SharePoint
SOP を SharePoint にエクスポート
SOP を SharePoint に、埋め込みガイドや動画、ライブリンク、または Word／PDF ファイルとしてエクスポートします。これにより、手順はお客様の組織がすでに使っている場所に保存されます。
SharePointにTrupeerの動画を埋め込む
Trupeerで、埋め込みたい動画を開きます。
Share をクリックし、Embed を選択します。
埋め込みリンクまたはコードをコピーします。
SharePointサイトを開き、ページを編集します。
Embed または Web Part を追加し、動画を表示したい場所に埋め込みコードを貼り付けます。
動画は、閲覧者がアクセスできるように、SharePointのコンテンツ内に直接表示されます。
Trupeerでの動画共有の有効化の詳細は、動画を公開するにはどうすればよいですか？ を参照してください。
SOPをSharePointにエクスポートして、手順を組織がすでに使っている場所に置きましょう。Trupeerで1回プロセスを記録し、そのSOPを埋め込みガイドと動画、リンク、またはWord / PDFファイルとしてSharePointに公開します。
多くの組織では、ポリシーや手順をSharePointに保管しています。ここは人々が知っているイントラネットであり、ドキュメントライブラリ、権限、保持がすでに設定されている場所でもあります。また、監査担当者が管理されたドキュメントを見つけることを期待する場所でもあります。問題は、良いSOPをそこに取り込むことです。手作業で手順を書くのには数週間かかり、スクリーンショットはすぐに古くなり、更新版がサイトやライブラリに散らばってしまいます。Trupeerは記録からSOPを作成し、SharePointに配置するための複数の方法を提供します。その結果、イントラネット上で見つかる手順は、明確で視覚的かつ最新の状態になります。
SOPをSharePointにエクスポートする方法
方法 | SharePointに表示されるもの | おすすめ |
|---|---|---|
SharePointページに埋め込む | 埋め込みWebパートを使って、モダンページ内にSOPの動画とガイドを表示 | プロセスハブ、チームサイト、オンボーディングページ |
ページまたはライブラリからリンクする | Trupeer上のライブSOPへのリンク | 最新バージョンを常に表示する必要があるクイックリファレンス |
WordまたはPDFとしてエクスポートする | SharePointのドキュメントライブラリ内のファイル | 管理されたドキュメント、監査ファイル、保持ポリシー |
多くのチームでは両方を組み合わせます。日常利用にはチームページに埋め込んだウォークスルーを使い、監査には管理されたドキュメントライブラリにPDFを置きます。
SOPをSharePointにエクスポートする方法
TrupeerでSOPを作成します。プロセスを1回記録するか、すでにある記録をアップロードします。画面録画をSOPに変換する方法をご覧ください。
SOPをレビューして承認し、ビジネスルール、例外、オーナー情報を追加します。
公開方法を選択：埋め込みコードまたはリンクをコピーするか、SOPをWordまたはPDFファイルとしてエクスポートします。
SharePointに追加：モダンページのEmbed web partに埋め込みコードを貼り付け、ページまたはクイックリンクにリンクを追加するか、ファイルをドキュメントライブラリにアップロードします。
権限とメタデータを設定します。SharePointでは、管理されたドキュメントと同様に設定してください。
SharePointライブラリ用にSOPをファイルとしてエクスポートする
TrupeerでSOPを開き、WordまたはPDFファイルとしてエクスポートします。
SharePointで、手順を保管しているドキュメントライブラリを開きます。
ファイルをアップロードし、オーナー、バージョン、レビュー日など、いつものメタデータを追加します。
SharePointのSOPを常に最新に保つ
イントラネット上のSOPで最も大きなリスクは、人々が見つけるコピーが古くなってしまうことです。役立つ習慣は2つあります。
作業用の手順には、埋め込みとリンクを優先しましょう。ページには常にTrupeerの最新バージョンが表示されます。
承認された変更のたびにファイルを再エクスポートし、ドキュメントライブラリ内の古いファイルを置き換えてください。これにより、バージョン履歴が1か所にまとまります。
バージョン管理の詳細は、SOPバージョン管理のベストプラクティスをご覧ください。
アプリケーションと一致しなくなった手順を見つけるには、古いSOPの検出をご覧ください。
なぜチームはTrupeerのSOPをSharePointに公開するのか
人々がすでに見ている場所でSOPが見つかるためです。イントラネットやチームサイトで確認できます。
各SOPには短い動画が付いているので、テキストだけの場合より手順を追いやすくなります。
管理されたコピーは既存のガバナンスに適合します。SharePointの権限、メタデータ、保持が利用できます。
すべての言語に1つの情報源：TrupeerでSOPを翻訳し、各言語を適切なサイトに公開します。SOPトランスレーターをご覧ください。
更新がより速いです。ドキュメントを書き直す代わりに、TrupeerでSOPを編集できるためです。
SOPをSharePointにエクスポートするのは誰？
オペレーション担当およびプロセスオーナーが、自分たちのチーム向けに手順を公開します。
品質・コンプライアンスチームが、管理されたドキュメントをドキュメントライブラリに保管します。
人事・オンボーディングチームが、イントラネット上にオンボーディングハブを構築します。
ITおよび共通サービスチームが、従業員向けのナレッジサイトを運用します。
SharePointと並行してSOPライブラリ全体を管理するには、TrupeerのSOP管理ソフトウェアをご覧ください。
実証：エンタープライズ規模での手順とトレーニング
Genpactは、会社全体のWorkday導入にTrupeerを使用し、記録したプロセスセッションを、5つの言語で20のワークストリームにまたがる500件以上のトレーニング用コンテンツに変換しました。40か国の140,000人の従業員向けに、12か月ではなく3か月で完了しています。Genpactの導入事例をお読みください。
よくある質問
SOPをSharePointにエクスポートできますか？
はい。SharePointページにTrupeerのSOPの動画とガイドを埋め込む、ライブSOPにリンクする、またはSOPをWordまたはPDFファイルとしてエクスポートしてドキュメントライブラリにアップロードできます。
埋め込みとファイルのアップロード、どちらが良いですか？
埋め込みまたはリンクにすると、ページには現在のバージョンが自動的に表示され続けます。WordまたはPDFファイルのアップロードは、管理されたドキュメント、監査ファイル、保持ポリシーに適しています。多くのチームでは両方を使っています。
SharePointにTrupeerのSOPを埋め込むにはどうすればよいですか？
TrupeerのShareメニューから埋め込みコードをコピーし、SharePointページを編集して、Embed web partを追加し、コードを貼り付けます。
SharePointの権限はTrupeerのSOPにも適用されますか？
アップロードしたファイルは、SharePointのライブラリ権限に従います。埋め込みまたはリンクされたSOPの場合は、Trupeerでも共有と表示を設定してください。そうすることで、適切な人だけが開けるようになります。
複数の言語のSOPをSharePointに公開できますか？
はい。TrupeerでSOPを翻訳し、各言語バージョンを該当するSharePointサイトまたはライブラリに公開します。
TrupeerはMicrosoft Teamsとも連携しますか？
はい。SharePointとTeamsは同じファイルを共有でき、Teamsの録画をSOPに変換することも可能です。Teamsの録画をSOPにをご覧ください。
実際のSharePointで確認する
手順がイントラネット上でどのように見えるか確認したいですか？デモを予約してください。
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