Чёткие корпоративные политики формируют ожидания, защищают бизнес и создают справедливую рабочую среду. С Trupeer вы можете сэкономить часы на подготовке политик, начав с бесплатного шаблона корпоративной политики, настроив его с помощью ваших бренд-гайдлайнов и превращая каждую политику в видеообзор, который сотрудники действительно смотрят, а не просто пролистывают.

Написать корпоративную политику — самая простая часть. Большинство организаций делают это, а затем через три года получают сорок политик, из которых десяток уже устарел, никто не может сказать, кто за них отвечает, и нет записи о том, кто вообще их читал.

Этот бесплатный шаблон корпоративной политики даёт структуру пунктов, которая подходит для любой политики, и два условия, которые делают библиотеку пригодной для использования: реестр и цикл пересмотра.

Скачать шаблон корпоративной политики

Бесплатно, редактируемо, без водяного знака. Word плюс реестр Excel — именно то сочетание, которое важно, потому что реестр предотвращает проблему библиотеки.

Шаблон корпоративной политики

Та же структура подходит для любой политики. Согласованность по всей библиотеке стоит больше, чем настройка каждого документа.

Как настроить этот шаблон в Trupeer

Шаг 1: Откройте раздел «Templates»

Перейдите в раздел «Templates» из главного меню.

Шаг 2: Выберите и откройте шаблон

Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.

Шаг 3: Разверните просмотр шаблона

При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы ясно увидеть полную разметку и детали.

Шаг 4: Отредактируйте шаблон

Нажмите «Edit», чтобы начать изменять выбранный шаблон.

В редакторе вы можете:

• Добавлять новые разделы

• Задавать или обновлять правила форматирования

• Добавить логотип и настроить его положение и связанные параметры

Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон

После того как вы внесёте все необходимые изменения, нажмите «Save», чтобы сохранить обновлённый шаблон как свой.

Шаг 6: Предпросмотр и точная настройка шаблона

Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Preview».

На экране предпросмотра при необходимости вы можете продолжить вносить изменения напрямую, чтобы шаблон отображался ровно так, как вам нужно.

С шаблоном корпоративной политики вы можете:

• Экономить часы на написании: пропускайте пустую страницу с проверенной структурой политики.

• Стандартизировать политики: используйте один и тот же формат для каждой области политики.

• Оставаться в фирменном стиле: применяйте логотип, шрифты и цвета с помощью бренд-кита Trupeer.

• Обучать каждого сотрудника: сочетайте политики с видеообзорами — это намного эффективнее, чем email.

• Оставаться в соответствии: встроенные разделы поддерживают трудовое законодательство и готовность к аудитам.

• Работать с глобальными командами: переводите корпоративные политики на 65+ языков одним кликом.

Отличные корпоративные политики делают ожидания понятными, а рабочую среду — справедливой. Используйте этот шаблон, чтобы каждая политика была ясной, согласованной и в фирменном стиле.

Ключевые пункты, которые содержит любая корпоративная политика

Четыре из этих разделов люди чаще всего пропускают, и каждое упущение приводит к предсказуемой проблеме.

Область применения, включая исключения. Политики, которые говорят, кому они применяются, но не говорят, кому не применяются, постоянно вызывают вопросы у подрядчиков, сотрудников на неполной ставке и у персонала из-за рубежа.

Определения. Половина всех споров по политикам — это споры о словах. Если политика удалённой работы не определяет «удалённую», кто-то воспримет это как другую страну.

Исключения и кто может их предоставлять. Каждая политика получает исключения. Без документации их предоставляют несогласованно — кто бы ни был спрошен, а это хуже, чем отсутствие политики, потому что создаёт прецедент, с которым никто не соглашался.

Несоблюдение. Политика без указанного последствия — это рекомендация. Если вы намерены её применять, скажите, как выглядит применение.

Пример заполненной корпоративной политики

Сокращённая политика удалённой работы, показывающая уровень конкретики, который делает политику пригодной для использования.

[COMPANY NAME] ПОЛИТИКА УДАЛЁННОЙ РАБОТЫ · POL-014 · v2.1
Действует: 1 октября · Владелец: менеджер по персоналу · Утверждено: COO, 12 сентября · Следующий пересмотр: 1 октября в следующем году · Действует для: всех постоянных сотрудников на должностях, предполагающих работу в офисе. Не применяется к сотрудникам, работающим на объектах, в рознице или по контрактам подрядчиков.

1. Цель. Определить, когда и как сотрудники могут работать удалённо, чтобы договорённости были последовательными, справедливыми и соответствовали операционным потребностям.

2. Область применения. Охватывает регулярную и эпизодическую удалённую работу в [country]. Не охватывает работу из другой страны, для которой требуется отдельное согласование по Международной политике удалённой работы, или контракты на удалённую работу на полный рабочий день, которые согласуются при приёме на работу.

3. Определения.

• Удалённая работа: выполнение вашей роли из места, отличного от корпоративного офиса, согласованное заранее.

• Основное время: с 10:00 до 16:00 по местному времени, когда ожидается, что сотрудники доступны для связи.

• Эпизодическая удалённая работа: менее [4] дней в месяц, согласуется с вашим руководителем.

4. Текст политики.
4.1 Сотрудники, соответствующие требованиям, могут работать удалённо до [2] дней в неделю при согласовании с руководителем.
4.2 Дни удалённой работы должны быть согласованы минимум за [24] часа до начала, за исключением срочных обстоятельств.
4.3 Сотрудники должны быть доступны для связи и находиться в рабочем состоянии в основное время.
4.4 Сотрудники должны иметь подходящую рабочую среду, включая надёжное интернет-соединение и рабочее место, позволяющее проводить конфиденциальные звонки.
4.5 Дни работы всей командой в офисе имеют приоритет над индивидуальными договорённостями об удалённой работе. Они будут опубликованы минимум за [2] недели.
4.6 Удалённая работа не является заменой больничного или отпуска по уходу.
4.7 Для корпоративной работы должно использоваться корпоративное оборудование. Корпоративные данные нельзя хранить на персональных устройствах в соответствии с политикой защиты данных.

5. Ответственности.

• Сотрудники: заранее согласовывают договорённости, остаются доступными для связи в основное время, поддерживают подходящую среду, соблюдают требования по безопасности данных.

• Руководители: последовательно применяют эту политику в своей команде, обеспечивают операционное покрытие и направляют любой запрос на постоянное изменение в HR.

• HR: поддерживает эту политику, консультирует по исключениям и обрабатывает запросы на адаптацию.

6. Исключения. Вариации сверх [2] дней в неделю требуют согласования HR и, если они связаны с инвалидностью или состоянием здоровья, будут обрабатываться как запрос на разумную адаптацию, а не по этой политике.

7. Несоблюдение. Невыполнение этой политики может быть рассмотрено в рамках дисциплинарной процедуры. Постоянная недоступность в основное время будет рассматриваться как вопрос эффективности.

8. Связанные документы. Политика защиты данных, политика допустимого использования ИТ, политика посещаемости, дисциплинарная процедура.

9. История изменений. v2.1, 12 сентября, основное время сокращено и добавлены дни работы команды в офисе, утверждено COO. v2.0, предыдущий год, первоначальное изменение после пандемии.

Пожалуйста, прочитайте: Этот шаблон и пример предоставлены для общей информации и не являются юридической консультацией. Корпоративные политики взаимодействуют с трудовым законодательством, обязательствами по охране труда и технике безопасности, законодательством о защите данных и, в некоторых случаях, с коллективными соглашениями, а требования различаются в зависимости от юрисдикции. Перед выпуском попросите, чтобы любую политику рассмотрел квалифицированный юрист по трудовому праву или ваш HR-советник.

Какая корпоративная политика вам нужна?

Начните с тех, где отсутствие политики уже приводит к несогласованности. Обычно это более короткий список, чем полноценная библиотека.

• Что-то постоянно решается по-разному разными руководителями. Напишите политику.

• Применяется юридическое или нормативное требование. Напишите это и добейтесь рассмотрения.

• Произошёл инцидент, и вы хотите предотвратить повторение. Напишите это, но проверьте, не была ли реальная «дыра» процедурой, а не политикой.

• Один сотрудник делает то, чего вы бы предпочли, чтобы он не делал. Поговорите. Корпоративная политика, направленная на одного человека, видна всем и редко хорошо «приживается».

• Кто-то предложил, что вам нужна такая политика. Сначала спросите, какую проблему она решает.

Базовые политики, которые чаще всего нужны большинству компаний

Политики поведения на рабочем месте

Кодекс делового поведения, противодействие домогательствам и дискриминации, дисциплинарные меры и разбирательства по жалобам, наркотики и алкоголь, дресс-код, конфликты интересов, подарки и гостеприимство, а также сообщения о нарушениях (whistleblowing).

Это те политики, которые чаще всего будут проверять, если что-то пойдёт не так. Поэтому им нужна согласованная структура, документированное утверждение и записи о подтверждении — больше, чем любой другой группе.

Политики отпусков и времени отдыха

Ежегодный отпуск, больничный, отпуск по уходу за ребёнком и семейный отпуск, отпуск в связи со смертью близкого, отпуск без сохранения оплаты, сэббатикалс, обязанности присяжного и государственные праздники.

Здесь самая частая ошибка — указывать право без процедуры. «Сотрудники получают 25 дней» — а запрос, согласование, перенос и правила уведомления остаются без ответа, и именно это порождает вопросы.

Политики по данным, конфиденциальности и технологиям

Защита данных, допустимое использование ИТ, информационная безопасность, BYOD и управление устройствами, пароли и контроль доступа, использование email и интернета, использование ИИ, а также закупка ПО.

Использование ИИ — заметный пробел в большинстве библиотек политик на данный момент. Сотрудники уже используют эти инструменты с корпоративными данными, и политика «после факта» сложнее, чем политика «до». В частности, по закупкам см. шаблон политики закупок ИТ.

Политики по охране труда, безопасности и окружающей среде

Охрана труда и техника безопасности, отчётность об авариях и инцидентах, пожарная безопасность и чрезвычайные ситуации, первая помощь, работа в одиночку, оборудование с дисплеями, психическое здоровье и благополучие, а также политика по окружающей среде или устойчивому развитию.

Некоторые из этих политик обязательны по закону, а не опциональны, и требования различаются в зависимости от юрисдикции и численности персонала. Это та группа, где шаблону особенно нужен локальный пересмотр.

Операционные политики и политики по расходам

Расходы и командировки, закупки и приобретения, корпоративный автопарк и флот, управление активами и непрерывность бизнеса.

Это политики, которые имеют самые понятные финансовые последствия, когда они сформулированы расплывчато. «Разумные расходы» — это самая дорогая по последствиям фраза в этой категории.

Реестр политик

Артефакт, который отделяет библиотеку политик от папки документов. Одна строка на каждую политику.

Две колонки выполняют работу. Следующий пересмотр — потому что политики без дат пересмотра незаметно устаревают. И владелец — потому что политика, принадлежащая «HR», а не роли, означает, что никто не замечает, когда её нужно обновлять.

Сортируйте реестр по дате следующего пересмотра один раз в квартал. Всё, что просрочено, либо устарело, либо никогда не было нужно — и оба варианта важно знать.

Жизненный цикл политики

Черновик. Пишет человек, который находится ближе всего к теме, используя стандартную структуру.

Пересмотр. HR, юристы и любая затронутая функция. Именно здесь выявляются проблемы, связанные с юрисдикцией.

Утверждение. Лицом, у которого есть полномочия, чтобы нести ответственность за результат. Зафиксируйте, кто и когда.

Выпуск и распространение. С уведомлением до даты вступления в силу, а не в саму дату.

Подтверждение. Соберите и зафиксируйте, где политика будет применяться.

Применение. Отвечайте на вопросы, отмечайте, где есть неясности, отслеживайте предоставленные исключения.

Пересмотр по графику. В дату в реестре и сразу после любого инцидента, которое политика не смогла предотвратить, или после любого релевантного юридического изменения.

Снятие с действия или замена. Выведите старую версию из обращения. Политика, заменённая, но всё ещё размещённая во внутреннем портале, остаётся активным обязательством.

Утверждение и согласование

Утверждение должно быть у человека, который отвечает за результат, а не у того, кто её написал. На практике это означает: для корпоративных политик — руководитель уровня executive, для функциональных — руководитель функции, а для всего, что имеет юридические последствия, — юридическая проверка.

Зафиксируйте имя, должность и дату прямо в самой политике. Если решение когда-либо оспаривают, первый вопрос — была ли политика надлежащим образом утверждена и действовала на тот момент.

Распространение и подтверждение

• Сообщайте заранее до даты вступления в силу. Тридцать дней для всего, что существенно влияет на сотрудников.

• Объясняйте изменения, а не просто публикуйте. Политика, размещённая без контекста, вызывает сопротивление.

• Храните одну версию в одном месте. Самая частая причина политики, которую нельзя обеспечить, — это три версии в обращении.

• Собирайте подтверждение по всему, что вы намерены применять, и фиксируйте версию политики рядом с подписью.

• Включайте политики в онбординг, иначе каждый новый сотрудник размывает библиотеку.

• Сначала информируйте руководителей, чтобы они могли отвечать на вопросы.

Пересмотр и снятие с действия

Пересматривайте ежегодно по умолчанию и сразу, когда меняется релевантное законодательство, после любого инцидента, который политика не смогла предотвратить, после реорганизации или когда один и тот же вопрос продолжает поступать.

Снимайте с действия осознанно. Отметьте документ как заменённый, уберите его с интранета и из справочника, сохраните архивную копию с датами для записи и зафиксируйте изменение в истории изменений заменяющей политики. Политики, которые тихо исчезают, оставляют сотрудников в неопределённости относительно того, что применяется.

Что такое корпоративная политика?

Письменное изложение правил и ожиданий, которые регулируют аспект того, как организация работает, и как ведут себя её сотрудники. В ней указано, что должно или не должно происходить, кому она применяется, кто отвечает, и что следует из несоблюдения.

Её функция — согласованность. Без политики одну и ту же ситуацию будут обрабатывать по-разному в зависимости от того, кто с ней работает, что несправедливо для сотрудников и сложно защищать, если решение оспаривают.

Политика, процедура, SOP, справочник или руководство

Их часто путают, и эта путаница приводит к документам, которые не подходят ни для чего.

Практическое правило: если вы пишете пронумерованные шаги в системе, вы перешли от политики к процедуре. Разделите их и сделайте так, чтобы политика ссылалась на SOP. Политики, которые «впитывают» процедуры, нужно переутверждать каждый раз, когда меняется инструмент.

Когда вам нужна корпоративная политика

• Применяется юридическое или нормативное обязательство.

• То же решение принимается несогласованно.

• Цена ошибки достаточно высока, чтобы оправдать письменное правило.

• Вы растёте за пределы того, когда основатель или руководитель может решать всё в каждом случае отдельно — обычно где-то между пятнадцатью и тридцатью людьми.

• Инцидент показал, что не было согласованной позиции.

• Страховая компания, клиент или аудитор просит показать её.

Вам не нужна политика для всего. Библиотека из сорока политик в компании из двадцати сотрудников не поддаётся поддержанию, а неподдерживаемые политики хуже, чем отсутствие, потому что создают ожидания, которые никто не выполняет.

Как написать корпоративную политику

1. Определите проблему, которую она решает, в одном предложении. Если вы не можете, возможно, политика вам не нужна.

2. Проверьте, что уже существует. Пересекающиеся политики со временем противоречат друг другу.

3. Сначала установите юридическую позицию. Некоторые элементы не в вашей компетенции, и это зависит от юрисдикции.

4. Используйте стандартную структуру. Согласованность по всей библиотеке ценнее, чем индивидуальная разметка.

5. Опишите область применения, включая исключения. Подрядчики, сотрудники на неполной ставке, персонал из-за рубежа.

6. Определите каждый неоднозначный термин.

7. Пишите правила с «должно», «может» и «не будет». Избегайте «следует» в обязательной политике, потому что это приглашает к трактовкам.

8. Не включайте процедуру. Вместо этого ссылайтесь на SOP.

9. Укажите исключения и кто их предоставляет.

10. Укажите последствия несоблюдения, если вы намерены применять политику.

11. Добейтесь рассмотрения со стороны HR, юристов и затронутой функции.

12. Утвердите, зарегистрируйте, выпустите с уведомлением и соберите подтверждение.

13. Установите дату пересмотра в реестре до публикации.

Стиль написания политик

• Короткие предложения. Политика, которую читают под давлением, должна быть однозначной, а не изящной.

• Активный залог с названной ролью. «Руководители должны утвердить» лучше, чем «утверждение должно быть получено».

• Должно, может, не будет. Не «следует», где правило обязательно.

• Числа вместо прилагательных. «В течение 5 рабочих дней», а не «своевременно».

• Без жаргона и без внутренних названий систем, которые могут измениться.

• Определите всё, что разумный человек может прочитать двояко.

• Одна страница, где возможно. Две-четыре для сложных тем. Всё, что длиннее, обычно содержит процедуру.

Лучшие практики

• Одна структура для всей библиотеки.

• Названная роль как владелец для каждой политики, никогда не отдел.

• Дата следующего пересмотра на каждой политике и в реестре.

• Процедура хранится отдельно от политики.

• Уведомление до даты вступления в силу.

• Подтверждение фиксируется вместе с версией.

• Одна версия в одном месте.

• Реестр отсортирован по дате пересмотра раз в квартал.

• Заменённые версии сняты, а не просто заменены.

Частые ошибки

• Политика и процедура объединены, поэтому при изменении инструмента требуется переутверждение.

• Нет исключений по области применения, из-за чего постоянно возникают вопросы о том, кто охвачен.

• Неопределённые термины — это корень большинства споров по политикам.

• Исключения не документированы, поэтому их предоставляют несогласованно и они становятся прецедентом.

• Не указаны последствия для политики, которую вы намерены применять.

• Нет записи о подтверждении, из-за чего применение затруднено.

• Несколько версий в обращении.

• Нет владельца, поэтому ничего не обновляется.

• Нет даты пересмотра, поэтому библиотека незаметно устаревает.

• Слишком много политик для размера организации.

• Корпоративная политика написана для решения вопроса одного конкретного человека.

• Опубликовано без объяснений, из-за чего это читается как недоверие.

Объясните политику, а не просто опубликуйте

Откройте шаблон в Trupeer AI, примените ваш бренд-кит, чтобы каждая политика соответствовала вашему справочнику и внутренним документам, и отредактируйте любой раздел напрямую. Настройка находится в руководстве по шаблонам.

Политики подписывают, не читая, поэтому записи о подтверждении доказывают факт получения, а не понимание. Политики с самой высокой стоимостью недопонимания — обычно операционные: как сообщать об отсутствии, как подать запрос на расходы, что делать, когда вы обнаружили инцидент с данными.

Для них зафиксируйте короткий видеообзор. Trupeer AI создаёт письменную процедуру и озвученный видеообзор из одной записи, поэтому в политике указано правило, а видео показывает процесс. Переведите это на 65+ языков — это важно здесь, потому что сотрудник, который неправильно понял политику на втором языке, может столкнуться с последствиями. Держите библиотеку в вашем центре знаний, чтобы была одна актуальная версия, и включите её в онбординг.

Зафиксируйте это. Оформите в бренде. Переведите. Trupeer it.

Часто задаваемые вопросы

Есть ли бесплатный шаблон корпоративной политики в Word?

Да. Word — основной формат: в нём есть полная структура пунктов и заметки по руководству, которые вы удаляете по мере написания. Бесплатная загрузка, без регистрации, без водяного знака.

Могу ли я скачать бесплатный шаблон корпоративной политики в Word?

Да. Каждый формат — это бесплатная загрузка без необходимости создавать аккаунт, и его можно использовать для любого количества политик, которое вам нужно.

Есть ли шаблон корпоративной политики в формате Word doc?

Да: версия .doc включена вместе с .docx для старых систем и форматов корпоративных справочников.

Есть ли бесплатный шаблон корпоративной политики в PDF?

Да. PDF — это выпущенная версия, с блоком подтверждения на последней странице для подписи, который вам нужен, если вы намерены применять политику.

Есть ли бесплатный шаблон корпоративной политики в Excel?

Да, и он действительно полезен, а не просто «формат ради формата». Файл Excel — это реестр политик: одна строка на каждую политику с владельцем, версией, датой утверждения, датой следующего пересмотра, статусом подтверждения и локацией. Сортировка по дате пересмотра — это одно из самых эффективных действий, которые вы можете сделать, чтобы библиотека политик оставалась актуальной.

Какой лучший бесплатный шаблон корпоративной политики?

Тот, который вы используете для каждой политики, а не каждый раз берёте другую структуру. Согласованность по всей библиотеке важнее, чем настройка отдельных документов, потому что сотрудники учатся, где искать, а проверяющие могут сравнивать версии. Возьмите шаблон Word для написания и реестр Excel для управления, поскольку большинство проблем с политиками — это проблемы поддержки, а не проблемы черновика.

Где я могу найти корпоративные политики для сотрудников в PDF?

PDF-версия этого шаблона — это выпущенный формат, а заполненный пример политики удалённой работы включён как полный PDF, чтобы вы могли увидеть готовую политику. Если вы хотите получить весь набор одним документом для сотрудников, это будет справочник, а не политика, и шаблон справочника сотрудника создан для этого.

Что такое корпоративная политика?

Письменное изложение правил и ожиданий, которые регулируют аспект того, как организация работает: что должно или не должно происходить, кому это применяется, кто отвечает, и что следует из несоблюдения. Её цель — согласованность, поэтому одна и та же ситуация обрабатывается одинаково независимо от того, кто с ней работает.

Что должна включать корпоративная политика?

Название и ссылка, версия и дата вступления в силу, владелец, утверждающий, дата следующего пересмотра, кому применяется, цель, область применения с исключениями, определения, пронумерованный текст политики, ответственности по ролям, исключения и кто их предоставляет, последствия несоблюдения, связанные документы, история изменений и блок подтверждения.

В чём разница между политикой и процедурой?

Политика устанавливает правило и причину. Процедура описывает, как это выполняется, пошагово. «Расходы свыше £500 требуют утверждения директором» — это политика. Шаги по подаче и маршрутизации этого запроса — это процедура. Держите их в отдельных документах, иначе любое изменение системы заставляет вас переутверждать политику.

Сколько политик нужна компании?

Меньше, чем обычно предполагают шаблонные библиотеки. Начните с кодекса делового поведения, посещаемости, отпусков, защиты данных, допустимого использования ИТ, охраны труда и техники безопасности, противодействия домогательствам, а также дисциплинарных мер и разбирательств по жалобам. Добавляйте другие, когда отсутствие одной из них приводит к несогласованности или когда применяется требование. Сорок политик в компании из двадцати человек не удастся поддерживать, а неподдерживаемые политики создают ожидания, которые никто не выполняет.

Какой длины должна быть корпоративная политика?

Одна страница, где возможно; две-четыре для сложных тем. Если документ получается длиннее, проверьте, не «вползла» ли процедура, потому что почти всегда причина именно в этом.

Кто должен писать и утверждать корпоративные политики?

Черновик готовит тот, кто находится ближе всего к теме, HR и юристы проводят проверку, а утверждает человек, у которого есть полномочия, чтобы нести ответственность за результат. Зафиксируйте имя утверждающего, его роль и дату прямо в самой политике, потому что первый вопрос в любом оспаривании — была ли политика надлежащим образом утверждена и действовала на тот момент.

Нужно ли сотрудникам подписывать корпоративные политики?

Да, для любой политики, которую вы намерены применять. Зафиксируйте подпись, дату и версию политики. Подтверждение доказывает факт получения, а не понимание, поэтому операционные политики тоже заслуживают короткого объяснения, а не только документа.

Как часто нужно пересматривать корпоративные политики?

Ежегодно по умолчанию и сразу, когда меняется релевантное законодательство, после любого инцидента, который политика не смогла предотвратить, после реорганизации, или когда один и тот же вопрос продолжает поступать. Отслеживайте даты пересмотра в реестре и сортируйте по ним раз в квартал.

Могу ли я настроить этот шаблон корпоративной политики?

Да, каждая версия полностью редактируемая. Удаляйте разделы, которые не относятся к конкретной политике, а не оставляйте их пустыми. В Trupeer AI вы также можете применить ваш бренд-кит, чтобы вся библиотека выглядела согласованно.

Связанные шаблоны

• Шаблоны политики и процедуры

• Шаблон политики посещаемости

• Шаблон политики защиты данных

• Шаблон политики закупок ИТ

• Шаблон справочника сотрудника

• Шаблон SOP

• Шаблон SOP HR

• Шаблон чек-листа и планов онбординга