استخدم هذا القالب
بالنسبة لمقدمي الخدمات المُدارة، لا تُعدّ التوثيقات مجرد شيء «لطيف» - بل هي المنتج نفسه. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في كتابة توثيقات MSP عبر البدء بقوالب توثيق MSP المجانية، وتخصيصها باستخدام إرشادات العلامة التجارية الخاصة بك، وتحويل توثيقات العملاء إلى جولات فيديو إرشادية يمكن لأي فني استخدامها.
ما هي توثيقات MSP، وما الذي يجعلها مختلفة؟
توثيقات MSP هي كل ما يكتبه مزوّد الخدمة المُدارة لتشغيل تقنيات المؤسسات الأخرى: سجلات الأصول، ومخططات الشبكات، والاعتمادات، ودلائل التشغيل (Runbooks)، ومسارات التصعيد، والخصائص الخاصة بكل عميل، والتقارير والمراجعات التي يراها العميل.
هناك شيئان يجعلانها مختلفة بنيويًا عن توثيقات تقنية المعلومات الداخلية، وتكاد كل القوالب تتجاهل كليهما.
أنت يوثّق أصولًا لا تملكها. لدى العميل مطالبة ببعض ما تكتبه ولا مطالبة بباقيه، وهذه النقطة تهم تجاريًا وتعاقديًا وفي يوم انتهاء العلاقة.
وأنت يوثّق الإجراء نفسه عبر العديد من الأصول في الوقت نفسه. فريق داخلي يكتب دليل استعادة نسخة احتياطية واحد. وبدلًا من ذلك، يكتب MSP دليلًا واحدًا ثم يتعين عليه الحفاظ على صحته عبر ثلاثين أو أربعين بيئة تختلف بطرق لا يتذكرها أحد بالكامل.
المشكلة الثانية هي التي تلتهم هامش MSP بهدوء، ولذلك تبدأ هذه الصفحة هنا. بالنسبة لنسخة العميل الواحد، يغطي قالب توثيق تقنية المعلومات الحالة العامة.
لماذا تُعدّ أربعون نسخة من دليل تشغيل واحد هي المشكلة الحقيقية
يكاد كل مزوّد خدمات مُدارة يبدأ بالطريقة نفسها. أنشئ مجموعة جيدة من دلائل التشغيل. أدرج عميلًا جديدًا. انسخ دلائل التشغيل إلى مجلد أو مساحة العميل بحيث تكون كل المعلومات في مكان واحد للمهندس الذي يعمل على التذكرة. كرر.
هذا حدس منطقي وينتج عنه كارثة بطيئة. بعد أربع سنوات مع ثلاثين عميلًا تقريبًا، يكون لديك أكثر من ألف وثيقة، معظمها نسخ شبه مطابقة من بعضها، ولا توجد طريقة لمعرفة أي نسخة هي الأحدث.
الفشل ليس أن الوثائق سيئة. كل نسخة كانت صحيحة عند إنشائها. الفشل هو أن التحسينات على المنهجية الآن يجب تطبيقها ثلاثين مرة، ويتم تطبيقها خمس أو عشر مرات قبل أن يتم سحب أحدهم إلى أمر عاجل.
ما يفعله المهندسون بعد ذلك هو الجزء المكلف. بمجرد أن يتعرض الفني لحرق مرتين بسبب دليل تشغيل لا يطابق البيئة، يتوقف عن قراءة دلائل التشغيل. يعمل بدلًا من ذلك من المبادئ الأساسية، وهو أبطأ وأقل اتساقًا وغير مرئي تمامًا في تقاريرك، لأن التذكرة ما زالت تُغلق.
لذلك يجب أن تجعل بنية توثيقات MSP التحديث القياسي قابلًا للتطبيق من مكان واحد. كل ما يلي ينبع من ذلك.
كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer
الخطوة 1: افتح قسم القوالب
انتقل إلى قسم القوالب من التنقل الرئيسي.
الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه
انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.
الخطوة 3: وسّع عرض القالب
إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.
الخطوة 4: عدّل القالب
انقر على «Edit» لبدء تعديل القالب المحدد.
داخل المحرر، يمكنك:
إضافة أقسام جديدة
تحديد أو تحديث قواعد التنسيق
إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات المرتبطة به
الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص
بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على «Save» لتخزين القالب المحدّث كنسختك الخاصة.
الخطوة 6: المعاينة والضبط الدقيق للقالب
عندما تريد رؤية شكل القالب المخصص لديك، افتح «Preview».
من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة إذا لزم الأمر، لضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.
باستخدام قوالب توثيق MSP يمكنك:
توفير ساعات في الكتابة: تخطَّ الصفحة الفارغة مع هياكل مُعدة لعمليات MSP.
تقليل MTTR: يساعد التوثيق الواضح أي دعم تقني على أي عميل بسرعة.
الالتزام بالهوية: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية من Trupeer.
إعداد الفنيين بسرعة أكبر: يتأقلم الفنيون الجدد بسرعة مع توثيقات واضحة مبنية على الفيديو.
الاستعداد للتدقيق دائمًا: أقسام مدمجة تدعم SOC 2 وISO 27001 وعمليات تدقيق العملاء.
الوصول إلى فرق عالمية: ترجمة توثيقات MSP إلى أكثر من 65 لغة بنقرة واحدة.
توثيق MSP الرائع هو ما يجعل أعمال الخدمات المُدارة قابلة للتوسع. استخدم هذه القوالب لالتقاط كل عميل وكل نظام وكل إجراء بوضوح وبشكل متسق.
وثّق المعيار مرة واحدة، وسجّل الانحراف فقط
مكتبة معيارية واحدة. نسخة واحدة من كل وثيقة. مُرقّمة بالإصدارات، ومملوكة، وهي المكان الوحيد الذي توجد فيه المنهجية.
ثم، لكل عميل، وثيقة قصيرة واحدة تسجل أين يختلف هذا العميل عن المعيار، دون أي شيء آخر. ليست نسخة من دليل التشغيل مع تعديلات. قائمة استثناءات.
سجل انحرافات العميل هو الحيلة الكاملة. إذا استخدم العميل منتج نسخ احتياطي مختلف، فهذه صف واحد. إذا كان جدار الحماية لديهم من مورد مختلف، فهذه صف واحد. إذا كان مدير المالية لديهم يجب أن يوافق على أي عمل خارج أوقات الدوام، فهذه صف واحد. كل ما لا يظهر في السجل هو معيار بحكم التعريف، وهذا يعني أن المهندس يقرأ وثيقتين بدلًا من البحث في مجلد واحد أملاً أن تكون النسخة فيه هي الأحدث.
تبقى السجلات صغيرة. عمليًا، يجلس العميل الناضج عادةً بين ثماني إلى عشرين صفًا، وغالبًا ما تكشف كتابة واحدة عن ثلاث أو أربع انحرافات لم يكن أحد قد سجّلها في أي مكان.
هناك فائدة ثانية تظهر لاحقًا. قائمة قصيرة بكل ما هو غير قياسي لدى العميل تُعد وثيقة مبيعات وهامش ممتازة. الانحرافات هي المكان الذي تذهب فيه وقتك.
سجل انحرافات العميل، وما الذي يدخل فيه
صف واحد لكل انحراف، خمس حقول.
ما الذي يختلف. يُذكر مقابل المعيار، بحيث تكون الصياغة مثل «النسخ الاحتياطي هو Datto بدلًا من Veeam المعياري لدينا» بدلًا من «يستخدم Datto».
أي وثيقة معيارية يتأثر بها. المرجع، بحيث يمكن توجيه المهندس الذي يقرأ دليل التشغيل إلى هنا.
لماذا. تفضيل العميل، موروث من مزوّد سابق، متطلب امتثال، أو قيد تقني. يحدد هذا الحقل ما إذا كان الانحراف يستحق الإزالة.
منذ متى، ومتى تتم مراجعته. تاريخ. الانحرافات الموروثة عند الإعداد غالبًا تستمر لسنوات لأن أحدًا لا يعود إليها.
الجهد أو المخاطر. ملاحظة قصيرة حول ما تكلفه لك. هذا ما يحوّل السجل إلى وثيقة تجارية أيضًا وليس تقنية فقط.
أضف رأسًا يذكر اسم العميل، وإصدار مكتبة المعيار التي تم كتابة هذا السجل بناءً عليها، ومالك الحساب. راجع السجلات ربع سنويًا. الانحرافات التي بلا سبب وبدون تكلفة تُعد مرشحة لتصبح معيارًا، وغالبًا ما تكون هذه أعلى أعمال التوثيق عائدًا يمكن أن يقوم بها MSP.
ما الوثائق التي يحتاجها MSP فعليًا، حسب الفئة
الفئة | الوثائق | معيارية أو لكل عميل | من يراها |
|---|---|---|---|
أصول العميل | سجل الأصول، مخطط الشبكة، جرد التراخيص، الاعتمادات | لكل عميل، وهي بيانات العميل | داخلي، عند الطلب |
الإجراءات | دلائل التشغيل (Runbooks)، إجراءات الاستعادة، خطوات الإعداد والتسليم النهائي | معيارية، مع ملاحظة الانحرافات | داخلي فقط |
خصوصيات العميل | سجل الانحرافات، جهات الاتصال، التصعيد، قواعد الموافقة، شروط خارج أوقات الدوام | لكل عميل | داخلي، مع مشاركة جزئية |
التغيير والحوادث | منهجية الإجراء لكل تغيير، سجلات الحوادث، مراجعات ما بعد الحادث | لكل حدث | داخلي، مع مشاركة انتقائية |
موجه للعميل | تقرير شهري، مراجعة أعمال ربع سنوية، تدقيق الموقع، قائمة تحقق للإعداد | تنسيق قياسي، بيانات العميل | العميل |
تجاري | وصف الخدمة، SLA، نموذج التسعير، جداول العقود | معيارية | العميل |
أعمال داخلية | دليل الموظف، سياسة الأمان، معايير الأدوات | معيارية | داخلي |
معظم مزوّدي خدمات MSP أقوياء في الصف الأول والخامس وضعفاء في الصف الثالث، وهذا عكس ما ينبغي تمامًا، لأن الصف الثالث هو ما يجعل الصف الثاني قابلًا للاستخدام.
اثنان من هذه العناصر لديهما قوالب خاصة بهما تستحق الاستخدام مباشرة. الاعتمادات وجرد التراخيص لهما موطن طبيعي في سجل التطبيق والاعتمادات لدينا، ودلائل التشغيل نفسها تتبع البنية في قالب SOP الخاص بتقنية المعلومات.
قوالب توثيق MSP المجانية: مكتبة المعيار للبناء
انسخ من هنا. هذه هي مكتبة المعيار الدنيا، وهي أصغر من توقعات معظم مزوّدي خدمات MSP.
حزمة الإعداد. قائمة تحقق للاكتشاف، تدقيق الموقع، التقاط الأصول، التقاط الاعتمادات، تعبئة أولية لسجل الانحرافات، مراجعة الشهر الأول. وثيقة واحدة، تُشغَّل مرة واحدة لكل عميل.
دلائل التشغيل (Runbooks)، واحدة لكل مهمة متكررة. استعادة النسخ الاحتياطي، إنشاء المستخدم وتعطيله، استعادة صندوق البريد، إعادة بناء نقطة النهاية، إعادة تعيين كلمة المرور، الوصول عبر VPN، نشر الطابعة، تجديد الشهادة، استثناءات التحديثات. ابدأ بالمهام العشر التي تولد أكبر عدد من التذاكر بدلًا من محاولة تغطية كل شيء.
التصعيد والمناوبة. كيف تتصاعد التذكرة، ومن يتم الاتصال به في كل مستوى، وما الذي يُعد حالة طارئة، وقاعدة تفويض العمل خارج أوقات الدوام.
الحوادث والتغيير. تنسيق مراجعة ما بعد الحادث، ومنهجية إجراء لتغييرات مخططة على بنية العميل التحتية.
تقارير موجهة للعميل. تقرير شهري، مراجعة أعمال ربع سنوية، ومخرجات تدقيق الموقع. تنسيق ثابت، مع تعبئة بيانات العميل.
حزمة التسليم النهائي. ما الذي يستلمه العميل، وما الذي تحتفظ به، وبأي تنسيق، ومتى. مكتوبة قبل أن تحتاجها.
قالب سجل الانحرافات. الحقول الخمسة المذكورة أعلاه.
انسخ إلى هنا. عشرة إلى خمسة عشر دليل تشغيل بالإضافة إلى ست وثائق ثابتة هي مكتبة عملية. الرغبة في كتابة أربعين دليل تشغيل أولًا هي سبب تعثر معظم مشاريع توثيق MSP في الشهر الثاني.
توثيق MSP الداخلي والخارجي، ومن يملك ماذا
التمييز الذي يرسمه معظم الدلائل هو بين الداخلي والموجه للعميل، وهو مفيد لتحديد النبرة. لكن التمييز الأكثر أهمية هو الملكية، وتصبح واقعية عند التسليم النهائي.
بشكل عام، وبحسب العقد والاختصاص القضائي، فإن بيانات العميل هي بيانات العميل: سجلات الأصول التي تصف معداته، وبنية الشبكة الخاصة به، واعتماداته، واستحقاقات تراخيصه، وإعداداته. أنت تحتفظ بها كمزوّد خدمة بدلًا من امتلاكها.
منهجيتك لك: دلائل التشغيل المعيارية، وتنسيقات التقارير، ومعايير البناء الخاصة بك، ونموذج التسعير الخاص بك، وإجراءاتك الداخلية. مغادرة العميل لا تمنحه حق مكتبة دلائل التشغيل الخاصة بك.
يقع سجل الانحرافات في منطقة غير مريحة بينهما، ولذلك يستحق أن تُسمّيه صراحة في عقدك. فهو يصف بيئة العميل، ما يدعم حجته، لكنه مكتوب وفق معاييرك، ما يدعم حجة نسخة مُخفاة/محررة.
احسم ذلك كتابةً في اتفاقية الخدمة بدلًا من وقت الخروج. هذه الصفحة ليست استشارة قانونية، والموقف يختلف حسب العقد والاختصاص القضائي، لذا اطلب من محاميك مراجعة ملكية التوثيق وبنود الإرجاع. القيام بذلك مرة واحدة يكلف ساعة. القيام بذلك أثناء التسليم النهائي يكلف أكثر بكثير، كما يلي.
MSP لديه 1,360 وثيقة وتسعة دلائل تشغيل قديمة
قامت Thornbury IT بتشغيل خدمات مُدارة لعدد أربعة وثلاثين عميلًا مع اثنين وعشرين موظفًا، كان تسعة منهم مهندسين. في كل عملية إعداد، كانوا ينسخون مجموعة دلائل التشغيل الخاصة بهم إلى مساحة العميل الجديد، وبحلول السنة الرابعة كان ذلك يعني تقريبًا أربعين وثيقة لكل عميل وحوالي ألفًا وثلاثمائة وستين إجمالًا.
ظهرت المشكلة أثناء حادث. عمل مهندس على استعادة نسخة احتياطية فاشلة لعميل واحد باتباع دليل تشغيل الاستعادة الخاص بذلك العميل، والذي كان يشير إلى اصطلاح تسمية وظائف Veeam. كان العميل قد انتقل إلى منتج نسخ احتياطي مختلف قبل أربعة عشر شهرًا. تم تحديث دليل التشغيل المعياري. النسخة الموجودة في مجلد ذلك العميل لم تُحدَّث.
قاموا بعد ذلك بأخذ عينات من دلائل تشغيل الاستعادة لدى اثني عشر عميلًا. اختلفت تسعة عن المعيار الحالي، وكانت خمسة من هذه الاختلافات مجرد قديمة وليست مقصودة.
كانت التكلفة القابلة للقياس في وقت التعامل. كان متوسط وقت التعامل للمستوى الثاني عبر الشركة سبعًا وأربعين دقيقة. أما بالنسبة للعملاء الذين كانت دلائل التشغيل لديهم قديمة فكان سبعًا وسبعين دقيقة، لأن المهندسين على تلك الحسابات توقفوا عن الثقة بالتوثيق وبدأوا في حل الأمور كل مرة بأنفسهم.
وبشكل منفصل، غادر عميل في السنة الثالثة وطلب توثيقه. أرسلت Thornbury مجلد العميل، والذي كان يحتوي على دلائل التشغيل المعيارية الخاصة بهم ممزوجة بسجل أصول العميل واعتماداته. لم يقم أحد أبدًا برسم الخط. استغرق الجدل حول ما إذا كان العميل مستحقًا له ستة أسابيع، وشارك فيه محامو الشركتين.
استغرق إعادة البناء شهرًا من وقت شخص واحد. مكتبة معيارية واحدة، نسخة واحدة، مع إصدارات. لكل عميل، سجل انحرافات فقط. كان متوسط طول السجل أحد عشر صفًا.
أصبحت ألف وثلاثمائة وستون وثيقة أربعين وثيقة معيارية وثلاثة وثلاثين سجلًا، أي سبعة وسبعين إجمالًا. تقارب وقت التعامل للمستوى الثاني إلى أربع وأربعين دقيقة عبر جميع الحسابات. وتم تحديد حزمة التسليم النهائي في العقد منذ ذلك الحين: يستلم العميل سجل الأصول والاعتمادات والمخططات وسجل الانحرافات الخاص به، بينما تحتفظ Thornbury بالمكتبة المعيارية.
هل توجد قوالب توثيق MSP مجانية على GitHub؟
نعم، وتستحق الاطلاع مع توقعات واقعية.
ستجد مستودعات مجتمعية لمجموعات دلائل التشغيل، ومكتبات سكربتات PowerShell مع توثيق مضمّن، وأطر توثيق مبنية على markdown، وأحيانًا بنية توثيق كاملة ينشرها MSP كجزء من التوظيف أو نشاط تسويقي. عند البحث عن دلائل تشغيل MSP أو توثيق تقنية المعلومات إلى جانب markdown أو docs-as-code، ستظهر معظم النتائج.
ما يكون مفيدًا فعلًا في تلك المستودعات هي البنية والتغطية: قائمة دلائل التشغيل التي يحافظ عليها MSP كفؤ تُعد قائمة تحقق جيدة مقابل ما لديك. أما المحتوى فغالبًا لا يكون مفيدًا، لأن دلائل التشغيل تكون خاصة بمجموعة أدوات معينة، وإجراء الاستعادة لمنتج نسخ احتياطي RMM الخاص بشخص آخر أقرب إلى مثال عملي منه إلى قالب.
تحذيران. تحقق من الترخيص قبل إدخال أي شيء في مكتبة توثيق تجارية، لأن الترخيص المرن شائع لكنه ليس عالميًا. ولا تقم أبدًا بتكييف مستودع يحتوي على معرفات عملاء حقيقية أو تفاصيل شبكة أو أي شيء يشبه الاعتمادات، لأن ذلك يظهر في المستودعات العامة أكثر مما ينبغي.
نهج docs-as-code نفسه، أي markdown في التحكم بالإصدارات، خيار شرعي لـ MSP وهو يحل مشكلة النسخة الواحدة بشكل أنيق. ضعفه أن المهندسين تحت ضغط الوقت لن يلتزموا بمستودع، لذلك تميل عملية التبني لأن تكون العامل المحدِّد بدلًا من كونها مشكلة أدوات.
برمجيات توثيق MSP ومشكلة احتكار المورد
منصات التوثيق التي تستهدف MSP جيدة في الأشياء التي يصعب عليك بناؤها بنفسك: العلاقات المنظمة للأصول، والتكامل مع RMM وPSA، والتعامل مع الاعتمادات مع سجل تدقيق، وفصل البيانات لكل عميل مع الأذونات.
المقابل هو أن توثيقك يصبح مُشكّلًا وفق نموذج بياناتهم، وغالبًا ما يكون إخراجه مرة أخرى بصيغة قابلة للاستخدام أسوأ من العملية البيعية التي توحي بها. عادةً ما تعني عملية التصدير مجموعة سجلات بدلًا من الوثائق القابلة للقراءة التي يستخدمها مهندسوكم فعليًا.
قبل الالتزام، هناك سؤالان يستحقان الطرح. هل يمكنك تصدير كل شيء، بما في ذلك العلاقات والمرفقات، بصيغة ستظل قابلة للاستخدام حتى لو لم تشترِ منتجًا آخر. وهل يمكنك الحفاظ على وثيقة معيارية واحدة تنطبق على جميع العملاء، أم أن النموذج يجبر على نسخة لكل عميل، ما يعيد إدخال المشكلة نفسها التي تتحدث عنها هذه الصفحة.
هذا السؤال الثاني يستبعد منتجات أكثر مما تتوقع. عندما تفرض المنصة نسخًا لكل عميل، احتفظ بالمكتبة المعيارية خارجها، في شيء أبسط، واستخدم المنصة لبيانات أصول العميل، وهو ما تتفوق فيه فعلًا. قالب قاعدة المعرفة لدينا يغطي كيفية تنظيم تلك المكتبة المعيارية أينما انتهى بها المقام.
ماذا يحدث للتوثيق عندما يغادر العميل؟
يحدث التسليم النهائي عندما تصبح جودة التوثيق واضحة، عادةً للأشخاص الذين كانوا غير راضين بالفعل.
حدّد الحزمة في العقد. موقف معقول هو أن العميل يستلم سجل الأصول الخاص به، ومخططات الشبكة، وجرد التراخيص، والاعتمادات المنقولة بشكل آمن، وسجل الانحرافات الخاص به، وأي توثيق دفع مقابله كجزء من التسليم. تحتفظ أنت بدلائل التشغيل المعيارية، وتنسيقات التقارير، وإجراءاتك الداخلية.
حدد جدولًا زمنيًا وتنسيقًا في البند نفسه، لأن عبارة «سيتم توفير التوثيق» هي المكان الذي تبدأ فيه النزاعات. ثلاثون يومًا وتنسيق محدد أمر طبيعي.
قم بتسليم الاعتمادات عبر عملية صحيحة بدلًا من جدول بيانات، وسجّل ما تم نقله ومتى، لأن هذا السجل يحمي الطرفين إذا تم الوصول إلى شيء لاحقًا.
عندما يكون المغادرة انتقالًا إلى مزوّد آخر بدلًا من أن تكون داخلية، فإن التسليم المنظم يكون أرخص بكثير من «تفريغ الوثائق»، وإجراء نقل المعرفة (SOP) لدينا يغطي كيفية تنفيذ ذلك.
هل يمكنني الحصول على قوالب توثيق MSP بصيغة PDF؟
صيغة PDF مناسبة لاثنين من هذه الأمور وغير مناسبة للباقي.
مناسبة للوثائق الموجهة للعميل: التقرير الشهري، والمراجعة ربع السنوية، ومخرجات تدقيق الموقع. هذه لقطات لوقت محدد، وتجميدها صحيح، كما يجب أن تحمل علامتك التجارية.
غير مناسبة لدلائل التشغيل، وسجل الانحرافات، وسجل الأصول، وكلها تتغير وتحتاج إلى إمكانية البحث. مكتبة دلائل تشغيل بصيغة PDF هي نسخة أبطأ من المشكلة في المثال العملي أعلاه، لأن ملف PDF لا يمكنه إخبار القارئ بأنه غير مُحدّث.
بالنسبة للمكتبة المعيارية، استخدم أي شيء سيبحث عنه مهندسوكم فعليًا تحت الضغط، واحتفظ بنسخة واحدة. أما بالنسبة لمخرجات العميل، فأنشئ ملف PDF من المصدر نفسه بدلًا من الحفاظ على نسخة منفصلة.
كيفية الحفاظ على المكتبة المعيارية محدثة عبر جميع العملاء
تعتمد البنية كاملة على أن المكتبة المعيارية يتم صيانتها فعليًا، والسبب في أنها غالبًا لا تُصان هو أن تحديث دليل تشغيل يعني أن شخصًا ما يقوم بعمل لقطة شاشة وقص وإعادة كتابة خطوات لأداة يعرف بالفعل كيفية استخدامها.
Trupeer AI يزيل معظم ذلك. يقوم المهندس بتنفيذ المهمة مرة واحدة أمام الكاميرا، ويكون الناتج دليل تشغيل مُنسّقًا مع الخطوات والواجهات جاهزة بالفعل للمراجعة بدلًا من الكتابة. تحديث عشرة دلائل تشغيل يصبح يومًا بدلًا من ربع سنة.
سجّل ذلك. اجعل له هوية. ترجم ذلك. اجعلها Trupeer.
بالنسبة للمحتوى الموجه للعميل، فإن الهوية مهمة تجاريًا، وحزم العلامة التجارية تعني أن التقرير والدليل اللذين يستلمهما العميل يبدو أنهما صادران عنك أنت وليس من قالب. التوثيق والتوثيق التقني يحافظان على المكتبة المعيارية وسجلات أصول العميل معًا، ومنشئ SOP يغطي دلائل التشغيل نفسها. تعليمات الإعداد موجودة في دليل إعداد قالب المستند.
الأسئلة الشائعة
هل توجد قوالب توثيق MSP مجانية بصيغة PDF؟
البنى الموجودة في هذه الصفحة مجانية للنسخ، والتقسيم المنطقي هو الاحتفاظ بدلائل التشغيل والسجلات في شيء قابل للبحث، مع تصدير التقارير الموجهة للعميل إلى PDF. لا يوجد تنزيل مقفل ولا نموذج. إذا كنت تريد PDF للمكتبة المعيارية للرجوع إليها، فأنشئه من نسختك المباشرة بدلًا من الحفاظ عليه بشكل منفصل.
ما أفضل قوالب توثيق MSP مجانية؟
أفضل مجموعة هي الأصغر التي ستتمكن من إبقائها محدثة: عشرة إلى خمسة عشر دليل تشغيل تغطي أعلى أحجام التذاكر لديك، وحزمة إعداد، ووثيقة تصعيد، وتنسيق سجل انحرافات، وثلاثة تنسيقات لتقارير موجهة للعميل. قيّم أي مكتبة قوالب بناءً على ما إذا كانت تفصل المعيار عن استثناء لكل عميل، لأن هذا الجزء هو الذي يحدد ما إذا كانت ستصمد أمام ثلاثين عميلًا.
أين يجب أن يحتفظ MSP بتوثيقه؟
بيانات أصول العميل يجب أن تكون في منصة تتكامل مع RMM وPSA وتتعامل مع الاعتمادات بشكل صحيح. المكتبة المعيارية يجب أن تكون في المكان الذي سيبحث فيه المهندسون عنها بأسرع ما يمكن، وقد تكون نفس المنصة أو قد تكون شيئًا أبسط. السؤال الحاسم هو ما إذا كانت المنصة تسمح لك بالحفاظ على وثيقة واحدة تنطبق على جميع العملاء.
كم مقدار التوثيق الذي يجب أن يحصل عليه العميل الجديد عند الإعداد؟
لا شيء من مكتبتك المعيارية، وكل بيانات أصوله الخاصة. عمليًا، مخرجات الإعداد التي يقدّرها العميل هي سجل الأصول، ومخطط الشبكة، وملخص بسيط لما وجدته وما توصي به. إرسال دلائل التشغيل عند الإعداد هو حدس شائع ويعطي طريقتك دون عائد تجاري.
هل يمتلك العميل التوثيق الذي نكتبه عن أنظمته؟
بياناته عادةً نعم، منهجيتك عادةً لا، ويجب كتابة الحدود في اتفاقية الخدمة بدلًا من مناقشتها عند الخروج. سجلات الأصول والمخططات والاعتمادات والإعدادات تصف ملكيتهم. دلائل التشغيل المعيارية وتنسيقات التقارير الخاصة بك هي ملكية فكرية لك. اطلب من محاميك مراجعة البند، لأن الموقف يختلف حسب العقد والاختصاص القضائي.
كيف نمنع المهندسين من تخطي التوثيق؟
اجعل المكتبة المعيارية موثوقة أولًا. يتخطى المهندسون التوثيق لأنّه كان خاطئًا من قبل، وليس لأنهم لا يحبون القراءة. أصلح مشكلة النسخة الواحدة، واجعل أزمنة التعامل تتقارب، وستتغير السلوكيات من تلقاء نفسها. اشتراط تحديث التوثيق فقط عند إغلاق التذكرة يعمل مرة واحدة فقط عندما تصبح المكتبة تستحق التحديث.
