従業員が退職するまでのプロセスは、入社時の進め方と同じくらい重要です。Trupeerなら、無料の従業員オフボーディングテンプレートから始めて、ブランドガイドラインでカスタマイズし、HR、IT、マネージャー向けにオフボーディング手順を動画のウォークスルーに変えることで、オフボーディングドキュメント作成にかかる時間を何時間も削減できます。

オフボーディングは、2つの方向のどちらかで失敗します。1日目にアクセスが遮断され、月末のプロセスがどう動くのか誰も分からなくなるか、あるいは本人が6週間フルアクセスのまま退職し、すべてが未完の状態で持ち出してしまうかです。

問題は、3つの別々の締切が同時に走り、互いに逆方向へ引っ張ってしまうことです。このテンプレートでは、それらを1つのリストではなく3つのトラックとして扱います。

オフボーディングテンプレートをダウンロード

無料で編集可能、透かしなし。Excelが作業ファイルです。オフボーディングは3つのチームにまたがる調整の課題だからです。

Trupeerでこのテンプレートをカスタマイズする方法

ステップ1：テンプレートのセクションを開く

メインナビゲーションから「テンプレート」セクションへ移動します。

ステップ2：テンプレートを選択して開く

作業したいテンプレートをクリックして開きます。

ステップ3：テンプレート表示を展開する

必要に応じて、テンプレート表示を展開し、レイアウトと詳細をはっきり確認します。

ステップ4：テンプレートを編集する

編集をクリックして、選択したテンプレートの変更を開始します。

エディター内で、次のことができます：

• 新しいセクションを追加

• 書式ルールを定義または更新

• ロゴを追加し、その位置や関連設定を調整

ステップ5：カスタマイズしたテンプレートを保存する

必要な変更をすべて行ったら、保存をクリックして更新済みのテンプレートを自分のものとして保存します。

ステップ6：プレビューしてテンプレートを微調整する

カスタマイズしたテンプレートがどのように表示されるか確認したいときは、プレビューを開きます。

プレビュー画面から、必要に応じて直接調整を続けることができ、テンプレートが思い通りに表示されることを確認できます。

従業員オフボーディングテンプレートでできること：

• 調整の手間を削減： HRの引き継ぎに合わせて構成された、空白ページをスキップできます。

• 社内ナレッジを保護： 内蔵された知識移管ステップにより、従業員が退職しても情報の損失を防ぎます。

• ブランドに合わせ続ける： Trupeerのブランドキットでロゴ、フォント、カラーを適用します。

• セキュリティリスクを低減： アクセス削除の手順を明確にすることで、社内システムを保護します。

• 退職の種類ごとに標準化： すべての退職タイプで同じテンプレートを使用します。

• グローバルチームに対応： 1クリックでオフボーディングドキュメントを65言語以上に翻訳できます。

3つの時計

アクセスと知識の時計は、正面から緊張関係にあります。解決策は、どちらかを妥協することではなく、順序を組み替えることです。通知期間の前半で知識の記録を先行させ、その後は最後に一気に切るのではなく段階的にアクセスを段階的に下げます。

法務の時計は、期限を逃した場合に実際の法的な結果が生じるものであり、円満な退職の際に最も忘れられやすいものです。

アクセスの時計

オフボーディングの中でもリスクが最も高い部分であり、このキーワードでセキュリティ会社が1位に位置づける理由です。

取り消さなければならないもの。 メールとカレンダー。シングルサインオンおよびディレクトリアカウント。ITが管理していないSaaSツールも含め、あらゆるSaaSツール。VPNとリモートアクセス。建物へのアクセス、キー、パス。本人が知っていた共有およびサービスアカウントのパスワード。あらゆるシステムでの管理者権限。会社の端末（PC、電話、ハードウェアキー）。クラウドストレージおよびパーソナルドライブの同期。コードリポジトリ、デプロイアクセス、プロダクションの資格情報。支払いカード、経費口座、購買権限。顧客システムおよびクライアント側のアカウント。物理ドキュメントと、施錠された引き出しの中のあらゆるもの。

見落とされがちな2つ。 シャドーIT。つまり、ITが存在を知らなかった会社カードで本人が登録したツールです。そして共有資格情報。1人のアクセスを取り消すには、複数人が使っているパスワードをローテーションする必要があり、誰も金曜日にそれをやりたくありません。

段階的な取り消し。 最後にスイッチを1回切るのではなく、段階的に削除します。管理者権限とプロダクションアクセスは、最もリスクが高く引き継ぎで必要になることがほとんどないため、早めに取り消します。次に顧客向けシステム。一般ツールとメールは最終日に。

強制的な退職の場合は、 これらはすべて即時に行われ、通常は会話の前に完了します。これは被害妄想ではなく標準的な実務であり、チェックリストにも別の手順が用意されています。

知識の時計

最も時間が必要で、最も少なくなりがちな時計です。

退職者の最終週に行う知識移管は、頭の中ではすでに退職している人が、時間に追われて書いた文書になります。通知期間の最初の週に始めましょう。まだ関心があり、まだ覚えています。

実際に記録が必要なものは、 失う痛みの大きい順に：

• 未ドキュメントのプロセス。 本人だけが通常月次または四半期で行っていることが多く、誰もこれまで書き残したことがありません。

• 関係性。 実際に意思決定するのはどの顧客担当か、締切に融通を利かせてくれるのはどの仕入先か、銀行で誰に連絡すべきか。

• 例外。 請求が別のルールになるアカウント、手作業での修正が必要なレポート、月末の最終営業日に失敗するシステム。

• 進行中の作業。 開いているもの、どの状態か、次に何が起きるか。

• アクセスと資格情報 チームが必要とするあらゆるもの。

• 物の所在。 ファイル、フォルダ、システム、そして全プロセスが依存しているデスクトップ上のスプレッドシート。

最後の項目は、本来あるべきよりもよく起きます。直接聞いてください。チームが頼っているものは、共有のどこかではなく、あなたのマシン上にありますか？

法務・給与の時計

固定の締切、現実の影響、そして退職が円満なときに最も軽く扱われがちなトラックです。

最終給与。未払いの給与、未消化の有給休暇の精算、契約上のボーナスやコミッション、法的に認められる控除を含みます。タイミングは法律で定められ、管轄によって異なり、場所によっては州の規定によっても変わります。

法定書類。英国ではP45が含まれます。米国では、最終の賃金明細書や、該当する場合のCOBRA通知が含まれます。その他の国・地域では要件がさらに異なるため、このセクションはテンプレート回答ではなく現地確認が必要です。

給付の終了と、継続の権利がある場合はそれ。年金の通知。返済条項が適用され、かつ執行可能な場合の、転居費用や研修費用の返還。存在する場合は、競業避止などの制限条項を文書で確認。参照ポリシーの説明。

給与の締切を最初に書面で確認してください。給与の締切は容赦がなく、1つでも逃すと、きれいに終わるはずの退職がクレームになります。

任意か、強制か

プロセスの中で最大の分岐であり、多くのテンプレートはそれを無視しています。

右側の列から分かる教訓は、強制的な退職では知識移管の猶予がまったくないということです。唯一の防御策は、すでに存在するドキュメントです。だからこそ、退職時ではなく、重要なプロセスを継続的に記録しておく必要があります。

オフボーディングのチェックリスト

通知を受け取ったら

通知期間中

最終週

退職後

実例のタイムライン

シナリオ。 業務分析担当者が4週間前に退職を申し出ます。月次の照合作業プロセスの唯一の担当者であり、2社の仕入先の主要窓口でもあります。

3週目に注目してください。後任がプロセスを実行し、退職者が見守ります。逆ではありません。誰かがタスクを行うのを見守ることは、あなたがその場にいて修正できる状態で一緒に行うよりも学びがはるかに少なく、そしてその修正が可能なのは最終週です。

引き継ぎドキュメント

退職者が作成するもの、そして最も急がれがちな成果物です。

例外セクションは最も価値があり、最も省略されがちです。なぜなら、物事が整っていないことを認めるように感じてしまうからです。直接依頼しましょう。

退職面談

やる価値があり、フォームとしてではなくきちんと行う価値があります。

• 最終週に行う、最終日ではなく。退職に集中している時期です。

• HRが実施する、マネージャーではありません。本人は「マネージャーが理由だ」とは、マネージャーに言いません。

• 行き先だけでなく、意思決定について聞く。 いつ退職を考え始めたのか、その頃に何が起きたのか。

• 何があれば踏みとどまったかを聞く。 答えは、本人が思っているより小さなことが多いです。

• 次の担当者に知っておいてほしいことを聞く。 会話全体で最も役立つ質問になることがよくあります。

• 弁護しない。 目的は解決ではなく情報です。

• テーマを四半期ごとに集計する。 1回の退職面談は逸話です。同じテーマが5件あれば発見です。

解雇の場合はスキップしてください。通常は不適切で、時には法的に賢明でないこともあります。

オフボーディングのメール

ほとんどのプロセスで必要なのは4通です。

退職の受領。 最終勤務日、通知期間、次に何が起きるか、そして給与・給付について誰に相談すべきかを確認します。温かく、事実に基づいて。

社内告知。 まず退職者と合意します。退職すること、いつか、責任を引き継ぐのは誰か、そして感謝を伝えます。理由は、本人が明記を望まない限り書きません。

顧客または仕入先への通知。 新しい連絡先を名前で紹介し、継続性を確認し、引き継ぎ日を伝えます。退職者が去る前に送ります。後ではありません。

最終日の退職者へのメモ。 最終給与日、受け取る書類といつ届くか、機器の返却、参照ポリシー、退職後にHRへ連絡する方法を確認します。これが最後の項目で、退職後の問い合わせの大半を防ぎます。

テンプレートパックには、プレースホルダー付きで4通すべてが含まれています。

アクセス取り消し台帳

最も重要な成果物です。チェックリストは「何をするか」を示し、台帳は「実際にやったこと」を証明するからです。

1行につき1つのシステム：システム名、保持していたアクセスレベル、担当者、取り消した人、日付、確認者。ITが管理していないシステムも含め、すべてです。

ツールの棚卸しから一度マスターリストを作り、再利用します。退職のたびに作ると漏れが発生し、その漏れはいつも同じです。カードで購入したSaaSツール、共有ログイン、顧客自身のシステム。

取り消しを行った本人以外の人が、退職から24時間以内に確認します。未確認の取り消しは、まったく取り消しが行われなかったケースに次いで、アクセス監査で2番目に多い指摘です。

オンボーディングとオフボーディングを一緒に

同じ棚卸しを両端から使うため、1つのプロセスとして構築する価値があります。

オンボーディングで付与されたものは、オフボーディングで取り消されなければなりません。オンボーディングのチェックリストとアクセス取り消し台帳が一致しない場合、どちらかが間違っています。多くの場合、オフボーディング側が不完全です。付与は覚えられますが、取り消しは覚えられないからです。

システムの単一リストを維持し、誰が付与し誰が取り消すかを明確にします。すると、オンボーディングとオフボーディングは同じドキュメントの2つの見え方になり、オンボーディングに新しいツールを追加すれば、自動的にオフボーディングにも追加されます。オンボーディングのチェックリストと計画テンプレートがもう半分です。

業務委託者とフリーランサー

完全に見落とされがちで、従業員よりもリスクが高いことがよくあります。アクセスが非公式に付与され、HRが終了日を監視するプロセスがないためです。

付与した時点でアクセスの有効期限を設定し、誰かが覚えていることに頼らず、契約終了日と紐づけます。アクセス台帳に業務委託者を含めます。退職時にIPの所有権と資料の返却を確認します。そして、共有アカウントの下で何かにアクセスを付与されていないかも確認してください。短期の契約では、こちらのケースがより一般的です。

同窓生と再雇用

うまく扱えば、退職は将来の採用や紹介につながります。

再雇用する可能性があるなら、明確にドアを開けておきましょう。人はめったにそうだと前提にしません。データ保管ポリシーに基づき、適切かつ法的に問題のない範囲で同窓生リストを維持します。再雇用の可否を人事ファイルに記録し、その理由も残します。そして、最後の2週間の扱い方が、何年も先までその人があなたの組織について他の人に語る内容になることを意識してください。

オフボーディングプロセスを作る方法

1. まずシステムの棚卸しを作る。オンボーディングから始めます。同じリストです。

2. チェックリストを3つのトラックに分けることで、対立が見えるようにします。

3. 強制的な退職の手順を別に書く。 別のタイミングで同じプロセスではありません。

4. 知識の記録を通知期間の前半に移す。

5. すべてのタスクを指名された役割に割り当てる。HR、IT、給与、施設、マネージャーにまたがって。

6. 給与の締切を書面で入手し、チェックリストに載せます。

7. アクセス台帳を作る。そして確認を誰かの仕事にします。

8. 4通のメールを下書きする。時間に追われて書かないためです。

9. 実行してから振り返る。 最初の3回の退職で、すべての抜けが見つかります。

10. 年1回見直す。そして新しいシステムを追加するたびに。

ベストプラクティス

• 1週目と2週目で知識を記録。最終週では絶対にしない。

• 後任がタスクを実行し、退職者が見守る。逆ではない。

• アクセスは段階的に停止。管理者とプロダクションから先に。

• アクセス台帳は、24時間以内に2人目が確認する。

• 強制的な退職は別の手順として文書化する。

• 退職面談はHRが実施。マネージャーではない。

• テーマは個別に読むのではなく、四半期ごとに集計する。

• オンボーディングとオフボーディングは、1つのシステム棚卸しから構築する。

• 業務委託者を含め、有効期限は付与時に設定する。

• 告知文言は退職者と合意する。

よくあるミス

• 1日目にすべてのアクセスを遮断し、引き継ぎが不可能になる。

• 最終日までアクセスをすべて開けたままにする。プロダクションや管理者も含めて。

• 知識移管を最終週で試みる。

• 引き継ぎドキュメントを書いたが、後任が一度も読まない。

• 共有資格情報がローテーションされない。

• シャドーITを忘れる。ITが存在を知らなかったから。

• 取り消し台帳がないため、誰もアクセスが削除されたことを証明できない。

• 業務委託者を完全に除外する。

• 円満な退職なのに、給与の締切を逃す。誰も監視していないため。

• 本人が去る理由になったマネージャーが退職面談を実施する。

• 退職（自己都合）と解雇を1つのプロセスで扱う。

• 後任が主要な連絡先に紹介されないため、関係性がゼロから再スタートになる。

通知期間が終わる前に、知っていることを記録する

Trupeer AIでテンプレートを開き、オフボーディングのドキュメントが他のHR資料と一致するようにブランドキットを適用し、各セクションを直接編集します。セットアップはテンプレートガイドにあります。

引き継ぎドキュメントは、オフボーディングが崩れやすい場所です。残り4週間ある人に、3年間毎月行ってきたプロセスを書き出してもらうと、返ってくるのは本人にしか意味が分からない6つの箇条書きです。そして本人は去り、誰かが初めてそのプロセスを実行するのが、初めて失敗するタイミングになります。

代わりに記録してもらいましょう。Trupeer AIは、1画面の録画を、書面の手順とナレーション付きの動画ウォークスルーに変換します。記録は、本人が覚えている順ではなく、実際に作業が起きる順で保存されます。書くよりも本人の時間を少なく使えるので、すでに半分退職モードに入っているときでも負担が軽くなります。さらに、四半期版が来る3か月目には、後任がもう一度視聴できます。

翻訳することで、分散したチーム向けに65言語以上に対応し、さらにナレッジベースにセットを保存しておけば、次の退職でもそのまま使えます。知識移管SOPテンプレートでは、より広いプロセスをカバーしています。

記録する。ブランド化する。翻訳する。Trupeerする。

よくある質問

Excelで無料のオフボーディングチェックリストテンプレートはありますか？

はい。Excelは、ほとんどのチームが使うバージョンです。オフボーディングは、HR、IT、給与、マネージャーにまたがる調整の課題だからです。担当者と日付を含む完全なチェックリストに加え、別タブにアクセス取り消し台帳も含まれています。

Excelで無料のオフボーディングチェックリストテンプレートはありますか。無料でダウンロードできますか？

はい。すべての形式が無料でダウンロードでき、アカウントは不要、透かしもありません。

Wordでオフボーディングチェックリストテンプレートはありますか？

はい。Wordは、退職者が作成する引き継ぎドキュメントと、印刷できるチェックリストに向いています。追跡にはExcel版が適しており、Word版は本人が書き込む内容に向いています。

無料のオフボーディングチェックリストテンプレートはありますか？

はい。このページにあるものはすべて無料です。チェックリスト、引き継ぎドキュメント、退職面談フォーム、アクセス台帳、4通のメールテンプレートも含まれます。

PDFでオフボーディングチェックリストはありますか？

はい。印刷できるチェックリストとして、また退職面談フォームとして提供しています。完成した実例のタイムラインもPDFに含まれているため、3つのトラックが並行して進む様子を確認できます。

オンボーディングとオフボーディングのチェックリストテンプレートはありますか？

はい。両方を一緒に作るべきです。どちらも、両端から同じシステム棚卸しを使うため、オンボーディングで付与されたものはオフボーディングで取り消されなければなりません。2つのリストが一致しない場合、通常はオフボーディング側が不完全です。もう半分はオンボーディングのチェックリストと計画テンプレートをご覧ください。

オフボーディングの引き継ぎテンプレートはありますか？

はい。役割の概要、責任と後任、トリガー付きの定期タスク、未ドキュメントのプロセス、進行中の作業、主要な連絡先、システムとアクセス、ファイルの所在、既知の例外をカバーしています。最後のセクションが最も価値があり、最も空欄にされがちです。

従業員向けのオフボーディングメールのサンプルはありますか？

はい。4通が含まれています。退職の受領、社内告知、顧客および仕入先への通知、そして最終日のメモ（給与日、書類、機器の返却、参照ポリシーを確認）。最後の1通が、退職後の問い合わせの大半を防ぎます。

従業員オフボーディングとは何ですか？

従業員の退職を管理するプロセスです。知識と責任を引き継ぎ、アクセスを取り消し、会社の所有物を返却し、最終給与と法定書類を完了させ、雇用関係を適切に締めくくります。

オフボーディングチェックリストには何を含めるべきですか？

3つのトラックにまたがるタスク。すべてのシステム、端末、資格情報を対象にしたアクセス取り消し。引き継ぎドキュメントと後任へのブリーフィングを含む知識移管。最終給与、法定書類、給付、制限条項をカバーする法務・給与。さらに退職面談、告知、退職後の確認。

オフボーディングにはどれくらい時間がかかりますか？

通知を受け取った当日から開始し、通知期間全体にわたって実行します。知識の記録は最初の2週間に行うべきで、最後ではありません。退職後のタスク（アクセス確認、法定書類、ファイルのアーカイブなど）は、その後最大30日間続きます。

退職（自己都合）と解雇のオフボーディングの違いは何ですか？

書類以外はほぼすべてが違います。解雇は通常、会話の前を含めて即時にアクセスを取り消し、知識移管の猶予がなく、事前に準備された告知があり、退職面談は行わず、そして法的リスクが大幅に高くなります。これらを1つのプロセスとして扱うのは、どちらの方向でも間違いです。

システムアクセスはいつ取り消すべきですか？

一度にすべてではなく、段階的に取り消します。管理者権限とプロダクションアクセスは、引き継ぎが完了したらすぐに、早めに。次に顧客向けシステム。メールと一般ツールは最終日、1日の終わりに。強制的な退職の場合はすべて即時に。その後、取り消しを行った本人以外の人が、24時間以内に台帳と照合して確認します。

引き継ぎドキュメントには何を入れるべきですか？

役割の概要。各責任とその後任。定期タスクとトリガー。未ドキュメントのプロセス。ステータスと次のアクション付きの進行中の作業。背景付きの主要な連絡先。システムとアクセスレベル。ローカルに保存されているものも含むファイルの所在。そして既知の例外と回避策です。

退職面談は行うべきですか？

退職（自己都合）の場合は、はい。最終週に行い、マネージャーではなくHRが実施します。いつ退職を考え始めたのか、何があれば踏みとどまったのかを聞きます。テーマは四半期ごとに集計します。1回の面談は逸話だからです。解雇の場合はスキップしてください。通常は不適切です。

業務委託者にもオフボーディングが必要ですか？

はい。業務委託者は、アクセスが非公式に付与され、HRが終了日を監視するプロセスがないため、従業員よりもリスクが高いことがよくあります。付与時点でアクセスの有効期限を設定し、契約終了に紐づけて、アクセス台帳にも業務委託者を含めてください。

このオフボーディングテンプレートをカスタマイズできますか？

はい。すべてのバージョンは完全に編集可能です。システム棚卸しの部分は必ず自社のものにする必要があり、オンボーディングのチェックリストから作るのが最短ルートです。Trupeer AIでは、ブランドキットを適用して、オフボーディングのドキュメントを他のHR資料と一致させることもできます。

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