قائمة تدقيق مشروع رائعة هي أبسط أداة لإدارة المشاريع على الإطلاق - ومن أكثرها فعالية. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في إدارة المشاريع عبر البدء بقالب مجاني لقائمة تدقيق المشروع، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل قوائم التدقيق إلى تحديثات فيديو تُوحّد الفرق عبر المراحل.

ما هو قالب قائمة تدقيق المشروع، وماذا يجب أن يفعل؟

قائمة تدقيق المشروع هي قائمة بالأشياء التي يجب أن تحدث عند نقاط محددة في المشروع: عند بدء التنفيذ، قبل اعتماد مرحلة التخطيط، قبل الإطلاق، وعند الإغلاق.

يمنحك القالب العناصر والتقسيم. ابحث عن قالب وستجد عددًا كبيرًا جدًا، ومعظمها مُنظّم بالطريقة نفسها تقريبًا: قائمة تدقيق واحدة لكل مرحلة، مع تجميع العناصر حسب المرحلة التي تنتمي إليها.

هذا التقسيم هو المشكلة، ومن المفيد أن تكون دقيقًا بشأن سبب ذلك. يمكن لقائمة التدقيق أن تقوم بأحد أمرين. يمكن أن تعمل كإجراء رقابي، أي أنها تمنع حدوث شيء ما حتى تكتمل العناصر. أو يمكن أن تعمل كسجل، أي أنها توثّق أن الأشياء حدثت.

كلاهما شرعي، ولا يمنع أي شيء سوى واحد منهما. تُوصف معظم قوائم تدقيق المشاريع بأنها الأولى وتُستخدم كالثانية.

قائمة تدقيق تسجّل لا تُعد إجراءً رقابيًا

إليك اختبارًا يستغرق ساعة إذا كانت أداة إدارة المشاريع لديك تُسجّل الطوابع الزمنية.

بالنسبة لعينة من المشاريع المغلقة، قارن تاريخ كل عنصر في قائمة التدقيق بتاريخ انتهاء المرحلة التي ينتمي إليها.

العناصر التي تم وضع علامة عليها قبل انتهاء المرحلة كانت على الأرجح تقوم بشيء ما. أما العناصر التي تم وضع علامة عليها بعد ذلك فلم تكن: أيًا كان ما كان يُفترض أن تمنعه فقد حدث بالفعل أو فشل في الحدوث بالفعل، وكانت العلامة المسجّلة تُثبت حقيقة لا تغيّر شيئًا.

النمط شبه عالمي، ويزداد سوءًا كلما مضى المشروع. عادةً ما تُوضع علامة عناصر بدء التنفيذ في وقتها، لأن المشروع جديد، والجميع متاح، والحماس مرتفع. تُوضع علامة عناصر الإغلاق متأخرة، على دفعات، بواسطة شخص واحد، بعد أيام أو أسابيع من إعلان انتهاء المشروع.

قائمة تدقيق مكتملة على دفعات بعد الحدث هي شكل من الأشكال. وهذا ليس انتقادًا للأشخاص الذين يكمّلونها، فهم يقومون فقط بما هو متاح لهم في تلك اللحظة. بل هو انتقاد لوقت جدولة العناصر.

كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer

الخطوة 1: افتح قسم القوالب

انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.

الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه

انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.

الخطوة 3: وسّع عرض القالب

إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط والتفاصيل كاملة بوضوح.

الخطوة 4: عدّل القالب

انقر على Edit لبدء تعديل القالب المحدد.

داخل المحرر، يمكنك:

• إضافة أقسام جديدة

• تحديد أو تحديث قواعد التنسيق

• إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة

الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص

بعد إجراء جميع التعديلات الضرورية، انقر Save لتخزين القالب المحدث كنسختك الخاصة.

الخطوة 6: المعاينة وضبط القالب بدقة

عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح Preview.

من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء التعديلات مباشرة عند الحاجة، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.

باستخدام قالب قائمة تدقيق مشروع يمكنك:

• توفير ساعات في التتبع: تخطَّ الصفحة الفارغة مع هيكل مُعد لتنفيذ المشروع.

• تغطية كل مرحلة: أقسام مدمجة لبدء التنفيذ والتنفيذ والإطلاق والإغلاق.

• الالتزام بالهوية البصرية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام Trupeer's brand kit.

• توحيد العمل عبر المشاريع: استخدم القالب نفسه لكل مبادرة.

• تقليل الأخطاء المتروكة: تمنع قوائم التدقيق تخطي الخطوات في العمليات الحرجة.

• الوصول إلى فرق عالمية: ترجمة قوائم تدقيق المشروع إلى أكثر من 65 لغة بنقرة واحدة.

آخر لحظة مسؤولة لكل عنصر في قائمة التدقيق

الحل هو إعادة ترتيب القائمة بالكامل بناءً على سؤال مختلف.

لكل عنصر، اسأل: ما هي آخر لحظة يمكن عندها لإكمال هذا العنصر أن يغيّر النتيجة بعد ذلك؟

هذا ليس هو نفسه المرحلة التي يُبلّغ عنها عادةً. غالبًا ما تكون أبكر، وأحيانًا أبكر بكثير، وأحيانًا يتضح أنها لاحقة للمرحلة التي يوجد فيها حاليًا، وهذا يعني أن العنصر يتم إكماله دون أي معلومات.

بعض الأمثلة على الفجوة.

"اكتمل إيقاف النظام القديم" عنصر إغلاق. آخر لحظة مسؤولة له تكون في مرحلة التخطيط، عندما تقرر من يملك عملية الإيقاف، وما الذي يجب ترحيله، وكيف يبدو مسار التحويل. إذا تُرك حتى الإغلاق، فإن الإجراء الوحيد المتاح هو وضع علامة عليه أو عدم وضعها.

"تم التقاط الدروس المستفادة" عنصر إغلاق. آخر لحظة مسؤولة له تكون بشكل مستمر أثناء التسليم، لأن الدروس تُنسى خلال أسابيع، والأشخاص الذين تعلموها انتقلوا إلى مهام أخرى.

"تم تأكيد مالك الفوائد" غالبًا عنصر إغلاق. آخر لحظة مسؤولة له تكون في مرحلة بدء التنفيذ، لأن السؤال يصبح حول ما إذا كان المشروع يجب أن يبدأ إذا لم يكن هناك من سيتولى ملكية الفائدة.

"تم تسمية مستلم التسليم" عنصر إغلاق تكون آخر لحظة مسؤولة له في مرحلة التخطيط، لأن المستلم يجب أن يشارك في تصميم ما سيتلقاه.

أعد ترتيب كل عنصر بهذه الطريقة وستتغير بنية قائمة التدقيق بشكل كبير. معظم ما يوجد في الإغلاق ينتقل إلى وقت أبكر. تبقى بعض الأشياء، وهي في الحقيقة نهائية.

كيفية إعادة ترتيب قائمة التدقيق حسب قابلية التنفيذ

نفّذ ذلك على قائمتك الخاصة بدلًا من اعتماد الجدول. تستغرق هذه العملية صباحًا مع شخصين أو ثلاثة ممن نفّذوا مشاريع، والقيمة تكمن في النقاش الذي ينتج عن العناصر الفردية.

عادةً ما تخرج نتيجتان. ينتقل جزء كبير من عناصر الإغلاق، وهذه هي النتيجة الرئيسية. وتُحذف مجموعة صغيرة من العناصر المبكرة، لأن آخر لحظة مسؤولة لها تكون لاحقة، وكانت تُستكمل بناءً على التخمين فقط لإرضاء بوابة.

لماذا تكون قائمة الإغلاق دائمًا الأضعف

يتم جدولة الإغلاق في لحظة أقل طاقة وأقل تأثيرًا، ويحمل معه العناصر ذات أطول ذيل من تبعات العواقب.

بحلول الوقت الذي يصل فيه المشروع إلى الإغلاق، يكون الفريق قد تشتت جزئيًا. مدير المشروع يكون قد انتقل إلى المشروع التالي. انتقلت انتباه الجهة الراعية بعد انتهاء التسليم. لا يوجد ميزانية متبقية ولا اجتماع في جدول المواعيد. كل ما تبقى هو نموذج يجب إكماله بواسطة شخص واحد.

وفي الوقت نفسه، تكون العناصر الموجودة هناك هي التي تكلف المال بهدوء لسنوات: الأنظمة القديمة غير المُغلقة، والتراخيص غير المُلغاة، والتسليمات غير المقبولة، والفوائد التي لا يملكها أحد، والوثائق التي لم يكتبها أحد.

هناك استجابتان قابلتان للتطبيق، ولا يوجد سوى واحدة منهما واقعية.

الاستجابة غير الواقعية هي محاولة بذل جهد أكبر في الإغلاق، عادةً عبر التصعيد أو جعل قائمة التدقيق إلزامية. وهذا ينتج عنه وضع علامات على دفعات بدلًا من الإكمال.

الاستجابة الواقعية هي نقل العناصر إلى المكان الذي يمكن تنفيذها فيه. تقريبًا كل شيء في قائمة تدقيق الإغلاق لديه آخر لحظة مسؤولة أبكر. ما يبقى في الإغلاق يجب أن يكون قصيرًا ونهائيًا حقًا، وقابلًا للإكمال بواسطة شخص واحد خلال فترة بعد الظهر، لأن هذا هو المورد الذي سيكون متاحًا فعليًا.

قالب مجاني لقائمة تدقيق المشروع: العناصر ولحظاتها

انسخ من هنا. الهيكل مبني على اللحظة وليس على المرحلة.

العنوان. المشروع، الجهة الراعية، مدير المشروع، المرحلة الحالية، مسؤول البوابة.

لكل عنصر: العنصر، اللحظة التي يجب أن يكتمل بها، من يتحمل المسؤولية، الأدلة المطلوبة، وما إذا كان بوابة أم سجل.

عند بدء التنفيذ. تحديد المشكلة مع رقم، مع الإشارة إلى موجز المشروع. تسمية الجهة الراعية وتأكيدها. تسمية مالك الفوائد وتأكيدها كتابةً. الاتفاق على معايير النجاح كمقاييس. تحديد أفضل ثلاث مخاطر. تأكيد سلطة الميزانية. تسجيل قرار المضي قدمًا.

عند التخطيط. الاتفاق وتوثيق حدود النطاق. تسمية مستلم التسليم وإشراكه. الاتفاق على نهج الإيقاف عندما يتم استبدال شيء ما. تأكيد مدد التوريد، وفقًا لـ قالب خطة إدارة التوريد لدينا. الاتفاق على الاعتمادات مع الفرق الأخرى التي تعتمد عليها. تسمية مالك الوثائق.

بشكل مستمر أثناء التسليم. الحفاظ على الوثائق محدثة بدلًا من كتابتها في النهاية. التقاط الدروس المستفادة عند حدوثها. بناء مواد التسليم أثناء بناء الشيء. تسجيل التغييرات على النطاق مع الموافقة.

قبل الإطلاق. كتابة إجراء التحويل وتجربته، وفقًا لـ قالب طريقة الإجراء لدينا. اختبار خطة الرجوع للخلف وتحديد توقيتها. تدريب فريق الدعم وجاهزيته. إرسال الاتصالات. استيفاء معايير القبول وتقديم الأدلة.

عند الإغلاق، والأشياء النهائية حقًا فقط. مواءمة التكاليف النهائية. إغلاق العقود. تحرير الموارد. أرشفة سجل المشروع. تسجيل الإغلاق الرسمي. تحديد تاريخ مراجعة الفوائد مع المالك المُسمّى.

سجل البوابات. ما هي العناصر التي تُعد بوابات، ومن يمكنه الاحتفاظ بها، وما الذي تحتويه.

انسخ إلى هنا.

PMO الذي تم وضع علامة على عناصر إغلاقه بعد الإغلاق

Braemore Group هي شركة خدمات مالية يدير مكتب المشاريع فيها حوالي أربعين مشروعًا سنويًا. كان لديها أربع قوائم تدقيق للمرحلة: بدء التنفيذ مع اثنين وعشرين عنصرًا، والتخطيط مع واحد وثلاثين، والتسليم مع ثمانية عشر، والإغلاق مع ستة وعشرين. إجمالي 97 عنصرًا، مع الإبلاغ عن الإكمال للّجنة في نسبة 94%.

قام شخص ما بمقارنة تواريخ وضع العلامة مع تواريخ نهاية المرحلة لـ 18 مشروعًا مغلقًا.

تم وضع علامة عناصر بدء التنفيذ في المتوسط قبل أربعة أيام من انتهاء المرحلة. التخطيط، قبل يومين. التسليم، قبل يوم واحد.

تم وضع علامة عناصر الإغلاق في المتوسط بعد 11 يومًا من إعلان إغلاق المشروع رسميًا. وفي عدة مشاريع، تم وضع علامة على ستة من عناصر الإغلاق الستة والعشرين في اليوم نفسه على دفعة واحدة بواسطة مدير المشروع.

تم التحقق من ثلاثة عناصر محددة مقابل الواقع.

عُقدت جلسة الدروس المستفادة. تم وضع علامة عليها في 17 من أصل 18 مشروعًا. لكن تم عقدها فعليًا في 6 فقط. لم يسأل أحد عن العناصر الأخرى الأحد عشر.

تم تأكيد مالك الفوائد وإكمال التسليم. تم وضع علامة عليها في جميع المشاريع الثمانية عشر. وعندما تواصل مكتب المشروع مع مالكي الفوائد المُسمّين بعد ستة أشهر، لم يكن 9 من أصل 18 يعرفون أنهم يملكون فائدة.

إيقاف النظام القديم. تم وضع علامة عليه في أربعة مشاريع كان فيها النظام القديم يعمل بشكل واضح حتى بعد ذلك. كان أحدها ما يزال يستهلك 41 ألف جنيه إسترليني سنويًا في التراخيص بعد عامين من إغلاق المشروع. عبر المشاريع الثمانية عشر، بلغت تكاليف النظام القديم غير المُتقاعد حوالي 127 ألف جنيه إسترليني سنويًا.

لم تكن الأسباب الجذرية هي الإهمال. بل إن عناصر الإغلاق كانت مُجدولة عند الإغلاق، عندما يكون الفريق قد تشتت، ومدير المشروع يكون في المشروع التالي، والإجراء الوحيد المتبقي المتاح هو إكمال النموذج.

استغرقت إعادة الترتيب صباحًا. من بين عناصر الإغلاق الستة والعشرين، انتقل 19 إلى وقت أبكر: تم الاتفاق على نهج الإيقاف في التخطيط، وتم تسمية مستلم التسليم في التخطيط، وتم التقاط الدروس بشكل مستمر، وتم تأكيد مالك الفوائد في بدء التنفيذ مع توقيع. بقيت 7 في الإغلاق، وكلها نهائية حقًا. تم حذف 11 عنصرًا من عناصر بدء التنفيذ، لأن آخر لحظة مسؤولة لها كانت لاحقة، وكانت تُجاب بناءً على التخمين.

خلال الاثني عشر شهرًا التالية و21 مشروعًا، تم وضع علامة على عناصر الإغلاق في المتوسط قبل يومين من الإغلاق الرسمي. تم عقد جلسات الدروس فعليًا في 17 من أصل 21. عرف 19 من أصل 21 مالكًا للفوائد أنهم يملكون فائدة في فحص الستة أشهر. تم إكمال إيقاف النظام القديم في كل مشروع ينطبق عليه.

أصبحت قائمة التدقيق أقصر وبدأت تعمل.

أنواع قوائم تدقيق المشروع: بدء التنفيذ، التخطيط، التسليم، الإغلاق

المجموعة التقليدية، وما الذي يُستخدم كل نوع له فعليًا بمجرد قبول الحجة أعلاه.

بدء التنفيذ. تأكيد أن المشروع يجب أن يبدأ: الجهة الراعية، المشكلة، مالك الفوائد، سلطة الميزانية، مقاييس النجاح. هذه هي قائمة التدقيق التي يستحق وجودها كإجراء رقابي صارم، لأن إيقاف المشروع هنا رخيص، وإيقافه لاحقًا ليس كذلك.

التخطيط. تأكيد أن النهج سليم وأن الالتزامات حقيقية: حدود النطاق، والاعتمادات المتفق عليها مع الفرق التي تعتمد عليها، ومدد التوريد، ومستلم التسليم. معظم ما يكون تقليديًا في الإغلاق ينتمي هنا.

التسليم. يجب أن يكون قصيرًا وغالبًا مستمرًا بدلًا من كونه بوابة. الوثائق محدثة، والتغييرات تمت الموافقة عليها، وتم التقاط الدروس.

الإطلاق أو التنفيذ. هذه هي البوابة الحقيقية، وهي البوابة التي يكون فيها الاحتفاظ بالمشروع ذا قيمة فعلية. التحويل، والرجوع للخلف، وجاهزية الدعم، والقبول.

الإغلاق. قصير ونهائي. التكاليف، والعقود، والموارد، والأرشفة، وتاريخ مراجعة الفوائد.

أنواع البناء والأنواع المنظمة. عندما تكون الموافقات الرسمية والتفتيشات ووثائق التسليم منصوصًا عليها، تتبع قائمة التدقيق الالتزام بدلًا من هذا الهيكل، ويغطي قالب دليل التشغيل والصيانة لدينا مخرجات التسليم تحديدًا.

كيفية كتابة قائمة تدقيق مشروع يستخدمها الناس فعليًا

ابدأ مما حدث خطأ. راجع آخر عشرة مشاريع وحدد ما تم تفويته أو ما تم اكتشافه متأخرًا جدًا. هذه هي عناصر قائمة التدقيق لديك، وستكون قائمة أقصر وأكثر تحديدًا من أي قالب منشور.

لكل عنصر، حدّد آخر لحظة مسؤولة بدلًا من المرحلة التي يبدو أنه ينتمي إليها.

قرر ما إذا كان بوابة أم سجل، واذكر ذلك في العنصر. خلطهما دون تسمية هو ما يجعل الناس يعاملون كل شيء كسجل.

سمِّ من يتحمل المسؤولية، كدور، وما هي الأدلة التي تُحتسب. "إكمال التسليم" بدون تعريف للأدلة يتم وضع علامة عليه. "إكمال التسليم، مع إثبات ذلك عبر قبول مكتوب من المستلم" لا يتم.

ثم قصّر. كل عنصر لم يلتقط شيئًا أبدًا ولن يلتقط شيئًا يجب حذفه، لأن قائمة طويلة تعلم الناس وضع العلامات بدلًا من التحقق.

كم عدد العناصر التي يجب أن تحتويها قائمة تدقيق المشروع؟

أقل مما لديك. بالنسبة لمشروع متوسط الحجم، يكون شيء في نطاق 30 إلى 50 عنصرًا عبر كامل عمر المشروع قابلًا للتطبيق، مع وجود أغلبها في بدء التنفيذ والتخطيط حيث يمكنها ما يزال تغيير شيء ما.

عدد العناصر أقل أهمية من نسبة البوابات إلى السجلات. قائمة تدقيق تكون كلها سجلات لن تمنع أي شيء. قائمة تدقيق تكون كلها بوابات ستُعطّل المشاريع وسيتم تجاوزها. توازن معقول هو أن تكون حوالي خُمس العناصر بوابات حقيقية، مع تركيزها عند بدء التنفيذ والإطلاق.

علامة التحذير الموثوقة لقائمة تدقيق نمت بما يتجاوز فائدتها هي وضع العلامات على دفعات، وهو ما تكشفه تجربة الطابع الزمني. إذا كانت العناصر تُستكمل كمجموعات في اليوم نفسه، فقد توقفت القائمة عن القراءة عنصرًا عنصرًا.

من يحتفظ بالبوابة، وما الذي يمكنه الاحتفاظ به

لا تعمل البوابة إلا إذا كان هناك شخص يمكنه الاحتفاظ بها وكان هناك شيء يستحق الاحتفاظ به.

سمِّ مسؤول البوابة لكل بوابة، واجعله شخصًا خارج فريق المشروع. مدير مشروع يضع بوابة على مشروعه الخاص لديه تعارض واضح، والبوابات التي تهم هي بالضبط تلك التي يريد مشروع تحت ضغط الوقت أن يمررها.

ثم كن محددًا بشأن ما يتم الاحتفاظ به. الانتقال إلى المرحلة التالية. إطلاق الدفعة التالية من الميزانية. إذن بالانتقال إلى الإطلاق. تعيين مدير المشروع في مشروعه التالي، وهو رافعة فعّالة حقًا لعناصر الإغلاق، ولا يستخدمها إلا عدد قليل جدًا من الناس.

عندما لا يمكن الاحتفاظ بأي شيء، يكون العنصر سجلًا ويجب تسميته كسجل بدلًا من وصفه كأنه بوابة. التظاهر بغير ذلك هو ما يعلم الجميع أن البوابات إرشادية.

هل يمكنني الحصول على قالب قائمة تدقيق مشروع في Excel أو Word؟

Excel، وليس قريبًا. تحتاج قائمة التدقيق إلى صف واحد لكل عنصر مع أعمدة للعناصر، واللحظة التي يجب أن يستحق بها، والدور المسؤول، والبوابة أو السجل، والأدلة المطلوبة، وتاريخ الإكمال، وتاريخ انتهاء المرحلة. هذه آخر مجموعة من البيانات هي ما يجعل تجربة الطابع الزمني ممكنة، وهذه التجربة هي أكثر شيء مفيد في هذه الصفحة.

أضف علامة تنسيق شرطية تُشير إلى أي عنصر تم إكماله بعد انتهاء مرحلته، وعدّادًا للعناصر التي تم إكمالها على دفعات في التاريخ نفسه. كلاهما يستغرق دقائق، وكلاهما يخبرك ما إذا كانت قائمة التدقيق تعمل.

Word مناسب للسرد حولها: ماذا تعني كل بوابة، ومن يحتفظ بها، وماذا يحدث عند الاحتفاظ بإحداها. هذا يناسب مستندات حوكمة المشروع لديك أكثر من كونه مناسبًا للقائمة.

PDF لقائمة التدقيق المكتملة والمحفوظة مع سجل المشروع عند الإغلاق، مُصدّر من الورقة المباشرة.

كيفية جعل عناصر التسليم ممكنة أثناء التسليم

أكبر مجموعة من العناصر التي يجب نقلها إلى وقت أبكر هي الوثائق وعناصر التسليم، وهناك سبب عملي لعدم حدوث ذلك: كتابة هذه العناصر أثناء التسليم تتنافس مع عملية التسليم نفسها، والتسليم يفوز.

لذلك تبقى العناصر في الإغلاق، حيث يتم كتابتها من الذاكرة بواسطة شخص لا يملك وقتًا، أو لا تُكتب على الإطلاق ويتم وضع علامة عليها رغم ذلك.

يغيّر Trupeer AI اقتصاديات العمل بما يكفي لجعل الانتقال واقعيًا. من يقوم ببناء شيء أو تهيئته يسجله مرة واحدة أثناء التنفيذ، ويكون الناتج دليلًا مكتوبًا وفيديو من نفس الجولة مع الخطوات والشاشات التي تم التقاطها مسبقًا. تتراكم مواد التسليم أثناء التسليم بدلًا من تصنيعها بعد ذلك.

سجّلها. اجعلها تحمل علامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.

وهذا يحسن أيضًا ما يحصل عليه المستلم. إن مواد التسليم التي تم تجميعها من تسجيلات تم إنشاؤها في الوقت نفسه تكون دقيقة بطريقة لا يمكن أن يحققها أي شيء مكتوب عند الإغلاق، وهذا يعني أن عنصر التسليم يمكن إثباته بدلًا من مجرد ادعائه. عندما يكون التسليم دورًا كاملًا وليس نظامًا، فإن إجراء التشغيل القياسي لنقل المعرفة لدينا يغطي تشغيله بشكل صحيح، وتعيش المواد في قاعدة المعرفة لديك مع هوية بصرية متسقة. تعليمات الإعداد موجودة في دليل إعداد قالب المستند.

الأسئلة الشائعة

هل يوجد قالب مجاني لقائمة تدقيق المشروع في Excel؟

Excel هو التنسيق المناسب، والبنية أعلاه تُبنى في ورقة مباشرة. لا يوجد تنزيل مُقيّد ولا نموذج. العمودان اللذان يستحقان الإضافة إلى أي شيء تستخدمه بالفعل هما تاريخ نهاية المرحلة بجانب تاريخ الإكمال، وعلامة بوابة أو سجل، لأنهما معًا يخبرانك ما إذا كانت قائمة التدقيق تفعل شيئًا أم لا.

هل يوجد قالب مجاني لقائمة تدقيق المشروع في Word؟

Word مناسب لمستند الحوكمة الذي يشرح البوابات بدلًا من قائمة التدقيق نفسها. لا يمكن لقائمة تدقيق في Word أن تُعلّم العناصر التي تم إكمالها بعد انتهاء مرحلتها، وهي التحليل الذي يهم، لذلك تنتهي معظم الفرق بنقلها إلى جدول بيانات خلال ربع سنة.

هل يوجد قالب مجاني لقائمة تدقيق المشروع في PDF؟

صدّر قائمة التدقيق المكتملة عند الإغلاق كجزء من سجل المشروع. احتفظ بالنسخة العاملة قابلة للتعديل، لأن العناصر تنتقل بين المراحل عندما تتعلم أين تقع آخر لحظة مسؤولة لها فعليًا.

هل يوجد قالب لقائمة تدقيق بدء تنفيذ المشروع؟

بدء التنفيذ هو قائمة التدقيق التي يستحق وجودها كبوابة صارمة: تم تأكيد الجهة الراعية، وتم تحديد المشكلة مع رقم، وتم تسمية مالك الفوائد كتابةً، وتم تأكيد سلطة الميزانية، وتم الاتفاق على مقاييس النجاح. من 6 إلى 10 عناصر. إيقاف المشروع عند بدء التنفيذ رخيص، ولهذا السبب تُعد هذه هي البوابة ذات أفضل عائد.

هل يوجد قالب لقائمة تدقيق إغلاق المشروع؟

نعم، وحجة هذه الصفحة هي أنه يجب أن تكون أقصر بكثير من معظم القوائم. تم مواءمة التكاليف النهائية، وتم إغلاق العقود، وتم تحرير الموارد، وتم أرشفة سجل المشروع، وتم تسجيل الإغلاق الرسمي، وتم تحديد تاريخ مراجعة الفوائد. كل شيء آخر يُدرج عادةً في الإغلاق لديه آخر لحظة مسؤولة أبكر وينبغي أن يكون هناك بدلًا من ذلك.

من يجب أن يمتلك قائمة تدقيق المشروع؟

مكتب المشروع أو أي شخص يمتلك حوكمة المشروع يمتلك القائمة. تحتاج البوابات الفردية إلى مسؤول خارج فريق المشروع، لأن البوابات التي تهم هي تلك التي يريد مشروع تحت ضغط أن يمررها. مدير مشروع يضع بوابة على مشروعه الخاص هو بوابة بالاسم فقط.

كم مرة يجب مراجعة قائمة التدقيق؟

راجع القائمة نفسها سنويًا مقابل ما حدث خطأ في المشاريع الأخيرة، واحذف العناصر التي لم تلتقط شيئًا أبدًا، وأضف عناصر للفشل الذي تكرر. نفّذ تجربة الطابع الزمني سنويًا أيضًا، لأن وضع العلامات على دفعات يعود تدريجيًا، وهذه هي أقدم علامة على أن القائمة توقفت عن قراءتها عنصرًا عنصرًا.

ما الفرق بين قائمة تدقيق المشروع وخطة المشروع؟

الخطة تصف العمل: النطاق والجدول الزمني والموارد والاعتمادات، وهذا ما يغطيه قالب خطة مشروع تقنية المعلومات. قائمة التدقيق تصف الشروط التي يجب استيفاؤها عند نقاط محددة بغض النظر عن طبيعة العمل. الخطة خاصة بمشروع واحد، وقائمة التدقيق قياسية عبر جميع المشاريع، ولهذا السبب تستحق قائمة التدقيق الاستثمار مرة واحدة.