Четкий процессный план превращает сложный рабочий процесс в то, что любой может понять с первого взгляда. С Trupeer вы можете сэкономить часы на построении схем процессов, начав с бесплатного шаблона процессного плана, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и превращая процессные планы в видеообходы, оживляющие каждый шаг.

Что такое шаблон процессного плана и для чего он нужен?

Процессный план, или блок-схема, — это диаграмма, показывающая последовательность шагов процесса, точки принятия решений, где путь разветвляется, и стрелки, указывающие, куда ведет каждый путь.

Шаблон процессного плана — это готовая версия: фигуры, принятые правила компоновки и часто проработанный пример, поэтому вы не начинаете с пустого холста, а настраиваете уже существующую структуру.

Они действительно полезны для двух задач. Принятие решения: когда вы рисуете текущее состояние, команда в одной комнате видит передачи, циклы и согласования, которые никто не учитывал. И демонстрация разветвлений: когда следующий шаг читателя зависит от того, что он обнаружит, текст не может передать это без того, чтобы стать нечитаемым.

Для всего остального — а это большинство случаев — блок-схема представляет собой пронумерованный список, который кто-то сделал сложнее для обновления. Это утверждение — суть этой страницы, и оно прямо противоположно тому, что вам скажет страница результатов поиска, заполненная галереями шаблонов.

Когда блок-схема вообще стоит того, чтобы ее рисовать

Есть три ситуации, которые это оправдывают.

Вы пытаетесь увидеть что-то. Рисуя текущее состояние процесса вместе со всеми, кто с ним взаимодействует, вы надежно выявляете то, о чем никто не знал: согласование, которое происходит дважды; передача, которая пересекает четыре отдела; цикл, который отправляет треть случаев обратно в начало. Это самое ценное применение блок-схемы, и оно не связано с тем, что диаграмму будут хранить после.

Читатель должен выбирать. Устранение неполадок, сортировка (триаж), проверки на соответствие, маршрутизация эскалаций. Когда следующий шаг действительно зависит от того, что обнаружит человек, диаграмма или таблица решений лучше, чем пронумерованный список, потому что список подразумевает последовательность, которой не существует.

Процесс затрагивает несколько ролей, и именно передачи — ключевой момент. Для этого и нужны swimlanes (схемы с дорожками), и это более узкий случай, чем предполагает популярность шаблонов swimlane.

Если ни один из трех пунктов не подходит, вы рисуете картинку списка. Список будет быстрее написать, проще читать с телефона, его можно будет искать и обновлять любому. Наш шаблон документации по процессу описывает именно такую структуру.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Шаблоны»

Перейдите в раздел «Шаблоны» из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы четко увидеть полную компоновку и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Редактировать», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавлять логотип и настраивать его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесете все необходимые изменения, нажмите «Сохранить», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Предпросмотр».

На экране предпросмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вы хотите.

С шаблоном процессного плана вы можете:

• Экономить часы на построении схем: пропускайте пустую страницу со структурой для любого рабочего процесса.

• Визуализировать сложную работу: процессные планы делают видимыми точки принятия решений, передачи и узкие места.

• Оставаться в рамках бренда: применяйте свой логотип, цвета и шрифты с помощью бренд-набора Trupeer.

• Улучшать процессы: построение схемы процесса — первый шаг к его улучшению: шаблон делает неэффективность очевидной.

• Быстрее обучать команды: сочетайте процессные планы с видеообходами, чтобы быстро вводить в курс новых сотрудников.

• Достигать глобальных команд: переводите процессные планы на 65+ языков в один клик.

Посчитайте точки принятия решений, прежде чем рисовать

Самая быстрая версия теста занимает две минуты.

Запишите процесс как пронумерованный список. Затем посчитайте точки, где кому-то нужно принять решение, которое меняет то, что произойдет дальше. Не шаги, которые могут пойти не так, и не согласования, которые всегда выдаются. Настоящие развилки.

Если их меньше трех, то ваш документ — это список. Рисуйте диаграмму только если используете ее для разговора, и примите, что ее «жизнь» заканчивается вместе с разговором.

Если три или больше, то диаграмма занимает свое место, потому что теперь текстовой версии потребуются перекрестные ссылки, которые читатели не смогут удерживать в голове.

Почему это важно — поддержка (обслуживание), о которой никто не думает, пока рисует. Текст редактируется кем угодно за секунды. Диаграмме нужен инструмент, в котором ее рисовали, лицензия на этот инструмент, исходный файл, а не экспортированное изображение, и часто новая компоновка, потому что вставка одного блока сдвигает все остальное и нарушает выравнивание. Именно эта асимметрия объясняет, почему блок-схемы быстрее устаревают, чем любой другой вид документации.

Почему большинство процессных планов нужно выбрасывать

Самая полезная переоценка здесь: блок-схема обычно является инструментом мышления, а не документом.

Нарисованная на стене или на флипчарте вместе с людьми, которые выполняют работу, она делает то, чего не может текст: сразу показывает форму процесса, а именно в форме находится «мусор». Эта задача решается за несколько часов.

Ошибка — в том, что происходит дальше. Диаграмму приводят в порядок и превращают в инструмент для рисования, экспортируют, кладут в архив и начинают считать документацией. С этого момента она становится обузой, потому что будет расходиться с реальностью, и никто этого не заметит, а также выглядит авторитетно так, как не выглядит грубый набросок.

Лучший подход: сфотографируйте стену, запишите решения в тексте и отпустите диаграмму. Перерисуйте ее в следующий раз, когда вам нужно увидеть процесс — это займет час и покажет актуальную версию, а не ту, что была два года назад.

Оставляйте как поддерживаемую диаграмму только те потоки, которые проходят тест на разветвления, и у которых есть назначенный владелец, имеющий инструмент и время. В большинстве организаций это небольшое число.

Бесплатный шаблон процессного плана: структура, которую нужно копировать

Скопируйте отсюда. Рабочий процессный план — это диаграмма плюс небольшое количество текста, и именно текст — та часть, которую шаблоны не включают.

Заголовок. Процесс, названный как результат.

Владелец и дата последней проверки. Роль и дата — то есть когда кто-то в последний раз подтвердил, что схема соответствует реальности. Диаграммам это нужно больше, чем тексту, именно потому, что их сложнее обновлять.

Начало и завершение. Что запускает процесс и какое условие означает, что он завершен. Записывайте это над диаграммой, а не просто рисуйте овал.

Вне области охвата. Что находится сразу по обе стороны, но этот поток не покрывает. Именно отсюда берутся дублирующиеся диаграммы.

Диаграмма. Используйте стандартные фигуры, располагайте слева направо или сверху вниз, с одной точкой входа и четко подписанными выходами.

Подписи решений. Каждая ветка должна быть подписана условием, а не только «да» и «нет». «Превышен лимит по кредиту» лучше, чем «нет».

Что не указано на диаграмме. Исключения и пограничные случаи, которые сделали бы диаграмму нечитаемой: перечислите их текстом под диаграммой, с указателем на соответствующий шаг.

Расположение исходного файла. Где находится редактируемая версия и какой инструмент ее открывает. Диаграммы без этого превращаются в артефакты только для чтения уже в течение года.

Скопируйте сюда.

Основные фигуры блок-схем и что означает каждая

Две договоренности важнее, чем сами фигуры. Каждый ромб должен иметь выходы, подписанные условиями, а не «да» и «нет», потому что читатель приходит к ромбу, чтобы понять, что именно проверяется. И каждая стрелка должна вести куда-то: путь, который выходит за пределы диаграммы, — это либо исключение, которое относится к тексту ниже, либо отсутствующий шаг.

Здесь важнее согласованность, чем точность. Команда, которая использует прямоугольники для всего, но подписывает четко, создаст более полезные диаграммы, чем та, которая спорит о параллелограммах.

Когда swimlanes занимают свое место и когда нет

Диаграмма swimlane делит поток на строки или столбцы — по одной на роль, чтобы каждый шаг находился в дорожке того, кто его выполняет.

Swimlanes оправданы, когда предметом являются передачи. Если вы пытаетесь ответить на вопрос «кто что делает», «где это застревает» или «сколько раз это переходит между командами», swimlane отвечает сразу, и ничто другое не делает это так же.

Они не оправданы, когда одна роль делает почти все, из-за чего получается диаграмма с одной загруженной дорожкой и несколькими пустыми, или когда процесс линейный: дорожки добавляют ширину, но не добавляют информации.

Практическая цена — компоновка. Swimlanes — самый сложный тип диаграмм для редактирования, потому что вставка шага сдвигает все в каждой дорожке. Именно эта нагрузка на поддержку — главная причина, почему программы по построению схем процессов создают сотни swimlanes, которые никто никогда не обновляет.

Если вы строите схемы, чтобы найти проблемы с передачами, рисуйте swimlanes, исправляйте передачи и сохраняйте исправления, а не сами диаграммы.

Программа трансформации с 340 неподдерживаемыми диаграммами

Storrington Group — сервисная компания примерно с одиннадцатью сотнями сотрудников — запустила программу трансформации, которая включала построение схем того, как устроена организация.

За более чем пять месяцев консалтинговая компания построила сто двенадцать процессов в виде диаграмм swimlane, в результате чего получилось около трехсот сорока рисунков, когда были учтены несколько уровней. Плата плюс внутреннее время составили сумму в районе двухсот восьмидесяти тысяч фунтов.

Спустя восемнадцать месяцев кто-то спросил, сколько из них все еще соответствует действительности.

Проверили выборку из тридцати. Четыре все еще совпадали с реальностью. Девятнадцать содержали хотя бы один шаг, которого больше не существовало. Семь описывали системы, которые с тех пор были заменены.

Ни одну не обновляли. Причины были полностью практическими. Только трое сотрудников в офисе программы имели лицензии на инструмент, в котором были нарисованы диаграммы. Исходные файлы лежали в папке, которую никто вне этой команды не мог найти. А обновление swimlane означало заново перестраивать всю диаграмму — это занимало полдня на изменение, которое в словах можно было описать за минуту.

Самое неприятное открытие пришло при подсчете точек принятия решений. Из ста двенадцати процессов, которые были построены, семьдесят один имел меньше трех настоящих развилок. Они были линейными. Их рисовали как swimlanes, потому что шаблон программы говорил, что процессы нужно отображать как swimlanes.

Из сорока одного, где развилки действительно были, шесть использовались во время программы, чтобы принимать реальные решения — убирая дублирующиеся согласования и консолидируя две передачи. Эти шесть уже окупили свою стоимость. Возможно, еще пятнадцать использовались для обучения.

Сброс был простым. Сорок один процесс с развилками оставили как поддерживаемые диаграммы, перенесли в инструмент, к которому уже имели доступ все, и назначили владельца. Семьдесят один линейный процесс переписали как пронумерованный текст в базе знаний, которой люди уже пользовались.

Правило, принятое после этого, было таким, как на этой странице: рисуйте, если есть три или более настоящих точки принятия решений, или если вы рисуете это для разговора — в таком случае диаграмму не нужно поддерживать.

Через двенадцать месяцев из сорока одного поддерживаемого рисунка тридцать четыре были обновлены хотя бы один раз. Свежий аудит тридцати документов показал: двадцать шесть точных вместо четырех.

Как создать процессный план шаг за шагом

Сначала запишите процесс как пронумерованный список, даже если вы уверены, что хотите диаграмму. Это занимает десять минут и дает количество точек принятия решений.

Если подсчет оправдывает диаграмму, согласуйте начало и завершение до того, как рисовать что-либо, потому что разногласия по области охвата — это то, что заставляет сессии по построению схем затягиваться.

Нарисуйте текущее состояние вместе с людьми, которые выполняют работу, на стене или на общем холсте, примерно. Не приводите в порядок во время рисования.

Подпишите каждый выход решения условием.

Отмечайте исключения текстом рядом с диаграммой, а не добавляйте для них отдельные блоки, потому что именно исключения превращают читаемый поток в нечитаемый.

Пройдите это вместе с человеком, который выполняет процесс, и следите за фразой «ну, иногда». Каждая такая фраза — это либо отсутствующая ветка, либо исключение для текста.

Затем явно решите, будет ли эта диаграмма храниться или ее нужно выбросить. Оба варианта допустимы. Нерешительность — это то, что приводит к папке устаревших рисунков.

Типы процессных планов и шаблоны блок-схем

Базовая блок-схема. Последовательные шаги с несколькими решениями. Стандартный и обычно правильный выбор.

Swimlane или кросс-функциональная. Шаги распределяются по ролям. Для проблем с передачами — как указано выше.

Дерево решений. Много ветвлений, мало последовательности. Часто лучше выражать это как таблицу решений: ее проще поддерживать, и она так же читается. Наш шаблон job aid описывает, когда таблица лучше диаграммы.

Диаграмма потоков данных. Показывает перемещение информации между хранилищами и процессами, а не последовательность задач. Другая нотация для другого вопроса.

Карта потока создания ценности. Добавляет время, запасы и данные о добавленной ценности в поток. Инструмент lean для поиска потерь, а не формат документации.

Системный или архитектурный поток. Компоненты и интерфейсы вместо шагов человека — вместе с вашим IT-документированием.

Текущее состояние vs будущее состояние. Две диаграммы рядом. Действительно полезно для решений о изменениях и редко стоит поддерживать дальше, потому что будущее состояние становится текущим или отбрасывается.

Могу ли я получить шаблон блок-схемы в Word, PowerPoint или Excel?

PowerPoint — самый практичный из трех вариантов для диаграммы, которую большинству людей нужно будет редактировать. Почти у всех он есть, фигуры и коннекторы ведут себя разумно, а коннекторы остаются прикрепленными, когда блоки перемещаются.

Word может создавать блок-схемы, но после примерно десятка блоков становится неудобно: холст для рисования конфликтует с потоком текста. Это хороший выбор, когда диаграмма небольшая и должна находиться внутри более крупного документа.

Excel — не тот инструмент для диаграммы и не тот — для двух задач вокруг нее: реестра процессов, где перечислены все потоки с владельцем, датой последней проверки и количеством точек принятия решений, а также любой таблицы решений, которую вы извлекаете из диаграммы с множеством развилок.

PDF для выпущенной версии. Важно, чтобы исходный файл оставался доступным и был указан в документе: PDF-блок-схема без редактируемого оригинала — это диаграмма, которую никогда не обновят.

Какой бы вариант вы ни выбрали, берите инструмент, который уже есть у всех, кто может обновлять диаграмму. Пример Storrington выше провалился из-за лицензий, а не из-за усилий.

Может ли ChatGPT или инструменты ИИ создать блок-схему?

Они могут сделать первый черновик, и это действительно полезная отправная точка. Опишите процесс простыми словами — и большинство актуальных моделей вернут диаграмму в текстовой нотации, например Mermaid, или структурированное описание, которое можно вставить в инструмент для построения диаграмм.

Стоит знать о двух ограничениях. Модель рисует процесс, который вы описали, а не тот, который у вас есть, поэтому она воспроизведет ваш «счастливый путь» и любые пробелы в вашем понимании. И у нее нет способа знать, какие ветки реальны, поэтому она обычно создает аккуратные симметричные решения там, где в реальности есть три неравномерных исхода.

Практическая ценность — получить черновую диаграмму за две минуты, чтобы разговор с людьми, которые выполняют работу, мог начаться с чего-то конкретного. Относитесь к результату как к подсказке для этого разговора, а не как к карте.

Что стоит хранить как текст, а не как диаграмму

Части процесса, которые стабильно должны быть в словах, а не в блоках.

Исключения и пограничные случаи — самый быстрый способ сделать диаграмму нечитаемой.

Правила решений любой сложности: то есть все, что связано с порогами, значениями или несколькими условиями. Ромб с подписью «проверка кредитоспособности» скрывает правило, которому нужны три строки текста.

Все, что требует суждения, а не проверки, потому что диаграмма подразумевает однозначный ответ.

Детализация на уровне полей, названия систем и конкретика того, что куда вводится. Это должно быть в процедуре, над которой находится диаграмма.

И причина, по которой существует процесс: она должна быть в политике, а не в любом из вариантов выше.

Хорошее сочетание — диаграмма на одну страницу, показывающая форму и ветвления, а процедура ниже несет детали. Наш шаблон SOP описывает этот нижний слой.

Как документировать процесс, который диаграмма не может

Стоит сказать прямо: Trupeer AI не рисует блок-схемы. Он записывает то, что делает человек на экране, и превращает это в письменное руководство и видео. Для самой диаграммы вам нужен инструмент для построения диаграмм, и существует несколько хороших бесплатных вариантов.

Где это действительно помогает — в половине работы, которую блок-схема не может выполнить. Как только ваша диаграмма показывает форму и ветвления, кто-то все равно должен описать, что именно происходит внутри каждого блока, и именно это описание нужно людям в момент, когда они выполняют работу, а не когда они просматривают процесс.

Если записать задачу один раз, вы получите письменные детали со шагами и экранами, которые уже зафиксированы — это заметно быстрее, чем писать вручную, и гораздо вероятнее будет точным. Также это хорошо справляется с исключениями, потому что практичный подход — записывать их по мере возникновения, а не пытаться вспомнить позже.

Запишите. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

Результат хранится в вашей базе знаний с единым бренд-оформлением рядом с диаграммой, а создатель SOP охватывает процедуры, которые нужно контролировать. Инструкции по настройке находятся в руководстве по настройке шаблона документа.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон процессного плана в PowerPoint?

PowerPoint — разумный выбор, и у большинства людей он уже есть. Соберите один слайд со стандартными фигурами и стилями коннекторов и сохраните его как шаблон для дома. Преимущество по сравнению со специализированным инструментом — чисто практическое: любой, кому нужно обновить диаграмму, сможет открыть ее без запроса лицензии.

Есть ли шаблон блок-схемы для Word?

Word справляется с небольшими блок-схемами внутри более крупного документа, используя холст для рисования, чтобы фигуры оставались сгруппированными. После примерно десятка блоков становится неудобно, и диаграмму лучше собирать в другом месте и вставлять как изображение, указав в документе расположение исходного файла, чтобы кто-то мог обновить ее позже.

Есть ли шаблон процессного плана в Excel?

Excel может рисовать диаграммы, но редко стоит это делать. Полезная роль Excel здесь — реестр: каждый процессный план с владельцем, датой последней проверки, количеством точек принятия решений и тем, где находится исходный файл. Именно этот реестр не дает библиотеке диаграмм тихо устаревать — это и есть проблема, описанная в приведенном выше примере.

Есть ли бесплатный шаблон процессного плана в PDF?

Экспортируйте в PDF для рассылки и для всего, что попадает в аудит или пакет документов. Всегда указывайте исходный файл и его расположение прямо на диаграмме, потому что PDF-блок-схема без доступного оригинала — это документ, который никто не сможет поддерживать.

Сколько блоков должна содержать блок-схема?

Пятнадцать-двадцать блоков на странице — это примерно предел читаемости. Дальше либо разделяйте на высокоуровневый поток со связанными под-потоками, либо примите, что процесс лучше выражать текстом с небольшой диаграммой, показывающей только ветвления. Диаграммы с шестьюдесятью блоками обычно создают, чтобы продемонстрировать тщательность, а не чтобы их читали.

В чем разница между процессным планом и процессной картой?

На практике эти термины используют взаимозаменяемо. Если организации их различают, то процессный план — это последовательность шагов, а процессная карта шире: она добавляет роли, системы, входы, выходы и иногда данные о времени и объеме. Карта потока создания ценности идет еще дальше, добавляя время ожидания и анализ добавленной ценности.

Кто должен быть владельцем блок-схемы процесса?

Назначенная роль с инструментом, доступом и временем для обновления. Это более высокий порог, чем звучит, и именно поэтому большинство диаграмм устаревает. Если вы не можете назвать человека, который удовлетворяет всем трем условиям, не создавайте диаграмму как поддерживаемый документ.

Как часто нужно обновлять процессный план?

По триггерам, а не по расписанию: когда меняется система, когда передача переходит между командами, когда появляется новая ветка или когда меняется владелец процесса. Добавьте дату последней проверки и перепроверяйте ежегодно — для диаграммы это обычно означает пройти ее вместе с человеком, который выполняет процесс, а не просто прочитать.