Migliore piattaforma per documentazione aziendale e knowledge base

Trupeer AI è il livello di produzione di contenuti aziendali che alimenta la piattaforma di knowledge base già in uso in azienda. Uno specialista registra una sola volta una procedura guidata, una spiegazione di sistema o un modulo di formazione e Trupeer AI produce contemporaneamente sia un video MP4 sia un documento scritto in formato PDF o Word. Entrambi vengono inviati a qualsiasi strumento di documentazione aziendale utilizzato dall'azienda (Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 o un'altra piattaforma interna) tramite caricamento standard o incorporamento di una pagina condivisa (Shared Page). Il vincolo per la maggior parte dei programmi di documentazione aziendale è il ritmo con cui il team centrale riesce a produrre video strutturati e contenuti scritti di qualità tra i vari dipartimenti, regioni e business unit, non la destinazione finale dei documenti.

• Livello di produzione che alimenta Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Document360 e altri strumenti di documentazione aziendale già utilizzati in azienda.

• Una sola registrazione produce sia un video MP4 sia un documento scritto, pronti per la knowledge base esistente.

• Il brand kit garantisce la coerenza visiva su migliaia di documenti interni.

• Traduzione in oltre 65 lingue per aziende globali con uffici in diverse regioni.

• La clonazione vocale personalizzata consente alla voce di un unico formatore di essere utilizzata nell'intera libreria di contenuti.

Cosa produce Trupeer AI per i team di documentazione aziendale

Un team di L&D, un team di comunicazione interna, un responsabile dell'abilitazione IT o uno specialista delle operazioni apre lo strumento. Registra nel browser una procedura guidata, una spiegazione di sistema, un modulo di formazione o una spiegazione di una policy. Trupeer AI si occupa della post-produzione. I riempitivi verbali e le pause vengono eliminati. Gli effetti di zoom evidenziano le parti dello schermo in cui i dipendenti devono agire. Una bozza di video e una bozza di documento scritto arrivano nello stesso flusso di lavoro, con screenshot e passaggi numerati in linea. È qui che si inserisce anche l' articolo della knowledge base: prende la formazione già esistente e la trasforma in qualcosa che puoi condividere.

I risultati vengono forniti come video MP4 e documento PDF o Word. L'MP4 viene caricato sull'LMS aziendale, sull'account aziendale Vimeo, sul portale video interno o direttamente sulla piattaforma di knowledge base che supporta i video incorporati. Il documento PDF o Word viene inserito in Confluence, Notion, SharePoint, nella wiki aziendale, nel manuale dei dipendenti o nel sistema di gestione della conoscenza esistente del team. Il brand kit si applica a livello aziendale: il logo aziendale, i colori aziendali, le diapositive di introduzione e di chiusura e i caratteri approvati corrispondono tutti al resto della libreria di documentazione. Il glossario personalizzato gestisce i nomi dei prodotti interni, gli acronimi di sistema, i nomi delle business unit e la terminologia del settore regolamentato che altrimenti l'IA non scriverebbe correttamente.

Come funziona il flusso di lavoro della documentazione aziendale in tre passaggi

Il flusso di produzione si articola in tre fasi: una registrazione in ingresso, una fase di approvazione, un'azione di condivisione sulla piattaforma già utilizzata dall'azienda.

Passaggio 1: Registra o carica

Avvia una registrazione dello schermo dal browser o carica un file video esistente (incluse le registrazioni di Zoom o Teams che il team ha già prodotto). Lo specialista illustra il processo, il sistema o la policy che deve essere documentata, allo stesso modo in cui lo spiegherebbe a un neoassunto.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e il documento scritto

Vengono rimossi i riempitivi verbali, le pause e i momenti di esitazione. Gli effetti di zoom e del cursore evidenziano le parti dello schermo che contano. Una bozza di video e una bozza di documento scritto appaiono insieme nell'editor. Il glossario personalizzato gestisce la terminologia specifica dell'azienda, i nomi dei sistemi interni e gli acronimi che cambiano ogni trimestre.

Passaggio 3: Personalizza il brand, traduci, condividi

Applica il brand kit in modo che il logo aziendale, i colori, le diapositive di introduzione e di chiusura corrispondano agli standard di documentazione esistenti dell'organizzazione. Traduci nelle lingue in cui i dipendenti lavorano effettivamente nelle varie regioni. Distribuisci tramite caricamento diretto sulla piattaforma di knowledge base, un link di condivisione pagina (Shared Page) o un download MP4/PDF che il team gestisce in base a quanto richiesto dal processo di governance della documentazione.

Chi utilizza questo strumento di documentazione aziendale

La persona che apre questo strumento all'interno di una grande organizzazione è solitamente un responsabile L&D centrale, un manager delle comunicazioni interne, uno specialista dell'abilitazione IT, un responsabile del knowledge management o un proprietario di processi aziendali a cui è stato chiesto di documentare le procedure operative standard in più business unit. Vi fanno ricorso quando viene introdotto un nuovo sistema in tutta l'azienda e 5.000 dipendenti devono apprenderlo entro la fine del trimestre, quando un processo cambia in una regione e deve essere propagato alle altre 14, quando viene introdotta una nuova policy ed è necessario distribuire un corso di aggiornamento a tutto il personale, o quando la knowledge base interna ha 200 articoli arretrati che attendono dall'anno fiscale precedente.

Diverse funzioni all'interno di un'azienda lo utilizzano per diversi tipi di contenuto. L'L&D centrale produce video di formazione e guide scritte corrispondenti per l'LMS. Le comunicazioni interne producono video di annunci della leadership e la versione scritta che finisce nell'articolo dell'intranet. L'abilitazione IT produce procedure dettagliate sul rollout dei sistemi e la guida scritta per gli utenti admin. Le risorse umane producono moduli video di onboarding e contenuti del manuale per i neoassunti. Le operazioni di vendita producono formazione per l'abilitazione e i contenuti della guida scritta (playbook). Il customer success produce librerie di procedure guidate rivolte ai clienti e articoli di aiuto scritti. Lo stesso flusso di lavoro dalla registrazione al documento gestisce tutte queste attività senza dover acquistare uno strumento diverso per ciascuna funzione.

Categorie di documentazione aziendale gestite da questo generatore

La documentazione aziendale rientra in genere in diverse categorie, che si adattano tutte allo stesso flusso dalla registrazione al documento. Procedure operative standard per il lavoro quotidiano svolto in ciascun ruolo. Documentazione di sistema per le piattaforme interne utilizzate dai dipendenti. Moduli di formazione per l'onboarding dei neoassunti e lo sviluppo delle competenze. Contenuti di aggiornamento sulla conformità per le policy e le procedure su cui l'azienda deve dimostrare di formare il personale. Comunicazioni di change management per migrazioni di sistemi, aggiornamenti di processi e cambiamenti organizzativi. Contenuti di aiuto rivolti ai clienti per la knowledge base esterna. Trupeer AI genera contemporaneamente il video e il documento scritto per ciascuna di queste categorie, applicando il brand kit e il glossario in modo coerente su tutta la libreria.

Per un lavoro di gestione della conoscenza aziendale più ampio, Trupeer AI si colloca a livello di produzione dei contenuti. La piattaforma di knowledge base utilizzata dall'azienda gestisce i livelli di archiviazione, tassonomia, autorizzazioni, ricerca e analisi. Trupeer AI produce i contenuti multimediali (procedure video più documentazione scritta) che alimentano la piattaforma con il tipo di risorse strutturate che i dipendenti aziendali consumano effettivamente. I due livelli lavorano insieme: la piattaforma KB risponde a "dove risiedono i contenuti e chi può vederli", Trupeer AI risponde a "chi produrrà 200 video e relativi documenti scritti quest'anno senza assumere un team di produzione dedicato".

Collocazione di Trupeer rispetto a Confluence, Notion, SharePoint e ad altri software di knowledge base aziendali

Trupeer AI non è di per sé una piattaforma di knowledge base, e non è una piattaforma di documentazione aziendale nel senso tradizionale del termine. Confluence, Notion, SharePoint, Guru, Slab, Bloomfire, Document360, Helpjuice e ServiceNow Knowledge gestiscono il livello di piattaforma: dove vivono i contenuti, chi ha accesso, come sono organizzati in spazi e categorie, come funziona la ricerca e come vengono riportati i dati analitici. Le organizzazioni aziendali utilizzano quasi sempre già uno di questi strumenti (a volte diversi a seconda dei reparti) e Trupeer AI lavora a fianco di qualsiasi wiki aziendale, software di knowledge base aziendale o software di documentazione aziendale su cui l'azienda si è standardizzata.

Trupeer AI si occupa del lavoro di produzione di contenuti che gli strumenti di piattaforma non svolgono al meglio. La scrittura da zero di un articolo di documentazione di un processo di 12 passaggi con screenshot richiede a uno specialista della documentazione quasi una giornata intera. La produzione di una procedura video corrispondente richiede a un editor video altri due giorni. Con Trupeer AI, uno specialista registra il processo una sola volta e invia entrambi i formati in circa un'ora, comprese l'applicazione del brand kit e la traduzione. Il livello di piattaforma a valle rimane esattamente com'è. Il cambiamento reale sta nel volume di contenuti multimediali di alta qualità che l'azienda può produrre per trimestre, che in genere passa da decine a centinaia di articoli senza aggiungere personale.

Coerenza del marchio, traduzione e aggiornamenti per le aziende globali

I programmi di documentazione aziendale si scontrano con tre sfide che non si presentano nelle aziende più piccole: la coerenza del brand su migliaia di documenti interni che devono sembrare provenire tutti dalla stessa azienda, la copertura linguistica per i dipendenti dislocati in oltre 12 paesi e la propagazione degli aggiornamenti quando un cambio di processo nella sede centrale deve raggiungere tutti gli uffici regionali senza trasformarsi in un progetto di sei mesi. Trupeer AI affronta tutte e tre le sfide a livello di produzione di contenuti. I brand kit impongono la coerenza di loghi, colori, caratteri e intro/outro in ogni video e documento prodotto dal team. La traduzione copre oltre 65 lingue e si applica sia alla voce fuori campo del video sia al documento scritto all'interno dello stesso processo. Gli aggiornamenti funzionano registrando nuovamente solo il passaggio modificato, in modo che l'aggiornamento di una policy si propaghi all'intera libreria di contenuti esistenti senza doverla ricostruire da zero.

Per le organizzazioni con requisiti di sicurezza o di revisione della conformità, il Trust Center di Trupeer AI documenta lo stato di sicurezza della piattaforma, le pratiche di gestione dei dati e lo stato attuale delles certificazioni. I team di approvvigionamento aziendali in genere richiedono questi documenti durante la fase di valutazione. La clonazione vocale personalizzata a livello aziendale consente alla voce di un unico narratore aziendale di essere utilizzata nell'intera libreria dei contenuti, in modo che l'esperienza risulti coerente per i dipendenti, indipendentemente dal dipartimento che ha prodotto la formazione. L'abbinamento di questa funzione con il creatore di SOP di Trupeer AI copre sia il contenuto di formazione multimediale sia la documentazione delle procedure operative standard sottostanti.