清晰的流程图能把复杂工作流变成一眼就能理解的内容。使用 Trupeer，您可以从免费的流程图模板开始，通过应用您的 品牌规范 进行自定义，并将流程图转换为视频演示，让每个步骤都栩栩如生，从而节省数小时的工作量。

什么是流程图模板，它用来做什么？

流程图（或流程图表）是一种图示，用来展示流程中的步骤顺序，并在路径分叉处设置决策点；同时用箭头标明每条路径通向哪里。

流程图模板则是一个现成版本：包含形状、布局规范，且通常还有一个已完成的示例。这样您是在调整已有内容，而不是从空白画布开始。

它们确实对两类任务非常有用：做出决策——绘制当前状态能让团队看见交接、循环和那些没人预料到的审批；以及展示分支——读者的下一步取决于他们发现了什么，而纯文字很难表达这一点，否则就会变得难以阅读。

至于其他情况（而且大多数情况都属于其他），流程图往往只是把一个编号列表做得更难更新。这个页面要表达的核心观点就是：它与模板画廊充斥的搜索结果页面所告诉您的恰恰相反。

什么时候画流程图才真的值得

有三种情形可以证明它的必要性。

您想看清某些东西。 在同一间房里，让所有接触该流程的人一起绘制流程的当前状态，通常能可靠地暴露出大家从未意识到的内容：审批发生了两次、交接跨越了四个部门、循环把三分之一的案例又送回了起点。这是流程图最有价值的用途，而且与“之后还要保留这张图”无关。

读者必须做选择。 故障排查、分诊、资格审查、升级路由。当下一步确实取决于当事人发现了什么时，图表或决策表比编号列表更合适，因为编号列表暗示了一条并不存在的固定顺序。真正的分叉。

流程涉及多个角色，交接点就是关键。 这正是泳道图（swimlanes）的用途，而且它比“泳道模板很流行”所暗示的适用范围更窄。

如果以上三点都不适用，您画的就是一张“列表的图”。这种列表写起来更快、在手机上更易读、可搜索、也能由任何人更新。我们的 流程文档模板 覆盖了这种结构。

如何在 Trupeer 中自定义此模板

步骤 1：打开模板（Templates）

从主导航进入“模板”部分。

步骤 2：选择并打开模板

点击任意您想要使用的模板将其打开。

步骤 3：展开模板视图

如有需要，展开模板视图以清晰查看完整布局和细节。

步骤 4：编辑模板

点击“编辑（Edit）”开始修改所选模板。

在编辑器中，您可以：

• 添加新的章节

• 定义或更新格式规则

• 添加徽标，并调整其位置及相关设置

步骤 5：保存您的自定义模板

完成所有必要更改后，点击“保存（Save）”，将更新后的模板存为您自己的版本。

步骤 6：预览并微调模板

当您想查看自定义模板的效果时，打开“预览（Preview）”。

在预览界面中，如有需要，您仍可继续直接进行调整，确保模板呈现效果与您想要的一致。

使用流程图模板，您可以：

• 映射省时： 跳过空白页面，直接获得适用于任意工作流的结构。

• 可视化复杂工作： 流程图让决策点、交接与瓶颈一目了然。

• 保持品牌一致： 使用 Trupeer 的品牌套件应用您的徽标、颜色和字体。

• 优化流程： 映射流程是改进的第一步——模板能让低效之处显而易见。

• 更快培训团队： 将流程图与视频演示结合，帮助新员工快速上手。

• 覆盖全球团队： 一键将流程图翻译为 65+ 种语言。

在绘制前先数清决策点

最快的测试版本只需要两分钟。

把流程写成编号列表。然后数一数：哪里需要有人做决定，而这个决定会改变接下来会发生什么。不是可能出错的步骤，也不是总会被批准的审批。真正的分叉。

少于三个时，这份列表就是您的文档。只有在您要用它进行沟通时才画图，并接受它的“生命”会在沟通结束时终止。

三个或更多时，图表就值得占据位置，因为文字版本现在需要读者无法在脑中同时持有的交叉引用。

之所以重要，是因为维护工作是绘制时没人会想到的。文字可以在几秒内由任何人编辑。图表则需要绘制它所用的工具、该工具的许可证、源文件而不是导出的图片；而且通常还要重新排版——因为插入一个框会把其他内容都推离对齐。正是这种不对称，导致流程图比任何其他类型的文档更快过时。

为什么大多数流程图都应该被丢弃

这里最有用的重新表述是：流程图通常是“思考工具”，而不是“文档”。

当它画在墙上或白板上，并由实际执行工作的人员共同参与时，它能做到文字无法做到的事：让流程的形状立刻变得可见，而浪费就藏在这种形状里。这个任务在数小时内就能完成。

接下来发生的事情才是错误所在。图表被整理成“绘图工具”，导出、归档，并被当作文档使用。从那一刻起，它就成了负担：它会与现实逐渐偏离，而没人会注意到；同时它看起来又像权威文件，而粗略草图并不会如此。

更好的习惯是：拍下墙上的内容，把由此产生的决策用文字记录下来，然后让图表离开。下次您需要重新查看流程时再重画——通常只要一小时，并且展示的是当前版本，而不是两年前的版本。

只有满足分支测试的流程，并且有明确负责人、拥有对应工具且有时间维护的，才把它保留为“受维护的图表”。在大多数组织里，这样的数量都很少。

免费流程图模板：可复制的结构

从这里复制。一个可用的流程图由“图示 + 少量文字”构成，而文字部分正是模板通常会省略的内容。

标题。 以结果（outcome）命名的流程。

负责人和最后核验日期。 一个角色和一个日期，表示某人最后一次确认该流程与现实一致。图表比文字更需要这一点，原因恰恰是图表更难更新。

开始与结束。 什么触发流程，以及什么条件表示流程完成。写在图表上方，而不仅仅是画成一个椭圆。

不在范围内。 该流程两侧紧挨着但不覆盖的内容。这也是重复出现的流程图从何而来的地方。

图表本身。 使用标准形状，从左到右或从上到下进行布局；包含一个入口点，并清晰标注所有出口。

决策标签。 每个分支都要标注对应条件，而不仅是“是/否”。“信用额度超限”比“否”更准确。

图表中不包含的内容。 会让图表变得难以阅读的例外情况和边界场景。把它们列在图表下方的文字中，并在相关步骤处用指引指向它们。

源文件位置。 可编辑版本存放在哪里，以及用哪个工具打开。没有这些信息的图表，一年内就会变成只读的产物。

复制到这里。

关键流程图形状及其含义

比起形状本身，更重要的是两条约定。每个菱形都需要用条件标注出口，而不是只写“是/否”，因为读者来到菱形时需要知道他们正在测试什么。并且每条箭头都应该通向某处；离开图表的路径要么是属于下方文字中作为例外的内容，要么就是缺失的步骤。

在这里，“一致性”胜过“正确性”。一个团队把所有内容都用矩形表示，但标注清晰，产出的可用图表通常会比争论平行四边形的人更好。

什么时候泳道图值得使用，什么时候不值得

泳道图会把流程按角色划分为行或列，每个步骤都放在执行它的角色所在的泳道中。

当交接点是讨论主题时，它就值得使用。如果您要回答的问题是“谁做什么”“哪里卡住了”或“在团队之间交接了多少次”，泳道图能立刻给出答案，其他方式则很难做到。

当一个角色几乎做了所有事情时，泳道图就不值得——这会导致一条泳道非常拥挤，而其他泳道却是空的；或者当流程是线性的时，泳道会增加宽度却不增加信息。

实际成本在于布局。泳道图是最难编辑的图表类型，因为插入一个步骤会让每条泳道中的内容整体后移。维护负担就是流程映射项目会产出数百张泳道图、却从未有人更新的主要原因。

如果您是在映射以发现交接问题，请画泳道图、修复交接，并保留这些修复结果，而不是只保留图表。

一个包含 340 张未维护图表的转型项目

Storrington Group 是一家服务型企业，员工约一千一百人。该公司开展了一个转型项目，其中包括对组织如何运作进行流程映射。

在五个多月内，一家咨询公司把一百一十二个流程以泳道图的形式进行了映射。等到统计多个层级后，最终产出了大约三百四十张图。费用加上内部投入，总计约二十八万英镑。

十八个月后，有人问：还有多少是准确的？

抽查了三十个样本。其中四个仍与现实一致。有十九个至少包含一个已经不存在的步骤。还有七个描述的是后来已被替换的系统。

没有任何一张被更新。原因完全是现实层面的：项目办公室里只有三个人拥有绘制这些图表所用工具的许可证。源文件被放在一个文件夹里，只有该团队内部的人能找到，团队外的人找不到。而更新泳道图意味着要重新排布整个图表——对一个只需要用一句话描述一分钟的变更来说，重排却要花掉一个下午。

更令人不适的发现来自对决策点的统计。一百一十二个被映射的流程中，有七十一个少于三个真正的分支。它们是线性的。之所以被画成泳道图，是因为项目的模板规定：流程要以泳道图形式进行映射。

在那四十一条确实存在分支的流程中，有六条在项目期间被用来做真实决策：移除重复审批，并整合两个交接。这六条已经回本了。也许还有十五条正在用于培训。

重置方案很直接。那四十一条分支流程被保留为受维护的图表，并迁移到一个每个人都能访问的工具中，同时为每张图指定了明确负责人。那七十一条线性流程则被改写为知识库中的编号文本，供人们已经在使用的地方直接查看。

之后采用的规则就是本页所述：如果存在三个或以上真正的决策点就画；或者如果您是为了沟通而绘制，那么它就不需要维护。

十二个月后，这四十一张受维护图表中有三十四张至少更新过一次。对三十份文档进行新的审计后发现：准确的有二十六份，而不是四份。

如何一步步创建流程图

先把流程写成编号列表，即使您非常确定自己想要画图。这样只需要十分钟，并能得到决策点数量。

如果计数证明需要画图，那么在绘制任何内容之前先确认开始与结束，因为范围不一致才会让流程映射会议拖得很久。

在墙上或共享画布上，用实际执行工作的人员一起把当前状态大致画出来。绘制过程中不要整理得太工整。

为每个决策出口标注条件。

把例外情况写在图表旁边的文字中，而不是为它们额外添加框。因为例外情况正是把“可读流程”变成“不可读流程”的关键。

让执行该流程的人一起走读，并留意“嗯，有时候”这类说法。每一句都要么意味着缺失了某个分支，要么就是文字中的某个例外。

然后明确决定：这张图是要保留还是要丢弃。两种都合理。不做决定才会导致出现一个充满过时图表的文件夹。

流程图与流程图模板的类型

基础流程图。 按顺序排列的步骤，夹带少量决策。这是默认选择，也通常是正确选择。

泳道图或跨职能。 按角色分配步骤。用于交接问题时，如上所述。

决策树。 分支多、顺序少。通常更适合用决策表来表达：更容易维护，也同样清晰可读。我们的 作业辅助（job aid）模板 介绍了何时表格优于图表。

数据流图。 展示信息在数据存储与流程之间如何流动，而不是按顺序呈现任务。这是一种针对不同问题的不同记号体系。

价值流图。 在流程中加入时间、库存以及增值数据。这是一种用于发现浪费的精益工具，而不是文档格式。

系统或架构流程。 展示组件与接口，而不是人的步骤，并与您的 IT 文档 归在一起。

当前状态 vs 未来状态。 两张图并排展示。对变更决策确实有用，且之后通常不值得继续维护，因为未来状态会变成新的当前状态，或被放弃。

我能在 Word、PowerPoint 或 Excel 中获取流程图模板吗？

在这三者里，PowerPoint 是最实用的选择，因为大多数人需要编辑的图表都能在其中完成。几乎所有人都有它；形状和连接符的行为也相当合理；当框移动时，连接符仍会保持连接。

Word 也能生成流程图，但在超过十来个框之后会变得很别扭，因为绘图画布会与文字流发生冲突。当图表较小且需要放在更大的文档内部时，它是不错的选择。

Excel 不适合用来画图表，但适合做两类与图表相关的事情：流程登记表（列出每个流程的负责人、最后核验日期、决策点数量，以及源文件存放位置），以及从分支很多的图表中提取出的任何决策表。

用于发布版本的 PDF。关键在于源文件仍然可访问，并且在文档中有明确命名。因为没有可编辑原件的 PDF 流程图永远不会被更新。

无论您选择什么工具，都要选一个每个可能需要更新图表的人已经拥有的工具。上面提到的 Storrington 案例失败的原因在于许可证，而不是投入的精力。

ChatGPT 或 AI 工具能创建流程图吗？

它们可以生成第一版草稿，而且确实是一个很有用的起点。用通俗语言描述一个流程，大多数当前模型会返回一个以 Mermaid 等文本记号表示的图表，或返回一段结构化描述，您可以直接粘贴到绘图工具中。

有两个限制值得了解。模型是在“绘制您描述的流程”，而不是“绘制您实际拥有的流程”，所以它会复现您理想路径以及您理解中的任何空白。并且它无法判断哪些分支是真实存在的，因此往往会生成看起来很干净、对称的决策，而现实中可能有三个不均衡的结果。

实际用途是：在两分钟内得到一个粗略图表，以便与实际执行流程的人进行沟通，并从具体内容开始。把输出当作这次沟通的提示，而不是当作一张地图。

哪些内容应该保留为文字，而不是图表

流程中那些始终更适合用文字表达的部分，而不是用框来表示。

例外情况和边界场景——这是让图表变得不可读的最快方式。

任何带复杂度的决策规则：例如包含阈值、数值或多个条件的内容。一个写着“信用检查”的菱形会隐藏一条需要三行文字才能说明的规则。

任何需要判断而不是测试的内容，因为图表暗示答案是确定的。

字段级细节、系统名称，以及具体“在哪里输入什么”。这些内容应放在图表所对应的流程步骤说明中。

以及流程存在的原因——这应属于政策（policy），而不是放在图表或流程步骤里。

一个好的组合方式是：用一页图表展示结构和分支；把细节放在图表下方的流程说明中。我们的 SOP 模板 覆盖了这一更底层的内容。

如何记录流程：图表无法承载的部分

先直说：Trupeer AI 不会绘制流程图。它会记录某人在屏幕上做了什么，并把这些内容转成书面指南和视频。至于图表本身，您需要使用绘图工具；而且市面上也有不少优秀的免费工具可用。

它真正能帮上忙的是流程图无法承载的那一半工作。等您的图表展示了结构和分支之后，仍然需要有人描述每个框内部实际发生的事情；而这段描述正是人们在执行工作时最需要的，而不是在复盘流程时才需要。

只要把任务记录一次，就能生成包含步骤和屏幕内容的书面细节——这比手写要快得多，而且更有可能准确。它也能很好处理例外情况：现实做法是把例外在发生时记录下来，而不是事后试图回忆。

记录它。打造品牌。翻译它。用 Trupeer 来做。

输出会以一致的品牌风格与图表一起保存在您的 知识库 中；而 SOP 创建器 则涵盖需要被管控的流程。设置说明在 文档模板设置指南 中。

常见问题

PowerPoint 里有免费的流程图模板吗？

PowerPoint 是一个合理的选择，而且大多数人已经拥有它。用标准形状和连接样式制作一页幻灯片，并将其保存为您的“房屋模板”。相较于专用工具，它的优势纯粹是实用层面的：任何需要更新图表的人都可以直接打开，而无需申请许可证。

Word 里有流程图模板吗？

Word 可以处理较小的流程图，并放在更大的文档中：使用绘图画布让形状保持成组。超过十来个框之后会变得令人烦躁，图表更适合在其他地方制作后作为图片插入；同时在文档中注明源文件位置，方便之后有人更新。

Excel 里有流程图模板吗？

Excel 可以画出来，但通常不应该这么做。它在这里更有用的角色是“登记表”：列出每个流程的负责人、最后核验日期、决策点数量，以及源文件存放位置。这个登记表能阻止一批图表悄悄变得过时——这正是上面示例中描述的失败模式。

PDF 里有免费的流程图模板吗？

导出为 PDF 以便传播，以及用于任何需要进入审计或打包的材料。请务必在图表本身上标注源文件名称及其位置，因为没有可访问原件的 PDF 流程图是一份没人能维护的文档。

流程图应该有多少个框？

一页上十五到二十个框大致是可读性的上限。超过这个范围，要么拆分为一个高层流程并链接子流程，要么接受该流程更适合用文字表达，并用一个小图表仅展示分支。包含六十个框的图表通常是为了展示“详尽”，而不是为了阅读。

流程图和流程图表（process map）有什么区别？

在实际使用中，这些术语经常被互换使用。若组织对它们做区分：流程图（process flow）指步骤顺序；流程图表（process map）范围更广，会加入角色、系统、输入、输出，有时还会包含时间和数量数据。价值流图（value stream map）则进一步加入等待时间与增值分析。

谁应该负责维护流程图？

指定一个有工具、具备访问权限并有时间来更新的人（角色）。这比听起来的门槛更高，也是大多数图表会过时的原因。如果您无法指定一个同时满足这三点的人，就不要把图表创建为“受维护的文档”。

流程图应该多久更新一次？

以触发条件为准，而不是按日程：当系统发生变化时，当交接在团队之间转移时，当出现新的分支时，或当流程负责人变更时。添加“最后核验日期”，并每年重新核查。对图表而言，这通常意味着让执行流程的人一起走读，而不是仅仅阅读。