استخدم هذا القالب
خطة المشروع هي المستند الرئيسي الذي يحوّل الفكرة إلى واقع - فهي تجمع كل شيء بدءًا من النطاق والجدول الزمني وصولًا إلى الميزانية والمخاطر. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في التخطيط عبر البدء بقالب مجاني لخطة المشروع، وتخصيصه بهوية العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل الخطة إلى جولة فيديو توضيحية تتماشى مع أصحاب المصلحة بسرعة.
ما هو قالب خطة المشروع، وما الذي ليسه؟
تحدد خطة المشروع ما سيتم تسليمه، وبأي تسلسل، ومن سيقوم به، ومتى بالضبط، وعلى ماذا يعتمد. تُكتب مرة واحدة في البداية، ويتم الاتفاق عليها، ثم تُستخدم كمرجع تتم مقارنة الواقع به.
يسجل المتتبع مكان وجود الأمور حاليًا. يتغير كل أسبوع، ويعكس أحدث وضع، ومهمته إظهار الحالة بدلًا من تسجيل النية.
ابحث عن قالب خطة مشروع وستجد أن معظم ما ستراه هو متتبع. وهذا ليس انتقادًا للقوالب، بل يعكس ما يحتاجه الناس فعليًا: غالبية عمليات البحث المرتبطة بهذا المصطلح تشير إلى Excel أو Google Sheets أو متتبع بشكل صريح.
المشكلة أن الاثنين يتم دمجهما في جدول بيانات واحد، وهذا الدمج يُفقد الخطة الشيء الوحيد الذي صُممت لأجله. بمجرد تعديل تاريخ في مكانه، تختفي الالتزام الأصلي، ويصبح سؤال "هل نحن متأخرون" بلا إجابة.
معظم الأشخاص الذين يبحثون عن خطة يحتاجون إلى متتبع
من المفيد أن نكون واضحين بشأن ذلك، لأنه يحدد ما الذي يجب أن تبنيه.
إذا كان سؤالك هو ما الذي يجب أن يحدث، وبأي ترتيب، وما الذي يعتمد على ماذا، فأنت تحتاج إلى خطة. تُكتب مرة واحدة، ويُناقش محتواها، وتتضمن ترتيبًا واعتمادات. يغطي قالب خطة مشروع تقنية المعلومات بناء خطة واحدة مع مراعاة القيود الخارجية التي تتجاهلها معظم القوالب.
إذا كان سؤالك هو ما هي حالة كل عنصر وما الذي تأخر، فأنت تحتاج إلى متتبع. تتم صيانته أسبوعيًا، ويجب أن يكون أقصر بكثير من الخطة.
تحتاج معظم الفرق إلى الاثنين معًا، وغالبًا ما تبني معظم الفرق جدول بيانات واحد وتسمّيه الخطة. يحتوي هذا الجدول على المهمة والمالك وتاريخ البدء وتاريخ الانتهاء ونسبة الإنجاز، ويتم تعديله باستمرار. إنه متتبع بلا ذاكرة.
بقية هذه الصفحة تتناول كيفية إبقاء الاثنين منفصلين داخل ملف واحد، وهي الإجابة العملية لمعظم الناس.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من التنقل الرئيسي.
الخطوة 2: اختر وافتح قالبًا
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على "Edit" لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على Save لتخزين القالب المحدّث كنسختك الخاصة.
الخطوة 6: المعاينة وضبط القالب بدقة
عندما تريد رؤية شكل القالب المخصص لديك، افتح Preview.
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.
باستخدام قالب خطة مشروع يمكنك:
توفير ساعات في التخطيط: تخطَّ الصفحة الفارغة مع هيكل شامل لخطة المشروع.
تغطية كل الجوانب: أقسام مدمجة للنطاق والجدول الزمني والميزانية والمخاطر والاتصالات.
الالتزام بهوية علامتك: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام Trupeer's brand kit.
مواءمة أصحاب المصلحة: حوّل الخطط الكثيفة إلى ملخصات فيديو يمكن للجميع مشاهدتها خلال 5 دقائق.
توحيد العمل عبر المشاريع: استخدم قالب الخطة نفسه لكل مبادرة.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجم خطط المشاريع إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.
خطة مشروع بدون خط أساس هي متتبع
إليك الحجة كاملة في سطر واحد: إذا كانت التواريخ في خطتك هي الخلايا نفسها التي تقوم بتحديثها كل أسبوع، فأنت لا تملك خطة.
الخط الأساسي هو مجموعة التواريخ كما تم الاتفاق عليها، ويتم تجميدها. لا يتم تعديلها أبدًا. عندما يتحرك تاريخ ما، تتغير التوقعات ولا يتغير الخط الأساسي.
هذا الانضباط الواحد يمنحك ثلاث أشياء لا يمكنك الحصول عليها بطريقة أخرى.
سواء كنت متأخرًا، وبمقدار كم. ليس شعورًا، بل رقمًا لكل مهمة وإجمالًا.
من أين نشأت الانزلاقات. غالبًا ما تعود معظم التأخيرات في المشروع إلى عدد صغير من الأسباب الجذرية، وكل ما يأتي بعدها يرثها. بدون خط أساس، كل ما يمكنك رؤيته هو أن العديد من المهام تحركت، وليس أن أربعين منها تحركت لأن قرارًا واحدًا استغرق تسعة أسابيع.
مدى جودة تقديراتك. مقارنة الخط الأساسي بالواقع عبر عدة مشاريع هي حلقة التغذية الراجعة الوحيدة التي تمتلكها المؤسسة لمعرفة ما إذا كانت تخطط بشكل واقعي. الفرق التي تعدّل في مكانها لا تكتشف ذلك أبدًا.
إعادة ضبط الخط الأساسي أمر مشروع، بالمناسبة، لكن يجب أن يكون قرارًا بتاريخ وسبب بدلًا من كونه أثرًا جانبيًا لتحديث جدول بيانات. احتفظ أيضًا بالخط الأساسي الأصلي.
كيفية إبقاء الخط الأساسي والتوقعات منفصلين
مجموعتان من أعمدة التواريخ في الصف نفسه، وقاعدة واحدة.
Column | What it holds | Who edits it | When |
|---|---|---|---|
Baseline start | Agreed start date | Nobody, after sign-off | Set once at baseline |
Baseline end | Agreed end date | Nobody, after sign-off | Set once at baseline |
Forecast start | Current expected start | Task owner | Weekly |
Forecast end | Current expected end | Task owner | Weekly |
Actual start | When it actually began | Task owner | On starting |
Actual finish | When it actually finished | Task owner | On finishing |
Variance | Forecast end minus baseline end, in days | Calculated | Automatically |
Cause | Why it moved, in a few words | Task owner | When variance first appears |
عمود السبب هو الذي يتجاوزه الناس، وهو الذي يحوّل تقرير الانحراف إلى شيء قابل للتنفيذ. بدون ذلك، تعرف أن أربعين مهمة تحركت. ومعه، تعرف أن ثلاثين منها تحركت بسبب قرار سابق واحد نفسه، وهذا حديث مختلف تمامًا.
احمِ أعمدة الخط الأساسي بحيث لا يمكن تعديلها بالخطأ. في جدول البيانات يعني ذلك قفلها؛ وفي برامج إدارة المشاريع عادةً يعني وجود دالة خط أساس واضحة لا يعرف الناس أنها موجودة.
لماذا يحتاج المتتبع إلى صفوف أقل من الخطة
الفشل الثاني هو الحجم، وهو ما يجعل المتتبع يُترك بدلًا من أن يكون غير صحيح.
تحتوي الخطة بشكل معقول على كل مهمة. يحتاج المتتبع فقط إلى الصفوف التي يهم فيها الانزلاق، وهذا يعني المسار الحرج وكل اعتماد على شخص خارج المشروع.
ثلاثمئة صف يتم تحديثها أسبوعيًا بواسطة شخص واحد تستغرق تسعين دقيقة وتتوقف تقريبًا عند الشهر الرابع. أربعون صفًا تستغرق عشرين دقيقة وتستمر.
المهام التي يتم إخراجها من المتتبع ليست غير مُدارة. يتم إدارتها بواسطة من يملك ذلك خط العمل، ضمن قائمته الخاصة، ولا تظهر في المتتبع إلا إذا كانت تهدد شيئًا فيه.
اختبار ما إذا كان الصف ينتمي إلى المتتبع: إذا انزلق هذا لمدة أسبوعين، هل سيتحرك تاريخ نهاية المشروع، أم يجب إبلاغ شخص خارج المشروع؟ إذا لم يحدث أي منهما، فهو ينتمي إلى الخطة وليس إلى التحديث الأسبوعي.
قالب مجاني لخطة مشروع: الأعمدة التي يجب نسخها
انسخ من هنا. ورقة واحدة تجمع بين الخطة والمتتبع، بالإضافة إلى ورقة ثانية للسرد.
الورقة الأولى، المهام. معرف المهمة. اسم المهمة، ابدأ بالفعل. خط العمل. المالك، شخص محدد بالاسم. معرفات المهام السابقة. بداية الخط الأساسي. نهاية الخط الأساسي. بداية التوقع. نهاية التوقع. بداية الإنجاز الفعلي. نهاية الإنجاز الفعلي. الانحراف بالأيام، محسوب. سبب الانحراف. الحالة: غير بدأ، قيد التنفيذ، مكتمل، محجوب. في المتتبع: نعم أو لا. الملاحظات.
الورقة الثانية، سرد الخطة. الهدف ومعايير النجاح، مع الإشارة إلى وثيقة المشروع. النطاق داخل وخارج. الافتراضات، كل واحد مرقّم بحيث يمكن لسبب الانحراف أن يشير إليها. الاعتمادات الخارجية، مع الجهة والتاريخ المتفق عليه معها. الموارد. أهم المخاطر مع محفزات بدلًا من الدرجات. تاريخ الخط الأساسي ومن اعتمده.
الورقة الثالثة، سجل الانحراف. يتم تعبئتها من عمود السبب: صف واحد لكل سبب جذري، مع عدد المهام التي تأثر بها وعدد الأيام التي أضافها. هذه هي الورقة التي تُقرأ في اجتماع التوجيه.
انسخ إلى هنا. سجل الانحراف هو المكان الذي تتركز فيه القيمة، ولا يكلف شيئًا لأنه مشتق من البيانات التي تقوم بالفعل بتسجيلها.
مشروع ERP الذي لم يستطع معرفة إن كان متأخرًا
قامت Netherfield Foods، وهي شركة مصنّعة للأغذية، بتنفيذ نظام مؤسسي جديد. كانت الخطة عبارة عن جدول بيانات يحتوي على 340 صفًا: المهمة، المالك، البداية، النهاية، ونسبة الإنجاز. تم تحديثه أسبوعيًا، في مكانه.
بعد 14 شهرًا، طرح الراعي سؤالًا منطقيًا. هل نحن متأخرون، وبمقدار كم؟
لم يستطع أحد الإجابة. أظهر الجدول التوقع الحالي، والذي كان موعد go-live فيه بعد حوالي خمسة أشهر مما كان عليه في الأصل، لكن التواريخ الأصلية كانت قد تم الكتابة فوقها حوالي ستين مرة ولم يكن هناك أي سجل لها في الملف.
أعادوا بناء الخط الأساسي من ملف PDF للخطة تم إرساله بالبريد الإلكتروني في الشهر الأول وما زال موجودًا في صندوق بريد الراعي. استغرق ذلك ثلاثة أيام.
كانت إعادة البناء أكثر فائدة مما توقعه أي شخص. كانت الخطة الأصلية 11 شهرًا، وأصبحت التوقعات الآن 16 شهرًا. من بين 340 مهمة، تحركت 61 مهمة بأكثر من أربعة أسابيع. كانت 44 من تلك الـ 61 مهمة تقع في المسار اللاحق بسبب ثلاثة تأخيرات فقط: اعتماد ترحيل البيانات، وتكامل طرف ثالث، وقرار بشأن مخطط الحسابات استغرق تسعة أسابيع.
ثلاثة أسباب جذرية فسرت تقريبًا 72% من حركة الجدول، ولم يكن أي شيء من ذلك ظاهرًا، لأن كل تاريخ تم تعديله في مكانه والجدول كان يعرض الحاضر فقط دائمًا.
كانت هناك مشكلة ثانية من نفس المصدر. كانت 340 صفًا تعني أن التحديث الأسبوعي يستغرق حوالي 90 دقيقة ويتم بواسطة شخص واحد. بحلول الشهر التاسع، أصبح يتم كل أسبوعين، ولم تتغير نسبة الإنجاز في حوالي 190 صفًا خلال ثلاثة أشهر.
كلف الانزلاق لمدة خمسة أشهر تقريبًا 480 ألف جنيه إسترليني في تكاليف المقاولين الممتدة والموارد الداخلية. كانت التكلفة الأكثر قابلية للتجنب هي قرار مخطط الحسابات، الذي ظل دون تصعيد لمدة ستة أسابيع بينما كان يحجب 22 مهمة لاحقة، لأن أي شيء في المتتبع لم يُظهره كحاجب لأي شيء.
المرحلة التالية غيّرت شيئين. تم تجميد تواريخ الخط الأساسي في أعمدتها الخاصة وقفلها. وظلت تواريخ التوقع بجانبها مع انحراف محسوب وعمود سبب. وتم تقليص المتتبع من 340 صفًا إلى 47: المسار الحرج بالإضافة إلى كل الاعتمادات الخارجية. بقيت المهام المتبقية في الخطة وتمت إدارتها بواسطة قادة خط العمل.
انتقل التحديث الأسبوعي من 90 دقيقة إلى حوالي 20. تم التخطيط للمرحلة على 7 أشهر وتم تسليمها خلال 7 أشهر وثلاثة أسابيع. تم وضع علامة على كلا التأخيرين خلال أسبوع، لأن انحرافًا لمدة أسبوعين في صف ضمن المسار الحرج ظهر تلقائيًا بدلًا من أن يكون خلية واحدة تم تغييرها ضمن 300.
العناصر الأساسية التي تحتاجها كل خطة مشروع
الهدف ومعايير النجاح. ما الذي صُمم المشروع لأجله، وكيف ستعرف أنه نجح. مأخوذ من وثيقة المشروع بدلًا من اختراعه هنا.
النطاق داخل وخارج. قائمة "خارج" هي التي تمنع النزاعات.
المهام مع أصحابها. أفراد محددون بالاسم، وليس فرقًا.
التسلسل والاعتمادات. أي المهام تعتمد على أي، لأن هذا هو ما يجعل التاريخ ذا معنى.
الاعتمادات الخارجية. أي شيء يعتمد على جهة خارج المشروع، مع تاريخ اتفقت عليه بدلًا من تاريخ افترضته أنت.
تواريخ الخط الأساسي. متفق عليها، مجمدة، ومعتمدة من شخص ما.
الافتراضات، مرقمة. حتى عندما ينزلق شيء ما، يمكن للسبب أن يشير إلى الافتراض الذي فشل.
الموارد. من المتاح، وكم من وقتهم، وما الذي لا يقومون به بدلًا من ذلك.
المخاطر مع محفزات. حالة قابلة للملاحظة وإجراء، بدلًا من درجة احتمالية.
الأكثر شيوعًا أن ما ينقصهما هما الافتراضات المرقمة وتواريخ الاعتمادات الخارجية المتفق عليها مع الطرف الآخر. كلاهما رخيص عند وقت التخطيط، وكلاهما ما تحتاجه تحليلات الانحراف بعد ستة أشهر.
كيفية التخطيط لمشروع من البداية إلى النهاية
ابدأ من وثيقة المشروع، وليس من قائمة المهام. إذا لم تستطع صياغة المشكلة ومعايير النجاح، ستتحول الخطة إلى قائمة أنشطة.
اكتب مخرجات المشروع قبل المهام. المهام المشتقة من المخرجات تكون مكتملة؛ أما المهام التي يتم التفكير فيها مباشرة تميل إلى تفويت مناطق كاملة.
رتّبها وابحث عن الاعتمادات، خصوصًا تلك المتعلقة بفرق أخرى ومورّدين. يغطي قالب خطة إدارة المشتريات مدد قيادة المشتريات التي غالبًا ما تقع على المسار الحرج دون أن يلاحظها أحد.
قدّر مع الأشخاص الذين سيقومون بالعمل، وسجّل التقدير كنطاق عندما يكون هناك عدم يقين حقيقي.
الآن اجعلها خط أساس. اطلب من شخص ما اعتمادها، وسجّل التاريخ، واقفل الأعمدة.
قرر أي الصفوف ستذهب إلى المتتبع الأسبوعي باستخدام اختبار الأسبوعين أعلاه.
ثم حدّد إيقاع العمل: تحديث التوقع الأسبوعي بواسطة أصحاب المهام، ومراجعة الانحراف شهريًا مع الأسباب، وإعادة ضبط الخط الأساسي فقط كقرار صريح.
بدائل خطة المشروع: Gantt والوثيقة وAgile
خطة مخطط جانت (Gantt). نفس بيانات المهام معروضة كأشرطة مقابل خط زمني. ممتازة لرؤية الاعتمادات والـ float، وهي عرض وليست وثيقة مختلفة. أنشئ الجدول أولًا ثم ولّد المخطط منه.
وثيقة الخطة. النسخة السردية: الأهداف والنطاق والمنهجية والافتراضات والمخاطر والموارد، مع إرفاق الجدول الزمني بدلًا من تضمينه. هذا ما يتم اعتماده، وقالب نظرة عامة على المشروع يغطي النسخة الأقصر التي تعرضها على أشخاص خارج المشروع.
خطة Agile. سباقات (Sprints) أو زيادات بدلًا من جدول على مستوى المهام، مع كون النطاق هو المتغير والتواريخ ثابتة. ما زال الخط الأساسي ينطبق، لكن يتم ضبطه مقابل النتائج وتواريخ الإطلاق بدلًا من المهام.
خطة بسيطة أو صفحة واحدة. المعالم وأصحابها وتواريخها فقط. مناسبة فعلًا للمشاريع الصغيرة، وأفضل بكثير من جدول بيانات من 300 صف غير مُدار.
خطة البرنامج. عدة مشاريع مع اعتمادات متقاطعة. هنا يصبح انضباط الخط الأساسي أكثر أهمية، لا أقل، لأن الانحراف المهم دائمًا يكون عند نقاط الواجهة.
خطة المشروع أم وثيقة المشروع أم النظرة العامة: أيهما تحتاج؟
ثلاث وثائق يتم الخلط بينها لأن الثلاث يتم عرضها على الرعاة.
تحدد وثيقة المشروع المشكلة وتُجيز العمل. تُكتب أولًا، ثم تُجمّد، ثم تُستبدل بخطة المشروع. يغطي قالب وثيقة المشروع ذلك.
تغطي الخطة كيفية تسليم العمل. يتم ضبطها كخط أساس ثم تتم متابعتها مقابلها، وهذه الصفحة.
تُلخّص النظرة العامة الوضع الحالي للأشخاص خارج المشروع، ويتم إعادة كتابتها شهريًا. يغطي قالب نظرة عامة على المشروع ذلك، بما في ذلك لماذا لا تعني أي شيء لقارئ ما إذا كانت ألوان الحالة.
عندما تحتاج إلى شروط بوابة بدلًا من جدول زمني، يغطي قالب قائمة مراجعة المشروع متى يصبح كل عنصر قابلًا للتنفيذ فعليًا، ولأي شيء يجب أن يستمر خلال المشروع، يغطي قالب وثائق المشروع مجموعة العناصر التي يستحق الاحتفاظ بها.
هل يمكنني الحصول على قالب خطة مشروع في Excel أو Google Sheets؟
Excel أو Google Sheets، وبالنسبة لمعظم المشاريع فهذا هو الرد الصحيح بدلًا من حل وسط. ورقة المهام هي جدول بأعمدة محسوبة وتحتاج إلى صيغ.
ثلاثة أشياء يتم إعدادها مرة واحدة. اقفل أعمدة الخط الأساسي بحيث لا يمكن تعديلها. أضف صيغة انحراف وتنسيقًا شرطيًا يعلّم أي شيء يتجاوز حدًا، مع اعتبار أسبوعين قيمة افتراضية معقولة. وأضف فلترًا على عمود المتتبع، بحيث تكون طريقة عرض التحديث الأسبوعي 40 صفًا بدلًا من 300.
تتمتع Google Sheets بميزة تستحق الذكر: سجل الإصدارات التلقائي، ما يعني أنه حتى فريق يعدّل في مكانه يمكنه استعادة خط أساس. هذا ليس بديلًا جيدًا لقفل الأعمدة، لكنه أنقذ مشاريع.
Word أو Google Docs للسرد الخاص بالخطة، وهو نص تتم الموافقة عليه.
PowerPoint للعرض الذي تقدمه للخطة، والذي يجب أن يكون معالم واعتمادات بدلًا من قائمة المهام.
PDF للنسخة المضبوطة كخط أساس عند اعتمادها، مع التاريخ. الاحتفاظ بهذا الملف هو ما اعتمدت عليه إعادة البناء في المثال العملي أعلاه.
متى تتوقف عن استخدام جدول بيانات وتستخدم برنامجًا
يتوقف جدول البيانات عن كونه الأداة الصحيحة عند نقطة يمكن التنبؤ بها إلى حد كبير، وهو لاحق مما تقترحه شركات مزودي البرامج.
ثلاث حالات معًا هي الإشارة: أكثر من حوالي 100 مهمة يتم تتبعها، وأكثر من 4 أو 5 أشخاص يقومون بتحديث الملف نفسه، واعتمادات تتغير كثيرًا لدرجة أن إعادة حساب التسلسل يدويًا تصبح عرضة للأخطاء.
أقل من ذلك، تتفوق ورقة مُعدة جيدًا مع خطوط أساس مقفلة على برنامج مشروع لا يسجل أحد الدخول إليه.
أكثر من ذلك، الأشياء المحددة التي يمنحك إياها البرنامج تكون إعادة حساب الاعتمادات تلقائيًا، ودالة خط أساس حقيقية، وتوزيع الموارد عبر المشاريع، وسجل تدقيق. الشيء المحدد الذي يأخذه هو أن الأشخاص خارج المشروع لم يعودوا قادرين على فتحه، ولهذا تنتهي العديد من المؤسسات إلى الحفاظ على الاثنين معًا ولا ينبغي لها ذلك.
إذا قررت الانتقال، صدّر نسخة مضبوطة كخط أساس إلى جدول بيانات في كل مرة تعيد ضبط الخط الأساسي، لأن القدرة على قراءة الخطة بعد خمس سنوات لا ينبغي أن تعتمد على ترخيص.
كيفية إبقاء الخطة مرتبطة بما يفعله الفريق
تصف الخطة المهام. سواء كانت هذه المهام تُنفذ بالطريقة التي افترضتها الخطة، فهذا غير مرئي في الجدول الزمني، وغالبًا ما يظهر الفجوة كأن مهمة تبقى عند 80% إنجاز لمدة شهر.
السبب الأكثر شيوعًا هو أن المهمة اتضح أنها تتضمن عملًا لم يكن أحد قد وصفه، وأن الشخص الذي يقوم بها الآن يبتكر عملية أثناء تتبعه أيضًا مقابل تاريخ.
يساعد Trupeer AI في هذه المرحلة. من يقوم بالعمل يسجل العملية مرة واحدة، ويصبح الناتج دليلًا مكتوبًا يتضمن الخطوات والواجهات المصوّرة، ما يعني أن المرة التالية ستكون أسرع وأن التقدير سيكون واقعيًا. كما يمنحك شيئًا ملموسًا تربطه بسبب الانحراف: استغرق هذا وقتًا ثلاث مرات أكثر لأن الخطوة تضمنت أربعة أنظمة بدلًا من نظام واحد.
سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.
تتحول هذه التسجيلات لاحقًا إلى مواد التسليم والتدريب، لذلك لا يُصرف الجهد في التقارير وحدها. تعيش المواد في قاعدة المعرفة الخاصة بك بعلامة تجارية متسقة، وعندما يسلم المشروع شيئًا في النهاية، يغطي قالب تسليم المشروع ما يحتاجه فريق الاستلام فعليًا. تعليمات الإعداد موجودة في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد قالب مجاني لخطة مشروع في Excel؟
Excel هو التنسيق المناسب لمعظم المشاريع، ومجموعة الأعمدة أعلاه تُبنى في ورقة واحدة. لا يوجد تنزيل مشروط ولا نموذج. التغييران اللذان يستحقان القيام بهما في أي قالب تستخدمه بالفعل هما قفل مجموعة أعمدة تواريخ الخط الأساسي وإضافة عمود سبب بجانب عمود الانحراف.
هل يوجد قالب مجاني لخطة مشروع في Word؟
Word مناسب لسرد الخطة: الأهداف والنطاق والافتراضات والاعتمادات والمخاطر والموارد. احتفظ بالجدول الزمني في جدول بيانات وارجه إليه، لأن جدول المهام في Word لا يمكنه حساب الانحراف ويصبح غير قابل للإدارة بعد حوالي 30 صفًا.
هل يوجد قالب مجاني لخطة مشروع في Google Sheets؟
نعم، وGoogle Sheets لديها ميزة حقيقية مقارنة بـ Excel هنا: سجل الإصدارات التلقائي، ما يعني أنه يمكن استعادة خط أساس حتى إذا قام شخص ما بالتعديل في مكانه. استخدمها كشبكة أمان بدلًا من كونها الآلية، واقفل أعمدة الخط الأساسي على أي حال.
هل يوجد قالب مجاني لخطة مشروع في PowerPoint؟
استخدم الشرائح لعرض الخطة التي تقدمها بدلًا من الخطة التي تنفذها. المعالم والاعتمادات الخارجية والمسار الحرج. عرض قائمة مهام من 300 صف هو طريقة موثوقة لقضاء ساعة في مناقشة الصف 47.
هل يوجد قالب مجاني لخطة مشروع في PDF؟
صدّر النسخة المضبوطة كخط أساس عند اعتمادها، مع التاريخ، واحتفظ بهذا الملف. في المثال العملي أعلاه، كان ملف PDF الأصلي الذي تم إرساله بالبريد الإلكتروني هو السجل الوحيد الذي بقي للخط الأساسي، واستغرق ثلاثة أيام لإعادة بنائه منه.
أين يمكنني العثور على قالب متتبع مشروع في Excel؟
المتتبع هو نفس الورقة لكن مع فلترة الصفوف التي تهم: المسار الحرج بالإضافة إلى الاعتمادات الخارجية، والتي بالنسبة لمعظم المشاريع تكون من 40 إلى 60 صفًا بدلًا من 300. ابنِ الخطة أولًا ثم استخلص المتتبع باستخدام فلتر، بدلًا من الحفاظ على ملفين يختلفان خلال أسبوعين.
كم عدد الصفوف التي يجب أن يحتويها متتبع المشروع؟
من 40 إلى 60 لمشروع كبير. اختبار كل صف هو ما إذا كان انزلاق أسبوعين سيحرك تاريخ نهاية المشروع أو سيتطلب إبلاغ شخص خارج المشروع. إذا لم يحدث أي منهما، فهو ينتمي إلى الخطة وليس إلى التحديث الأسبوعي، وهذا ما يحافظ على أن التحديث يستغرق 20 دقيقة بدلًا من 90.
ما الفرق بين خطة مشروع وجدول زمني؟
الجدول الزمني هو التواريخ والتسلسل. الخطة هي الجدول الزمني بالإضافة إلى كل ما يجعله ذا معنى: الأهداف والنطاق والافتراضات والاعتمادات والموارد والمخاطر. لا يمكن لجدول زمني بدون تسجيل افتراضات أن يشرح لماذا حدث الانزلاق، وهذا هو الفرق الذي تهدف أعمدة الخط الأساسي والسبب إلى إغلاقه.
