Использовать этот шаблон
Когда один и тот же процесс в каждой команде, на каждом сайте или в каждом приобретённом бизнесе выполняется по-разному, всё становится сложнее. Нельзя сравнивать результаты, обучение приходится повторять для каждого варианта, автоматизация работает только в одном месте, а любое внедрение новой системы превращается в переговоры. Стандартизация процессов решает эту проблему: согласуется один лучший способ работы, который затем внедряется везде, где он применим. Шаблон стандартизации процесса задаёт этой работе понятную, повторяемую структуру.
Этот бесплатный шаблон стандартизации процесса охватывает область применения, анализ вариаций между сайтами, согласованный стандартный процесс, допустимые локальные отклонения, план внедрения, обучение и контроль, который удерживает стандарт на месте. Он включает заполнённый пример и рекомендации для много-сайтовых сценариев, общих служб и стандартизации после слияний. Скопируйте структуру ниже или откройте её в Trupeer и настройте под себя.
Что такое шаблон стандартизации процесса?
Шаблон стандартизации процесса — это структурированный документ для разработки и внедрения одного стандартного способа выполнения процесса в разных командах, на разных сайтах, в регионах или бизнес-единицах. Он фиксирует, как каждый объект выполняет процесс сегодня, различия между ними, согласованный стандарт, любые утверждённые локальные отклонения и причины, план внедрения и обучения, а также то, как будет измеряться и поддерживаться соответствие стандарту.
Стандартизация находится между документированием текущего процесса и запуском нового. Чтобы задокументировать сам согласованный стандарт, используйте шаблон standard work.
Зачем стандартизировать процессы?
Стабильное качество и клиентский опыт, где бы ни выполнялась работа.
Сопоставимая эффективность, чтобы вы видели, каким командам нужна поддержка.
Более быстрое обучение, благодаря одному процессу и одному набору материалов.
Более простая автоматизация и внедрение систем, потому что есть один процесс, который можно автоматизировать или настроить.
Меньше рисков, так как контроль применяется одинаково везде.
Проще переходы и общие службы, потому что работу можно передавать между командами.
Кто использует шаблон стандартизации процесса?
Команды process excellence и operational excellence, которые ведут стандартизацию.
Глобальные владельцы процессов, которые отвечают за процесс в организации.
Руководители общих служб и GBS, которые консолидируют работу со многих сайтов.
Интеграционные команды, гармонизирующие процессы после слияний и приобретений.
Команды ERP-программ, которые разрабатывают глобальный шаблон.
Операционные команды и руководители сайтов, которые внедряют стандарт локально.
Предварительный просмотр шаблона стандартизации процесса
Шаблон открывается с краткого обзора: процесс, владелец, область применения, сайты и цели. Анализ вариаций сравнивает, как каждый сайт выполняет каждый шаг сегодня. Раздел стандартного процесса описывает согласованные шаги, роли, системы и контроль, с таблицей допустимых локальных отклонений и их обоснованием. Далее идут планы внедрения, обучения и коммуникаций, затем — показатели соблюдения и раздел по управлению, чтобы стандарт оставался актуальным. Каждый раздел можно редактировать, поэтому вы можете добавлять сайты, шаги или показатели.
Как настроить этот шаблон в Trupeer
Шаг 1: Откройте раздел Templates
Перейдите в раздел Templates из главной навигации.
Шаг 2: Выберите и откройте шаблон
Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.
Шаг 3: Разверните просмотр шаблона
При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы ясно увидеть полную структуру и детали.
Шаг 4: Отредактируйте шаблон
Нажмите Edit, чтобы начать изменять выбранный шаблон.
В редакторе вы можете:
Добавлять новые разделы
Задавать или обновлять правила форматирования
Добавлять логотип и настраивать его положение и связанные параметры
Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон
После того как вы внесёте все необходимые изменения, нажмите Save, чтобы сохранить обновлённый шаблон как свой.
Шаг 6: Предварительный просмотр и точная настройка шаблона
Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте Preview.
На экране предварительного просмотра при необходимости вы можете продолжать вносить правки напрямую, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вам нужно.
С шаблоном стандартизации процесса вы можете:
Увидеть, как каждый сайт работает на самом деле, прежде чем выбирать стандарт.
Выбрать лучший способ, а не самый громкий, опираясь на факты и показатели.
Разрешить только те отклонения, которые вам нужны, с зафиксированными причинами.
Внедрить стандарт с обучением и поддержкой.
Сохранить стандарт на месте с помощью показателей соблюдения и управления.
Что должен содержать шаблон стандартизации процесса
Раздел | Что он охватывает |
|---|---|
Краткий обзор | Процесс, глобальный владелец, область применения, сайты, цели и сроки |
Текущее состояние по сайтам | Как каждый сайт выполняет процесс сегодня, желательно по записям |
Анализ вариаций | Различия в шагах, ролях, системах, контроле и эффективности |
Стандартный процесс | Согласованные шаги, роли, системы, входы, выходы и контроль |
Допустимые локальные отклонения | Утверждённые различия, например требования законодательства или языка, с причинами |
Показатели | Показатели эффективности и соблюдения стандарта |
План внедрения | Последовательность, даты и владельцы по сайтам |
Обучение и коммуникации | Материалы, сессии и сообщения для каждого сайта |
Управление | Кто владеет стандартом, как запрашиваются изменения и как часто он пересматривается |
Согласование | Глобальный владелец и руководители сайтов |
Бесплатный шаблон стандартизации процесса: структура для копирования
Скопируйте структуру ниже в свой документ или откройте её в Trupeer и настройте.
1. Краткий обзор. Процесс: [name]. Глобальный владелец процесса: [name]. Область применения: [начинается когда … заканчивается когда …]. Сайты: [list]. Цели: [например, согласованность, время цикла, качество]. Сроки: [dates].
2. Текущее состояние по сайтам. Для каждого сайта укажите ссылку на документацию или запись «как есть» и отметьте объёмы и ключевые показатели.
3. Анализ вариаций.
Шаг | Сайт A | Сайт B | Сайт C | Различие | Почему отличается |
|---|---|---|---|---|---|
[Step] | [Как выполняется] | [Как выполняется] | [Как выполняется] | [Краткое описание] | [Причина: законодательство, система, привычка, клиент] |
4. Стандартный процесс.
Шаг | Роль | Система | Действие | Контроль | Результат |
|---|---|---|---|---|---|
[Step] | [Role] | [System] | [Action] | [Control] | [Output] |
5. Допустимые локальные отклонения.
Отклонение | Сайты | Причина | Утверждено | Дата пересмотра |
|---|---|---|---|---|
[Variation] | [Sites] | [Законодательство, регулирование, язык, договор с клиентом] | [Глобальный владелец] | [Date] |
6. Показатели. Эффективность: [время цикла, доля ошибок, стоимость]. Соблюдение: [доля работы, выполняемой по стандарту, количество неутверждённых отклонений].
7. План внедрения. Сайт, дата запуска, руководитель сайта, критерии готовности и поддержка.
8. Обучение и коммуникации. Материалы: [SOP, видео, подсказки для работы]. Сессии: [по сайтам]. Сообщения: [почему, какие изменения, когда, где получить помощь].
9. Управление. Владелец: [global process owner]. Запросы на изменения: [как подаются и утверждаются]. Пересмотр: [частота].
10. Согласование. Глобальный владелец процесса и руководители сайтов, с датами.
Пример стандартизации процесса: обработка счетов на оплату на трёх сайтах
Вот как может выглядеть часть анализа вариаций и стандарт для обработки счетов на оплату в сценарии консолидации общих служб. Детали приведены в качестве иллюстрации.
Шаг | Сайт A | Сайт B | Сайт C | Согласованный стандарт |
|---|---|---|---|---|
Получение счетов | Общая почтовая папка | Локальное сканирование бумаги | Портал поставщика | Портал поставщика и одна общая почтовая папка |
Ввод данных | Вручную в ERP | Вручную в ERP | Автоматизированный захват | Автоматизированный захват для всех сайтов |
Отклонение цены | Отправить покупателю письмо | Позвонить покупателю | ERP-процесс | ERP-процесс с заданной допустимой погрешностью |
Утверждение счетов без PO | Подпись на бумаге | Письмо по email | ERP-процесс | ERP-процесс по лимиту на утверждение |
Архивирование | Локальная папка | Бумажный архив | Вложение в ERP | Вложение в ERP |
Допустимое локальное отклонение. Сайт B сохраняет локальную проверку налогов, требуемую нормативными актами страны, и документирует её в стандарте как шаг для страны.
Внедрение. Сначала Сайт C, потому что он уже ближе всего к стандарту; затем Сайт A; затем Сайт B после замены его сканирования.
Как стандартизировать шаг процесса по шагам
Выберите процесс с наибольшими вариациями, объёмом или риском.
Назначьте глобального владельца процесса с полномочиями принимать решения о стандарте.
Зафиксируйте, как каждый сайт работает сегодня, желательно записывая реальную работу; см. шаблон документации процесса.
Проанализируйте вариации и причины: законодательство, система, клиент или привычка.
Спроектируйте стандарт на основе лучшей практики с учётом вклада каждого сайта.
Согласуйте допустимые отклонения только там, где есть реальная причина, и зафиксируйте её.
Задокументируйте стандарт как SOP и короткие видео для каждой роли.
Внедряйте по сайтам, с обучением, поддержкой и проверками готовности.
Измеряйте соблюдение и эффективность, и устраняйте причины отклонений.
Управляйте стандартом, назначив одного владельца и определив процесс изменений.
Как отличить необходимое отклонение от привычки
Причина различий | Обычно… |
|---|---|
Юридическое или нормативное требование | Необходимое отклонение; сохраняйте и документируйте |
Договор с клиентом | Часто необходимо; пересматривайте при продлении договора |
Язык | Необходим для документов, но обычно не для самого процесса |
Ограничение системы | Временное; планируйте убрать, когда системы будут согласованы |
«Мы всегда делали так» | Привычка; стандартизируйте |
Локальное обходное решение для проблемы выше по цепочке | Сначала устраните проблему выше по цепочке, затем стандартизируйте |
Держите список допустимых отклонений коротким. Каждое отклонение добавляет усилия на обучение, документацию и контроль.
Стандартизация процесса после слияний и приобретений
После приобретения одни и те же процессы часто выполняются двумя или более способами — в разных системах, с разным контролем и корпоративной культурой. Стандартизация — часть интеграции, но она также просит людей отказаться от привычных способов работы. Начните с процессов, где различия создают риск или блокируют отчётность, например закрытие финансового периода, procure to pay и payroll. Зафиксируйте текущие процессы обеих компаний, записывая их, чтобы обсуждение опиралось на факты, а не на приверженность старому способу. О том, как видео помогает людям принять изменения, см. процесс гармонизации после M&A.
Стандартизация процесса для общих служб и ERP
Центры общих служб и глобальные шаблоны ERP одинаково зависят от стандартизированных процессов. В сценарии консолидации общих служб стандартизируйте до перехода или во время него, чтобы центр выполнял один процесс вместо того, чтобы наследовать варианты с каждого сайта. В рамках ERP-программы глобальный шаблон — это упражнение по стандартизации: анализ вариаций подаёт данные для fit-gap анализа, а допустимые локальные отклонения превращаются в локализации для стран. Для решений по разрывам используйте шаблон fit-gap analysis.
Кто отвечает за стандартизацию процесса?
Роль | Ответственность |
|---|---|
Глобальный владелец процесса | Принимает решение о стандарте, утверждает отклонения и отвечает за эффективность на сайтах |
Руководители процессов на сайтах | Представляют свой сайт при проектировании, ведут локальное внедрение и отчитываются о соблюдении |
Команда process excellence или трансформации | Ведёт анализ вариаций, помогает в проектировании и отслеживает выгоды |
Руководители обучения и изменений | Готовят материалы и поддерживают людей в процессе изменений |
Владельцы ИТ и систем | Согласуют системы и конфигурацию со стандартом |
Спонсор на уровне руководства | Разрешает споры между сайтами и убирает блокеры |
Без глобального владельца с реальными полномочиями стандартизация обычно застревает на этапе проектирования, потому что каждый сайт может отстаивать свой собственный способ.
KPI стандартизации процесса
Соблюдение: доля транзакций, выполняемых по стандартному процессу.
Утверждённые отклонения: количество действующих, а также любые, срок которых истёк без пересмотра.
Время цикла и стоимость на транзакцию, сравнение между сайтами.
Доля ошибок и переделок, сравнение между сайтами.
Время до достижения нужного уровня для сотрудников, которые присоединяются к любому сайту.
Повторное использование обучения: доля материалов, применяемых на всех сайтах, а не отдельно на каждом.
Измеряйте до и после внедрения и сравнивайте сайты между собой, а не только с прежним процессом.
Как удерживать стандарт на месте
Измеряйте соблюдение, а не только эффективность, например долю транзакций, выполняемых по стандартному рабочему процессу.
Сделайте стандарт простым для выполнения, с короткими видео и подсказками для работы непосредственно в точке выполнения.
Дайте одному владельцу полномочия утверждать изменения.
Регулярно пересматривайте стандарт, и когда меняются системы, нормативы или результаты.
Разбирайте отклонения, потому что локальные обходные решения часто сигнализируют о реальной проблеме со стандартом.
За документом, который удерживает всех на одной версии, см. контроль версий SOP.
Частые ошибки, которых стоит избегать
Выбирать стандарт по процессу из головного офиса, не проверяя, что лучше всего работает.
Разрешать каждому сайту свои исключения, чтобы в итоге не было ничего действительно стандартного.
Стандартизировать документ, а не практику, без обучения или поддержки.
Не назначать глобального владельца, из-за чего стандарт «уплывает».
Игнорировать человеческий фактор, особенно после слияний.
Чек-лист по стандартизации процесса
Назначен глобальный владелец процесса.
Текущий процесс каждого сайта зафиксирован с доказательствами.
Вариации проанализированы вместе с причинами.
Стандарт разработан на основе лучшей практики с учётом вклада сайта.
Допустимые отклонения короткие, обоснованы и утверждены.
Стандарт задокументирован как SOP и видео для каждой роли.
Внедрение, обучение и коммуникации планируются по сайтам.
Измеряются соблюдение и эффективность.
Внедрены управление и пересмотр.
Как Trupeer помогает вам стандартизировать процессы
Проблема стандартизации | Как Trupeer помогает |
|---|---|
Никто не знает, как на самом деле работает каждый сайт | Записывайте процесс на каждом сайте, и Trupeer превращает каждую запись в пошаговый документ для сравнения бок о бок |
Споры основаны на мнениях | Записи дают процесс каждого сайта в качестве доказательств |
Стандарт сложно преподавать | Запишите стандарт один раз и превратите его в SOP и короткие видео для каждой роли с помощью SOP creator от Trupeer |
Сайты работают на разных языках | Переводите SOP и видео стандарта на 65+ языков из одного источника |
Стандарт меняется со временем | Обновляйте видео, редактируя сценарий, и заменяйте один шаг вместо того, чтобы записывать заново |
Genpact использовала подход «сначала запись» для внедрения Workday на уровне всей компании: записанные сессии процесса и walkthrough от экспертов превратились более чем в 500 учебных материалов по 20 направлениям на пяти языках — для 140 000 сотрудников в 40 странах — за 3 месяца вместо 12. Прочитайте историю клиента Genpact.
Скачать бесплатный шаблон стандартизации процесса
Откройте шаблон в Trupeer, добавьте свои сайты, запишите текущий процесс на каждом из них и вместе разработайте стандарт. Получить бесплатный шаблон стандартизации процесса.
Похожие шаблоны
Шаблон документации процесса «как есть»
Часто задаваемые вопросы
Что такое шаблон стандартизации процесса?
Это структурированный документ для разработки и внедрения одного стандартного способа выполнения процесса в командах, на сайтах или в бизнес-единицах, который включает сравнение текущего состояния, анализ вариаций, стандарт, допустимые отклонения, внедрение, обучение, показатели и управление.
Какие шаги входят в стандартизацию процесса?
Выберите процесс, назначьте глобального владельца, зафиксируйте текущий процесс каждого сайта, проанализируйте вариации, разработайте стандарт, согласуйте допустимые отклонения, задокументируйте его, внедрите с обучением, измерьте соблюдение и управляйте изменениями.
Как решить, какой процесс станет стандартом?
Сравните процессы на каждом сайте с использованием доказательств, например записей, объёмов и показателей эффективности, и постройте стандарт на основе лучшей практики с учётом вклада каждого сайта.
В чём разница между стандартизацией процесса и гармонизацией?
Эти термины часто используют вместе. Стандартизация обычно означает один и тот же процесс везде; гармонизация часто допускает больше локальных вариаций, при этом выравнивая ключевые шаги, контроль и данные.
Какие локальные отклонения следует разрешать?
Только те, у которых есть реальная причина, например требования законодательства или нормативов либо договоры с клиентами. Зафиксируйте каждое отклонение с причиной, утверждающим и датой пересмотра.
Как удерживать процесс в стандарте?
Измеряйте соблюдение, делайте стандарт простым для выполнения с помощью видео и подсказок для работы, назначьте одному владельцу полномочия над изменениями, регулярно пересматривайте его и анализируйте любые отклонения.
Как стандартизация процесса помогает проектам ERP?
Она сокращает количество вариантов процесса, которые нужно настраивать и тестировать, подаёт данные для fit-gap анализа и проектирования глобального шаблона, а также упрощает обучение и поддержку.
Есть ли шаблон стандартизации процесса в Word?
Да. Word подходит для разделов краткого обзора, стандартного процесса и управления. Откройте шаблон в Trupeer, настройте его и экспортируйте в нужном формате.
Есть ли шаблон стандартизации процесса в Excel?
Да. Excel подходит для анализа вариаций и показателей соблюдения на многих сайтах. Настройте шаблон в Trupeer и экспортируйте его или скопируйте структуру в Excel.
Есть ли шаблон стандартизации процесса в PDF?
Да. Экспортируйте утверждённый стандарт в PDF для согласования и обмена, а редактируемую версию сохраните как мастер.
Шаблон стандартизации процесса бесплатный?
Да. Зарегистрируйтесь бесплатно, чтобы открыть шаблон в Trupeer, настройте его и экспортируйте.
Могу ли я сравнивать процессы на сайтах с помощью экранных записей?
Да. Запишите процесс на каждом сайте, и Trupeer превратит каждую запись в пошаговый документ, чтобы вы могли сравнивать шаги бок о бок и разрабатывать стандарт на основе доказательств.
