Die Dokumentenverwaltungssoftware von Trupeer bietet KI-gestützte Organisation, Zusammenarbeit und Automatisierung für Geschäftsdokumente, SOPs, Schulungsmaterialien und Wissensdatenbanken. Diese intelligente Plattform ersetzt fragmentierte Dateisysteme durch zentralisierten Speicher, Echtzeitbearbeitung und automatische Inhaltserstellung aus Bildschirmaufzeichnungen und Arbeitsabläufen.

Warum ist Dokumentenverwaltungssoftware erforderlich?

Teams verschwenden Stunden mit der Suche nach verstreuten Dokumenten in E-Mails, auf Laufwerken und in Ordnern, während wichtige Dateien verloren gehen oder veraltet sind. Manuelle Versionskontrolle schafft Verwirrung mit mehreren Kopien, die auf verschiedenen Plattformen zirkulieren. Die Zusammenarbeit leidet, wenn Änderungen isoliert ohne klare Zuständigkeit oder Änderungsverfolgung erfolgen.

Compliance-Teams haben Schwierigkeiten, Prüfpfade und Zugriffsrechte über siloed Repositories aufrechtzuerhalten. Der Wissensaustausch bricht zusammen, während neue Mitarbeiter nach Einarbeitungsmaterialien suchen, während Experten verlorene Dokumentationen neu erstellen. Die Skalierung von Dokumentationen für wachsende Teams wird überwältigend, ohne automatisierte Organisation und Vorlagen.

Was diese Dokumentenverwaltungssoftware tut

Die Dokumentenverwaltungssoftware von Trupeer organisiert automatisch hochgeladene Dateien mithilfe von KI-Tagging, ermöglicht Echtzeit-Zusammenarbeit beim Bearbeiten und generiert neue Dokumente aus Bildschirmaufzeichnungen, Arbeitsabläufen oder Prozessbeschreibungen. Sie kombiniert traditionelle Dateispeicherung mit intelligenter Inhaltserstellung, Versionskontrolle und dem Aufbau von Wissensdatenbanken auf einer einheitlichen Plattform.

Kernfähigkeiten

• KI-gestütztes automatisches Tagging und Organisation von Dokumenten

• Echtzeit-Kooperationsbearbeitung mit Versionsverlauf

• Automatische Erstellung von Leitfäden und Handbüchern aus Bildschirmaufzeichnungen

• Zentralisierte Suche über alle Dokumenttypen und -formate

• Sichere Freigabe mit granulären Zugriffssteuerungen und Prüfpunkten
  
  

Wie die Dokumentenverwaltungssoftware von Trupeer funktioniert

Schritt 1: Inhalte hochladen oder erstellen

Dateien per Drag-and-Drop hochladen oder Prozesse aufzeichnen. KI taggt, kategorisiert und extrahiert automatisch wichtige Informationen aus Dokumenten und Aufzeichnungen.

Schritt 2: Zusammenarbeiten & Organisieren

Teammitglieder bearbeiten gleichzeitig mit Live-Kommentaren, während KI Verbesserungsvorschläge macht, verwandte Inhalte verknüpft und den Versionsverlauf automatisch beibehält.

Schritt 3: Teilen & Automatisieren

Setzen Sie Berechtigungen, erstellen Sie Freigabelinks oder automatisieren Sie Arbeitsabläufe, damit die Dokumente organisiert, durchsuchbar und in Ihrer gesamten Organisation zugänglich bleiben.

Für wen die Dokumentenverwaltungssoftware von Trupeer gedacht ist

Die Dokumentenverwaltungssoftware von Trupeer dient Teams, die mit verstreuten Dokumentationen und komplexen Wissensaustauschbedürfnissen überfordert sind.

• HR & Personalabteilungen:
  Zentralisieren Sie Einarbeitungsleitfäden, Richtliniendokumente, Schulungsmaterialien und Compliance-Dokumente, damit neue Mitarbeiter sofort auf alles zugreifen können, während die Versionskontrolle und Prüfpunkte für regulatorische Anforderungen aufrechterhalten werden.

• Technische Dokumentationsteams:
  Verwandeln Sie Bildschirmaufzeichnungen in strukturierte SOPs, Benutzerhandbücher und Problemlösungsanleitungen mit automatischen Screenshots, Anmerkungen und schrittweiser Formatierung, die aktuell bleibt, während sich Prozesse weiterentwickeln.

• Kundensupport & Erfolg:
  Erstellen Sie lebendige Wissensdatenbanken mit verlinkten FAQs, Problemlösungsabläufen und Videoerklärungen, die das Ticketvolumen reduzieren, indem sie es den Kunden ermöglichen, sich selbst zu bedienen, während die Support-Teams an Inhaltsaktualisierungen zusammenarbeiten.

• Projektmanagement & Betrieb:
  Organisieren Sie Fahrpläne, Arbeitsabläufe, Kundenlieferungen und Statusberichte in gemeinsamen Arbeitsbereichen, in denen funktionsübergreifende Teams gleichzeitig mit klarer Verantwortung und automatischen Änderungsbenachrichtigungen beitragen.

• Compliance- & Rechtsteams:
  Halten Sie sichere Repositories mit granulären Zugriffssteuerungen, automatischen Aufbewahrungsrichtlinien und vollständigen Prüfpunkten für regulierte Branchen aufrecht, die Dokumentenverwaltung und den Abschluss von Mitarbeiterschulungen nachweisen müssen.
  
  

Hauptmerkmale der Dokumentenverwaltungssoftware von Trupeer

Die Dokumentenverwaltungssoftware kombiniert intelligente Automatisierung mit unternehmensgerechter Zusammenarbeit, um das Dokumentationschaos vollständig zu beseitigen.

• KI-gestützte automatische Organisation:
  Verwendet die Verarbeitung natürlicher Sprache, um Inhalte zu scannen, Tags zu generieren, Dateien zu kategorisieren und automatisch intelligente Ordnerstrukturen zu erstellen, um manuelles Sortieren zu beseitigen und jedes Dokument sofort nach Kontext, Thema oder Team durchsuchbar zu machen.

• Echtzeit-Kollaborationsbearbeitung:
  Mehrere Benutzer bearbeiten gleichzeitig mit Live-Cursorn, Inline-Kommentaren, @Erwähnungen und Vorschlagsmodi, sowie KI-gestützter Schreibhilfe, die Klarheit, Konsistenz und Lesbarkeit über alle Unternehmensdokumentationen hinweg verbessert.

• Automatisierung von Bildschirm-zu-Dokumenten:
  Konvertiert Arbeitsablaufaufzeichnungen in formatierte Leitfäden mit nummerierten Schritten, annotierten Screenshots, eingebetteten Videos und von KI verfassten Erklärungen - 95% Genauigkeit beim ersten Durchgang, ersetzt die manuelle Transkription und Screenshot-Bearbeitung.

• Erweiterte Versionskontrolle & Prüfpunkte:
  Verfolgt jede Änderung mit Wer/Wann/Was-Details, behält unbegrenzte Versionshistorie bei und erstellt Compliance-Berichte automatisch, während zufällige Überschreibungen durch Genehmigungsworkflows und Rollback-Funktionalitäten verhindert werden.

• Interaktive Wissensintegration:
  Verknüpft verwandte Dokumente automatisch, bettet Schulungsvideos mit klickbaren Kapiteln ein, erstellt FAQ-Systeme aus Support-Tickets und baut dynamische Wissensdatenbanken auf, in denen Inhaltsaktualisierungen sofort auf alle verbundenen Ressourcen propagiert werden.
  
  

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