Piattaforma di documentazione gratuita per documenti interni ed esterni

La piattaforma di documentazione di Trupeer AI gestisce documenti interni ed esterni a partire dalla stessa registrazione, dallo stesso brand kit, dallo stesso editor. Un ingegnere senior registra una procedura di implementazione una sola volta. Lo stesso contenuto viene distribuito come Pagina Condivisa privata per la libreria di procedure interne e come Pagina Condivisa pubblica per l'articolo di aiuto rivolto ai clienti, con impostazioni di visibilità controllate dal team per ciascun caso d'uso. La maggior parte dei team attualmente gestisce due stack di documentazione paralleli: un wiki per i contenuti interni (Confluence, Notion, SharePoint interno) e un centro di assistenza per i contenuti esterni (Intercom Guide, Zendesk, HelpScout Docs). L'ostacolo principale per la maggior parte dei team che gestiscono stack paralleli è la velocità di produzione, non la scelta dello stack.

• Una sola registrazione produce un video e la relativa documentazione scritta, utilizzabili sia come documenti interni che esterni.

• Le impostazioni di visibilità delle Pagine Condivise (pubblica, privata, con accesso limitato) definiscono il pubblico interno o esterno per ciascun contenuto.

• Il brand kit si applica automaticamente sia ai contenuti di formazione interna che agli articoli di aiuto per i clienti.

• Traduci in oltre 65 lingue per team globali (interni) o clienti globali (esterni) a partire dalla stessa sorgente.

• Aggiorna semplicemente registrando di nuovo il passaggio modificato. Entrambe le versioni, interna ed esterna, rimangono aggiornate allo stesso URL.

Come Trupeer AI gestisce la documentazione interna ed esterna in un'unica piattaforma

La maggior parte dei team conserva la base di conoscenza interna e il centro di assistenza esterno su strumenti diversi, con editor diversi, stili di brand differenti e cicli di aggiornamento sfasati. Trupeer AI gestisce entrambi i flussi di lavoro di produzione in un unico posto. Un responsabile del supporto registra la procedura di risoluzione rivolta al cliente; questa viene pubblicata come Pagina Condivisa pubblica nel centro di assistenza. Lo stesso responsabile registra la procedura di escalation interna con tutto il contesto lato operatore; questa viene pubblicata come Pagina Condivisa privata nella libreria di procedure del team. Stesso editor, stessa infrastruttura di brand kit, stesso flusso.

Ciò che rende lo stesso strumento adatto a entrambi gli scopi è il modello di visibilità della Pagina Condivisa. Ogni contenuto generato viene pubblicato su un URL ospitato controllato dal team: pubblico per i contenuti che il cliente deve trovare tramite ricerca, privato per i contenuti accessibili solo ai membri del team autenticati, con accesso limitato per i contenuti destinati a uno specifico pubblico autenticato. Il lettore video, la trascrizione e le opzioni di incorporamento funzionano in modo identico in entrambe le modalità. La documentazione interna riceve la stessa cura dei dettagli di quella esterna, poiché provengono dalla stessa pipeline di produzione dei contenuti.

Come funziona la piattaforma di documentazione in tre passaggi

L'intero flusso richiede una sola registrazione e produce un documento ospitato e pronto per l'invio. Nessuna stesura di testo separata, nessun video editor, nessuna scelta tra strumenti di produzione interni o esterni.

Passaggio 1: Registra il flusso di lavoro

Avvia la registrazione nel browser, acquisisce il flusso di lavoro mentre viene effettivamente eseguito, oppure carica una registrazione dello schermo esistente. L'intelligenza artificiale lavora su ciò che viene registrato. Per i documenti interni, si tratta solitamente dell'implementazione, della guida all'onboarding o del tutorial dello strumento specifico del team. Per i documenti esterni, si tratta in genere della presentazione di una funzionalità rivolta al cliente o della risoluzione di un problema.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e la documentazione scritta

Le parole di riempimento vengono rimosse. Gli effetti di zoom e del cursore vengono aggiunti dove aiutano lo spettatore a seguire il flusso di lavoro. Una bozza di video e una bozza di documento scritto appaiono insieme nell'editor. Il glossario personalizzato gestisce i nomi dei prodotti interni e delle funzionalità che altrimenti l'IA non scriverebbe o pronuncerebbe correttamente.

Passaggio 3: Applica il brand, imposta la visibilità e distribuisci

Applica il brand kit in modo che logo, colori e slide introduttive/finali corrispondano al resto della documentazione del team. Traduci in spagnolo, portoghese, mandarino, hindi o in una delle oltre 65 lingue per gli utenti globali. Imposta la visibilità della Pagina Condivisa in base al pubblico: privata per il wiki interno, pubblica per il centro di assistenza, con accesso limitato per i deliverable specifici del cliente. Quindi incorpora il link della Pagina Condivisa in qualsiasi piattaforma esistente utilizzata dal team.

Tipi di documentazione interna gestiti da Trupeer AI

La documentazione interna indica solitamente i contenuti di cui il team ha bisogno ma che il cliente non vede: procedure di deployment, procedure di reperibilità, guide all'uso di strumenti interni, sequenze di onboarding per i neoassunti, procedure operative standard (SOP) specifiche del team, guide all'escalation per gli operatori di supporto, video di formazione interna. Trupeer AI gestisce tutti questi elementi attraverso lo stesso flusso che va dalla registrazione al documento. L'output viene distribuito come Pagina Condivisa privata accessibile solo ai membri del team autenticati, con la stessa cura e finitura dei contenuti rivolti ai clienti, ma con i controlli di visibilità che mantengono i contenuti dove devono stare.

La maggior parte dei team che creano una knowledge base interna inizia con i primi tre o quattro flussi di lavoro che vengono spiegati ripetutamente: come configurare un nuovo ambiente di sviluppo, come gestire un tipo specifico di incidente, come utilizzare un determinato strumento interno, come condurre una riunione ricorrente. Produrre queste quattro guide come video affiancato da un testo in un'unica operazione per ciascuna, e ospitarle su URL di Pagine Condivise private, fa decollare la knowledge base interna più rapidamente rispetto all'inserimento manuale di voci in qualsiasi software wiki, software wiki interno, software wiki aziendale o software wiki corporate. Da qui il team aggiunge altri contenuti man mano che emergono lacune, il che è più veloce rispetto al tentativo di creare da zero una struttura completa di knowledge base aziendale interna. Quello che in precedenza era un lancio del wiki interno su più trimestri diventa un ritmo costante di una o due nuove guide a settimana. La questione di cosa sia contenuto per la knowledge base interna rispetto a cosa rimanga nella testa di qualcuno di solito si risolve da sola una volta che la produzione smette di essere il fattore limitante. I team che si chiedono come creare una knowledge base interna, che confrontano i migliori software per la knowledge base interna o che valutano software di knowledge base interna gratuiti di solito arrivano a questo approccio entro il secondo mese, non appena vedono esempi reali di knowledge base interna che non richiedono un trimestre per essere realizzati.

Tipi di documentazione esterna gestiti da Trupeer AI

La documentazione esterna si riferisce solitamente ai contenuti rivolti al cliente che risiedono in un centro di assistenza, in un portale per sviluppatori o in una knowledge base pubblica: guide pratiche per i flussi di lavoro comuni del prodotto, procedure di risoluzione per problemi noti, tutorial di introduzione per i nuovi utenti, approfondimenti specifici sulle funzionalità, guide alla configurazione delle integrazioni e spiegazioni delle policy. Trupeer AI gestisce questi elementi nello stesso modo in cui gestisce i contenuti interni, con il brand kit che garantisce che l'output corrisponda al resto degli asset rivolti al cliente. La Pagina Condivisa ospita l'URL pubblico e il codice di incorporamento si inserisce in Intercom Guide, Zendesk, HelpScout Docs o qualsiasi altro centro di assistenza utilizzato dal team.

Il vantaggio unico sul lato esterno è lo strato di traduzione. I contenuti rivolti ai clienti possono raggiungere i clienti di Madrid in spagnolo, quelli di Tokyo in giapponese e quelli di Berlino in tedesco, a partire dalla stessa registrazione sorgente, nella stessa settimana. La traduzione si applica sia alla voce fuori campo del video che alla documentazione scritta, mantenendo il brand kit, il glossario e il testo sullo schermo. La maggior parte dei centri di assistenza considera la traduzione come un progetto trimestrale o la salta del tutto. Il flusso di Trupeer la rende un'opzione attivabile per singola registrazione che non richiede alcun ciclo di produzione aggiuntivo.

Chi apre effettivamente questa piattaforma di documentazione

La persona che apre questo strumento è solitamente un responsabile della documentazione, il proprietario della knowledge base o un responsabile delle operazioni in un'azienda in cui il wiki interno e il centro di assistenza esterno figurano entrambi negli OKR trimestrali di qualcuno, ma nessuno dei due viene aggiornato da mesi. Sistematicamente, il team sa quali lacune di contenuto esistono su entrambi i fronti. Quello che manca è uno strumento che gestisca entrambi i flussi di produzione senza raddoppiare il lavoro. Trupeer AI consolida i due flussi di lavoro in un unico editor, un unico brand kit, un'unica pipeline di contenuti, con i controlli di visibilità che determinano dove va a finire ciascun elemento.

Lo stesso flusso di lavoro si presenta in diverse funzioni. I responsabili dell'ingegneria lo usano per produrre guide operative interne per la reperibilità e presentazioni esterne del changelog per i clienti. I responsabili del successo clienti lo usano per la formazione interna dei CSM e per i tutorial di onboarding esterni. I direttori del supporto lo usano per le procedure di escalation interne e per gli articoli di aiuto esterni. I product manager lo usano per i briefing interni sulle funzionalità e per la documentazione esterna delle funzionalità. La divisione tra interno ed esterno è strutturale nella maggior parte del lavoro di documentazione, non un caso speciale. Avere un unico strumento che gestisce entrambi è il vero miglioramento strutturale che la maggior parte dei team alla ricerca di una piattaforma unificata sta cercando.

Dove si colloca Trupeer AI rispetto a Confluence, Notion, Intercom Guide e altre piattaforme di wiki e centri di assistenza

Confluence, Notion, SharePoint e Slab sono strumenti wiki ottimizzati per la documentazione interna: gerarchie multipagina, ricerca interna, permessi del team, modelli di pagina. Intercom Guide, Zendesk Guide, HelpScout Docs e Document360 sono strumenti per centri di assistenza ottimizzati per i contenuti dei clienti esterni: articoli pubblici ottimizzati per la SEO, ricerca dei clienti, widget di feedback. Trupeer AI non è nata per sostituire nessuna delle due categorie. Genera il video e il contenuto scritto che confluiscono in entrambe e fornisce l'hosting della Pagina Condivisa per i singoli pezzi, i quali possono anche essere incorporati nel wiki o nel centro di assistenza esistente del team.

Il modello pratico adottato dalla maggior parte dei team: mantenere Confluence o Notion come hub interno in cui risiede il wiki del team. Mantenere Intercom Guide o Zendesk come centro di assistenza esterno in cui risiedono i contenuti per i clienti. Utilizzare Trupeer AI come livello di produzione dei contenuti che alimenta entrambi, poiché il flusso di registrazione è identico per entrambi i segmenti di pubblico e l'editor li gestisce in un unico posto. Ogni contenuto generato da Trupeer diventa un video incorporato in una pagina Confluence (interno) o un video incorporato in un articolo del centro di assistenza (esterno), con l'URL della Pagina Condivisa stessa che funge da link autonomo che il team può incollare ovunque. Il wiki e il centro di assistenza rimangono i livelli di scoperta e navigazione; Trupeer gestisce la produzione a monte. Abbinare questo flusso al generatore di SOP di Trupeer AI copre le procedure operative standard alla base dei flussi di lavoro registrati.