Использовать этот шаблон
Каждое изменение по-разному отражается на разных людях. Новая ERP может почти ничего не изменить для команды продаж, преобразовать работу отдела кредиторской задолженности и незаметно добавить этапы согласования для каждого руководителя. Если вы планируете коммуникации и обучение, не зная этого, вы либо перегружаете людей, которых изменения не затрагивают, либо недостаточно готовите тех, кого они затрагивают. Шаблон оценки влияния изменений точно показывает, кто затронут, насколько и каким образом, чтобы остальной план изменений был направлен на нужных людей.
Этот бесплатный шаблон оценки влияния изменений включает описание изменений, группы заинтересованных сторон, влияние по десяти измерениям, шкалу оценки влияния, тепловую карту, готовность, риски и действия, которые нужны для каждого вида влияния. Он поставляется с заполненным примером и интерактивным оценщиком влияния изменений на этой странице, чтобы вы могли оценить изменение за две минуты и зарегистрироваться, чтобы получить полные результаты. Скопируйте структуру ниже или откройте ее в Trupeer и настройте.
Что такое шаблон оценки влияния изменений?
Шаблон оценки влияния изменений — это структурированный документ для определения того, как изменение, например новая система, процесс, политика или организационный дизайн, повлияет на каждую группу людей. Для каждой группы заинтересованных сторон он фиксирует текущее состояние, будущее состояние, характер и масштаб различий по таким измерениям, как процессы, системы, роли, навыки и модели поведения, а также действия, необходимые для подготовки людей.
Оценка питает всю остальную работу по изменениям: коммуникации, обучение, поддержку и готовность. Для общего плана, в который она входит, используйте шаблон плана управления изменениями.
Зачем делать оценку влияния изменений?
Сфокусируйте усилия там, где изменения ощущаются сильнее всего, вместо того чтобы относиться ко всем группам одинаково.
Точно спланируйте обучение, опираясь на те задачи и навыки, которые действительно меняются.
Настройте коммуникации под то, что каждой группе нужно знать.
Раннее выявляйте риски, например перегруженные команды или роли, которые исчезают.
Устанавливайте реалистичные сроки, потому что группам с высоким влиянием требуется больше времени и поддержки.
Дайте руководителям четкое представление о человеческой стороне изменений.
Кто использует шаблон оценки влияния изменений?
Менеджеры изменений и лиды изменений, которые ведут «человеческую» часть программы.
Команды программ ERP, CRM и HCM, готовящие пользователей к новой системе.
HR и команды организационного дизайна, планирующие реструктуризации.
Владельцы процессов и бизнес-лиды, чьи команды затронуты.
Лиды по обучению и коммуникациям, которые действуют по результатам.
Transformation offices, отслеживающие готовность в рамках нескольких проектов.
Оцените влияние изменений за две минуты
Используйте интерактивный оценщик влияния изменений на этой странице, чтобы оценить ваше изменение по шести ключевым измерениям. Вы сразу увидите общий уровень влияния, а также сможете зарегистрироваться, чтобы получить полные результаты: подробную разбивку по каждому измерению, рекомендуемые действия и полный шаблон, предварительно заполненный вашими ответами.
Предварительный просмотр шаблона оценки влияния изменений
Шаблон начинается с краткого описания изменений: что меняется, почему, когда и кто это возглавляет. Реестр заинтересованных сторон перечисляет каждую затронутую группу с размером и локацией. Основная часть — таблица оценки влияния, где каждая группа оценивается по десяти измерениям: от процессов и систем до моделей поведения и локации. Тепловая карта суммирует оценки, затем идут готовность, риски и действия, которые требует каждое влияние. Каждый раздел можно редактировать, чтобы вы могли добавлять группы, измерения или уровни оценки.
Как настроить этот шаблон в Trupeer
Шаг 1: Откройте раздел «Templates»
Перейдите в раздел «Templates» из главного меню навигации.
Шаг 2: Выберите и откройте шаблон
Нажмите на любой шаблон, с которым хотите работать, чтобы открыть его.
Шаг 3: Разверните просмотр шаблона
При необходимости разверните просмотр шаблона, чтобы увидеть полную структуру и детали более четко.
Шаг 4: Отредактируйте шаблон
Нажмите «Edit», чтобы начать изменять выбранный шаблон.
В редакторе вы можете:
Добавлять новые разделы
Задавать или обновлять правила форматирования
Добавлять логотип и настраивать его положение и связанные параметры
Шаг 5: Сохраните настроенный шаблон
После внесения всех необходимых изменений нажмите «Save», чтобы сохранить обновленный шаблон как свой.
Шаг 6: Предварительный просмотр и точная настройка шаблона
Когда вы захотите увидеть, как выглядит ваш настроенный шаблон, откройте «Preview».
На экране предварительного просмотра вы можете продолжить вносить изменения напрямую при необходимости, чтобы шаблон выглядел ровно так, как вы хотите.
С помощью шаблона оценки влияния изменений вы можете:
Увидеть, кто затронут и насколько, в одном представлении.
Последовательно оценивать влияние по общей шкале.
Превращать влияние в действия для коммуникаций, обучения и поддержки.
Приоритизировать группы с высоким влиянием — для дополнительного времени и помощи.
Отслеживать готовность по мере приближения изменений.
Десять измерений влияния изменений
Измерение | Вопросы, которые стоит задать |
|---|---|
Процессы | Какие шаги, последовательности или передачи меняются? |
Системы и инструменты | Какие системы, экраны или инструменты являются новыми или отличаются? |
Роли и зоны ответственности | Кто что делает иначе? Добавляются, удаляются или объединяются роли? |
Навыки и знания | Чему людям нужно научиться? |
Модели поведения и способы работы | Какие привычки, решения или паттерны сотрудничества меняются? |
Организационная структура | Меняются ли линии отчетности, команды или диапазоны контроля? |
Локация и модель работы | Люди переезжают или меняются часы, смены либо удаленная работа? |
Политики и контроли | Какие правила, согласования или шаги по соблюдению требований меняются? |
Показатели эффективности | Какие KPI, цели или стимулы меняются? |
Клиенты и партнеры | Как затрагиваются клиенты, поставщики или партнеры? |
Шкала оценки влияния изменений
Оценка | Уровень | Что это означает |
|---|---|---|
0 | Нет | Нет изменений для этой группы в рамках данного измерения |
1 | Низкий | Незначительные изменения; достаточно коммуникации о повышении осведомленности |
2 | Средний | Заметные изменения; требуется обучение или руководство и некоторая поддержка |
3 | Высокий | Существенные изменения в том, как люди работают; требуется структурированное обучение, практика, тесная поддержка и внимание со стороны руководства |
Добавьте оценки для каждой группы, чтобы увидеть, где изменения ощущаются сильнее всего, но всегда читайте детали: одна высокая оценка, например исчезновение роли, может быть важнее нескольких средних.
Бесплатный шаблон оценки влияния изменений: структура для копирования
Скопируйте структуру ниже в свой документ или таблицу, либо откройте ее в Trupeer и настройте.
1. Краткое описание изменений. Изменение: [что меняется]. Причина: [почему]. Сроки: [ключевые даты]. Спонсор: [имя]. Лид изменений: [имя].
2. Реестр заинтересованных сторон.
Группа | Размер | Локации | Лидер | Примечания |
|---|---|---|---|---|
[Группа] | [Количество людей] | [Площадки] | [Имя] | [Контекст] |
3. Оценка влияния. Для каждой группы и измерения опишите текущее состояние, будущее состояние и оценку влияния.
Группа | Измерение | Текущее состояние | Будущее состояние | Влияние (0–3) |
|---|---|---|---|---|
[Группа] | [Измерение] | [Как это работает сегодня] | [Как это будет работать] | [Оценка] |
4. Тепловая карта влияния.
Группа | Процессы | Системы | Роли | Навыки | Модели поведения | Структура | Локация | Политики | Показатели | Клиенты | Итого |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
[Группа] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [0–3] | [Сумма] |
5. Готовность. Для каждой группы: осведомленность, готовность, способность и текущая нагрузка — оценка низкая, средняя или высокая.
6. Риски. Риски, возникающие из-за влияния, такие как сопротивление, нехватка ресурсов или потеря знаний, с мерами по снижению и ответственным.
7. Действия.
Группа | Влияние | Действие | Тип | Ответственный | Крайний срок |
|---|---|---|---|---|---|
[Группа] | [Влияние] | [Действие] | [Коммуникации, обучение, поддержка, процесс, политика] | [Ответственный] | [Дата] |
8. Согласование. Спонсор, лид изменений и бизнес-лидеры для каждой группы.
Пример оценки влияния изменений: внедрение ERP для финансов
Ниже — часть тепловой карты для внедрения ERP в финансовом блоке. Оценки приведены в качестве примера.
Группа | Процессы | Системы | Роли | Навыки | Модели поведения | Политики | Итого | Ключевые влияния |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Сотрудники отдела кредиторской задолженности | 3 | 3 | 2 | 3 | 2 | 2 | 15 | Новый процесс обработки счетов, автоматическое сопоставление, обработка исключений вместо ввода данных |
Держатели бюджета и согласующие | 2 | 2 | 1 | 1 | 2 | 2 | 10 | Согласования переходят из email в ERP, новые лимиты на согласование |
Закупщики | 2 | 3 | 1 | 2 | 1 | 1 | 10 | Создание новых заявок на закупку и экраны поставщиков |
Финансовые контролеры | 2 | 2 | 1 | 2 | 1 | 1 | 9 | Новые шаги закрытия периода и отчетности |
Команда продаж | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 | Доступ только для просмотра статуса кредитоспособности клиентов |
Что это говорит команде. Сотрудникам AP требуется больше всего поддержки: обучение по ролям, практические занятия и суперпользователи на месте в момент запуска. Согласующим нужны короткие видео и четкое сообщение о том, что согласования по email прекращаются в установленную дату. Команде продаж достаточно сообщения о повышении осведомленности.
Оценка влияния изменений vs другие документы по изменениям
Документ | На что отвечает |
|---|---|
Оценка влияния изменений | Кто затронут, насколько и каким образом? |
Анализ заинтересованных сторон | У кого есть влияние и как они относятся к изменениям? |
Анализ потребностей в обучении | Чему должна научиться каждая роль? |
План коммуникаций | Что мы расскажем каждой группе, когда и через какой канал? |
Оценка готовности к изменениям | Готова ли каждая группа к запуску? |
План управления изменениями | Как мы в целом будем управлять «человеческой» частью изменений? |
Оценка влияния идет первой, потому что она показывает, куда нужно направить внимание остальных.
Как сделать оценку влияния изменений шаг за шагом
Четко опишите изменения, включая то, что входит и что не входит в рамки.
Перечислите все группы заинтересованных сторон, разделяя группы, работа которых меняется по-разному.
Зафиксируйте текущее состояние для каждой группы — желательно на основе записей того, как они работают сегодня; см. шаблон документации процесса «как есть».
Опишите будущее состояние на основе дизайна, конфигурации или политики.
Оцените каждое влияние по шкале вместе с владельцами процессов и лидерами групп.
Соберите тепловую карту и обсудите ее со спонсором.
Оцените готовность и риски для наиболее затронутых групп.
Согласуйте действия для коммуникаций, обучения и поддержки — с ответственными и датами.
Пересматривайте оценку по мере изменения дизайна и приближения запуска.
Как превратить влияние в коммуникации и обучение
Уровень влияния | Коммуникации | Обучение и поддержка |
|---|---|---|
Низкий | Сообщение о повышении осведомленности: что меняется и когда | Короткое руководство или видео на две минуты при необходимости |
Средний | Целевые сообщения через руководителей с указанием того, что меняется именно для этой группы | Руководства и видео по ролям, сессии вопросов и ответов |
Высокий | Ранние повторяющиеся коммуникации от руководителей с временем на вопросы | Структурированное обучение, практические занятия, суперпользователи, поддержка на площадке и последующие шаги |
Используйте влияние на навыки и процессы, чтобы сформировать анализ потребностей в обучении; см. шаблон анализа потребностей в обучении.
Для коммуникационной части см. как рассказывать о новых инструментах и способах работы.
Оценка влияния изменений для внедрений ERP и систем
В проектах по системам самые большие влияния обычно сосредоточены в нескольких ролях, которые используют систему весь день, а также в согласующих и руководителях, которые используют ее время от времени, но сталкиваются с новыми контролями. Основание оценки — fit-gap и решения по дизайну: любое частичное несоответствие или изменение процесса — вероятное влияние. Привяжите каждую роль с высоким влиянием к ее траектории обучения в шаблоне плана обучения конечных пользователей ERP и пересматривайте оценку после каждого изменения дизайна.
Как измерить, что влияние было хорошо управляемо
Готовность до запуска: завершение обучения и уверенность групп с высоким влиянием.
Принятие после запуска: активное использование и соблюдение процессов каждой группой.
Спрос на поддержку: обращения и вопросы по группам.
Время до уверенного владения для ролей с высоким влиянием.
Отношение: короткие пульс-опросы по группам.
Полный набор метрик см. в метриках принятия конечными пользователями, которые действительно важны.
Лучшие практики для оценок влияния изменений
Разделяйте группы по тому, как меняется их работа, а не только по отделам.
Опирайтесь на доказательства для текущего состояния, например записи, а не предположения.
Оценивайте вместе с теми, кто знает работу, включая лидеров групп.
Читайте детали за оценками, а не только итоговые значения.
Обновляйте оценку каждый раз, когда меняется дизайн.
Приводите к действиям каждого лида с высоким влиянием — с ответственным.
Частые ошибки, которых стоит избегать
Оценивать влияние только по отделам, упуская роли, которые меняются по-разному.
Ставить оценки, не понимая текущее состояние.
Делать оценку один раз и никогда не обновлять ее.
Игнорировать руководителей и согласующих, которые часто сталкиваются с новыми контролями.
Считать тепловую карту «итогом», а не тем, что должно привести к действиям.
Чек-лист оценки влияния изменений
Изменение, рамки и сроки четко описаны.
Каждая затронутая группа перечислена с размером и локацией.
Для каждой группы описаны текущее и будущее состояния.
Влияние оценено по всем релевантным измерениям.
Тепловая карта выделяет наиболее затронутые группы.
Готовность и риски оценены для групп с высоким влиянием.
Каждое значимое влияние имеет действие, ответственного и дату.
Оценка пересматривается по мере продвижения изменений.
Как Trupeer помогает вам действовать с учетом влияния изменений
Проблема с учетом влияния изменений | Как Trupeer помогает |
|---|---|
Текущее состояние не задокументировано | Зафиксируйте, как работает каждая группа сегодня, и Trupeer превратит записи в пошаговые документы |
Группам с высоким влиянием нужно много обучения | Запишите каждую новую задачу один раз в настроенной системе и превратите ее в руководства и видео по ролям |
Группам с низким влиянием нужно быстрое повышение осведомленности | Создайте видео на две минуты, которые точно показывают, что меняется для них |
Группы работают на разных языках | Переводите руководства и видео на 65+ языков из одного источника |
Дизайн меняется в конце | Обновляйте видео, редактируя сценарий, и заменяйте один шаг вместо того, чтобы перезаписывать |
Посмотрите, как Trupeer поддерживает управление изменениями — от оценки влияния до принятия.
Genpact использовала подход «сначала записи» для внедрения Workday на уровне всей компании: записанные сессии по процессам и walkthrough от экспертов предметной области превратились более чем в 500 материалов для обучения по 20 направлениям на пяти языках — для 140 000 сотрудников в 40 странах за 3 месяца вместо 12. Прочитайте историю клиента Genpact.
Скачайте бесплатный шаблон оценки влияния изменений
Зарегистрируйтесь, чтобы получить полные результаты вашего оценщика и редактируемый шаблон оценки влияния изменений: добавьте свои группы заинтересованных сторон и поделитесь им с командой по изменениям. Получить бесплатный шаблон оценки влияния изменений.
Похожие шаблоны
Шаблон стандартизации процессов
Шаблон анализа fit-gap
Часто задаваемые вопросы
Что такое шаблон оценки влияния изменений?
Это структурированный документ для определения того, как изменения затрагивают каждую группу заинтересованных сторон: он включает текущее и будущее состояния, оценки влияния по измерениям, таким как процессы, системы, роли и навыки, тепловую карту, готовность, риски и действия.
Что должно быть включено в оценку влияния изменений?
Краткое описание изменений, реестр заинтересованных сторон, оценка влияния по группам и измерениям, шкала оценки влияния, тепловая карта, готовность, риски, действия с ответственными и датами, а также согласование.
Как оценивать влияние изменений?
Используйте простую шкалу, например 0 — нет, 1 — низкое, 2 — среднее и 3 — высокое, для каждой группы и измерения, а также читайте детали за оценками, а не только итоговые значения.
Когда нужно делать оценку влияния изменений?
После того как будущее состояние будет достаточно хорошо спроектировано для сравнения с текущим, и снова — всякий раз, когда меняется дизайн, а также перед запуском.
Кто должен заполнять оценку влияния изменений?
Лид изменений возглавляет процесс, работая с владельцами процессов, лидерами групп и командой проекта, а спонсор проверяет результаты.
В чем разница между оценкой влияния изменений и анализом заинтересованных сторон?
Анализ заинтересованных сторон рассматривает влияние людей и их отношение к изменениям. Оценка влияния изменений показывает, насколько и каким образом изменения затрагивают их работу.
Как использовать результаты оценки влияния изменений?
Используйте их, чтобы планировать коммуникации, обучение и поддержку по группам, задавать критерии готовности, управлять рисками и определять, где руководителям нужно уделить время.
Есть ли шаблон оценки влияния изменений в Excel?
Да. Таблица влияния и тепловая карта хорошо работают в Excel. Зарегистрируйтесь, чтобы получить редактируемый шаблон, или скопируйте структуру выше в Excel.
Есть ли шаблон оценки влияния изменений в Word или PDF?
Да. Используйте Word для краткого описания, готовности, рисков и действий, а затем экспортируйте PDF для согласования.
Бесплатен ли шаблон оценки влияния изменений?
Да. Используйте оценщик на этой странице бесплатно и зарегистрируйтесь, чтобы получить полные результаты и редактируемый шаблон.
Как работает оценщик влияния изменений?
Вы оцениваете ваше изменение по шести измерениям, сразу видите общий уровень влияния и можете зарегистрироваться, чтобы получить полную разбивку, рекомендуемые действия и шаблон, предварительно заполненный вашими ответами.
Могут ли записи помочь при оценке влияния изменений?
Да. Записи того, как каждая группа работает сегодня, дают точное текущее состояние, а тот же подход позволяет подготовить обучение и руководства, которые нужны группам с высоким влиянием.
