在你能够改进、自动化、外包或替换某个流程之前，你需要先弄清楚它今天究竟是如何运行的。不是政策上写的应该如何运行，也不是在研讨会上人们如何描述它，而是那些真实步骤、系统、旁边的电子表格，以及只有经验丰富的人才知道的例外情况。现状（as-is）流程文档模板为你提供了一种一致的方式来完整记录这些内容，因此后续的每一个决策都能基于同一份准确的全景。

这份免费的现状（as-is）流程文档模板涵盖流程范围、角色、系统、逐步活动、输入与输出、控制点、例外情况、数据量、时间安排以及痛点，并附带一个已填充示例。它旨在基于真实工作的录制来完成：录制执行该流程的人，然后将录制内容转换为现状（as-is）文档。复制下方结构，或在 Trupeer 中打开并进行自定义。

什么是现状（as-is）流程文档模板？

现状（as-is）流程文档模板是一份用于记录业务流程当前如何运作的结构化文档。它会记录：谁在什么顺序下做什么、在使用哪些系统、通过哪些输入、产生哪些输出与控制点；同时还包括影响绩效的例外情况、临时应对方案、数据量与痛点。最终结果将成为改进、自动化、系统落地、外包或培训的基线。

现状（as-is）描述的是当前状态；目标（to-be）描述的是未来设计。关于两者的区别，请参见 现状（as-is）与目标（to-be）流程。

为什么要记录现状（as-is）流程？

• 它揭示真正正在发生的事情，包括政策未展示的临时应对方案与手工步骤。

• 它让改进建立在证据之上，因此变更能解决真实问题。

• 它是系统项目的起点，从需求到差距分析。

• 它能保护少数经验丰富人员掌握的知识。

• 它支持交接与外包，当工作在团队之间流转时尤为关键。

• 它提供对标基线，用于衡量改进效果。

谁会使用现状（as-is）流程文档模板？

• 业务分析师与流程卓越团队用于梳理当前流程。

• ERP 与系统实施团队用于准备需求与差距分析。

• 共享服务、GBS 与 BPO 团队在交接前记录工作内容。

• 运营经理寻找改进与自动化机会。

• 审计人员与风控团队核查控制点在实践中如何运作。

• 培训团队需要解释今天到新流程之间发生了哪些变化。

预览现状（as-is）流程文档模板

模板以流程概览开头：名称、负责人、范围、触发条件、结果以及该文档从何处录制而来。随后是角色与系统信息。核心内容是一张逐步活动表：每一步包含角色、系统、操作、输入、输出以及该步骤所需时间。另有独立章节覆盖控制点、例外情况与临时应对方案、数据量与时间安排、痛点与改进想法。每个章节都可编辑，因此你可以为自己的分析添加所需的列。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开模板（Templates）部分

从主导航进入“模板（Templates）”部分。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意你想要使用的模板以将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，可展开模板视图以清晰查看完整布局与细节。

步骤 4：编辑模板

点击“编辑（Edit）”开始修改所选模板。

在编辑器中，你可以：

• 添加新的章节

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标并调整其位置与相关设置

步骤 5：保存你的自定义模板

完成所有必要更改后，点击“保存（Save）”，将更新后的模板存为你自己的版本。

步骤 6：预览并微调模板

当你想查看自定义模板的效果时，打开“预览（Preview）”。

在预览界面中，如有需要，你仍可继续直接进行调整，确保模板呈现效果完全符合你的预期。

使用现状（as-is）流程文档模板，你可以：

• 记录真实流程，而不是理想化的版本。

• 以同样的方式记录每个流程，从而便于对比。

• 让例外情况与临时应对方案可见。

• 基于证据启动改进、自动化与系统项目。

• 当人员流动时，保留专家知识。

现状（as-is）流程文档模板必须包含哪些内容

免费现状（as-is）流程文档模板：可直接复制的结构

将下方结构复制到你的文档中，或在 Trupeer 中打开并进行自定义。

1. 流程概览。 流程名称：[name]。流程 ID：[ID]。负责人：[role]。范围：[从何时开始……到何时结束……]。触发条件：[event]。结果：[result]。

2. 来源。 记录自：[recording link、访谈或观察]。执行者：[role]。日期：[date]。

3. 角色。

4. 系统与工具。 [ERP、电子表格、电子邮件、共享驱动器、其他工具。]

5. 活动步骤。

6. 决策点。 [在步骤 X，如果满足条件 A，则……否则……]

7. 控制点。 [审批、检查、对账以及由谁执行。]

8. 例外情况与临时应对方案。

9. 数据量与时间安排。 数据量：[每天、每周或每月]。周期时间：[从开始到结束]。峰值：[期末、季节性]。

10. 痛点。 [哪些环节耗时、手工、容易出错或令人沮丧。]

11. 改进想法。 [记录到的机会，例如移除步骤、自动化或标准化。]

12. 验证。 审阅人：[process owner]。日期：[date]。

现状（as-is）流程文档示例：供应商发票处理

下面是现状（as-is）文档中“供应商发票处理”部分可能的样子。细节仅用于说明。

流程概览。 供应商发票处理。负责人：AP 经理。发票到达即开始；当发票被过账或被拒绝时结束。该内容来自对一名 AP 文员处理当天发票的录制。

例外情况与临时应对方案。 没有采购订单（PO）的发票会通过电子邮件转发给请求人。价格差异会在单独的电子表格列中进行跟踪。部分供应商会把发票发送给指定的采购方，采购方会在几天后再转发。

痛点。 手工录入数据、为审批而反复催促邮件、无法看见等待采购方确认的发票。

改进想法。 自动采集发票数据，通过 ERP 工作流路由差异项，并为所有供应商发布一个统一的发票邮箱。

如何通过录制来获取现状（as-is）

访谈与研讨会依赖记忆，而人们往往会忘记例外情况、旁边的电子表格，以及他们在“自动驾驶”状态下完成的步骤。录制真实工作更快也更准确：

1. 选择最常执行该流程的人，而不是负责监督的经理。

2. 让对方在真实系统中执行真实任务进行录制，并在录制过程中讲述自己在做什么以及为什么这么做。

3. 请对方展示例外情况以及他们在系统之外使用的电子表格或电子邮件。

4. 将录制内容转换为逐步文档，使用 Trupeer 的 AI 屏幕录制器，然后填写模板中剩余的章节。

5. 从系统报表与简短沟通中补充数据量、时间安排与痛点。

6. 与流程负责人及第二位实际执行人员一起验证文档。

在录制过程中你需要追问的问题，请使用 流程发现清单。

现状（as-is）文档需要有多详细？

只有在确实需要时才深入到任务级别。对大多数流程而言，记录流程级别并注明例外情况就已经足够。

现状（as-is）文档如何被使用

如果你特别关注自动化，请参见 如何在已记录的流程中识别自动化机会。

如何分析现状（as-is）流程

一旦完成现状（as-is）文档记录，就寻找指向改进的模式：

把你发现的内容记录到痛点与改进想法章节中，并用录制证据加以支撑。

用于交接与外包的现状（as-is）文档

当工作在团队、站点或服务商之间流转时，现状（as-is）文档就会成为知识交接的核心。接收团队需要每一个步骤、例外情况、联系人以及系统访问权限，而不是一份摘要。记录当前团队执行每个流程的方式，包括月末与少见任务，并在影子学习与反向影子学习期间把这些文档作为参考依据。知识交接差距分析有助于在接收团队接手之前确认没有遗漏。

用于 ERP 项目的现状（as-is）文档

在 ERP 实施中，现状（as-is）会在设计研讨会之前尽早被采集，并成为每一项需求背后的证据。它会说明新系统必须处理哪些当前步骤、报表与临时应对方案，以及每个角色的工作将发生多大变化。完整方法请参见 SAP S/4HANA 转型：先记录现状（as-is）流程。

现状（as-is）流程文档的格式

使用步骤表（step tables）进行文档编写适用于大多数流程，也是本模板采用的方式。

流程图或流程流程图（flowchart）适合端到端视角，尤其当涉及多个角色与交接环节时。

电子表格适合大型流程清单（process inventories），并可包含数据量、时间安排与负责人。

录制与视频适合记录真实工作，并向他人展示。

现状（as-is）流程文档的最佳实践

• 记录真实工作，而不是对其进行描述。

• 捕捉例外情况与临时应对方案，因为大多数问题就隐藏在这些地方。

• 标注主系统之外使用的工具，例如电子表格与电子邮件。

• 能量化就量化，别凭感觉，尽可能记录数据量与时间安排。

• 与实际执行工作的人一起验证。

• 在记录过程中不要急于修正流程。先按现状记录下来，再进行改进。

常见错误：需要避免

• 记录政策内容而不是实践内容。

• 访谈经理而不是实际执行流程的人。

• 遗漏例外情况与临时应对方案。

• 到处都深入到屏幕级别，导致文档永远无法完成。

• 让现状（as-is）文档闲置不用，而不是把它用于改进、设计与培训。

现状（as-is）流程文档清单

• 已定义范围、触发条件、结果与负责人。

• 文档基于录制或观察，并注明来源。

• 已列出角色与系统，包括旁路工具。

• 每个步骤都包含角色、系统、操作、输入、输出与时间。

• 已记录决策点与控制点。

• 已按频率记录例外情况与临时应对方案。

• 已记录数据量、时间安排与痛点。

• 流程负责人已验证该文档。

Trupeer 如何通过录制帮助你获取现状（as-is）

Genpact 使用“先录制”的方式为一家公司范围内的 Workday 推进项目提供支持：将录制的流程会议与 SME 讲解转化为超过 500 份培训资料，覆盖 20 个工作流、5 种语言，服务 40 个国家的 140,000 名员工；用时 3 个月，而不是 12 个月。阅读 Genpact 客户故事。

如果你想了解除现状（as-is）之外的通用流程文档格式，请参见 流程文档模板。

下载免费的现状（as-is）流程文档模板

在 Trupeer 中打开模板，录制你的第一个流程，并将其转换为一份可分享、可验证的现状（as-is）文档。获取免费的现状（as-is）流程文档模板。

相关模板

• 业务流程模板

• 流程流模板

• 需求可追溯矩阵模板

• 交接 SOP 模板

• 包含例外情况的 SOP 模板

常见问题

什么是现状（as-is）流程文档模板？

它是一份结构化文档，用于记录流程今天是如何运作的，涵盖范围、角色、系统、步骤、输入与输出、决策点、控制点、例外情况、数据量、时间安排、痛点以及验证。

现状（as-is）与目标（to-be）流程文档有什么区别？

现状（as-is）文档记录的是流程今天如何运作。目标（to-be）文档描述的是变更之后将如何运作。现状（as-is）是目标（to-be）设计所基于的基线。

如何记录现状（as-is）流程？

先定义范围，录制执行该流程的人在做真实工作；将录制内容转换为逐步文档；添加控制点、例外情况、数据量与痛点；并与流程负责人一起验证。

为什么要录制现状（as-is），而不是只做访谈？

录制能展示人们实际在做什么，包括访谈中经常被忽略的例外情况、临时应对方案与旁路工具。访谈仍然有用，可用于补充背景与数据量信息。

现状（as-is）文档需要多详细？

通常以流程级别为主，并注明例外情况。只有在高数据量、高风险或例外情况较多的任务上，或当你计划进行自动化或培训时，才深入到任务与屏幕级别。

谁应该记录现状（as-is）流程？

业务分析师或流程卓越团队可以完成记录，并与实际执行流程的人协作，同时由流程负责人验证。

Word 中是否有现状（as-is）流程文档模板？

有。Word 适合步骤表与叙述性章节。你可以在 Trupeer 中打开模板，进行自定义，并以你需要的格式导出。

Excel 中是否有现状（as-is）流程文档模板？

有。Excel 适合流程清单以及包含数据量与时间安排的步骤表。你可以在 Trupeer 中自定义模板并导出，或将结构复制到 Excel 中。

现状（as-is）流程文档模板是否有 PDF 版本？

有。将已验证的文档导出为 PDF 以便签署与分享，并保留可编辑版本作为主文件。

现状（as-is）流程文档模板是免费的吗？

是的。免费注册即可在 Trupeer 中打开模板、进行自定义并导出。

记录完现状（as-is）之后应该做什么？

分析痛点与机会，设计目标（to-be）流程，并将其作为需求、自动化、培训以及衡量改进效果的基线。

我能否从屏幕录制中生成现状（as-is）文档？

可以。录制执行流程的人，Trupeer 会把录制内容转换为带截图与视频的逐步现状（as-is）文档。