最適なエンタープライズ向けドキュメント作成ソフトウェア

Trupeer AIは、同じ画面録画から同じジョブで、動画のウォークスルーと文章によるドキュメント記事の両方を生成するエンタープライズ向けドキュメンテーションソフトウェアです。テクニカルライター、L&D担当者、または主題の専門家がワークフローを1回だけ記録すると、Trupeer AIがMP4動画とPDFまたはWordドキュメントをまとめて生成します。このカテゴリの多くのドキュメンテーションソフトは、どちらか一方の形式に特化しています。ScribeやTangoのようなスクリーンレコーダー系ツールは、クリックの記録から文章ガイドを作成し、LoomやVidyardのような動画ツールは、画面録画の動画を生成します。Trupeer AIは同じ録画から両方の形式を作成します。これは、エンタープライズのドキュメンテーションプログラムが実際に必要としているのに、ほとんど提供されていないものです。

• 1つの録画から、動画と文章によるドキュメントの両方を生成するエンタープライズ向けドキュメンテーションソフトウェア。

• ブランドキットが、社内ドキュメントの数千件にわたる見た目の一貫性を強制。

• 同じソース録画から65+言語へドキュメントを翻訳。

• 出力はMP4、PDF、またはWordで提供。既にエンタープライズが使っているあらゆるドキュメンテーションプラットフォームにそのまま対応。

• 変更した手順を録り直すだけで更新。ライブラリが更新を自動的に反映します。

Trupeer AIがエンタープライズ向けドキュメンテーションソフトとして提供するもの

テクニカルライター、L&D担当者、ITエンベイブルメントリード、または業務の主題に詳しい専門家が、ドキュメント生成ツールを開いてブラウザ上でワークフローを記録します。Trupeer AIが制作後の処理を担当します。フィラー（つなぎ言葉）は削除されます。カーソルのジッターを滑らかにすることで、録画がデバッグセッションではなく洗練されたデモのように見えます。ズームとカーソル効果で、読者が操作すべき画面の部分が強調されます。下書きのMP4動画と下書きの文章ドキュメント記事が、編集画面に同時に届きます。文章版にはスクリーンショットと番号付き手順が含まれます。ドキュメントが頻繁に変わる場合でも、エンタープライズ向け営業ソフトウェアは、手作業で文章を書いて作るのではなく録画から構築されているため、常に最新の状態を保ちやすくなります。

2つの出力は同じソースから作られるため、動画と文章ドキュメントは事実に基づいて同期されたまま維持されます。録画に4ステップの承認ワークフローが表示されているなら、動画と文章記事の両方が同じ4ステップを同じ順序で説明し、カスタム用語集から取得した一貫した用語が使われます。ブランドキットが、企業ロゴ、カラー、フォント、イントロ／アウトロのスライドを適用します。ボイスオーバーは、話されたトラックまたは入力したスクリプトから生成されます。多数のボイスオプションに加え、カスタムのボイスクローンも利用可能です。ドキュメントライブラリ全体で単一のナレーターの声を一貫して使いたい組織に最適です。

エンタープライズ向けドキュメンテーションソフトは3ステップで動作します

制作の流れは3ステップで完結します。1回の録画入力、1回の編集作業、1回の公開アクション。2人目のライターは不要で、別の動画編集者も不要。記事を組み立てるための3つ目のツールも必要ありません。

ステップ1：ワークフローを記録する、または既存の動画をアップロードする

ブラウザで画面録画を開始するか、チームが既に持っている既存の動画ファイルをアップロードします（プロセスのウォークスルーのZoom録画、MS Teamsのデモ録画、過去の試行から得た生の画面キャプチャなど）。Trupeer AIは、存在するあらゆる映像をそのまま処理します。一般的なエンタープライズ向けドキュメンテーション記事は、5〜12分の録画から作成されます。ゼロから記事を書くよりも速くなります。

ステップ2：Trupeer AIが動画と文章ドキュメントを生成

フィラー（つなぎ言葉）、間（ポーズ）、そして「そのファイルを探してみます」的な場面は削除されます。ズームとカーソル効果で、読者が注目すべき画面領域が強調されます。下書きの動画と下書きの文章ドキュメント記事が、編集画面に同時に表示されます。カスタム用語集が、AIが文字起こしする前に、社内の製品名、システム名、略語を取りこぼしなく拾います。

ステップ3：ブランド、翻訳、公開

ブランドキットを適用して、ドキュメントがエンタープライズの既存のビジュアル基準に一致するようにします。従業員が利用する言語へ翻訳します（スペイン語、ポルトガル語、ヒンディー語、マンダリン語、フランス語、ドイツ語、日本語、または65+言語のいずれか）。MP4を社内の動画ポータルへ、PDFまたはWordドキュメントをナレッジベースへ送信するか、Shared Pageリンクを使って両方を共有します。チームはこのリンクをSlack、会社のWiki、またはヘルプセンターにそのまま貼り付けられます。

実際にこのエンタープライズ向けドキュメンテーションソフトを使うのは誰か

大企業のような大規模組織の中でこのツールを開く人は、通常、テクニカルライター、ドキュメンテーションチームのリード、L&D担当者、社内コミュニケーションマネージャー、ITエンベイブルメント担当者、またはドキュメント責任を持つ主題の専門家です。システムのロールアウトに向けて製品ドキュメントを作成する必要があるとき、次のコンプライアンスサイクルに向けてトレーニング資料を公開する必要があるとき、プロセス変更を地域オフィス全体へ反映する必要があるとき、あるいはドキュメントチームが2四半期にわたって増え続けた記事のバックログを解消する必要があるときに、このツールを開きます。

さまざまな機能部門が、それぞれ異なるコンテンツカテゴリに対して利用します。テクニカルライティングチームは、製品ドキュメント、ソフトウェアドキュメント、システムドキュメント、そしてインテグレーションのウォークスルーを作成します（Trupeer AIはコードからAPIリファレンスを自動生成しないため、チームの実際のAPIリファレンスドキュメントとセットで運用します）。L&Dチームは、トレーニングドキュメントと、それに対応するモジュールを作成します。ITエンベイブルメントチームは、システムロールアウトのドキュメントと管理者ガイドを作成します。社内コミュニケーション部門は、方針の解説や変更管理のドキュメントを作成します。人事部門は、オンボーディングのドキュメントや方針ガイドを作成します。オペレーション部門は、標準作業手順書のドキュメントやプロセスガイドを作成します。同じドキュメンテーションツールがすべての機能部門に対応するため、中央のコンテンツ制作スタックがシンプルに保たれます。

このエンタープライズ向けドキュメンテーションソフトが対応するドキュメントカテゴリ

エンタープライズのドキュメントは通常、いくつかのカテゴリに分類されますが、すべて同じ「録画からドキュメントへ」のフローで対応できます。社内ツールを使う社内チーム向けの製品ドキュメント。システムエンジニア、開発者、IT担当者向けのテクニカルドキュメントソフト出力。オペレーション、財務、人事にまたがる標準作業手順書向けのプロセスドキュメントソフト出力。従業員トレーニング動画に対応するL&Dモジュール向けのトレーニングドキュメント。特定の方針について従業員をトレーニングしたことを示す必要がある規制業界向けのコンプライアンスドキュメント。システム移行、組織の変化、プロセス更新に対応する変更管理ドキュメント。管理者ガイド、社内プラットフォームのウォークスルー、ツールのロールアウト向けのITドキュメントソフト出力。

より幅広いエンタープライズ向けテクニカルドキュメンテーション作業では、Trupeer AIが制作レイヤーを担当します。チームの既存のドキュメント基盤（ナレッジベースプラットフォーム、LMS、社内Wiki、開発者ポータル）はそのまま維持されます。Trupeer AIが、チームが手作業の「文章作成＋スクリーンショット」ワークフローより10倍速く制作できるマルチメディアコンテンツでそれを満たします。以前は週に2本の記事を公開できていたテクニカルライターが、このアプローチでは8本または10本を公開できることもあります。時間のかかる部分（スクリーンショット、文章の作成、対応する動画の録画）が、1回の「録画してレビューする」パスに統合されるためです。

Scribe、Tango、Loom、その他のドキュメンテーションソフトの横でTrupeerが担う位置づけ

このカテゴリのドキュメンテーションソフトは、通常は1つの形式しか生成しません。ScribeとTangoは、記録したクリックから文章ガイドを作成し、自動生成のスクリーンショットと番号付き手順を付けます。LoomとVidyardは、編集ツールはあるものの、対応する文章ドキュメントはない画面録画動画を生成します。Guiddeはその中間に位置し、動画に加えてクリック可能なインタラクティブガイドを生成します。MadCap Flare、Paligo、Heretto、Adobe FrameMakerは、構造化ドキュメント向けの従来型のテクニカルライティングワークフローを扱い、主に複雑な製品マニュアルを作る大規模なドキュメンテーションチームで使われます。

Trupeer AIは、同じ録画から動画と文章ドキュメントの両方を生成するAIドキュメンテーションソフトです。これは、エンタープライズのドキュメンテーションプログラムが実際に必要としている「形式の組み合わせ」です。動画はLMSまたは動画ポータルに保存され、文章ドキュメントはナレッジベースまたはWikiに格納されます。そして両方は同じソースから作られるため同期されたまま維持されます。文章ガイドに既にScribeまたはTangoを使っているチームでは、Trupeer AIが対応する動画出力を追加します。動画に既にLoomまたはVidyardを使っているチームでは、Trupeer AIが対応する文章ドキュメントを追加します。製品マニュアル向けにMadCapやPaligoのような従来の構造化ライティングツールを維持する必要があるチームは、通常、エンタープライズのドキュメンテーションライブラリの大部分を占める日常のプロセスドキュメントやトレーニングドキュメントにTrupeer AIを使います。

ブランドの一貫性、翻訳、更新：エンタープライズ向けドキュメンテーションプログラムのために

エンタープライズ向けドキュメンテーションプログラムには、従来のドキュメンテーションソフトが苦手とする3つの制作課題があります。社内ドキュメント数千件にわたるブランドの一貫性（すべての動画とドキュメントが同じ会社から作られたように見える必要があります）。複数の国で働く従業員向けの言語カバー（メキシコオフィスはスペイン語、バンガロールはヒンディー語、サンパウロはポルトガル語、ベルリンはドイツ語）。プロセスが変わったときの更新反映（基盤となるシステムの小さなUI変更が、数週間かけて作ったドキュメントを壊してしまう）。Trupeer AIは、制作レイヤーでこれら3つすべてに対応します。ブランドキットが見た目の一貫性を強制します。翻訳は、同じジョブで動画と文章ドキュメントの両方に適用される65+言語をカバーします。更新は、変更された手順だけを録り直すことで反映されるため、小さな変更が記事全体を作り直さずに波及します。

セキュリティや購買審査の要件がある組織では、Trupeer AI Trust Centerがプラットフォームのセキュリティ体制、データの取り扱い方針、現在の認証状況を文書化しています。エンタープライズ階層で利用できるカスタムボイスクローンにより、コンテンツを作成した部門に関係なく、企業のナレーターの声をドキュメンテーションライブラリ全体に反映できます。このエンタープライズ向けドキュメンテーションソフトとTrupeer AI SOP builderを組み合わせることで、日常のドキュメント制作と、その下にある標準作業手順書レイヤーの両方をカバーします。