Una valida carta del team (team charter) è ciò che trasforma un gruppo di persone in un team ad alte prestazioni. Con Trupeer, puoi risparmiare ore sull'allineamento del team partendo da un modello gratuito di carta del team, personalizzandolo con le tue linee guida del brand e trasformando la carta in un video riassuntivo che ogni membro del team può guardare fin dal primo giorno.

Che cos'è un modello gratuito di carta del team?

Un modello gratuito di carta del team è una struttura riutilizzabile per un documento che un team redige insieme all'inizio, stabilendo gli obiettivi da raggiungere e le modalità di collaborazione reciproca.

L'elenco delle sezioni è stabile in ogni versione pubblicata: scopo, ambito, ruoli, obiettivi, regole di base, norme di comunicazione, processo decisionale, risoluzione dei conflitti e ritmo delle riunioni. Si tratta di un elenco sensato che richiede venti minuti per essere riprodotto.

Il documento, tuttavia, non è il punto centrale. Una carta del team è uno dei pochi documenti il cui valore risiede quasi interamente nella discussione che lo genera. Una carta scritta dal team leader e diffusa per approvazione è solo un insieme di istruzioni con un titolo amichevole.

Ciò che il modello deve fare, quindi, è provocare i giusti disaccordi. La maggior parte dei modelli fa il contrario.

Il formato segue l'uso. Un file Word per il modello di carta del team si adatta al documento stesso, che viene modificato durante la sessione e consultato successivamente. Un layout PPT o PowerPoint per il modello di carta del team si adatta alla versione mostrata durante il workshop e appesa in seguito. Un file Excel per il modello di carta del team è utile solo per tracciare se ogni impegno sia stato testato, mentre un file PDF della carta del team è la copia concordata e firmata.

Le regole di base su cui tutti concordano istantaneamente sono quelle che falliscono

Osserva una sessione di redazione della carta e nota con quanta rapidità si concordano le regole di base.

Comunichiamo in modo aperto e onesto. Rispettiamo la competenza reciproca. Rispettiamo le scadenze. Ci sosteniamo a vicenda. Presumiamo buone intenzioni.

Nessuno si oppone a nessuna di queste, ed è proprio questo il problema. Un'affermazione che non produce alcuna discussione o è ovvia, e in tal caso scriverla non cambia nulla, oppure è vaga, e in tal caso ognuno concorda con la propria interpretazione personale.

Prendi "comunichiamo apertamente". Due persone possono entrambe credere di rispettare questa regola, mentre una esprime immediatamente i dubbi nel gruppo e l'altra li riferisce privatamente al manager una settimana dopo. Nessuna delle due sta violando la regola, perché la regola non fa distinzione tra loro, e il disaccordo che alla fine emerge non riguarda il comportamento ma ciò che era stato concordato.

Le regole che vale la pena avere sono quelle su cui qualcuno fa resistenza. La resistenza significa che l'affermazione è abbastanza specifica da porre dei limiti a qualcuno, che è l'unica proprietà che conta. Una carta che non ha prodotto discussioni durante la stesura ha semplicemente registrato un insieme di aspirazioni condivise, e le aspirazioni condivise non sono ciò che un team ha bisogno di mettere per iscritto.

Quindi la diagnosi è scomoda ma utile. Se la sessione è stata facile ed è finita prima del previsto, torna indietro.

Come personalizzare questo modello in Trupeer

Passaggio 1: Apri la sezione Modelli

Vai alla sezione Modelli dal menu di navigazione principale.

Passaggio 2: Seleziona e apri un modello

Fai clic su qualsiasi modello con cui desideri lavorare per aprirlo.

Passaggio 3: Espandi la visualizzazione del modello

Se necessario, espandi la visualizzazione del modello per vedere chiaramente l'intero layout e i dettagli.

Passaggio 4: Modifica il modello

Fai clic su Modifica per iniziare a modificare il modello selezionato.

All'interno dell'editor puoi:

• Aggiungere nuove sezioni

• Definire o aggiornare le regole di formattazione

• Aggiungere un logo e regolarne la posizione e le relative impostazioni

Passaggio 5: Salva il tuo modello personalizzato

Dopo aver apportato tutte le modifiche necessarie, fai clic su Salva per memorizzare il modello aggiornato come tuo.

Passaggio 6: Visualizza l'anteprima e perfeziona il modello

Quando vuoi vedere l'aspetto del tuo modello personalizzato, apri l'Anteprima.

Dalla schermata di anteprima, puoi continuare ad apportare modifiche direttamente se necessario, assicurandoti che il modello appaia esattamente come desideri.

Con un modello di carta del team puoi:

• Risparmiare ore sull'allineamento: evita la pagina bianca con una struttura di carta del team collaudata.

• Stabilire aspettative chiare: sezioni integrate per obiettivi, ruoli e accordi di lavoro.

• Rimanere fedele al brand: applica il tuo logo, font e colori utilizzando il brand kit di Trupeer.

• Inserire i nuovi membri più rapidamente: associa la carta a un video riassuntivo per un contesto immediato.

• Standardizzare tra i team: utilizza lo stesso modello per ogni nuova formazione di team.

• Raggiungere team globali: traduci le carte del team in oltre 65 lingue con un solo clic.

Rendere verificabile un impegno

La soluzione consiste nell'applicare una domanda a ogni riga proposta: quando verrà testato questo aspetto e cosa succederà in quel caso.

"Comunichiamo apertamente" non viene mai testato, perché non esiste un momento in cui qualcuno possa dire che sia stato violato.

"Se stai per mancare una scadenza lo comunichi almeno quarantotto ore prima, non dopo" viene testato entro due settimane. Qualcuno farà tardi, e tutti sapranno se l'impegno è stato rispettato.

Tre proprietà rendono verificabile un impegno.

Indica un comportamento osservabile piuttosto che un valore. I valori sono utili per le assunzioni e inutili per una carta del team.

Contiene una soglia o una tempistica. "Prontamente", "regolarmente" e "il prima possibile" sono le parole che trasformano un impegno di nuovo in un'aspirazione.

Dice cosa succede quando non viene rispettato. Non una punizione, di solito solo quale sia la risposta. Se manchi le quarantotto ore, lo comunichi al gruppo al successivo stand-up e spieghi di cosa hai bisogno.

Sei impegni verificabili superano di gran lunga quattordici impegni condivisibili, e le sessioni che ne producono sei richiedono più tempo di quelle che ne producono quattordici.

Cosa deve contenere un modello di carta del team

Otto componenti. La colonna della verificabilità è l'aggiunta.

Vale la pena soffermarsi sulla riga della gestione del disaccordo. La maggior parte delle carte si impegna a risolvere i problemi all'interno del team, il che suona positivo ma in pratica produce lunghi silenzi, perché nessuno vuole essere la persona che ha violato l'impegno sollevando una questione. Un limite di tempo trasforma la segnalazione da un fallimento a una procedura.

Modello gratuito di carta del team: la struttura da copiare

Compilato con un esempio reale piuttosto che con segnaposto. Il team è un gruppo multidisciplinare in uno studio di architettura che lavora a un progetto ospedaliero.

Copia da qui.

Scopo. Fornire la progettazione tecnica per il progetto dell'ospedale fino alla fase quattro RIBA, coordinata tra le discipline, entro la data concordata del programma.

Membri e cosa apporta ciascuno.

Responsabile del progetto, responsabile del programma e della relazione con il cliente. Architetto principale, intento progettuale. Collegamento strutturale, interfaccia con l'ingegnere strutturista. Responsabile della sostenibilità, obiettivi di conformità e prestazioni. Coordinatore BIM, integrità del modello e risoluzione delle interferenze. Più sei architetti di disciplina.

Come si presenta il successo. Tre risultati.

Fase quattro rilasciata entro la data del programma con non più di due settimane di margine consumate. Zero interferenze irrisolte al momento del rilascio. Approvazione del cliente ottenuta senza un secondo round di commenti importanti.

Impegni. Sei, ciascuno verificabile.

Come vengono prese le decisioni. Le decisioni tecniche all'interno di una disciplina spettano al responsabile della disciplina stessa. Le decisioni che interessano due o più discipline passano al responsabile del progetto, che decide dopo aver ascoltato entrambe le parti o scala la questione. Le decisioni relative al programma e commerciali spettano al responsabile del progetto. Qualsiasi modifica all'ambito concordato passa al consiglio dello studio.

Gestione del disaccordo. Cinque giorni lavorativi per un disaccordo tra singoli. Il giorno stesso per qualsiasi aspetto che influisca sul cliente o sul programma. Prima al responsabile del progetto, poi al consiglio dello studio.

Ritmo delle riunioni. Revisione giornaliera di quindici minuti della nota del modello, coordinatore BIM e chiunque abbia apportato una modifica. Coordinamento settimanale del giovedì, tutte le discipline, declinabile come da impegno cinque. Revisione bisettimanale del programma con il responsabile del progetto e i responsabili di disciplina.

Attivatore di revisione. Rivisto ogni volta che un membro entra o esce dal team, e a ogni limite di fase RIBA. Non basato su un calendario.

Concordato da. Tutti gli undici membri, con data. Tre impegni sono stati discussi durante la sessione e la versione sopra è quella stabilita.

Copia fino a qui.

Vale la pena includere quest'ultima riga in una carta reale. Dice a un nuovo arrivato quali parti sono state contestate, che è la cosa più utile che possa sapere.

Esempio di carta del team: quattordici regole e tre settimane di silenzio

Marne e Faulds, uno studio di architettura di circa novanta persone, ha formato un team multidisciplinare di undici persone per un grande progetto ospedaliero.

Il team ha tenuto un workshop di mezza giornata per la carta al momento del via. Ha prodotto quattordici regole di base. Comunichiamo in modo aperto e onesto. Rispettiamo la competenza reciproca. Rispettiamo le nostre scadenze. Ci sosteniamo a vicenda. Risolviamo i problemi all'interno del team.

Tutte e quattordici sono state concordate in circa quaranta minuti. Il documento è stato firmato da tutti e plastificato.

Al quinto mese il cliente ha richiesto una modifica strutturale. Il responsabile della sostenibilità riteneva che dovesse essere assorbita nell'approccio attuale. Il coordinatore BIM riteneva che richiedesse la ricostruzione del modello di coordinamento.

Nessuno dei due ha segnalato la questione per tre settimane.

Entrambi hanno poi fornito la stessa spiegazione. La carta diceva che il team risolveva i problemi al suo interno, e nessuno voleva essere la persona che andava dal responsabile del progetto violando questo principio. Entrambi hanno continuato a cercare di risolverlo direttamente, e nel frattempo hanno continuato a lavorare sulla base della propria interpretazione di ciò che era stato deciso.

Quando la questione ha raggiunto il responsabile del progetto, il modello di coordinamento era stato sviluppato su basi errate. Il lavoro di rifacimento è costato circa centonovanta ore e il programma ha subito un ritardo di cinque settimane.

Dalla revisione è emerso che la carta conteneva quattordici impegni e nessuno di essi diceva come si decidesse in caso di disaccordo, chi decidesse quando il team non era in grado di farlo o entro quando.

La riscrittura ha applicato una domanda a ogni riga: quando verrà testato questo aspetto e cosa succederà allora. Nove dei quattordici non hanno trovato risposta e sono stati tagliati.

La nuova versione presentava sei impegni. La sessione ha richiesto due ore e mezza anziché quaranta minuti, perché tre dei sei impegni sono stati discussi approfonditamente.

Le discussioni sono state la parte utile. Quanto tempo qualcuno attende con un disaccordo prima di segnalarlo, stabilito in cinque giorni lavorativi. Se il responsabile del progetto possa scavalcare un responsabile di disciplina su una questione tecnica, stabilito come no, ma può forzare la decisione verso l'alto. E se la mancata scadenza richieda un preavviso prima o dopo, stabilito in quarantotto ore prima.

Nessuno di questi tre punti era risolvibile con la buona volontà, e tutti e tre erano stati implicitamente decisi nel modo sbagliato dal silenzio della carta originale.

Nel progetto successivo, due disaccordi sono emersi al terzo mese ed entrambi sono stati risolti entro una settimana.

La prima carta era stata concordata da tutti in quaranta minuti perché non chiedeva nulla a nessuno.

Come gestire una sessione per la carta in sei passaggi

1. Fai scrivere la carta al team, non al leader. Una carta presentata per approvazione è una politica. Il valore sta nella negoziazione.

2. Inizia con lo scopo e il successo, non con le regole di base. Le persone discutono meglio sul comportamento una volta che hanno concordato ciò che stanno cercando di ottenere.

3. Proponi impegni e applica il test a ciascuno. Quando viene testato questo aspetto, cosa succede in quel caso. Elimina tutto ciò che non supera il test.

4. Approfondisci tutto ciò che viene concordato troppo rapidamente. Chiedi un esempio specifico di impegno rispettato e uno di impegno violato. Se nessuno sa descrivere la violazione, l'impegno non è reale.

5. Definisci chiaramente la regola di segnalazione del disaccordo. Quanto tempo, a chi. Non lasciare che questo venga deciso sul momento, perché sul momento nessuno vuole essere il primo a segnalare.

6. Registra ciò che è stato contestato. Non solo il risultato finale. I futuri membri devono sapere per quali righe si è combattuto.

Il passaggio quattro è il meccanismo chiave. La maggior parte delle sessioni per la carta sono piacevoli perché il facilitatore accetta la prima formulazione condivisibile, e una sessione piacevole è una sessione che ha evitato le conversazioni che valeva la pena fare.

Quando rivedere la carta

Il consiglio consueto è di rivedere la carta periodicamente, il che produce un promemoria sul calendario che viene continuamente rimandato.

Un attivatore migliore è la composizione del team. Ogni volta che qualcuno entra o esce, la carta diventa un documento concordato da persone che in parte non ci sono più e imposto a qualcuno che non era presente nella stanza.

Questo conta più di quanto sembri. Un nuovo membro eredita impegni che non ha negoziato, compresi quelli che sono stati contestati, senza sapere quali fossero. In un team con un normale turnover, entro diciotto mesi la carta può diventare un accordo tra persone di cui nessuna vi ha effettivamente acconsentito.

Tre attivatori pratici. Qualsiasi membro che entra o esce, il che dovrebbe richiedere come minimo una spiegazione con la nuova persona e un invito a contestare qualsiasi cosa. Qualsiasi limite di fase o di tappa, in cui il lavoro cambia e gli impegni potrebbero dover cambiare di conseguenza. E qualsiasi occasione in cui un impegno sia stato violato e non sia successo nulla, il che dimostra che l'impegno non è reale.

L'ultimo è il più utile e il meno utilizzato. Una carta che è stata silenziosamente ignorata due volte senza commenti non è più in vigore, a prescindere da cosa dica la copia plastificata.

Carta del team, carta del progetto o ruoli e responsabilità?

Tre documenti che si sovrappongono e rispondono a domande diverse.

Una carta del team riguarda il modo in cui un gruppo di persone lavora insieme. Scopo, impegni, processo decisionale, gestione del disaccordo. Scritto dal team, per il team.

Una carta del progetto autorizza un lavoro. Indica lo sponsor, l'obiettivo, l'ambito a livello generale e il budget, ed è scritta per ed approvata da persone esterne al team. Si tratta di un mandato piuttosto che di un accordo.

Un documento di ruoli e responsabilità alloca decisioni e responsabilità tra i ruoli, ed è trattato in modo più approfondito nella pagina del modello di ruoli e responsabilità. Una carta del team contiene solitamente una versione leggera di questo e rimanda i dettagli.

La confusione comune è tra i primi due, e la prova sta in chi lo approva. Se il documento esiste affinché uno sponsor possa autorizzare il lavoro, è una carta del progetto. Se esiste affinché un team possa lavorare insieme, è una carta del team. Produrre l'uno quando è necessario l'altro lascia il team senza un accordo o il lavoro senza un mandato.

I confini dettagliati dell'ambito non appartengono a nessuno dei due e si trovano nell'ambito del progetto.

Varianti del modello di carta del team

La struttura tiene e l'enfasi si sposta a seconda del tipo di team.

Carta del team di progetto. Limitata nel tempo, con una fine definita. I criteri di successo e la gestione del disaccordo contano di più, poiché il team si scioglie prima che la maggior parte delle norme culturali abbia il tempo di svilupparsi.

Carta del team agile o scrum. Si sovrappone fortemente con l'accordo di lavoro del team e la definizione di "fatto" (definition of done). Mantienili come un unico documento anziché due, poiché due finiranno per divergere.

Carta del team Six Sigma o di miglioramento. Include convenzionalmente la dichiarazione del problema, l'ambito e il business case, oltre all'accordo del team, perché funge anche da mandato del progetto. Questa è la variante in cui la carta del team e la carta del progetto si fondono realmente.

Carta del team di leadership. La più difficile da scrivere onestamente, perché le persone che la scrivono sono le stesse che dovrebbero farla rispettare, e gli impegni che contano riguardano il modo in cui dissentono di fronte agli altri.

Carta del team interfunzionale o a matrice. La gestione del disaccordo è la sezione critica, poiché i membri hanno due linee di riporto e un disaccordo può essere scalato in due direzioni con risultati diversi.

Carta del team remoto o distribuito. Aggiungi le aspettative sui tempi di risposta, quali riunioni sono sincrone e cosa conta come essere disponibili. Questi sono gli impegni che causano attriti quando non dichiarati e sono facili da rendere verificabili.

Cosa non può risolvere un modello gratuito di carta del team

Una carta scritta da una sola persona. Nessun modello trasforma un documento diffuso in un accordo.

Impegni che nessuno fa rispettare. Un impegno violato che passa senza commenti insegna al team che la carta è solo decorativa, e la seconda violazione non costa nulla.

Un team senza una reale autorità. Se il team non può decidere nulla, una sezione sul processo decisionale è solo una messinscena e la carta sembrerà tale.

Sezioni ereditate immutate. Un esempio di carta del team in PDF di un'altra organizzazione ti consegnerà le sue regole di base, che sono la parte meno trasferibile di qualsiasi carta.

Linguaggio aspirazionale. Nessun download gratuito di un modello di carta del team ti impedirà di scrivere che il team attribuisce valore alla trasparenza. Solo qualcuno nella stanza che chiede quando questo venga testato lo farà.

Mostra come viene svolto il lavoro, non solo come lavora il team

Una carta stabilisce come le persone lavorano tra loro. Non stabilisce come viene svolto il lavoro stesso, e i nuovi membri hanno bisogno di entrambe le cose.

È in questa seconda metà che i team perdono tempo ripetutamente. Qualcuno entra, riceve la carta, comprende il ritmo delle riunioni e la regola di gestione dei disaccordi nel giro di un'ora, e poi trascorre tre settimane a imparare i meccanismi effettivi del lavoro da chiunque sia più vicino e meno occupato.

Trupeer AI copre quella seconda parte. Qualcuno esegue l'attività una volta durante la registrazione e l'output è una guida scritta con screenshot già acquisiti e posizionati, insieme a un video, con il tuo branding. La carta dice a un nuovo membro come si comporta il team. Le registrazioni dicono come viene svolto il lavoro.

Registralo. Personalizzalo con il brand. Traducilo. Usa Trupeer.

Questo abbinamento è utilissimo nel momento in cui la carta dovrebbe comunque essere rivista, ovvero quando cambiano i membri. Laddove i team abbracciano più sedi o lingue, la stessa registrazione produce la stessa guida in ciascuna di esse, in modo che un team distribuito lavori in un unico modo anziché in molti.

Il materiale risiede nella tua base di conoscenza e funge anche da formazione. La procedura a livello di attività appartiene alle istruzioni di lavoro. La coerenza tra i tuoi documenti è una questione di impostazione del brand kit una sola volta, e la configurazione è trattata nella guida alla configurazione del modello di documento.

Domande frequenti

Esiste una versione Word gratuita del modello di carta del team?

Word si adatta alla carta stessa, perché viene modificata dal vivo durante la sessione e consultata in seguito. Un file Word per il modello di carta del team è il formato di lavoro corretto, e modificarlo su uno schermo condiviso mentre il team discute è il modo corretto di usarlo.

Costruisci gli impegni come una tabella a tre colonne: l'impegno, quando viene testato e cosa succede allora. Queste ultime due colonne sono ciò che impedisce alla sessione di accontentarsi di una formulazione vaga e di comodo.

Esiste una versione PPT o PowerPoint gratuita del modello di carta del team?

Le diapositive si adattano al workshop e alla versione che va appesa alla parete in seguito. Un layout PPT per il modello di carta del team funziona per facilitare la sessione, e un file PowerPoint per il modello di carta del team è la stessa cosa con il suo nome più lungo.

Non lasciare che la diapositiva diventi la carta del team stessa. Una versione su una sola diapositiva conterrà lo scopo e gli impegni e tralascerà la regola di gestione dei disaccordi e la sezione sul processo decisionale, che sono le parti che vengono effettivamente utilizzate.

Esiste una versione Excel gratuita del modello di carta del team?

Excel si adatta male a una carta del team, che è composta principalmente da testo e formule negoziate. Un file Excel per il modello di carta del team ha senso solo per la tabella degli impegni, se si desidera tracciare se ciascuno sia stato testato e cosa sia accaduto.

Tale tracciamento è davvero utile per i primi tre mesi. Un impegno che non è mai stato testato potrebbe non essere rilevante, e uno violato due volte senza commenti non è più in vigore.

Esiste un PDF gratuito del modello di carta del team?

Il PDF è la versione concordata. Esporta un PDF del modello di carta del team una volta che il team lo ha definito, con la data e i nomi di tutti, e distribuiscilo.

Conserva la sorgente modificabile, perché la carta dovrebbe cambiare quando cambiano i membri del team, e un documento che puoi aggiornare solo ricostruendolo da zero verrà invece silenziosamente abbandonato.

Dove posso trovare un esempio di carta del team in PDF?

Le università, i team di miglioramento del settore pubblico e le organizzazioni sanitarie pubblicano spesso questi documenti, e un esempio di carta del team in PDF proveniente da una di queste fonti è più istruttivo di un modello commerciale perché è stato scritto da un team reale per un lavoro reale.

Leggi un esempio di carta del team in PDF per le sezioni sulla gestione dei disaccordi e sul processo decisionale piuttosto che per le regole di base. Le regole di base sono ampiamente identiche ovunque e si trasferiscono male. Il modo in cui un team specifico ha deciso di risolvere i disaccordi è la parte che vale la pena prendere in prestito.

Esiste un download gratuito del modello di carta del team che valga la pena utilizzare?

L'elenco delle sezioni richiede venti minuti per essere creato, quindi un download gratuito di un modello di carta del team fa risparmiare pochissimo, e ognuno di essi offre le stesse sezioni.

Giudica ognuno di essi in base a una domanda. C'è uno spazio per registrare quando ogni impegno viene testato? Nessuno lo prevede, e senza quella colonna una sessione per la carta produrrà quattordici affermazioni condivisibili in quaranta minuti, che è proprio l'esito da evitare.

Chi dovrebbe scrivere la carta del team?

Il team, insieme, in un'unica sessione, con il leader che partecipa anziché presiedere. Una carta scritta dal manager e distribuita per commenti riceve risposte del tipo "per me va bene", che non è un accordo, ma conformità passiva.

Laddove un team è grande, un sottogruppo può redigere una bozza e l'intero team deve poterla modificare. La prova del nove è se chiunque fosse presente nella stanza sia in grado di nominare qualcosa su cui si è discusso. Se nessuno ci riesce, il documento è stato semplicemente accettato anziché concordato.

Quanto deve essere lunga una carta del team?

Da una a due pagine. Sei impegni, una sezione sul processo decisionale, una regola di gestione dei disaccordi e il ritmo delle riunioni vi troveranno comodamente posto.

La lunghezza è inversamente proporzionale all'utilità in questo caso. La carta a quattordici regole dell'esempio precedente era più lunga della versione a sei impegni che l'ha sostituita, ed era più lunga proprio perché nulla in essa era abbastanza specifico da essere contestato.