使用此模板
SAP 用户很少需要再上一门培训课。他们真正需要的是在卡住的当下立刻得到正确答案：哪个字段用于成本中心、容差是多少、为什么发票被阻止、当 PO 发生变更时该用哪个应用。这就是工作指南（job aid）所做的事。SAP 工作指南模板会为你提供一种“一页式”格式，完全围绕 SAP 任务、用户实际会出错的界面与决策点来构建。
这个免费的 SAP 工作指南模板提供了一套经过验证的方法，帮助你选择合适的工作指南类型；提供可直接复制的一页结构；包含一个已填好的 SAP 示例，并指导你把工作指南放到哪里，才能让人们真正使用。它适用于 SAP S/4HANA Fiori 应用和 SAP GUI 事务；你还可以基于任务录制生成工作指南，而无需从零开始编写。
什么是 SAP 工作指南模板？
SAP 工作指南模板是一种现成的“一页式”格式，用于快速查阅，帮助某人在执行特定 SAP 任务时能正确完成。它会写明任务名称、应用或事务、何时使用、哪些步骤或决策点最关键、用户容易忘记的字段值或代码，以及当工作指南未覆盖该情况时该怎么做。它不是培训课程，也不是完整流程；它是工作现场提供的支持。
工作指南位于培训与完整 SOP 之间。对于你可以用于任何系统的通用格式，这同一页也同样可作为非 SAP 任务的工作指南模板。
SAP 工作指南与培训和 SOP 有何不同？
培训 | SOP 或作业指导书 | SAP 工作指南 | |
|---|---|---|---|
目的 | 在任务前建立技能 | 定义完整流程 | 在执行任务时提供支持 |
时长 | 小时 | 多页 | 一页或短视频 |
使用时机 | 上线前或入职培训 | 学习或核对完整流程时 | 执行任务的当下 |
内容 | 概念、练习、背景 | 每一步、角色、控制点与例外情况 | 仅包含人们容易出错的步骤、决策或数值 |
当受过培训的人在熟悉的 SAP 任务上仍会犯同样的错误时，就应该编写工作指南。当需要定义整个流程时，就编写 SOP；查看 作业指导书模板 以获取逐步级别的流程。
为什么大多数 SAP 工作指南在写出第一句话前就失败了
大多数工作指南是按“格式”来选的：流程图、清单、带每个界面截图的速查卡。它们看起来很精致、也不会改变任何东西，因为在弄清楚用户到底是怎么出错的之前，就先选定了格式。
缺失的一步是“诊断”。在选择格式之前，先查看该 SAP 任务最近二十次错误、工单或“我该怎么……？”问题，并按“当他们出错时缺少了什么”进行归类。通常这会花不到一小时：你可以使用支持工单、被阻止的文档报表，或与超级用户交流；然后答案会替你决定该用哪种格式。
如何选择合适的 SAP 工作指南格式
SAP 中哪里会出错 | 你听到的说法 | 能解决它的工作指南 | 它必须包含什么 |
|---|---|---|---|
顺序：漏做步骤或步骤顺序做反 | “我总是先忘了检查 PO 历史。” | 步骤卡 | 按编号的操作，每行一个，并在旁边标注预期结果 |
选择：从多个选项里选错 | “这个我该用哪个单据类型？” | 决策表 | 左侧是条件，右侧是精确的数值或操作 |
回忆：压力下忘记某个项目 | “我忘了在跑批前先放行被阻止的发票。” | 清单 | 简短条目，并清晰写明何时需要执行 |
识别：分不清对与错 | “我怎么知道这次过账是正确的？” | 带标注的示例 | 把正确与错误的界面并排展示，并标出差异 |
数值：知道该做什么，但不知道代码 | “这个供应商的税码是什么？” | 参考卡 | 代码、阈值、容差以及联系人信息，除此之外不再包含其他内容 |
流程图通常只是把决策表“画得不那么清楚”。只有当任务确实会以表格无法展示的方式回到前面或重新汇合时，才使用流程图。
预览 SAP 工作指南模板
该模板适配一页。打开后会先显示任务标题、SAP 应用或事务、使用角色以及使用触发点。主要区域放置工作指南本体：步骤卡、决策表、清单、带标注的示例或参考卡——由上文的诊断结果来选择。最后会说明当工作指南未覆盖该情况时该怎么做，并提供完整流程的链接、短视频的链接，以及负责人和最后核对日期。每个部分都可编辑，因此你可以切换工作指南类型，或添加你自己的 SAP 字段与代码。
如何在 Trupeer 中自定义此模板
步骤 1：打开“模板”部分
从主导航进入“模板”部分。
步骤 2：选择并打开模板
点击任意你想要编辑的模板以将其打开。
步骤 3：展开模板视图
如有需要，可展开模板视图以清晰查看完整布局与细节。
步骤 4：编辑模板
点击“编辑”开始修改所选模板。
在编辑器中，你可以：
添加新的章节
定义或更新格式规则
添加徽标并调整其位置及相关设置
步骤 5：保存你的自定义模板
完成所有必要更改后，点击“保存”，将更新后的模板存为你自己的版本。
步骤 6：预览并微调模板
当你想查看自定义模板的效果时，打开“预览”。
在预览界面中，如有需要，你仍可直接继续进行调整，确保模板呈现效果完全符合你的预期。
使用 SAP 工作指南模板，你可以：
修复用户出错的那一步：只针对错误，而不是整个流程。
支持 Fiori 与 SAP GUI 任务：写明应用或事务、关键字段以及相关数值。
减少重复工单：同一个“我该怎么……？”问题只回答一次。
让工作指南保持最新：每个工作指南都有负责人和最后核对日期。
从录制生成工作指南：只需录制一次任务，即可获得工作指南草稿和视频。
免费 SAP 工作指南模板：可复制的结构
把它复制到你自己的文档中，或在 Trupeer 中打开并进行自定义。它适配一页，并且应该保持为一页。
字段 | 填写内容 |
|---|---|
任务标题 | 按任务来写，例如“当价格与 PO 不一致时过账供应商发票”，而不是“发票指导” |
SAP 应用或事务 | Fiori 应用名称与 ID，或 SAP GUI 事务代码 |
角色 | 谁来执行该任务 |
何时使用 | 触发点，用一句话说明 |
工作指南 | 步骤卡、决策表、清单、带标注的示例或参考卡 |
关键字段与数值 | 仅包含用户容易出错的字段与数值 |
如果不覆盖 | 该问谁、怎么问，例如超级用户或支持渠道 |
完整流程 | 一个指向 SOP 或作业指导书的链接 |
视频 | 一个指向该任务短视频的链接 |
负责人和最后核对 | 一个姓名，以及某人最后确认它在系统中仍可正常工作的日期 |
如果你填好的版本超过了一页，那你写成了流程（procedure）。把它移到 SOP 中，并把工作指南保留在用户容易出错的那部分。
SAP 工作指南示例：带差异的供应商发票过账
下面是一个用于应付账款任务的已填好 SAP 工作指南。细节仅用于说明；请使用你自己的系统配置、容差与联系人信息。
任务标题。 当价格与 PO 不一致时过账供应商发票。
SAP 应用或事务。 Fiori 应用“创建供应商发票”，或 SAP GUI 中的事务 MIRO。
角色。 应付账款文员。
何时使用。 发票价格与采购订单价格不匹配。
工作指南（决策表）。
如果价格差异是…… | 那么…… |
|---|---|
在容差范围内 | 按正常方式过账；系统接受该差异 |
超出容差，且买方已确认新价格 | 过账发票；系统会阻止付款；请让买方批准放行 |
超出容差，但买方尚未确认 | 暂存发票，添加包含差异的备注，并发送给买方 |
已过账发票的重复项 | 不要过账；退回给供应商并拒绝 |
关键字段与数值。 容差：[你的价格容差]。价格差异的付款阻止原因：[你的代码]。
如果不覆盖。 请咨询你团队的超级用户，或在 [支持渠道] 发帖。
完整流程。 [应付账款发票处理 SOP 链接]。视频。 [两分钟视频链接]。
负责人和最后核对。 [应付账款流程负责人]，[日期]。
把工作指南放在哪里，才能让人们使用
放在共享盘里的工作指南，只是另一份文档。把它放在 SAP 任务发生的地方：
从 Fiori 启动台或相关应用中链接它，前提是你的配置允许。
在团队聊天频道置顶，让人们在询问如何完成任务时能直接看到。
把它挂到任务生成的支持工单分类中。
在知识库中保留一份主副本，并从其他所有位置都链接到它。
两个位置就足够了；但不能有两个版本。更新主副本后，所有链接都会保持最新。
如何一步步创建工作指南
选择出错最多的任务：错误、工单或重复提问最多的那一个。
诊断失败原因：使用最近二十次错误或问题来判断——顺序、选择、回忆、识别或数值。
选择与失败类型匹配的工作指南类型。
在 SAP 中录制任务：找一个做得好的人来录制，并讲清楚关键决策点。
生成草稿：使用 Trupeer 的 工作指南生成器，然后把内容裁剪到用户容易出错的那部分。
用新用户测试：让他执行真实任务。
发布到任务发生的地方，并附上负责人和最后核对日期。
在发布前后衡量错误或工单率。
常见任务的 SAP 工作指南示例
SAP 任务 | 最佳工作指南类型 | 覆盖内容 |
|---|---|---|
创建采购订单 | 步骤卡 | 用户会跳过的步骤，例如分配信息 |
选择正确的单据类型 | 决策表 | 在不同情境下应使用哪种单据类型 |
付款跑批前放行被阻止的发票 | 清单 | 跑批前需要执行的检查 |
检查过账是否正确 | 带标注的示例 | 正确与错误的文档并排展示 |
查找税码、成本中心或容差 | 参考卡 | 用户最常查找的数值 |
在 My Inbox 中批准请求 | 步骤卡或短视频 | 偶尔使用者的审批步骤 |
如需查看完整的 SAP 培训内容范围，请参阅 SAP Fiori 终端用户培训资料 中可创建的内容。
工作指南如何提升绩效？
它们会减少在产生错误的那一步上的失误，并缩短新用户在 SAP 中达到可接受质量所需的时间。如果你在发布工作指南之前记录该任务的错误或工单率，这两种效果都可以量化；而这也是阻止你构建错误工作指南的纪律。
工作指南不会做的是提升通用的 SAP 技能。它们的收益是“有意而为之”的狭窄，因此，针对五个已知失败点制作的五份工作指南，通常比试图覆盖一切的四十份更有效。
SAP 工作指南、SAP Enable Now 与基于录制的工具
许多 SAP 团队已经在使用 SAP Enable Now 来编写仿真与应用内帮助。工作指南与它互补：仿真用于教授任务，而工作指南用于支持用户执行任务。无论你使用哪种工具，适用的规则都相同：先诊断失败原因；把工作指南控制在一页或短视频；每次发布后都要保持最新。如果你在比较编写工具，请查看我们的指南 SAP Enable Now 竞品。
该用哪种格式
Word 或文档适合步骤卡、决策表和带标注的示例。
Excel适合带代码与数值的参考卡，供用户搜索或筛选。
PowerPoint适合打印或上墙展示的工作指南，配有大幅视觉元素。
短视频适合那些“看界面比读步骤更重要”的任务，尤其适用于偶尔使用者。
PDF适合只读副本，用于钉贴或打印；可编辑的主版本保存在你的知识库中。
如何审核并淘汰工作指南
每次 SAP 发布后都重新核对每一份工作指南，或在影响该任务的配置变更后核对。
查看该任务的错误或工单率；如果没有下降，说明工作指南没有发挥作用。
淘汰工作指南：当任务发生变化、被自动化，或不再导致错误时。
仅在有人已将工作指南与线上系统核对确认后，才更新最后核对日期。
哪些内容可以不写
每个界面的截图，当只有一个字段导致问题时。
背景与解释，这些属于培训内容。
没人会出错的步骤。
少见情况，应放在 SOP 中；直接指向 SOP。
没人会看的版本号；使用负责人和最后核对日期。
Trupeer 如何帮助你规模化创建 SAP 工作指南
SAP 工作指南挑战 | Trupeer 如何帮助 |
|---|---|
手工编写工作指南耗时太长 | 在 SAP 中只录制一次任务，Trupeer 会生成带截图和短视频的工作指南草稿 |
SAP 发布后，工作指南会过期 | 通过编辑脚本更新，或只替换单个步骤，而不是重新录制 |
用户使用多种语言 | 从一个来源翻译工作指南与视频到 65+ 种语言 |
工作指南分散在各个网盘中 | 把它们发布到一个可搜索的知识库，并从工作发生的地方链接过去 |
需要快速获得 SAP 培训内容 | Trupeer 的 SAP 培训视频生成器 会把 SAP 录制内容转换为培训视频 |
大型 BPO 会采用这种方式，为数百个流程制作工作指南；查看 Genpact 风格的 BPO 如何使用 AI 视频工具为 300+ 个流程创建工作指南。
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下载免费的 SAP 工作指南模板
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常见问题
什么是 SAP 工作指南模板？
它是一种现成的“一页式”格式，用于快速查阅，帮助某人在执行特定 SAP 任务时能正确完成；覆盖任务、应用或事务、触发点、用户容易出错的步骤或决策点、关键数值，以及获取帮助的途径。
SAP 工作指南与 SAP 培训手册有什么区别？
培训手册是在任务之前建立技能，并涵盖概念与练习。工作指南是在执行任务时提供支持，并且只覆盖用户容易出错的部分。
SAP 工作指南应该多长？
一页或一个短视频。如果超过这个长度，那就是流程（procedure），应放在 SOP 或作业指导书中。
我应该使用哪种类型的工作指南？
根据用户失败的方式来选择：漏做步骤用步骤卡；选错选项用决策表；忘记项目用清单；用于识别错误用带标注的示例；用于代码与数值用参考卡。
模板适用于 SAP Fiori 和 SAP GUI 吗？
可以。在模板中写明 Fiori 应用或 SAP GUI 事务代码，并且只包含与该任务相关、真正重要的字段与数值。
我能否从录制生成 SAP 工作指南？
可以。在 SAP 中录制任务后，Trupeer 的工作指南生成器会创建带截图和短视频的工作指南草稿，然后你再把内容裁剪到用户容易出错的步骤。
Word 中有免费的 SAP 工作指南模板吗？
有。Word 适合步骤卡、决策表和带标注的示例。你可以在 Trupeer 中打开模板、自定义后，再以你需要的格式导出。
Excel 或 PowerPoint 中有 SAP 工作指南模板吗？
有。Excel 适合带代码与数值的参考卡；PowerPoint 适合打印或上墙展示的工作指南。你可以在 Trupeer 中自定义模板并导出。
是否有 SAP 工作指南模板 PDF？
有。把工作指南导出为 PDF 以便钉贴或打印，并将可编辑的主版本保存在你的知识库中。
我能把它当作通用工作指南模板来用吗？
可以。用于选择工作指南类型的结构与方法适用于任何系统或任务，不仅限于 SAP。
谁应该编写 SAP 工作指南？
超级用户或流程负责人最合适：他们知道用户在哪里容易出错；同时在培训团队的支持下完成；理想情况下，在发布前也应由新用户进行测试。
SAP 工作指南应该多久审核一次？
每次 SAP 发布或影响该任务的配置变更之后；以及当该任务的错误或工单率不再下降时。
