orden de dependencias.

Traspasos. Donde un elemento necesita que una función proporcione algo antes de que otra pueda actuar, nombra ambos lados y la fecha límite para el primero. El manager que especifica qué sistemas, antes de que IT pueda aprovisionarlos, es el ejemplo más común y también el fallo más común.

Bloque de confirmación. Las nueve afirmaciones anteriores, con fechas para el día cinco y el día treinta.

Sección de planes. Tres documentos con nombre en lugar de contenido: la guía de onboarding que recibe la persona nueva, el plan de formación y el plan de los días treinta, sesenta y noventa. Refiérete a ellos en lugar de incrustarlos, porque tienen responsables diferentes y cambian a ritmos distintos.

Excepciones. Qué variante se aplica a esta contratación, de la lista que aparece más abajo.

Copia hasta aquí. Manténlo en unas treinta y cinco entradas. Más allá de aproximadamente cuarenta, la gente empieza a saltarse elementos y, una vez que saltarse se vuelve normal, la lista deja de funcionar como un control.

Cómo construir la lista de verificación hacia atrás a partir de los tiempos de entrega

La razón de que ocurran tantos fallos el día uno es que las listas de verificación registran fechas de vencimiento y no tiempos de entrega, así que nadie sabe cuándo realmente tenía que empezar un elemento.

Revisa tu lista y asigna un tiempo de entrega a cada elemento en días laborables. Compra de equipamiento. Aprovisionamiento de cuentas. Comprobaciones de antecedentes o de derecho a trabajar. Tarjetas de acceso. Corte de nómina. Licencias de software que necesitan comprarse. Cualquier cosa que implique a un tercero.

Algunos de esos números serán incómodos. Las comprobaciones de antecedentes medidas en semanas, el hardware medido en un periodo de quince días, y la nómina con un corte mensual fijo que determina si alguien cobra a tiempo.

Ahora trabaja hacia atrás desde la fecha de inicio. El desencadenante de todo el proceso es la aceptación de la oferta, no la fecha de inicio, y la brecha entre ambas es tu margen disponible. Si tu tiempo de entrega más largo supera tu periodo de preaviso habitual, tienes un problema estructural que ningún intento de perseguirlo arreglará, y la respuesta honesta es acortar el tiempo de entrega o aceptar que ese elemento llegará tarde y planificar en torno a ello.

Los reclutadores y los responsables de contratación deberían ver esta aritmética, porque es lo que respalda la necesidad de confirmar una fecha de inicio pronto en lugar de dejarla flexible.

La empresa con 97% de finalización y 61% de preparación

Ardenmoor Group emplea a unas novecientas personas en once centros y contrata aproximadamente doscientas al año. Su lista de verificación de onboarding incluía treinta y ocho elementos con cuatro responsables: HR, IT, facilities y el manager de línea. La finalización reportada era del noventa y siete por ciento y se había mantenido así durante dos años.

Añadieron la confirmación del día cinco, nueve afirmaciones, completadas por la persona nueva.

En el primer trimestre, cuarenta y siete personas nuevas completaron la lista. Veintinueve de ellas, el sesenta y un por ciento, pudieron confirmar las nueve.

Diecinueve de las cuarenta y siete no pudieron acceder al menos a un sistema esencial. Once no habían recibido una inducción para su centro específico. Nueve no tenían trabajo asignado para el día cinco. Seis no sabían a quién preguntar cuando se quedaban atascados.

El fallo de acceso al sistema se rastreó hasta una única falla estructural. Se suponía que los managers debían listar los sistemas requeridos en un formulario previo al inicio. Aproximadamente el cuarenta por ciento dejó ese campo en blanco. IT aprovisionó entonces el conjunto predeterminado, marcó las cuentas creadas y estaba completamente en lo correcto al hacerlo. HR había marcado que el formulario previo al inicio se envió, también correcto. Dos elementos completados, sin fallos en ninguna parte de la lista de verificación, y la persona nueva no podía hacer su trabajo.

Estimado en alrededor de dos días y un tercio de productividad perdida por cada persona afectada, eso equivale a unos cuarenta y cuatro días por trimestre en toda la empresa, o algo así como ciento setenta días al año.

Siguieron tres cambios. Las dos columnas de finalización. El formulario previo al inicio hacía imposible enviarlo con el campo de sistemas vacío. Y cualquier línea no confirmada el día cinco generaba automáticamente un ticket para el responsable del elemento.

En los dos trimestres siguientes, la preparación confirmada subió al ochenta y nueve por ciento y los fallos de acceso al sistema bajaron del cuarenta por ciento al siete.

La finalización de la lista de verificación reportada cayó al noventa y uno por ciento, que era el punto. Las fallas siempre habían estado ahí. Simplemente nunca se habían registrado en ningún sitio.

Variantes de plantilla de lista de verificación de onboarding para contrataciones remotas y por contrato

Una única lista escrita para la contratación media genera elementos que no aplican y elementos que no aplican enseñan a la gente a saltárselos.

Usa una lista de verificación principal más variantes con nombre, y registra en el encabezado qué variante se aplica.

Remoto o híbrido. Equipo enviado en lugar de entregado, con confirmación de entrega. Evaluación de trabajo desde casa. Programación explícita de reuniones durante la primera semana, porque una persona que empieza de forma remota no tiene un pasillo para absorber cosas. La asignación de compañero importa más aquí que en cualquier otro lugar.

Contratista o temporal. Derecho a trabajar y comprobaciones de estado diferentes, sin configuración de nómina, acceso restringido por defecto y una fecha de finalización definida que debería generar un desencadenante de offboarding en el momento del onboarding.

Traslado interno. La mayoría de los elementos de equipo y acceso se eliminan y se sustituyen por revocar los anteriores, que es el elemento que casi siempre se omite. Añade un traspaso desde el manager anterior.

Recontratación. Comprueba qué sigue existiendo en lugar de crearlo. Las cuentas inactivas, los registros conservados y el equipo entregado previamente necesitan revisión en lugar de reentrega.

Ejecutivo. Menos elementos de equipo, considerablemente más elementos de introducción y contexto, y un mapa de stakeholders en lugar de una introducción al equipo.

Multi-centro o basado en campo. Inducción específica del centro para cada ubicación en la que trabajarán, que fue el elemento en el que Ardenmoor estaba fallando.

Cómo crear un programa de onboarding, paso a paso

Enumera todo lo que ocurre actualmente, desde cada función, en un solo lugar. La mayoría de las organizaciones nunca han visto la lista completa, porque cada función mantiene la suya.

Asigna un responsable y un tiempo de entrega a cada elemento y, después, ordénalo por fase en lugar de por departamento.

Identifica los traspasos, es decir, cualquier elemento en el que una función deba proporcionar algo antes de que otra pueda actuar. Haz que cada uno sea explícito con una fecha límite con nombre en el lado que suministra.

Redacta las nueve afirmaciones de confirmación a partir de los resultados que importan, no de los elementos. Las afirmaciones describen el estado que quieres, no las tareas que lo producen.

Ejecuta el proceso durante un trimestre y, después, observa la brecha entre la finalización del responsable y la confirmación de la persona nueva, y corrige la causa más grande. Casi siempre hay una causa que produce la mayor parte de la brecha, como en el ejemplo anterior.

Luego revisa el número de elementos. Cualquier elemento marcado como completado durante cuatro trimestres consecutivos sin fallar nunca es candidato para eliminarse o automatizarse.

El onboarding de clientes y el onboarding de clientes potenciales es algo distinto

La palabra abarca dos procesos no relacionados y los resultados de búsqueda para plantillas de onboarding los mezclan libremente, así que merece la pena ser explícito.

El onboarding de empleados es lo que cubre esta página. Sus limitaciones son el empleo legal, el equipamiento, el acceso y la integración en un equipo.

El onboarding de clientes o de clientes potenciales es un proceso comercial: configurar, preparar, formar y alcanzar valor con una nueva cuenta. Sus limitaciones son contractuales, técnicas y sobre el tiempo hasta el primer valor. Los documentos comparten casi nada más allá del nombre, y un formulario de onboarding de clientes es un artefacto de recopilación de datos más que una lista de verificación de tareas internas.

Si llegaste aquí buscando la versión comercial, las estructuras son realmente diferentes y la lista de verificación de empleados de arriba no se adaptará bien.

Retos comunes del onboarding y qué los arregla de verdad

El patrón en la mayoría de estos casos es el mismo. La explicación habitual culpa a una persona, y la solución casi siempre es un campo que falta, una fecha límite que falta o un responsable que falta.

¿Qué métricas de éxito del onboarding merece la pena seguir?

Preparación confirmada el día cinco, es decir, la proporción de personas nuevas que pueden confirmar todas las afirmaciones. Esta es la medida operativa y la que se mueve más rápido cuando corriges algo.

Tiempo hasta la primera contribución significativa, definido por rol. Varía enormemente y solo es comparable dentro de un mismo rol, lo cual está bien, porque estás mirando la tendencia en lugar del valor absoluto.

Retención a noventa días y a doce meses, desglosada por manager y por centro. Los patrones de abandono temprano se concentran, y esa concentración es el hallazgo.

Tiempo del manager dedicado a rehacer trabajo, preguntado trimestralmente en lugar de medirse, ya que una estimación que realmente recopilas supera a un número preciso que no.

Las puntuaciones de satisfacción merecen recopilarse y tratarse con cuidado. Una puntuación alta junto con una preparación confirmada baja suele significar que la experiencia fue cálida y que la logística falló, y que la gente valora la bienvenida más que el resultado.

Una nota de cumplimiento. Las comprobaciones de derecho a trabajar, el cribado de antecedentes, la inducción de salud y seguridad y las obligaciones de protección de datos son requisitos legales y no una comodidad de la lista de verificación, y la lista de verificación no es el registro de cumplimiento. Mantén la evidencia donde lo exijan tus funciones de RR. HH. y legales, y haz que confirmen qué aplica en tu jurisdicción y sector.

¿Puedo conseguir una plantilla de lista de verificación de onboarding en Excel o Word?

Excel para la lista de verificación, y no hay duda. La versión útil calcula sus propias fechas de vencimiento a partir de la fecha de inicio menos el tiempo de entrega de cada elemento, y necesita dos columnas de finalización que puedas comparar. El formato condicional en filas que el responsable ha marcado pero que la persona nueva no ha confirmado hace más por el proceso que cualquier rediseño.

Word para los planes que van junto a ella: la guía que lee la persona nueva y el acuerdo de los días treinta, sesenta y noventa. Es texto, se comenta en lugar de medirse, y pertenece a un documento.

PDF para el registro cerrado al final del periodo de onboarding, exportado desde la versión en vivo. Lo que no funciona es ejecutar la propia lista de verificación desde un PDF o una hoja impresa, ya que todo el valor está en comparar dos columnas en un grupo.

Cómo dejar de reescribir el mismo contenido de onboarding

La mayor parte del contenido que necesita una persona nueva es un recorrido de un sistema que alguien ya conoce. Escribir esos recorridos es lo que nadie tiene tiempo de hacer, por eso la lista de verificación acaba apuntando a una carpeta de enlaces en lugar de a algo utilizable.

Trupeer AI convierte una grabación de pantalla en una guía escrita y un vídeo a partir de una sola pasada, así que la persona que ya conoce la herramienta la registra una vez y cada persona nueva obtiene lo mismo. La inducción de sistemas deja de ser una reunión que hay que reprogramar para cada contratación.

Grábalo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeer it.

Las mismas grabaciones alimentan tu base de conocimiento con una marca coherente, que es donde la guía debería enlazar en lugar de duplicar contenido. Nuestro new hire onboarding guide template cubre el documento que lee la persona nueva, nuestro new hire training template cubre la secuenciación de capacidades y la plantilla de 30-60-90 días cubre el acuerdo de resultados. Los vídeos de formación cubren la entrega y las instrucciones de configuración están en la document template setup guide.

Preguntas frecuentes

¿Hay una plantilla de lista de verificación de onboarding gratuita en Excel?

Excel es el contenedor adecuado para la lista de verificación. Una fila por elemento con columnas para el elemento, el responsable, el tiempo de entrega en días laborables, la fecha de vencimiento calculada, el responsable completado, la persona nueva confirmada y las notas. Añade una fórmula que derive la fecha de vencimiento a partir de la fecha de inicio y el tiempo de entrega, y un formato condicional que marque cualquier cosa que el responsable haya marcado pero que la persona nueva no haya confirmado.

¿Hay una plantilla de lista de verificación de onboarding gratuita en Word?

Word se adapta mejor a los planes que a la lista de verificación, es decir, la guía que lee la persona nueva y el acuerdo de los treinta, sesenta y noventa días. Si quieres la lista de verificación en Word, mantenla como una tabla y acepta que el cálculo del tiempo de entrega será manual, que es la razón principal por la que la mayoría de los equipos acaba pasándola a una hoja de cálculo.

¿Hay una plantilla de lista de verificación de onboarding gratuita en PDF?

Exporta al final del periodo de onboarding como registro de lo que se completó y se confirmó. Mantén la versión de trabajo editable, ya que los tiempos de entrega cambian y se añaden variantes, y una lista de verificación congelada deja de coincidir silenciosamente con cómo funciona realmente la contratación.

¿Hay una plantilla de lista de verificación de onboarding para empleados nueva en Excel?

Misma estructura y los campos que importan son las dos columnas de finalización y el tiempo de entrega. Si solo tomas una cosa de esta página para tu hoja de cálculo existente, añade la columna de confirmación de la persona nueva, porque no cuesta nada y es la que te muestra lo que tu reporting actual está ocultando.

¿Dónde puedo encontrar un formulario de onboarding de clientes?

Ese es el proceso comercial y no el de empleo, y recopila información de un nuevo cliente en lugar de hacer seguimiento de tareas internas. La lista de verificación de empleados de arriba no se adaptará de forma útil, ya que las limitaciones, los responsables y las medidas de éxito son todas diferentes.

¿Cuántos elementos debería tener una lista de verificación de onboarding?

Unas treinta y cinco, con variantes para los casos que no encajan. Pasadas de cuarenta, la gente empieza a saltarse elementos y, una vez que se establece el salto, la lista deja de funcionar como un control. Si la tuya está en sesenta, la causa habitual es que se hayan añadido elementos específicos de la variante a la lista principal en lugar de mantenerlos separados.

¿Quién debería ser el responsable de la lista de verificación de onboarding?

Una persona con nombre es la responsable de la lista de verificación en sí, normalmente en RR. HH. o en operaciones de personas, y cada elemento individual tiene su propio responsable con nombre. Lo que no funciona es la propiedad por departamento, porque los departamentos no notan las fechas límite y las personas sí. El manager debería ser responsable de la mayor parte de los elementos, algo que sorprende a la mayoría de los managers.

¿Lista de verificación de onboarding o plan de onboarding: cuál es la diferencia?

La lista de verificación es un control que enumera tareas con responsables y fechas, que se usa en cada contratación y se revisa para ver la finalización. El plan es un acuerdo sobre lo que una persona aprenderá o logrará, se usa una vez y se revisa por resultados. Combinarlos produce un documento demasiado operativo para comentarlo con la persona nueva y demasiado personal para ejecutarlo como un proceso.