Crea guide di processo in pochi secondi

Il generatore di guide ai processi di Trupeer AI acquisisce una registrazione dello schermo e produce sia una video-guida rifinita sia una guida scritta passo-passo a partire dallo stesso lavoro. Il team registra il flusso di lavoro una sola volta, l'IA rimuove le parole riempitive, aggiunge lo zoom sui passaggi chiave e redige contemporaneamente il documento scritto. La maggior parte degli strumenti costringe a scegliere tra strumenti video che non generano documenti e strumenti di screenshot che non creano video. Trupeer AI fa entrambe le cose in un unico passaggio, ed è questo il vero motivo per cui i team alla ricerca di uno strumento per guide ai processi non sono soddisfatti di ciò che è già presente sul mercato.

• Registra una volta, ottieni il video più la guida scritta al processo nello stesso lavoro.

• L'IA rimuove le parole riempitive, attenua lo sfarfallio del cursore, ingrandisce le parti dello schermo in cui si sta svolgendo il lavoro.

• Il brand kit si applica automaticamente: logo, colori, caratteri e diapositive di introduzione/chiusura corrispondono al resto della documentazione del team.

• Traduci la guida in oltre 65 lingue, applicate contemporaneamente sia al video sia al documento scritto.

• Aggiorna registrando nuovamente solo il passaggio modificato. Entrambi i formati si aggiornano sul posto.

Cosa produce Trupeer AI per una guida ai processi

Un utente registra una presentazione dello schermo del processo che desidera documentare. Trupeer AI si occupa della post-produzione. Le parole riempitive e i momenti in cui si cerca la scheda giusta vengono rimossi. Gli effetti di zoom evidenziano le parti dello schermo in cui si svolge l'azione. Una bozza di video e una bozza di guida scritta passo-passo arrivano nello stesso lavoro, in modo che il team non debba gestire due fonti di informazione separate per lo stesso flusso di lavoro.

L'output video è in formato MP4, pronto per il centro assistenza, la wiki interna o la sequenza di onboarding. L'output del documento è in formato PDF o Word, con passaggi numerati e screenshot che corrispondono ai momenti del video. Il brand kit si applica automaticamente: logo, colori, font, slide di introduzione e di chiusura corrispondono al resto della libreria di documentazione del team. Il glossario personalizzato gestisce i nomi dei prodotti interni che altrimenti l'IA non saprebbe come scrivere o pronunciare. L'evidenziazione del cursore, la messa a fuoco dell'area e lo zoom automatico sulle interazioni dell'interfaccia utente appaiono nell'output della registrazione dello schermo IA senza che nessuno debba aggiungerli manualmente.

Come creare una guida ai processi in tre passaggi

L'intero flusso richiede una sola registrazione e produce contenuti pronti per la pubblicazione. Nessuno strumento di editing video, nessun passaggio di scrittura separato, nessun lavoro di documentazione da procrastinare per il trimestre successivo.

Passaggio 1: Registra o carica il flusso di lavoro

Avvia la registrazione nel browser catturando il flusso di lavoro mentre viene effettivamente eseguito, oppure carica una registrazione dello schermo esistente da un altro strumento. Una registrazione di 10 minuti diventa un video di 3-5 minuti più una guida scritta strutturata, poiché il materiale riempitivo viene rimosso durante l'elaborazione. Più ricca è la registrazione, più completa sarà la guida ai processi generata.

Passaggio 2: Trupeer AI genera il video e la guida scritta

Le parole riempitive vengono rimosse. Gli effetti di zoom e cursore vengono aggiunti laddove aiutano lo spettatore a seguire il lavoro. Una bozza di video e una bozza di guida passo-passo appaiono insieme nell'editor. Si applica il glossario personalizzato, in modo che i nomi dei prodotti interni siano scritti e pronunciati correttamente in entrambi gli output.

Passaggio 3: Brandizza, traduci e condividi

Applica il brand kit in modo che logo, colori e slide di introduzione/chiusura corrispondano al resto dei materiali del team. Traduci in spagnolo, mandarino, hindi, portoghese o in una qualsiasi delle oltre 65 lingue parlate in azienda. Quindi pubblica tramite un link di Pagina Condivisa che il team può incorporare in qualsiasi knowledge base, intranet, LMS o centro assistenza.

Chi utilizza effettivamente un generatore di guide ai processi

Chi apre questo strumento è solitamente qualcuno a cui è stato chiesto di documentare un flusso di lavoro che ha ben chiaro in mente: un CSM senior che ripete la stessa presentazione del prodotto in ogni chiamata di avvio, un responsabile delle operazioni che conosce il processo di chiusura meglio di chiunque altro, o un manager del supporto che ha memorizzato l'albero di escalation. Puntualmente, la conoscenza esiste, la documentazione no, e scriverla da zero è l'attività che nessuno vuole fare. Trupeer AI consente a questa persona di registrare il flusso di lavoro una sola volta e di pubblicare la documentazione sotto forma di risorsa rifinita, invece di relegarla in un backlog che non viene mai smaltito.

Lo stesso flusso di lavoro si riscontra in tutte le funzioni aziendali. I responsabili delle operazioni e gli ingegneri operativi lo usano per la documentazione dei processi interni. I team di Customer Success lo usano per le guide di onboarding e gli approfondimenti sulle funzionalità. I team di supporto per guide alla risoluzione dei problemi e procedure di risposta agli incidenti. I team HR per i flussi di onboarding dei dipendenti, l'iscrizione ai benefit e presentazioni delle policy. I team di marketing e di prodotto lo usano per spiegare le funzionalità e creare contenuti pratici per i clienti. I formatori e i responsabili della formazione lo usano per creare i contenuti procedurali alla base dei loro programmi formativi.

Tipologie di contenuti per guide ai processi gestite da Trupeer AI

Una guida ai processi è qualsiasi spiegazione strutturata di come eseguire un'attività, con le fasi disposte nell'ordine in cui devono essere eseguite. Il formato varia a seconda del contesto: un articolo del centro assistenza potrebbe richiedere una guida scritta passo-passo con screenshot, una sequenza di onboarding per i nuovi assunti potrebbe richiedere una video-guida e una guida di accompagnamento scritta, mentre una presentazione per il successo dei clienti potrebbe richiedere un video di 3 minuti incorporato in un'e-mail. Trupeer AI gestisce tutte queste esigenze a partire dalla stessa registrazione, poiché lo stesso materiale di partenza può essere esportato in più formati a seconda del pubblico di destinazione.

Le categorie più frequenti sono: guide all'uso del software (come usare una specifica funzionalità), procedure operative (come eseguire un flusso di lavoro specifico), contenuti formativi (come il team gestisce un'attività ricorrente), guide pratiche per i clienti (come il cliente raggiunge il suo obiettivo all'interno del prodotto) e documentazione di conformità (la prova che un processo è stato eseguito correttamente). La stessa registrazione di base produce tutti questi elementi, variando solo per quanto riguarda il pubblico per il quale vengono calibrati il brand kit, la lingua e la durata. Questa è la differenza strutturale tra l'uso di un modello di guida ai processi scaricato da una ricerca su Google e l'uso di un generatore di guide ai processi che crea il contenuto partendo dal lavoro reale. Un modello di guida passo-passo standard potrebbe fornire al team solo una struttura; un modello di guida passo-passo popolato dall'IA offre loro contenuti pronti per l'uso. I team che hanno iniziato con un modello di guida ai processi di solito migrano a Trupeer AI non appena si rendono conto che il modello era solo la parte più semplice.

La posizione di Trupeer AI rispetto a Loom, Scribe e alla documentazione manuale

La maggior parte degli strumenti esistenti costringe a un compromesso. Loom, Vidyard e ScreenPal registrano bene i video ma non producono una guida scritta strutturata. Scribe, Tango e Guidde producono guide scritte passo-passo con screenshot ma non generano un video rifinito da abbinare. La documentazione manuale alla fine produce entrambi, ma costa ore di scrittura per ogni guida. Trupeer AI fa entrambe le cose in un unico passaggio, perché la stessa registrazione alimenta entrambi gli output: il video è la versione ripulita della registrazione, la guida scritta è la trascrizione strutturata con screenshot incorporati provenienti dalla stessa sorgente.

Il duplice approccio di output è importante perché pubblici diversi desiderano formati diversi. Un ingegnere senior che cerca una procedura specifica preferisce scorrere rapidamente una guida scritta; un neoassunto che assiste alla stessa procedura per la prima volta vuole vedere il video; un team globale ha bisogno dello stesso contenuto in cinque lingue; e un centro assistenza ha bisogno di un video incorporabile e di una guida scritta da poter copiare e incollare per lo stesso articolo. Una sola registrazione che copre tutti questi casi d'uso è più rapida rispetto alla produzione separata di ciascun elemento, eliminando la necessità di scegliere tra video e documento.

Aggiornamenti e traduzione: mantenere aggiornate le guide ai processi al variare dei flussi di lavoro

Le guide ai processi diventano obsolete rapidamente perché il software sottostante cambia. Un aggiornamento dell'interfaccia utente interrompe la guida, una nuova funzionalità invalida la procedura, una modifica del flusso di lavoro rende inutilizzabile l'intera guida. La maggior parte dei team affronta questo problema lasciando che la documentazione obsoleta vada alla deriva, scusandosi quando qualcuno se ne accorge. Trupeer AI gestisce il problema registrando nuovamente solo il passaggio che è stato modificato. L'IA rielabora solo quel segmento e sia il video sia la guida scritta si aggiornano automaticamente sul posto. Qualsiasi link di Pagina Condivisa distribuito dal team nello scorso trimestre ora rimanda automaticamente alla versione corrente.

Per i team globali, la traduzione colma il divario linguistico. La stessa guida ai processi raggiunge il team di Madrid in spagnolo, quello di Tokyo in giapponese, quello di Berlino in tedesco, a partire dalla stessa registrazione sorgente e nella stessa settimana. La traduzione si applica sia al commento vocale del video sia alla documentazione scritta, mantenendo il brand kit, il glossario e il testo sullo schermo. L'abbinamento del generatore di guide ai processi con lo strumento di creazione SOP di Trupeer AI copre le procedure operative standard alla base dei flussi di lavoro registrati.