Trupeer Blog
新しい機能を試しているときに、電話の順番待ちをしたりボットと話したりするのはイライラします。データも次のことを示しています。B2B顧客の44%以上は、サポートが必要なときにセルフサービスチャネルを選びます。
新機能をリリースするとき、導入を最速で促進する方法は、ヘルプセンターやドキュメントにわかりやすいハウツーを公開することです。顧客は、好きなときに、好きな方法でこの情報にアクセスできます。
ハウツーガイドの作成を手間がかかると感じて先延ばしにしてきたなら、Trupeerならそのプロセスをシンプルにできます。あなたと顧客の両方の時間を節約する、プロフェッショナルでセルフサービス型のリソースへと手順を変える方法を学べます。
ハウツーガイドとは？
ステップ・バイ・ステップガイドとも呼ばれるハウツーガイドは、プロセスの各手順を順番に案内する説明コンテンツです。書面のガイドにスクリーンショットを添えたものでも、動画形式の手順説明でも構いません。手順に加えて、ベストプラクティス、インサイト、そして顧客が直面しうる課題も記載します。
なぜハウツーガイドを作成するのか？
何百万人もの企業がハウツーガイドを作成しています。なぜなら、明確で価値のある情報でユーザーの疑問に答えられるからです。ここでは、ハウツーガイドを作成する主なメリットをご紹介します。
1. よくある質問に答える
サポートチームには、同じ質問が何度も寄せられます。
この機能はどうやって操作すればいいですか？
何をすれば設定できますか？
よくあるミスはどう避ければいいですか？
よく書かれたハウツーガイドは、顧客やサポートチームが必要なときに参照できる、ナレッジベースやヘルプセンターに置かれます。
💡 プロのコツ: サポートチケットやライブチャットで繰り返し寄せられる質問を集め、上位のものをステップごとのガイドに変換して、ユーザー主導の内容にしましょう。
2. 顧客に24時間365日のサポートを提供する
もしあなたが一人で製品を運営しているなら、新機能のリリース後にサポートが一気に増えるつらさをよく知っているはずです。メールも、チャットも、「これはどう使うの？」という質問も、すべてあなたに降りかかります。24時間365日オンラインでいることはできなくても、顧客はそれでもすぐに答えを求めます。
機能が公開されたその日に、ナレッジベースへ明確なステップごとのハウツーガイドを公開すれば、顧客はあなたを待たずに自由に試し、問題を解決できます。
初期段階のチームにとって、これには2つの効果があります。
受け身のサポートを減らせる（「やり方を見せてもらえますか？」というメッセージが減る）
初日からドキュメントが整っていることが伝わり、製品への信頼が高まる
💡 プロのコツ: ユーザーガイドをPDFに埋もれさせないでください。検索できるようにし、製品のユーザーインターフェース（UI）内にリンクを置き、リリースノートでも目立つようにしましょう。
3. 顧客を教育する
トラブルシューティングだけでなく、ガイドは顧客に使い方を教えることで、製品からより多くの価値を引き出せるようにします。たとえば、新しい設定を有効にする方法を見せるだけでなく、それがなぜ重要か、どのように業務フローを改善するのかを説明できます。
このような教育はユーザーの関与を維持し、製品をより使い続けたくなるものにします。各アカウントに大きなカスタマーサクセスチームがない場合には、特に重要です。
📽️ Trupeerインサイト: 顧客は、たった1つの手順を見つけるために3〜5分の動画を見返したくないかもしれません。重要な手順をざっと確認したり、ブックマークしたりする方を好むこともあります。画面上で手順を記録すると、TrupeerのAIガイドがそれをハウツーガイドに変換します。必要に応じて、テキストの変更、スクリーンショットの編集、新しい画像の追加も可能です。
4. 従業員のオンボーディングとトレーニングに役立つ
オンボーディングは新入社員向けだけだというのが一般的な思い込みですが、実際には、横異動、昇進、外部異動など、あらゆる職務の変化には前向きなオンボーディング体験が必要です。これが、長期的な成功と、空席ばかりの状態の差を生むことがあります。
ハウツーガイドは知識を標準化するため、役割変更や研修のたびにゼロから作り直す必要がありません。
従業員のキャリア全体で、ハウツーガイドが役立つ場面:
新入社員: ツール、ワークフロー、会社のプロセスに関するステップごとのガイドで立ち上がり時間を短縮し、1対1の付きっきりサポートへの依存を減らせます
昇進: 誰かがリーダー職や専門職に移るとき、ガイドは新しいシステム、承認フロー、責任への素早い参照先になります
プロセス変更: 社内ツールやワークフローが更新されたときも、全員の認識をそろえます
📽️ Trupeerインサイト: Trupeerでハウツードキュメントを始めるなら、すぐに簡単に使い始められます。移行コストやセットアップの問題はなく、数回クリックするだけでチーム内外にハウツーガイドを共有できます。
あるユーザーの言葉では、「私たちはほぼ毎日使っています。新しいドキュメントやデモはすべてこのツールで作成しています。ほかの国への展開も始めたので、翻訳もうまくいっています。」
👀 ご存知でしたか？ 新入社員のうち、オンボーディング体験が「1日以上のオリエンテーションと福利厚生資料のフォルダ以上だった」と回答したのは、わずか43%でした。
Trupeerを使ってハウツーガイドを作成する方法
ステップごとのガイドを作成するうえでのTrupeerの最大の魅力は、編集やライティングの経験が不要なことです。TrupeerのAIガイド機能を使って、30分以内にガイドを作る方法をご紹介します。
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ステップ1: 対象読者とテーマを把握する
最も効果的なハウツーガイドに共通するものは何だと思いますか？ それぞれが1つのテーマに絞られていることです。たとえば、Notion AIの使い方全般ではなく、Notion AIで会議メモを設定する方法のようにです。
また、ハウツーガイドを作り始めたばかりなら、シンプルで具体的にしましょう。初めてのユーザーにはより手厚い案内が必要ですが、上級ユーザーにはより製品固有の情報が必要かもしれません。見込み顧客、既存顧客、社内従業員のどれを対象にするのかを決めましょう。
ステップ2: Trupeerを使ってコンテンツを記録する
まずはTrupeerのChrome拡張機能をダウンロードして、画面を録画します。画面上の手順を進めながら説明してください。Trupeerはこれを動画として記録します。
あるいは、すでに録画済みの動画がある場合は、Trupeerに登録してアップロードしてください。標準形式に対応しており、最大5分または150MBまでのファイルをサポートします。
TrupeerのChrome拡張機能を使って画面を録画し、入力言語を選択します
ステップ3: Trupeerが解析してハウツーガイドを生成する
画面の録画が終わったら、左上のドキュメントタブをクリックします。TrupeerのAIが録画内容をスキャンし、主要な手順を自動で抽出します。各操作を説明するために必要な視覚情報（スクリーンショット）とテキストの両方を識別します。
その結果、タイトル（H1〜H6）、スクリーンショット、要約を備えた、公開準備の整ったハウツーガイドが完成します。
ステップ4: コンテンツを編集する
Trupeerを非常に使いやすくしている理由は何だと思いますか？ ワープロのようなエディタがあるため、編集したいセクションをクリックするだけで修正できます。コーディングは不要です。
たとえば、手順の順番を入れ替えたり、名称を変更したりできます。注釈、ほかのセクションやリソースへのハイパーリンクを追加することもでき、スクリーンショットの編集や削除も可能です。
👀 ご存知でしたか？ Slackのドキュメントは11言語で利用可能で、この取り組みは2017年に始まりました。これには、絵文字のローカライズやスラッシュコマンドの名前空間も含まれます。
ステップ5: AIで書き換える
ガイドを記録したあと、たとえば上級ユーザー向けに少し調整したい場合はどうでしょう？ あるいは別のユーザー層向けにしたい場合は？
Trupeer AIならカスタム指示を追加して変更できるため、対象読者を変えるたびに（初級者向けから上級者向けへなど）ガイドを録り直す必要がありません。
ステップ6: ローカライズ用にガイドを翻訳する
Trupeerでは、ハウツーガイドを9以上の言語にローカライズできます。つまり、製品がさまざまな地域のユーザーに提供されているなら、ドキュメントを現地の言語で利用可能にして、オンボーディングの摩擦を減らしましょう。
👀 ご存知でしたか？ 2億2,000万人以上の人々がCanvaを利用しており、190以上の国で100言語、250億件のデザインが作成されています。これはSaaSエコシステムにおけるローカライズの好例のひとつです。
ステップ7: ハウツーガイドを書き出して共有する
最終版ができたら、PDF、Word、またはMarkdownとして書き出せます。リンクで直接共有したり、自社のナレッジベース、LMS、ヘルプセンターの画面に埋め込んだりすることも可能です。
💡 プロのコツ: Trupeerを使えば、このガイドをハウツー動画に変換し、MP4としてダウンロードしたり、リンクで共有したりできます。
続きを読む: SaaS製品のアップデートを告知する方法
正しく作られたハウツーガイドの例
新機能の案内と製品導入の促進にハウツーガイドを活用している2社を見てみましょう。
1. Notion
Notionは新機能をリリースするたびに、ヘルプセンターに詳細なガイドを公開しています。NotionのAI会議メモに関するこのガイドでは、日々のワークフローでその機能をどう使うか、ベストプラクティス、さらに始めるのに役立つ無料テンプレートまで、ステップごとに確認できます。
Notionのハウツーガイドで特に目立つのは、初めて読む人向けのFAQがあることです。また、各ガイドにはCTAもあり、無料テンプレート、追加の参考記事、機能への登録などが用意されています。
🧠 おもしろい事実: r/Notionサブレディットには41万7千人以上のメンバーがいて、Redditでもっとも活気のある生産性ツールコミュニティのひとつです。
2. ClickUp
ClickUpがCustom Autopilot Agentsを公開したとき、ヘルプセンターに専用のハウツーガイドを掲載し、ユーザーが自分でAIエージェントをステップごとに構築できるように案内しました。
このガイドでは、トリガーの設定、条件の追加、アクションの選択、ナレッジソースの割り当て、エージェントへのツールの付与といった形で、プロセスをモジュールごとに分けています。
ClickUpのハウツーガイドで特に目を引くのは、その構成の流れです。記事はエージェントの設定方法を示すだけでなく、各ステップがなぜ重要かも説明しています（たとえば、ナレッジソースを選ぶことで、エージェントが正確な回答を返せるようになります）。
インターフェースの視覚的なスクリーンショットが説明を補強し、「ClickUp Autopilot Agentsとは？」のような関連ドキュメントへのリンクが、必要なときに読者へ文脈を提供します。
💡 プロのコツ: ハウツーガイドは複数の読者層に対応するようにしましょう。初めて読む人にはFAQや基本情報が必要です。パワーユーザーはショートカットやベストプラクティスを求めるかもしれません。展開可能なセクション、上級者向けのヒント、詳細リソースへのリンクを入れて、両方のバランスを取りましょう。
ハウツーガイド作成のベストプラクティス
1. モジュール型のセットアップフローを使う
ユーザーを圧倒してしまうのは避けたいものです。ざっと読めるようにしましょう。
ガイドを段階ごとに分けてください。各セクションを区別するために、見出しと小見出しに加えて視覚的な区切りを使いましょう。進捗インジケーター（5ステップ中の2ステップ目）を追加して、ユーザーが前進していることを示すのもよいでしょう。
モジュール型にしておくもう一つの利点は、再利用できることです。必要に応じて、ステップ2をマイクロガイドやFAQに変えられます。
続きを読む: デモ動画をマーケティングコンテンツに再活用する方法
2. ガイド内に支援要素を組み込む
読者が特定の箇所でつまずいたときは、ツールチップ、動画クリップ/GIF、インラインFAQなどの支援要素を使って、流れを崩さずに助けましょう。
3. ハウツーガイドを製品UI自体に埋め込む
ガイドは、製品の自然な延長のように感じられるべきです。また、ユーザーが仕事の流れの中で機能を学べるため、導入率の向上にもつながります。たとえば、Notionはシンプルな「/meet」コマンドでAI Meeting Notesをワークスペースに直接埋め込んでいます。
ボーナス: 同じハウツーガイドを、ヘルプセンター、インラインヘルプ、製品ツアー、さらにはリリースノートにも掲載できます。1つのガイド、複数の接点です。
4. 各ステップがなぜ重要かを示す
各ステップがなぜ重要かの文脈がないと、ユーザーは後でミスをしたり、重要な手順を飛ばしたり、自分のしていることの価値を見失ったりする可能性があります。
たとえば、手順を飛ばすリスクを強調することです。「ナレッジソースを割り当てないと、エージェントは不完全な情報で回答するかもしれません。」
あるいは、手順をビジネス価値につなげることです。「この設定でレポートを書き出し可能になり、クライアントとワンクリックで結果を共有できます。」
ユーザーが実際の使い方をイメージできるように、マイクロ例を加えることもできます。「たとえば、営業チームならこの設定を使って…」のようにすれば、実践的な活用方法が見えてきます。
📽️ Trupeerインサイト: Trupeerで録画すると、自動生成された各ステップに「なぜ重要か」を短いメモで注釈できます。これにより、あなたの研修資料は単に「どうやるか」を見せるだけでなく、「なぜそうするか」も教えられます。
Trupeerでハウツーガイド作成をもっと簡単に
ハウツーガイドには、サポートチケットとコストの削減、製品導入の促進、追加人員なしでのオンボーディング拡大など多くの利点がありますが、作成と維持は大変です。
Trupeerならそれを変えられます。Trupeerは、録画は1回で、30分以内に公開可能な洗練された多形式ガイドを作れるオールインワンのワークフローを提供します。新規顧客の支援、従業員研修、製品リリースの記録など、どんな場面でも、Trupeerはあなたのナレッジベースをビジネスの成長に合わせて拡張できるようにします。
よくある質問（FAQ）
1. ハウツーガイドの最適な形式は何ですか？
最適な形式は、ステップごと、モジュール型、そしてビジュアル重視です。読者が明確な順序で追えるように、手順を番号付きのステップに分けましょう。各ステップにはスクリーンショットやGIFなどのビジュアルを添えます。なぜそのプロセスが重要なのかを説明する短い導入と、読者が次に何をすべきか分かるようにFAQやCTAを含む締めくくりを追加しましょう。
2. 効果的なハウツーガイドとは何ですか？
効果的なガイドは、単に手順を並べるだけではありません。質問に答え、曖昧さを取り除き、ユーザーが自力で成功できるようにします。つまり、以下のようなことです。
明確で能動的な言葉を使う（「保存をクリック」対「ボタンはクリックされるべき」）
文脈を与える（「変更を失わないためにこれを行う」）
トラブルシューティングのヒントで障害を予測する
初めてのユーザーと上級ユーザーの両方にとって使いやすくする
3. ハウツーガイドの読みやすさと学習定着率をどう改善できますか？
読みやすさを改善するには:
短い段落、余白、ざっと読める見出しを使う
重要な用語や警告を太字やコールアウトで強調する
1ステップにつき1つのアクションに絞る
定着率を改善するには:
視覚的な手がかり（矢印、強調表示、キャプション）を加える
手順の背後にある「なぜ」を強調して、クリックだけでなくロジックも覚えられるようにする
繰り返し使えるダウンロード可能なチェックリストやテンプレートを提供する
4. Trupeerは画面録画からどうやってガイドを生成するのですか？
Trupeerは、録画またはアップロードされた動画を解析して重要な操作を検出し、補助スクリーンショットとともに手順を並べます。数分で、完全で構造化されたガイドを出力します。
5. Trupeerを使って無料でハウツーガイドを作成できますか？
はい。Trupeerの無料プランでは、画面を1回録画するだけで、プラットフォームがスクリーンショットとテキストの手順を含む詳細なステップごとのガイドを自動生成します。その後、PDF、Word、Markdownとして無料で書き出せるため、たとえ一人の製品チームでも、ナレッジベースやヘルプセンターの構築を始めやすくなります。
6. ハウツーガイドは請求書処理のSOPに使えますか？
はい。ステップごとのハウツードキュメントは、請求書処理の標準作業手順書（SOP）に最も効果的な形式のひとつです。請求書処理には、受領、確認、承認、記録、支払いという正確な一連の操作が必要です。よく構成されたハウツーガイドがあれば、誰が担当しても全員が同じ手順を確実に守れます。これによりミスが減り、処理時間が短縮され、財務・コンプライアンスチーム向けの監査可能な履歴も残せます。
7. ハウツーガイドはどのようにして技術者向けのドキュメント作成に役立ちますか？
ハウツーガイドは、説明よりも行動を重視するため、技術者向けのドキュメントに自然に適しています。現場の技術者に必要なのは背景説明ではなく、次に何をすべきかを正確に知ることです。番号付きの手順と補助スクリーンショットや短い動画クリップでガイドを構成すれば、時間に制約がある状況でも、技術者が素早く自信を持って従えるドキュメントになります。
8. ハウツーガイドを使って、プロセス動画から製造業の作業手順書を作成できますか？
はい。しかも、これは製造プロセスを文書化する最も効率的な方法のひとつです。現場で技術者やオペレーターが作業する様子を録画し、その動画をステップごとのハウツーガイドに変換することで、実際の知識を構造化され再現可能な形式で残せます。Trupeerなら、プロセスを1回記録するだけで、スクリーンショットと手順説明付きの製造業向け作業手順書を自動生成し、ナレッジベースに埋め込んだり、現場で印刷したりする準備が整います。
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