تحدد سياسات الشركة الواضحة التوقعات وتحمي الأعمال وتخلق بيئة عمل عادلة. باستخدام Trupeer، يمكنك توفير ساعات في كتابة السياسات عبر البدء بقالب سياسة شركة مجاني، وتخصيصه باستخدام إرشادات العلامة التجارية، وتحويل كل سياسة إلى شرح فيديو يطلع عليه الموظفون فعلاً بدلًا من الاكتفاء بالاطلاع السريع.

كتابة سياسة الشركة هي الجزء السهل. غالبًا ما تديرها معظم المؤسسات، ثم بعد ثلاث سنوات تجد أربعين سياسة، منها اثنتا عشرة سياسة قديمة، ولا أحد يعرف من يملكها، ولا يوجد سجل لمن قرأها من الأساس.

يمنحك قالب سياسة الشركة المجاني هذا بنية البنود التي تناسب أي سياسة، والأمرين اللذين يجعلان المكتبة قابلة للاستخدام: سجل ومُراجعة دورية.

تنزيل قالب سياسة الشركة

مجاني وقابل للتحرير بدون علامة مائية. إن Word مع سجل Excel هو التركيبة التي تهم، لأن السجل هو ما يمنع مشكلة المكتبة.

قالب سياسة الشركة

تعمل البنية نفسها مع كل سياسة. الاتساق عبر المكتبة يستحق أكثر من تخصيص كل مستند على حدة.

كيفية تخصيص هذا القالب في Trupeer

الخطوة 1: افتح قسم القوالب

انتقل إلى قسم القوالب من القائمة الرئيسية.

الخطوة 2: اختر قالبًا وافتحه

انقر على أي قالب تريد العمل عليه لفتحه.

الخطوة 3: وسّع عرض القالب

إذا لزم الأمر، وسّع عرض القالب لرؤية التخطيط الكامل والتفاصيل بوضوح.

الخطوة 4: عدّل القالب

انقر على "Edit" لبدء تعديل القالب المحدد.

داخل المحرر، يمكنك:

• إضافة أقسام جديدة

• تحديد أو تحديث قواعد التنسيق

• إضافة شعار وضبط موضعه والإعدادات ذات الصلة

الخطوة 5: احفظ قالبك المخصص

بعد إجراء جميع التغييرات اللازمة، انقر على "Save" لتخزين القالب المحدث كنسختك الخاصة.

الخطوة 6: المعاينة وضبط القالب بدقة

عندما تريد معرفة كيف يبدو قالبك المخصص، افتح "Preview".

من شاشة المعاينة، يمكنك الاستمرار في إجراء تعديلات مباشرة عند الحاجة، مع ضمان ظهور القالب تمامًا كما تريد.

باستخدام قالب سياسة الشركة يمكنك:

• توفير ساعات في الكتابة: تخطَّ الصفحة الفارغة ببنية سياسة مثبتة.

• توحيد السياسات: استخدم التنسيق نفسه عبر كل مجالات السياسة.

• الالتزام بهوية العلامة: طبّق شعارك وخطوطك وألوانك باستخدام حزمة العلامة التجارية في Trupeer.

• تدريب كل موظف: قرن السياسات بشرح فيديو - أكثر فعالية بكثير من البريد الإلكتروني.

• الالتزام بالامتثال: أقسام مدمجة تدعم قانون العمل والاستعداد للتدقيق.

• الوصول إلى فرق عالمية: ترجمة سياسات الشركة إلى 65+ لغة بنقرة واحدة.

تجعل سياسات الشركة الرائعة التوقعات واضحة وتضمن عدالة بيئة العمل. استخدم هذا القالب لجعل كل سياسة واضحة ومتسقة ومطابقة لهوية علامتك.

أهم البنود التي تتضمنها كل سياسة شركة

أربعة من هذه الأقسام هي التي يتجاهلها الناس، وكل تجاهل يسبب مشكلة متوقعة.

النطاق، بما في ذلك الاستثناءات. السياسات التي تحدد لمن تنطبق لكنها لا تحدد لمن لا تنطبق تولد أسئلة مستمرة من المتعاقدين والموظفين بدوام جزئي والموظفين في الخارج.

التعاريف. نصف نزاعات السياسات هي نزاعات على المفردات. إذا لم تُعرّف سياسة العمل عن بُعد كلمة "remote"، فسيقوم شخص ما بتفسيرها على أنها دولة أخرى.

الاستثناءات ومن يمكنه منحها. تحصل كل سياسة على استثناءات. وعندما تكون غير موثقة، تُمنح بشكل غير متسق من قِبل أي شخص يُسأل، وهذا أسوأ من عدم وجود سياسة لأنه يخلق سابقة لم يوافق عليها أحد.

عدم الالتزام. السياسة التي لا تذكر عواقب هي مجرد إرشادات. إذا كنت تنوي تطبيقها، فقل كيف يبدو التطبيق.

مثال سياسة شركة مكتملة

سياسة عمل عن بُعد مختصرة، تُظهر مستوى الدقة الذي يجعل السياسة قابلة للاستخدام.

[COMPANY NAME] REMOTE WORK POLICY · POL-014 · v2.1
Effective: 1 October · Owner: HR Manager · Approved by: COO, 12 September · Next review: 1 October next year · Applies to: All permanent employees in office-based roles. Does not apply to site-based, retail or contractor roles.

1. Purpose. To set out when and how employees may work remotely, so arrangements are consistent, fair and compatible with operational needs.

2. Scope. Covers regular and occasional remote working within [country]. Does not cover working from another country, which requires separate approval under the International Working Policy, or full-time remote contracts, which are agreed at hire.

3. Definitions.

• Remote working: Performing your role from a location other than a company office, agreed in advance.

• Core hours: 10:00 to 16:00 local time, when employees are expected to be contactable.

• Occasional remote working: Fewer than [4] days per month, arranged with your manager.

4. Policy statement.
4.1 Eligible employees may work remotely up to [2] days per week with manager approval.
4.2 Remote working days must be agreed at least [24] hours in advance, except in urgent circumstances.
4.3 Employees must be contactable and available during core hours.
4.4 Employees must have a suitable working environment, including a reliable internet connection and a workspace allowing confidential calls.
4.5 Team-wide in-office days take precedence over individual remote arrangements. These will be published at least [2] weeks ahead.
4.6 Remote working is not a substitute for sick leave or caring leave.
4.7 Company equipment must be used for company work. Company data must not be stored on personal devices, in line with the data protection policy.

5. Responsibilities.

• Employees: Agree arrangements in advance, remain contactable in core hours, maintain a suitable environment, follow data security requirements.

• Managers: Apply this policy consistently across their team, ensure operational cover, and refer any request for a permanent variation to HR.

• HR: Maintain this policy, advise on exceptions, and handle accommodation requests.

6. Exceptions. Variations beyond [2] days per week require HR approval and, where relating to a disability or health condition, will be handled as a reasonable accommodation request rather than under this policy.

7. Non-compliance. Failure to follow this policy may be addressed under the disciplinary procedure. Persistent unavailability during core hours will be treated as a performance matter.

8. Related documents. Data protection policy, IT acceptable use policy, attendance policy, disciplinary procedure.

9. Revision history. v2.1, 12 September, core hours narrowed and team in-office days added, approved by COO. v2.0, previous year, initial post-pandemic revision.

Please read: This template and example are provided for general information and are not legal advice. Company policies interact with employment law, health and safety obligations, data protection law and, in some cases, collective agreements, and requirements vary by jurisdiction. Have any policy reviewed by qualified employment counsel or your HR advisor before issuing it.

أي سياسة شركة تحتاجها؟

ابدأ بالسياسات التي يؤدي فيها غيابها بالفعل إلى عدم الاتساق. وغالبًا تكون هذه قائمة أقصر من قائمة مكتبة كاملة.

• يتم اتخاذ قرار بشأن شيء ما بشكل مختلف من مدير لآخر. اكتب السياسة.

• توجد متطلبات قانونية أو تنظيمية. اكتبها، واحصل على مراجعتها.

• حدثت واقعة وتريد منع تكرارها. اكتبها، لكن تحقق مما إذا كانت الفجوة الحقيقية إجراءً لا سياسة.

• موظف واحد يقوم بشيء تفضّل ألا يفعله. أجرِ الحديث. سياسة على مستوى الشركة تستهدف شخصًا واحدًا تكون مرئية للجميع ونادرًا ما تنجح جيدًا.

• اقترح أحدهم أنه يجب أن يكون لديك واحدة. اسأل أولًا ما المشكلة التي تحلها.

السياسات الأساسية التي تحتاجها معظم الشركات

سياسات سلوك مكان العمل

مدونة السلوك، ومكافحة التحرش والتمييز، والتأديب والشكاوى، والمخدرات والكحول، وقواعد اللباس، وتضارب المصالح، والهدايا والضيافة، والإبلاغ عن المخالفات.

هذه هي السياسات الأكثر احتمالًا أن يتم فحصها إذا حدث خطأ ما، وهذا يعني أنها تحتاج إلى بنية متسقة وسجلات موافقة وإقرار استلام موثقة أكثر من أي مجموعة أخرى.

سياسات الإجازات والوقت خارج العمل

الإجازة السنوية، والإجازة المرضية، وإجازة الوالدين والعائلية، وإجازة الوفاة، والإجازة غير مدفوعة الأجر، والسبتات، وواجب هيئة المحلفين والأعياد الرسمية.

أكثر إخفاق شائع هنا هو ذكر الاستحقاق دون إجراء. "يتلقى الموظفون 25 يومًا" يترك طلب الإجازة والموافقة وقواعد الترحيل والإشعار دون إجابة، وهذه هي ما يولد الأسئلة.

سياسات البيانات والخصوصية والتقنية

حماية البيانات، والاستخدام المقبول لتقنية المعلومات، وأمن المعلومات، وBYOD وإدارة الأجهزة، وكلمات المرور والتحكم في الوصول، واستخدام البريد الإلكتروني والإنترنت، واستخدام الذكاء الاصطناعي، وشراء البرامج.

يُعد استخدام الذكاء الاصطناعي الفجوة الأبرز في معظم المكتبات حاليًا. الموظفون يستخدمون هذه الأدوات بالفعل مع بيانات الشركة، والسياسة بعد وقوع الأمر أصعب من سياسة تُكتب قبل ذلك. وبالنسبة للشراء تحديدًا، راجع قالب سياسة شراء تقنية المعلومات.

سياسات الصحة والسلامة والبيئة

الصحة والسلامة، والإبلاغ عن الحوادث والوقائع، والحريق والطوارئ، والإسعافات الأولية، والعمل الفردي، ومعدات شاشات العرض، والصحة النفسية والرفاهية، وسياسة بيئية أو استدامة.

يُعد عدد من هذه السياسات إلزاميًا بموجب القانون وليس خيارًا، وتختلف المتطلبات حسب الولاية القضائية وعدد الموظفين. هذه هي المجموعة التي تحتاج فيها القوالب إلى مراجعة محلية أكثر من غيرها.

سياسات العمليات والمصروفات

المصروفات والسفر، والشراء والمشتريات، والمركبات الخاصة بالشركة والأسطول، وإدارة الأصول، واستمرارية الأعمال.

هذه هي السياسات التي تكون فيها العواقب المالية أوضح عندما تكون غير دقيقة. "مصروفات معقولة" هي العبارة الأغلى في هذه الفئة.

سجل السياسة

القطعة التي تفصل مكتبة السياسات عن مجلد المستندات. صف واحد لكل سياسة.

عمودان يؤديان المهمة. المراجعة التالية، لأن السياسات التي لا تحتوي على تاريخ مراجعة تصبح قديمة بشكل غير مرئي. والمالك، لأن سياسة مملوكة لـ "الموارد البشرية" بدلًا من دور محدد تعني أنه لا يلاحظ أحد متى تحتاج إلى تحديث.

رتّب السجل حسب تاريخ المراجعة التالي مرة كل ربع سنة. أي شيء متأخر إما أنه قديم أو لم يكن مطلوبًا أصلًا، وكلا الأمرين يستحقان المعرفة.

دورة حياة السياسة

مسودة. يكتبها الشخص الأقرب إلى موضوعها، باستخدام البنية القياسية.

مراجعة. الموارد البشرية والقانون وأي جهة متأثرة. هنا يتم اكتشاف مشاكل الاختصاص.

اعتماد. من قِبل شخص لديه الصلاحية ليُحاسَب عليها. سجّل من اعتمد ومتى.

الإصدار والتوزيع. مع إشعار قبل تاريخ النفاذ، وليس في نفس التاريخ.

إقرار الاستلام. اجمعه وسجّله، حيث سيتم تطبيق السياسة.

التشغيل. أجب عن الأسئلة، دوّن أين يكون الأمر غير واضح، وتتبع الاستثناءات التي تم منحها.

مراجعة في موعدها. في تاريخ السجل، وكذلك فورًا بعد أي حادث لم تستطع السياسة منعه أو بعد أي تغيير قانوني ذي صلة.

الإيقاف أو الاستبدال. اسحب النسخة القديمة من التداول. السياسة المستبدلة التي تبقى على الإنترانت تظل التزامًا نشطًا.

الاعتماد والتوقيع

يجب أن يكون الاعتماد لدى شخص مسؤول عن النتيجة، وليس لدى من كتبها. عمليًا يعني ذلك مسؤولًا تنفيذيًا للسياسات على مستوى الشركة، ورئيس قسم للسياسات الوظيفية، ومراجعة قانونية لأي شيء له تبعات إلزامية بموجب القانون.

سجّل اسم المعتمد ودوره وتاريخه على السياسة نفسها. وإذا تم الطعن في قرار ما، فالسؤال الأول هو ما إذا كانت السياسة قد تم اعتمادها بشكل صحيح وكانت سارية في ذلك الوقت.

التوزيع وإقرار الاستلام

• قدّم إشعارًا قبل تاريخ النفاذ. ثلاثون يومًا لأي شيء يؤثر بشكل جوهري على الموظفين.

• اشرح التغيير، لا تنشره فقط. سياسة تصل دون سياق تدعو إلى المقاومة.

• احتفظ بنسخة واحدة في مكان واحد. أكثر سبب شائع لعدم قابلية سياسة للتطبيق هو وجود ثلاث نسخ متداولة.

• اجمع إقرار الاستلام لأي شيء تنوي تطبيقه، وسجّل إصدار السياسة بجانب التوقيع.

• ضمّن السياسات في التهيئة، أو سيؤدي كل موظف جديد إلى إضعاف المكتبة.

• أخبر المديرين أولًا، حتى يتمكنوا من الإجابة عن الأسئلة.

المراجعة والإيقاف

راجع سنويًا كافتراضي، وفورًا عند تغيّر القانون ذي الصلة، وبعد أي حادث فشلت السياسة في منعه، عقب إعادة تنظيم، أو عندما تستمر نفس الأسئلة في الظهور.

أوقفها بشكل مدروس. علّم المستند بأنه تم استبداله، وأزله من الإنترانت ودليل الموظف، واحتفظ بنسخة مؤرشفة مع التواريخ للرجوع، وسجّل التغيير في سجل التعديلات للبديل. السياسات التي تختفي بهدوء تترك الموظفين في حالة عدم يقين بشأن ما الذي ينطبق عليهم.

ما هي سياسة الشركة؟

بيان مكتوب بالقواعد والتوقعات التي تحكم جانبًا من طريقة عمل المؤسسة وكيف يتصرف أفرادها. يوضح ما يجب أو لا يجب حدوثه، ولمن تنطبق، ومن المسؤول، وما يترتب على عدم الالتزام.

وظيفتها هي الاتساق. بدون سياسة، تتم معالجة الموقف نفسه بشكل مختلف حسب الشخص الذي يتعامل معه، وهذا غير عادل للموظفين وصعب الدفاع عنه إذا تم الطعن فيه.

السياسة والإجراء وSOP ودليل الموظف أو الإرشادات

يتم الخلط بينها كثيرًا، وهذا الخلط ينتج مستندات لا تناسب أي شيء.

القاعدة العملية: إذا كنت تكتب خطوات مرقمة داخل نظام، فأنت انتقلت من السياسة إلى الإجراء. افصلها، واجعل السياسة تشير إلى SOP. السياسات التي تستوعب إجراءات تحتاج إلى إعادة اعتماد كل مرة يتغير فيها أداة.

متى تحتاج إلى سياسة شركة

• توجد التزام قانوني أو تنظيمي.

• يتم اتخاذ القرار نفسه بشكل غير متسق.

• تكلفة الحصول على الأمر بشكل خاطئ مرتفعة بما يكفي لتبرير قاعدة مكتوبة.

• أنت تنمو بما يتجاوز النقطة التي يستطيع فيها المؤسس أو المدير اتخاذ كل شيء حسب كل حالة، وغالبًا ما تكون بين خمسة عشر وثلاثين موظفًا.

• كشفت واقعة أن هناك موقفًا غير متفق عليه.

• يطلب مؤمّن أو عميل أو مدقق رؤية واحدة.

لا تحتاج إلى سياسة لكل شيء. مكتبة من أربعين سياسة في شركة تضم عشرين موظفًا غير قابلة للصيانة، والسياسات غير المُصانة أسوأ من عدم وجودها لأنها تخلق توقعات لا يحققها أحد.

كيفية كتابة سياسة شركة

1. حدّد المشكلة التي تحلها في جملة واحدة. إذا لم تستطع، فقد لا تحتاج إلى السياسة.

2. تحقق مما هو موجود بالفعل. السياسات المتداخلة تتناقض مع بعضها في النهاية.

3. حدّد الموقف القانوني أولًا. بعض المحتوى ليس من حقك تحديده، ويختلف ذلك حسب الولاية القضائية.

4. استخدم البنية القياسية. الاتساق عبر المكتبة يستحق أكثر من التنسيق المخصص.

5. اكتب النطاق، بما في ذلك الاستثناءات. المتعاقدون، الموظفون بدوام جزئي، الموظفون في الخارج.

6. عرّف كل مصطلح غامض.

7. اكتب القواعد باستخدام must وmay وwill not. تجنب should في سياسة مُلزمة، لأنه يفتح المجال للتفسير.

8. أبقِ الإجراء خارجها. أشِر إلى SOP بدلًا من ذلك.

9. اذكر الاستثناءات ومن يمنحها.

10. اذكر عواقب عدم الالتزام، إذا كنت تنوي تطبيقها.

11. احصل على مراجعتها من الموارد البشرية والقانون والجهة المتأثرة.

12. اعتمدها، وسجّلها، وأصدرها مع إشعار، واجمع إقرار الاستلام.

13. حدّد تاريخ المراجعة في السجل قبل نشرها.

أسلوب الكتابة للسياسات

• جمل قصيرة. السياسة التي تُقرأ تحت الضغط تحتاج إلى أن تكون غير قابلة للتأويل أكثر من كونها أنيقة.

• صياغة بصوت فاعل مع تحديد دور. "يجب على المديرين اعتماد" أفضل من "يجب الحصول على الاعتماد".

• يجب، قد، لن. ليس should، أينما كانت القاعدة مُلزمة.

• أرقام بدلًا من صفات. "خلال 5 أيام عمل" بدلًا من "بسرعة".

• بدون مصطلحات تقنية، وبدون أسماء أنظمة داخلية قد تتغير.

• عرّف أي شيء يمكن لشخص معقول قراءته بطريقتين.

• صفحة واحدة قدر الإمكان. من صفحتين إلى أربع لموضوعات معقدة. أي شيء أطول عادةً يتضمن إجراء.

أفضل الممارسات

• بنية واحدة عبر المكتبة بالكامل.

• دور محدد كمالك لكل سياسة، وليس قسمًا.

• تاريخ مراجعة قادم محدد لكل سياسة ولكل ما في السجل.

• الإجراء يُحفظ منفصلًا عن السياسة.

• إشعار قبل تاريخ النفاذ.

• إقرار الاستلام يُسجل مع الإصدار.

• نسخة واحدة في مكان واحد.

• رتّب السجل حسب تاريخ المراجعة كل ربع سنة.

• سحب الإصدارات المستبدلة، وليس مجرد استبدالها.

الأخطاء الشائعة

• تم دمج السياسة والإجراء، لذا يتطلب تغيير الأداة إعادة اعتماد.

• لا توجد استثناءات للنطاق، ما يولد أسئلة مستمرة حول من يشمله التغطية.

• مصطلحات غير معرّفة، وهي أصل معظم نزاعات السياسات.

• استثناءات غير موثقة، لذا تُمنح بشكل غير متسق وتصبح سابقة.

• لا توجد عواقب مذكورة لسياسة تنوي تطبيقها.

• لا يوجد سجل لإقرار الاستلام، ما يجعل التطبيق صعبًا.

• وجود عدة نسخ متداولة.

• لا يوجد مالك، لذا لا يتم تحديث أي شيء.

• لا يوجد تاريخ مراجعة، لذا تصبح المكتبة قديمة بشكل غير مرئي.

• عدد كبير جدًا من السياسات مقارنة بحجم المؤسسة.

• سياسة على مستوى الشركة مكتوبة لمعالجة شخص واحد.

• تم نشرها دون شرح، ما يجعلها تبدو كعدم ثقة.

اشرح السياسة، لا تنشرها فقط

افتح القالب في Trupeer AI، وطبّق حزمة العلامة التجارية لديك بحيث تتطابق كل سياسة مع دليل الموظف والمستندات الداخلية، وعدّل أي قسم مباشرة. الإعداد موجود في دليل القالب.

يتم توقيع السياسات دون قراءتها، ولهذا فإن سجلات إقرار الاستلام تثبت الاستلام وليس الفهم. السياسات التي تكون فيها تكلفة سوء الفهم الأعلى عادةً هي سياسات التشغيل: كيفية الإبلاغ عن الغياب، وكيفية تقديم طلب مصروفات، وماذا تفعل عندما تكتشف واقعة بيانات.

بالنسبة لهذه، سجّل شرحًا قصيرًا. ينتج Trupeer AI الإجراء المكتوب وشرح فيديو بصوت الراوي من تسجيل واحد، بحيث تذكر السياسة القاعدة ويعرض الفيديو العملية. ترجمها إلى 65+ لغة، وهذا مهم هنا لأن الموظف الذي يسيء فهم السياسة في لغته الثانية قد يواجه عواقب بسبب ذلك. احتفظ بالمكتبة في قاعدة المعرفة بحيث تكون هناك نسخة واحدة حالية، وأدرجها في التأهيل.

سجّلها. اجعلها بعلامتك. ترجمها. اجعلها Trupeer.

الأسئلة الشائعة

هل يوجد قالب سياسة شركة مجاني في Word؟

نعم. يعد Word هو التنسيق الأساسي، مع البنية الكاملة لبنود السياسة وملاحظات الإرشاد التي تحذفها أثناء الكتابة. تنزيل مجاني بدون تسجيل، بدون علامة مائية.

هل يمكنني تنزيل قالب سياسة شركة مجاني في Word؟

نعم. كل تنسيق هو تنزيل مجاني بدون الحاجة إلى حساب، ويمكن إعادة استخدامه لعدد غير محدود من السياسات التي تحتاجها.

هل يوجد قالب سياسة شركة في تنسيق Word doc؟

نعم، تتضمن نسخة .doc إلى جانب .docx للأنظمة الأقدم وصيغ دليل الموظف القديمة.

هل يوجد قالب سياسة شركة مجاني في PDF؟

نعم. إن ملف PDF هو النسخة المُصدرة، مع كتلة إقرار الاستلام في الصفحة الأخيرة للتوقيع، وهي ما تحتاجه إذا كنت تنوي تطبيق السياسة.

هل يوجد قالب سياسة شركة مجاني في Excel؟

نعم، وهو مفيد فعليًا وليس مجرد تنسيق لذاته. ملف Excel هو سجل السياسة: صف واحد لكل سياسة مع المالك والإصدار وتاريخ الاعتماد وتاريخ المراجعة التالي وحالة إقرار الاستلام والموقع. إن ترتيب الملف حسب تاريخ المراجعة هو أكثر شيء فعّال يمكنك فعله للحفاظ على مكتبة السياسات محدثة.

ما أفضل قالب سياسة شركة مجاني؟

هو الذي تستخدمه لكل سياسة بدلًا من تغيير البنية في كل مرة. الاتساق عبر المكتبة أهم من تخصيص المستندات الفردية، لأن الموظفين يتعلمون أين يبحث المراجعون ويمكنهم مقارنة الإصدارات. استخدم قالب Word للكتابة وسجل Excel للإدارة، لأن معظم مشاكل السياسات تكون مشاكل صيانة أكثر من كونها مشاكل صياغة.

أين يمكنني العثور على سياسات الشركة للموظفين بصيغة PDF؟

تعد نسخة PDF من هذا القالب هي التنسيق المُصدَر، ويتضمن مثال العمل عن بُعد المكتمل كملف PDF كامل حتى تتمكن من رؤية سياسة منتهية. إذا كنت تريد المجموعة كاملة في مستند واحد للموظفين، فهذا يكون دليلًا وليس سياسة، وقالب دليل الموظف مُعد لذلك.

ما هي سياسة الشركة؟

هي بيان مكتوب بالقواعد والتوقعات التي تحكم جانبًا من طريقة عمل المؤسسة، بما يشمل ما يجب أو لا يجب حدوثه، ولمن تنطبق، ومن المسؤول، وما يترتب على عدم الالتزام. هدفها هو الاتساق، لذا تتم معالجة الموقف نفسه بالطريقة نفسها بغض النظر عن الشخص الذي يتعامل معه.

ما الذي يجب أن تتضمنه سياسة الشركة؟

العنوان والمرجع، الإصدار وتاريخ النفاذ، المالك، المعتمد، تاريخ المراجعة التالي، لمن تنطبق، الهدف، النطاق مع الاستثناءات، التعاريف، بيان السياسة المرقم، المسؤوليات حسب الدور، الاستثناءات ومن يمنحها، عواقب عدم الالتزام، المستندات ذات الصلة، سجل التعديلات، وكتلة إقرار الاستلام.

ما الفرق بين السياسة والإجراء؟

تحدد السياسة القاعدة والسبب. يحدد الإجراء كيفية تنفيذها خطوة بخطوة. "المصروفات التي تتجاوز £500 تتطلب اعتماد المدير" هي سياسة. خطوات تقديم وتوجيه طلب المطالبة هي إجراء. احتفظ بها في مستندات منفصلة، أو أن كل تغيير في النظام سيجبرك على إعادة اعتماد السياسة.

كم عدد السياسات التي تحتاجها الشركة؟

أقل من ما تقترحه معظم مكتبات القوالب. ابدأ بمدونة السلوك والحضور والإجازات وحماية البيانات والاستخدام المقبول لتقنية المعلومات والصحة والسلامة ومكافحة التحرش والتأديب والشكاوى. أضف غيرها عندما يؤدي غياب أحدها إلى عدم الاتساق أو عندما ينطبق متطلب. لن تتم صيانة أربعين سياسة في شركة تضم عشرين موظفًا، والسياسات غير المُصانة تخلق توقعات لا يحققها أحد.

كم يجب أن تكون مدة سياسة الشركة؟

صفحة واحدة قدر الإمكان، وصفحتان إلى أربع لموضوعات معقدة. إذا طالت أكثر، تحقق مما إذا كان الإجراء قد تسلل إليها، لأن ذلك هو السبب تقريبًا دائمًا.

من يجب أن يكتب ويعتمد سياسات الشركة؟

يتم إعداد المسودة من قِبل الشخص الأقرب إلى الموضوع، وتتم مراجعتها من الموارد البشرية والقانون، ويتم اعتمادها من قِبل شخص لديه صلاحية ليُحاسَب عليها. سجّل اسم المعتمد ودوره وتاريخه على السياسة نفسها، لأن السؤال الأول في أي طعن هو ما إذا كانت السياسة قد تم اعتمادها بشكل صحيح وكانت سارية في ذلك الوقت.

هل يحتاج الموظفون إلى توقيع سياسات الشركة؟

بالنسبة لأي سياسة تنوي تطبيقها، نعم. سجّل التوقيع وتاريخ السياسة وإصدارها. يثبت إقرار الاستلام الاستلام وليس الفهم، ولهذا تستحق السياسات التشغيلية أيضًا شرحًا قصيرًا وليس مجرد مستند.

كم مرة يجب مراجعة سياسات الشركة؟

سنويًا كافتراضي، وفورًا عند تغيّر القانون ذي الصلة، وبعد أي حادث فشلت السياسة في منعه، عقب إعادة تنظيم، أو عندما تستمر نفس الأسئلة في الظهور. تتبع تواريخ المراجعة في السجل ورتّبها حسبها كل ربع سنة.

هل يمكنني تخصيص قالب سياسة الشركة هذا؟

نعم، كل نسخة قابلة للتحرير بالكامل. احذف الأقسام التي لا تنطبق على سياسة معينة بدلًا من تركها فارغة. في Trupeer AI يمكنك أيضًا تطبيق حزمة العلامة التجارية بحيث تبدو المكتبة بالكامل متسقة.

قوالب ذات صلة

• قوالب السياسة والإجراء

• قالب سياسة الحضور

• قالب سياسة حماية البيانات

• قالب سياسة شراء تقنية المعلومات

• قالب دليل الموظف

• قالب SOP

• قالب HR SOP

• قالب قائمة التهيئة وخططها