Processo As-Is vs To-Be
Un processo as-is mostra come viene svolto il lavoro oggi; un processo to-be mostra come dovrebbe funzionare in futuro. Scopri la differenza e come documentarli entrambi.
Che cos'è un processo As-Is vs To-Be?
Un processo as-is rappresenta il funzionamento attuale di un processo, inclusi i suoi passaggi reali, le soluzioni alternative e i problemi. Un processo to-be è come il processo dovrebbe funzionare in futuro, a seguito di miglioramenti, di un nuovo sistema, dell'automazione o del passaggio a un nuovo team. Il confronto tra i due mostra il divario tra lo stato attuale e lo stato obiettivo, e cosa deve cambiare per colmarlo.
L'analisi as-is e to-be viene utilizzata nel miglioramento dei processi, nelle implementazioni di sistemi ed ERP, nell'outsourcing, nelle transizioni GCC e nella reingegnerizzazione dei processi aziendali. Viene anche chiamata analisi dello stato attuale rispetto allo stato futuro.
Come funziona l'analisi As-Is vs To-Be?
Documentare il processo as-is. Registrare come viene effettivamente svolto il lavoro oggi, non come dice il manuale, inclusi eccezioni, passaggi di consegne e sistemi.
Identificare i problemi. Cercare ritardi, rilavorazioni, passaggi manuali, sforzi duplicati, lacune di controllo e singoli punti di vulnerabilità.
Progettare il processo to-be. Definire i passaggi futuri, i ruoli, i sistemi e i controlli che risolvono tali problemi.
Analizzare il divario (gap analysis). Elencare cosa deve cambiare tra l'as-is e il to-be: persone, processi, tecnologia e dati.
Pianificare e implementare il cambiamento, quindi documentare il processo to-be come nuovo standard.
As-Is vs To-Be: Differenze chiave
Scopo: l'as-is mostra la realtà; il to-be mostra l'obiettivo.
Origine: l'as-is deriva dall'osservazione e dalla registrazione del lavoro reale; il to-be deriva da workshop di progettazione e requisiti.
Contenuto: l'as-is include soluzioni temporanee (workaround) e punti critici; il to-be li elimina.
Utilizzo: l'as-is è il punto di partenza per misurare il miglioramento; il to-be diventa la nuova procedura operativa standard (SOP) una volta implementato.
Vantaggi della mappatura As-Is e To-Be
Miglioramento basato sui fatti: i cambiamenti si basano su come avviene realmente il lavoro.
Ambito chiaro: il divario mostra esattamente ciò che un progetto o una transizione deve fornire.
Requisiti migliori per le implementazioni di sistema e l'automazione.
Transizioni più sicure: il team ricevente apprende il processo to-be e il record as-is mostra cosa sta cambiando.
Risultati misurabili: la base di riferimento as-is consente di dimostrare il miglioramento.
Strumenti comuni e utilizzi per i processi As-Is e To-Be
Trupeer AI – Cattura il processo as-is registrando le persone mentre svolgono il lavoro reale, trasforma ogni registrazione in una SOP e in un video passo-passo, e semplifica l'aggiornamento della documentazione una volta che il processo to-be diventa operativo.
Strumenti di mappatura dei processi – Strumenti come Visio, Lucidchart o strumenti BPMN per disegnare i flussi as-is e to-be.
Strumenti di process mining – Utilizzano i log di sistema per mostrare come vengono effettivamente eseguiti i processi.
Workshop e interviste – Raccolgono i feedback dei proprietari dei processi e dei team sui punti critici e sulla progettazione futura.
Knowledge base – Archiviano le SOP to-be approvate in modo che tutti possano seguirle.
Per iniziare a documentare il tuo stato attuale, utilizza il modello di documentazione dei processi gratuito.
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