Софтуер за бизнес наръчници с изкуствен интелект

Trupeer създава бизнес наръчници под формата на документация от екранни записи. Запишете работния процес веднъж по време на действителната работа и изкуственият интелект (AI) ще генерира структуриран документ за наръчник с номерирани стъпки, анотирани екранни снимки и съответстващ видео наръчник. Крайният резултат се доставя като PDF или Word за изтегляне, вгражда се в Notion, Confluence, SharePoint или Document360 за хостване или съществува във формата на споделена страница (Shared Page) на Trupeer с контроли за видимост на всеки документ.

Бележка относно категорията, преди да продължим напред. „Софтуер за бизнес наръчници“ се използва в две различни значения. Първото значение: платформи за изпълнение на работни процеси като Trainual, Process Street, Whale и Tango Workflows. Те хостват наръчници и ги изпълняват като възложени работни процеси за екипа. На стъпките се възлагат отговорници, изпълнението се проследява, изгледите на база роли показват различни раздели на различни хора, а анализите показват кои стъпки се изпълняват или пропускат. Trupeer не е този тип платформа.

Второто значение: инструменти, които помагат на екипите да създават процедурното съдържание, което влиза в един наръчник. СТП (Стандартни оперативни процедури), ръководства за обучение, процедури по продажбени наръчници, работни процеси по въвеждане на клиенти (onboarding), оперативни контролни списъци. Trupeer попада в тази втора категория. Изкуственият интелект се справя с производството на съдържание, което традиционно отнемаше дни за ръчно писане и правене на екранни снимки. След това съдържанието се хоства навсякъде, където екипът вече изпълнява наръчници (в Trainual или Whale, ако екипът използва някоя от тези платформи, в Notion или Confluence, ако екипът използва уики, в базата от знания на Trupeer, ако екипът няма съществуваща система).

Защо е необходим софтуер за бизнес наръчници?

Моделът, с който се сблъскват повечето екипи. Опитните служители знаят как се върши работата, защото го правят от две или три години. Новите служители не знаят, защото никой не е записал наръчника. Така въвеждането в работата (onboarding) отнема от 6 до 12 седмици, тъй като новите служители трябва да научат всяка процедура, като следват като сянка някой по-опитен колега или като прекъсват хората с въпроси от типа „чакай, как се прави това?“. Календарът на опитния член на екипа се запълва със същите обяснения, които е давал преди шест месеца на друг нов служител. Умножете това по отдели, локации и тримесечия и разходите се натрупват бързо.

Другият модел. Наръчникът съществува в Trainual, Whale или Notion. Стъпките са изброени. Отговорниците са определени. Но когато даден отговорник седне да изпълни възложената си стъпка, той чете документацията и открива, че тя е написана преди 18 месеца, препраща към интерфейс, който се е променил, и пропуска трите подкани за потвърждение, които са били добавени оттогава. Така че документацията технически я има, но е грешна. Вместо това отговорниците питат в Slack. Наръчникът се превръща в „театър на документацията“ – изглежда завършен, но никой не му вярва.

И двата модела споделят една и съща първопричина: процедурното съдържание под структурата на наръчника трябва да бъде точно и актуално, в противен случай наръчникът спира да работи. Trupeer коригира по-конкретно създаването на процедурно съдържание. Запишете действителната процедура и изкуственият интелект (AI) ще генерира документацията. Когато процедурата се промени, запишете отново засегнатата стъпка и документацията ще се актуализира на място. Така процедурното съдържание на наръчника остава в синхрон с реалността.

Какво прави този софтуер за бизнес наръчници

Инструментът за документация на бизнес наръчници на Trupeer генерира процедурното съдържание, което се организира в наръчници. Изкуственият интелект се справя с три задачи при едно преминаване на обработката:

Първо, той извлича последователните стъпки от записа с времеви отпечатъци, улавя анотирани екранни снимки при всяко кликване и генерира съответния писмен процедурен документ. Така един 6-минутен запис на „как извършваме приключването на тримесечните продажби“ се превръща в структуриран документ с 12 номерирани стъпки и екранни снимки на всяка от тях. Общо време за писане: почти нула.

Второ, той създава съответстващ видео наръчник за същата процедура. Същият запис, който е послужил за писмения документ, създава изпипана видео версия с премахнати паразитни думи, ефекти на приближаване (zoom), съобразени с моментите на кликване, и автоматично приложен бранд стил (brand kit). И двата формата от един и същ източник.

Трето, документите се организират във вградената структура на базата от знания на Trupeer с раздели и глави, с настройки за видимост за всеки документ (публичен, само за организацията, избрани домейни, само с покана). Така документацията на наръчника се намира в структурирана библиотека, в която екипът може да навигира, или се експортира във всяка платформа за хостване на наръчници, която екипът вече използва.

Основни възможности:

• Генериране на писмени процедурни документи от екранни записи с екранни снимки и номерирани стъпки в самия текст

• Създаване на съответстващи видео наръчници от същия изходен запис

• Организиране на процедурни документи в раздели и глави с възможност за търсене в цялата библиотека

• Настройки за видимост на документ: публичен, само за организацията, избрани домейни, само с покана

• Експортиране в PDF, Word или MP4 за хостване извън Trupeer

• Превод на документи на над 65 езика при платените планове, приложим както за писменото ръководство, така и за видео дублажа

Как работи софтуерът за бизнес наръчници на Trupeer

Стъпка 1: Запишете процедурата си

Отворете уеб-базирания рекордер на екрана и преминете през процедурата, която искате да документирате. Обяснявайте стъпките устно по начина, по който бихте обучили нов член на екипа. Или качете съществуващ запис от Loom, Zoom или подобни инструменти.

Стъпка 2: Изкуственият интелект (AI) генерира съдържанието на наръчника

Платформата извлича всяка стъпка от записа, заснема анотирани екранни снимки, генерира писмената документация и създава съответния видео наръчник. Паразитните думи са премахнати, трептенето на курсора е изгладено, бранд стилът е приложен. Общо време за обработка от AI: обикновено 5-15 минути в зависимост от дължината на записа.

Стъпка 3: Организирайте и разпространете

Прегледайте автоматично генерирания документ, направете необходимите редакции, организирайте го в разделите на базата от знания, които съответстват на структурата на вашия наръчник. Споделете чрез линк за споделена страница (Shared Page), вградете го в съществуващата си платформа за наръчници или го изтеглете като PDF или Word.

За кого е предназначен този софтуер за бизнес наръчници на Trupeer

Инструментът за документация на бизнес наръчници на Trupeer обслужва екипи, които трябва редовно да създават процедурно съдържание за своите наръчници, но нямат специален екип за техническо писане.

• Оперативни мениджъри: Документирайте повтарящите се процедури, които екипът изпълнява всяко тримесечие (приключване, стартиране, подготовка за одит, въвеждане на нови служители), така че един и същ процес да се изпълнява по един и същ начин, независимо от това кой го изпълнява през съответното тримесечие. Наръчникът остава актуален с развитието на процедурите, тъй като актуализациите стават чрез повторно записване на една променена стъпка.

• Операции по продажбите и осигуряване на продажбите (Sales Enablement): Документирайте повтарящи се търговски действия — процедури за демонстрация, работни процеси при опознавателни разговори, стъпки за прехвърляне при въвеждане в работата, процедури за наръчник за преглед на сделки. Един и същ изходен запис създава както видео наръчника за обучение на нови представители, така и писмения справочен документ за хостваното съдържание на наръчника.

• Ръководители „Успех на клиентите“ (Customer Success): Документирайте процедурите за наръчника за въвеждане на клиенти, работните процеси за преглед на състоянието на акаунти, рамките за разговори за разширяване на дейността и процедурите за тримесечен бизнес преглед. Всяка процедура има свой собствен документ с екранни снимки, стъпки в текста и съответстващо видео — всички те са свързани от съществуващата структура на наръчника на екипа.

• Специалисти по ЧР (HR) и Обучение и развитие (L&D): Документирайте процедурите за въвеждане на служители, работните процеси за записване за социални придобивки, циклите за оценка на представянето и прегледите на политиките. Годишният наръчник се актуализира с повторни записи на една променена стъпка, вместо с пълно пренаписване при промяна в системите или процесите.

• Франчайз и мултилокационни операции: Създавайте стандартизирана процедурна документация, която се изпраща до всяка локация. Превеждайте на местни езици от един изходен запис. Бранд стилът гарантира, че документацията на наръчника за всяка локация изглежда еднакво, независимо от това кой е направил изходния запис.

• Бързо развиващи се компании (Scale-Ups): Уловете процедурните знания от опитни служители, преди те да напуснат компанията. Записването на действителните процедури по време на нормална работа създава документация като страничен продукт, а не като отделен проект за писане, който винаги се отлага.

Ключови характеристики на софтуера за бизнес наръчници на Trupeer

• Изкуствен интелект (AI) генерира процедурно съдържание от записи: Изкуственият интелект следи последователността от кликвания във вашия запис и генерира съответния писмен документ с номерирани стъпки и екранни снимки в текста. По този начин 30 ръчни процеса за правене на екранни снимки се свеждат до нула. Авторът преглежда уловеното, заменя тези, които се нуждаят от коригиране, и публикува.

• Съответстващ видео наръчник от същия източник: Същият запис, който е генерирал писмения документ, създава изпипаната видео версия. Премахнати са паразитните думи, изгладено е трептенето на курсора, ефектите на приближаване са синхронизирани с моментите на кликване и е приложен бранд стил. И двата формата са от един и същ изходен запис.

• База от знания с раздели и глави: Организирайте процедурните документи в структура, съответстваща на вашия наръчник. Всяка категория от наръчника получава свой собствен раздел. Търсенето в библиотеката връща правилния документ, когато някой въведе заявка. След границата от 50 документа, това е моментът, в който повечето системи за документация започват да се поддават. Търсенето в Trupeer продължава да работи.

• Видимост на документ: Оперативните документи от наръчника остават само за организацията. Стъпките от наръчника, ориентирани към клиентите, които се споделят с екипа на клиента, получават видимост за избрани домейни. Процедурите, чувствителни от гледна точка на съответствието (compliance), остават достъпни само с покана. Задайте видимост за всеки документ и я променете по-късно, без да пренаписвате нищо.

• Актуализации чрез повторен запис на една променена стъпка: Когато базовата процедура се промени (актуализация на системния интерфейс, усъвършенстване на работния процес), запишете отново само тази стъпка. Изкуственият интелект обработва отново съответния сегмент. Както видеото, така и писменият документ се актуализират на място. По този начин процедурното съдържание на наръчника остава актуално с промяната на системите и процесите.

Къде се позиционира Trupeer спрямо Trainual, Process Street, Whale и платформите за изпълнение на наръчници

Пространството за инструменти за бизнес наръчници има две отделни категории. Първата са платформите за изпълнение на наръчници: Trainual, Process Street, Whale, SweetProcess, Tango Workflows и подобни инструменти. Те хостват наръчници и ги изпълняват като възложени работни процеси. На отговорниците се възлагат процедури, изпълнението се проследява, достъпът на база роли показва различни процедури на различните членове на екипа, а таблата за управление (dashboards) показват кои наръчници се изпълняват и кои се пропускат. Тези платформи са създадени за слоя на изпълнение на наръчниците. Trupeer не е създаден за този слой и не се опитва да бъде.

Втората категория е производство на процедурно съдържание за наръчници. Инструменти, които генерират документите, които се организират в структури на наръчници. Trupeer, Scribe, Tango (инструментът за заснемане на кликвания, а не Tango Workflows) и Guidde попадат в тази категория. Купувачът обикновено е в отдел „Операции“, „Осигуряване на продажбите“, „Успех на клиентите“, „ЧР“ или „Обучение и развитие“. Случаят на употреба: производство на процедурно съдържание по-бързо и по-точно, отколкото позволява ръчното писане. Специфичното позициониране на Trupeer в тази категория: както видео, така и писмен документ от един запис, вграден бранд стил и превод на над 65 езика, както и механизъм за актуализация чрез повторно записване на една стъпка, който поддържа процедурното съдържание актуално при промяна на процедурите.

Честният модел, който повечето екипи възприемат: Използвайте платформа за изпълнение на наръчници (Trainual, Process Street, Whale) като слой за хостване и възлагане. Използвайте Trupeer като слой за производство на съдържание, който я захранва. Платформата за изпълнение се грижи за това „кой е назначен за коя стъпка от наръчника, кой я е завършил, кой има нужда от напомняния“. Trupeer се грижи за това „как действително изглежда процедурата за всяка стъпка, с екранни снимки и видео наръчник“. Повечето екипи, които използват и двата инструмента, установяват, че комбинацията работи, защото всеки инструмент се справя добре със своя специфичен слой. За екипи без съществуваща платформа за изпълнение, които просто се нуждаят от процедурна документация, организирана в структура на база от знания, вградената база от знания на Trupeer покрива и страната на хостването. Всеки от двата модела върши работа.

Разгледайте свързани инструменти

• Генератор на техническа документация

• Ръководство за потребителя

• Софтуер за база от знания

• Софтуер за управление на документи

• Генератор на бележки за рилийзи на продукти

• Генератор на софтуерни процеси

• AI автор за обслужване на клиенти

• Генератор на счетоводни ръководства