Una política de asistencia bien redactada mantiene a todo el equipo en la misma página sobre la jornada laboral, los permisos, las llegadas tarde y las ausencias. Con Trupeer, puedes ahorrar horas en la documentación de RR. HH. empezando con una plantilla de política de asistencia de empleados, personalizándola con tus directrices de marca y convirtiendo la política en un explicador en vídeo claro que tu equipo realmente puede ver en lugar de solo echarle un vistazo.

La mayoría de los problemas de asistencia son problemas de definición. Nadie dejó por escrito qué se considera llegar tarde, con cuánta antelación debe notificarse una ausencia o qué ocurre en la cuarta incidencia. Así, los responsables improvisan, los empleados comparan notas y la falta de coherencia acaba convirtiéndose en la política real.

A continuación tienes el texto completo de una política de asistencia que puedes copiar directamente en tu manual. Cada detalle específico de la empresa está marcado entre corchetes. Rellénalos, elige tu modelo de aplicación, haz que lo revisen y emítelo.

Descargar la plantilla de política de asistencia

Gratis, editable, sin marca de agua y sin necesidad de atribución.

Cómo personalizar esta plantilla en Trupeer

Paso 1: Abre la sección de plantillas

Ve a la sección Plantillas desde la navegación principal.

Paso 2: Selecciona y abre una plantilla

Haz clic en cualquier plantilla con la que quieras trabajar para abrirla.

Paso 3: Amplía la vista de la plantilla

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Paso 4: Edita la plantilla

Haz clic en Editar para empezar a modificar la plantilla seleccionada.

Dentro del editor, puedes:

• Añadir secciones nuevas

• Definir o actualizar reglas de formato

• Añadir un logotipo y ajustar su posición y la configuración relacionada

Paso 5: Guarda tu plantilla personalizada

Después de realizar todos los cambios necesarios, haz clic en Guardar para almacenar la plantilla actualizada como tuya.

Paso 6: Previsualiza y ajusta la plantilla

Cuando quieras ver cómo queda tu plantilla personalizada, abre la Previsualización.

Desde la pantalla de previsualización, puedes seguir haciendo ajustes directamente si es necesario, para asegurarte de que la plantilla aparece exactamente como la quieres.

Texto completo de la política

Copia todo lo que aparece a continuación. Sustituye el texto entre corchetes por tus datos. Elimina las secciones que no correspondan.

[NOMBRE DE LA EMPRESA] POLÍTICA DE ASISTENCIA

Fecha de entrada en vigor: [fecha] · Se aplica a: [todos los empleados / empleados por horas / ubicaciones especificadas] · Responsable de la política: [responsable de RR. HH.] · Versión: [1.0]

1. Finalidad

La asistencia regular y fiable es esencial para las operaciones de [Nombre de la empresa] y para la carga de trabajo de los compañeros que dependen unos de otros. Esta política establece nuestras expectativas sobre la asistencia y la puntualidad, cómo notificar una ausencia y las consecuencias de no cumplir estas expectativas. Existe para que las expectativas sean claras y se apliquen de forma coherente.

2. Alcance

Esta política se aplica a todos los empleados de [Nombre de la empresa], incluidos el personal a tiempo completo, a tiempo parcial, temporal y de temporada [y contratistas, cuando se especifique en su acuerdo]. Cuando se aplique un convenio colectivo, los términos de dicho convenio tendrán prioridad.

3. Definiciones

• Turno programado: Las horas en las que se asigna a un empleado trabajar, según lo publicado en [sistema de programación].

• Llegada tarde: Llegar más de [5] minutos después de la hora de inicio programada.

• Salida anticipada: Abandonar más de [5] minutos antes de la hora de finalización programada sin aprobación previa.

• Ausencia: Incumplimiento de trabajar un turno programado.

• Ausencia justificada: Una ausencia aprobada con antelación, o una ausencia imprevista notificada de acuerdo con la Sección 5 y respaldada por documentación cuando sea necesario.

• Ausencia no justificada: Una ausencia no aprobada con antelación y no notificada de acuerdo con la Sección 5.

• Sin aviso/no presentación: No presentarse a un turno programado sin notificar a [Nombre de la empresa] dentro de las [2] horas posteriores al inicio del turno.

• Incidencia: Un único caso de llegada tarde, salida anticipada o ausencia, independientemente de su duración. [Los días consecutivos de ausencia por una única causa continuada cuentan como una sola incidencia.]

4. Expectativas de asistencia

Se espera que los empleados:

• Se presenten en su ubicación de trabajo asignada, o estén disponibles de forma remota cuando corresponda, en su hora de inicio programada y listos para trabajar.

• Cumplan su turno programado completo, incluidas las pausas programadas.

• Obtengan la aprobación de [su responsable] antes de cualquier cambio de horario, intercambio de turno o salida anticipada.

• Registren el tiempo de forma precisa en [sistema de control horario]. Registrar el tiempo de otro empleado, o pedir a un compañero que lo haga, es un asunto disciplinario grave.

5. Notificación de una ausencia o de una llegada tarde

• La ausencia previsible debe solicitarse al menos [14] días antes a través de [sistema o proceso].

• La ausencia imprevista debe notificarse a [responsable / línea de asistencia / sistema] al menos [2] horas antes de la hora de inicio programada, o lo antes posible en caso de emergencia.

• El aviso debe proceder del empleado, a menos que no pueda hacerlo físicamente; en ese caso, un familiar o un representante puede notificarlo en su nombre.

• El mensaje de texto [es / no es] un aviso aceptable. Solo el buzón de voz [es / no es] un aviso aceptable.

• Los empleados deben notificar cada día de una ausencia continuada, a menos que se haya acordado una fecha de regreso con [su responsable].

6. Documentación

[Nombre de la empresa] puede solicitar documentación justificativa para:

• Ausencia de más de [3] turnos programados consecutivos.

• Ausencia contigua a un festivo, un fin de semana o una solicitud de permiso previamente denegada.

• Un patrón de ausencias que suscite una preocupación razonable.

Los requisitos de documentación se aplicarán de forma coherente y no superarán lo permitido por la ley aplicable. La información médica se mantendrá confidencial y se almacenará por separado del expediente de personal.

7. Ausencia justificada y no justificada

Las ausencias se consideran justificadas cuando se aprueban con antelación, se notifican de acuerdo con la Sección 5, se toman como tiempo de permiso retribuido acumulado o están protegidas por la ley en virtud de la Sección 10. Las ausencias se consideran no justificadas cuando no se notifican de acuerdo con la Sección 5, cuando se solicita documentación y no se proporciona dentro de [5] días laborables, o cuando el empleado ha agotado el tiempo de permiso retribuido disponible y no se aplica ningún permiso protegido.

8. Sin aviso/no presentación y abandono del puesto

La situación de sin aviso/no presentación se trata como una ausencia no justificada y está sujeta a una acción disciplinaria inmediata.

[Dos] incidencias consecutivas de sin aviso/no presentación se tratarán como una renuncia voluntaria y abandono del puesto, a menos que el empleado aporte pruebas de que no pudo dar aviso. [Nombre de la empresa] realizará [un] intento documentado de contactar con el empleado antes de considerar que la relación laboral ha finalizado.

9. Aplicación y medidas disciplinarias

[Nombre de la empresa] utiliza el modelo [basado en puntos / disciplina progresiva / advertencia por escrito] establecido en la Sección 9a a continuación. Las medidas disciplinarias se aplicarán de forma coherente y se documentarán por escrito. Nada en esta sección altera la naturaleza de la relación laboral a voluntad, cuando sea aplicable.

9a. [Selecciona y conserva un modelo; elimina los demás]

Opción A: Sistema basado en puntos (sin culpa)

Los puntos [caducan 12 meses después de la fecha de la incidencia / se eliminan en función de un periodo móvil de 12 meses].

Opción B: Disciplina progresiva

Opción C: Proceso de advertencia por escrito

Las preocupaciones sobre la asistencia se abordan mediante una conversación documentada, seguida de una advertencia por escrito, una advertencia final por escrito y, posteriormente, la finalización de la relación laboral si el patrón continúa. Los responsables deben consultar a [RR. HH.] antes de emitir cualquier advertencia por escrito.

10. Permiso protegido y adaptación

Nada en esta política limita los derechos de un empleado conforme a la ley aplicable. Las ausencias protegidas por la ley no se contarán como incidencias ni puntos en virtud de la Sección 9. Las ausencias protegidas pueden incluir, según la jurisdicción y la elegibilidad:

• Permiso conforme a la Family and Medical Leave Act (FMLA).

• Adaptación razonable conforme a la Americans with Disabilities Act (ADA), incluidas jornadas modificadas o permisos adicionales.

• Permiso retribuido por enfermedad a nivel estatal y local, permiso familiar y permiso por violencia doméstica.

• Servicio de jurado, permiso para votar y permiso militar.

• Ausencia por compensación de trabajadores.

• Ausencia y adaptación relacionadas con el embarazo.

Los empleados que necesiten una adaptación deben contactar con [contacto de RR. HH.]. Los responsables que reciban una solicitud deben remitirla a [RR. HH.] en lugar de decidirla por su cuenta.

11. Derechos de los empleados y recursos

Un empleado puede solicitar la revisión de cualquier medida relacionada con la asistencia contactando con [contacto de RR. HH.] dentro de [10] días laborables. [Nombre de la empresa] no tomará represalias contra ningún empleado por informar de una preocupación conforme a esta política, solicitar un permiso protegido o solicitar una adaptación.

12. Acuse de recibo

Confirmo que he recibido, leído y comprendido la Política de asistencia de [Nombre de la empresa]. Entiendo que no cumplir estas expectativas puede dar lugar a medidas disciplinarias, hasta e incluyendo la finalización de la relación laboral.

Nombre del empleado: [ ] · Firma: [ ] · Fecha: [ ] · Responsable: [ ]

Fin del texto de la política.

Por favor, lee: Esta plantilla se proporciona con fines informativos generales y no constituye asesoramiento legal. Las políticas de asistencia interactúan con la FMLA, la ADA, las leyes estatales y locales sobre permisos y, en algunos casos, con los convenios colectivos. Haz que esta política la revise un asesor legal cualificado en materia laboral o tu asesor de RR. HH. antes de emitirla.

Qué cubre la política

• Finalidad y alcance, incluido a qué tipos de empleo se aplica.

• Definiciones, para que “llegar tarde” y “ausencia” signifiquen una sola cosa en lugar de varias.

• Expectativas de asistencia, incluido el control horario.

• Notificación de ausencias, con periodos de aviso y métodos de notificación aceptables.

• Documentación, y los límites para solicitarla.

• Ausencia justificada y no justificada, definida frente a las reglas de notificación.

• Sin aviso/no presentación y abandono del puesto, incluido el requisito del intento de contacto.

• Escalera disciplinaria, en tres modelos seleccionables.

• Permiso protegido y adaptación, para que la ausencia protegida no se cuente.

• Recursos y ausencia de represalias.

• Acuse de recibo firmado, que es lo que hace que la política sea exigible en la práctica.

Elige tu modelo de aplicación

La Sección 9a ofrece tres modelos. Esta es la decisión más determinante del documento, y elegir el incorrecto provoca la mayoría de fallos en las políticas de asistencia.

El modelo basado en puntos es el más habitual en entornos por horas porque elimina la necesidad de valorar si una razón es lo bastante válida. Ese es también su riesgo: un sistema que ignora las razones contará una ausencia protegida por la FMLA a menos que lo detengas explícitamente. La Sección 10 existe por ese motivo y no debería eliminarse.

Ejemplo de política de asistencia para empleados por horas

Las plantillas por horas y basadas en turnos necesitan reglas más estrictas que los equipos con personal asalariado, porque una persona que falta en un turno es un problema operativo inmediato en lugar de una reunión reprogramada. Si tu plantilla es por horas, ajusta lo siguiente.

• Acorta la ventana de aviso. Dos horas antes del inicio del turno en lugar del mismo día laborable, ya que hay que organizar la cobertura.

• Define el canal de notificación con precisión. Una única línea de asistencia o una app, no “avisa a tu supervisor”. Los relevos de turno pierden mensajes.

• Usa el modelo basado en puntos. Se adapta a distintos centros y turnos, y elimina la inconsistencia de que distintos responsables valoren la misma razón de forma diferente.

• Define la llegada tarde en minutos, no en impresiones. Cinco minutos, medidos por el sistema de control horario.

• Trata los intercambios de turno de forma explícita. Quién los aprueba, con cuánta antelación y si un intercambio que no llega a concretarse cuenta en contra de la persona que lo organizó.

• Trata la salida anticipada por separado de la ausencia. En entornos por horas, irse antes es igual de disruptivo que no presentarse.

• Ten cuidado con la regla del descanso de comida. Las pausas largas no retribuidas son un asunto de asistencia, pero la normativa de salario y horas regula el derecho a descanso, así que mantén ambos aspectos separados.

• Define con precisión el redondeo. Si tu sistema de control horario redondea, indica cómo, ya que afecta a cuándo se registra la llegada tarde.

¿Qué es una política de asistencia?

Una política de asistencia es un documento escrito que establece cuándo se espera que los empleados estén en el trabajo, cómo notificar cuando no puedan hacerlo y qué ocurre cuando no se cumplen las expectativas. Normalmente se incluye en el manual del empleado y se reconoce por escrito.

Una plantilla de política de asistencia es ese documento con la estructura y las cláusulas ya redactadas, dejando que completes tus periodos de aviso, umbrales y contactos. Los términos política de gestión de la asistencia, política de absentismo y política de llegadas tarde describen el mismo documento.

¿Qué es una política de asistencia razonable?

“Razonable” significa exigible y defendible, no permisiva. Una política es razonable cuando:

• Los umbrales se ajustan al trabajo. Una regla de cinco minutos para la llegada tarde encaja en una línea de producción. Es algo menor en un puesto asalariado con horarios flexibles.

• Cuenta con la realidad. Todo el mundo, de vez en cuando, se encuentra con tráfico o tiene un hijo enfermo. Una política sin tolerancia se ignora, y una política ignorada es peor que ninguna.

• Las incidencias caducan. Un periodo móvil de 12 meses es lo habitual. Los puntos que nunca caducan terminan provocando despidos por hechos ocurridos hace dos años.

• La ausencia protegida está excluida. Innegociable y el error grave más común.

• Se aplica de forma coherente. La misma conducta que recibe respuestas distintas de diferentes responsables es lo que convierte una disputa sobre asistencia en una reclamación por discriminación.

• Es lo bastante clara como para predecir. Un empleado debería poder leerla y saber en qué situación está.

Por qué necesitas una política de asistencia

• Coherencia. La misma conducta recibe la misma respuesta, lo que es más justo y mucho más defendible.

• Los responsables dejan de improvisar. Sin una política, cada supervisor inventa la suya y los empleados se dan cuenta.

• La ausencia se vuelve medible. Puedes ver patrones en lugar de reaccionar a incidentes individuales.

• Defendibilidad legal. Una política escrita, reconocida y aplicada de forma coherente es tu prueba si se impugna una decisión.

• Justicia para quienes son fiables. El absentismo no abordado traslada el trabajo a las personas que sí se presentan y, con el tiempo, se marchan.

• Las expectativas claras reducen la ansiedad. La mayoría de las personas preferiría conocer la regla antes que adivinarla.

Quién debería usar esta plantilla

• Equipos de RR. HH. que redactan o actualizan un manual.

• Propietarios de pequeñas empresas sin una función de RR. HH. que necesitan algo defendible.

• Responsables de operaciones y de turnos en entornos por horas que necesitan reglas coherentes por centro.

• Operadores de franquicias y de varios centros que estandarizan entre ubicaciones.

• Startups que formalizan la asistencia por primera vez a medida que crece la plantilla.

Sáltatela si estás cubierto por un convenio colectivo que ya regula la asistencia, o si operas un modelo de horas flexibles realmente ilimitado en el que la asistencia se mide por la producción.

Cómo personalizar esta plantilla

1. Rellena cada corchete. Un corchete sin rellenar en una política publicada debilita todo el documento.

2. Elige un modelo de aplicación en la Sección 9a y elimina los otros dos.

3. Define tus números con intención. Periodo de aviso, umbral de llegada tarde, valores de puntos y caducidad. Estas son la política.

4. Revisa tu normativa estatal y local. Las prestaciones de baja por enfermedad retribuida varían considerablemente y algunas jurisdicciones restringen contar el tiempo de enfermedad protegido como una incidencia.

5. Mantén la Sección 10. Elimina cualquier otra cosa, no esa.

6. Haz que la revisen un asesor legal en materia laboral o tu asesor de RR. HH.

7. Emítela y recopila acuses de recibo. Las políticas sin acuse de recibo son difíciles de aplicar.

8. Forma a los responsables sobre ella. Una política aplicada de forma incoherente por los responsables es peor que no tener política, porque ahora la incoherencia queda documentada.

9. Establece una fecha de revisión. Anualmente y siempre que cambie la normativa sobre permisos en la jurisdicción en la que operas.

Buenas prácticas para implementarla

• Anúnciala antes de que entre en vigor. Da al menos [30] días de aviso de una política nueva o modificada.

• Explica el razonamiento, no solo las reglas. Las personas cumplen las políticas que entienden.

• Empieza el contador de cero. No apliques un sistema nuevo de puntos de forma retroactiva.

• Colócala donde la gente pueda encontrarla. Manual, intranet y la sala de descanso si operas por turnos.

• Forma a todos los responsables de la misma manera. Aquí es donde se gana o se pierde la coherencia.

• Registra los acuses de recibo. Firma, fecha y versión de la política.

• Revisa los datos trimestralmente. Si un centro o turno muestra cifras muy diferentes, la causa suele ser la programación o la gestión, más que la plantilla.

Errores habituales

• Contar la ausencia protegida. El error más grave y el más común en sistemas basados en puntos.

• Puntos que nunca caducan. Con el tiempo, produce despidos por historia antigua.

• Definiciones vagas. “Absentismo excesivo” no es exigible. “[8] puntos en un periodo móvil de 12 meses” no.

• Sin acuse de recibo en el archivo. Es difícil aplicar una política que nadie firmó.

• Aplicación incoherente. Convierte un asunto de asistencia en una exposición por discriminación.

• Ignorar la normativa estatal. Las reglas de baja por enfermedad retribuida difieren significativamente y algunas anulan tus umbrales.

• Sin vía de adaptación. Los empleados necesitan un lugar donde plantear una necesidad relacionada con una discapacidad, y los responsables deben saber que deben remitirlo en lugar de decidirlo ellos mismos.

• Nunca revisada. Cambios en la normativa sobre permisos. Una política de hace cuatro años puede ya no ser compatible.

Implementa la política con Trupeer AI

Una política que nadie lee es una política que nadie sigue. Una vez que el texto esté finalizado, aplica tu kit de marca para que coincida con el resto de tu manual y edítala directamente en Trupeer AI. La configuración está en la guía de plantillas.

Luego gestiona la parte que un PDF no puede. Registra un vídeo de recorrido breve explicando cómo funciona la notificación de ausencias, para que las nuevas incorporaciones vean el proceso en lugar de pasar por encima de la cláusula cinco. Traduce la política a 65+ idiomas, algo que aquí importa más que en casi cualquier otro lugar, ya que un empleado que no entienda la regla de notificación en su segundo idioma puede perder su trabajo por ello. Guárdala en tu base de conocimiento para que la versión actual sea la única que la gente pueda encontrar, y úsala en la incorporación.

Grábala. Ponle marca. Tradúcela. Trupeer.

Con una plantilla de política de asistencia puedes:

• Ahorra horas en la redacción: Omite la página en blanco con una estructura creada para políticas de RR. HH.

• Mejorar el cumplimiento: Las reglas claras reducen la ambigüedad y protegen tanto a los empleados como a la empresa.

• Mantener el estilo de marca: Aplica tu logotipo, colores y tipografías usando el kit de marca de Trupeer: perfecto para manuales de RR. HH. y para la incorporación.

• Incorporación con vídeo: Sustituye los PDF densos por un vídeo de recorrido de 5 minutos: ideal para vídeos de formación de empleados.

• Estandarizar a nivel global: Usa la misma plantilla de política en regiones y adáptala a las leyes locales.

• Alcanzar a cada empleado: Traduce la política a 65+ idiomas con un solo clic.

Una política de asistencia es la base de una gestión justa de la plantilla. Usa esta plantilla para que la tuya sea clara, coherente y fácil de entender para cada empleado.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una política de asistencia?

Una política de asistencia es un documento de RR. HH. que define las expectativas sobre la asistencia de los empleados, incluidas las horas de trabajo, los permisos retribuidos y no retribuidos, las llegadas tarde, las situaciones de sin aviso/no presentación y el proceso disciplinario para infracciones repetidas. Es una parte esencial del manual del empleado.

¿Qué debe incluir una política de asistencia?

Una buena política de asistencia cubre las horas de trabajo estándar, las definiciones de ausencia y llegada tarde, los procedimientos para solicitar tiempo libre, los tipos de permiso (enfermedad, asuntos personales, vacaciones, fallecimiento), las reglas de sin aviso/no presentación, los métodos de seguimiento de la asistencia y un proceso disciplinario claro para las infracciones.

¿Cómo se redacta una política de asistencia?

Empieza por las horas de trabajo de la empresa y los patrones de turnos. Define qué se considera ausencia, llegada tarde o salida anticipada. Documenta las prestaciones de permiso y cómo solicitarlas. Describe un proceso disciplinario justo. Haz que RR. HH. o asesoría legal revise el borrador para asegurarte de que cumple la normativa laboral local.

¿Qué es una política de sin aviso/no presentación?

Una política de sin aviso/no presentación define qué ocurre cuando un empleado no se presenta al trabajo sin notificar a su responsable. La mayoría de las políticas tratan las situaciones consecutivas de sin aviso/no presentación (normalmente 3 días) como una renuncia voluntaria, pero las reglas exactas varían según la empresa y la jurisdicción.

¿Las políticas de asistencia son obligatorias legalmente?

Aunque no siempre son obligatorias por ley, se recomienda encarecidamente tener una política de asistencia por escrito. Protege a la empresa en disputas, garantiza un trato coherente de los empleados y ayuda a cumplir las leyes relacionadas con los permisos. Antes de implementarla, haz que un abogado revise siempre cualquier política de RR. HH.