使用此模板
操作指南类文章是网页上流量最高的内容形式之一。使用 Trupeer，您可以从免费的操作指南文章模板开始，结合您的 品牌规范 进行定制，并将每篇文章转化为引人入胜的视频教程，让读者获得第二种学习方式，从而节省数小时的写作时间。
一篇操作指南文章的读者，处于一种非常特定的状态：他们正在进行某件事的过程中，但事情没有按预期工作；他们已经花了比自己想象中更长的时间。他们并不是在阅读，而是在快速浏览，寻找能让问题解除的那一段。
几乎所有关于撰写这类内容的规则，都源于这一点。
下载操作指南文章模板
格式 | 适用场景 |
|---|---|
Word（.docx） | 在进入帮助中心之前进行起草与审阅 |
可打印的指南、入门资料包、离线参考 | |
PowerPoint（.pptx） | 将操作指南转为培训课件或演示讲解幻灯片 |
Google Docs | 与实际执行该任务的人一起起草 |
Excel（.xlsx） | 文章清单：标题、负责人、最近审阅时间、来源 |
免费、可编辑、无水印。
操作指南文章失败的三种方式
每一种失败都属于其中之一，而且需要不同的修复方法。
关卡 | 读者的问题 | 如何解决 |
|---|---|---|
找到它 | 是否已经有一篇关于这个的文章？ | 标题，以及它被索引到哪里 |
确认它 | 这是否是适合我当前情况的那篇文章？ | 开头说明与前置条件 |
完成它 | 我真的能走到最后吗？ | 步骤质量、截图、故障排除 |
大多数写作建议都在讲第三关卡。大多数文章在前两关卡就失败了。
第一关卡：标题
如果标题没有匹配读者会使用的词，那么在读者看来，这篇文章就不存在。
写任务，不写功能。 “如何将报告导出为 CSV” 比 “使用导出模块” 更好。人们会搜索他们想要完成的事情。
使用他们的措辞。 您内部对某个功能的命名，并不是客户会怎么称呼它。去支持工单和站内搜索中提取原话。
从动词开始。 “如何重置密码” 的浏览速度比 “密码重置：指南” 更快。
具体到足够排他。 如果你有三种类型的用户，“如何添加用户” 就会变得含糊。“如何在工作区中添加管理员用户” 则不会。
一个标题只对应一个任务。 如果标题里包含 “and”，那你就有两篇文章。
第二关卡：开头
读者已经进入页面。他们大约只有五秒钟来判断：这是不是正确的页面。
开头说明块会在步骤开始之前回答三个问题。
这篇文章能做什么。 一句话。“本文将教您如何连接会计系统，以便发票自动同步。”
适用于谁。 任何角色、权限或计划要求。“要执行此操作，您需要管理员权限。”
你需要先准备什么。 前置条件要在第一步之前写明，而不是等到第四步才发现。
最后这一点，能避免技术文档中最常见的挫败感：读者看完前三步后发现还缺少某样东西，而那样东西在文档里并没有。前置条件必须放在最前面，永远如此。
如果预计耗时超过几分钟，请写明预期时间。“大约需要 15 分钟” 能让读者决定现在开始还是稍后再回来。
第三关卡：步骤
在这里，读者要么完成任务，要么放弃。
每一步只做一件事。 如果某一步包含 “and then”，请拆分。
每一步都以动词开头。 “点击设置”，而不是 “然后你应该点击设置”。
先说位置，再说要做什么。 “在右上角，点击导出” 会告诉他们先去哪里看。
准确命名他们将看到的内容。 按按钮的原始标签逐字逐句、保持原有大小写。如果按钮写的是 “Save & close”，就照写。
为步骤编号。 使用项目符号会让读者误以为顺序不重要。
尽可能控制在十步以内。 较长的任务可以拆分为多个阶段，并配上小标题。
展示结果。 在最后一步之后，说明此时应该成立什么。“每小时都会运行同步。您将在集成页面看到最近一次同步时间。”
不要在任务进行到一半时解释原因。 读者正在执行，而不是在学习。把推理写在备注里，或放到单独的概念文章中。
如何在 Trupeer 中自定义此模板
步骤 1：打开模板（Templates）区域
从主导航进入“模板”区域。
步骤 2：选择并打开模板
点击任意您想要使用的模板以将其打开。
步骤 3：展开模板视图
如有需要，请展开模板视图，以便清晰查看完整布局与细节。
步骤 4：编辑模板
点击“编辑（Edit）”开始修改所选模板。
在编辑器中，您可以：
添加新的章节
定义或更新格式规则
添加徽标，并调整其位置及相关设置
步骤 5：保存您的自定义模板
完成所有必要更改后，点击“保存（Save）”，将更新后的模板存为您自己的版本。
步骤 6：预览并微调模板
当您想查看自定义模板的效果时，请打开“预览（Preview）”。
在预览界面中，如有需要，您仍可直接继续进行调整，确保模板呈现效果与您的预期完全一致。
使用操作指南文章模板，您可以：
节省写作时间： 跳过空白页面，使用为操作指南内容打造的结构直接开始。
提升搜索排名： 结构良好的操作指南文章配合 HowTo schema，可在 Google 上获得更好的排名。
保持品牌一致： 使用 Trupeer 的品牌套件应用您的徽标、字体和颜色。
降低支持负担： 清晰的操作指南文章帮助用户自助解决问题。
添加视频演示： 为难以用文字解释的步骤嵌入视频教程。
触达全球读者： 一键将操作指南文章翻译为 65+ 种语言。
操作指南文章模板
章节 | 内容 |
|---|---|
标题 | 以任务为导向：先写动词、只做一个任务 |
摘要 | 一句话说明能实现什么 |
适用对象 | 角色、权限、计划 |
开始之前 | 前置条件、访问权限、所需信息 |
所需时间 | 超过几分钟的部分 |
步骤 | 编号、每步一个动作，并配截图 |
结果 | 此时应该成立什么 |
故障排除 | 最常见的三到四种问题及对应解决方法 |
相关文章 | 下一个可能的任务；如有概念文章则一并提供 |
元数据 | 负责人、最近审阅时间、产品版本 |
共十个章节，其中四个较短。主体内容是步骤与故障排除。
截图
可用的操作指南文章与一堆指令之间的差别。
在界面不够直观的情况下，每一步配一张截图。 并非每一步都需要，否则文章会变得难以快速浏览。
裁剪到相关区域。 全屏截图会让读者去“找你想表达的那个东西”。
轻量标注。 一个框或一个箭头即可。多处标注会相互竞争。
展示状态，而不仅是位置。 当某一步会改变某些内容时，“操作前与操作后”的价值通常高于单张图片。
避免个人或客户数据。 使用演示账号，并检查截图角落里的浏览器标签页与通知。
记录维护成本。 每次界面发生变化，截图都会很快过时；过时的截图会削弱整篇文章的可信度。这也是为什么与其截图，不如录制的论据最有力。
故障排除
这是把一篇“合格”的文章与真正“有用”的文章区分开来的章节，也是最常被省略的部分。
用读者自己的话列出三到四个确实会出错的点，并给出对应的解决方法。
第 4 步之后没有任何内容。 通常意味着连接尚未完成授权。等一分钟并刷新。如果仍然是空的，可能是该账号没有所需权限。
按钮是灰色的。 你需要管理员权限。请联系设置你工作区的人。
它能运行，但数据看起来不对。 检查日期范围筛选器，它默认是当前月份。
不要凭空想象，而要从支持工单中整理这些内容。如果有四个人在按文章操作后遇到同样的问题并联系你，那么这个问题就应该出现在文章里。
弱与更好
弱： 用户可以通过报告模块配置导出设置，以便以各种格式获取所需数据。
更好： 将报告导出为 CSV：1. 打开报告。2. 在右上角，点击导出。3. 选择 CSV 并点击下载。文件会出现在您的下载文件夹中，并包含报告中当前可见的每一列。
弱： 第 3 步：适当地配置集成设置并保存更改。
更好： 3. 输入来自会计系统的 API key。4. 将同步频率设置为每小时（Hourly）。5. 点击“保存 & 测试（Save & test）”。您应该会看到绿色的“已连接（Connected）”标签。
第一个版本只有一步，却做了三件事，而且无法判断是否成功。第二个版本是三步，并且有可验证的结果。
弱标题： 集成配置指南
更好标题： 如何连接你的会计系统
弱开头： 本文概述了平台内可用的导出功能。
更好开头： 本文将教您如何将报告导出为 CSV、Excel 或 PDF。您需要查看权限。大约需要一分钟。
文档类文章的类型
操作指南是四种类型中的一种，混用它们是文档中最常见的结构性错误。
类型 | 回答什么 | 读者状态 | 格式 |
|---|---|---|---|
操作指南（How-to） | 我该如何完成这个特定任务？ | 卡住了、任务进行中、没有耐心 | 编号步骤 |
概念（Concept） | 这是什么？为什么要用这种方式？ | 在学习，有时间 | 带示例的正文 |
参考（Reference） | 精确的数值和选项有哪些？ | 查找某一项 | 表格与列表 |
教程（Tutorial） | 从零开始教我 | 新手，愿意跟着学 | 带演练示例的引导式流程 |
错误在于：在操作指南中解释概念。读者正在执行任务，不想了解背景。应改为链接到概念文章，并保持步骤部分清爽。
反向的错误是：概念文章里把三个步骤埋在中间，等读者需要时却没人能找到。
文章长度
比直觉建议的更短。操作指南文章应覆盖一个任务并在此结束。
如果超过十步，请寻找自然的拆分点。“如何设置 X” 往往实际上是 “如何创建 X”“如何配置 X”“如何邀请他人加入 X”，这三者分别对应三篇文章，且都可以独立找到，并按顺序依次链接。
长文章在第一关卡也会失败，因为一篇文章只能有一个标题，而它覆盖了六个任务，意味着其中五个任务无法被找到。
格式
Word 用于起草与审阅，因为修订记录与评论让审阅流程更易管理。大多数文章在接近任何发布系统之前，都应该先在这里完成。
PDF 用于任何需要打印、发放给培训现场，或需要离线使用的内容。也是面向客户的指南的正确格式——例如你要附在邮件中的那种。
PowerPoint 当操作指南变成培训内容时使用。每张幻灯片一个步骤，并在每张幻灯片上放一张截图，这样用于演示讲解会很合适。
你的帮助中心或知识库 用于任何面向客户、需要可被找到且可被搜索的内容——这几乎涵盖所有情况。Word 和 PDF 是起草与分发格式，而不是发布格式。
维护文章
文档会悄悄地“腐化”，而过时的文档比没有文档更糟，因为人们会照着做，结果却失败。
为每篇文章指定负责人。记录该文章是基于哪个产品版本撰写的。功能相关的任何发布之后都要审阅；否则就按固定周期审阅。
最可靠的维护信号，是关于该文章所覆盖内容的支持工单。这意味着要么文章写错了，要么写对了但却找不到。两种情况都值得修复；而且在有人专门留意之前，这两种问题都看不见。
从维护成本角度看，截图是最需要维护的元素，因此值得在你使用多少截图以及如何制作截图时纳入考虑。
如何衡量它是否有效
浏览量（Views）：告诉你它是否容易被找到。
发布后同一主题的支持工单。 应该下降。如果没有下降，说明文章没有起作用，或是不可被找到。
无结果的搜索词。 这能显示缺少哪些文章。
页面停留时间（Time on page）：需要谨慎解读。停留时间长可能意味着内容很彻底，也可能意味着读者被困惑。
文章反馈（Article feedback）：如果你的帮助中心提供该功能，当然可以收集。不过回复率通常较低。
引导/转化偏移（Deflection）：指查看了文章但随后没有联系支持的人。
最有用的单一指标，是发布前后该主题的支持工单量。其他指标都只是替代指标。
如何撰写操作指南文章
弄清楚人们真正会问什么， 来自支持工单与站内搜索。不要凭猜测确定主题。
先写标题， 用读者的话把它写成一个任务。如果你写不出来，说明范围不清晰。
写作时亲自完成任务，或者观看别人完成。只凭记忆写出来的文章会跳过步骤。
边做边列出前置条件。
每一步只写一个动作， 先写动词，并使用准确的界面标签。
边操作边录制或记录， 而不是写完之后再凭记忆补。
写明预期结果。
从真实工单中补充故障排除。
让不熟悉的人跟着做，不给任何帮助。每一个他们提出的问题，都是缺陷。
发布后再观察该主题的支持工单量。
第九步才是真正的测试。让已经知道如何完成任务的人来审阅，文章通常都会读起来没问题。
最佳实践
用读者的措辞来写任务型标题。
前置条件必须放在第一步之前。
每一步只做一件事，先写动词。
准确的界面标签，准确的大小写。
截图裁剪到相关区域，并做轻量标注。
预期结果写在最后一步之后。
故障排除来自真实工单。
每篇文章只对应一个任务，控制在十步以内。
概念内容要链接，而不是嵌入。
由没有实际做过该任务的人测试。
常见错误
标题以功能命名，而不是以任务命名。
前置条件在第四步才被发现。
每一步里包含三个动作。
像“适当地配置设置”这种含糊指令。
界面标签被转述了，而不是原样引用。
全屏截图且不裁剪。
截图中可见客户数据。
没有预期结果，读者无法判断是否成功。
没有故障排除章节。
在步骤中解释概念。
一篇文章里塞了六个任务，其中五个都无法被找到。
不是通过实际操作完成任务来写，而是凭记忆写。
只让已经懂的人审阅。
界面变更后截图从不更新。
记录任务，而不是凭记忆去写
在 Trupeer AI 中打开模板，应用您的 品牌套件，确保文章与您的文档风格一致，然后直接编辑任意章节。设置说明在 模板指南 中。
让操作指南文章变得昂贵的原因有两点。第一是凭记忆写作会跳过您在实际操作中自动完成的步骤，而读者卡住的地方往往正是这些步骤。第二是截图制作耗时，而且每次界面变化都会很快过时，因此很多文章展示的是已经不再存在的产品版本。
记录可以同时解决这两点。只需完成一次任务，Trupeer AI 就会按实际发生的顺序生成带步骤的书面文章，并自动捕获截图；同时还会基于同一次操作生成带旁白的 视频演示。当界面发生变化时，请重新录制，而不是重新截图。
翻译它 为 65+ 种语言，并将翻译内容保存在您的 知识库 中，让读者能轻松找到。
记录它。打造品牌风格。翻译它。用 Trupeer 来做。
常见问题
Word 里有免费的操作指南文章模板吗？
有。Word 是主要格式，也是最适合起草的地方，因为在 Word 中使用修订记录进行审阅比在发布系统里更容易。它包含每个章节的完整结构与提示。免费下载安装，无需注册，无水印。
Word 里有可免费下载的文章模板吗？
有，而且适用于任何教学类文章，不仅限于逐步操作类。只需做少量调整，概念、参考与故障排除类文章也同样适用。
PDF 里有免费的操作指南文章模板吗？
有，作为可打印的指南格式，适用于培训讲义、入门资料包以及任何需要离线提供给客户的内容。
PDF 里有文章模板吗？
有，既有空白版本，也有完成示例，这样您在开始自己撰写之前，可以先看到一篇完整的操作指南文章。
PPT 或 PowerPoint 里有免费的操作指南文章模板吗？
有。PowerPoint 版本会把操作指南变成培训演示：每张幻灯片一个步骤，并为每一步预留截图空间。它非常适合现场演示，但作为之后的参考资料则不如 Word 版本，因此大多数团队也需要 Word 版本。
我可以下载免费的操作指南文章模板吗？
可以。每种格式都可免费下载安装，不需要账号，也不需要署名。
最好的免费操作指南文章模板是什么？
包含前置条件和故障排除的那一个。大多数模板只给你标题和编号步骤，这部分相对容易。读者会放弃，是因为他们在第四步发现缺少某个前置条件，或遇到文章没有提到的问题；而这两类章节正是用来阻止这种情况发生的。
什么是操作指南文章？
一篇简短的教学类文章，覆盖一个特定任务，面向正在此刻尝试完成该任务的人撰写。它不同于教程（Tutorial）：教程从零开始教学；也不同于概念文章（Concept）：概念文章解释某件事是如何运作的。
操作指南文章应该包含哪些内容？
任务型标题、一句话摘要、适用对象（包括所需的任何权限）、第一步之前的前置条件、所需时间、每一步一个动作且带编号的步骤、预期结果、针对三到四个常见问题的故障排除、相关文章，以及显示负责人和最近审阅日期的元数据。
如何撰写一篇优秀的操作指南文章？
用读者的话把标题写成任务；写作时亲自完成任务，而不是凭记忆；遇到前置条件就列出来；每一步只写一个动作，并使用准确的界面标签；说明最后应该成立什么；并从真实支持工单中添加故障排除。最后，让不熟悉的人在没有帮助的情况下跟着完成。
操作指南文章应该多长？
一个任务，理想情况下不超过十步。如果超过了，通常意味着其实是多个任务，而这些任务分别作为独立文章会更容易被找到，并按顺序链接起来。长文章还会失败，因为它只能有一个标题，这会让其中其他任务对搜索来说变得不可见。
操作指南与教程有什么区别？
操作指南面向已经知道自己想要什么、并需要具体步骤的人。教程则面向初学者，通常会配合演练示例并提供更多解释。关键区别在于读者状态：操作指南读者没有耐心且处于任务进行中；教程读者已经预留了时间来学习。
操作指南文章需要包含截图吗？
对于界面不够直观的内容，建议包含截图：裁剪到相关区域，并做轻量标注。不要每一步都放，否则文章会失去可快速浏览性。请注意：截图是文档中维护成本最高的元素，而且每次界面变更都会很快过时；在一次性添加十二张截图之前，务必权衡这一点。
操作指南文章多久需要审阅一次？
在任何影响该功能的发布之后都要审阅；否则按固定周期进行，通常每六到十二个月一次。最有用的触发信号，是关于文章已经覆盖内容的支持工单——这意味着文章要么写错了，要么虽然写对了但却不可被找到。
我可以自定义这个操作指南文章模板吗？
可以。每个版本都完全可编辑。您可以根据文档规范调整各个章节。不过无论如何都值得保留前置条件与故障排除，因为它们正好对应读者最常放弃文章的两个环节。
