La firma di un contratto RISE with SAP può dare la sensazione che la parte più difficile sia ormai alle spalle. Il modello commerciale è concordato, il passaggio a S/4HANA nel cloud è pianificato e SAP si fa carico di gran parte dell'infrastruttura e delle operazioni tecniche. Ma per quanto riguarda le persone, il percorso è solo all'inizio. I team finanziari lavoreranno su nuove app Fiori, i team IT delegheranno attività svolte per anni, i processi si allineeranno maggiormente allo standard SAP e gli aggiornamenti continueranno ad arrivare ben oltre il go-live.

Ecco perché il change management per RISE with SAP merita un piano, un budget e un responsabile dedicati. Questa guida spiega cosa cambia per le persone durante il passaggio a RISE with SAP, come creare un piano di change management efficace, come preparare ciascun gruppo di stakeholder e come mantenere aggiornati formazione e documentazione quando il cambiamento diventa continuo.

Che cos'è RISE with SAP?

RISE with SAP è l'offerta in abbonamento di SAP per il passaggio a SAP S/4HANA Cloud. Riunisce in un unico contratto il software ERP, l'infrastruttura, i servizi tecnici gestiti e gli strumenti di supporto, come Process Insights e SAP Business Technology Platform. Le organizzazioni lo utilizzano per migrare da SAP ECC o S/4HANA on-premise al cloud, convertendo il sistema esistente oppure ripartendo da zero.

Per comprendere la differenza tra questi due approcci e l'impatto di ciascuno sulla formazione, consulta S/4HANA greenfield vs brownfield.

Perché RISE with SAP richiede un proprio piano di change management?

RISE with SAP trasforma molto più della sola tecnologia:

• I processi si avvicinano allo standard. L'approccio "clean core" promosso da SAP implica meno personalizzazioni e più processi standard, spingendo molti utenti a modificare il proprio modo di lavorare.

• L'esperienza utente cambia. Le app Fiori sostituiscono o affiancano le consuete schermate della SAP GUI.

• I ruoli IT evolvono. SAP o i suoi partner assumono la gestione dell'infrastruttura e delle operazioni tecniche, consentendo ai team interni di orientarsi maggiormente verso i processi aziendali, l'integrazione e la gestione dei fornitori.

• Il cambiamento diventa continuo. Il cloud ERP viene aggiornato secondo il calendario di release di SAP, per cui gli utenti trovano nuove funzionalità e schermate modificate a intervalli regolari, non una volta ogni dieci anni.

• La responsabilità si sposta verso il business. Il business assume una maggiore titolarità su progettazione dei processi, adozione e miglioramento continuo.

Senza una gestione del cambiamento per RISE with SAP, queste transizioni si traducono in resistenze, soluzioni alternative non conformi, adozione lenta e un sovraccarico di ticket di supporto dopo il go-live.

Chi è coinvolto dal passaggio a RISE with SAP?

Come si crea un piano di change management per RISE with SAP?

Fase 1: Definire le ragioni del cambiamento (Case for Change)

Spiega perché l'organizzazione passa a RISE with SAP evidenziando i vantaggi per ciascun gruppo: chiusure contabili più rapide per l'amministrazione, minore manutenzione per l'IT, insight migliori per la leadership. Una narrazione chiara riduce le resistenze.

Fase 2: Valutare l'impatto del cambiamento

Per ogni processo e ruolo, valuta cosa cambia: nuovo processo, processo modificato, solo nuove schermate o nessun cambiamento. Questa valutazione d'impatto guida i piani di comunicazione, formazione e supporto.

Fase 3: Costruire la sponsorship e una rete per il cambiamento

Assicurati sponsor esecutivi visibili, coinvolgi i process owner nelle decisioni di progettazione e nomina super user all'interno di ogni team. Scopri come gestire un programma di formazione per super user.

Fase 4: Pianificare la comunicazione

Comunica a ciascun gruppo cosa sta cambiando, perché, quando e cosa comporta per loro, utilizzando i canali che consultano abitualmente. Un piano di comunicazione per il change management aiuta a sequenziare correttamente i messaggi.

Fase 5: Formare per ruoli, utilizzando il proprio sistema

Forma gli utenti sulle attività che svolgeranno effettivamente, all'interno del sistema S/4HANA configurato, in prossimità del go-live. Registra i passaggi eseguiti dai key user, trasforma le registrazioni in guide e brevi video e organizzali per ruolo. Scopri cosa creare nei materiali di formazione per utenti finali di SAP Fiori.

Fase 6: Preparare i team IT e di supporto

Documenta il nuovo modello operativo, la suddivisione delle responsabilità tra il tuo team, SAP e i partner, e i runbook necessari al team di supporto. Assicurati il passaggio di consegne dai partner di implementazione prima del loro rilascio.

Fase 7: Supportare il go-live e l'ipercura (hypercare)

Fornisci supporto sul campo tramite i super user, brevi video di aiuto per le domande frequenti e un canale chiaro per segnalare i problemi. Monitora le richieste per individuare eventuali lacune nella formazione.

Fase 8: Pianificare il cambiamento continuo

Stabilisci una routine per ogni aggiornamento di SAP: analizza le novità, individua ciò che ha un impatto sugli utenti, aggiorna formazione e documentazione e comunica le variazioni prima che vengano rilasciate.

Utilizzare un modello di change management per RISE with SAP

I modelli strutturati aiutano a non tralasciare alcun passaggio. Il modello ADKAR, ad esempio, si sviluppa attraverso consapevolezza (Awareness), desiderio (Desire), conoscenza (Knowledge), abilità (Ability) e consolidamento (Reinforcement):

• Consapevolezza (Awareness): comunica i motivi alla base del passaggio a RISE with SAP.

• Desiderio (Desire): mostra a ciascun gruppo i benefici diretti e coinvolgilo nella progettazione.

• Conoscenza (Knowledge): fornisci formazione e documentazione mirate per ciascun ruolo.

• Abilità (Ability): offri esercitazioni pratiche, supporto nel momento del bisogno e l'assistenza dei super user.

• Consolidamento (Reinforcement): misura l'adozione, valorizza i progressi e risolvi le criticità.

Per approfondire, consulta il modello di change management ADKAR.

Come gestire il cambiamento continuo dopo il go-live?

La novità più rilevante nel change management per RISE with SAP è che il cambiamento non si esaurisce con il go-live. L'ERP in cloud riceve aggiornamenti periodici e l'approccio clean core di SAP incentiva l'adozione di miglioramenti standard invece di sviluppare personalizzazioni. Per rimanere al passo:

• Analizza ogni release di SAP per individuare le modifiche che influiscono sugli utenti.

• Mantieni la formazione modulare, in modo che la modifica di un'attività richieda l'aggiornamento di un solo video anziché di un intero corso.

• Aggiorna rapidamente formazione e documentazione, modificando i testi anziché registrare nuovamente da capo; scopri come aggiornare un video di formazione senza registrarlo di nuovo.

• Coinvolgi i super user per testare le modifiche e istruire i rispettivi team.

• Comunica prima di ogni release, inviando brevi aggiornamenti sulle novità in arrivo.

Come misurare l'efficacia del change management in RISE with SAP?

• Completamento della formazione e livello di competenza per ruolo.

• Livello di adozione dei processi standard e delle app Fiori.

• Volume di ticket di supporto e domande ricorrenti dopo il go-live e dopo ciascuna release.

• Soluzioni alternative (workaround) rilevate dagli audit, come fogli di calcolo o passaggi manuali all'esterno del sistema.

• Sentiment degli stakeholder ricavato da sondaggi periodici (pulse survey).

• Tempo necessario per raggiungere la piena operatività (time to proficiency) per i nuovi assunti.

Checklist per il change management di RISE with SAP

• Un responsabile del cambiamento (change lead) e sponsor esecutivi formalmente incaricati.

• Le ragioni del cambiamento (case for change) declinate per ciascun gruppo di stakeholder.

• Una valutazione d'impatto del cambiamento per ogni processo e ruolo.

• Super user designati per ogni team, sede e processo.

• Un piano di comunicazione che copre la fase preparatoria, il go-live e ogni release successiva.

• Formazione basata sui ruoli realizzata sul sistema aziendale effettivamente configurato.

• Modello operativo e runbook formalizzati per i team IT e di supporto.

• Supporto per il go-live e la fase di ipercura adeguatamente presidiato, con un sistema di tracciamento dei problemi.

• Una cadenza stabilita per esaminare gli aggiornamenti periodici e aggiornare i materiali formativi.

• Metriche di adozione definite e monitorate mensilmente.

Raccogli tutti questi elementi in un unico piano da verificare regolarmente nel corso del programma; un modello di piano di change management offre la struttura ideale per impostare il tuo piano RISE with SAP.

Errori comuni nel change management per RISE with SAP

• Considerare RISE come una semplice migrazione tecnica, aggiungendo solo un'attività marginale di formazione.

• Trascurare il cambiamento interno all'IT, i cui compiti passano dalla gestione dell'infrastruttura alla gestione dei servizi.

• Erogare formazione su contenuti SAP standard anziché sull'ambiente di sistema realmente configurato.

• Avviare il change management troppo tardi, a decisioni architetturali già prese.

• Interrompere le attività al go-live, momento in cui il ciclo di aggiornamenti continui è appena all'inizio.

• Sottovalutare l'impatto del "clean core" sulle abitudini operative delle persone.

Per ulteriori approfondimenti tratti da implementazioni tecnologiche, consulta la guida al change management per l'implementazione della tecnologia.

Supporta il change management di RISE with SAP con Trupeer

Trupeer trasforma le registrazioni dei tuoi processi SAP in guide basate sui ruoli e brevi video di formazione, garantendo che i materiali siano pronti per il go-live e facili da aggiornare a ogni nuova release. Scopri come Trupeer supporta il change management o inizia a usare Trupeer gratuitamente.

Domande frequenti

Che cos'è il change management per RISE with SAP?

È l'approccio strutturato volto ad aiutare le persone ad adottare i nuovi processi, strumenti e modalità di lavoro introdotti dal passaggio a SAP S/4HANA Cloud tramite RISE with SAP, comprendendo comunicazione, formazione, supporto e gestione degli aggiornamenti continui.

Perché il change management è fondamentale per RISE with SAP?

Perché RISE trasforma i processi operativi, l'esperienza utente, i ruoli all'interno dell'IT e il ritmo con cui avvengono i cambiamenti. Senza un change management adeguato, le aziende affrontano resistenze, pratiche non standard e una lenta adozione.

A chi deve essere affidata la guida del change management in un progetto RISE with SAP?

A un change lead dedicato, supportato da sponsor esecutivi, process owner e una rete di super user, in stretto coordinamento con il team di implementazione tecnica.

In che modo l'approccio clean core influenza il change management?

Il principio del clean core comporta meno personalizzazioni e un maggiore ricorso ai processi SAP standard, richiedendo a un numero più ampio di utenti di modificare il proprio modo di lavorare. Il change management deve spiegare le motivazioni di questa scelta e facilitare l'adozione dei flussi standard.

Come formare gli utenti per RISE with SAP?

Organizzando sessioni formative per ruoli sul proprio sistema configurato, mediante brevi video e guide operative passo-passo registrate dai key user a ridosso del go-live, mantenendole aggiornate ad ogni release.

Quali cambiamenti comporta RISE with SAP per i team IT?

L'infrastruttura e l'operatività tecnica passano in capo a SAP o ai suoi partner; di conseguenza, i team IT interni si focalizzano maggiormente su processi di business, integrazione, sicurezza e gestione dei fornitori, un'evoluzione che richiede riqualificazione delle competenze e un modello operativo ben definito.

Come gestire gli aggiornamenti continui dopo il go-live di RISE with SAP?

Analizzando l'impatto di ciascuna release sugli utenti, mantenendo la formazione modulare, aggiornando tempestivamente le guide interessate, allineando i super user e comunicando i cambiamenti prima del loro rilascio effettivo.

Qual è la differenza tra RISE with SAP e un progetto SAP tradizionale dal punto di vista del change management?

Un progetto tradizionale si concentra su un unico grande cambiamento al momento del go-live. RISE with SAP introduce invece un'evoluzione costante tramite aggiornamenti cloud regolari, rendendo la gestione del cambiamento una competenza aziendale continua.