Strumento di documentazione AI per la documentazione interna ed esterna

La maggior parte dei team documenta lo stesso flusso di lavoro due volte. La versione interna viene scritta per il team, la versione rivolta al cliente viene scritta separatamente da qualcun altro, e le due smettono lentamente di descrivere la stessa cosa.

Trupeer è uno strumento di documentazione AI per la documentazione interna ed esterna che consente ai team di registrare un flusso di lavoro una sola volta e creare versioni sia per i team interni che per i clienti. Le due versioni partono dalla stessa registrazione, quindi coprono gli stessi passaggi anche se si leggono in modo diverso.

Che cos'è uno strumento di documentazione interna ed esterna?

Un software che acquisisce un flusso di lavoro registrato e ti aiuta a produrre documentazione per due segmenti di pubblico a partire da esso, invece di scrivere ogni versione da zero.

La fonte è una registrazione del processo in corso di esecuzione. L'IA genera i passaggi e gli screenshot da tale acquisizione, offrendoti una bozza che contiene già tutto ciò di cui entrambe le versioni hanno bisogno. Successivamente la adatti: la versione interna mantiene i dettagli tecnici e il contesto del team, mentre la versione esterna viene semplificata in un linguaggio rivolto al cliente, eliminando qualsiasi elemento interno. Le versioni finali vengono pubblicate su destinazioni diverse, solitamente una knowledge base interna e un centro assistenza pubblico. Trupeer utilizza le registrazioni dello schermo come fonte, generando una documentazione passo-passo modificabile che può essere poi adattata per l'uso interno o per i clienti.

Documentazione interna vs esterna

Descrivono lo stesso flusso di lavoro per lettori che hanno esigenze molto diverse.

I passaggi sono gli stessi. L'inquadratura, il vocabolario e il livello di dettaglio no, ed è per questo che scriverli separatamente sembra necessario e perché tendono a divergere una volta fatto.

Una sola fonte, due destinatari

L'alternativa alla doppia scrittura è far partire entrambe le versioni dalla stessa registrazione. Il flusso di lavoro viene registrato una sola volta; i documenti interni ed esterni sono due presentazioni dello stesso.

La fonte rimane la stessa; cambia il contesto specifico per il pubblico.

Ciò riduce il rischio di discrepanze nella documentazione alla fonte: entrambe le versioni iniziano dagli stessi passaggi osservati anziché dai resoconti separati di due persone sullo stesso processo.

Come funziona la documentazione interna ed esterna

Passaggio 1: Registra il flusso di lavoro una sola volta

Acquisisci il processo nel tuo browser o carica una registrazione esistente. Una sola acquisizione serve per entrambi i destinatari, quindi non c'è una seconda sessione da programmare.

Passaggio 2: Genera la documentazione da un'unica fonte

L'intelligenza artificiale trasforma le azioni registrate in passaggi strutturati, portandoti da un'acquisizione grezza del flusso di lavoro a una bozza di documentazione modificabile. Trupeer produce quella bozza con uno screenshot per ogni azione. Quella singola bozza è la fonte da cui provengono entrambe le versioni, contenente ogni passaggio necessario per entrambi i pubblici.

Passaggio 3: Adatta e pubblica ogni versione

La bozza generata rimane modificabile, in modo da poterla adattare in base al pubblico: mantieni i dettagli tecnici e le note di escalation internamente, semplifica la formulazione all'esterno e sfoca o sostituisci qualsiasi cosa non debba uscire dall'azienda. Pubblica la versione interna dove il tuo team di solito consulta le informazioni e quella esterna nel centro assistenza, oppure esporta l'una o l'altra in PDF o Word.

Cosa puoi creare con Trupeer

La stessa registrazione si adatta a ciascuno di questi elementi:

• SOP interne: il flusso di lavoro completo con nomi di sistema, percorsi di escalation e il contesto che il tuo team possiede già

• Articoli di aiuto rivolti ai clienti: gli stessi passaggi nel linguaggio del cliente, con i dettagli interni rimossi e gli screenshot ripuliti

• Procedure dettagliate sul prodotto: un video narrato a partire dalla stessa acquisizione, come output secondario accanto alle versioni scritte

• Documentazione di supporto: risoluzione dei problemi interna con percorso di escalation e guida alla risoluzione pubblica senza di essa

• Formazione interna: materiale di abilitazione per il supporto e le vendite basato sullo stesso flusso di lavoro che seguiranno i clienti

• Guide all'onboarding dei clienti: il processo di configurazione così come viene eseguito da un cliente, a partire dall'acquisizione già effettuata dal tuo team

Perché usare Trupeer per la documentazione interna ed esterna?

• Una sola registrazione anziché sessioni di documentazione separate per ogni pubblico

• Screenshot generati dal flusso di lavoro reale anziché catturati due volte manualmente

• Output modificabile, in modo che le modifiche specifiche per il pubblico avvengano nella bozza anziché in una riscrittura

• Documentazione scritta e video dalla stessa registrazione, con il video come output secondario

Prima e Dopo

Prima: un'azienda SaaS rilascia un nuovo flusso di lavoro di fatturazione. Il team di prodotto scrive una SOP interna. Il supporto scrive separatamente un articolo per il centro assistenza. Due persone documentano un unico flusso di lavoro e in seguito le due versioni possono divergere.

Dopo: una sola registrazione dello schermo produce entrambe le versioni. La versione interna contiene il flusso di lavoro tecnico, il contesto del team e i dettagli sull'escalation. La versione esterna contiene istruzioni semplificate per il cliente con screenshot e una terminologia sicura per il cliente. Quando la schermata di fatturazione cambia, registra nuovamente il flusso di lavoro interessato e aggiorna entrambe le versioni da lì.

Ambiti di applicazione

• Rilasci di prodotto: un passaggio di consegne interno per il supporto e le vendite e un articolo di aiuto per il cliente, a partire dalla stessa panoramica della funzionalità

• Documentazione di supporto: risoluzione dei problemi interna con percorsi di escalation e una guida alla risoluzione pubblica senza di essi

• Onboarding del software: formazione interna per il team, onboarding del cliente per i nuovi account

• Modifiche ai processi: una SOP interna che descrive ciò che fa il team e un avviso esterno che descrive cosa cambia per il cliente

• Documentazione delle funzionalità: contesto di prodotto e di ingegneria a livello interno, istruzioni operative a livello esterno

Cosa cambia tra le due versioni

• Terminologia: i nomi interni e di sistema diventano le parole che i clienti utilizzano

• Conoscenza presunta: la versione esterna non può presumere familiarità con le schermate di amministrazione o con il modello dei dati

• Escalation e scorciatoie: i percorsi solo interni vengono rimossi dalla versione per il cliente

• Screenshot: gli strumenti interni, gli identificatori dell'account e qualsiasi dato sensibile vengono sfocati o sostituiti

• Ambito: la versione interna spesso copre casi limite che quella esterna omette deliberatamente

• Destinazione: una va alla knowledge base interna, l'altra al centro assistenza

Mantenere le due versioni allineate

Il motivo per cui la documentazione interna ed esterna diverge è che vengono gestite separatamente. Qualcuno aggiorna la SOP interna dopo una modifica e nessuno lo comunica a chi si occupa dell'articolo di aiuto.

Lavorare a partire da un unico flusso di lavoro registrato riduce questo divario: quando il processo cambia, registri nuovamente la parte interessata e aggiorni entrambe le versioni dalla stessa fonte, invece di dover ricordare quali documenti a valle dipendono da essa. Non è automatico e qualcuno deve comunque accorgersi che il processo è cambiato.

Cosa questo strumento non fa

Non decide cosa i clienti debbano o non debbano vedere, non riscrive il linguaggio interno in linguaggio per il cliente senza revisione e non mantiene le due versioni sincronizzate da solo. La decisione su cosa debba essere divulgato all'esterno spetta sempre a una persona.

Per verificare una bozza generata prima della pubblicazione, consulta l'accuratezza della documentazione AI. Per documentare in modo specifico le funzionalità del prodotto, consulta lo strumento di documentazione del prodotto AI.

Crea entrambe le versioni da un'unica registrazione

Crea documentazione interna e rivolta al cliente a partire dalla stessa registrazione del flusso di lavoro con Trupeer. Prova Trupeer gratuitamente.