Las políticas claras de la empresa establecen expectativas, protegen el negocio y crean un entorno laboral justo. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la redacción de políticas empezando con una plantilla gratuita de política de empresa, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo cada política en un vídeo de recorrido que los empleados realmente ven en lugar de limitarse a ojear.

Redactar una política de empresa es lo fácil. La mayoría de las organizaciones la gestionan y, tres años después, terminan con cuarenta políticas en las que una docena está desactualizada, nadie puede decir quién es el responsable y no hay constancia de quién las leyó alguna vez.

Esta plantilla gratuita de política de empresa te ofrece la estructura de cláusulas que funciona para cualquier política y las dos cosas que mantienen una biblioteca utilizable: un registro y un ciclo de revisión.

Descarga la plantilla de política de empresa

Gratis, editable, sin marca de agua. Word más el registro de Excel es la combinación que importa, porque el registro es lo que evita el problema de la biblioteca.

La plantilla de política de empresa

La misma estructura funciona para cada política. La coherencia en toda la biblioteca vale más que adaptar cada documento.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección Plantillas

Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

Si es necesario, amplía la vista de la plantilla para ver el diseño completo y los detalles con claridad.

Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir nuevas secciones

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo se ve tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, asegurándote de que la plantilla aparezca exactamente como la quieres.

Con una plantilla de política de empresa puedes:

• Ahorra horas en la redacción: Omite la página en blanco con una estructura de política probada.

• Estandariza las políticas: Usa el mismo formato en cada área de políticas.

• Mantén la coherencia con la marca: Aplica tu logotipo, tipografías y colores usando el kit de marca de Trupeer.

• Forma a cada empleado: Combina políticas con vídeos de recorrido: mucho más eficaz que el correo electrónico.

• Permanece en cumplimiento: Las secciones integradas respaldan la legislación laboral y la preparación para auditorías.

• Llega a equipos globales: Traduce las políticas de empresa a 65+ idiomas con un solo clic.

Las grandes políticas de empresa aclaran las expectativas y hacen que el entorno laboral sea justo. Usa esta plantilla para que cada política sea clara, coherente y acorde a la marca.

Cláusulas clave que incluye toda política de empresa

Cuatro de esas secciones son las que la gente omite, y cada omisión provoca un problema predecible.

Alcance, incluidas las exclusiones. Las políticas que indican a quién se aplican pero no a quién no se aplican generan preguntas constantes por parte de contratistas, personal a tiempo parcial y personal en el extranjero.

Definiciones. La mitad de las disputas sobre políticas son disputas de vocabulario. Si una política de trabajo remoto no define “remoto”, alguien la interpretará como otro país.

Excepciones y quién puede concederlas. Toda política tiene excepciones. Si no están documentadas, se conceden de forma inconsistente por quien sea preguntado, lo cual es peor que no tener una política, porque crea un precedente que nadie acordó.

Incumplimiento. Una política sin una consecuencia indicada es una guía. Si pretendes aplicarla, di cómo se ve la aplicación.

Ejemplo de política de empresa cumplimentada

Una política de trabajo remoto abreviada, que muestra el nivel de especificidad que hace que una política sea utilizable.

[NOMBRE DE LA EMPRESA] POLÍTICA DE TRABAJO REMOTO · POL-014 · v2.1
Entrada en vigor: 1 de octubre · Responsable: Responsable de RR. HH. · Aprobada por: COO, 12 de septiembre · Próxima revisión: 1 de octubre del próximo año · Se aplica a: Todos los empleados permanentes en funciones presenciales. No se aplica a funciones basadas en centros, retail ni de contratistas.

1. Finalidad. Establecer cuándo y cómo los empleados pueden trabajar de forma remota, para que los acuerdos sean consistentes, justos y compatibles con las necesidades operativas.

2. Alcance. Cubre el trabajo remoto regular y ocasional dentro de [país]. No cubre trabajar desde otro país, lo que requiere una aprobación separada según la Política de Trabajo Internacional, ni los contratos remotos a tiempo completo, que se acuerdan en la contratación.

3. Definiciones.

• Trabajo remoto: Desempeñar tu función desde una ubicación distinta a la oficina de la empresa, acordada con antelación.

• Horario central: De 10:00 a 16:00, hora local, en el que se espera que los empleados sean localizables.

• Trabajo remoto ocasional: Menos de [4] días al mes, acordado con tu responsable.

4. Declaración de la política.
4.1 Los empleados elegibles pueden trabajar de forma remota hasta [2] días por semana con la aprobación del responsable.
4.2 Los días de trabajo remoto deben acordarse al menos [24] horas antes, salvo en circunstancias urgentes.
4.3 Los empleados deben ser localizables y estar disponibles durante el horario central.
4.4 Los empleados deben contar con un entorno de trabajo adecuado, incluida una conexión fiable a internet y un espacio que permita llamadas confidenciales.
4.5 Los días presenciales en equipo tienen prioridad sobre los acuerdos remotos individuales. Se publicarán al menos [2] semanas antes.
4.6 El trabajo remoto no sustituye la baja por enfermedad ni la baja por cuidado.
4.7 Debe utilizarse el equipo de la empresa para el trabajo de la empresa. Los datos de la empresa no deben almacenarse en dispositivos personales, de acuerdo con la política de protección de datos.

5. Responsabilidades.

• Empleados: Acordar los acuerdos con antelación, permanecer localizables durante el horario central, mantener un entorno adecuado y seguir los requisitos de seguridad de datos.

• Responsables: Aplicar esta política de forma coherente en su equipo, garantizar la cobertura operativa y remitir cualquier solicitud de variación permanente a RR. HH.

• RR. HH.: Mantener esta política, asesorar sobre excepciones y gestionar las solicitudes de adaptación.

6. Excepciones. Las variaciones más allá de [2] días por semana requieren la aprobación de RR. HH. y, cuando se relacionen con una discapacidad o una condición de salud, se gestionarán como una solicitud de adaptación razonable en lugar de bajo esta política.

7. Incumplimiento. El incumplimiento de esta política puede abordarse mediante el procedimiento disciplinario. La falta de disponibilidad persistente durante el horario central se tratará como un asunto de rendimiento.

8. Documentos relacionados. Política de protección de datos, política de uso aceptable de TI, política de asistencia, procedimiento disciplinario.

9. Historial de revisiones. v2.1, 12 de septiembre, se redujo el horario central y se añadieron los días presenciales en equipo, aprobado por el COO. v2.0, año anterior, revisión inicial posterior a la pandemia.

Por favor, lee: Esta plantilla y este ejemplo se proporcionan para información general y no constituyen asesoramiento legal. Las políticas de empresa interactúan con la legislación laboral, las obligaciones de salud y seguridad, la ley de protección de datos y, en algunos casos, los acuerdos colectivos, y los requisitos varían según la jurisdicción. Antes de emitirla, haz que cualquier política sea revisada por un asesor legal laboral cualificado o por tu asesor de RR. HH.

¿Qué política de empresa necesitas?

Empieza por las que ya están causando incoherencias por la ausencia de una política. Normalmente, esa lista es más corta que la de una biblioteca completa.

• Algo se decide de forma diferente por distintos responsables. Redacta la política.

• Se aplica un requisito legal o reglamentario. Redáctalo y haz que lo revisen.

• Ha ocurrido un incidente y quieres evitar que se repita. Redáctalo, pero comprueba si la brecha real era un procedimiento y no una política.

• Un solo empleado está haciendo algo que preferirías que no hiciera. Ten la conversación. Una política a nivel de empresa dirigida a una sola persona es visible para todos y rara vez funciona bien.

• Alguien te ha sugerido que deberías tener una. Pregunta primero qué problema resuelve.

Las políticas principales que la mayoría de las empresas necesita

Políticas de conducta en el lugar de trabajo

Código de conducta, antiacoso y no discriminación, disciplinaria y reclamaciones, drogas y alcohol, código de vestimenta, conflictos de interés, regalos y hospitalidad, y canal de denuncias.

Estas son las políticas que es más probable que se examinen si algo sale mal, lo que significa que necesitan una estructura coherente, registros de aprobación documentados y acuses de recibo más que cualquier otro grupo.

Políticas de permisos y tiempo libre

Vacaciones anuales, baja por enfermedad, permisos parentales y familiares, duelo, permisos no remunerados, sabáticos, servicio de jurado y festivos.

El fallo habitual aquí es indicar los derechos sin el proceso. “Los empleados reciben 25 días” deja sin respuesta las reglas de solicitud, aprobación, prórroga y aviso, y esas son las que generan las preguntas.

Políticas de datos, privacidad y tecnología

Protección de datos, uso aceptable de TI, seguridad de la información, BYOD y gestión de dispositivos, contraseñas y control de acceso, uso de correo electrónico e internet, uso de IA y contratación de software.

El uso de IA es la brecha destacada en la mayoría de bibliotecas en este momento. Los empleados ya utilizan estas herramientas con datos de la empresa, y una política “después de los hechos” es más difícil que una antes. Para la contratación, en concreto, consulta la plantilla de política de contratación de TI.

Políticas de salud, seguridad y medioambiente

Salud y seguridad, notificación de accidentes e incidentes, incendios y emergencias, primeros auxilios, trabajo en solitario, equipos de pantallas, salud mental y bienestar, y políticas medioambientales o de sostenibilidad.

Varias de estas son estatutarias en lugar de opcionales, y los requisitos difieren según la jurisdicción y el tamaño de la plantilla. Este es el grupo en el que una plantilla necesita más revisión local.

Políticas de operaciones y gastos

Gastos y viajes, contratación y compras, vehículos de empresa y flota, gestión de activos y continuidad del negocio.

Estas son las políticas que tienen la consecuencia financiera más clara cuando son vagas. “Gastos razonables” es la frase más cara de la categoría.

El registro de políticas

El elemento que separa una biblioteca de políticas de una carpeta de documentos. Una fila por política.

Dos columnas hacen el trabajo. Próxima revisión, porque las políticas sin una revisión con fecha se vuelven obsoletas de forma invisible. Y responsable, porque una política “de RR. HH.” en lugar de un cargo significa que nadie se da cuenta cuando necesita actualizarse.

Ordena el registro por fecha de próxima revisión una vez por trimestre. Cualquier cosa vencida está desactualizada o nunca fue necesaria, y ambas cosas merecen saberse.

El ciclo de vida de la política

Borrador. Lo redacta la persona más cercana al tema, usando la estructura estándar.

Revisión. RR. HH., legal y cualquier función afectada. Aquí es donde se detectan los problemas de jurisdicción.

Aprobar. Por alguien con autoridad para que se le exija rendir cuentas. Registra quién y cuándo.

Emitir y distribuir. Con aviso antes de la fecha de entrada en vigor, no el mismo día.

Acusar recibo. Recoger y registrar, donde se aplicará la política.

Aplicar. Responder preguntas, anotar dónde no queda claro, y hacer seguimiento de las excepciones concedidas.

Revisar según el calendario. En la fecha del registro y, de inmediato, después de cualquier incidente que no haya podido prevenir o de cualquier cambio legal relevante.

Retirar o sustituir. Retira la versión antigua de la circulación. Una política sustituida que sigue en la intranet es una responsabilidad activa.

Aprobación y visto bueno

La aprobación debe recaer en alguien responsable del resultado, no en quien la redactó. En la práctica, eso significa un ejecutivo para las políticas de toda la empresa, el responsable de la función para las funcionales y la revisión legal para cualquier cosa con implicaciones estatutarias.

Registra el nombre, el cargo y la fecha en la propia política. Si alguna vez se impugna una decisión, la primera pregunta es si la política estaba debidamente aprobada y en vigor en ese momento.

Distribución y acuse de recibo

• Da aviso antes de la fecha de entrada en vigor. Treinta días para cualquier cosa que afecte materialmente a los empleados.

• Explica el cambio, no solo publícalo. Una política que se publica sin contexto invita a la resistencia.

• Guarda una versión en un solo lugar. La causa más común de una política que no se puede exigir es tener tres versiones en circulación.

• Recoge el acuse de recibo de todo lo que pretendas exigir y registra la versión de la política junto a la firma.

• Incluye las políticas en la incorporación, o cada nuevo empleado diluye la biblioteca.

• Informa primero a los responsables, para que puedan responder preguntas.

Revisión y retirada

Revisa anualmente como predeterminado y, de inmediato, cuando cambie la ley relevante, después de cualquier incidente que la política no haya podido prevenir, tras una reorganización o cuando la misma pregunta siga apareciendo.

Retira de forma deliberada. Marca el documento como sustituido, elimínalo de la intranet y del manual, conserva una copia archivada con fechas para el registro y anota el cambio en el historial de revisiones del reemplazo. Las políticas que desaparecen en silencio dejan a los empleados con incertidumbre sobre qué se aplica.

¿Qué es una política de empresa?

Una declaración escrita de las normas y expectativas que rigen un aspecto de cómo opera una organización y cómo se comportan sus personas. Indica qué debe o no debe ocurrir, a quién se aplica, quién es responsable y qué se deriva del incumplimiento.

Su función es la coherencia. Sin una política, la misma situación se gestiona de forma distinta según quién la trate, lo cual es injusto para los empleados y difícil de defender si se impugna.

Política, procedimiento, SOP, manual o guía

Se confunden con frecuencia y esa confusión produce documentos que no encajan con nada.

La regla práctica: si estás redactando pasos numerados en un sistema, has pasado de la política al procedimiento. Sepáralos y haz que la política haga referencia al SOP. Las políticas que absorben procedimientos necesitan una revalidación cada vez que cambia una herramienta.

Cuándo necesitas una política de empresa

• Se aplica una obligación legal o reglamentaria.

• Se está tomando la misma decisión de forma inconsistente.

• El coste de equivocarse es lo bastante alto como para justificar una regla por escrito.

• Estás creciendo más allá del punto en el que el fundador o el responsable puede decidirlo todo caso por caso; normalmente, entre quince y treinta personas.

• Un incidente ha revelado que no había una postura acordada.

• Un asegurador, un cliente o un auditor pide ver una.

No necesitas una política para todo. Una biblioteca de cuarenta políticas en una empresa de veinte personas es inasumible y las políticas no mantenidas son peores que no tenerlas, porque crean expectativas que nadie está cumpliendo.

Cómo redactar una política de empresa

1. Define el problema que resuelve en una frase. Si no puedes, quizá no necesites la política.

2. Comprueba qué ya existe. Las políticas superpuestas se contradicen con el tiempo.

3. Establece primero la postura legal. Hay contenido que no te corresponde decidir y varía según la jurisdicción.

4. Usa la estructura estándar. La coherencia en toda la biblioteca vale más que el formato a medida.

5. Redacta el alcance, incluidas las exclusiones. Contratistas, personal a tiempo parcial, personal en el extranjero.

6. Define cada término ambiguo.

7. Redacta las reglas con debe, puede y no. Evita “debería” en una política vinculante, ya que invita a la interpretación.

8. Mantén el procedimiento fuera. Haz referencia al SOP en su lugar.

9. Indica las excepciones y quién las concede.

10. Indica la consecuencia del incumplimiento, si pretendes aplicarla.

11. Haz que la revisen RR. HH., legal y la función afectada.

12. Apruébala, regístrala, emítela con aviso y recoge el acuse de recibo.

13. Establece la fecha de revisión en el registro antes de publicarla.

Estilo de redacción para políticas

• Frases cortas. Una política que se lee bajo presión necesita ser inequívoca, no elegante.

• Voz activa con un cargo nombrado. “Los responsables deben aprobar” supera a “debe obtenerse la aprobación”.

• Debe, puede, no. No “debería”, donde la regla sea vinculante.

• Números en lugar de adjetivos. “Dentro de 5 días laborables” en lugar de “puntualmente”.

• Sin jerga y sin nombres internos de sistemas que vayan a cambiar.

• Define cualquier cosa que una persona razonable podría leer de dos maneras.

• Una página cuando sea posible. De dos a cuatro para temas complejos. Cualquier cosa más larga suele contener un procedimiento.

Buenas prácticas

• Una estructura en toda la biblioteca.

• Un cargo nombrado como responsable de cada política, nunca un departamento.

• Una próxima revisión con fecha en cada política y en el registro.

• El procedimiento se mantiene separado de la política.

• Aviso antes de la fecha de entrada en vigor.

• El acuse de recibo se registra junto con la versión.

• Una versión en un solo lugar.

• Registro ordenado por fecha de revisión trimestralmente.

• Las versiones sustituidas se retiran, no solo se reemplazan.

Errores habituales

• Política y procedimiento se fusionan, así que un cambio de herramienta requiere revalidación.

• Sin exclusiones de alcance, lo que genera preguntas constantes sobre quién está cubierto.

• Términos no definidos, que es la raíz de la mayoría de disputas sobre políticas.

• Excepciones no documentadas, por lo que se conceden de forma inconsistente y se convierten en precedente.

• No se indica ninguna consecuencia para una política que pretendes aplicar.

• Sin registro de acuse de recibo, lo que dificulta la aplicación.

• Múltiples versiones en circulación.

• Sin responsable, así que no se actualiza nada.

• Sin fecha de revisión, así que la biblioteca se vuelve obsoleta de forma invisible.

• Demasiadas políticas para el tamaño de la organización.

• Una política de toda la empresa redactada para abordar a una sola persona.

• Publicada sin explicación, lo que se lee como desconfianza.

Explica la política, no solo publícala

Abre la plantilla en Trupeer AI, aplica tu kit de marca para que cada política coincida con tu manual y documentos internos, y edita cualquier sección directamente. La configuración está en la guía de la plantilla.

Las políticas se firman sin leerse, por eso los registros de acuse de recibo demuestran la recepción, no la comprensión. Las políticas con mayor coste por malentendido suelen ser las operativas: cómo notificar una ausencia, cómo presentar un gasto y qué hacer cuando detectas un incidente de datos.

Para esas, registra un recorrido breve. Trupeer AI genera el procedimiento escrito y un vídeo de recorrido narrado a partir de una sola grabación, de modo que la política establece la regla y el vídeo muestra el proceso. Traduce el contenido a 65+ idiomas, lo que aquí es importante porque un empleado que malinterpreta una política en su segundo idioma puede enfrentarse a consecuencias por ello. Mantén la biblioteca en tu base de conocimiento para que haya una versión actual y inclúyela en la incorporación.

Regístralo. Ponle marca. Tradúcelo. Trupeer.

Preguntas frecuentes

¿Hay una plantilla gratuita de política de empresa en Word?

Sí. Word es el formato principal, con la estructura completa de cláusulas y las notas de orientación que eliminas mientras escribes. Descarga gratuita, sin registro, sin marca de agua.

¿Puedo descargar una plantilla gratuita de política de empresa en Word?

Sí. Cada formato se puede descargar gratis sin necesidad de cuenta y se puede reutilizar para tantas políticas como necesites.

¿Hay una plantilla de política de empresa en formato Word doc?

Sí, se incluye una versión .doc junto con .docx para sistemas antiguos y formatos heredados de manuales.

¿Hay una plantilla gratuita de política de empresa en PDF?

Sí. El PDF es la versión emitida, con el bloque de acuse de recibo en la página final para la firma, que es lo que necesitas si pretendes aplicar la política.

¿Hay una plantilla gratuita de política de empresa en Excel?

Sí, y es realmente útil y no un formato por el simple hecho de existir. El archivo de Excel es el registro de políticas: una fila por política con responsable, versión, fecha de aprobación, fecha de próxima revisión, estado del acuse y ubicación. Ordenarlo por fecha de revisión es lo más eficaz que puedes hacer para mantener una biblioteca de políticas actualizada.

¿Cuál es la mejor plantilla gratuita de política de empresa?

La que usas para cada política en lugar de una estructura diferente cada vez. La coherencia en toda la biblioteca importa más que adaptar documentos individuales, porque los empleados aprenden dónde buscar y los revisores pueden comparar versiones. Usa la plantilla de Word para redactar y el registro de Excel para gestionar, ya que la mayoría de los problemas de políticas son problemas de mantenimiento, no de redacción.

¿Dónde puedo encontrar políticas de empresa para empleados en PDF?

La versión PDF de esta plantilla es el formato emitido y el ejemplo de trabajo remoto cumplimentado se incluye como PDF completo para que puedas ver una política finalizada. Si quieres todo el conjunto en un solo documento para empleados, eso es un manual y no una política, y la plantilla de manual del empleado está diseñada para ello.

¿Qué es una política de empresa?

Una declaración escrita de las normas y expectativas que rigen un aspecto de cómo opera una organización, incluyendo qué debe o no debe ocurrir, a quién se aplica, quién es responsable y qué se deriva del incumplimiento. Su propósito es la coherencia, así que la misma situación se gestiona de la misma manera independientemente de quién la trate.

¿Qué debe incluir una política de empresa?

Título y referencia, versión y fecha de entrada en vigor, responsable, aprobador, próxima fecha de revisión, a quién se aplica, finalidad, alcance con exclusiones, definiciones, la declaración de política numerada, responsabilidades por cargo, excepciones y quién las concede, consecuencias del incumplimiento, documentos relacionados, historial de revisiones y un bloque de acuse de recibo.

¿Cuál es la diferencia entre una política y un procedimiento?

Una política establece la norma y el motivo. Un procedimiento indica cómo se aplica, paso a paso. “Los gastos superiores a £500 requieren la aprobación del director” es una política. Los pasos para enviar y tramitar esa reclamación son un procedimiento. Manténlos en documentos separados o cada cambio de sistema te obligará a revalidar la política.

¿Cuántas políticas necesita una empresa?

Menos de lo que sugieren la mayoría de bibliotecas de plantillas. Empieza por código de conducta, asistencia, permisos, protección de datos, uso aceptable de TI, salud y seguridad, antiacoso y disciplinaria y reclamaciones. Añade otras cuando la ausencia de una esté causando incoherencia o cuando se aplique un requisito. Cuarenta políticas en una empresa de veinte personas no se mantendrán y las políticas no mantenidas crean expectativas que nadie está cumpliendo.

¿Cuánto debe durar una política de empresa?

Una página cuando sea posible, dos a cuatro para temas complejos. Si se alarga, comprueba si se ha colado un procedimiento, ya que casi siempre esa es la causa.

¿Quién debe redactar y aprobar las políticas de empresa?

Las redacta quien esté más cerca del tema, las revisan RR. HH. y legal, y las aprueba alguien con autoridad para que se le exija rendir cuentas. Registra el nombre, el cargo y la fecha del aprobador en la propia política, porque la primera pregunta en cualquier impugnación es si la política estaba debidamente aprobada y en vigor en ese momento.

¿Los empleados deben firmar las políticas de empresa?

Para cualquier política que pretendas aplicar, sí. Registra la firma, la fecha y la versión de la política. El acuse de recibo demuestra la recepción, no la comprensión, por eso las políticas operativas también merecen una explicación breve y no solo un documento.

¿Con qué frecuencia deben revisarse las políticas de empresa?

Como predeterminado, anualmente, y de inmediato cuando cambie la ley relevante, después de cualquier incidente que la política no haya podido prevenir, tras una reorganización o cuando la misma pregunta siga apareciendo. Registra las fechas de revisión en el registro y ordénalas trimestralmente.

¿Puedo personalizar esta plantilla de política de empresa?

Sí, cada versión se puede editar completamente. Elimina las secciones que no se apliquen a una política concreta en lugar de dejarlas en blanco. En Trupeer AI también puedes aplicar tu kit de marca para que toda la biblioteca tenga un aspecto coherente.

Plantillas relacionadas

• Plantillas de política y procedimiento

• Plantilla de política de asistencia

• Plantilla de política de protección de datos

• Plantilla de política de contratación de TI

• Plantilla de manual del empleado

• Plantilla de SOP

• Plantilla de SOP de RR. HH.

• Plantilla de lista de verificación y planes de incorporación