La maggior parte dei programmi SAP S/4HANA ha fretta di progettare il futuro. I workshop iniziano con le best practice di SAP e un modello di processo del tutto nuovo, mentre il vecchio sistema viene trattato come qualcosa da lasciarsi alle spalle. Poi, mesi dopo, emergono i gap: la rettifica di fine mese di cui nessuno ha parlato, il workaround intercompany gestito su un foglio di calcolo, la regola di approvazione compresa da una sola persona nell'ufficio finance. Ognuno di questi aspetti si trasforma in una richiesta di modifica tardiva, in un test fallito o in un utente frustrato dopo il go-live.

La soluzione è poco appariscente ma potente: in qualsiasi trasformazione SAP S/4HANA, occorre documentare prima i processi as-is. Questa guida spiega perché l'as-is è importante anche quando si passa allo standard SAP, cosa acquisire, quale livello di dettaglio sia necessario, come documentare rapidamente i processi as-is a partire dalle registrazioni dello schermo e come tale documentazione dia i suoi frutti nella fit-gap analysis, nei test, nella formazione e nel trasferimento della conoscenza.

Cosa significa documentare i processi as-is in una trasformazione SAP S/4HANA?

La documentazione dei processi as-is registra il modo in cui il lavoro viene effettivamente svolto oggi nel sistema SAP ECC o in altri sistemi attuali: i passaggi, i ruoli, le transazioni, i report, i controlli, le eccezioni e i workaround. In una trasformazione SAP S/4HANA, rappresenta la baseline rispetto alla quale confrontare la progettazione futura, consentendo di sapere cosa debba essere mantenuto, cosa possa essere semplificato e cosa cambierà per le persone. Per comprendere la differenza tra le due prospettive, consulta processo as-is vs to-be.

Perché dovresti documentare i processi as-is prima di una trasformazione SAP S/4HANA?

• I requisiti nascosti emergono tempestivamente. Eccezioni, attività di chiusura del periodo e workaround vengono alla luce prima che il design sia definitivo, non durante i test.

• La fit-gap analysis è radicata nella realtà. Lo standard SAP viene confrontato con ciò che le persone fanno realmente, non con ciò che ricordano durante un workshop.

• L'impatto del cambiamento è chiaro. È possibile vedere esattamente cosa cambierà per ciascun ruolo, guidando così la formazione e la comunicazione.

• Il testing include scenari reali. I processi as-is offrono ai tester i casi limite realmente rilevanti.

• La conoscenza viene preservata. Gli utenti esperti potrebbero andarsene durante un programma a lungo termine; le loro competenze rimangono.

• La formazione parte da un punto noto. Gli utenti apprendono il nuovo sistema più rapidamente quando il training spiega cosa cambia rispetto a oggi.

La documentazione as-is è importante sia per gli approcci greenfield che brownfield?

Sì, per motivi diversi:

• Greenfield: i processi vengono riprogettati, spesso avvicinandoli allo standard SAP. L'as-is indica cosa la nuova progettazione deve continuare a gestire, come requisiti normativi, controlli ed eccezioni, ed evidenzia l'entità del cambiamento per ciascun team.

• Brownfield: i processi rimangono in gran parte invariati, quindi l'as-is diventa il punto di partenza per SOP aggiornate e delta training, oltre ad aiutare a individuare quali elementi siano interessati dai simplification item.

• Selettivo o ibrido: l'as-is è necessario per decidere quali aree riprogettare e quali convertire.

Consulta S/4HANA greenfield vs brownfield per comprendere cosa comporti ciascun approccio per la formazione e la documentazione.

Quali processi documentare per primi in una trasformazione SAP S/4HANA?

Inizia con i processi end-to-end inclusi nell'ambito, quindi approfondisci dove il rischio, il volume o la complessità sono più elevati:

Per un esempio pratico di un processo end-to-end, consulta il flusso del processo procure to pay.

Quanto deve essere dettagliata la documentazione as-is?

Molti programmi SAP utilizzano una gerarchia di processo per definire il livello di dettaglio:

Non serve scendere al Livello 4 per ogni cosa. Raggiungi il livello di singola attività per i processi ad alto volume, ad alto rischio e ricchi di eccezioni, dove i dettagli nascosti causano la maggior parte dei problemi in seguito. Altrove, il Livello 3 con le eccezioni principali segnalate è solitamente sufficiente.

Cosa dovrebbe includere la documentazione as-is?

• Passaggi e ruoli: chi fa cosa, in quale sequenza.

• Sistemi e transazioni: le transazioni SAP, i report e gli altri strumenti utilizzati, inclusi i fogli di calcolo.

• Oggetti custom in uso: transazioni personalizzate, report e implementazioni custom su cui gli utenti fanno affidamento.

• Eccezioni e workaround: cosa accade quando qualcosa non segue il flusso standard.

• Controlli e approvazioni: verifiche, limiti di autorizzazione e segregazione delle funzioni (SoD).

• Volumi e tempistiche: con quale frequenza, in quali quantità e quando, compresi i picchi di chiusura periodo.

• Criticità (pain point): cosa risulta lento, soggetto a errori o frustrante oggi.

• Chi detiene la conoscenza: gli SME in possesso del know-how.

Come documentare i processi as-is per una trasformazione SAP S/4HANA, passo dopo passo?

Passaggio 1: Definire l'ambito e la gerarchia di processo

Elenca i processi end-to-end nell'ambito e concorda il livello di dettaglio per ciascuno.

Passaggio 2: Identificare gli SME e i rischi legati alla conoscenza

Per ogni processo, individua gli SME e segnala i casi in cui la conoscenza è concentrata in una o due persone sole. Un audit della conoscenza tribale aiuta a individuare questi rischi.

Passaggio 3: Intervistare in modo strutturato

Utilizza una serie coerente di domande in ogni sessione, coprendo passaggi, eccezioni, controlli, volumi e criticità. La checklist per il process discovery fornisce un modello utile.

Passaggio 4: Registrare gli SME mentre svolgono il lavoro effettivo

Chiedi agli SME di eseguire ciascuna attività nel sistema attuale registrando lo schermo con l'AI screen recorder di Trupeer, commentando ciò che fanno e perché. Invitali a mostrare le eccezioni e i fogli di calcolo utilizzati all'esterno di SAP. Una registrazione cattura dettagli che gli appunti delle interviste tralasciano.

Passaggio 5: Trasformare le registrazioni in documenti as-is

Trupeer converte ogni registrazione in un documento di processo dettagliato, corredato di screenshot e di un video indicizzato per la ricerca. Gli analisti revisionano e annotano le bozze invece di scrivere tutto da zero.

Passaggio 6: Mappare i flussi

Disegna il flusso end-to-end per ciascun processo, indicando ruoli, passaggi di consegne, decisioni ed eccezioni, collegando ciascun passaggio alla relativa registrazione.

Passaggio 7: Convalidare con i process owner

Rivedi le registrazioni e i documenti insieme ai process owner, correggi eventuali elementi mancanti e approva formalmente la baseline.

Passaggio 8: Conservare le informazioni dove il programma possa utilizzarle

Mantieni la libreria as-is in un unico repository ricercabile, in modo che i team di progettazione, testing, formazione e supporto possano accedervi facilmente.

Come ripaga la documentazione as-is nelle fasi successive del programma?

Trasformare le registrazioni as-is in formazione su S/4HANA

La libreria as-is accelera anche la preparazione della formazione per gli utenti finali. Una volta configurato il nuovo sistema, i key user registrano le stesse attività in S/4HANA e Trupeer trasforma tali registrazioni in guide e video basati sui ruoli. Il confronto tra le vecchie e le nuove registrazioni rende immediata la formazione sulle differenze ("what's changed"). Consulta la guida ai video di formazione SAP S/4HANA per utenti finali.

La piattaforma di abilitazione SAP di Trupeer riunisce in un unico luogo la libreria as-is, la formazione sul nuovo sistema e la knowledge base.

Errori comuni nella documentazione dei processi as-is

• Omettere del tutto l'as-is perché il futuro seguirà lo "standard SAP".

• Affidarsi alla memoria durante i workshop invece di osservare il lavoro reale.

• Documentare solo l'happy path trascurando eccezioni e attività di chiusura contabile.

• Scendere troppo nel dettaglio ovunque, impedendo di completare l'as-is.

• Ignorare fogli di calcolo e strumenti esterni che gestiscono passaggi critici.

• Lasciare l'as-is inutilizzato in una cartella di progetto invece di alimentarne la progettazione, il testing e la formazione.

Checklist as-is per la trasformazione SAP S/4HANA

• I processi end-to-end inclusi nell'ambito sono elencati, con livelli di dettaglio concordati.

• Gli SME sono stati identificati e i rischi legati a conoscenze concentrate su singole persone sono stati segnalati.

• Le attività ad alto rischio e ad alto volume sono state registrate nel sistema attuale.

• Eccezioni, workaround e fogli di calcolo sono stati acquisiti.

• Controlli, volumi e criticità sono stati documentati.

• I flussi sono stati mappati e collegati alle registrazioni.

• I process owner hanno convalidato e approvato la baseline.

• La libreria è ricercabile e condivisa con i team di progettazione, collaudo e formazione.

Inizia la tua trasformazione SAP S/4HANA con Trupeer

Trupeer ti aiuta a documentare i processi as-is nella tua trasformazione SAP S/4HANA convertendo le registrazioni degli SME in documenti di processo consultabili, per poi applicare lo stesso approccio alla formazione basata sui ruoli non appena il nuovo sistema è pronto. Scopri la piattaforma di adozione SAP di Trupeer o inizia gratis con Trupeer.

Domande frequenti

Perché documentare i processi as-is prima di una trasformazione SAP S/4HANA?

Perché l'as-is fa emergere tempestivamente requisiti nascosti, eccezioni e controlli, radica la fit-gap analysis nella realtà, evidenzia l'impatto del cambiamento su ogni ruolo e tutela la conoscenza se gli SME lasciano l'azienda.

Serve la documentazione as-is per un'implementazione S/4HANA di tipo greenfield?

Sì. Anche quando i processi vengono riprogettati, l'as-is mostra cosa il nuovo design deve comunque continuare a gestire e quale entità di cambiamento ciascun team dovrà affrontare.

Quanto deve essere dettagliata la documentazione as-is?

Utilizza una gerarchia di processo. Raggiungi il livello di singola attività e schermata per i processi ad alto volume, ad alto rischio o ricchi di eccezioni, mantenendoti a livello di processo generale per gli altri.

Cosa dovrebbe includere la documentazione dei processi as-is?

Passaggi e ruoli, sistemi e transazioni, oggetti custom in uso, eccezioni e workaround, controlli e approvazioni, volumi e tempistiche, criticità e gli SME che detengono le competenze.

Come documentare rapidamente i processi as-is?

Registra gli SME mentre eseguono ciascuna attività nel sistema attuale e utilizza uno strumento come Trupeer per trasformare le registrazioni in documenti di processo operativi passo dopo passo, quindi convalidali con i process owner.

Chi dovrebbe essere coinvolto nella documentazione as-is?

I process owner, gli SME che svolgono le attività operative, i business analyst e i referenti dell'IT, del controllo di gestione/compliance finance e del team di formazione.

Quanto tempo richiede la documentazione as-is?

Dipende dall'ambito, ma registrare i processi anziché redigere tutto a partire da interviste riduce notevolmente il lavoro ed evita continue sessioni di allineamento.

In che modo la documentazione as-is aiuta la formazione?

Mostra esattamente cosa cambia per ciascun ruolo, consentendo alla formazione di concentrarsi sulle differenze; inoltre, lo stesso metodo di registrazione viene utilizzato per produrre il materiale di training per il nuovo sistema.